Vagter og vagtplanen for frivillige

Fanen Vagter er vagtplanen for de frivillige ved en begivenhed: hvad der skal gøres, hvornår, hvor og af hvor mange, og hvem der er på. Den er adskilt fra vagtplanen for personale under Administrer personale, fordi frivillige er ulønnede og aldrig går gennem lønningssystemet. Åbn begivenheden, og vælg derefter Team & partnere → Frivillige → Vagter. Alle tidspunkter er i begivenhedens egen tidszone, som siden angiver øverst.

Hvad du kan gøre her

• Tilføj de vagter, du har brug for folk til, med et sted og antallet af personer, der skal bruges.
• Sæt bekræftede frivillige på en vagt, én eller mange ad gangen.
• Tjek folk ind og ud fra vagtplanen, for dem der ikke kan gøre det selv.
• Lad de frivillige vælge og afgive vagter selv.
• Se med et blik, hvilke vagter der er fulde: 8 af 8 er grøn, 2 af 3 er gul.

Tilføj en vagt

1. Klik på Tilføj en vagt for at åbne formularen.
2. Skriv Hvad det er, for eksempel „Registreringsdisk“.
3. Vælg det Team, vagten hører til. En holdleder skal vælge et af sine egne hold; du må lade feltet stå tomt, hvilket gør vagten til en for alle.
4. Sæt Starter og Slutter. De starter med begivenhedens start og tre timer senere; slutningen skal være efter starten.
5. Tilføj eventuelt Hvor og nogle Detaljer. Sæt Mennesker nødvendig til et tal mellem 1 og 500.
6. Klik på Tilføj vagt.

Læs vagtplanen

Hver vagt er et kort med titel og holdmærke, hvor mange pladser der er besat, og én linje pr. frivillig med deres status: Ikke tjekket ind, Tjekket ind 17:02, eller udtjekningstidspunktet med de arbejdede timer. Tjek ind markerer dem som til stede, hvorefter samme link siger Tjek ud; et tredje tryk siger Genåbn for den person, der blev udtjekket ved en fejl. Fjern tager dem af vagten. Rediger ændrer vagten eller sletter den. Hvor en vagt stadig har ledige pladser, sætter Tildel personer flere personer på den.

Sæt folk på en vagt

Under listen over personer åbner Tildel personer (N pladser tilbage) en vælger med bekræftede frivillige. Den vises kun, mens vagten har ledige pladser.

1. Klik på Tildel personer — knappen viser, hvor mange pladser der er tilbage.
2. Søg efter navn, hold eller færdighed, og sæt flueben ved personerne. En leder ser kun personerne fra sine egne hold.
3. Klik på Tilføj til vagt.

Siden fortæller, hvor mange der blev tilføjet. Nogen springes over, når de allerede er på vagten, når de er på en anden vagt i denne begivenhed på et overlappende tidspunkt, eller når vagten er fuld på det tidspunkt — to koordinatorer, der fylder de sidste pladser samtidig, kan aldrig begge lykkes. Hver person, der bliver tilføjet, får en e-mail, og cirka et døgn før vagten starter får de en påmindelse, én gang.

Indstillinger forklaret

• Mennesker nødvendig — kan ikke sættes lavere end antallet af personer, der allerede er på vagten. Fjern nogen først.
• Team — vises som et mærke, afgør hvilken leder der må ændre vagten, og hvilke frivillige der må tage den selv.
• Slet vagt — i vagtens panel Rediger. De frivillige på vagten bliver fjernet fra den.
• Frivillige vælger selv deres vagter og afgiv en vagt indtil — på fanen Indstillinger, se Rekruttering med tilmeldingslinks, tilmelding og kopierede opsætninger.

Godt at vide

• Kun bekræftede frivillige kan sættes på vagter. Hvis vælgeren siger, at ingen endnu er bekræftet, skal du først bekræfte personer under Mennesker.
• Frivillige tjekker selv ind fra Mit frivillige arbejde. Indtjekning åbner en time før vagten og lukker, når den slutter, så der er ingen indtjekning for en vagt, der er forbi, og udtjekning kræver en indtjekning først.
• Timer tælles fra indtjekning til udtjekning. En vagt, der er tjekket ind på men aldrig ud af, tæller ingenting, før du lukker den med Tjek ud her.
• At sætte nogen på vagtplanen sender dem en e-mail. Flytning eller sletning af en vagt sender dem ikke en ny e-mail; fortæl dem det med en besked.
• Vagter med et hold og opgaver med et hold er også det, en holdleder ser på sin dagsplan og i Live-visningen.

Fejlfinding

• „Er allerede på en anden vagt på det tidspunkt“ — hver person kan kun have én vagt ad gangen. Forkort en vagt, eller vælg en anden person.
• Ingen at vælge imellem — alle, der er bekræftet, er allerede på vagten, eller (for en leder) er ingen i dine hold bekræftet endnu.
• Antallet kan ikke sænkes — vagten har allerede flere personer på; fjern nogle først.
• Timerne er forkerte — tjek vagten for manglende udtjekninger; brug Tjek ud eller Genåbn på linjen.

Relateret

• Frivillige
• Frivillig-opgaver
• Dagsplanen og Live-visningen
• Mit frivillige arbejde: vagter og indtjekning