Tablica zadań wydarzenia
Artykuły pomocy mogą nie być w pełni dokładne — z powodu częstych aktualizacji i tłumaczenia automatycznego mogą odbiegać od aplikacji. W razie wątpliwości skontaktuj się z pomocą.
Na tej stronie
Tablica zadań to lista planistyczna organizatora dla jednego wydarzenia: wszystko, co trzeba zrobić przed, w trakcie i po dniu wydarzenia, z priorytetem, terminem, godziną początku, właścicielem i, tam gdzie to ważne, innym zadaniem, na które trzeba poczekać. Otwórz wydarzenie i wybierz Zarządzanie zadaniami na dole menu Zarządzaj. Jest oddzielona od zadań wolontariuszy, czyli prac zespołu wolontariuszy; tablica to miejsce planowania, a zadanie z tablicy możesz przekazać członkowi zespołu albo potwierdzonemu wolontariuszowi.
Co możesz tutaj zrobić
- Dodawać zadania z tytułem, kategorią, priorytetem, terminem i godziną początku.
- Zastosować gotowe zadania z biblioteki szablonów i pozwolić, by terminy same się ułożyły.
- Przypisać zadanie sobie, członkowi zespołu albo potwierdzonemu wolontariuszowi.
- Sprawić, by zadanie czekało na inne, i prowadzić przy nim listę kontrolną oraz komentarze.
- Obserwować sześć liczników — łącznie, oczekujące, w trakcie, ukończone, zablokowane i zaległe — oraz ogólny pasek postępu.
Dodaj zadanie
Wiersz na górze to szybkie dodawanie: wystarczy sam tytuł.
- Wpisz tytuł, na przykład „Potwierdź zamówienie cateringu”.
- Opcjonalnie ustaw Początek — datę i godzinę rozpoczęcia pracy. Zadanie z godziną początku pojawia się w Harmonogramie dnia, a wolontariusz, któremu jest przypisane, dostaje przypomnienie na około dwie godziny przed.
- Wybierz Kategorię: Miejsce i logistyka, Marketing i promocja, Produkcja i technika, Zarządzanie dostawcami, Komunikacja, Finanse i budżet, Zarządzanie ryzykiem albo Po wydarzeniu.
- Kliknij Więcej szczegółów, aby ustawić priorytet (Wysoki, Średni, Niski), termin i opis.
- Kliknij Utwórz zadanie. Zadanie zaczyna jako Oczekujące, z priorytetem Średnim, chyba że wybrałeś inny.
Karty na górze liczą zadania według statusu; kliknij jedną z nich, na przykład Zablokowane, aby zobaczyć tylko te zadania, a chipy pod nimi filtrują według kategorii. Zakładka Biblioteka szablonów otwiera gotowe zadania, a Dodaj zadanie przenosi do szybkiego dodawania.
Praca z kartą zadania
Każda karta pokazuje swój priorytet, kategorię, godzinę początku, termin i status. Okrągłe pole oznacza ją jako ukończoną. Szara odznaka Czeka na pojawia się, dopóki zadanie, od którego zależy, nie jest ukończone. Zielona odznaka z imieniem wolontariusza pokazuje, komu je przypisano. Pierwsze menu przypisuje zadanie, drugie zmienia jego status między Oczekujące, W trakcie i Zablokowane, a ołówek otwiera formularz edycji. Termin w przeszłości zmienia kartę na czerwoną i oznacza ją jako Zaległa.
Edytuj zadanie
- Kliknij ołówek na karcie.
- Zmień Tytuł zadania, Kategorię, Priorytet, Termin płatności i Początek.
- Pod Czeka na wybierz inne zadanie tego wydarzenia, które musi zostać ukończone najpierw. Karta pokazuje wtedy Czeka na to zadanie, aż zostanie ukończone. Zadanie nie może czekać samo na siebie, a dwa zadania nie mogą czekać na siebie nawzajem.
- Pod Listą kontrolną wpisz jeden punkt w każdej linii; punkty, które zostawisz bez zmian, zachowują swój odhaczony stan.
- Dodaj opis i kliknij Zapisz.
Przypisz zadanie
Pierwsze menu na każdej karcie ma dwie grupy. Zespół wymienia ciebie (Ja (właściciel)) i członków twojego zespołu organizatora. Wolontariusze wymienia wolontariuszy, którzy są potwierdzeni na tym wydarzeniu.
- Członek zespołu może wziąć zadanie tylko wtedy, gdy jego rola je obejmuje: kierownik miejsca bierze zadania Miejsce i Ryzyko, kierownik finansów — Finanse, marketing — Marketing i Komunikację, a rola personelu ogólnego — cokolwiek. Zadanie z biblioteki szablonów może wskazać własną rolę. W przeciwnym razie zobaczysz, jaka rola powinna je przejąć. Jako właściciel możesz wziąć wszystko.
- Członek zespołu, któremu przypisano zadanie, dostaje powiadomienie.
- Wolontariusz dostaje ten sam e-mail „Nowe zadanie wolontariusza” co przy zadaniu wolontariackim i widzi zadanie w Moim wolontariacie, gdzie może zmienić jego status, odhaczyć listę kontrolną i dodać komentarz. Zadanie ma jedną osobę naraz; wybranie kogoś innego zastępuje poprzednią.
- Wybierz Nieprzypisane, aby to wyczyścić.
Użyj biblioteki szablonów
- Kliknij Biblioteka szablonów.
- Zaznacz zadania, które chcesz, pojedynczo albo całą kategorię naraz przyciskiem Zaznacz wszystko.
- Kliknij Zastosuj wybrane szablony. Zadania zostaną utworzone dla tego wydarzenia.
Biblioteka zawiera gotowe zadania w ośmiu kategoriach, każde z priorytetem i typowym czasem wyprzedzenia, na przykład „30 dni przed”. Terminy wyliczane są od daty wydarzenia. Jeśli wydarzenie jest bliżej niż czas wyprzedzenia szablonu, terminy są ściśnięte tak, by żaden nie wypadł w przeszłości, i zachowują swoją kolejność. Zadania po wydarzeniu zostają po nim. Szablony, które już zastosowałeś, pokazują znacznik i nie można ich zastosować dwa razy.
Warto wiedzieć
- Kto może korzystać z tablicy, decyduje uprawnienie Zadania: organizator, kierownicy miejsca i koordynatorzy wolontariuszy je mają, a w roli niestandardowej możesz je zaznaczyć. To osobne uprawnienie od edycji wydarzenia.
- Ukończone zadanie pokazuje, kiedy zostało zrobione. Odznaczenie go ustawia z powrotem Oczekujące.
- Usunięcie zadania najpierw prosi o potwierdzenie.
- Zadania z tablicy z godziną początku pojawiają się w Harmonogramie dnia, dla osób, które mają uprawnienie Zadania.
- Jeśli wolontariusze zostali zaproszeni, ale nikt nie został potwierdzony, strona o tym informuje i prowadzi do Osób; na liście pojawiają się tylko potwierdzeni wolontariusze.
Rozwiązywanie problemów
- „… nie może wziąć zadania …” — rola członka zespołu nie obejmuje tej kategorii. Wybierz członka z odpowiednią rolą, członka personelu albo wolontariusza.
- Wolontariusza nie ma na liście — nie jest jeszcze potwierdzony na to wydarzenie.
- „Tego zadania nie można ustawić jako czekającego” — zadanie należy do innego wydarzenia albo jego wybór sprawiłby, że dwa zadania czekałyby na siebie nawzajem.
- Terminy zastosowanych szablonów wyglądają na zbyt bliskie siebie — wydarzenie jest blisko, więc czasy wyprzedzenia zostały ściśnięte, by się zmieścić.