Zmiany i grafik wolontariuszy

Zakładka Zmiany to grafik wolontariuszy na dane wydarzenie: co trzeba zrobić, kiedy, w jakim miejscu i ile osób jest potrzebnych, oraz kto jest przydzielony. Jest oddzielona od grafiku personelu w sekcji Zarządzaj personelem, ponieważ wolontariusze pracują bez wynagrodzenia i nigdy nie przechodzą przez listę płac. Otwórz wydarzenie, a następnie Zespół i partnerzy → Wolontariusze → Zmiany. Wszystkie godziny podano w strefie czasowej wydarzenia, którą strona wskazuje na górze.

Co możesz tutaj zrobić

• Dodawać sloty, na które potrzebujesz ludzi, z miejscem i liczbą potrzebnych osób.
• Przydzielać potwierdzonych wolontariuszy do zmiany, jednego lub wielu naraz.
• Meldować osoby na wejściu i wymeldowywać je z grafiku, dla tych, którzy nie mogą zrobić tego sami.
• Pozwolić wolontariuszom samodzielnie wybierać zmiany i z nich rezygnować.
• Na pierwszy rzut oka zobaczyć, które zmiany są pełne: 8 z 8 jest zielone, 2 z 3 jest bursztynowe.

Dodaj zmianę

1. Kliknij Dodaj zmianę, aby otworzyć formularz.
2. Wpisz Co to jest, na przykład „Stanowisko rejestracji”.
3. Wybierz Zespół, do którego należy. Kierownik zespołu musi wybrać jeden ze swoich zespołów; możesz zostawić pole puste, co sprawi, że zmiana będzie dla każdego.
4. Ustaw Początek i Koniec. Domyślnie są to początek wydarzenia i trzy godziny później; koniec musi być po początku.
5. Opcjonalnie dodaj Gdzie i kilka Szczegółów. Ustaw Potrzebne osoby, między 1 a 500.
6. Kliknij Dodaj zmianę.

Czytanie grafiku

Każda zmiana to karta z tytułem i odznaką zespołu, liczbą obsadzonych miejsc i jedną linią na wolontariusza z jego statusem: Niezameldowany, Zameldowany 17:02 albo godzina wymeldowania z liczbą przepracowanych godzin. Zamelduj oznacza osobę jako obecną, a potem ten sam link pokazuje Wymelduj; trzecie kliknięcie to Otwórz ponownie, dla osoby wymeldowanej omyłkowo. Usuń zdejmuje osobę ze zmiany. Edytuj zmienia zmianę lub ją usuwa. Jeśli zmiana ma wolne miejsca, Przydziel osoby dodaje kolejne osoby.

Przydziel osoby do zmiany

Pod listą osób Przydziel osoby (pozostało N miejsc) otwiera wybór potwierdzonych wolontariuszy. Pojawia się tylko wtedy, gdy zmiana ma wolne miejsca.

1. Kliknij Przydziel osoby — przycisk pokazuje, ile miejsc zostało.
2. Wyszukaj osoby po nazwisku, zespole lub umiejętności i zaznacz je. Kierownik widzi tylko osoby ze swoich zespołów.
3. Kliknij Dodaj do zmiany.

Strona informuje, ilu osobom dodano zmianę. Osoba jest pomijana, gdy jest już na tej zmianie, gdy jest na innej zmianie tego wydarzenia w nakładającym się czasie albo gdy zmiana jest już pełna — dwaj koordynatorzy obsadzający ostatnie miejsca w tym samym momencie nie mogą oboje zostać dodani. Każda dodana osoba dostaje e-mail, a na około dzień przed startem zmiany dostaje jednorazowe przypomnienie.

Wyjaśnienie ustawień

• Potrzebne osoby — nie można ustawić mniejszej liczby niż liczba osób już na zmianie. Najpierw zdejmij kogoś.
• Zespół — wyświetla się jako odznaka, decyduje, który kierownik może zmieniać zmianę, i którzy wolontariusze mogą ją wziąć samodzielnie.
• Usuń zmianę — w panelu Edytuj zmiany. Wolontariusze na niej zostaną z niej zdjęci.
• Wolontariusze wybierają swoje zmiany oraz mogą oddać zmianę do — w zakładce Ustawienia, zob. Rekrutacja z linkami dołączenia, zapisy i kopiowane ustawienia.

Warto wiedzieć

• Na zmiany można przydzielać tylko potwierdzonych wolontariuszy. Jeśli selektor mówi, że nikt jeszcze nie został potwierdzony, najpierw potwierdź osoby w zakładce Osoby.
• Wolontariusze sami się meldują z Mojego wolontariatu. Meldowanie otwiera się godzinę przed zmianą i zamyka się, gdy zmiana się kończy, więc nie ma meldunku na zmianę, która już się skończyła, a wymeldowanie wymaga wcześniejszego zameldowania.
• Godziny liczone są od zameldowania do wymeldowania. Zmiana, na której ktoś się zameldował, ale nie wymeldował, nie liczy się, dopóki nie zamkniesz jej przyciskiem Wymelduj tutaj.
• Dopisanie kogoś do grafiku wysyła mu e-mail. Przesunięcie lub usunięcie zmiany nie wysyła go ponownie; poinformuj o tym wiadomością.
• Zmiany z zespołem i zadania z zespołem to również to, co kierownik zespołu widzi na swoim harmonogramie dnia i w widoku Na żywo.

Rozwiązywanie problemów

• „Jest już na innej zmianie w tym czasie” — każda osoba może mieć jedną zmianę naraz. Skróć jedną zmianę albo wybierz inną osobę.
• Brak osób do wyboru — wszyscy potwierdzeni są już na zmianie albo (dla kierownika) nikt z jego zespołów nie jest jeszcze potwierdzony.
• Liczby nie da się obniżyć — zmiana ma już więcej osób; najpierw zdejmij kilka z nich.
• Godziny są błędne — sprawdź zmianę pod kątem brakujących wymeldowań; użyj Wymelduj lub Otwórz ponownie przy danej linii.

Powiązane

• Wolontariusze
• Zadania wolontariuszy
• Harmonogram dnia i widok Na żywo
• Mój wolontariat: zmiany i meldowanie