Opfølgning efter arrangementet

Opfølgninger efter arrangementet er e-mails, du skriver én gang, og som EventMann sender automatisk, når arrangementet er slut: en tak, et link til billederne, en hurtig afstemning eller undersøgelse, et kig på dine kommende arrangementer. Find dem under Markedsføring → Kommunikation til deltagere, på fanen Efter arrangementet — modstykket til Påmindelser, der sendes før arrangementet. Alle, der kan se arrangementet, kan læse siden; oprettelse, redigering og afsendelse kræver tilladelse til at redigere det.

Hvad du kan gøre her

• Skriv en opfølgning i en redigeringsvisning på hele siden med et live-preview, gemt som en kladde, indtil du beslutter dig.
• Vælg, hvem der får den: alle med billet, kun dem der kom, eller kun dem der ikke er ankommet.
• Tilføj en feedbackafstemning eller undersøgelse, foto- og sociale links og dine kommende arrangementer.
• Planlæg den, følg levering live, stop og genoptag afsendelsen, og del en offentlig webversion.
• Hold arrangementets foto- og videolinks samlet ét sted.

Klik på Ny opfølgningsmail for at starte. Hver række viser sin status (Kladde, Planlagt, Sender, Stoppet eller Sendt), hvem den går til, og hvornår den forfalder — for eksempel “24 timer efter arrangementet (man. 9. nov., 23:30)”. En kladde har Planlagt; en planlagt en har Tilbage til kladde. Panelet Fotos & videoer rummer dine delte links (se nedenfor).

Sådan skriver og planlægger du en

1. Klik på Ny opfølgningsmail. Redigeringsvisningen har syv nummererede afsnit, og de samme numre vises i live-preview'et ved den del af mailen, hvert afsnit ændrer.
2. Hvem & hvornår — vælg Send til og Timer efter arrangementet slutter (1–720). En boks nedenfor viser det præcise afsendelsestidspunkt, hvor mange der nås, og hvor lang tid afsendelsen tager ved din timegrænse (Rediger grænsen åbner den indstilling).
3. Emne & banner — Emnet, et farvetema (Violet, Festlig, Ocean, Forest eller Midnight & guld) og et valgfrit banner med emoji, titel og undertitel. En kontakt viser dit arrangementsbillede over banneret.
4. Din besked — teksten under banneret.
5. Fotos & sociale medier — knapper til din delte fotomappe og dine sociale profiler.
6. Feedback — vælg en afstemning eller undersøgelse (se nedenfor).
7. Dine kommende arrangementer — op til tre af dine kommende offentlige arrangementer. Har du ingen, udelades blokken.
8. Afslutning & sidefod — din afslutning og båndet nederst.
9. Kontrollér preview'et. Skift mellem Computer / Telefon og Lyst / Mørkt for at se, hvordan det ser ud. Klik på Send mig en test for en rigtig kopi i din egen indbakke.
10. Klik på Gem kladde for at arbejde videre, eller Planlagt og bekræft. Intet sendes til dine gæster, før du trykker Planlagt.

Hvem den går til

• Alle med billet — hver bekræftet ordre.
• Deltaget — ordrer hvor mindst én billet blev scannet ved indgangen.
• Ikke ankommet endnu — ordrer hvor ingen blev scannet.

Hver valgmulighed viser, hvor mange ordrer den dækker. Hvis ingen overhovedet er scannet ved indgangen, har EventMann ingen deltagelsesdata: så går Deltaget til alle, og Ikke ankommet endnu går til ingen, og redigeringsvisningen advarer dig.

Afsendelse, tempo og samtykke

• Den sendes ved arrangementets slutning plus dine timer, kontrolleret hvert femte minut. Hvis tidspunktet allerede er passeret, når du planlægger, sendes den inden for cirka fem minutter.
• Mails sendes i dit timebaserede afsendelsesloft for arrangøren (200 i timen som standard; ændres under Indstillinger → SMTP & mail). Hvis du har sat et afsendelsesvindue, venter mail, der forfalder uden for det, til næste åbning.
• En opfølgning behandles som markedsføring. Personer, der har fravalgt markedsføringsmails, eller har afmeldt sig dig, modtager den ikke, og hver kopi indeholder et afmeldingslink.

Feedbackblokke: afstemninger, stjerner og undersøgelser

Vælg en afstemning eller undersøgelse (oprettet under Undersøgelser), og mailen viser dens første valgspørgsmål som svarmuligheder man kan trykke på, dets første bedømmelsesspørgsmål som stjerner, og en knap Giv feedback til resten. Tre kontakter lader dig slå hver af dem fra. Et tryk forudvælger svaret på undersøgelsessiden; personen trykker stadig på Send, så en mailscanner aldrig kan stemme for nogen.

Følg levering, stop og genoptag

1. Åbn en sendt opfølgning med Vis. Panelet Levering viser Leveret, Venter, Tilbageholdt (stoppet), Mislykket og Sprunget over (fravalgt), og hvornår den sidste mail går ud.
2. Klik på Stop afsendelse for at holde de mails tilbage, der ikke er sendt endnu. Intet går tabt: de venter.
3. Klik på Genoptag afsendelse for at sende præcis de tilbageholdte igen, i dit tempo. Ingen får mail to gange.
4. Panelet Svar viser afstemnings- eller undersøgelsesresultaterne, efterhånden som de kommer ind.
5. Under Offentligt link klik på Opret offentligt link for en webversion af mailen, du kan skrive i en WhatsApp-gruppe (Del på WhatsApp, Kopiér, Åbn). Den viser intet personligt; alle med linket kan åbne det og stemme i afstemningen. Stop deling slukker det med det samme.

Siden slutter med modtagerlisten. Afmeldte adresser er markeret. En mail, der stadig mislykkedes efter gentagne forsøg, tælles under Mislykket.

Links til fotos & videoer

EventMann lagrer ingen fotos eller videoer. På fanen Efter arrangementet tilføjer du op til ti links til en delt mappe, hvor folk kan uploade (Upload og del), et album eller en aftermovie (Se album / video), eller din sociale profil (Socialt profil), hver med knaptekst og en valgfri note. De vises i dine opfølgninger og, når arrangementet er begyndt, på arrangementssiden. Sørg for, at mappen tillader uploads, og at du må dele det, folk sender dig.

Godt at vide

• En opfølgning, der er sendt, kan ikke redigeres eller sendes igen; skriv en ny. En opfølgning kan slettes fra listen med papirkurv-ikonet.
• “Sendt” betyder leveret, ikke blot sat i kø: siden tæller de reelle leveringer, så du kan se forskel på i kø og færdig.
• En testkopi har de samme blokke som den rigtige, men ingen personlige links, og den tæller ikke som modtager.

Fejlfinding

• Den blev ikke sendt — den kan stadig være en kladde (tryk Planlagt), eller arrangementet mangler en dato. Badgene Planlagt og Sendt fortæller dig det.
• Færre personer end forventet — gæster, der har fravalgt, springes over, og flere billetter på én adresse er én e-mail.
• Nogle er Mislykket — adressen afviste mailen efter gentagne forsøg. De er opført på siden.
• Jeg stoppede den ved en fejl — klik på Genoptag afsendelse.

Relateret

• Arrangementspåmindelser
• Undersøgelser
• Meddelelser til deltagere
• Check-in og indgangsstyring