Volontärregistret och CSV-import

Volontärregistret är din lista över alla som har hjälpt till på dina evenemang, eller som du vill fråga. Det tillhör dig, inte ett enskilt evenemang: en person läggs till en gång, får ett volontärnummer som V0001 och behåller sin historik över alla dina evenemang. Öppna det under Tillväxt → Volontärer i din arrangörsmeny.

Vad du kan göra här

• Lägg till personer en i taget, eller importera listan du redan för som en CSV-fil.
• Sök och filtrera på namn, lag, färdighet, om personen har ett konto, om hen har hjälpt till tidigare eller har bett att inte bli inbjuden.
• Redigera kontaktuppgifter, färdigheter och dina egna anteckningar.
• Se hur många evenemang och timmar varje person har bakom sig, och ladda ned ett timrapport som PDF.
• Exportera hela registret som en CSV-fil, eller radera en person tillsammans med hens historik.

Klicka på Lägg till en volontär för att lägga till någon, Importera volontärer för att ladda en fil, eller Exportera CSV för att ladda ned listan. De fyra korten ovanför tabellen räknar alla i registret, de som har hjälpt till, de Med konto och de som bett att inte få några inbjudningar; varje kort är en genväg till det filtret. Använd sökrutan för ett namn, en e-postadress, ett telefonnummer eller ett volontärnummer, och rullistorna, till exempel Alla, för att smalna av listan ytterligare.

Lägg till en volontär

1. Klicka på Lägg till en volontär.
2. Skriv personens Namn och E-post. Dessa två är obligatoriska; e-postadressen måste vara unik i ditt register, och versaler spelar ingen roll.
3. Lägg till Färdigheter åtskilda med semikolon, till exempel Entré; Första hjälpen; Scenteknik. Upp till 20 färdigheter sparas, och de blir ett filter i registret.
4. Skriv eventuellt Anteckningar; de är endast för dig.
5. Klicka på Lägg till i register. Ingen får något e-postmeddelande.

Läs tabellen

Varje rad börjar med personens volontärnummer och de lag personen tillhör, med en stjärna för de lag hen leder. Kolumnen Evenemang räknar evenemang där personen bekräftats, och Timmar lägger ihop tiden mellan incheckning och utcheckning för varje pass som har checkats ut. En grön etikett Har ett konto betyder att ett bekräftat EventMann-konto använder denna e-postadress, och Vill inte ha inbjudningar betyder att personen har tackat nej till dina inbjudningar. Redigera öppnar samma fält som dialogrutan för att lägga till. Nedladdningsikonen ger personens timrapport som PDF, och papperskorgen raderar personen.

Importera en lista från ett kalkylblad

Under Importera volontärer laddar du listan du redan för. Importen lägger bara till personer i ditt register. Den skickar inget e-postmeddelande och ändrar aldrig någon som redan finns där.

1. Klicka på Hämta mallen för att se de exakta kolumnnamnen, eller spara ditt kalkylblad som CSV.
2. Den första raden måste ange kolumnerna: name, email, phone, skills och notes. Endast name och email är obligatoriska. Separera flera färdigheter med semikolon. Filer som sparats av Excel, även tysk Excel med semikolon som separator, läses som de är.
3. Välj filen — upp till 5 MB och 5 000 rader — och klicka på Kontrollera filen.

Du ser sedan en förhandsvisning med antalen Kommer att läggas till, Hoppade över (redan där) och Hoppade över (oläslig). Rader märkta Redo kommer att läggas till. En rad hoppas över när e-postadressen redan finns i ditt register eller förekommer två gånger i filen, och Inte läsbar när namnet eller e-postadressen saknas eller inte är giltig. Ingenting har skrivits ännu. Klicka på Importera för att lägga till de redo raderna.

Inställningar förklarade

• Volontärnummer — tilldelas automatiskt från din egen följd (V0001, V0002 och så vidare) och återanvänds aldrig.
• Färdigheter — fri text, åtskilda med semikolon. Färdighetsfiltret läser de färdigheter som faktiskt finns i registret.
• Anteckningar (bara du ser dessa) — visas aldrig för volontären eller för teamledare.
• Rader per sida — 25, 50, 100 eller 200; Sortera efter namn, volontärnummer, flest evenemang eller senast tillagd.

Bra att veta

• Om du ändrar en persons e-postadress bryts länken till hens konto. Den kopplas automatiskt igen när någon loggar in på ett bekräftat konto med den nya adressen.
• En person kan tacka nej till dina inbjudningar via länken i vilket inbjudningsmejl som helst. Du kan inte skicka en inbjudan till hen förrän hen registrerar sig igen själv.
• Radera från register tar bort personen tillsammans med hens inbjudningar, pass och timmar på alla dina evenemang. Det kan inte ångras; det är vad en begäran om radering innebär.
• Filen Exportera CSV innehåller kontaktuppgifter, färdigheter, dina anteckningar och timmar. Behandla den som personuppgifter. Se Volontärers timmar och integritet.
• En volontärkoordinator som bara har ett evenemang når samma register under den evenemangets flik Register. En teamledare ser det skrivskyddat, för att rekrytera från.
• Importförhandsvisningen väntar på dig i 30 minuter. Därefter väljer du filen igen.

Felsökning

• Importen säger att en kolumn saknas — den första raden måste ange kolumnerna, åtminstone name och email. Använd mallen för den exakta stavningen.
• Importen säger att filen inte längre är tillgänglig — den kontrollerade filen sparades i 30 minuter. Välj filen igen och kontrollera den igen.
• En person jag lagt till erbjuds inte när jag bjuder in till ett evenemang — hen finns redan på det evenemanget med någon status, eller har tackat nej till inbjudningar. Se Bjuda in volontärer till ett evenemang.
• E-postadressen avvisas som redan använd — varje e-postadress kan finnas en gång i ditt register. Sök efter den; personen kan redan finnas där.

Relaterat

• Volontärer
• Fasta team, ledare och kärnteamet
• Bjuda in volontärer till ett evenemang