Personál akce

Personál akce je místo, kde sestavujete placený tým pro den akce: zvete lidi, posuzujete přihlášky, plánujete směny, odbavujete lidi, předáváte úkoly a píšete jim. Otevřete akci, pak Tým a partneři → Správa personálu. Je oddělený od Správy týmu, která řídí, kdo smí používat váš pořadatelský účet, a od Dobrovolníků, což je modul neplacených pomocníků s vlastním seznamem a rozpisem. Personál zde může být placen za hodinu a procházet mzdy personálu.

Co zde můžete dělat

• Zveřejnit akci pro uchazeče o práci, aby se mohli přihlásit.
• Pozvat lidi e-mailem s odkazem, který vyprší za 7 dní.
• Posoudit přihlášky a schválit je nebo zamítnout, při schválení nastavit hodinovou sazbu.
• Plánovat směny s datem, časy, kapacitou a místem a zařadit na ně schválený personál.
• Odbavit personál na kartě směny, až přijde.
• Zadat úkoly členovi personálu a sledovat je do splnění.
• Psát personálu jednotlivě nebo všem najednou a číst jejich odpovědi.
• Schvalovat výměny směn, které personál žádá.

Záložky této stránky

Nahoře běží pás čtyř záložek. Členové je tato stránka s náborem, směnami, pozvánkami, přihláškami a vaším schváleným personálem. Výměny směn vypisuje žádosti o výměnu a ukazuje, kolik jich čeká. Zprávy personálu je doručená pošta. Mzdy otevírá účetní období. Pod záložkami má pole Hledáme personál jedno zaškrtávací políčko a Správa směn začíná formulářem, který končí tlačítkem Vytvořit směnu.

Zpřístupnění akce uchazečům

Zaškrtněte Zobrazit tuto akci uchazečům o práci a klikněte na Uložit změny, abyste akci zveřejnili pro lidi hledající práci na akcích, v seznamu „Akce hledající personál“ na stránce personálu. Je ve výchozím stavu vypnuto a nic se nezobrazí, dokud to nezapnete. Lidé, kteří se přihlásí, se objeví pod Čekající přihlášky.

Pozvání personálu

1. Klikněte na + Pozvat personál a otevřete formulář.
2. Zadejte Název a E-mail osoby. Obojí je povinné.
3. Volitelně přidejte Roli, například „Bezpečnost“ nebo „Catering“. Je to jen štítek; neuděluje žádná oprávnění.
4. Klikněte na Odeslat pozvánku. Osoba dostane e-mail s odkazem, který funguje 7 dní.

Pozvánky, které jsou stále otevřené, jsou uvedeny pod Čekající pozvánky s datem vypršení. Znovu odeslat pošle čerstvý odkaz a spustí dalších 7 dní; Zrušit pozvánku ukončí. Na stejnou adresu pro stejnou akci nemůžete poslat druhou otevřenou pozvánku. Když osoba přijme, je okamžitě schválena pro tuto akci s vaším štítkem role a objeví se pod Schválený personál. Sazbu nemá, dokud ji nenastavíte.

Posouzení přihlášek

Lidé, kteří se přihlásili ze stránek personálu, čekají pod Čekající přihlášky. Vidíte jejich jméno a e-mail, jejich poznámku, krátké představení, dovednosti a certifikáty, dny, kdy jsou k dispozici, a kdy se přihlásili. Pokud je budete platit, napište hodinovou sazbu do pole Sazba/h a klikněte na Schválit, nebo klikněte na Odmítnout. Jejich dovednosti vám pomohou rozhodnout. V každém případě je přihlášený informován.

Plánování směn

1. V Správa směn vyplňte Název směny, Datum, Kapacitu a Čas začátku a Čas konce. Datum musí být dnes nebo později, konec musí být po začátku a kapacita je od 1 do 255.
2. Volitelně přidejte Místo, například „Hlavní vchod“.
3. Klikněte na Vytvořit směnu.

Každá směna se stane kartou ukazující její název, datum, časy, místo a Zbývající místa. Upravit ji změní. Nabídka stavu nastaví Otevřená, Uzavřená nebo Zrušená: uzavřená nebo zrušená směna už nepřijímá lidi, ale ponechá si přiřazení a historii odbavení, což by smazání (křížek) neudrželo. Abyste personál na směnu přiřadili, vyberte osobu v seznamu — nabízí jen schválený personál — a klikněte na Přiřadit. Pod směnou má každý přiřazený člověk Příjem a křížek, který jej ze směny odebere.

Příjem personálu

Klikněte na Příjem vedle osoby, až přijde; jejich čas příchodu se pak zobrazí jako fajfka. Někoho můžete přijmout od dvou hodin před začátkem směny až do čtyř hodin po jejím konci a jen tehdy, je-li schválen pro akci. Odchod provádí sám člen personálu na svých stránkách personálu, čímž se zaznamenají odpracované hodiny. Mzdy mohou vyplatit směnu, až existují oba časy.

Schválený personál, sazby, úkoly a zprávy

Pod Schválený personál je každá osoba řádkem s její sazbou a stavem; kliknutím otevřete podrobnosti. Tam nastavíte její Hodinovou sazbu (nechte prázdné pro neplaceného pomocníka, zobrazeného jako Dobrovolník), zadáte Úkoly a napíšete jí. Přidejte úkol s názvem a volitelným termínem; osoba dostane oznámení a vy jej přesouváte mezi Čekající a Probíhá pomocí nabídky. Jakmile je úkol Dokončeno, zobrazuje jen svůj odznak. Pro další použijte Přidat úkol. Odeslat zprávu píše této osobě; Odebrat z akce ji vyřadí z týmu. Dole Hromadná zpráva pošle jednu zprávu každému schválenému členovi personálu akce.

Zprávy

Záložka Zprávy personálu je vaše doručená pošta pro tuto akci. Konverzace, které jste zahájili, a odpovědi na ně se objeví nahoře, nejnovější první, s označením, když je něco nepřečteno. Pod Odeslané zprávy vidíte každou zprávu, kterou jste odeslali, a kolik příjemců ji přečetlo. Otevřete konverzaci, abyste ji přečetli a odpověděli.

Výměny směn

Když člen personálu žádá předat směnu kolegovi, žádost se objeví na záložce Výměny směn se směnou, kdo žádá, kdo by ji převzal, a jeho důvodem. Schválit přesune přiřazení ke kolegovi, pokud už nepracuje na překrývající se směně; Odmítnout ponechá vše beze změny. Oba jsou informováni. Odznak stavu ukazuje, co ještě čeká.

Vysvětlení nastavení

• Kapacita — kolik lidí se do směny vejde. Přiřazování se zastaví, jakmile je plná, a směna se tak zobrazí.
• Hodinová sazba — prázdné znamená neplacené. Mzdy zahrnují jen lidi se sazbou.
• Role (u pozvánky) — volný štítek zobrazený na pozvánce a v položce týmu. Neuděluje žádná oprávnění.
• Místo — volný text na kartě směny, užitečný pro více míst odbavení.
• Stav směny — Otevřená, Uzavřená nebo Zrušená. Plná se nastaví automaticky, když je obsazeno poslední místo.

Dobré vědět

• Personál zde není totéž co dobrovolníci. Lidé bez sazby jsou na této stránce označeni jako Dobrovolník, ale jsou stále účty personálu; modul Dobrovolníci má vlastní seznam, pozvánky a rozpis.
• Zde není tlačítko Pozastavit. Odebrat z akce vyřadí osobu jen z této akce, uvolní směny, které ještě nezačala, a informuje ji. Hodiny, které již odpracovala, zůstávají v záznamu a lze je ještě vyplatit.
• Osobu nelze přiřadit ke dvěma překrývajícím se směnám a člen personálu pozastavený administrátorem přiřazen nelze vůbec.
• Pozvánka personálu, kterou nikdo nepřijme, prostě po 7 dnech vyprší. Zrušte ji a pošlete novou, nebo použijte Znovu odeslat.
• Pro zobrazení a práci na této stránce je potřeba oprávnění Personál; akce se směnami vyžadují oprávnění Směny; mzdy vyžadují oprávnění upravovat akci. Člen týmu bez jednoho z nich dostane pro tuto akci chybu 403.

Řešení problémů

• Osoba chybí v seznamu přiřazení — nabízen je jen schválený personál. Zkontrolujte Čekající přihlášky.
• „Tato směna není otevřená“ — nastavte směnu zpět na Otevřenou pomocí její nabídky stavu.
• Příjem hlásí zprávu o čase — zkontrolujte, že se příjem otevírá dvě hodiny před směnou a zavírá čtyři hodiny po jejím konci.
• Hodiny někoho se v mzdách nikdy neobjeví — nebyl odhlášen, nebo nemá sazbu. Požádejte ho, aby se odhlásil na své stránce.
• Odkaz na pozvánku říká, že je neplatný — vypršel nebo byl zrušen. Použijte Znovu odeslat.

Související

• Mzdy personálu
• Dobrovolníci
• Správa týmu
• Příjem a odchod