Dostawcy wydarzenia

Dostawcy wydarzenia śledzą zewnętrznych dostawców obsługujących Twoje wydarzenie — firmy cateringowe, dźwięk i światło, fotografów — od pierwszego przydziału, przez zadania, umowy i faktury, aż po opinię po wydarzeniu. Otwórz wydarzenie, a następnie Zespół i partnerzy → Dostawcy. Dostawcy to odrębne firmy, które mają własne konto EventMann i portal dostawcy: przydzielasz ich tutaj, a oni odpowiadają, podpisują i wystawiają faktury po swojej stronie.

Co możesz tutaj zrobić

• Przypisz dostawcę spośród dostawców zatwierdzonych przez administratora, z opcjonalną usługą i uzgodnioną opłatą.
• Przydziel dostawcy zadania z terminem wykonania i śledź je do końca.
• Wystaw umowę, którą dostawca podpisuje online, i przeczytaj podpisaną kopię.
• Zatwierdzaj i opłacaj faktury, które dostawca przesyła.
• Oceń dostawcę po wydarzeniu.
• Usuń dostawcę z wydarzenia.

Przypisz dostawcę

1. Otwórz pole Przypisz dostawcę u góry i wybierz Dostawca. Lista jest przeszukiwalna i pokazuje nazwę firmy wraz z imieniem i nazwiskiem osoby kontaktowej. Pojawiają się tylko dostawcy, których profil jest kompletny i zatwierdzony przez administratora. Dostawca, który w swoim kalendarzu zaznaczył jakiś dzień tego wydarzenia jako niedostępny, ma przy sobie informację „Niedostępny w dniu …” z datami; nadal możesz go przypisać, na przykład gdy zgodził się na wyjątek.
2. Opcjonalnie wybierz Usługę: lista pokazuje aktywne usługi każdego zatwierdzonego dostawcy, pogrupowane pod nazwą jego firmy. Wybierz usługę należącą do dostawcy wybranego po lewej stronie; usługa innego dostawcy zostanie odrzucona. Pozostaw Bez konkretnej usługi, jeśli przydział ma nie obejmować żadnej usługi.
3. Opcjonalnie wpisz Uzgodnioną opłatę w walucie wydarzenia. Jest to kwota orientacyjna dla Ciebie i dostawcy; nic nie zostaje pobrane.
4. Kliknij Przypisz dostawcę. Dostawca zostaje o tym powiadomiony, a przydział czeka jako zaproszenie.

Każdy przypisany dostawca to wiersz z nazwą firmy, statusem, uzgodnioną opłatą i małą strzałką, która otwiera szczegóły. Dostawca, który nie odpowiedział, pokazuje Oczekiwanie na odpowiedź obok statusu Zaproszony; akceptuje lub odrzuca w swoim portalu, a status zmienia się na Potwierdzone lub Odrzucony. Dostawcę można przypisać do wydarzenia tylko raz.

Praca z jednym dostawcą

Kliknij wiersz dostawcy, aby go otworzyć. Pojawią się trzy kolumny: Zadania, Faktury i Umowy, a pod nimi Ocena wykonania.

• Zadania — wpisz tytuł, opcjonalnie datę, i kliknij + Dodaj zadanie. Przenoś zadanie między Oczekujące, W trakcie i Zakończone za pomocą jego menu. Zakończonego zadania nie można otworzyć ponownie; pokazuje ono tylko swoją odznakę. Kosz usuwa zadanie.
• Faktury — dostawca przesyła je z własnego portalu; widzisz numer, sumę i status. Gdy pojawi się faktura, pod spodem pokazuje się blok Zapłać na rzecz z danymi bankowymi, które dostawca zapisał (właściciel rachunku, IBAN, BIC, bank) — te same, które są wydrukowane na jego fakturze w PDF. Zatwierdź przenosi fakturę Przesłana do statusu Zatwierdzona; Oznacz jako Wypłacone rejestruje następnie, że ją opłaciłeś. Faktura musi mieć status Przesłana, zanim można ją zatwierdzić, i Zatwierdzona, zanim można ją oznaczyć jako opłaconą.
• Umowy — każda umowa to wiersz z jej statusem; Zobacz ją otwiera. Aby wystawić nową, podaj tytuł, napisz pełne warunki i opcjonalnie wybierz datę wygaśnięcia późniejszą niż dzisiaj, a następnie kliknij Wystaw umowę. Zostaje ona od razu wysłana do dostawcy.
• Ocena wykonania — wybierz ocenę od 1 do 5 gwiazdek, dodaj opcjonalny komentarz i kliknij Wyślij opinię. Jedna ocena przypada na dostawcę i wydarzenie; Edytuj ocenę zmienia ją później.
• Usuń dostawcę na dole usuwa dostawcę z wydarzenia po potwierdzeniu.

Czytanie umowy

Zobacz otwiera stronę umowy: warunki tak, jak je napisałeś, kiedy została wysłana, kiedy wygasa oraz — gdy dostawca już podpisał — datę, adres, z którego pochodził podpis, i sam podpis. Umowa, której dostawca nie podpisał, pokazuje „Oczekiwanie na podpis dostawcy” i oferuje Anuluj umowę; dostawca nie może jej wtedy już podpisać, a tej czynności nie da się cofnąć. Umowa, która wygasła bez podpisu, mówi o tym wprost.

Wyjaśnienie ustawień

• Uzgodniona opłata — wyłącznie informacyjnie. Nie jest pobierana ani wypłacana przez EventMann.
• Usługa — jedna z aktywnych usług wybranego dostawcy, opcjonalna.
• Wygaśnięcie umowy — opcjonalne, musi być późniejsze niż dzisiaj; puste pole oznacza, że umowa nie wygasa.
• Status dostawcy — Zaproszony, Potwierdzone, Odrzucony lub Anulowana. Zmienia go dostawca w swoim portalu.
• Niedostępny w dniu … — pokazywane na liście dostawców i w wierszu przypisanego dostawcy, gdy dostawca zablokował dzień tego wydarzenia we własnym kalendarzu. To ostrzeżenie od dostawcy, a nie blokada. Publiczny profil dostawcy pokazuje też jego zaznaczone okresy i wskazuje, które z Twoich nadchodzących wydarzeń się z nimi kolidują.

Warto wiedzieć

• EventMann nie przenosi pieniędzy między Tobą a dostawcą. Oznacz jako Wypłacone to Twój zapis, że zapłaciłeś fakturę.
• Podpisanej umowy nie można nigdy anulować. Umowę w statusie Wysłana lub wygasłą można.
• Kto co może: przypisywanie dostawców, zadania, oceny i usuwanie wymagają uprawnienia Dostawcy; zatwierdzanie i opłacanie faktur oraz wystawianie lub anulowanie umów mają własne uprawnienia, więc członek zespołu może zobaczyć fakturę i mimo to nie móc jej zatwierdzić.

Rozwiązywanie problemów

• Dostawcy brakuje na liście — jego profil jest jeszcze oczekujący, został zawieszony lub jest niekompletny. Dostawców zatwierdza administrator; Ty nie możesz zatwierdzić ich sam.
• Usługa zostaje odrzucona — należy do innego dostawcy niż ten, którego wybrałeś. Wybierz jedną z usług widocznych pod nazwą tego dostawcy albo żadnej.
• Dostawca pozostaje w statusie Oczekiwanie na odpowiedź — dostawca nie odpowiedział w swoim portalu. Poproś go, aby sprawdził powiadomienia, albo usuń go i przypisz ponownie.
• Zatwierdź lub Oznacz jako Wypłacone nic nie robi — faktura ma niewłaściwy status. Aby ją zatwierdzić, musi być Przesłana; aby oznaczyć ją jako opłaconą, musi być Zatwierdzona.
• Brakuje Anuluj umowę — umowa jest już podpisana albo anulowana.

Powiązane

• Sponsorzy wydarzenia
• Personel wydarzenia
• Faktury