Eventpersonale

Eventpersonale er her, du bygger det betalte dagsteam for én begivenhed: inviter personer, gennemgå ansøgninger, planlæg vagter, check folk ind, uddel opgaver og skriv til dem. Åbn begivenheden, og gå derefter til Team & partnere → Administrer personale. Det er adskilt fra Teamstyring, som styrer, hvem der må bruge din arrangørkonto, og fra Frivillige, som er modulet for ulønnede hjælpere med sin egen liste og plan. Personale her kan betales pr. time og køres via Personalelønninger.

Hvad du kan gøre her

• Vis begivenheden for jobsøgende, så folk kan ansøge.
• Inviter personer via e-mail med et link, der udløber efter 7 dage.
• Gennemgå ansøgninger og godkend eller afvis dem, og sæt en timeløn ved godkendelse.
• Planlæg vagter med dato, tider, kapacitet og sted, og sæt godkendt personale på dem.
• Check personale ind fra vagtkortet, når de ankommer.
• Giv opgaver til et personalemedlem og følg dem, indtil de er udført.
• Skriv til personale enkeltvis eller alle på én gang, og læs deres svar.
• Godkend vagtbytter, som personale beder om.

Fanerne på denne side

En række med fire faner løber øverst. Medlemmer er denne side med rekruttering, vagter, invitationer, ansøgninger og dit godkendte personale. Vagtbytter viser byttanmodninger og viser, hvor mange der venter. Personalebeskeder er indbakken. Lønninger åbner lønperioderne. Under fanerne har feltet Søger personale ét afkrydsningsfelt, og Administrer vagter starter med en formular, der slutter med Opret vagt.

Lad jobsøgende finde begivenheden

Sæt kryds ved Vis denne begivenhed til jobsøgende, og klik på Gem ændringer for at vise begivenheden offentligt for personer, der leder efter eventarbejde, på listen „Begivenheder der søger personale“ på personalesiden. Det er slået fra som standard, og intet vises, før du slår det til. Personer, der ansøger, vises under Afventende ansøgninger.

Inviter personale

1. Klik på + Inviter personale for at åbne formularen.
2. Skriv personens Navn og E-mail. Begge er påkrævet.
3. Tilføj eventuelt en Rolle, for eksempel „Sikkerhed“ eller „Catering“. Det er kun en etiket; det giver ingen adgang.
4. Klik på Send invitation. Personen får en e-mail med et link, der virker i 7 dage.

Invitationer, der stadig er åbne, vises under Ventende invitationer med deres udløbsdato. Send igen sender et nyt link og starter yderligere 7 dage; Annuller afslutter invitationen. Du kan ikke sende en anden åben invitation til samme adresse for samme begivenhed. Når personen accepterer, er de godkendt til denne begivenhed med det samme, med din rolleetiket, og de vises under Godkendt personale. De har stadig ingen sats, før du sætter en.

Gennemgå ansøgninger

Personer, der har ansøgt fra personalesiderne, venter under Afventende ansøgninger. Du ser deres navn og e-mail, deres note, en kort bio, deres færdigheder og certifikater, de dage de er tilgængelige, og hvornår de ansøgte. Skriv en timeløn i Sats/t, hvis du vil betale dem, og klik derefter på Godkend, eller klik på Afvis. Deres færdigheder hjælper dig med at beslutte. Uanset hvad får ansøgeren besked.

Planlæg vagter

1. Udfyld i Administrer vagter Vagttitel, Dato, Kapacitet og Starttid og Sluttid. Datoen skal være i dag eller senere, sluttidspunktet skal være efter starttidspunktet, og kapaciteten er 1 til 255.
2. Tilføj eventuelt en Placering, for eksempel „Hovedindgang“.
3. Klik på Opret vagt.

Hver vagt bliver et kort, der viser dens titel, dato, tider, sted og Pladser tilbage. Rediger ændrer den. Statusmenuen sætter Åbn, Lukket eller Annulleret: en lukket eller annulleret vagt tager ikke flere personer, men beholder sine tildelinger og check-in-historik, hvilket sletning (krydset) ikke ville. For at bemande vagten vælger du en person på listen — den tilbyder kun godkendt personale — og klikker på Tildel. Under vagten har hver tildelt person Indlevering og et kryds, der fjerner dem fra vagten.

Check personale ind

Klik på Indlevering ved personen, når de ankommer; deres ankomsttidspunkt vises derefter som et flueben. Du kan checke nogen ind fra to timer før vagten starter til fire timer efter, den slutter, og kun mens de er godkendt til begivenheden. Udcheckning gør personalemedlemmet selv fra deres egne personalesider, hvilket registrerer timerne. Lønninger kan først udbetale en vagt, når begge tidspunkter findes.

Godkendt personale, satser, opgaver og beskeder

Under Godkendt personale er hver person en række med deres sats og status; klik på den for at åbne detaljerne. Her sætter du deres Timeløn (lad den stå tom for en ulønnet hjælper, vist som Frivillig), giver dem Opgaver og skriver til dem. Tilføj en opgave med en titel og en valgfri frist; personen får besked, og du flytter den mellem Afventende og I gang med menuen. Når en opgave er Afsluttet, viser den kun sit mærke. Brug Tilføj opgave til den næste. Send besked skriver til denne person; Fjern fra event fjerner dem fra holdet. Nederst sender Udsendelse én besked til alt godkendt personale på begivenheden.

Beskeder

Fanen Personalebeskeder er din indbakke for denne begivenhed. Samtaler du har startet, og svar på dem, vises øverst, nyeste først, med et mærke, når noget er ulæst. Under Sendte beskeder ser du hver besked, du har sendt, og hvor mange modtagere der har læst den. Åbn en samtale for at læse den og svare.

Vagtbytter

Når et personalemedlem beder om at overdrage en vagt til en kollega, vises anmodningen på fanen Vagtbytter med vagten, hvem der beder, hvem der vil overtage den, og deres begrundelse. Godkend flytter tildelingen til kollegaen, medmindre de allerede arbejder en vagt, der overlapper; Afvis lader tingene være, som de er. Begge får besked. Statusmærket viser, hvad der stadig venter.

Indstillinger forklaret

• Kapacitet — hvor mange personer en vagt rummer. Tildeling stopper, når den er fuld, og vagten vises som fuld.
• Timeløn — tom betyder ulønnet. Lønninger medtager kun personer med en sats.
• Rolle (ved invitation) — en fritekstetiket, vist på invitationen og holdposten. Den giver ingen tilladelser.
• Placering — fri tekst på vagtkortet, nyttig ved flere indtjekningssteder.
• Vagtstatus — Åbn, Lukket eller Annulleret. Fuld sættes automatisk, når den sidste plads er taget.

Godt at vide

• Personale her er ikke det samme som frivillige. Personer uden sats er mærket Frivillig på denne side, men de er stadig personaleprofiler; modulet Frivillige har sin egen liste, sine invitationer og sin plan.
• Der er ingen knap til at suspendere her. Fjern fra event tager personen af denne begivenhed alene, frigør de vagter, de endnu ikke er startet på, og giver dem besked. Timer, de allerede har arbejdet, bliver registreret og kan stadig udbetales.
• En person kan ikke tildeles to vagter, der overlapper, og et personalemedlem, der er suspenderet af en administrator, kan slet ikke tildeles.
• En personaleinvitation, som ingen accepterer, udløber blot efter 7 dage. Annuller den og send en ny, eller brug Send igen.
• At se og arbejde på denne side kræver tilladelsen Personale; vagthandlinger kræver tilladelsen Vagter; lønninger kræver tilladelse til at redigere begivenheden. Et teammedlem uden en af dem får en 403 for den handling.

Fejlfinding

• En person mangler på tildelingslisten — kun godkendt personale tilbydes. Kontrollér Afventende ansøgninger.
• „Denne vagt er ikke åben“ — sæt vagten tilbage til Åbn med statusmenuen.
• Indlevering giver en besked om tidspunktet — check-in åbner to timer før vagten og lukker fire timer efter, den slutter.
• Nogens timer dukker aldrig op i lønninger — de blev aldrig checket ud, eller de har ingen sats. Bed dem checke ud fra deres egen side.
• Invitationslinket siger, at det er ugyldigt — det udløb eller blev annulleret. Brug Send igen.

Relateret

• Personalelønninger
• Frivillige
• Teamstyring
• Check-in & check-out