Seznam dobrovolníků a import CSV

Seznam dobrovolníků je váš přehled všech, kdo pomáhali na vašich akcích, nebo koho byste rádi oslovili. Patří vám, ne jedné akci: člověk je přidán jednou, dostane číslo dobrovolníka, např. V0001, a jeho historie zůstává zachována napříč všemi vašimi akcemi. Otevřete ho v menu organizátora přes Růst → Dobrovolníci.

Co zde můžete dělat

• Přidávat lidi jednotlivě, nebo importovat seznam, který již vedete, jako soubor CSV.
• Hledat a filtrovat podle jména, týmu, dovednosti, toho, zda mají účet, zda již dříve pomáhali, nebo zda nechtějí být zvaní.
• Upravovat kontaktní údaje, dovednosti a vlastní poznámky.
• Zobrazit, kolik akcí a hodin má každý člověk za sebou, a stáhnout výpis hodin jako PDF.
• Exportovat celý seznam jako soubor CSV, nebo smazat osobu spolu s její historií.

Klikněte na Přidat dobrovolníka a přidejte někoho, na Importovat dobrovolníky a nahrajte soubor, nebo na Exportovat CSV a stáhněte seznam. Čtyři karty nad tabulkou počítají všechny na seznamu, ty, kdo pomáhali, ty S účtem a ty, kdo nechtějí pozvánky; každá karta je zkratkou k danému filtru. Pro název, e-mail, telefonní číslo nebo číslo dobrovolníka použijte vyhledávací pole a pro další zúžení seznamu rozbalovací nabídky, např. Všichni.

Přidat dobrovolníka

1. Klikněte na Přidat dobrovolníka.
2. Zadejte Název a E-mail dané osoby. Obě pole jsou povinná; e-mail musí být na vašem seznamu jedinečný a velká a malá písmena se nerozlišují.
3. Přidejte Dovednosti oddělené středníky, například Vstup; První pomoc; Jevištní technika. Uchová se až 20 dovedností a slouží jako filtr na seznamu.
4. Volitelně napište Poznámky; jsou určeny pouze vám.
5. Klikněte na Přidat na seznam. Nikdo nedostane e-mail.

Jak číst tabulku

Každý řádek začíná číslem dobrovolníka a týmy, do kterých osoba patří, přičemž hvězdička označuje týmy, které vede. Sloupec Události počítá akce, na nichž byl člověk potvrzen, a Hodiny sčítají čas mezi příchodem a odchodem u každé směny, u které byl odchod zaznamenán. Zelený štítek Má účet znamená, že tuto e-mailovou adresu používá potvrzený účet EventMann, a Nechtějí pozvánky znamená, že se daná osoba odhlásila z vašich pozvánek. Upravit otevře stejná pole jako dialog pro přidání. Ikona stažení dá výpis hodin dané osoby jako PDF a koš ji smaže.

Import seznamu z tabulky

V dialogu Importovat dobrovolníky nahrajete seznam, který již vedete. Import pouze přidá lidi na váš seznam. Nepošle žádný e-mail a nikdy nezmění údaje někoho, kdo už na seznamu je.

1. Klikněte na Stáhněte šablonu, abyste viděli přesné názvy sloupců, nebo uložte svou tabulku jako CSV.
2. První řádek musí obsahovat názvy sloupců: name, email, phone, skills a notes. Povinné jsou pouze name a email. Více dovedností oddělte středníkem. Soubory uložené aplikací Excel, včetně německého Excelu se středníky jako oddělovači, se čtou tak, jak jsou.
3. Vyberte soubor — až 5 MB a 5 000 řádků — a klikněte na Zkontrolujte soubor.

Poté uvidíte náhled s počty Bude přidáno, Přeskočeno (už existuje) a Přeskočeno (nečitelné). Řádky označené Připraveno budou přidány. Řádek je Přeskočen, pokud je e-mail již na vašem seznamu nebo se v souboru objevuje dvakrát, a Nečitelný, pokud chybí jméno nebo e-mail, nebo je neplatný. Zatím nic nebylo zapsáno. Kliknutím na Importovat přidáte připravené řádky.

Vysvětlení nastavení

• Číslo dobrovolníka — přiděluje se automaticky z vaší vlastní posloupnosti (V0001, V0002 a tak dále) a nikdy se nepoužije znovu.
• Dovednosti — volný text oddělený středníky. Filtr dovedností čte dovednosti skutečně uvedené na seznamu.
• Poznámky (vidíte jen vy) — nikdy se nezobrazují dobrovolníkovi ani vedoucím týmů.
• Řádků na stránku — 25, 50, 100 nebo 200; Řadit podle jména, čísla dobrovolníka, nejvíce akcí nebo naposledy přidaných.

Dobré vědět

• Pokud změníte e-mailovou adresu člověka, odpojí se propojení s jeho účtem. Obnoví se automaticky, až se někdo přihlásí na potvrzený účet s novou adresou.
• Člověk se může odhlásit z vašich pozvánek pomocí odkazu v jakémkoli e-mailu s pozvánkou. Dokud se sám znovu nezaregistruje, nemůžete mu poslat pozvánku.
• Odstranit ze seznamu odstraní osobu spolu s jejími pozvánkami, směnami a hodinami na všech vašich akcích. Nelze to vrátit zpět; právě to vyžaduje žádost o smazání osobních údajů.
• Soubor Exportovat CSV obsahuje kontaktní údaje, dovednosti, vaše poznámky a hodiny. Zacházejte s ním jako s osobními údaji. Viz Hodiny dobrovolníků a soukromí.
• Koordinátor dobrovolníků, který má pouze jednu akci, najde stejný seznam pod záložkou Seznam dané akce. Vedoucí týmu jej vidí pouze pro čtení, aby mohl lidi oslovovat.
• Náhled importu na vás čeká 30 minut. Poté vyberte soubor znovu.

Řešení problémů

• Import hlásí chybějící sloupec — první řádek musí obsahovat názvy sloupců, alespoň name a email. Přesný tvar názvů najdete v šabloně.
• Import hlásí, že soubor už není k dispozici — zkontrolovaný soubor byl uchován 30 minut. Vyberte jej znovu a znovu zkontrolujte.
• Člověka, kterého jsem přidal, nenabízí při pozvání na akci — je již na dané akci v nějakém stavu, nebo se odhlásil. Viz Pozvání dobrovolníků na akci.
• E-mail je odmítnut jako již použitý — každá e-mailová adresa se na vašem seznamu může objevit jen jednou. Vyhledejte ji; daná osoba tam již může být.

Související

• Dobrovolníci
• Stálé týmy, vedoucí a základní tým
• Pozvání dobrovolníků na akci