Udgifter
Hjælpeartikler er muligvis ikke helt nøjagtige — på grund af hyppige opdateringer og automatisk oversættelse kan de halte efter appen. Kontakt support, hvis du er i tvivl.
På denne side
Brug Penge → Udgifter (siden har titlen Udgifter & indtægter) som en løbende kladde over penge ind og ud, der ikke er et billetsalg: depositum til lokaler, tryk, udstyr, sponsorat du har modtaget, donationer. Det er din egen bogføring; deltagere ser den aldrig. Til et enkelt events resultatopgørelse bruger du eventets egen side — se Omsætning og udgifter for event.
Hvad du kan gøre her
- Registrer indtægter og udgifter, eventuelt knyttet til et event, med en reference, noter og en kvittering.
- Se totaler for indtægter, udgifter og nettosaldo, vist hver for sig for hver valuta, du bruger.
- Filtrer listen til Alle posteringer, Indtægt eller Udgifter.
Sådan tilføjer du en postering
- Klik på Tilføj indtægt eller Tilføj udgift. Posteringstypen er allerede valgt, og du kan skifte den på formularen.
- Giv den en titel, en kategori, datoen, beløbet og valutaen.
- Vælg eventuelt det event, den hører til, tilføj en beskrivelse, din egen reference (et faktura- eller kvitteringsnummer) og noter, og vedhæft en kvittering.
- Gem. Posteringen vises øverst på listen, og totalerne opdateres.
- Vil du senere ændre eller fjerne en postering, bruger du Rediger eller Slet på dens række. Fanerne Indtægt og Udgifter filtrerer listen; kortet Nettosaldo er altid summen af alt.
På formularen skifter Posteringstype mellem indtægt og udgift, Titel navngiver den, Kategori placerer den, Beløb angiver tallet, Tilknyttet event knytter den til ét event, og Vedhæftning rummer kvitteringen.
Indstillinger forklaret
- Indtægtskategorier: Billetsalg, Sponsorat, Merchandise, Donationer, Tilskud, Andet.
- Udgiftskategorier: Lokaler, Udstyr, Markedsføring, Personale, Catering, Rejser, Forsikring, Logistik, Tilladelser, Indretning, Teknologi, Andet.
- Tilknyttet event — lad feltet stå tomt for omkostninger, der gælder hele organisationen (hosting, generel markedsføring). Knyt det, når noget hører til ét event, så det vises i det events resultatopgørelse.
- Vedhæftning — PDF, JPG, PNG, WebP, Word eller Excel, op til 10 MB, gemt privat. Kun du kan åbne den, via linket Vis fil på rækken. Når en kvittering erstattes eller fjernes, slettes den gamle fil med det samme.
- Reference — fri tekst til dit eget faktura- eller indkøbsordrenummer. EventMann kontrollerer det ikke.
Lagerkøb vises også her
Når du (eller en teamleder for frivillige) registrerer købet af en lagervare, for eksempel fire klapborde, opretter EventMann en almindelig udgift for det: kategorien Udstyr (eller Andet for forbrugsvarer), mængden i titlen, kvitteringen vedhæftet og, hvis du har valgt det, eventet. Den tæller så med i dit events udgifter som enhver anden omkostning. Et køb, en frivillig har betalt af egen lomme, forbliver markeret som afventende refusion, indtil du markerer det som tilbagebetalt under Lager → Køb. Selve lageret beskrives i Frivillige.
Godt at vide
- Denne kladde er helt adskilt fra billetsalg. De organisationsdækkende totaler her indeholder kun det, du har indtastet manuelt; billetindtægter lægges til på hvert events egen side for Udgifter & indtægter.
- Hvis du også indtaster dine billetsalg som indtægt, tælles de to gange på den side. Overlad billetsalg til EventMann.
- Hver valuta får sin egen række med totaler, så et euro-event og et pund-event aldrig blandes.
- Kun organisatorkontoen kan bruge denne side.
Fejlfinding
- Nettosaldoen ser forkert ud. Den er altid indtægter minus udgifter over alle posteringer, uanset hvilken fane du er på, og den udelukker billetsalg.
- Upload afvist. Grænsen er 10 MB, og filen skal være en af de angivne typer. Gem den igen i et understøttet format.
- En gammel kvittering er væk. Den blev erstattet, eller posteringen blev slettet; der er ingen gendannelse.