Invitér frivillige til en begivenhed
Hjælpeartikler er muligvis ikke helt nøjagtige — på grund af hyppige opdateringer og automatisk oversættelse kan de halte efter appen. Kontakt support, hvis du er i tvivl.
På denne side
Fanen Mennesker under en begivenheds frivillige er, hvor du beslutter, hvem der hjælper ved denne begivenhed: du inviterer personer fra din liste, accepterer dem, der har meldt sig, og ser, hvem der har sagt ja. En person kan stå på din liste uden at være på en begivenhed; det er at være på begivenheden, der giver dem vagter, opgaver, roller og takkebilletten. Åbn begivenheden, og gå derefter til Team & partnere → Frivillige; Mennesker er den første fane.
Hvad du kan gøre her
- Invitér personer fra din liste, enten en ad gangen eller alle, der hjalp ved en tidligere begivenhed.
- Tilføj en person, der ikke står på din liste endnu, og invitér dem i ét trin.
- Accepter eller afvis personer, der har meldt sig via begivenhedssiden eller et holdlink.
- Bekræft, påmind, flyt til et hold, giv en rolle eller fjern mange personer på én gang.
- Se med det samme, hvor mange der er på hvert hold i forhold til behovet.
De fem statusser
| Status | Hvad det betyder |
|---|---|
| Ansøgt | Personen har meldt sig via begivenhedssiden eller et holds link. Du beslutter. |
| Inviteret | Du har spurgt, og de har endnu ikke svaret. |
| Bekræftet | Hjælper ved denne begivenhed. Kun bekræftede personer kan sættes på vagter, få opgaver eller roller og købe takkebilletten. |
| Afvist | De sagde nej, eller du afviste deres ansøgning. En person, der har afvist en invitation, kan stadig sige ja senere fra det samme link. |
| Fjernet | Du tog en bekræftet person af begivenheden. Deres vagtpladser frigives, og deres opgaver går tilbage til holdet. |
Invitér personer fra din liste
- Klik på Invitér fra din liste øverst på siden.
- For at invitere alle, der hjalp ved en tidligere begivenhed, vælger du den begivenhed under Alle der hjalp til, vælger et hold, hvis du vil have dem samlet, og klikker på Invitér dem. Kun personer, der var bekræftet dér, bliver spurgt.
- For at invitere bestemte personer søger du på listen og markerer dem. Vælg alle viste markerer alle, som søgningen aktuelt viser.
- Vælg Hold. En teamleder skal vælge et af sine egne hold; du må lade det være tomt.
- Klik på Invitér valgte. Hver person får en e-mail med spørgsmålet „Kan du hjælpe?“ og Ja og Nej. Et nej er ét klik. Et ja beder dem oprette en gratis EventMann-konto på den adresse eller logge ind på den, de har; de bliver først Bekræftet, og du får først besked, når det er gjort.
Hvis du allerede har spurgt nogen selv — på telefonen, i gruppen — så markér Allerede bekræftet (jeg har selv spurgt), før du inviterer. De bliver så tilføjet som bekræftede og får e-mailen „Du er på holdet“ i stedet for et spørgsmål. Nogen uden konto på den adresse bliver i den e-mail bedt om at oprette en, med en knap Opret min konto.
Tilføj en ny person
Tilføj nogen ny, øverst på siden, tilføjer en person til din liste og inviterer dem til denne begivenhed i ét hug. Indtast Navn og E-mail, eventuelt et telefonnummer og et hold, og klik på Tilføj og invitér. Hvis personen allerede er på denne begivenhed eller har fravalgt dine invitationer, sendes der intet, og du får at vide det.
Læs og arbejd med listen
Chipsene øverst filtrerer listen efter status; Bekræftet viser kun dem, der har sagt ja. Brug søgefeltet til et navn, en e-mail, et telefonnummer eller et frivilligt nummer, og holdrullelisten for at se ét hold. Linjen over tabellen rummer handlingerne for flere på én gang. Hver række viser personens status, deres hold (kan ændres lige der), deres roller, hvor mange vagter og timer de har, og de knapper, der passer til deres status: Accepter og Afvis for en ansøgning. En bekræftet person, hvis e-mailadresse ikke har en EventMann-konto, har det gule mærke Ingen konto endnu og knappen Send tilmeldingslink. Ansøgninger viser, hvad personen har skrevet, og det de har angivet under „Hvornår kan du hjælpe?“ på deres egen side.
Frivillige uden konto
En frivillig, der siger ja til en invitation, har altid en konto — et ja registreres først, når de har oprettet en eller logget ind. Personer, du eller en teamleder bekræfter selv (Markér som bekræftet, Accepter, feltet Allerede bekræftet, den samlede Bekræft) har måske ikke en. De er på holdet, men de kan ikke se deres vagter, opgaver eller hold, checke ind eller købe takkebilletten, før de har en.
- Se efter mærket Ingen konto endnu ved siden af navnet. Det vises på bekræftede personer, hvis listepost ikke er knyttet til en konto.
- Klik på Send tilmeldingslink på rækken, eller markér flere personer og vælg Send tilmeldingslink i handlingslinjen.
- Hver af dem får en e-mail „Opret din konto til …“. Knappen åbner deres invitationsside på kontoformularen; kontoen bliver bekræftet med det samme, fordi linket er sendt til deres adresse. Har de allerede en konto på den adresse, sender siden dem til at logge ind i stedet.
- Mærket forsvinder, når de har oprettet kontoen eller logget ind.
Linket sendes kun til bekræftede personer uden konto; alle andre i en bulk-markering springes over og tælles som sprunget over. Hvert klik sender én e-mail pr. person.
Personer, der er blevet spurgt og endnu ikke har svaret, står under chippen Inviteret. Markér som bekræftet bekræfter dem uden at vente på deres svar, Send igen sender invitationen endnu en gang, og krydset fjerner dem.
Gør noget for mange personer på én gang
- Markér personerne, eller markér Vælg alle på denne side. Tælleren viser, hvor mange der er valgt.
- Vælg handlingen: Bekræft, Send invitation igen, Send tilmeldingslink, Angiv team, Tildel rolle, Fjern rolle, Afvis eller Fjern fra arrangementet.
- Ved Angiv team vælger du holdet; ved rollehandlingerne vælger du rollen ved siden af.
- Klik på Anvend på valgte og bekræft. Bekræftelse og gensendelse sender hver person en e-mail.
Resultatet fortæller dig, hvor mange der blev behandlet, og hvor mange der blev sprunget over, fordi handlingen ikke gjaldt dem, for eksempel en bekræftelse af en, der allerede er bekræftet. Op til 500 personer kan markeres ad gangen.
Godt at vide
- Ansøgninger fra begivenhedssiden og fra et holdlink står som Ansøgt, indtil du eller holdets teamleder accepterer dem. Accepter sender den frivillige en bekræftelses-e-mail; Afvis sender en kort e-mail om, at de denne gang ikke blev valgt. Afvisning af en invitation, som ingen endnu har svaret på (for eksempel med bulk-handlingen), sender ingen e-mail.
- Invitations- og bekræftelsesmails sendes med din timegrænse for udsendelse (Indstillinger → E-mail), så en stor invitation fordeles over timerne i stedet for at gå ud på én gang.
- Du får en klokkenotifikation, når nogen svarer på en invitation eller ansøger. For et ja kommer notifikationen, når den frivillige har oprettet sin konto eller logget ind, så en person, der stadig er i gang med kontoformularen, forbliver Inviteret på din liste. Teamets ledere får besked, når nogen ansøger om at komme ind på deres hold.
- En person, der allerede er på denne begivenhed i en vilkårlig status, springes over, når du inviterer. Fjerner du en, der ikke er bekræftet, slettes deres række, så du kan invitere dem igen; en bekræftet person, der er fjernet, kan ikke inviteres igen til denne begivenhed.
- At trække sig er også den frivilliges ret: fra deres invitationslink kan de ændre et ja til et nej. Det frigiver deres vagter og giver deres opgaver tilbage til holdet.
- Teamledere ser hele listen, men handler kun på rækkerne for deres egne hold. De kan også hente en person, der endnu ikke har et hold, ind på et af deres egne.
Fejlfinding
- „N sprunget over“ efter invitation — de personer er allerede på denne begivenhed, eller har bedt om ikke at blive inviteret.
- Send igen mangler — den findes kun for personer, der ikke har svaret. Afviste og bekræftede personer har ingen gensendelse; en bekræftet person uden konto har i stedet Send tilmeldingslink.
- Nogen sagde ja til dig, men står stadig som Inviteret — de har ikke færdiggjort oprettelsen af deres konto eller login. Bed dem åbne invitationen igen, eller bekræft dem selv og send tilmeldingslinket.
- En bekræftet frivillig kan ikke vælges til en vagt eller opgave — kontrollér, at de er Bekræftet, og ikke Inviteret eller Ansøgt.
- Invitationen kom aldrig frem — bed dem tjekke spam, og brug Send igen. Mails går ud med din timegrænse, så en stor batch kan tage flere timer.