Frivillige
Hjælpeartikler er muligvis ikke helt nøjagtige — på grund af hyppige opdateringer og automatisk oversættelse kan de halte efter appen. Kontakt support, hvis du er i tvivl.
På denne side
Frivillige er de personer, der hjælper til dine begivenheder gratis. EventMann giver dem deres egne værktøjer: en liste, du fører på tværs af alle dine begivenheder, faste hold med teamledere, en invitation pr. begivenhed, en vagtplan, opgaver, beskeder og en live-visning til selve dagen. Det er bygget til foreninger, hvis hele eventteam består af frivillige, men det fungerer lige så godt for én enkelt hjælper til én enkelt begivenhed. Du finder det to steder: Frivillige i gruppen Vækst i din sidemenu til alt, der strækker sig over flere begivenheder (liste, hold, import), og Frivillige under Team & partnere i en begivenheds Administrer-menu til alt, der hører til én begivenhed.
Sidemenupunktet Frivillige åbner listen over frivillige. Dens fanerække fører til Hold og Importér frivillige.
Frivillige, personale og medlemmer er tre forskellige ting
| Frivillige | Personale | Medlemmer | |
|---|---|---|---|
| Hvem | Personer, der hjælper gratis, ofte gang på gang | Betalte hjælpere til én begivenhed | Personer, der har købt et medlemskab hos dig |
| Hvor | Liste, Hold og Administrer → Frivillige | Administrer → Administrer personale, personaleportalen | Indstillinger → Medlemskab |
| Vagtplan | Frivilligvagter | Personalevagter, med bytning og lønning | Ingen |
| Penge | Ingen. Timer registreres kun | Timeløn og lønning | Medlemskabspris, betalt af medlemmet |
De tre blandes ikke. En frivillig sættes aldrig på personalevagtplanen, og en frivillig vagtplan indgår aldrig i lønningen. Hvis du betaler nogen, hører de hjemme under Eventpersonale.
Hvad du kan gøre her
- Før en liste over alle, der har hjulpet, eller som du gerne vil spørge. Tilføj personer manuelt, eller importér dem fra et regneark — se Den frivillige liste og CSV-import.
- Driv faste hold som Registrering, Musik eller Køkken, hver med teamledere og et kernehold, der er med på hver begivenhed — se Faste hold, teamledere og kernehold.
- Invitér personer til en begivenhed, modtag tilmeldinger og bekræft i bulk — se Invitér frivillige til en begivenhed og Rekruttering med tilmeldingslinks, tilmelding og kopierede opsætninger.
- Uddel begivenhedsroller, så en frivillig kan drive døren, økonomien eller de andre frivillige — se Frivillige roller og teamledere.
- Planlæg arbejdet med vagter, frivilligopgaver og begivenhedens opgavetavle.
- Kør dagen med dagsplanen og live-visningen og beskeder til dine frivillige.
- Pas på timer og privatliv — hvem der ser hvad, timeoversigten og sletning af en frivillig, se Frivilliges timer og privatliv.
- Sig tak med en gratis eller nedsat billet, som kun dine frivillige kan købe — se Den frivilliges takkebillet.
Begivenhedens sider
Åbn en begivenhed, og gå derefter til Team & partnere → Frivillige. En fanerække løber øverst. Mennesker viser, hvem der blev spurgt, og hvad de svarede. Vagter og Opgaver er vagtplanen og opgavelisten, Dagsplan sætter begge dele i tidsrækkefølge, Live viser, hvad der sker lige nu, Beskeder skriver til holdet, Indstillinger rummer begivenhedens frivillig-valg, og Liste er den samme liste som i din organisatørpanel, for personer der kun har denne ene begivenhed.
Et typisk forløb
- Opbyg din liste én gang, og opsæt dine hold. Gør dem, der altid er der, til kerne: de bliver tilføjet til hver ny begivenhed.
- På begivenheden åbner du Mennesker og inviterer resten, eller du lægger et tilmeldingslink i din WhatsApp-gruppe.
- Tilføj Vagter og Opgaver, eller kopiér dem fra sidste års begivenhed, og sæt derefter bekræftede personer på vagterne.
- Inden dagen sender du en Besked, udskriver Dagsplanen og tjekker holdstørrelserne under Mennesker.
- På dagen holder du Live åben. Bagefter ligger timerne på listen, og du kan hente en oversigt for hver frivillig.
Godt at vide
- At stå på listen er ikke en invitation. Import af en liste sender ingen e-mail; du bestemmer pr. begivenhed, hvem du spørger.
- Kun bekræftede frivillige kan sættes på vagter, få opgaver, have en rolle og købe takkebilletten.
- At sige nej til en invitation kræver ingen konto. At sige ja kræver det: den frivillige opretter en gratis konto fra invitationssiden eller logger ind, og først derefter bliver de bekræftet, og du får besked. Kontoen er det, de bruger til at se deres vagter og opgaver, checke ind og købe takkebilletten. Deres side er beskrevet i Frivilligt arbejde ved en begivenhed.
- Invitations-, bekræftelses- og beskedmails sendes med din egen timegrænse for udsendelse (Indstillinger → E-mail), så hundrede invitationer fordeles over tid i stedet for at gå ud i ét stød.
- Hver invitation indeholder et link til at fravælge dine frivillig-invitationer. Personer, der har fravalgt, springes over, når du inviterer dem, og vises som Ønsker ikke invitationer på listen.
- Et holdmedlem kan arbejde med frivillige, når deres rolle har tilladelsen Frivillige; Teamleder (kun egne hold) begrænser det til de hold, de leder. Tilladelsen Opgaver åbner opgavetavlen. Begge sættes under Brugerdefinerede roller.
Fejlfinding
- Frivillig-punkterne mangler i menuen — din rolle har ikke tilladelsen Frivillige for den begivenhed. Spørg den organisatør, der ejer den.
- En frivillig siger, at de ikke kan se deres vagter — de skal have en konto på den e-mailadresse, du inviterede, og adressen skal være bekræftet. Hvis Mennesker viser Ingen konto endnu ved siden af dem, så brug Send tilmeldingslink.
- Nogen blev sprunget over, da du inviterede — de er allerede på denne begivenhed i en eller anden status, eller de har fravalgt dine invitationer.