Eventleverandører

Eventleverandører holder styr på de eksterne leverandører, der arbejder på dit event — caterere, lyd og lys, fotografer — fra den første tildeling gennem opgaver, kontrakter og fakturaer til en vurdering efter eventet. Åbn eventet, og klik derefter på Team & partnere → Leverandører. Leverandører er selvstændige virksomheder med deres egen EventMann-konto og leverandørportal: Du tildeler dem her, og de svarer, underskriver og fakturerer fra deres side.

Hvad du kan gøre her

• Tildel en leverandør blandt de leverandører, en administrator har godkendt, med en valgfri ydelse og et aftalt honorar.
• Giv en leverandør opgaver med en frist, og følg dem, til de er færdige.
• Udsted en kontrakt, som leverandøren underskriver online, og læs den underskrevne kopi.
• Godkend og betal fakturaer, som leverandøren indsender.
• Vurder leverandøren efter eventet.
• Fjern en leverandør fra eventet.

Tildel en leverandør

1. Åbn boksen Tildel leverandør øverst, og vælg Leverandør. Listen kan søges i og viser firmanavnet med kontaktpersonens navn. Kun leverandører, hvis profil er komplet og godkendt af en administrator, vises. En leverandør, der i sin kalender har markeret en dag for dette event som utilgængelig, har “Ikke tilgængelig på …” med datoerne; du kan stadig tildele dem, for eksempel hvis de har sagt, at de vil lave en undtagelse.
2. Vælg eventuelt en Ydelse: Listen viser hver godkendt leverandørs aktive ydelser, grupperet under leverandørens firmanavn. Vælg en ydelse fra den leverandør, du valgte til venstre; en ydelse fra en anden leverandør afvises. Lad Ingen bestemt ydelse stå for en tildeling uden ydelse.
3. Indtast eventuelt det Aftalte honorar i eventets valuta. Det er en referencesum for dig og leverandøren; der bliver ikke opkrævet noget.
4. Klik på Tildel leverandør. Leverandøren får besked, og tildelingen venter som en invitation.

Hver tildelt leverandør er en række med firmanavn, status, aftalt honorar og en lille pil, der åbner detaljerne. En leverandør, der ikke har svaret, viser Afventer svar ved siden af statussen Inviteret; de accepterer eller afviser fra deres egen portal, og statussen bliver til Bekræftet eller Afvist. En leverandør kan kun tildeles et event én gang.

Arbejd med én leverandør

Klik på en leverandørs række for at åbne den. Tre kolonner vises: Opgaver, Fakturaer og Kontrakter, med Præstationsvurdering nedenunder.

• Opgaver — skriv en titel, eventuelt en dato, og klik på + Tilføj opgave. Flyt en opgave mellem Afventende udbetalinger, I gang og Afsluttet med dens menu. En afsluttet opgave kan ikke genåbnes og viser kun sit mærke. Papirkurven sletter en opgave.
• Fakturaer — leverandøren indsender dem fra deres portal; du ser nummeret, totalbeløbet og statussen. Når der er en faktura, vises en blok Betal til nedenunder med de bankoplysninger, leverandøren har gemt (kontohaver, IBAN, BIC, bank) — de samme, som er trykt på deres faktura-PDF. Godkend flytter en Indsendt faktura til Godkendt; Marker som betalt registrerer derefter, at du har betalt den. En faktura skal være Indsendt, før du kan godkende den, og Godkendt, før du kan markere den som betalt.
• Kontrakter — hver kontrakt er en række med sin status; Vis åbner den. For at udstede en ny skal du give den en titel, skrive de fulde vilkår og eventuelt vælge en udløbsdato efter i dag og derefter klikke på Udsted kontrakt. Den sendes straks til leverandøren.
• Præstationsvurdering — vælg en vurdering fra 1 til 5 stjerner, tilføj eventuelt en kommentar, og klik på Indsend anmeldelse. Der er én vurdering pr. leverandør og event; Rediger vurdering ændrer den senere.
• Fjern leverandør nederst fjerner leverandøren fra eventet efter en bekræftelse.

Læs en kontrakt

Vis åbner kontraktsiden: vilkårene, som du skrev dem, hvornår den blev sendt, hvornår den udløber, og — når leverandøren har underskrevet — datoen, adressen signaturen kom fra, og selve underskriften. En kontrakt, som leverandøren ikke har underskrevet, viser “Venter på, at leverandøren underskriver” og tilbyder Annuller kontrakt; leverandøren kan så ikke længere underskrive den, og det kan ikke fortrydes. En kontrakt, der er udløbet uden underskrift, siger det.

Indstillinger forklaret

• Aftalt honorar — kun til orientering. Det bliver ikke opkrævet og ikke betalt af EventMann.
• Ydelse — en af den valgte leverandørs aktive ydelser, valgfri.
• Kontraktudløb — valgfrit, skal ligge efter i dag; tomt betyder, at kontrakten ikke udløber.
• Leverandørstatus — Inviteret, Bekræftet, Afvist eller Annulleret. Leverandøren ændrer den fra sin portal.
• Ikke tilgængelig på … — vises i leverandørlisten og på en tildelt leverandørs række, når leverandøren har blokeret en dag for dette event i sin egen kalender. Det er en advarsel fra leverandøren, ikke en lås. En leverandørs offentlige profil viser også deres markerede perioder og viser dig, hvilke af dine kommende events der kolliderer.

Godt at vide

• EventMann flytter ikke penge mellem dig og en leverandør. Marker som betalt er din registrering af, at du har betalt fakturaen.
• En underskrevet kontrakt kan aldrig annulleres. En kontrakt, der er Sendt eller er udløbet, kan annulleres.
• Hvem der må hvad: Tildeling af leverandører, opgaver, vurderinger og fjernelse kræver tilladelsen Leverandører; godkendelse og betaling af fakturaer samt udstedelse eller annullering af kontrakter har deres egne tilladelser, så et teammedlem kan se en faktura og stadig ikke kunne godkende den.

Fejlfinding

• En leverandør mangler på listen — deres profil er stadig afventende, er blevet suspenderet, eller den er ufuldstændig. En administrator godkender leverandører; du kan ikke godkende dem selv.
• Ydelsen afvises — den hører til en anden leverandør end den, du valgte. Vælg en, der står under den leverandørs navn, eller ingen.
• Leverandøren bliver stående på Afventer svar — leverandøren har ikke svaret i sin portal. Bed dem om at tjekke deres notifikationer, eller fjern dem og tildel dem igen.
• Godkend eller Marker som betalt gør intet — fakturaen har den forkerte status. Den skal være Indsendt for at blive godkendt og Godkendt for at blive markeret som betalt.
• Annuller kontrakt mangler — kontrakten er allerede underskrevet eller annulleret.

Relateret

• Eventsponsorer
• Eventpersonale
• Fakturaer