Nástěnka úkolů akce

Nástěnka úkolů je plánovací seznam organizátora pro jednu akci: vše, co je třeba udělat před akcí, během ní a po ní, s prioritou, termínem, časem začátku, odpovědnou osobou a případně úkolem, na který je třeba počkat. Otevřete akci a v nabídce Správa zvolte dole Správa úkolů. Je oddělená od úkolů dobrovolníků, což jsou práce dobrovolnického týmu; na nástěnce plánujete a úkol z nástěnky můžete předat členovi týmu nebo potvrzenému dobrovolníkovi.

Co zde můžete dělat

• Přidávat úkoly s názvem, kategorií, prioritou, termínem a časem začátku.
• Použít připravené úkoly z knihovny šablon a nechat termíny zapadnout na své místo.
• Přiřadit úkol sobě, členovi týmu nebo potvrzenému dobrovolníkovi.
• Nechat úkol čekat na jiný úkol a vést k němu kontrolní seznam a komentáře.
• Sledovat šest počítadel — celkem, čekající, probíhající, dokončené, zablokované a po termínu — a celkový ukazatel postupu.

Přidání úkolu

Řádek nahoře slouží k rychlému přidání: stačí název.

1. Napište název, například „Potvrdit objednávku cateringu“.
2. Volitelně nastavte Začátek — datum a čas, kdy práce začíná. Úkol s časem začátku se zobrazí v harmonogramu dobrovolníků Harmonogram dne a dobrovolník, kterému je přidělen, dostane připomínku asi dvě hodiny předem.
3. Vyberte Kategorii: Místo a logistika, Marketing a propagace, Produkce a technika, Správa dodavatelů, Komunikace, Finance a rozpočet, Řízení rizik nebo Po akci.
4. Klikněte na Další podrobnosti a nastavte prioritu (Vysoká, Střední, Nízká), termín a popis.
5. Klikněte na Vytvořit úkol. Úkol začíná jako Čekající se střední prioritou, pokud jste nevybrali jinou.

Karty nahoře počítají úkoly podle stavu; kliknutím na jednu z nich, například Zablokováno, zobrazíte jen tyto úkoly, a štítky pod nimi filtrují podle kategorie. Záložka Knihovna šablon otevře připravené úkoly a Přidat úkol přeskočí na rychlé přidání.

Práce s kartou úkolu

Každá karta ukazuje svou prioritu, kategorii, čas začátku, termín a stav. Kulaté políčko ji označí jako dokončenou. Šedý štítek Čeká na se objeví, dokud úkol, na kterém závisí, není dokončen. Zelený štítek se jménem dobrovolníka ukazuje, komu je úkol přidělen. První rozbalovací nabídka jej přiřazuje, druhá mění stav mezi Čekající, Probíhá a Zablokováno, a tužka otevře formulář pro úpravy. Termín v minulosti zabarví kartu červeně a označí ji jako Po termínu.

Úprava úkolu

1. Klikněte na tužku na kartě.
2. Změňte Název úkolu, Kategorii, Prioritu, Datum splatnosti a Začátek.
3. U položky Čeká na vyberte jiný úkol této akce, který musí být dokončen dřív. Karta pak ukazuje Čeká na onen úkol, dokud není hotový. Úkol nemůže čekat sám na sebe a dva úkoly nemohou čekat jeden na druhý.
4. U položky Kontrolní seznam napište jednu položku na řádek; položky, které necháte beze změny, si zachovají svou zaškrtnutou hodnotu.
5. Přidejte popis a klikněte na Uložit.

Přiřazení úkolu

První rozbalovací nabídka na každé kartě má dvě skupiny. Tým vypisuje vás (Já (vlastník)) a členy vašeho týmu organizátora. Dobrovolníci vypisuje dobrovolníky, kteří jsou na této akci potvrzeni.

• Člen týmu může převzít úkol, jen pokud jeho role na něj stačí: vedoucí místa přebírá úkoly Místo a Rizika, finanční manažer Finance, marketing Marketing a Komunikaci, a pomocná role zaměstnance cokoli. Úkol z knihovny šablon může uvádět vlastní roli. Jinak vám řekneme, kterou roli vybrat. Vy jako vlastník můžete převzít cokoli.
• Člen týmu, kterému je úkol přidělen, dostane oznámení.
• Dobrovolník dostane stejný e-mail „Nový úkol dobrovolníka“ jako u úkolu dobrovolníka a vidí úkol na stránce Moje dobrovolnictví, kde může měnit stav, zaškrtávat kontrolní seznam a komentovat. Úkol má v jednu chvíli jen jednu osobu; výběr někoho jiného první nahradí.
• Zvolte Nepřiřazeno, pokud chcete přiřazení zrušit.

Použití knihovny šablon

1. Klikněte na Knihovna šablon.
2. Zaškrtněte úkoly, které chcete, jednotlivě nebo celou kategorii najednou pomocí Vybrat vše.
3. Klikněte na Použít vybrané šablony. Úkoly se vytvoří pro tuto akci.

Knihovna obsahuje připravené úkoly v osmi kategoriích, každý s prioritou a typickou dobou předstihu, například „30 dní předem“. Termíny se vypočítají z data akce. Pokud je akce blíž, než je předstih šablony, termíny se zhustí tak, aby žádný nebyl v minulosti, a zachovají své pořadí. Úkoly po akci zůstávají až po ní. Šablony, které jste už použili, mají fajfku a nelze je použít znovu.

Dobré vědět

• Kdo smí nástěnku používat, rozhoduje oprávnění Úkoly: organizátor, vedoucí místa a koordinátoři dobrovolníků ho mají a v roli na míru ho můžete zaškrtnout. Je to oprávnění oddělené od úprav akce.
• Dokončený úkol ukazuje, kdy byl dokončen. Odškrtnutím se vrátí na Čekající.
• Smazání úkolu nejprve vyžaduje potvrzení.
• Úkoly na nástěnce s časem začátku se zobrazí v Harmonogramu dne pro osoby, které mají oprávnění Úkoly.
• Pokud byli dobrovolníci pozváni, ale nikdo nebyl potvrzen, stránka to řekne a odkáže na Lidé; v seznamu se objevují jen potvrzení dobrovolníci.

Řešení problémů

• „… nemůže převzít úkol …“ — role člena týmu nepokrývá danou kategorii. Vyberte člena s vhodnou rolí, člena personálu nebo dobrovolníka.
• Dobrovolník v seznamu není — pro tuto akci zatím není potvrzen.
• „Na tento úkol nelze čekat“ — úkol patří jiné akci, nebo by jeho výběr vedl k tomu, že by dva úkoly čekaly jeden na druhý.
• Termíny použitých šablon jsou příliš blízko u sebe — akce je blízko, takže předstihy byly zhuštěny, aby se vešly.

Související

• Úkoly dobrovolníků
• Harmonogram dne a zobrazení Živě
• Vlastní role
• Správa týmu