Roller for frivillige og teamledere

En frivillig kan få en rolle for én begivenhed: retten til at køre en del af den — døren, økonomien, de andre frivillige — uden nogensinde at blive medlem af dit arrangørteam. En rolle hører til én begivenhed, starter i det øjeblik du giver den, og slutter 30 dage efter begivenheden. Roller gør det muligt for en forening, hvis hele begivenhedsteam er frivillige, at dele arbejdet. Du sætter dem på fanen Mennesker under Team & partnere → Frivillige, eller for et helt team på siden Teams.

Hvad du kan gøre her

• Giv en bekræftet frivillig én eller flere roller til denne begivenhed, og tag dem igen væk.
• Giv en rolle til mange personer på én gang med handlingslinjen.
• Lad hver leder eller medlem af et team automatisk få en rolle (sat på siden Teams).

Rollerne og hvad de åbner

Det er de samme tilladelsessæt som rollerne i dit arrangørteam, så personen ser de samme sider, som en billetsalgsmedarbejder eller økonomiansvarlig ville se, men kun for denne begivenhed.

Giv en rolle til én frivillig

1. Åbn fanen Mennesker og find den bekræftede frivillige. Kolonnen Roller viser, hvad vedkommende har — for eksempel Frivilligkoordinering — eller Frivillig, hvis intet.
2. Klik på Skift roller under den.
3. Sæt kryds ved de roller, du vil have. En rolle, du ikke kan give, er nedtonet; se “Hvem må give hvad” nedenfor.
4. Klik på Gem. Den frivillige får en e-mail “Du kan nu hjælpe med at køre …”, der navngiver rollen og fortæller, hvad der skal ske næste.

For mange personer på én gang sætter du kryds ved dem på listen Mennesker, vælger Tildel rolle eller Fjern rolle i handlingslinjen, vælger rollen ved siden af og klikker på Anvend på valgte. Se Invitér frivillige til en begivenhed.

Roller fra et team

På siden Teams giver Ledere får adgang til og Medlemmer får adgang til en rolle til alle i et team, uden at du rører hver enkelt person. En leder har teamets lederrolle ved hver begivenhed, de hjælper ved. Et medlem har medlemsrollen ved begivenheder, hvor dette er deres team. De har også det, du har givet dem manuelt for den begivenhed.

Teamledere

Det at lede et fast team giver automatisk rollen Teamleder. En leder:

• ser hele listen Mennesker og Liste, skrivebeskyttet, for at kunne rekruttere fra den;
• bekræfter, afviser, flytter og fjerner kun personerne i sine egne teams, og må overtage en person uden team til et af sine teams;
• vælger, når der rekrutteres, om en person inviteres med e-mail eller allerede er bekræftet;
• planlægger sine teams' vagter og opgaver og skriver beskeder til sine egne teams og disse teams' vagter alene;
• ser kørselsplanen og Live-visningen for sine egne teams;
• sætter mål og tilmeldingslink for sine egne teams;
• må give personerne i sine egne teams enhver rolle, de selv har — se “Hvem må give hvad”.

For en leder er siden Mennesker indsnævret til deres egne teams. Her ser registreringslederen kun kortet Registrering under Hold ved denne begivenhed, kan skifte listen til Mine teams, ændre teamet på de rækker, der er deres, og fjerne personer fra sit eget team.

En leder ser ikke Indstillinger, kan ikke skrive til alle og kan ikke definere teams. Siden set fra lederens synspunkt beskrives i Vejledning for teamledere.

Hvem må give hvad

Ingen kan give en rolle, de ikke selv fuldt ud har. Som arrangør kan du give alle roller. En Frivilligkoordinator kan oprette en anden koordinator, men kan ikke give Økonomi, fordi vedkommende ikke selv har den. En registreringsleder, hvis team har Billetsalg, kan give Billetsalg og Indgang / check-in til sit team, og intet mere. Roller, en person ikke må ændre, vises nedtonet med en note, og når de gemmer en persons roller, bevares enhver rolle, de ikke kunne ændre, som den var.

Hvad den frivillige skal have

• Vedkommende skal være Bekræftet på denne begivenhed. Hvis nogen fjernes fra begivenheden, eller de træder tilbage, fjernes deres roller.
• De skal have en konto med samme e-mailadresse som på din liste, med adressen bekræftet. Indtil de har en, viser rækken “Kræver en konto på denne e-mailadresse for at bruge disse roller”, og e-mailen tilbyder en knap til at oprette den.
• Når de har den, finder de begivenheden under Mit arbejde på deres konto, med den hat de bærer og den ene handling, den er til. Se Roller for frivillige og Mit arbejde.

Godt at vide

• En rolle slutter 30 dage efter begivenheden, så økonomiarbejde såsom de sidste refusioner stadig kan færdiggøres. Intet forbliver aktivt bagefter.
• Roller gemmes pr. begivenhedsrække. En frivillig, der koordinerer galla'en, er ikke koordinator for din koncert, medmindre du giver det der også (eller deres team gør det).
• Brug en brugerdefineret rolle til at uddele en præcis blanding, for eksempel frivillige, der må se ordrer og intet andet.

Fejlfinding

• Linket Skift roller mangler — personen er ikke bekræftet, eller du har ingen rolle, du kan give.
• En frivillig har en rolle, men kan ikke åbne begivenheden — de har ingen konto på e-mailadressen på listen, adressen er ikke bekræftet, eller begivenheden sluttede for mere end 30 dage siden.
• En rolle forsvandt, efter personen trådte tilbage — roller fjernes, når en frivillig træder tilbage eller fjernes fra begivenheden. Giv den igen, når de er bekræftet.

Relateret

• Frivillige
• Faste teams, ledere og kerneteamet
• Brugerdefinerede roller
• Roller for frivillige og Mit arbejde