Připomenutí akce

Připomenutí akce odesílá naplánovaný e-mail a/nebo upozornění v aplikaci účastníkům, personálu, nebo oběma, načasované podle začátku nebo konce vaší akce — hodí se pro logistiku na poslední chvíli nebo krátké poděkování. Najdete je v části Marketing → Komunikace s účastníky, na záložce Připomenutí. Pro plnohodnotnou, navrženou návaznou zprávu s fotografiemi a anketou použijte raději Návazné zprávy po akci. Seznam může vidět každý, kdo může akci zobrazit; vytvářet a měnit připomenutí vyžaduje oprávnění k úpravám akce.

Co zde můžete dělat

• Vytvořit připomenutí — zvolte, kdy se spustí, kdo ho dostane a jak.
• Upravit existující připomenutí přímo v řádku, nebo si poslat zkušební kopii.
• Zapnout nebo vypnout připomenutí bez jeho smazání.
• Smazat připomenutí.
• Zjistit, koho dosáhlo — po jeho spuštění souhrn ukáže počty e-mailů a upozornění v aplikaci a ukázku adres příjemců.

Jak naplánovat připomenutí

1. Vyberte Spouštěč: Hodiny před, Dny před, V den akce nebo Hodiny po.
2. Zadejte hodnotu, např. 24 pro „24 hodin před“ — u „V den akce“ se ignoruje.
3. Zvolte Publikum — Účastníci, Personál nebo Všichni.
4. Zvolte Kanál — E-mail, V aplikaci, nebo Obojí.
5. Napište Předmět e-mailu a Zprávu v editoru. Pokud chcete, aby k němu byly přiloženy lístky, zapněte Přiložit lístky každého účastníka.
6. Klikněte na Uložit připomenutí. Pod položkou Naplánovaná připomenutí nejdříve Poslat mi test odešle kopii na vaši vlastní adresu.

Vysvětlení nastavení

• Hodnota spouštěče — přijímá 1 až 720 (až 30 dní); povinné pro každý typ spouštěče kromě „V den akce“.
• Publikum: Účastníci — všichni s potvrzenou rezervací, s ohledem na předvolbu e-mailových připomenutí každého držitele účtu; hosté s rezervací bez účtu ji vždy dostanou, protože není žádná předvolba, od které by se mohli odhlásit.
• Publikum: Personál — každý aktivní člen týmu této akce, plus vy jako organizátor.
• Kanál: Obojí — odešle e-mail a zároveň vytvoří upozornění v aplikaci s počítadlem u zvonku oznámení.
• Přiložit lístky každého účastníka — každá objednávka dostane vlastní lístky s e-mailem, vygenerované znovu s vaším aktuálním designem lístků a sponzory. Personál a ostatní příjemci bez objednávky dostanou e-mail bez lístků.

Dobré vědět

• Účastníci automaticky dostanou připomenutí 24 hodin před akcí. Pokud přidáte vlastní e-mail účastníka pro 12 až 36 hodin (nebo 1 den) předem, vaše připomenutí nahradí automatické, takže nikdo nedostane dvě.
• Připomenutí se spustí přesně jednou. Po odeslání jeho opětovné zapnutí neodešle znovu — pokud potřebujete další kolo, vytvořte nové připomenutí.
• E-maily s připomenutím odcházejí rovnoměrným tempem, nikoli všechny najednou: ve výchozím nastavení 200 za hodinu, což můžete změnit v části Nastavení → SMTP a e-mail → Tempo odesílání připomenutí. Vždy skončí dříve, než akce začne; pokud to bude nutné, odešlou se rychleji.
• EventMann může také poslat vlastní automatické připomenutí 24 hodin před akcí. Je vypnuté, dokud ho nezapnete v části Detaily a termíny, a vaše připomenutí na přibližně stejnou dobu ho nahrazuje. Obsahuje jejich lístky (vypnete v části Detaily a termíny) a pravidla vaší akce, která napíšete jednou v části Detaily a termíny → Pravidla akce a co je třeba vědět.
• Personál a ostatní příjemci bez rezervace dostanou samostatný e-mail s připomenutím, nikoli rozložení s tabulkou lístků, které vidí účastníci s rezervací.

Řešení problémů

• Souhrn odeslaných ukazuje 0 příjemců — u účastníků možná ještě nejsou žádné potvrzené rezervace, nebo se všichni odhlásili z e-mailových připomenutí; u personálu zkontrolujte, zda jsou nějací členové týmu označeni jako aktivní.
• Připomenutí se nikdy nespustilo — buď již uplynul čas začátku nebo konce akce vůči oknu spouštěče, nebo už jednou proběhlo (viz výše).
• Upravil jsem připomenutí, ale odešla stará zpráva — úpravy ovlivňují pouze běhy, které se ještě nespustily; připomenutí, které již proběhlo, se nebude odesílat znovu s novým textem.

Související

• Zprávy účastníkům
• Harmonogram akce
• Návazné zprávy po akci