Pass och volontärschemat

Fliken Pass är volontärschemat för en händelse: vad som måste göras, när, var och av hur många personer, och vem som är med på det. Den är skild från personalschemat under Hantera personal, eftersom volontärer är oavlönade och aldrig går genom lönehanteringen. Öppna händelsen och gå sedan till Team och partners → Volontärer → Pass. Alla tider gäller händelsens egen tidszon, som sidan anger överst.

Vad du kan göra här

• Lägg till de platser du behöver folk till, med en plats och antalet personer som behövs.
• Sätt bekräftade volontärer på ett pass, en eller flera i taget.
• Checka in och ut personer i schemat, för dem som inte kan göra det själva.
• Låt volontärer välja och lämna tillbaka pass själva.
• Se direkt vilka pass som är fulla: 8 av 8 är grönt, 2 av 3 är gult.

Lägg till ett pass

1. Klicka på Lägg till ett pass för att öppna formuläret.
2. Skriv Vad det gäller, till exempel “Registreringsdisk”.
3. Välj det Lag passet hör till. En teamledare måste välja ett av sina egna team; du kan lämna fältet tomt, vilket gör passet öppet för vem som helst.
4. Ange Start och Slutar. De börjar med händelsens start och tre timmar senare; slutet måste vara efter starten.
5. Lägg eventuellt till Var och några Detaljer. Ange Antal behövda personer, mellan 1 och 500.
6. Klicka på Lägg till pass.

Läs schemat

Varje pass visas som ett kort med sin titel och teambricka, hur många platser som är fyllda, och en rad per volontär med deras status: Inte incheckad, Incheckad 17:02, eller utcheckningstiden med antal arbetade timmar. Checka in markerar personen som närvarande, och samma länk visar sedan Checka ut; ett tredje tryck säger Öppna igen för den som checkats ut av misstag. Ta bort tar bort personen från passet. Redigera ändrar passet eller tar bort det. Om ett pass fortfarande har lediga platser sätter Lägg till personer fler personer på det.

Sätt personer på ett pass

Under listan över personer öppnar Lägg till personer (N platser kvar) en väljare med bekräftade volontärer. Den visas bara så länge passet har lediga platser.

1. Klicka på Lägg till personer — knappen visar hur många platser som är kvar.
2. Sök på namn, team eller kompetens och bocka i personerna. En ledare ser bara personerna i sina egna team.
3. Klicka på Lägg till på pass.

Sidan talar om hur många som lades till. Någon hoppas över när hen redan är på passet, när hen står på ett annat pass för den här händelsen under en överlappande tid, eller när passet är fullt vid den tidpunkten — två samordnare som fyller de sista platserna samtidigt kan aldrig lyckas båda två. Varje person som lagts till får ett e-postmeddelande, och ungefär ett dygn innan passet börjar får hen en påminnelse, en gång.

Inställningar förklarade

• Antal behövda personer — kan inte sättas lägre än antalet personer som redan är på passet. Ta bort någon först.
• Lag — visas som en bricka, avgör vilken ledare som får ändra passet, och vilka volontärer som får ta det själva.
• Ta bort pass — i passets panel Redigera. Volontärerna på passet tas bort från det.
• Volontärer väljer egna pass och lämna tillbaka ett pass senast — på fliken Inställningar, se Rekrytering med anslutningslänkar, anmälan och kopierade upplägg.

Bra att veta

• Bara bekräftade volontärer kan sättas på pass. Om väljaren säger att ingen har bekräftat ännu, bekräfta personer under Personer först.
• Volontärer checkar in själva från Mitt volontärarbete. Incheckningen öppnar en timme före passet och stängs när det slutar, så det finns ingen incheckning för ett pass som är över, och utcheckning kräver en incheckning först.
• Timmar räknas från incheckning till utcheckning. Ett pass som checkats in men aldrig checkats ut räknar ingenting förrän du stänger det med Checka ut här.
• Att sätta någon i schemat skickar ett e-postmeddelande. Att flytta eller ta bort ett pass skickar inte nytt e-postmeddelande; berätta det med ett meddelande.
• Pass med ett team och uppgifter med ett team är också det en teamledare ser på sitt dagschema och i liveöversikten.

Felsökning

• “Är redan på ett annat pass vid den tiden” — varje person kan ha ett pass i taget. Förkorta ett av passen eller välj en annan person.
• Ingen att välja bland — alla bekräftade är redan på passet, eller (för en ledare) är ingen i dina team bekräftad än.
• Antalet kan inte sänkas — passet har redan fler personer; ta bort några först.
• Timmarna stämmer inte — kontrollera passet efter saknade utcheckningar; använd Checka ut eller Öppna igen på raden.

Relaterat

• Volontärer
• Volontäruppgifter
• Dagschemat och liveöversikten
• Mitt volontärarbete: pass och incheckning