Eventleverantörer

Eventleverantörer håller reda på de externa leverantörer som arbetar på ditt event — cateringföretag, ljud och ljus, fotografer — från första tilldelningen genom uppgifter, avtal och fakturor till en utvärdering efter eventet. Öppna eventet och gå sedan till Team och partners → Leverantörer. Leverantörer är separata företag med egna EventMann-konton och en egen leverantörsportal: du tilldelar dem här, och de svarar, signerar och fakturerar från sin sida.

Vad du kan göra här

• Tilldela en leverantör bland de leverantörer som en administratör har godkänt, med en valfri tjänst och ett överenskommet arvode.
• Ge en leverantör uppgifter med ett förfallodatum och följ upp dem till slutförande.
• Utfärda ett avtal som leverantören signerar online, och läs den signerade kopian.
• Godkänn och betala fakturor som leverantören skickar in.
• Utvärdera leverantören efter eventet.
• Ta bort en leverantör från eventet.

Tilldela en leverantör

1. Öppna rutan Tilldela leverantör överst och välj Leverantör. Listan går att söka i och visar företagsnamnet med kontaktpersonens namn. Endast leverantörer vars profil är komplett och godkänd av en administratör visas. En leverantör som i sin kalender har markerat en dag för eventet som ej tillgänglig visas med “Inte tillgänglig den …” och datumen; du kan ändå tilldela dem, till exempel när de har sagt att de gör ett undantag.
2. Välj eventuellt en Tjänst: listan visar varje godkänd leverantörs aktiva tjänster, grupperade under leverantörens företagsnamn. Välj en tjänst från den leverantör du valt till vänster; en tjänst från en annan leverantör avvisas. Lämna Ingen särskild tjänst för en tilldelning utan tjänst.
3. Ange eventuellt det Överenskomna arvodet i eventets valuta. Det är en referenssiffra för dig och leverantören; ingenting debiteras.
4. Klicka på Tilldela leverantör. Leverantören informeras, och tilldelningen väntar som en inbjudan.

Varje tilldelad leverantör är en rad med företagsnamn, status, överenskommet arvode och en liten pil som öppnar detaljerna. En leverantör som inte har svarat visar Inväntar svar bredvid statusen Inbjuden; de accepterar eller avvisar från sin egen portal, och statusen blir Bekräftad eller Avvisad. En leverantör kan bara tilldelas ett event en gång.

Arbeta med en leverantör

Klicka på en leverantörs rad för att öppna den. Tre kolumner visas: Uppgifter, Fakturor och Avtal, med Prestationsutvärdering under.

• Uppgifter — skriv en titel, eventuellt ett datum, och klicka på + Lägg till uppgift. Flytta en uppgift mellan Väntande, Pågår och Slutförd med dess meny. En slutförd uppgift kan inte öppnas igen och visar bara sin etikett. Papperskorgen tar bort en uppgift.
• Fakturor — leverantören skickar in dem från sin portal; du ser numret, summan och statusen. När det finns en faktura visar ett block Betala till nedanför de bankuppgifter leverantören har sparat (kontoinnehavare, IBAN, BIC, bank) — samma som står på deras faktura som PDF. Godkänn flyttar en Inskickad faktura till Godkänd; Markera som betald registrerar sedan att du har betalat den. En faktura måste vara Inskickad innan du kan godkänna den och Godkänd innan du kan markera den som betald.
• Avtal — varje avtal är en rad med sin status; Visa öppnar det. För att utfärda ett nytt, ge det en titel, skriv de fullständiga villkoren och välj eventuellt ett utgångsdatum efter idag, och klicka sedan på Utfärda avtal. Det skickas till leverantören direkt.
• Prestationsutvärdering — välj ett betyg från 1 till 5 stjärnor, lägg till en valfri kommentar och klicka på Skicka utvärdering. Det finns en utvärdering per leverantör och event; Redigera utvärdering ändrar den senare.
• Ta bort leverantör längst ned tar bort leverantören från eventet efter en bekräftelse.

Läs ett avtal

Visa öppnar avtalssidan: villkoren så som du skrev dem, när det skickades, när det går ut och — när leverantören har signerat — datumet, adressen signaturen kom från och själva signaturen. Ett avtal som leverantören inte har signerat visar “Väntar på att leverantören ska signera” och erbjuder Avbryt avtal; leverantören kan då inte längre signera det, och detta kan inte ångras. Ett avtal som gick ut osignerat anger detta.

Inställningar förklarade

• Överenskommet arvode — endast informativt. Det debiteras inte och betalas inte av EventMann.
• Tjänst — en av den valda leverantörens aktiva tjänster, valfritt.
• Avtalets utgångsdatum — valfritt, måste vara efter idag; tomt betyder att avtalet inte går ut.
• Leverantörsstatus — Inbjuden, Bekräftad, Avvisad eller Avbruten. Leverantören ändrar den från sin portal.
• Inte tillgänglig den … — visas i leverantörslistan och på en tilldelad leverantörs rad när leverantören har blockerat en dag för eventet i sin egen kalender. Det är en varning från leverantören, inte ett lås. En leverantörs offentliga profil visar också deras markerade perioder, och visar vilka av dina kommande event som krockar.

Bra att veta

• EventMann flyttar inga pengar mellan dig och en leverantör. Markera som betald är din registrering av att du har betalat fakturan.
• Ett signerat avtal kan aldrig avbrytas. Ett avtal som är Skickat eller har gått ut kan avbrytas.
• Vem som kan göra vad: att tilldela leverantörer, uppgifter, utvärderingar och borttagning kräver behörigheten Leverantörer; att godkänna och betala fakturor samt utfärda eller avbryta avtal har egna behörigheter, så en teammedlem kan se en faktura och ändå sakna behörighet att godkänna den.

Felsökning

• En leverantör saknas i listan — deras profil väntar fortfarande, har stängts av eller är ofullständig. En administratör godkänner leverantörer; du kan inte godkänna dem själv.
• Tjänsten avvisas — den tillhör en annan leverantör än den du valt. Välj en som står under den leverantörens namn, eller ingen.
• Leverantören står kvar på Inväntar svar — leverantören har inte svarat i sin portal. Be dem kontrollera sina aviseringar, eller ta bort och tilldela dem igen.
• Godkänn eller Markera som betald gör ingenting — fakturan har fel status. Den måste vara Inskickad för att godkännas och Godkänd för att markeras som betald.
• Avbryt avtal saknas — avtalet är redan signerat eller avbrutet.

Relaterat

• Eventsponsorer
• Eventpersonal
• Fakturor