Zapraszanie wolontariuszy na wydarzenie

Karta Osoby w wolontariuszach wydarzenia to miejsce, w którym decydujesz, kto pomaga na tym wydarzeniu: zapraszasz osoby z listy, akceptujesz te, które się zgłosiły, i widzisz, kto powiedział tak. Otwórz wydarzenie, a potem Zespół i partnerzy → Wolontariusze; Osoby to pierwsza karta. Osoba może być na twojej liście bez bycia na wydarzeniu; dopiero bycie na wydarzeniu pozwala jej mieć zmiany, zadania, role i bilet z podziękowaniem.

Co możesz tutaj zrobić

• Zapraszać osoby z listy, pojedynczo lub wszystkich, którzy pomagali na wcześniejszym wydarzeniu.
• Dodać osobę, która nie jest jeszcze na liście, i zaprosić ją w jednym kroku.
• Akceptować lub odrzucać osoby, które zgłosiły się ze strony wydarzenia lub z linku zespołu.
• Potwierdzać, przypominać, przenosić do zespołu, nadawać role lub usuwać wiele osób naraz.
• Zobaczyć jednym rzutem oka, ilu osób ma każdy zespół w porównaniu z potrzebami.

Pięć statusów

Zaproś osoby z listy

1. Kliknij Zaproś z rejestru na górze strony.
2. Aby zaprosić wszystkich, którzy pomagali na wcześniejszym wydarzeniu, wybierz je w polu Wszyscy, którzy pomogli na, wybierz zespół, jeśli chcesz mieć ich razem, i kliknij Zaproś ich. Pytani są tylko ci, którzy tam zostali potwierdzeni.
3. Aby zaprosić konkretne osoby, przeszukaj listę i zaznacz je. Wybierz wszystko wyświetlane zaznacza wszystkie osoby, które wyszukiwanie aktualnie pokazuje.
4. Wybierz Zespół. Lider zespołu musi wybrać jeden ze swoich zespołów; możesz zostawić pole puste.
5. Kliknij Zaproś wybranych. Każda osoba dostaje e-mail z pytaniem „Czy możesz pomóc?” z przyciskami Tak i Nie. Nie to jedno kliknięcie. Tak prosi o założenie bezpłatnego konta EventMann na tym adresie albo zalogowanie się na istniejące konto; dopiero wtedy osoba zostaje Potwierdzona, a ty dostajesz powiadomienie w dzwonku.

Jeśli już kogoś zapytałeś sam — przez telefon, w grupie — zaznacz Już potwierdzony (zapytałem osobiście) przed zaproszeniem. Taka osoba zostaje dodana jako potwierdzona i dostaje e-mail „Jesteś w zespole” zamiast pytania. Osoba bez konta na tym adresie jest w tym e-mailu proszona o założenie konta przyciskiem Załóż konto.

Dodaj nową osobę

Dodaj kogoś nowego, na górze strony, dodaje osobę do twojej listy i zaprasza ją na to wydarzenie za jednym razem. Wpisz Nazwa i E-mail, opcjonalnie numer telefonu i zespół, i kliknij Dodaj i zaproś. Jeśli ta osoba jest już na tym wydarzeniu albo zrezygnowała z twoich zaproszeń, nic nie zostanie wysłane i zostaniesz o tym poinformowany.

Czytaj i pracuj z listą

Kafelki na górze filtrują listę według statusu; Potwierdzone pokazuje tylko tych, którzy powiedzieli tak. Użyj pola wyszukiwania, aby znaleźć imię, e-mail, numer telefonu lub numer wolontariusza, oraz listy zespołów, aby zobaczyć jeden zespół. Pasek nad tabelą zawiera działania zbiorcze. Każdy wiersz pokazuje status osoby, jej zespół (można go zmienić od razu), jej role, liczbę zmian i godzin oraz przyciski pasujące do jej statusu: Akceptuj i Odrzuć dla zgłoszenia. Potwierdzona osoba, której adres e-mail nie ma konta w EventMann, ma bursztynową odznakę Jeszcze bez konta i przycisk Wyślij link rejestracyjny. Zgłoszenia pokazują, co osoba napisała, oraz to, co wpisała przy „Kiedy możesz pomóc?” na swojej stronie.

Wolontariusze bez konta

Wolontariusz, który powiedział tak na zaproszenie, zawsze ma konto — tak jest zapisywane dopiero wtedy, gdy założy konto albo się zaloguje. Osoby, które sam potwierdzasz lub potwierdza lider zespołu (Oznacz jako potwierdzone, Akceptuj, znacznik Już potwierdzony, zbiorcze Potwierdź), mogą konta nie mieć. Są w zespole, ale nie widzą swoich zmian, zadań ani zespołu, nie mogą się meldować ani kupić biletu z podziękowaniem, dopóki konta nie założą.

1. Szukaj odznaki Jeszcze bez konta przy imieniu. Pojawia się przy potwierdzonych osobach, których wpis na liście nie jest połączony z kontem.
2. Kliknij Wyślij link rejestracyjny przy wierszu albo zaznacz kilka osób i wybierz Wyślij link rejestracyjny w pasku zbiorczym.
3. Każda z nich dostaje e-mail „Załóż konto dla …”. Jego przycisk otwiera stronę zaproszenia z formularzem konta; konto jest od razu potwierdzone, bo link poszedł na ich adres. Jeśli mają już konto na tym adresie, strona kieruje je do logowania.
4. Odznaka znika, gdy założą konto albo się zalogują.

Link idzie tylko do potwierdzonych osób bez konta; każda inna osoba w zbiorczym zaznaczeniu jest pomijana i liczona jako pominięta. Każde kliknięcie wysyła jeden e-mail na osobę.

Osoby, które zostały zaproszone i jeszcze nie odpowiedziały, są pod kafelkiem Zaproszony. Oznacz jako potwierdzone potwierdza je bez czekania na odpowiedź, Wyślij ponownie wysyła zaproszenie jeszcze raz, a krzyżyk usuwa je z listy.

Zrób coś dla wielu osób naraz

1. Zaznacz osoby albo zaznacz Zaznacz wszystkich na tej stronie. Licznik pokazuje, ile osób jest zaznaczonych.
2. Wybierz działanie: Potwierdź, Wyślij zaproszenie ponownie, Wyślij link rejestracyjny, Ustaw zespół, Nadaj rolę, Odbierz rolę, Odrzuć albo Usuń z wydarzenia.
3. Przy Ustaw zespół wybierz zespół; przy działaniach na rolach wybierz rolę obok.
4. Kliknij Zastosuj do zaznaczonych i potwierdź. Potwierdzanie i ponowne wysyłanie wysyłają każdej osobie e-mail.

Wynik pokazuje, ile osób zostało objętych działaniem, a ile pominięto, bo działanie ich nie dotyczyło, na przykład potwierdzenie kogoś, kto już jest potwierdzony. Naraz można zaznaczyć do 500 osób.

Warto wiedzieć

• Zgłoszenia ze strony wydarzenia i z linku zespołu pozostają Zgłoszono, dopóki ty albo lider zespołu ich nie zaakceptujecie. Akceptuj wysyła wolontariuszowi e-mail z potwierdzeniem; Odrzuć wysyła krótką wiadomość, że tym razem nie został przyjęty. Odrzucenie zaproszenia, na które nikt jeszcze nie odpowiedział (na przykład działaniem zbiorczym), nie wysyła e-maila.
• E-maile z zaproszeniami i potwierdzeniami wychodzą w ramach twojego limitu wysyłki na godzinę (Ustawienia → E-mail), więc duże zaproszenie rozkłada się na godziny zamiast wyjść naraz.
• Dostajesz powiadomienie w dzwonku, gdy ktoś odpowie na zaproszenie albo się zgłosi. Przy odpowiedzi „tak” powiadomienie przychodzi, dopiero gdy wolontariusz założy konto lub się zaloguje, więc osoba wciąż wypełniająca formularz konta pozostaje na twojej liście Zaproszona. Liderzy zespołu są informowani, gdy ktoś zgłosi się do ich zespołu.
• Osoba, która jest już na tym wydarzeniu w jakimkolwiek statusie, jest pomijana przy zapraszaniu. Usunięcie kogoś, kto nie został potwierdzony, kasuje jego wiersz, więc możesz zaprosić go ponownie; potwierdzona osoba, która została usunięta, nie może być ponownie zaproszona na to wydarzenie.
• Wycofanie się jest także prawem wolontariusza: z własnego linku z zaproszeniem może zmienić tak na nie. Zwalnia to jego zmiany i oddaje zadania zespołowi.
• Liderzy zespołów widzą całą listę, ale działają tylko na wierszach swoich zespołów. Mogą też przypisać do jednego ze swoich zespołów osobę, która jeszcze nie ma zespołu.

Rozwiązywanie problemów

• „Pominięto N” po zaproszeniu — te osoby są już na tym wydarzeniu albo poprosiły, by ich nie zapraszać.
• Brak Wyślij ponownie — ten przycisk istnieje tylko dla osób, które nie odpowiedziały. Osoby odrzucone i potwierdzone nie mają ponownego wysyłania; potwierdzona osoba bez konta ma zamiast tego Wyślij link rejestracyjny.
• Ktoś powiedział ci tak, ale wciąż jest Zaproszony — nie dokończył zakładania konta ani logowania. Poproś, żeby ponownie otworzył zaproszenie, albo potwierdź go samodzielnie i wyślij link rejestracyjny.
• Potwierdzonego wolontariusza nie można wybrać na zmianę ani zadanie — sprawdź, czy jest Potwierdzone, a nie Zaproszony lub Zgłoszono.
• Zaproszenie nigdy nie dotarło — poproś, żeby sprawdził spam, i użyj Wyślij ponownie. Poczta wychodzi w ramach twojego limitu na godzinę, więc duża paczka może trwać godzinami.

Powiązane

• Wolontariusze
• Rekrutacja z linkami do dołączenia, zgłoszeniem i skopiowanymi ustawieniami
• Role wolontariuszy i liderzy zespołów
• Odpowiadanie na zaproszenie