Faste hold, ledere og kerneholdet

Hold er foreningens afdelinger — Registrering, Musik, Markedsføring, Sponsorer, Hallens drift, Køkken — der findes fra arrangement til arrangement. Et hold har ledere, medlemmer og en kerne, og det er det, der gør det muligt for en leder at styre sin egen del af et arrangement uden at blande sig i andres. Du opsætter dem under Vækst → Frivillige → Hold. Kun du, arrangøren, kan oprette eller ændre hold.

Hvad du kan gøre her

• Opret de hold, du driver arrangementer med, og vælg, hvad deres ledere og medlemmer må åbne til et arrangement.
• Føj personer fra din liste til et hold, som medlemmer, som ledere og som kernemedlemmer.
• Omdøb et hold, ændr dets adgang, fjern personer fra det eller slet holdet.

Leder, kerne og medlem

• Medlem — hører til holdet. Ved et arrangement bliver personen placeret i et hold, når du inviterer vedkommende, eller når vedkommende tilmelder sig via et holds link.
• Leder — driver holdet ved hvert arrangement, vedkommende hjælper ved. En leder hverver personer til holdet, bekræfter dem, planlægger holdets vagter og opgaver og skriver til holdet. En leder ser hele listen over personer og listen over frivillige, men ændrer kun sine egne hold. Se Frivillige roller og holdledere.
• Kerne — er automatisk med ved hvert arrangement og ser holdets samlede billede: under Mit frivillige arbejde, under Dine hold, alle holdets opgaver ved de arrangementer, vedkommende er bekræftet til, samt en skrivebeskyttet visning af holdets lager og pakkelister. En leder er altid kerne.

Den samme person kan være med i flere hold. Ved et arrangement er vedkommendes hovedhold et hold, vedkommende leder, ellers det første hold, vedkommende er kerne i.

Tilføj et hold

1. Åbn Hold og klik på Tilføj et hold.
2. Skriv Teamnavn. Hvert navn kan kun bruges én gang.
3. Under Ledere får adgang til vælger du, hvad en leder af dette hold må åbne ved hvert arrangement, vedkommende hjælper ved, for eksempel Billetsalg for registreringslederne. Intet ekstra efterlader dem kun med deres frivilligværktøjer.
4. Under Medlemmer får adgang til vælger du det samme for almindelige medlemmer, for eksempel Indgang / check-in. Medlemmer får det kun ved arrangementer, hvor dette er deres hold.
5. Klik på Opret team.

Valgmulighederne er de roller, du kan give frivillige ved et arrangement — Frivilligkoordinering, Billetsalg, Indgang / check-in, Stedansvarlig, Markedsføring, Økonomi — og enhver tilpasset rolle, du har lavet. Hvad hver af dem åbner, er forklaret i Frivillige roller og holdledere. Adgangen virker kun ved de arrangementer, en person hjælper ved, og i 30 dage efter de er afsluttet.

Sæt personer i et hold

Hvert hold har sit eget kort med sine personer. Ledere står først. På en persons række viser et mærke Leder og et mærke Kerne, hvilken stilling vedkommende har. Sæt kryds ved Leder eller Kerne og klik på Gem for at ændre det, eller klik på krydset for at fjerne personen fra holdet. Øverst på kortet står Tilføj personer fra listen og Rediger, som omdøber holdet og ændrer dets adgang.

1. Klik på Tilføj personer fra listen for at åbne listen ved siden af siden.
2. Brug søgefeltet til at finde personer efter navn, e-mail eller frivilignummer, og sæt kryds ved dem.
3. Sæt kryds ved som ledere, hvis de driver holdet, eller ved som kerneteam (ved hvert arrangement), hvis de skal være med ved hvert arrangement.
4. Klik på Tilføj til team. Op til 500 personer kan tilføjes ad gangen.

Kerneholdet er med ved hvert arrangement

Kernemedlemmer og ledere føjes til alle dine arrangementer, der ikke er afsluttet, så du ikke skal invitere de samme halvtreds personer igen hver gang.

• En leder føjes til som bekræftet, fordi vedkommende driver holdet. Vedkommende kan stadig trække sig.
• Andre kerne-medlemmer føjes til som inviteret og svarer Ja eller Nej fra deres e-mail.
• Ingen får en e-mail, mens arrangementet er et udkast. Invitationerne sendes, når arrangementet første gang offentliggøres, så et udkast, du sletter, aldrig når nogen.
• Når du gør en person til kerne eller leder, føjes vedkommende på én gang til alle dine kommende arrangementer.
• En person, der allerede er med ved et arrangement i en hvilken som helst status — har takket nej, er fjernet — føjes aldrig til igen. Vedkommendes svar står ved magt.

Hvad et kernemedlem kan gøre

• Holdopgaver — alle opgaver, du eller en leder har givet holdet, ikke kun deres egne: de flytter en opgave videre (Åbn, I gang, Blokerede, Færdig), sætter kryds i dens tjekliste og skriver kommentarer. De kan ikke tilføje, slette eller omfordele en opgave; det bliver hos dig og holdets ledere.
• Holdets lager — holdets genstande med antal, stand, hvem der har hver enkelt, eller hvor den er opbevaret, advarslen om lav beholdning og holdets pakkeliste til deres kommende arrangementer. De kan ikke redigere genstande, genopfylde lageret eller registrere køb.
• Kun eget hold: et kernemedlem i Hallens drift ser intet af Registreringens opgaver eller lager. Et almindeligt medlem ser kun de opgaver, der er givet til dem, deres vagt eller hele holdet.

Godt at vide

• At fjerne en person fra et hold eller forlade kerneholdet fjerner ikke vedkommende fra arrangementer, de allerede har sagt ja til.
• Når du sletter et hold, bliver dets personer på din liste og ved hvert arrangement. Kun holdet forsvinder; holdets vagter og opgaver bliver til „intet hold“, og dets personer viser intet hovedhold ved arrangementerne.
• Kun arrangøren definerer hold. Et holds adgang gælder ved alle arrangementer, så en arrangementskoordinator, der kun har ét arrangement, ikke kan sætte den.
• Personer, der har frasagt sig dine invitationer, springes over, når kerneholdet føjes til.
• Hvert hold kan også passe sit eget lager mellem arrangementerne; se Holdets lager.

Fejlfinding

• Et kernemedlem blev ikke inviteret til mit nye arrangement — arrangementet er stadig et udkast (de inviteres, når du offentliggør), arrangementet er aflyst eller overstået, eller personen har frasagt sig dine invitationer.
• En leder kan ikke åbne arrangementet — en leder skal have en bekræftet plads ved arrangementet og en konto med den e-mailadresse, der står på listen, og med en bekræftet e-mail.
• Holdnavnet afvises — du har allerede et hold med det navn.

Relateret

• Frivillige
• Frivillige roller og holdledere
• Inviter frivillige til et arrangement
• Vejledning for holdledere