E-maily po akci

E-maily po akci jsou zprávy, které napíšete jednou a EventMann je po skončení akce odešle automaticky: poděkování, odkaz na fotografie, rychlou anketu nebo dotazník, pohled na vaše další akce. Najdete je v Marketing → Komunikace s účastníky, na záložce Po akci — protějšek Připomínek, které odcházejí před akcí. Stránku může číst každý, kdo může akci zobrazit; vytvářet, upravovat a odesílat může ten, kdo má oprávnění akci upravovat.

Co zde můžete dělat

• Napsat e-mail po akci v celostránkovém editoru s živým náhledem, uložený jako koncept, dokud se nerozhodnete.
• Vybrat, kdo ho dostane: všichni s vstupenkou, pouze ti, kteří přišli, nebo pouze ti, kteří dosud nedorazili.
• Přidat anketu nebo dotazník zpětné vazby, fotografie a odkazy na sociální sítě a vaše další akce.
• Naplánovat ho, sledovat doručení živě, zastavit a znovu spustit odesílání a sdílet veřejnou webovou verzi.
• Uchovávat odkazy na fotografie a videa akce na jednom místě.

Kliknutím na Nový e-mail na pokračování začnete. Každý řádek ukazuje svůj stav (Koncept, Naplánováno, Odesílání, Zastaveno nebo Odesláno), komu je určen a kdy je na řadě — například „24 hodin po akci (po 9. listopadu, 23:30)“. U konceptu je tlačítko Naplánovat; u naplánovaného Zpět na koncept. Panel Fotografie a videa obsahuje vaše sdílené odkazy (viz níže).

Jak napsat a naplánovat e-mail

1. Klikněte na Nový e-mail na pokračování. Editor má sedm očíslovaných částí a stejná čísla se objeví v živém náhledu vedle části e-mailu, kterou každé číslo mění.
2. Kdo a kdy — zvolte Poslat komu a Hodin po skončení akce (1–720). Pole níže ukáže přesný čas odeslání, kolik lidí e-mail zasáhne a jak dlouho bude odesílání trvat při vašem hodinovém limitu (Změnit limit otevře toto nastavení).
3. Předmět a banner — Předmět, barevný motiv (Violet, Festive, Ocean, Forest nebo Midnight & gold) a volitelné emoji banneru, nadpis a podnadpis. Přepínač zobrazí fotografii vaší akce nad bannerem.
4. Vaše zpráva — text pod bannerem.
5. Fotografie a sociální sítě — tlačítka na vaši sdílenou složku s fotkami a na vaše profily na sociálních sítích.
6. Zpětná vazba — zvolte anketu nebo dotazník (viz níže).
7. Vaše nadcházející akce — až tři vaše nadcházející veřejné akce. Pokud žádné nemáte, blok se vynechá.
8. Uzavření a zápatí — váš závěrečný pozdrav a pruh na spodku.
9. Zkontrolujte náhled. Přepínejte Počítač / Telefon a Světlé / Tmavé, abyste viděli, jak to vypadá. Klikněte na Poslat mi test pro skutečnou kopii do vaší vlastní schránky.
10. Klikněte na Uložit koncept, abyste pokračovali později, nebo na Naplánovat a potvrďte. Nic se vašim hostům neodešle, dokud nezmáčknete Naplánovat.

Komu se posílá

• Všichni s vstupenkou — každá potvrzená objednávka.
• Zúčastnil se — objednávky, u nichž byla alespoň jedna vstupenka naskenována u vchodu.
• Zatím nedorazili — objednávky, u nichž nebyla naskenována žádná vstupenka.

U každé možnosti je vidět, kolik objednávek zasáhne. Pokud u vchodu nebyl naskenován vůbec nikdo, EventMann nemá údaje o účasti: pak Zúčastnil se jde všem a Zatím nedorazili nikomu, a editor vás na to upozorní.

Odesílání, tempo a souhlas

• Odchází v čase konce akce plus vaše hodiny, kontrola probíhá každých pět minut. Pokud je tento okamžik už pryč, když naplánujete, odejde zhruba do pěti minut.
• Pošta se odesílá v tempu vašeho hodinového limitu organizátora (výchozích 200 za hodinu; změníte jej v Nastavení → SMTP a pošta). Pokud máte nastavené okno odesílání, pošta, která připadne mimo něj, počká na nejbližší otevření.
• S e-mailem po akci se zachází jako s marketingem. Lidé, kteří odmítli marketingové e-maily nebo se od vás odhlásili, ho nedostanou, a každá kopie obsahuje odkaz pro odhlášení.

Bloky zpětné vazby: ankety, hvězdičky a dotazníky

Zvolte anketu nebo dotazník (vytvořený v části Dotazníky) a e-mail zobrazí jeho první otázku s výběrem jako odpovědi na jedno kliknutí, její první hodnotící otázku jako hvězdičky a tlačítko Poskytnout zpětnou vazbu pro zbytek. Tři přepínače vám umožní každou z nich vypnout. Klepnutí odpověď pouze předvybere na stránce dotazníku; člověk stále musí stisknout Odeslat, takže skener pošty nikdy nemůže za nikoho hlasovat.

Sledování doručení, zastavení a znovuspuštění

1. Otevřete odeslaný e-mail po akci tlačítkem Zobrazit. Panel Doručení ukazuje Doručeno, Čeká se, Zadrženo (zastaveno), Neúspěšné a Přeskočeno (odhlášeno) a také kdy odejde poslední e-mail.
2. Klikněte na Zastavit odesílání, abyste zadrželi ty e-maily, které ještě nebyly odeslány. Nic se neztratí: počkají.
3. Klikněte na Pokračovat v odesílání, abyste poslali přesně ty zadržené znovu, v tempu, které jste nastavili. Nikdo nedostane e-mail dvakrát.
4. Panel Odpovědi ukazuje výsledky ankety nebo dotazníku, jak přicházejí.
5. Pod položkou Veřejný odkaz klikněte na Vytvořit veřejný odkaz pro webovou verzi e-mailu, kterou můžete vložit do skupiny na WhatsAppu (Sdílet na WhatsAppu, Kopírovat, Otevřít). Neobsahuje nic osobního; kdokoli s ním může stránku otevřít a hlasovat v anketě. Zastavit sdílení ho okamžitě zruší.

Stránka končí seznamem příjemců. Adresy, které se odhlásily, jsou označeny. E-mail, který i po opakovaných pokusech selhal, se počítá pod Neúspěšné.

Odkazy na fotografie a videa

EventMann neukládá žádné fotografie ani videa. Na záložce Po akci přidáte až deset odkazů na sdílenou složku, kam mohou lidé nahrávat (Nahrát a sdílet), na album nebo aftermovie (Zobrazit album / video), případně na váš profil na sociální síti (Sociální profil), každý s textem tlačítka a volitelnou poznámkou. Objeví se ve vašich e-mailech po akci a po začátku akce také na stránce akce. Ujistěte se, že složka povoluje nahrávání a že můžete sdílet, co vám lidé pošlou.

Dobré vědět

• Odeslaný e-mail už nelze upravit ani znovu odeslat; napište nový. E-mail lze ze seznamu smazat ikonou koše.
• „Odesláno“ znamená doručeno, nikoli jen zařazeno do fronty: stránka počítá skutečná doručení, abyste poznali rozdíl mezi čekajícím a hotovým.
• Zkušební kopie má stejné bloky jako ostrý e-mail, ale žádné osobní odkazy, a nepočítá se jako příjemce.

Řešení problémů

• Nevyšel — může být stále konceptem (stiskněte Naplánovat), nebo akce nemá datum. Štítky Naplánováno a Odesláno vám řeknou, v jakém stavu je.
• Méně lidí, než jste čekali — hosté, kteří se odhlásili, se přeskočí, a více vstupenek na jedné adrese je jeden e-mail.
• Některé jsou Neúspěšné — adresa e-mail odmítla zprávu i po opakovaných pokusech. Jsou uvedeny na stránce.
• Zastavil jsem to omylem — klikněte na Pokračovat v odesílání.

Související

• Připomínky akce
• Dotazníky
• Oznámení pro účastníky
• Check-in a řízení vstupu