Teamets inventarie: översikt
Guide för arrangörer
4 min läsning
Hjälpartiklar kanske inte är helt korrekta — på grund av frekventa uppdateringar och automatisk översättning kan de släpa efter appen. Kontakta supporten om du är osäker.
På den här sidan
Inventarie är förteckningen över allt din förening äger, lånar eller köper till sina evenemang: stolar, högtalare, en dhol, passerkort, ris, tallrikar. Det finns under Inventarie i gruppen Arbete i din arrangörsmeny. Varje föremål tillhör ett volontärteam som sköter det, eller det Gemensamma förrådet som du och dina volontärkoordinatorer sköter själva.
Vad du kan göra här
- Behåll en lista för varje team. Du ser alla föremål. Varje rad visar teamets märke, om föremålet är Utrustning eller en Förbrukningsvara, dess kategori, hur många som finns tillgängliga av totalen, var det finns och dess skick.
- Se vem som har det. Mellan evenemangen är ett föremål antingen hos en person från ditt volontärregister eller förvarat på en plats du anger, till exempel ”Förrådet B i Kulturhalle”. Lånade föremål anger också vem som lånade ut dem.
- Vet vad som ska köpas. Föremål som håller på att ta slut visas i rött och hamnar på Inköpslistan.
- Registrera inköp med kvitton och se vem som fortfarande ska betalas tillbaka — se Inköp, kvitton och inköpslistan.
- Planera varje evenemang med en packlista per team — se Packlistor för evenemang.
- Skriv ut QR-etiketter att sätta på föremålen — se QR-etiketter.
Läs sidan Inventarie
- De tre brickorna överst visar Totalt antal (endast aktiva föremål), Lagt lager och Totalt värde, vilket är enhetskostnad gånger totalt antal. Klicka på brickan Lagt lager för att öppna inköpslistan.
- Flikarna under rubriken öppnar Inköpslista och Inköp; knapparna bredvid rubriken är QR-etiketter och Lägg till föremål.
- Begränsa listan med filtren: sök på namn, SKU eller streckkod, Lag (ett team, eller Gemensamma förrådet), Typ (Utrustning eller Förbrukningsvara), Kategori, Endast lagt lager och Visa inaktiva föremål. Rensa tar bort dem igen.
- Varje rad börjar med teamets märke. Klicka på Redigera på en rad för att öppna föremålet — se Föremål: lägga till, hitta och sköta dem.
Under Endast lagt lager ser du vad som har sjunkit till sitt minimum. Antalet tillgängliga blir rött och anger ”minimum 20”. Ett föremål är lagt när det har ett minimum över noll och antalet tillgängliga är lika med eller lägre än det.
Team, det gemensamma förrådet och vem som ser vad
- Du ser och ändrar alla föremål, inklusive det Gemensamma förrådet, och du är den enda som sköter kategorierna (knappen Hantera kategorier).
- En teamledare ser och ändrar endast föremålen i det team de leder, från sin egen sida: Ditt teams inventarie. De ser aldrig ett annat teams lager, och de kan inte lägga ett föremål i det Gemensamma förrådet.
- En koordinator eller evenemangsansvarig arbetar med ett evenemangs packlistor från Hantera → Evenemangsinventarie. Det Gemensamma förrådet har ingen ledare, så det sköts av dig och koordinatorerna.
- Att låna mellan team är inte en funktion på plattformen: lag frågar varandra utanför systemet.
Bra att veta
- Utrustning kommer tillbaka efter ett evenemang. Förbrukningsvaror används upp och köps igen; när du registrerar återlämningen från ett evenemang anger du hur många som förbrukades.
- Ett föremål som är utlånat till ett evenemang kan inte raderas förrän det är tillbaka.
- Förbrukade och saknade mängder lämnar lagret för gott. Skadade föremål räknas fortfarande i totalen men är inte tillgängliga.
- Föremål du stänger av med kryssrutan Aktiv på föremålssidan försvinner från listan och från packlistans väljare. Kryssa i Visa inaktiva föremål bland filtren för att visa dem igen, märkta Inaktiv; öppna ett och kryssa i Aktiv för att återaktivera det.
- Kategorier (till exempel Ljud och ljus, Möbler, Catering) delas av alla team. Lägg till en under Hantera kategorier.
Felsökning
- Ett föremål saknas i listan — kontrollera filtret Lag, och kryssa i Visa inaktiva föremål ifall föremålet stängdes av. En lednings egen sida visar bara deras team.
- Brickan Lagt lager visar noll trots att något nästan är slut — föremålet har inget minimum angivet. Öppna det och ange ett Min. lagergräns.
- Antalet tillgängliga är lägre än vad som finns i hyllan — resten är planerat på ett evenemangs packlista eller fortfarande ute. Öppna föremålet: panelen Bokat på evenemang visar var.