Dobrovolníci
Články nápovědy nemusí být zcela přesné – kvůli častým aktualizacím a automatickému překladu mohou zaostávat za aplikací. V případě pochybností kontaktujte podporu.
Na této stránce
Dobrovolníci jsou lidé, kteří pomáhají na vašich akcích zdarma. EventMann jim dává vlastní nástroje: seznam, který vedete napříč všemi vašimi akcemi, stálé týmy s vedoucími, pozvánku na každou akci, rozpis směn, úkoly, zprávy a živý přehled pro samotný den akce. Je určen pro spolky, jejichž celý akční tým tvoří dobrovolníci, ale stejně dobře poslouží jednomu pomocníkovi na jedné akci. Najdete ho na dvou místech: Dobrovolníci ve skupině Růst v postranním panelu pro vše, co přesahuje jednotlivé akce (seznam, týmy, import), a Dobrovolníci pod položkou Tým a partneři v nabídce Správa dané akce pro vše, co patří k jedné akci.
Položka postranního panelu Dobrovolníci otevře seznam dobrovolníků. Jeho pruh karet vede na Týmy a Importovat dobrovolníky.
Dobrovolníci, personál a členové jsou tři různé věci
| Dobrovolníci | Personál | Členové | |
|---|---|---|---|
| Kdo | Lidé, kteří pomáhají zdarma, často opakovaně | Placení pomocníci na jednu akci | Lidé, kteří si u vás koupili členství |
| Kde | Seznam, Týmy a Správa → Dobrovolníci | Správa → Správa personálu, portál personálu | Nastavení → Členství |
| Rozpis | Směny dobrovolníků | Směny personálu, se výměnami a mzdami | Žádný |
| Peníze | Žádné. Hodiny se jen evidují | Hodinové sazby a mzdy | Cena tarifu, kterou platí člen |
Tři skupiny se nemíchají. Dobrovolník nikdy nepatří do rozpisu personálu a rozpis dobrovolníků nikdy nevstupuje do mezd. Pokud někomu platíte, patří mezi Personál akce.
Co zde můžete dělat
- Vedete seznam všech, kdo pomohli nebo koho chcete oslovit; lidi přidáváte ručně nebo je importujete z tabulky — viz Seznam dobrovolníků a import z CSV.
- Spravujete stálé týmy, například Registrace, Hudba nebo Kuchyně, každý s vedoucími a základním týmem, který je na každé akci — viz Stálé týmy, vedoucí a základní tým.
- Zvete lidi na akci, přijímáte přihlášky a hromadně potvrzujete — viz Zvání dobrovolníků na akci a Nábor pomocí odkazů pro připojení, přihlášení a zkopírovaného nastavení.
- Přidělujete role na akci, aby dobrovolník mohl vést vstup, finance nebo ostatní dobrovolníky — viz Role dobrovolníků a vedoucí týmů.
- Plánujete práci pomocí směn, úkolů dobrovolníků a nástěnky úkolů akce.
- Řídíte den akce pomocí harmonogramu a živého přehledu a zpráv pro vaše dobrovolníky.
- Staráte se o hodiny a soukromí — kdo co vidí, výkaz hodin a smazání dobrovolníka, viz Hodiny dobrovolníků a soukromí.
- Děkujete bezplatným nebo zlevněným lístkem, který si mohou koupit jen vaši dobrovolníci — viz Lístek s poděkováním pro dobrovolníky.
Stránky jedné akce
Otevřete akci a poté Tým a partneři → Dobrovolníci. Nahoře je pruh karet. Lidé ukazují, kdo byl osloven a co odpověděl. Směny a Úkoly jsou rozpis a seznam práce, Harmonogram dne je řadí podle času, Živě ukazuje, co se právě děje, Zprávy píší týmu, Nastavení obsahuje volby dobrovolníků pro danou akci a Seznam je stejný seznam jako v panelu pořadatele, určený pro lidi, kteří drží jen tuto jednu akci.
Typický postup
- Sestavte si jednou seznam a nastavte své týmy. Lidi, kteří jsou vždy k dispozici, označte jako základní: budou přidáni na každou novou akci.
- Na akci otevřete Lidé a pozvěte ostatní, nebo zveřejněte odkaz pro připojení do své skupiny na WhatsAppu.
- Přidejte Směny a Úkoly, nebo je zkopírujte z loňské akce, a potvrzené lidi zařaďte na směny.
- Před dnem akce pošlete Zprávu, vytiskněte Harmonogram dne a zkontrolujte velikosti týmů na Lidé.
- V den akce mějte otevřené Živě. Poté jsou hodiny k dispozici v seznamu a pro každého dobrovolníka si můžete stáhnout výkaz.
Dobré vědět
- Být na seznamu není pozvánka. Import seznamu neodešle žádný e-mail; o tom, koho na akci oslovíte, rozhodujete pro každou akci zvlášť.
- Pouze potvrzení dobrovolníci mohou být zařazeni na směny, dostat úkoly, držet roli a koupit lístek s poděkováním.
- Odmítnutí pozvánky nevyžaduje účet. Odpověď ano ho vyžaduje: dobrovolník si z stránky pozvánky založí bezplatný účet, nebo se přihlásí, a teprve potom je potvrzen a vy o tom dostanete zprávu. Účet slouží k tomu, aby viděl své směny a úkoly, přihlašoval se a kupoval lístek s poděkováním. Jeho pohled je popsán v článku Dobrovolničení na akci.
- Pozvánky, potvrzení a zprávy o dobrovolnictví odcházejí podle vašeho vlastního hodinového limitu odesílání (Nastavení → E-mail), takže stovka pozvánek se rozloží v čase a neodejde najednou.
- Každá pozvánka obsahuje odkaz, kterým se lze odhlásit z vašich pozvánek dobrovolníků. Lidé, kteří se odhlásili, jsou při každém zvaní přeskočeni a na seznamu se zobrazují jako Nechtějí pozvánky.
- Člen týmu může pracovat s dobrovolníky, pokud jeho role má oprávnění Dobrovolníci; Vedoucí týmu (jen vlastní týmy) to omezí na týmy, které vede. Oprávnění Úkoly otevírá nástěnku úkolů. Obě se zaškrtávají v Vlastních rolích.
Řešení problémů
- Položky Dobrovolníci v nabídce chybějí — vaše role pro danou akci nemá oprávnění Dobrovolníci. Zeptejte se pořadatele, kdo akci vlastní.
- Dobrovolník říká, že nevidí své směny — potřebuje účet na e-mailové adrese, na kterou jste ho zvali, a tato adresa musí být potvrzená. Pokud u něj na Lidé vidíte Zatím bez účtu, použijte Poslat odkaz k registraci.
- Někdo byl při zvaní přeskočen — už je na této akci v nějakém stavu, nebo se odhlásil z vašich pozvánek.