Begivenhedens opgavetavle

Opgavetavlen er organisatorens planlægningsliste for én begivenhed: alt, der skal gøres før, under og efter dagen, med en prioritet, en deadline, et starttidspunkt, en ejer og, hvor det har betydning, en anden opgave, den skal vente på. Åbn begivenheden, og vælg Opgavestyring nederst i menuen Administrer. Den er adskilt fra frivillig-opgaverne, som er det frivillige hold jobs; tavlen er der, hvor du planlægger, og du kan give en tavleopgave til et holdmedlem eller til en bekræftet frivillig.

Hvad du kan gøre her

• Tilføj opgaver med en titel, en kategori, en prioritet, en forfaldsdato og et starttidspunkt.
• Anvend færdige opgaver fra skabelonbiblioteket, og lad deadlines falde på plads.
• Tildel en opgave til dig selv, et holdmedlem eller en bekræftet frivillig.
• Lad en opgave vente på en anden, og før en tjekliste og kommentarer på den.
• Følg de seks tællere — i alt, afventende, i gang, færdige, blokerede og forfaldne — og den samlede fremdriftslinje.

Tilføj en opgave

Rækken lige under toppen er en hurtig tilføjelse: en titel er nok.

1. Skriv titlen, for eksempel „Bekræft cateringordren“.
2. Sæt eventuelt Starter — datoen og tidspunktet, arbejdet begynder. En opgave med et starttidspunkt vises på den frivilliges dagsplan, og en frivillig, den er tildelt, får en påmindelse cirka to timer før.
3. Vælg Kategori: Sted & logistik, Markedsføring & promovering, Produktion & teknik, Leverandørstyring, Kommunikation, Økonomi & budget, Risikostyring eller Efter begivenheden.
4. Klik på Flere detaljer for at sætte en prioritet (Høj, Mellem, Lav), en forfaldsdato og en beskrivelse.
5. Klik på Opret opgave. Opgaven starter som Afventende, med prioritet Mellem, medmindre du valgte en anden.

Kortene øverst tæller opgaverne efter status; klik på et af dem, for eksempel Blokerede, for kun at se disse opgaver, og chipsene under dem filtrerer efter kategori. Fanen Skabelonbibliotek åbner de færdige opgaver, og Tilføj opgave hopper til den hurtige tilføjelse.

Arbejd med et opgavekort

Hvert kort viser sin prioritet, sin kategori, sit starttidspunkt, sit forfald og sin status. Den runde boks markerer den som færdig. Et grråt mærke Venter på vises, mens opgaven den afhænger af ikke er færdig. Et grønt mærke med en frivilligs navn viser, hvem den er givet til. Den første rulleliste tildeler den, den anden ændrer status mellem Afventende, I gang og Blokerede, og blyanten åbner redigeringsformularen. En forfaldsdato i fortiden gør kortet rødt og markerer det Forfalden.

Rediger en opgave

1. Klik på blyanten på kortet.
2. Ændr Opgavetitel, Kategori, Prioritet, Forfaldsdato og Starter.
3. Under Venter på vælger du en anden opgave i denne begivenhed, der skal være færdig først. Kortet viser så Venter på den opgave, indtil den er færdig. En opgave kan ikke vente på sig selv, og to opgaver kan ikke vente på hinanden.
4. Under Tjekliste skriver du ét punkt pr. linje; punkter, du lader være uændrede, beholder deres flueben.
5. Tilføj en beskrivelse, og klik på Gem.

Tildel en opgave

Den første rulleliste på hvert kort har to grupper. Team lister dig (Mig (ejer)) og medlemmerne af dit organisatorteam. Frivillige lister de frivillige, der er bekræftet til denne begivenhed.

• Et holdmedlem kan kun tage en opgave, hvis deres rolle dækker den: en lokaleansvarlig tager Sted- og Risikoopgaver, en økonomiansvarlig Økonomi, marketing Markedsføring og Kommunikation, og den generelle personalerolle alt. En skabelon fra skabelonbiblioteket kan angive sin egen rolle. Ellers får du at vide, hvilken rolle der skal tildeles i stedet. Som ejer kan du tage alt.
• Et holdmedlem, der får tildelt en opgave, får en notifikation.
• En frivillig får den samme e-mail „Ny frivillig-opgave“ som for en frivillig-opgave og ser opgaven under Mit frivillige arbejde, hvor de kan flytte dens status, afkrydse tjeklisten og kommentere. En opgave har én person ad gangen; hvis du vælger en anden, erstattes den første.
• Vælg Ikke tildelt for at fjerne tildelingen.

Brug skabelonbiblioteket

1. Klik på Skabelonbibliotek.
2. Sæt flueben ved de opgaver, du vil have, én ad gangen eller en hel kategori ad gangen med Vælg alle.
3. Klik på Anvend valgte skabeloner. Opgaverne oprettes for denne begivenhed.

Biblioteket indeholder færdige opgaver i de otte kategorier, hver med en prioritet og en typisk ledetid såsom „30 dage før“. Forfaldsdatoerne beregnes ud fra begivenhedsdatoen. Hvis din begivenhed ligger tættere, end skabelonens egen ledetid tillader, komprimeres deadlines, så ingen havner i fortiden, og de beholder deres rækkefølge. Opgaver efter begivenheden bliver efter begivenheden. Skabeloner, du allerede har anvendt, viser et flueben og kan ikke anvendes to gange.

Godt at vide

• Hvem der må bruge tavlen, afgøres af rettigheden Opgaver: organisatoren, lokaleansvarlige og frivillig-koordinatorer har den, og du kan sætte den i en egen rolle. Det er en anden rettighed end at redigere begivenheden.
• En færdig opgave viser, hvornår den blev færdiggjort. Fjerner du fluebenet, sættes den tilbage til Afventende.
• Sletning af en opgave beder om bekræftelse først.
• Tavleopgaver med et starttidspunkt vises på dagsplanen for personer, der har rettigheden Opgaver.
• Hvis frivillige er inviteret, men ingen er bekræftet, siger siden det og linker til Mennesker; kun bekræftede frivillige står på listen.

Fejlfinding

• „… kan ikke tage en …-opgave“ — holdmedlemmets rolle dækker ikke kategorien. Vælg et medlem med den rigtige rolle, et personalemedlem eller en frivillig.
• Den frivillige står ikke på listen — de er ikke bekræftet til denne begivenhed endnu.
• „Den opgave kan ikke ventes på“ — opgaven hører til en anden begivenhed, eller valget ville få to opgaver til at vente på hinanden.
• Forfaldsdatoerne for de anvendte skabeloner ligger for tæt — begivenheden er tæt på, så ledetiderne er komprimeret for at passe.

Relateret

• Frivillig-opgaver
• Dagsplanen og Live-visningen
• Egne roller
• Holdstyring