Stálé týmy, vedoucí a základní tým

Týmy jsou odbory vaší organizace — Registrace, Hudba, Marketing, Sponzoři, Správa sálu, Kuchyně — které existují od akce k akci. Tým má vedoucí, členy a základ a díky němu může vedoucí řídit svou část akce, aniž by zasahoval do cizí. Nastavíte je v sekci Růst → Dobrovolníci → Týmy. Týmy může vytvářet a měnit pouze vy jako organizátor.

Co zde můžete dělat

• Vytvořit týmy, se kterými pořádáte akce, a zvolit, co mohou jejich vedoucí a členové na akci otevřít.
• Přidat lidi ze seznamu dobrovolníků do týmu jako členy, vedoucí a členy základu.
• Přejmenovat tým, změnit jeho přístup, vyřadit lidi z týmu nebo tým smazat.

Vedoucí, základ a člen

• Člen — patří do týmu. Na akci je dotyčný zařazen do týmu, když ho pozvete, nebo když se připojí přes odkaz týmu.
• Vedoucí — vede tým na každé akci, na které pomáhá. Vedoucí nabírá lidi do týmu, potvrzuje je, plánuje směny a úkoly týmu a píše týmu. Vidí celý seznam lidí a seznam dobrovolníků, ale mění pouze své týmy. Viz Role dobrovolníků a vedoucí týmů.
• Základ — je automaticky na každé akci a vidí celkový přehled týmu: v sekci Moje dobrovolnictví, pod Vaše týmy, všechny úkoly týmu u akcí, na které je potvrzen, a jen pro čtení zásoby týmu a seznamy k balení. Vedoucí je vždy součástí základu.

Stejný člověk může být ve více týmech. Na akci je jeho hlavním týmem tým, který vede, jinak první tým, ve kterém je v základu.

Přidání týmu

1. Otevřete Týmy a klikněte na Přidat tým.
2. Zadejte Název týmu. Každý název lze použít jen jednou.
3. U položky Vedoucí mají přístup k zvolte, co může vedoucí tohoto týmu otevřít na každé akci, na které pomáhá, například Pokladna pro vedoucí registrace. Nic navíc je ponechá jen u nástrojů pro dobrovolníky.
4. U položky Členové mají přístup k zvolte totéž pro běžné členy, například Vstup / odbavení. Členové to dostanou jen na akcích, kde je to jejich tým.
5. Klikněte na Vytvořit tým.

Volby jsou role, které můžete na akci přidělit dobrovolníkům — Koordinace dobrovolníků, Pokladna, Vstup / odbavení, Správce místa, Marketing, Finance — a jakákoli vlastní role, kterou jste vytvořili. Co která otevře, je vysvětleno v Role dobrovolníků a vedoucí týmů. Přístup funguje jen na akcích, na kterých dotyčný pomáhá, a 30 dní po jejich skončení.

Zařazení lidí do týmu

Každý tým má vlastní kartu se svými lidmi. Vedoucí jsou nahoře. U řádku člověka ukazují odznak Vedoucí a odznak Základ, jaké má postavení. Chcete-li to změnit, zaškrtněte Vedoucí nebo Základ a klikněte na Uložit; chcete-li ho z týmu vyřadit, klikněte na křížek. Nahoře na kartě jsou tlačítka Přidat lidi ze seznamu a Upravit, které tým přejmenuje a změní jeho přístup.

1. Klikněte na Přidat lidi ze seznamu a otevřete seznam vedle stránky.
2. Vyhledejte lidi podle jména, e-mailu nebo čísla dobrovolníka pomocí vyhledávacího pole a zaškrtněte je.
3. Zaškrtněte jako vedoucí, pokud tým vedou, nebo jako stálý tým (na každé akci), pokud mají být na každé akci.
4. Klikněte na Přidat do týmu. Najednou lze přidat až 500 lidí.

Základní tým je na každé akci

Členové základu a vedoucí jsou přidáni na každou vaši akci, která ještě neskončila, takže nemusíte znovu zvát stejných padesát lidí pokaždé.

• Vedoucí je přidán jako potvrzený, protože tým vede. Může se ale i tak odhlásit.
• Každý další člen základu je přidán jako pozvaný a odpovídá Ano nebo Ne z e-mailu.
• Dokud je akce koncept, nikdo nedostane e-mail. Pozvánky se odešlou, až když se akce poprvé zveřejní, takže koncept, který smažete, nikoho nedosáhne.
• Když někoho nastavíte jako člena základu nebo vedoucího, je najednou přidán ke všem vašim nadcházejícím akcím.
• Někdo, kdo už na akci je v jakémkoli stavu — odmítl, byl vyřazen — už nikdy přidán není. Jeho odpověď platí.

Co může člen základu dělat

• Úkoly týmu — každý úkol, který vy nebo vedoucí zadali týmu, nejen jeho vlastní: posouvá úkol dál (Otevřít, Řeší se, Zablokováno, Hotovo), zaškrtává jeho kontrolní seznam a píše komentáře. Úkoly nemůže přidávat, mazat ani přiřazovat; to zůstává vám a vedoucím týmu.
• Inventář týmu — položky týmu s množstvím, stavem, tím, kdo každou drží nebo kde je uložena, upozornění na nízký stav a seznam k balení týmu pro jeho nadcházející akce. Položky nemůže upravovat, doplňovat ani zaznamenávat nákupy.
• Jen vlastní tým: člen základu Správy sálu nevidí nic z úkolů ani zásob Registrace. Běžný člen vidí jen úkoly, které mu byly zadány, svou směnu nebo celý tým.

Dobré vědět

• Vyřazení člověka z týmu nebo odchod ze základu ho neodebere z akcí, na které již potvrdil účast.
• Smazání týmu ponechá jeho lidi ve vašem seznamu i na každé akci. Zmizí jen tým; směny a úkoly týmu se stanou „bez týmu“ a jeho lidé na akcích nemají žádný hlavní tým.
• Týmy definuje pouze organizátor. Přístup týmu platí na každé akci, takže koordinátor, který spravuje jednu akci, ho nemůže nastavit.
• Lidé, kteří se odhlásili z vašich pozvánek, jsou při přidávání základního týmu přeskočeni.
• Každý tým může mezi akcemi pečovat také o vlastní zásoby; viz Inventář týmu.

Řešení problémů

• Člen základu nebyl pozván na moji novou akci — akce je stále koncept (pozvánky přijdou po zveřejnění), akce je zrušena nebo skončila, nebo se dotyčný odhlásil z vašich pozvánek.
• Vedoucí nemůže akci otevřít — vedoucí potřebuje potvrzené místo na akci a účet s e-mailovou adresou ze seznamu, která je potvrzena.
• Název týmu je odmítnut — už máte tým s tímto názvem.

Související

• Dobrovolníci
• Role dobrovolníků a vedoucí týmů
• Pozvání dobrovolníků na akci
• Průvodce pro vedoucí týmu