Lista wolontariuszy i import z pliku CSV

Lista wolontariuszy to zestawienie wszystkich osób, które pomagały na Twoich wydarzeniach, albo które chciałbyś zaprosić. Należy do Ciebie, a nie do jednego wydarzenia: osobę dodaje się raz, otrzymuje numer wolontariusza, np. V0001, i zachowuje swoją historię we wszystkich Twoich wydarzeniach. Otwierasz ją w menu organizatora, pod pozycją Rozwój → Wolontariusze.

Co możesz tutaj zrobić

• Dodawać osoby pojedynczo lub importować listę, którą już prowadzisz, w pliku CSV.
• Wyszukiwać i filtrować według imienia i nazwiska, zespołu, umiejętności, tego, czy osoba ma konto, czy już pomagała, czy poprosiła, by jej nie zapraszać.
• Edytować dane kontaktowe, umiejętności oraz własne notatki.
• Sprawdzić, ile wydarzeń i godzin ma na koncie każda osoba, i pobrać zestawienie godzin w formacie PDF.
• Wyeksportować całą listę do pliku CSV albo usunąć osobę wraz z jej historią.

Kliknij Dodaj wolontariusza, aby dodać osobę, Importuj wolontariuszy, aby wczytać plik, albo Eksportuj CSV, aby pobrać listę. Cztery karty nad tabelą liczą wszystkich na liście, osoby, które pomagały, osoby Z kontem oraz te, które nie chcą zaproszeń; każda karta jest skrótem do odpowiedniego filtra. Użyj pola wyszukiwania do wpisania imienia, adresu e-mail, numeru telefonu lub numeru wolontariusza, a listy rozwijanej, np. Wszyscy, by dalej zawęzić listę.

Dodaj wolontariusza

1. Kliknij Dodaj wolontariusza.
2. Wpisz Nazwę i E-mail tej osoby. Oba pola są wymagane; adres e-mail musi być unikalny na Twojej liście, a wielkość liter nie ma znaczenia.
3. Dodaj Umiejętności oddzielone średnikami, np. Entrance; First aid; Stage crew. Zapisywanych jest do 20 umiejętności, a na liście stają się filtrem.
4. Opcjonalnie wpisz Notatki; są wyłącznie dla Ciebie.
5. Kliknij Dodaj do listy. Nikt nie dostaje wiadomości.

Jak czytać tabelę

Każdy wiersz zaczyna się od numeru wolontariusza tej osoby i zespołów, do których należy, z gwiazdką przy zespołach, którymi kieruje. Kolumna Wydarzenia liczy wydarzenia, na których osoba została potwierdzona, a Godziny sumują czas między zameldowaniem a wymeldowaniem w każdej zmianie, która została zakończona. Zielona odznaka Ma konto oznacza, że z tym adresem e-mail powiązane jest potwierdzone konto EventMann, a Nie chcą zaproszeń oznacza, że osoba zrezygnowała z Twoich zaproszeń. Edytuj otwiera te same pola co okno dodawania. Ikona pobierania daje zestawienie godzin tej osoby w formacie PDF, a kosz ją usuwa.

Import listy z arkusza kalkulacyjnego

W oknie Importuj wolontariuszy wczytujesz listę, którą już prowadzisz. Import tylko dodaje osoby do Twojej listy. Nie wysyła żadnych e-maili i nigdy nie zmienia osób, które już na niej są.

1. Kliknij Pobierz szablon, aby zobaczyć dokładne nazwy kolumn, albo zapisz swój arkusz jako CSV.
2. Pierwszy wiersz musi nazywać kolumny: name, email, phone, skills i notes. Wymagane są tylko name i email. Kilka umiejętności rozdziel średnikiem. Pliki zapisane przez Excela, także niemiecki Excel ze średnikami jako separatorami, są odczytywane tak, jak są.
3. Wybierz plik — do 5 MB i 5000 wierszy — i kliknij Sprawdź plik.

Zobaczysz wtedy podgląd z liczbami Zostanie dodane, Pominięte (już są) i Pominięte (nieczytelne). Wiersze oznaczone jako Gotowe zostaną dodane. Wiersz jest pomijany, gdy jego adres e-mail jest już na Twojej liście albo występuje w pliku dwa razy, a jest nieczytelny, gdy brakuje imienia lub adresu e-mail albo adres jest nieprawidłowy. Nic jeszcze nie zostało zapisane. Kliknij Importuj, aby dodać gotowe wiersze.

Wyjaśnienie ustawień

• Numer wolontariusza — przydzielany automatycznie z Twojej własnej sekwencji (V0001, V0002 i tak dalej) i nigdy nie jest ponownie używany.
• Umiejętności — wolny tekst oddzielany średnikami. Filtr umiejętności czyta te, które faktycznie są na liście.
• Notatki (widzisz je tylko ty) — nigdy nie są pokazywane wolontariuszowi ani liderom zespołów.
• Wierszy na stronę — 25, 50, 100 lub 200; Sortuj według imienia i nazwiska, numeru wolontariusza, liczby wydarzeń albo ostatnio dodanych.

Warto wiedzieć

• Jeśli zmienisz adres e-mail osoby, połączenie z jej kontem zostaje zerwane. Zostanie ono przywrócone automatycznie, gdy ktoś zaloguje się na potwierdzone konto pod nowym adresem.
• Osoba może zrezygnować z Twoich zaproszeń, korzystając z linku w każdym mailu z zaproszeniem. Nie możesz wysłać jej zaproszenia, dopóki sama się ponownie nie zapisze.
• Usuń z listy usuwa osobę razem z jej zaproszeniami, zmianami i godzinami we wszystkich Twoich wydarzeniach. Tej operacji nie można cofnąć; o to właśnie prosi wniosek o usunięcie danych.
• Plik Eksportuj CSV zawiera dane kontaktowe, umiejętności, twoje notatki i godziny. Traktuj go jak dane osobowe. Zobacz Godziny wolontariuszy i prywatność.
• Koordynator wolontariuszy, który ma dostęp tylko do jednego wydarzenia, widzi tę samą listę w zakładce Lista tego wydarzenia. Lider zespołu widzi ją tylko do odczytu, by rekrutować osoby.
• Podgląd importu czeka na Ciebie 30 minut. Po tym czasie wybierz plik ponownie.

Rozwiązywanie problemów

• Import zgłasza brak kolumny — pierwszy wiersz musi nazywać kolumny, przynajmniej name i email. Dokładną pisownię sprawdź w szablonie.
• Import zgłasza, że plik nie jest już dostępny — sprawdzony plik był przechowywany przez 30 minut. Wybierz go i sprawdź ponownie.
• Dodanej przeze mnie osoby nie ma wśród zapraszanych do wydarzenia — jest już na tym wydarzeniu w jakimś statusie albo zrezygnowała z zaproszeń. Zobacz Zapraszanie wolontariuszy na wydarzenie.
• Adres e-mail zostaje odrzucony jako już użyty — każdy adres e-mail może pojawić się na Twojej liście tylko raz. Wyszukaj go; ta osoba może już tam być.

Powiązane

• Wolontariusze
• Stałe zespoły, liderzy i zespół stały
• Zapraszanie wolontariuszy na wydarzenie