Frivilligelisten og CSV-import

Listen over frivillige er din liste over alle, der har hjulpet til ved dine begivenheder, eller som du gerne vil spørge. Den tilhører dig og ikke en enkelt begivenhed: en person tilføjes én gang, får et frivillignummer som V0001 og beholder sin historik på tværs af alle dine begivenheder. Du åbner den under Vækst → Frivillige i din sidemenu for arrangører.

Hvad du kan gøre her

• Tilføj personer én ad gangen, eller importér den liste, du allerede har, som en CSV-fil.
• Søg og filtrér efter navn, team, færdighed, om personen har en konto, om personen har hjulpet før, eller om personen har bedt om ikke at blive inviteret.
• Redigér kontaktoplysninger, færdigheder og dine egne noter.
• Se, hvor mange begivenheder og timer hver person har bag sig, og download en timeoversigt som PDF.
• Eksportér hele listen som en CSV-fil, eller slet en person sammen med vedkommendes historik.

Klik på Tilføj en frivillig for at tilføje nogen, Importér frivillige for at indlæse en fil, eller Eksportér CSV for at downloade listen. De fire kort over tabellen tæller alle på listen, dem der har hjulpet, dem Med konto og dem der ikke ønsker invitationer; hvert kort er en genvej til det filter. Brug søgefeltet til et navn, en e-mailadresse, et telefonnummer eller et frivillignummer, og rullelisterne, for eksempel Alle, til at indsnævre listen yderligere.

Tilføj en frivillig

1. Klik på Tilføj en frivillig.
2. Skriv personens Navn og E-mail. Disse to felter er påkrævede; e-mailadressen skal være unik på din liste, og store og små bogstaver betyder ikke noget.
3. Tilføj Færdigheder adskilt med semikolon, for eksempel Indgang; Førstehjælp; Scenehold. Op til 20 færdigheder gemmes, og de bliver et filter på listen.
4. Skriv eventuelt Noter; de er kun til dig.
5. Klik på Tilføj til listen. Ingen får en e-mail.

Læs tabellen

Hver række starter med personens frivillignummer og de teams, personen hører til, med en stjerne for de teams, personen leder. Kolonnen Begivenheder tæller de begivenheder, hvor personen blev bekræftet, og Timer lægger tiden sammen mellem check-in og check-out for hver vagt, der er checket ud. Et grønt mærke Har en konto betyder, at en bekræftet EventMann-konto bruger denne e-mailadresse, og Ønsker ikke invitationer betyder, at personen har fravalgt dine invitationer. Redigér åbner de samme felter som tilføj-dialogen. Download-ikonet giver personens timeoversigt som PDF, og skraldespanden sletter personen.

Importér en liste fra et regneark

Under Importér frivillige indlæser du den liste, du allerede har. Import tilføjer kun personer til din liste. Den sender ingen e-mails, og den ændrer aldrig nogen, der allerede er der.

1. Klik på Download skabelonen for at se de præcise kolonnenavne, eller gem dit regneark som CSV.
2. Den første række skal angive kolonnerne: name, email, phone, skills og notes. Kun name og email er påkrævet. Adskil flere færdigheder med semikolon. Filer gemt af Excel, også tysk Excel med semikolon som skilletegn, læses, som de er.
3. Vælg filen — op til 5 MB og 5.000 rækker — og klik på Kontroller filen.

Derefter ser du en forhåndsvisning med tallene Vil blive tilføjet, Sprunget over (allerede der) og Sprunget over (ulæselig). Rækker markeret Klar bliver tilføjet. En række bliver Sprunget over, når e-mailadressen allerede står på din liste eller står to gange i filen, og Ikke læselig, når navnet eller e-mailadressen mangler eller ikke er gyldig. Der er endnu ikke skrevet noget. Klik på Importér for at tilføje de klare rækker.

Indstillinger forklaret

• Frivillignummer — tildeles automatisk fra din egen nummerserie (V0001, V0002 og så videre) og genbruges aldrig.
• Færdigheder — fri tekst, adskilt med semikolon. Færdighedsfilteret læser de færdigheder, der faktisk står på listen.
• Noter (kun du ser disse) — vises aldrig for den frivillige eller for teamledere.
• Rækker pr. side — 25, 50, 100 eller 200; Sortér efter navn, frivillignummer, flest begivenheder eller senest tilføjet.

Godt at vide

• Hvis du ændrer en persons e-mailadresse, afbrydes forbindelsen til vedkommendes konto. Den genetableres automatisk, når nogen logger ind på en bekræftet konto med den nye adresse.
• En person kan fravælge dine invitationer via linket i enhver invitationsmail. Du kan ikke sende vedkommende en invitation, før personen selv tilmelder sig igen.
• Fjern fra listen fjerner personen sammen med vedkommendes invitationer, vagter og timer på alle dine begivenheder. Det kan ikke fortrydes; det er det, en anmodning om sletning kræver.
• Filen Eksportér CSV indeholder kontaktoplysninger, færdigheder, dine noter og timer. Behandl den som persondata. Se Frivilliges timer og privatliv.
• En frivillig koordinator, der kun har én begivenhed, finder den samme liste under begivenhedens fane Liste. En teamleder ser den skrivebeskyttet for at kunne rekruttere fra den.
• Import-forhåndsvisningen venter på dig i 30 minutter. Derefter skal du vælge filen igen.

Fejlfinding

• Importen siger, at en kolonne mangler — den første række skal angive kolonnerne, mindst name og email. Brug skabelonen for den præcise stavning.
• Importen siger, at filen ikke længere er tilgængelig — den kontrollerede fil blev gemt i 30 minutter. Vælg filen igen og kontrollér den igen.
• En person, jeg har tilføjet, bliver ikke tilbudt, når jeg inviterer til en begivenhed — personen er allerede på den begivenhed med en status, eller har fravalgt invitationer. Se Invitér frivillige til en begivenhed.
• E-mailadressen afvises som allerede brugt — hver e-mailadresse kan kun står én gang på din liste. Søg efter den; personen kan allerede være der.

Relateret

• Frivillige
• Faste teams, ledere og kerneteamet
• Invitér frivillige til en begivenhed