Dodavatelé akce
Články nápovědy nemusí být zcela přesné – kvůli častým aktualizacím a automatickému překladu mohou zaostávat za aplikací. V případě pochybností kontaktujte podporu.
Na této stránce
Dodavatelé akce sleduje externí dodavatele, kteří se podílejí na vaší akci — catering, zvuk a světlo, fotografové — od prvního přiřazení přes úkoly, smlouvy a faktury až po hodnocení po akci. Otevřete akci a potom Tým a partneři → Dodavatelé. Dodavatelé jsou samostatné firmy s vlastním účtem EventMann a vlastním portálem pro dodavatele: přiřazujete je zde, oni odpovídají, podepisují a vystavují faktury ze své strany.
Co zde můžete dělat
- Přiřadit dodavatele z dodavatelů, které schválil administrátor, s volitelnou službou a dohodnutou odměnou.
- Zadat dodavateli úkoly s termínem a sledovat je až do dokončení.
- Vystavit smlouvu, kterou dodavatel podepíše online, a přečíst podepsanou kopii.
- Schválit a zaplatit faktury, které dodavatel odešle.
- Zkontrolovat dodavatele po akci.
- Odebrat dodavatele z akce.
Přiřadit dodavatele
- Otevřete v horní části pole Přiřadit dodavatele a vyberte Dodavatel. Seznam jde prohledávat a zobrazuje název firmy spolu se jménem kontaktní osoby. Zobrazeni jsou jen dodavatelé, jejichž profil je úplný a schválený administrátorem. Dodavatel, který si ve svém kalendáři označil některý den této akce jako nedostupný, má uvedeno „Není k dispozici dne …“ s daty; přiřadit ho můžete i tak, například když vám napsal, že udělá výjimku.
- Volitelně vyberte Službu: seznam ukazuje aktivní služby každého schváleného dodavatele, seskupené pod názvem jeho firmy. Vyberte službu u dodavatele, kterého jste zvolili nalevo; služba jiného dodavatele bude odmítnuta. Pro přiřazení bez konkrétní služby ponechte Žádná konkrétní služba.
- Volitelně zadejte Dohodnutou odměnu v měně akce. Slouží jako orientační částka pro vás i pro dodavatele; nic se neúčtuje.
- Klikněte na Přiřadit dodavatele. Dodavatel je informován a přiřazení čeká jako pozvánka.
Každý přiřazený dodavatel je řádek s názvem firmy, stavem, dohodnutou odměnou a malou šipkou, která otevře podrobnosti. Dodavatel, který neodpověděl, má vedle stavu Pozván zobrazeno Čekání na odpověď; přijme nebo odmítne ve svém portálu a stav se změní na Potvrzeno nebo Zamítnuto. Dodavatele lze k akci přiřadit pouze jednou.
Práce s jedním dodavatelem
Kliknutím na řádek dodavatele ho otevřete. Zobrazí se tři sloupce: Úkoly, Faktury a Smlouvy, pod nimi Hodnocení výkonu.
- Úkoly — napište název, volitelně datum, a klikněte na + Přidat úkol. Úkol přesunete mezi Čekající, Probíhá a Dokončeno pomocí jeho nabídky. Dokončený úkol nelze znovu otevřít a zobrazí jen svůj štítek. Koš úkol smaže.
- Faktury — dodavatel je odesílá z portálu; vidíte číslo, celkovou částku a stav. Jakmile existuje faktura, zobrazí se pod ní blok Zaplatit komu s bankovními údaji, které dodavatel uložil (majitel účtu, IBAN, BIC, banka) — tytéž, které jsou vytištěny na jeho PDF faktuře. Schválit přesune fakturu Odeslanou do stavu Schváleno; Označit jako vyplaceno pak zaznamená, že jste ji zaplatili. Fakturu musíte nejdříve odeslat (stav Odeslaná), aby šla schválit, a schválit, aby šla označit jako zaplacenou.
- Smlouvy — každá smlouva je řádek se svým stavem; Zobrazit ji otevře. Novou vystavíte tak, že zadáte název, napíšete úplné podmínky a volitelně zvolíte datum platnosti po dnešku, a klikněte na Vystavit smlouvu. Dodavateli se odešle okamžitě.
- Hodnocení výkonu — zvolte hodnocení od 1 do 5 hvězdiček, přidejte volitelný komentář a klikněte na Odeslat recenzi. Jedna recenze připadá na dodavatele a akci; Upravit hodnocení ji změní později.
- Odebrat dodavatele dole odebere dodavatele z akce po potvrzení.
Přečíst smlouvu
Zobrazit otevře stránku smlouvy: podmínky tak, jak jste je napsali, kdy byla odeslána, kdy vyprší a — jakmile ji dodavatel podepsal — datum, adresu, odkud podpis přišel, a samotný podpis. Smlouva, kterou dodavatel nepodepsal, ukazuje „Čeká se na podpis dodavatele“ a nabízí Zrušit smlouvu; dodavatel ji pak už nemůže podepsat, a tento krok nelze vrátit zpět. Smlouva, která vypršela bez podpisu, to také uvádí.
Vysvětlení nastavení
- Dohodnutá odměna — pouze informativní. Nic se neúčtuje ani neplatí přes EventMann.
- Služba — jedna z aktivních služeb zvoleného dodavatele, volitelná.
- Platnost smlouvy — volitelné, musí být po dnešku; prázdné znamená, že smlouva nevyprší.
- Stav dodavatele — Pozván, Potvrzeno, Zamítnuto nebo Zrušeno. Mění ho dodavatel ve svém portálu.
- Není k dispozici … — zobrazeno v seznamu dodavatelů a u řádku přiřazeného dodavatele, když dodavatel ve svém kalendáři označil den této akce. Je to varování od dodavatele, ne zámek. Veřejný profil dodavatele uvádí i jeho označená období a ukazuje vám, které z vašich nadcházejících akcí se s nimi kryjí.
Dobré vědět
- EventMann nepřesouvá peníze mezi vámi a dodavatelem. Označit jako vyplaceno je váš záznam, že jste fakturu zaplatili.
- Podepsanou smlouvu nelze nikdy zrušit. Smlouvu, která je odeslaná nebo vypršela, zrušit lze.
- Kdo co smí: přiřazování dodavatelů, úkoly, hodnocení a odebírání vyžadují oprávnění Dodavatelé; schvalování a placení faktur a vystavování nebo rušení smluv mají vlastní oprávnění, takže člen týmu může vidět fakturu a přesto ji nemusí moci schválit.
Řešení problémů
- Dodavatel chybí v seznamu — jeho profil stále čeká na schválení, byl pozastaven, nebo je neúplný. Dodavatele schvaluje administrátor; vy je schválit nemůžete.
- Služba je odmítnuta — patří jinému dodavateli, než kterého jste zvolili. Vyberte službu uvedenou pod jménem toho dodavatele, nebo nevybírejte žádnou.
- Dodavatel zůstává na Čekání na odpověď — dodavatel neodpověděl ve svém portálu. Požádejte ho, aby zkontroloval svá oznámení, nebo ho odeberte a přiřaďte znovu.
- Schválit nebo Označit jako vyplaceno nic nedělá — faktura je ve špatném stavu. Pro schválení musí být Odeslaná a pro označení jako zaplacené Schválená.
- Zrušit smlouvu chybí — smlouva je již podepsaná nebo zrušená.