Inwentarz zespołu: przegląd
Przewodnik dla organizatora
4 min czytania
Artykuły pomocy mogą nie być w pełni dokładne — z powodu częstych aktualizacji i tłumaczenia automatycznego mogą odbiegać od aplikacji. W razie wątpliwości skontaktuj się z pomocą.
Na tej stronie
Inwentarz to lista wszystkiego, co Twoje stowarzyszenie posiada, pożycza lub kupuje na swoje wydarzenia: krzesła, głośniki, bęben dhol, smycze, ryż, talerze. Znajduje się w sekcji Inwentarz w grupie Praca w pasku bocznym organizatora. Każdy przedmiot należy do jednego zespołu wolontariuszy, który się nim opiekuje, albo do Wspólnego zapasu, którym Ty i koordynatorzy wolontariuszy zarządzacie sami.
Co możesz tutaj zrobić
- Prowadź jedną listę dla każdego zespołu. Widzisz wszystkie przedmioty. Każdy wiersz pokazuje odznakę zespołu, czy przedmiot jest Sprzętem, czy Materiałem zużywalnym, jego kategorię, ile sztuk jest dostępnych z całości, gdzie się znajduje i w jakim jest stanie.
- Sprawdź, kto to ma. Między wydarzeniami przedmiot jest albo u osoby z Twojego spisu wolontariuszy, albo trzymany w miejscu, które podasz, na przykład „magazyn B w Kulturhalle”. Pożyczone przedmioty mówią też, kto je pożyczył.
- Wiedz, co kupić. Przedmioty, których zaczyna brakować, są pokazywane na czerwono i trafiają na Listę zakupów.
- Rejestruj zakupy z paragonami i sprawdzaj, kto jeszcze musi zostać zwrócony — zob. Zakupy, paragony i lista zakupów.
- Planuj każde wydarzenie jedną listą pakowania na zespół — zob. Listy pakowania wydarzeń.
- Drukuj etykiety QR, które przykleisz do przedmiotów — zob. Etykiety QR.
Czytanie strony Inwentarz
- Trzy kafelki na górze pokazują Łącznie przedmiotów (tylko aktywne), Niski stan i Wartość całkowita, czyli koszt jednostkowy pomnożony przez łączną ilość. Kliknij kafelek Niski stan, aby otworzyć listę zakupów.
- Zakładki pod tytułem otwierają Listę zakupów i Zakupy; przyciski obok tytułu to Etykiety QR i Dodaj przedmiot.
- Zawęź listę filtrami: wyszukaj po nazwie, SKU lub kodzie kreskowym, Zespół (zespół albo Wspólny zapas), Typ (Sprzęt lub Materiał zużywalny), Kategoria, Tylko niski stan i Pokaż nieaktywne przedmioty. Wyczyść je usuwa.
- Każdy wiersz zaczyna się od odznaki zespołu. Kliknij Edytuj przy wierszu, aby otworzyć przedmiot — zob. Przedmioty: dodawanie, wyszukiwanie i opieka nad nimi.
Po zaznaczeniu Tylko niski stan widzisz to, co spadło do swojego minimum. Liczba dostępnych sztuk staje się czerwona i pisze „minimum 20”. Przedmiot jest w niskim stanie, gdy ma minimum większe od zera, a liczba dostępnych sztuk jest na tym poziomie lub poniżej.
Zespoły, wspólny zapas i kto co widzi
- Ty widzisz i zmieniasz każdy przedmiot, w tym Wspólny zapas, i tylko Ty zarządzasz kategoriami (przycisk Zarządzaj kategoriami).
- Lider zespołu widzi i zmienia tylko przedmioty zespołu, którym kieruje, na własnej stronie: Inwentarz Twojego zespołu. Nigdy nie widzi zapasów innego zespołu i nie może umieścić przedmiotu we Wspólnym zapasie.
- Koordynator albo kierownik wydarzenia pracuje z listami pakowania wydarzenia z menu Zarządzaj → Inwentarz wydarzenia. Wspólny zapas nie ma lidera, więc opiekujecie się nim Ty i koordynatorzy.
- Pożyczanie między zespołami nie jest funkcją platformy: zespoły pytają się nawzajem poza systemem.
Warto wiedzieć
- Sprzęt wraca po wydarzeniu. Materiały zużywalne zużywają się i są kupowane ponownie; rejestrując zwrot po wydarzeniu, podajesz, ile zostało zużytych.
- Przedmiotu, który jest wydany na wydarzenie, nie można usunąć, dopóki nie wróci.
- Zużyte i zaginione ilości na stałe opuszczają zapas. Uszkodzone przedmioty pozostają w łącznej liczbie, ale nie są dostępne.
- Przedmioty wyłączone polem Aktywny na stronie przedmiotu znikają z listy i z wyboru na liście pakowania. Zaznacz Pokaż nieaktywne przedmioty w filtrach, aby znów je zobaczyć, oznaczone jako Nieaktywny; otwórz taki przedmiot i zaznacz Aktywny, aby go przywrócić.
- Kategorie (na przykład Dźwięk i światło, Meble, Catering) są wspólne dla wszystkich zespołów. Dodaj kategorię w Zarządzaj kategoriami.
Rozwiązywanie problemów
- Przedmiotu brakuje na liście — sprawdź filtr Zespół i zaznacz Pokaż nieaktywne przedmioty na wypadek, gdyby przedmiot został wyłączony. Własna strona lidera pokazuje tylko jego zespół.
- Kafelek Niski stan pokazuje zero, mimo że coś się prawie kończy — przedmiot nie ma ustawionego minimum. Otwórz go i wpisz Min. próg magazynowy.
- Liczba dostępnych sztuk jest niższa niż to, co leży na półce — reszta jest zaplanowana na liście pakowania wydarzenia albo nadal jest wydana. Otwórz przedmiot: panel Zarezerwowane na wydarzeniach pokazuje gdzie.