Zespoły stałe, liderzy i zespół główny
Artykuły pomocy mogą nie być w pełni dokładne — z powodu częstych aktualizacji i tłumaczenia automatycznego mogą odbiegać od aplikacji. W razie wątpliwości skontaktuj się z pomocą.
Zespoły to działy Twojego stowarzyszenia — Rejestracja, Muzyka, Marketing, Sponsorzy, Obsługa hali, Kuchnia — które istnieją od wydarzenia do wydarzenia. Zespół ma liderów, członków i zespół główny, i to dzięki niemu lider może prowadzić własną część wydarzenia bez ingerencji w cudze obowiązki. Zespoły konfigurujesz w sekcji Rozwój → Wolontariusze → Zespoły. Tylko Ty, jako organizator, możesz tworzyć zespoły i je zmieniać.
Co możesz tutaj zrobić
- Utwórz zespoły, z którymi prowadzisz wydarzenia, i wybierz, co liderzy i członkowie mogą otwierać przy wydarzeniu.
- Dodaj osoby z listy wolontariuszy do zespołu jako członków, liderów i członków zespołu głównego.
- Zmień nazwę zespołu, zmień jego uprawnienia, usuń osoby z zespołu lub usuń sam zespół.
Lider, zespół główny i członek
- Członek — należy do zespołu. Przy wydarzeniu osoba zostaje przypisana do zespołu, gdy ją zaprosisz albo gdy dołączy przez link zespołu.
- Lider — prowadzi zespół przy każdym wydarzeniu, w którym pomaga. Lider rekrutuje osoby do zespołu, potwierdza je, planuje zmiany i zadania zespołu oraz pisze do zespołu. Lider widzi całą listę osób i listę wolontariuszy, ale zmienia wyłącznie swoje zespoły. Zobacz Role wolontariuszy i liderzy zespołów.
- Zespół główny — jest automatycznie na każdym wydarzeniu i widzi pełny obraz zespołu: w sekcji Mój wolontariat, pod Twoje zespoły, wszystkie zadania zespołu przy wydarzeniach, do których jest potwierdzony, oraz widok tylko do odczytu na stan magazynowy zespołu i listy pakowania. Lider jest zawsze członkiem zespołu głównego.
Ta sama osoba może należeć do kilku zespołów. Przy wydarzeniu jej główny zespół to zespół, który prowadzi, a jeśli takiego nie ma, pierwszy zespół, w którym jest w zespole głównym.
Dodaj zespół
- Otwórz Zespoły i kliknij Dodaj zespół.
- Wpisz Nazwa zespołu. Każda nazwa może być użyta tylko raz.
- W polu Liderzy mają dostęp do wybierz, co lider tego zespołu może otwierać przy każdym wydarzeniu, na przykład Kasa dla liderów Rejestracji. Nic dodatkowego pozostawia im wyłącznie narzędzia wolontariusza.
- W polu Członkowie mają dostęp do wybierz to samo dla zwykłych członków, na przykład Wejście / check-in. Członkowie otrzymują ten dostęp tylko przy wydarzeniach, w których to jest ich zespół.
- Kliknij Utwórz zespół.
Do wyboru są role, które możesz nadać wolontariuszom przy wydarzeniu — Koordynacja wolontariuszy, Kasa, Wejście / check-in, Kierownik obiektu, Marketing, Finanse — oraz dowolna rola niestandardowa, którą utworzyłeś. Co każda z nich otwiera, wyjaśnia Role wolontariuszy i liderzy zespołów. Uprawnienia działają tylko przy wydarzeniach, w których dana osoba pomaga, oraz przez 30 dni po ich zakończeniu.
Przypisywanie osób do zespołu
Każdy zespół ma własną kartę z jego osobami. Liderzy są na początku. W wierszu osoby widoczne są odznaki Lider i Zespół główny, które pokazują jej status. Zaznacz Lider lub Zespół główny i kliknij Zapisz, aby to zmienić, albo kliknij krzyżyk, aby usunąć osobę z zespołu. Na górze karty znajdują się Dodaj osoby z listy oraz Edytuj, który zmienia nazwę zespołu i jego uprawnienia.
- Kliknij Dodaj osoby z listy, aby otworzyć listę obok strony.
- Użyj pola wyszukiwania, aby znaleźć osoby po imieniu, adresie e-mail lub numerze wolontariusza, i zaznacz je.
- Zaznacz jako liderów, jeśli prowadzą zespół, lub jako zespół stały (na każdym wydarzeniu), jeśli mają być na każdym wydarzeniu.
- Kliknij Dodaj do zespołu. Naraz można dodać do 500 osób.
Zespół główny jest na każdym wydarzeniu
Członkowie zespołu głównego i liderzy są dodawani do każdego z Twoich wydarzeń, które jeszcze się nie zakończyło, dzięki czemu nie zapraszasz tych samych pięćdziesięciu osób za każdym razem od nowa.
- lider zostaje dodany jako potwierdzony, ponieważ prowadzi zespół. Nadal może zrezygnować.
- Każdy inny członek zespołu głównego zostaje dodany jako zaproszony i odpowiada Tak lub Nie z poziomu swojego e-maila.
- Nikt nie dostaje e-maila, dopóki wydarzenie jest szkicem. Zaproszenia wysyłane są dopiero przy pierwszej publikacji wydarzenia, więc usunięty szkic nigdy nie dociera do nikogo.
- Gdy kogoś ustawisz jako członka zespołu głównego lub lidera, zostaje od razu dodany do wszystkich Twoich nadchodzących wydarzeń.
- Osoba, która jest już przypisana do wydarzenia w jakimkolwiek statusie — odmówiła, została usunięta — nigdy nie zostaje dodana ponownie. Jej odpowiedź jest ostateczna.
Co może członek zespołu głównego
- Zadania zespołu — wszystkie zadania, które Ty lub lider przydzieliliście zespołowi, nie tylko własne: przesuwa zadanie dalej (Otwórz, W toku, Zablokowane, Gotowe), zaznacza jego listę kontrolną i pisze komentarze. Nie może dodawać, usuwać ani przydzielać zadań; to pozostaje w gestii Ciebie i liderów zespołu.
- Inwentarz zespołu — przedmioty zespołu z ilością, stanem, informacją, kto ma dany przedmiot lub gdzie jest przechowywany, ostrzeżenie o niskim stanie oraz listę pakowania zespołu na nadchodzące wydarzenia. Nie może edytować przedmiotów, uzupełniać zapasów ani rejestrować zakupów.
- Tylko własny zespół: członek zespołu głównego Obsługi hali nie widzi nic z zadań ani zapasów Rejestracji. Zwykły członek widzi wyłącznie zadania przydzielone jemu, jego zmianę lub cały zespół.
Warto wiedzieć
- Usunięcie osoby z zespołu lub rezygnacja z zespołu głównego nie usuwa jej z wydarzeń, na które już się zgodziła.
- Usunięcie zespołu zachowuje jego osoby na Twojej liście wolontariuszy i na każdym wydarzeniu. Usuwany jest tylko zespół; jego zmiany i zadania stają się „bez zespołu”, a jego osoby nie mają przy wydarzeniach żadnego głównego zespołu.
- Zespoły definiuje wyłącznie organizator. Uprawnienia zespołu obowiązują przy każdym wydarzeniu, dlatego koordynator wydarzenia, który ma dostęp do jednego wydarzenia, nie może ich ustawić.
- Osoby, które zrezygnowały z Twoich zaproszeń, są pomijane przy dodawaniu zespołu głównego.
- Każdy zespół może też pilnować własnego sprzętu między wydarzeniami; zobacz Inwentarz zespołu.
Rozwiązywanie problemów
- Członek zespołu głównego nie został zaproszony na moje nowe wydarzenie — wydarzenie jest jeszcze szkicem (zaproszenie zostaje wysłane po publikacji), wydarzenie zostało odwołane lub już się zakończyło, albo osoba zrezygnowała z Twoich zaproszeń.
- Lider nie może otworzyć wydarzenia — lider potrzebuje potwierdzonego miejsca przy wydarzeniu oraz konta z adresem e-mail z listy wolontariuszy, z potwierdzonym adresem e-mail.
- Nazwa zespołu zostaje odrzucona — masz już zespół o tej nazwie.