Vejledning for holdledere

En holdleder driver ét fast hold i en forening, f.eks. Registrering eller Lokaleadministration, ved hver begivenhed. Som leder rekrutterer du folk til dit hold, bekræfter dem, planlægger holdets vagter og opgaver, skriver til dine folk og passer på holdets lager. Du gør dette fra din egen konto og ikke fra et arrangørpanel. Denne vejledning er oversigten; hvert afsnit linker til detaljerne.

Hvad du kan gøre her

• Rekruttér fra arrangørens liste, med et tilmeldingslink eller ved at tilføje en ny person.
• Bekræft ansøgere og afgør, om en person, du inviterer, er bekræftet med det samme.
• Planlæg vagter og opgaver for dit hold og sæt dine folk på dem.
• Følg dagen på dagsplanen og livesiden, og skriv til dit hold.
• Pas på dit holds lager: varer, indkøbsliste, køb og kvitteringer. Se Dit holds lager.

Åbn dine begivenheder

1. Åbn menuen for din avatar. Under Eventarbejde vælger du din rolle, eller du åbner Mit arbejde.
2. Klik på knappen ved begivenheden: Frivillige, eller en anden knap, hvis dit hold også har en rolle som Billetkontor.
3. I sidebaren vælger du Frivillige. En leder ser fanerne Mennesker, Vagter, Opgaver, Dagsplan, Live, Beskeder og Liste. Der er ingen fane Indstillinger: begivenhedens generelle indstillinger forbliver hos arrangøren.

Rekruttér folk

Under Mennesker viser blokken Hold ved denne begivenhed hvert hold, du leder: hvor mange der er bekræftet i forhold til, hvad holdet har brug for, og hvor mange der endnu ikke har svaret.

1. Angiv under Behov, hvor mange personer dit hold har brug for, og tryk på Gem.
2. Under Tilmeldingslink opretter du et link og bruger Kopiér eller Del på WhatsApp. Personer, der åbner det, logger ind og ansøger om at komme på dit hold; du accepterer dem. Slå fra stopper linket; et nyt link erstatter det gamle. Se Tilmeld dig eller deltag i et hold.
3. Klik på Invitér fra din liste øverst på siden for at spørge personer, som arrangøren allerede kender.

Invitér fra listen: inviter eller bekræft med det samme

1. Vælg personer i listen (søg, eller brug Vælg alle viste), eller — i første del — alle, der har hjulpet ved en af arrangørens tidligere begivenheder.
2. Feltet Hold viser kun dine hold. Du skal vælge et.
3. Lad Allerede bekræftet (jeg har selv spurgt) være fravalgt, hvis du vil sende den almindelige invitation „Kan du hjælpe?”; personen svarer Ja eller Nej, og et ja beder dem om at oprette en gratis konto eller logge ind, før det tæller. Sæt kryds, når nogen allerede har sagt ja til dig: de bliver bekræftet med det samme og modtager „Du er på holdet” i stedet for en invitation. Har de endnu ingen konto, indeholder mailen en knap Opret min konto, og under Mennesker vises de med Ingen konto endnu og en knap Send tilmeldingslink, indtil de har oprettet en.
4. Klik på Invitér dem eller Invitér valgte. En resultatlinje viser, hvor mange der blev inviteret, og hvor mange der blev sprunget over (allerede på begivenheden eller bedt om ikke at blive inviteret).

Det samme valg findes under Tilføj nogen ny, som tilføjer en person til listen og inviterer vedkommende i ét trin. Invitationer sendes i arrangørens timebaserede afsendelsestempo, så en stor gruppe får sine mails over tid.

Vagter og opgaver

Under Vagter ser du alle vagter, men du tilføjer, ændrer og udfylder kun dem for dine egne hold. En ny vagt eller opgave skal tildeles et af dine hold.

1. Åbn Tilføj en vagt og udfyld, hvad, hvornår, hvor og hvor mange personer du har brug for.
2. Tilføj bekræftede medlemmer af dit hold til vagten. En person, der allerede har en anden vagt på det tidspunkt, springes over.
3. På en vagt for dit hold kan du registrere personer ind eller ud, eller Fjern en person.

Under Opgaver tilføjer du en opgave med Tilføj opgave, til én person, en vagt eller hele holdet, med et starttidspunkt, en frist og en tjekliste. Opgaver viser status, tjekliste og kommentarer, som dine folk skriver fra Mit frivilligarbejde.

Kun læsning og redigerbart

• Du ser alt, men du ændrer kun dit hold. Du ser hele listen over Mennesker og listen — du rekrutterer fra den — men du bekræfter, afslår, sender igen, fjerner, angiver hold og skriver kun til personer i dine egne hold. Du må dog tilknytte personer uden hold til dit hold med massehandlingen Angiv team.
• Beskeder kan kun sendes til dine egne hold og deres vagter.
• Roller, du kan give, er begrænset til dem, du selv har.
• Kopiering af opsætningen fra en tidligere begivenhed samt begivenhedens indstillinger (tilmelding, takketekst, selvbetjente vagter) forbliver hos arrangøren eller en koordinator.
• På arrangørens egne sider kan du ikke ændre kategorier, flytte en post til et andet hold eller markere køb som refunderet.

Godt at vide

• Ledere er med i kerneholdet i deres gruppe: ved hver begivenhed tilføjes en leder automatisk som bekræftet, og invitationerne til de øvrige kernemedlemmer sendes, når begivenheden er offentliggjort.
• Når en af dine personer giver en vagt tilbage, modtager du og arrangøren en besked.
• Hvis arrangøren har knyttet en rolle til dit hold (lederrollen), har du den ved hver begivenhed, du arbejder ved, f.eks. Billetkontor.

Fejlfinding

• Jeg ser intet tilmeldingslink — opret et under Hold ved denne begivenhed; der findes ingen, før du gør det.
• En person er nedtonet eller springes over — vedkommende er allerede på denne begivenhed i en eller anden status, eller har bedt arrangøren om ikke at blive inviteret.
• En handling afvises — personen eller vagten hører til et andet hold.

Relateret

• Dit holds lager
• Frivilligroller og Mit arbejde
• Frivillige (for arrangører)