Fasta team, ledare och kärnteamet

Team är föreningens avdelningar — Registrering, Musik, Marknadsföring, Sponsorer, Lokalansvar, Kök — som finns från evenemang till evenemang. Ett team har ledare, medlemmar och en kärna, och det är detta som gör att en ledare kan driva sin del av ett evenemang utan att lägga sig i andras. Du ställer in dem under Tillväxt → Volontärer → Team. Det är bara du, arrangören, som kan skapa eller ändra team.

Vad du kan göra här

• Skapa de team du driver evenemang med och välj vad deras ledare och medlemmar får öppna vid ett evenemang.
• Lägg till personer från ditt register i ett team, som medlemmar, som ledare och som kärnmedlemmar.
• Byt namn på ett team, ändra dess åtkomst, ta bort personer ur det eller radera teamet.

Ledare, kärna och medlem

• Medlem — tillhör teamet. Vid ett evenemang placeras personen i ett team när du bjuder in henne eller när hon ansluter via ett teams länk.
• Ledare — driver teamet vid varje evenemang personen hjälper till vid. En ledare rekryterar personer till teamet, bekräftar dem, planerar teamets pass och uppgifter och skriver till teamet. En ledare ser hela listan över personer och registret, men ändrar bara sina egna team. Se Volontärroller och teamledare.
• Kärna — ingår automatiskt i varje evenemang och ser teamets hela bild: under Mitt volontärarbete, under Dina team, varje uppgift i teamet vid de evenemang där personen är bekräftad, samt en skrivskyddad vy över teamets lager och packlistor. En ledare är alltid kärna.

Samma person kan vara med i flera team. Vid ett evenemang är deras huvudteam ett team de leder, annars det första team de är kärna i.

Lägg till ett team

1. Öppna Team och klicka på Lägg till team.
2. Skriv in Teamnamn. Varje namn kan bara användas en gång.
3. Under Ledare får tillgång till väljer du vad en ledare i det här teamet får öppna vid varje evenemang de hjälper till vid, till exempel Biljettkassa för registreringsledarna. Inget extra lämnar dem med endast sina volontärverktyg.
4. Under Medlemmar får tillgång till väljer du detsamma för vanliga medlemmar, till exempel Entré / incheckning. Medlemmar får det bara vid evenemang där det här är deras team.
5. Klicka på Skapa team.

Valen är de roller du kan ge volontärer vid ett evenemang — Volontärsamordning, Biljettkassa, Entré / incheckning, Lokalansvarig, Marknadsföring, Ekonomi — och alla egna roller du har skapat. Vad varje roll öppnar förklaras i Volontärroller och teamledare. Åtkomsten gäller bara vid de evenemang en person hjälper till vid, och i 30 dagar efter att de har slutat.

Lägg till personer i ett team

Varje team har sitt eget kort med sina personer. Ledare står först. På en persons rad visar en Ledare-etikett och en Kärna-etikett deras ställning. Bocka i Ledare eller Kärna och klicka på Spara för att ändra det, eller klicka på krysset för att ta bort personen ur teamet. Överst på kortet finns Lägg till personer från registret och Redigera, som byter namn på teamet och ändrar dess åtkomst.

1. Klicka på Lägg till personer från registret för att öppna listan bredvid sidan.
2. Använd sökrutan för att hitta personer efter namn, e-post eller volontärnummer och bocka i dem.
3. Bocka i som ledare om de ska driva teamet, eller som kärnteam (vid varje evenemang) om de ska vara med vid varje evenemang.
4. Klicka på Lägg till i team. Upp till 500 personer kan läggas till samtidigt.

Kärnteamet är med vid varje evenemang

Kärnmedlemmar och ledare läggs till i varje evenemang som du har som inte har avslutats, så att du inte behöver bjuda in samma femtio personer på nytt varje gång.

• En ledare läggs till som bekräftad, eftersom de driver teamet. De kan fortfarande lämna sin plats.
• Varje annan kärnmedlem läggs till som inbjuden och svarar Ja eller Nej från sin e-post.
• Ingen får e-post så länge evenemanget är ett utkast. Inbjudningarna skickas när evenemanget publiceras första gången, så att ett utkast du raderar aldrig når någon.
• När du gör någon till kärna eller ledare läggs personen till i alla dina kommande evenemang på en gång.
• Någon som redan finns med på ett evenemang i valfri status — avböjd, borttagen — läggs aldrig till igen. Deras svar gäller.

Vad en kärnmedlem kan göra

• Teamuppgifter — varje uppgift som du eller en ledare gav teamet, inte bara sina egna: de flyttar en uppgift vidare (Öppna, Pågår, Blockerade, Klart), bockar av dess checklista och skriver kommentarer. De kan inte lägga till, radera eller tilldela om uppgifter; det stannar hos dig och teamets ledare.
• Teamets inventarie — teamets föremål med antal, skick, vem som har varje föremål eller var det förvaras, varningen för lågt lager och teamets packlista för deras kommande evenemang. De kan inte redigera föremål, fylla på lager eller registrera inköp.
• Bara sitt eget team: en kärnmedlem i Lokalansvar ser ingenting av Registrerings uppgifter eller lager. En vanlig medlem ser bara de uppgifter som getts till dem, deras pass eller hela teamet.

Bra att veta

• Att ta bort en person ur ett team, eller lämna kärnteamet, tar inte bort dem från evenemang de redan har tackat ja till.
• Att radera ett team behåller dess personer i ditt register och på varje evenemang. Bara teamet försvinner; teamets pass och uppgifter blir “inget team”, och dess personer visar inget huvudteam vid evenemangen.
• Bara arrangören definierar team. Ett teams åtkomst gäller varje evenemang, så en evenemangssamordnare som bara har ett evenemang kan inte ställa in den.
• Personer som har tackat nej till dina inbjudningar hoppas över när kärnteamet läggs till.
• Varje team kan också sköta sitt eget lager mellan evenemang; se Teamets inventarie.

Felsökning

• En kärnmedlem blev inte inbjuden till mitt nya evenemang — evenemanget är fortfarande ett utkast (de bjuds in när du publicerar), evenemanget är inställt eller avslutat, eller personen har tackat nej till dina inbjudningar.
• En ledare kan inte öppna evenemanget — en ledare behöver en bekräftad plats på evenemanget och ett konto med registrets e-postadress, som är bekräftad.
• Teamnamnet avvisas — du har redan ett team med det namnet.

Relaterat

• Volontärer
• Volontärroller och teamledare
• Bjuda in volontärer till ett evenemang
• Guide för teamledare