Dagschemat och liveöversikten

Två flikar för en händelses volontärer är gjorda för dagarna runt händelsen. Dagschema lägger alla pass och alla uppgifter med en tid i en lista, i ordning, så att alla arbetar efter samma plan, på papper om du vill. Live visar vad som pågår just nu: vilka som är på pass, vilka som inte har dykt upp, och vad som är försenat. Öppna händelsen och gå sedan till Team och partners → Volontärer, och välj fliken. Båda är öppna för arrangören, volontärsamordnare och — för sina egna team — teamledare.

Vad du kan göra här

• Se hela händelsen som en tidslinje, per dag, med vem som gör vad och var.
• Skriv ut dagschemat, eller öppna det i en telefon vid entrén.
• Begränsa planen till ett team.
• Under dagen, se hur många volontärer som är incheckade, ring eller skicka meddelande till dem som saknas, och checka in dem själv.
• Upptäck blockerade eller försenade uppgifter innan de kostar dig kvällen.

Dagschemat

Dagschemat har ett block per dag, och varje block börjar med datumet. Varje rad visar tiden, en färgad etikett för vad det är och titeln, och under den vem som gör det och var. Det finns tre typer av rader:

• Pass — volontärpassen med deras tidsspann, deras personer (eller “Ingen ännu (3 behövs)”), deras team och deras plats.
• Uppgift — volontäruppgifter som har en start- eller förfallotid, för deras namngivna personer eller “Hela teamet”. Klara uppgifter är nedtonade och överstrukna.
• Uppgiftstavla — uppgifter från händelsens uppgiftstavla som har en starttid, med sin ägare. Dessa visas bara för personer som har behörigheten Uppgifter.

Rullgardinen begränsar listan till ett team. Skriv ut öppnar en ren version i en ny flik utan menyerna; klicka på dess utskriftsknapp, eller använd webbläsarens utskriftskommando. Tiderna är händelsens egna klockslag.

Liveöversikten

Fliken Live uppdaterar sig själv varje minut, och Uppdatera gör det på begäran. Korten överst räknar de pass som pågår nu, de incheckade personerna, de personer som Inte incheckad, de försenade eller blockerade uppgifterna, och de saknade föremålen på packlistorna för dina team. Nedanför dem:

• Passet har börjat, inte incheckad listar personer vars pass började för mer än 15 minuter sedan och som inte har checkat in. Varje rad har Ring (öppnar telefonens samtalsvy), Dela på WhatsApp när numret är i internationellt format (börjar med + eller 00), och Checka in för att markera dem som närvarande.
• Två listor över pass: de som pågår nu och de som börjar inom de närmaste tre timmarna, var och en med hur många som är incheckade mot hur många som är på passet och hur många det behöver. Gult betyder att passet inte är fullt.
• Uppgifter som behöver uppmärksamhet listar uppgifter som är Blockerade, eller vars förfallotid har passerat utan att de blivit klara, med vilka de är för.

Bra att veta

• Liveöversikten gäller just nu. Före händelsen visar den “Inget just nu” tills det första passet börjar; använd Dagschemat för planering.
• Att checka in härifrån är detsamma som Checka in på fliken Pass. Timmarna räknas från just det ögonblicket.
• En teamledare ser sina egna teams pass och uppgifter, och de utan team. De kan bara checka in personerna i sina egna team.
• Sidan frågar servern efter nya siffror bara i bakgrunden. Den håller dig inte inloggad: en obevakad skärm loggar fortfarande ut sig själv efter din inaktivitetstimeout.
• Saknade föremål kommer från teamens packlistor; se Teamets inventarie.

Felsökning

• En person saknas i dagschemat — pass visas alltid; uppgifter bara när de har en start- eller förfallotid.
• Dela på WhatsApp saknas — telefonnumret har ingen internationell landskod. Redigera numret i registret, till exempel +49 …, så visas den.
• Alla visas som inte incheckade — volontärer checkar in från Mitt volontärarbete upp till en timme före sitt pass. Checka in dem här om de inte kan.
• Dagschemat är tomt — lägg till pass och uppgifter med tider först.

Relaterat

• Volontärer
• Pass och volontärschemat
• Meddelanden till dina volontärer
• Mitt volontärarbete: pass och incheckning