Volontärer
Hjälpartiklar kanske inte är helt korrekta — på grund av frekventa uppdateringar och automatisk översättning kan de släpa efter appen. Kontakta supporten om du är osäker.
På den här sidan
Volontärer är de personer som hjälper till på dina evenemang utan betalning. EventMann ger dem egna verktyg: ett register som du behåller över alla dina evenemang, fasta lag med ledare, en inbjudan per evenemang, ett schema, uppgifter, meddelanden och en liveöversikt för själva dagen. Det är byggt för föreningar vars hela evenemangsteam består av volontärer, men det fungerar lika bra för en enskild hjälpreda på ett enda evenemang. Du hittar det på två ställen: Volontärer i gruppen Tillväxt i sidomenyn för allt som spänner över flera evenemang (register, lag, import), och Volontärer under Team och partners i ett evenemangs Hantera-meny för allt som hör till ett enskilt evenemang.
Sidomenyposten Volontärer öppnar volontärregistret. Dess flikrad leder till Lag och Importera volontärer.
Volontärer, personal och medlemmar är tre olika saker
| Volontärer | Personal | Medlemmar | |
|---|---|---|---|
| Vem | Personer som hjälper till utan betalning, ofta gång på gång | Betalda hjälpredor för ett evenemang | Personer som köpt ett medlemskap av dig |
| Var | Register, Lag och Hantera → Volontärer | Hantera → Hantera personal, personalportalen | Inställningar → Medlemskap |
| Schema | Volontärpass | Personalpass, med byten och lön | Inget |
| Pengar | Inget. Timmarna registreras bara | Timlön och lönehantering | Medlemskapets pris, betalt av medlemmen |
De tre blandas inte. En volontär sätts aldrig på personalschemat, och ett volontärschema matar aldrig lönehanteringen. Om du betalar någon hör de hemma under Eventpersonal.
Vad du kan göra här
- För ett register över alla som har hjälpt till eller som du vill fråga, lägg till personer för hand eller importera dem från ett kalkylblad — se Volontärregistret och CSV-import.
- Driv fasta lag som Registrering, Musik eller Kök, var och en med ledare och ett kärnlag som finns på varje evenemang — se Fasta lag, ledare och kärnlaget.
- Bjud in personer till ett evenemang, ta emot anmälningar och bekräfta många på en gång — se Bjuda in volontärer till ett evenemang och Rekrytera med anslutningslänkar, anmälan och kopierade upplägg.
- Dela ut evenemangsroller så att en volontär kan driva entrén, ekonomin eller de andra volontärerna — se Volontärroller och lagledare.
- Planera arbetet med pass, volontäruppgifter och uppgiftstavlan för evenemanget.
- Driv dagen med dagsschemat och liveöversikten och meddelanden till dina volontärer.
- Sköt timmar och integritet — vem som ser vad, timredovisningen och hur du raderar en volontär, se Volontärers timmar och integritet.
- Säg tack med en gratis eller rabatterad biljett som bara dina volontärer kan köpa — se Volontärernas tack-biljett.
Sidorna för ett evenemang
Öppna ett evenemang och sedan Team och partners → Volontärer. En flikrad löper längs toppen. Personer listar vem som har bjudits in och vad de svarat. Pass och Uppgifter är schemat och uppgiftslistan, Dagsschema lägger båda i tidsordning, Live visar vad som händer just nu, Meddelanden skriver till teamet, Inställningar innehåller evenemangets volontäralternativ och Register är samma register som i din organisatörspanel, för personer som bara har det här evenemanget.
En typisk väg
- Bygg ditt register en gång och ställ in dina lag. Gör de personer som alltid är där till kärna: de läggs till på varje nytt evenemang.
- På evenemanget, öppna Personer och bjud in resten, eller lägg upp en anslutningslänk i din WhatsApp-grupp.
- Lägg till Pass och Uppgifter, eller kopiera dem från förra årets evenemang, och sätt sedan bekräftade personer på passen.
- Skicka ett Meddelande före dagen, skriv ut Dagsschemat och kontrollera lagstorlekarna under Personer.
- Under dagen, ha Live öppen. Efteråt finns timmarna i registret och du kan ladda ner ett utdrag för varje volontär.
Bra att veta
- Att stå i registret är inte en inbjudan. Att importera en lista skickar inget e-postmeddelande; du bestämmer per evenemang vem du frågar.
- Endast bekräftade volontärer kan sättas på pass, få uppgifter, ha en roll och köpa tack-biljetten.
- Att säga nej till en inbjudan kräver inget konto. Att säga ja gör det: volontären skapar ett kostnadsfritt konto från inbjudningssidan, eller loggar in, och först då bekräftas hen och du får besked. Kontot är hur de ser sina pass och uppgifter, checkar in och köper tack-biljetten. Deras sida beskrivs i Volontärarbete vid ett evenemang.
- Inbjudnings-, bekräftelse- och meddelandemejl går ut i din egen timvisa sändningsgräns (Inställningar → E-post), så att hundra inbjudningar sprids ut i stället för att skickas i en skur.
- Varje inbjudan innehåller en länk för att avstå från dina volontärinbjudningar. Personer som avstått hoppas över när du bjuder in dem och visas som Vill inte ha inbjudningar i registret.
- En teammedlem kan arbeta med volontärer när hens roll har behörigheten Volontärer; Lagledare (endast egna lag) begränsar det till de lag hen leder. Behörigheten Uppgifter öppnar uppgiftstavlan. Båda kryssas i under Anpassade roller.
Felsökning
- Volontärposterna saknas i menyn — din roll har inte behörigheten Volontärer för det evenemanget. Fråga arrangören som äger det.
- En volontär säger att hen inte kan se sina pass — hen behöver ett konto på e-postadressen du bjöd in, och adressen måste vara bekräftad. Om Personer visar Inget konto än bredvid dem, använd Skicka registreringslänk.
- Någon hoppades över när du bjöd in — hen är redan med i evenemanget i någon status, eller har avstått från dina inbjudningar.