Směny a rozpis dobrovolníků

Záložka Směny je rozpis dobrovolníků pro akci: co je potřeba udělat, kdy, kde a kolik lidí k tomu potřebujete, a kdo je na tom zapsaný. Je oddělená od rozpisu zaměstnanců v části Správa zaměstnanců, protože dobrovolníci jsou neplacení a nikdy neprocházejí výplatami. Otevřete akci a poté Tým a partneři → Dobrovolníci → Směny. Všechny časy jsou v časovém pásmu akce, které stránka uvádí nahoře.

Co zde můžete dělat

• Přidat místa, na která potřebujete lidi, s uvedením místa a počtu potřebných osob.
• Zařadit potvrzené dobrovolníky na směnu, po jednom nebo po více najednou.
• Odbavit lidi na příchod a odchod přímo z rozpisu, u těch, kteří to nezvládnou sami.
• Nechat dobrovolníky, aby si směny vybírali a vraceli sami.
• Na první pohled vidět, které směny jsou plné: 8 z 8 je zeleně, 2 ze 3 je oranžově.

Přidání směny

1. Klikněte na Přidat směnu, čímž otevřete formulář.
2. Do pole Co napište, o co jde, například „Registrační stůl“.
3. Vyberte Tým, ke kterému směna patří. Vedoucí týmu musí vybrat jeden ze svých týmů; pole můžete nechat prázdné, pak je směna určena komukoli.
4. Nastavte Začátek a Konec. Výchozí hodnoty jsou začátek akce a o tři hodiny později; konec musí být po začátku.
5. Volitelně doplňte Kde a nějaké Podrobnosti. Nastavte Potřeba lidí, a to mezi 1 a 500.
6. Klikněte na Přidat směnu.

Čtení rozpisu

Každá směna je karta s názvem a odznakem týmu, počtem obsazených míst a jedním řádkem na dobrovolníka se stavem: Neodbaveno, Odbaveno 17:02, nebo čas odchodu s odpracovanými hodinami. Odbavit označí člověka jako přítomného; poté stejný odkaz ukazuje Odbavit odchod. Třetí stisk nabídne Znovu otevřít pro člověka, který byl omylem odbaven na odchod. Odebrat ho ze směny vyřadí. Upravit změní nebo smaže směnu. Pokud má směna ještě volná místa, Přiřadit lidi na ni zařadí další osoby.

Zařazení lidí na směnu

Pod seznamem osob se nachází Přiřadit lidi (zbývá N míst), které otevře výběr potvrzených dobrovolníků. Objeví se pouze tehdy, když má směna volná místa.

1. Klikněte na Přiřadit lidi — tlačítko ukazuje, kolik míst zbývá.
2. Vyhledejte podle jména, týmu nebo dovednosti a zaškrtněte osoby. Vedoucí vidí jen lidi ze svých vlastních týmů.
3. Klikněte na Přidat na směnu.

Stránka vám řekne, kolik osob bylo přidáno. Někdo bude přeskočen, pokud je už na směně, pokud je zařazen na jinou směnu této akce v překrývajícím se čase, nebo pokud je směna mezitím plná — dva koordinátoři, kteří obsazují poslední místa současně, nemohou uspět oba. Každý přidaný člověk dostane e-mail a asi den před začátkem směny obdrží jednu připomínku.

Vysvětlení nastavení

• Potřeba lidí — nelze nastavit níže, než kolik lidí na směně už je. Nejprve někoho odeberte.
• Tým — zobrazuje se jako odznak, určuje, který vedoucí smí směnu měnit, a které dobrovolníky si ji mohou vzít sami.
• Smazat směnu — v panelu Upravit u dané směny. Dobrovolníci na ní budou z ní odebráni.
• Dobrovolníci si vybírají své směny a vracejí směnu nejpozději do — na záložce Nastavení, viz Nábor pomocí připojovacích odkazů, přihlašování a kopírovaných nastavení.

Dobré vědět

• Na směny lze zařadit pouze potvrzené dobrovolníky. Pokud výběr říká, že zatím nikdo potvrzen není, nejprve potvrďte lidi v části Lidé.
• Dobrovolníci se odbavují sami v části Moje dobrovolnictví. Odbavení je otevřené hodinu před směnou a zavírá se, když směna skončí, takže u směny, která už proběhla, odbavení není možné, a odchod vyžaduje předchozí příchod.
• Hodiny se počítají od odbavení do odbavení na odchod. Směna, u které je příchod zaznamenán, ale odchod chybí, se nepočítá, dokud ji zde neuzavřete tlačítkem Odbavit odchod.
• Zařazení člověka na rozpis mu pošle e-mail. Přesun nebo smazání směny nepošle e-mail znovu; informujte je zprávou.
• Směny s týmem a úkoly s týmem jsou také to, co vedoucí týmu vidí v harmonogramu dne a v zobrazení Živě.

Řešení problémů

• „Je už zařazen na jinou směnu v tuto dobu“ — každý člověk může mít najednou jen jednu směnu. Zkraťte jednu ze směn nebo vyberte jinou osobu.
• Není z koho vybírat — všichni potvrzení jsou už na směně, nebo (u vedoucího) nikdo z vašich týmů zatím není potvrzen.
• Počet nelze snížit — na směně je už více lidí; nejprve některé odeberte.
• Hodiny jsou špatně — zkontrolujte směnu, zda nechybí odchody; použijte Odbavit odchod nebo Znovu otevřít u daného řádku.

Související

• Dobrovolníci
• Úkoly dobrovolníků
• Harmonogram dne a zobrazení Živě
• Moje dobrovolnictví: směny a odbavení