Manual del organizador

Todo lo que hace un organizador en EventMann, desde el primer evento hasta el último informe: eventos y entradas, pedidos, marketing, dinero, su equipo y sus voluntarios.

Edición del 18 de octubre de 2026

La última versión de cada capítulo está en el Centro de Ayuda: https://eventmann.com/es/help

Capítulo 1

Primeros pasos

1.1 Panel del organizador

El panel es la primera página que ve al iniciar sesión como organizador: una visión rápida de cómo van sus eventos y de lo que está pendiente. Ábralo desde la barra lateral en Trabajo → Panel de control. El distintivo numérico junto a Panel de control en la barra lateral es el total de todo lo que aparece en la tarjeta «Requiere atención».

Qué puede hacer aquí

Si aparece el aviso ámbar, los asistentes siguen recibiendo sus entradas y recordatorios desde la dirección de EventMann. Haga clic en Configurar correo de envío para conectar su propio servidor de correo; el aviso desaparece en cuanto se guarda una conexión activa. Consulte Desde qué correo se envían sus mensajes.
Lea primero Requiere atención. Cada fila es una cosa pendiente de usted en un evento: solicitudes de aprobación, solicitudes de reembolso, mensajes sin leer de asistentes, entradas de lista de espera, cambios de turno, solicitudes de patrocinadores y mensajes enviados a través de su formulario de contacto público. La cifra roja indica cuántos elementos esperan; haga clic en la fila para abrir esa cola. La tarjeta solo aparece cuando hay algo pendiente, y lee los mismos recuentos que el distintivo de la barra lateral, así que ambos nunca se contradicen.
Revise las cuatro cifras: Ingresos totales, Entradas vendidas, Valor medio del pedido y Tasa de reembolso.
Haga clic en Crear evento para abrir el asistente de eventos.

Las cifras explicadas

Ingresos totales — el total de sus pedidos confirmados, tal como se cobraron: aquí no se restan los reembolsos (las pantallas de Finanzas muestran la cifra neta). Si sus eventos tienen precios en más de una moneda, ve una línea por moneda, nunca un total combinado; el valor medio del pedido muestra entonces «monedas mixtas» en lugar de una cifra.
Entradas vendidas — entradas de pedidos confirmados en todos sus eventos.
Valor medio del pedido — el total medio de un pedido confirmado.
Tasa de reembolso — la proporción de pedidos pagados que han tenido algún reembolso, total o parcial.
La línea bajo su nombre («9 eventos · 4 en directo · 301 asistentes») cuenta todos los eventos que usted posee, los que están en directo y los pedidos confirmados.

Eventos, ingresos y actividad

Debajo de las cifras, Mis eventos muestra una vista previa de sus eventos con fecha, estado, número de pedidos y un botón Gestionar. Siguen dos gráficos: Eventos principales por ingresos y Flujo de eventos (cuántos eventos están en borrador, programados, en directo, en pausa, completados o cancelados). Cada gráfico se puede descargar como imagen o como CSV.

La tabla Mis eventos muestra cinco eventos — es una vista previa, sin un orden concreto. Use Ver todo para ver la lista completa y con buscador.
Eventos principales por ingresos clasifica sus cinco mejores eventos.
Flujo de eventos divide sus eventos según su estado en el ciclo de vida.

Conviene saber

La etiqueta de estado de la tabla es el estado real del ciclo de vida (Borrador, Programado, En directo, En pausa, Completado, Cancelado). Un evento que espera en la cola de revisión de la plataforma muestra el estado de revisión debajo.
El título de un evento enlaza a la página pública mientras el evento está en directo, y a una vista previa privada en cualquier otro estado, para que su propio enlace nunca acabe en un «no encontrado».
Una cuenta nueva también ve aquí una tarjeta de Progreso de configuración hasta que termine o descarte la lista de tareas — consulte Primeros pasos.

Solución de problemas

Los ingresos parecen menores que lo que ha vendido — solo cuentan los pedidos confirmados. Un pedido que aún está en el proceso de compra, o uno cancelado, queda fuera a propósito.
Falta un evento en la tabla — la tabla solo muestra cinco. Use Ver todo.
El aviso ámbar no desaparece — solo se quita cuando se guarda una conexión de correo que funcione, en Configuración → SMTP y correo.
La cifra de Requiere atención no coincide con una página de la cola — la tarjeta se guarda en caché unos 30 segundos; recargue la página después de actuar en una cola.

Véase también

1.2 Primeros pasos

Primeros pasos es la lista de tareas que lleva una cuenta de organizador nueva desde el registro hasta la venta de entradas. Está en Trabajo → Primeros pasos en la barra lateral del organizador, y su resumen aparece también como una barra morada en la parte superior de cada página y como una tarjeta de Progreso de configuración en su panel, hasta que termine.

Los pasos

Complete su perfil de organizador — obligatorio. Deben estar rellenos tanto su nombre como una breve biografía (la biografía se edita en su página de cuenta, Configuración → Cuenta).
Configure su correo de envío (SMTP) — obligatorio. Conecte su propio buzón para que las entradas, los recordatorios y las facturas lleguen a los asistentes desde su dirección. Consulte Desde qué correo se envían sus mensajes.
Conecte Stripe (para eventos de pago) — opcional. Solo es necesario si vende entradas de pago; omítalo si todos sus eventos son gratuitos. Consulte Configurar Stripe Connect.
Añada su primer recinto — opcional.
Cree su primer evento — obligatorio, mediante el asistente de eventos.
Añada tipos de entrada — obligatorio. Se marca cuando cualquiera de sus eventos tiene al menos un tipo de entrada.
Publique su primer evento — opcional, pero no se vende nada hasta que lo haga. Basta con que cualquiera de sus eventos esté en directo.

Cada paso pendiente muestra un consejo y un botón Ir que le lleva a la pantalla correcta. Los pasos se marcan solos en cuanto existen los datos correspondientes — no hay nada que marcar a mano. Volver a comprobar mi progreso, al final, repite la comprobación sin recargar la página.

Ocultar la lista

Use Ocultar la lista en la página de la lista cuando todos los pasos obligatorios estén terminados; entonces desaparecen la barra y la tarjeta. Antes de eso, el botón no hace nada. Ir al panel simplemente sale de la página y conserva la lista.

La barra morada y la tarjeta del panel

Mientras los cuatro pasos obligatorios no estén terminados, la barra morada muestra el paso en el que está («Paso 1 de 4»), un botón Ir para ese paso y Ver todo, que abre esta página. El panel muestra el mismo progreso en forma de tarjeta.

La barra morada permanece en todas las páginas mientras haya un paso obligatorio abierto.
La tarjeta Progreso de configuración muestra los tres siguientes pasos abiertos, con una etiqueta de Obligatorio cuando corresponda. Haga clic en Ver todo para la lista completa.

Conviene saber

Un paso obligatorio puede deshacerse. Si su conexión de correo deja de funcionar, «Configure su correo de envío» vuelve a quedar sin marcar, y una lista que hubiera ocultado reaparece — de lo contrario, sus asistentes recibirían correo desde la dirección de la plataforma sin que usted lo note.
«Configure su correo de envío» corresponde a la pantalla SMTP y correo, no a Preferencias de correo, que solo controla qué notificaciones recibe.
Debajo de los pasos, la página explica cómo pagan los asistentes (Stripe ofrece a cada comprador los métodos disponibles en su país, y usted no tiene que configurarlo) y enumera los países donde los organizadores, proveedores, recintos, patrocinadores y personal pueden registrarse. Los asistentes pueden comprar desde cualquier lugar.
La publicación tiene sus propias condiciones: un correo electrónico verificado, una cuenta de Stripe conectada para los eventos de pago y los acuerdos de la plataforma pendientes. Consulte Estado del evento: publicar, pausar, cancelar.

Solución de problemas

He terminado un paso, pero sigue apareciendo como abierto — el paso de perfil necesita un nombre y una biografía; solo el nombre no basta. El paso de entradas necesita que un tipo de entrada esté asignado a uno de sus eventos.
No puedo ocultar la lista — todavía hay un paso obligatorio abierto. La barra le indica cuál.
La barra morada ha vuelto — un paso obligatorio ha dejado de cumplirse, normalmente la conexión de correo. Abra el paso con Ir.

Véase también

1.3 Ajustes del organizador

Todo lo relativo a su cuenta de organizador que no está ligado a un evento concreto se encuentra en Configuración en la barra lateral del organizador (el grupo de la parte inferior, con la etiqueta «Configuración del organizador»). En cualquier página de configuración el grupo está abierto y enumera nueve pantallas; este artículo explica para qué sirve cada una y dónde puede leer más.

Qué puede hacer aquí

Pantalla	Para qué sirve
Cuenta	Su inicio de sesión personal: nombre, correo electrónico, teléfono, biografía, zona horaria preferida, idioma, contraseña y autenticación de dos factores. Es la misma página para cada rol que tenga en EventMann. La zona horaria es como se le muestran las fechas y horas de los eventos; el idioma se usa para los correos que le enviamos y como idioma del sitio, salvo que elija otro con el icono de bandera.
Perfil público	Lo que ven los asistentes sobre su organización: logotipo, nombre, dirección pública, lema y biografía. Consulte Perfil público.
Equipos	Invite a personas, asígneles un rol y vea qué puede hacer cada una. Consulte Gestión de equipo, Roles personalizados y Cuadrícula de permisos.
Facturación	Los datos de su empresa (dirección, número de identificación fiscal), las condiciones del plan que le aplican y el historial de facturas.
Pago	Su moneda de visualización predeterminada y los métodos de pago que se ofrecen a sus compradores. El cobro lo gestiona Stripe; consulte Configurar Stripe Connect.
Preferencias de correo	Qué notificaciones recibe usted personalmente, por tipo, por correo electrónico y por notificación push.
SMTP y correo	El buzón desde el que se envían las entradas, los recordatorios y las facturas a sus asistentes. Consulte Desde qué correo se envían sus mensajes.
Marca blanca	Su propio nombre de marca, logotipo, colores y tipografías en las páginas de sus eventos. Consulte Marca blanca.
Acuerdos	Contratos con la plataforma que acepta una vez por versión. Consulte Acuerdos.

Otra pantalla de configuración está en el grupo Integraciones: Ajustes de IA. Las funciones de IA están desactivadas de forma predeterminada; mientras estén desactivadas, no se envía nada de sus eventos a ningún proveedor de IA. Actívelas allí y, si lo desea, introduzca su propia clave API para que el uso se facture a su cuenta con ese proveedor.

Facturación

El formulario de facturación (razón social, correo de facturación, dirección, número de identificación fiscal o IVA) contiene los datos de su empresa. La dirección y el número de identificación fiscal o IVA se imprimen en el bloque del vendedor de las facturas que reciben sus compradores (el número de identificación fiscal puede desactivarse en el diseño de la factura, en Finanzas → Facturas); la numeración y el texto de las facturas también se configuran allí. La misma pantalla muestra las condiciones de su plan y un historial de las facturas dirigidas a usted.

Preferencias de correo

Una tabla de tipos de notificación con un interruptor de Correo electrónico y otro de Push para cada uno: reservas, cancelaciones y reembolsos, actividad de la lista de espera, cambios de estado de los eventos y aprobaciones, alertas de aforo y de existencias bajas, hitos de ingresos, alertas de Stripe y de pagos, disputas, resúmenes semanales y diarios, novedades de equipo y voluntarios, y más. Un guion significa que ese canal no existe para esa notificación.

Conviene saber

Su sesión se cierra automáticamente tras un período de inactividad, y al conectar o desconectar una cuenta de Stripe se le envía de inmediato un correo con la dirección IP — las dos protecciones de las pantallas que afectan al dinero.
La contraseña, el correo de inicio de sesión y la autenticación de dos factores solo están en la página Cuenta. No hay una copia exclusiva para organizadores.
La URL de la página pública («identificador») y el logotipo pertenecen a Perfil público, no a Cuenta.
Los ajustes de pago no mueven dinero: EventMann no retiene ni libera sus fondos. Stripe le paga según el calendario configurado en su propia cuenta de Stripe.

Solución de problemas

No encuentro dónde cambiar mi contraseña — Configuración → Cuenta, en la tarjeta Cambiar contraseña.
La barra lateral solo muestra los nombres de los grupos — haga clic en un grupo (Trabajo, Dinero, Crecimiento, Integraciones, Configuración) para abrirlo; el grupo de la página en la que está se abre solo.
No recibo un correo que espero — compruebe primero su fila en Preferencias de correo.

Véase también

1.4 Gestión de equipo

Invite a personas a ayudar con sus eventos sin compartir su propio inicio de sesión. Abra Configuración → Equipos; la página tiene tres pestañas — Miembros del equipo, Roles personalizados y Permisos — y este artículo trata la primera. El acceso de una persona procede de uno de los cinco roles integrados, o de un rol personalizado que usted mismo crea.

Qué puede hacer aquí

Rellene el formulario de invitación: Nombre completo, Dirección de correo electrónico y un Rol. Una vez creado un rol personalizado, aparece una lista Rol personalizado (opcional) junto a él.
Haga clic en Enviar invitación. La persona recibe un correo con un enlace de invitación válido durante 7 días, y aparece en la lista como Pendiente.
Para cambiar el acceso de un miembro activo, elija otro rol o rol personalizado en su fila y haga clic en Guardar.
Si una invitación nunca llegó, haga clic en Reenviar — emite un enlace nuevo y una nueva caducidad de 7 días. El botón solo existe mientras un miembro esté pendiente.
Use el icono de papelera para eliminar a un miembro, pendiente o activo. Su acceso termina de inmediato.
Abra la pestaña Permisos para ver lo que puede hacer cada uno en una sola cuadrícula — consulte Cuadrícula de permisos.

Los cinco roles integrados

Rol	Pensado para
Gestor de recinto	Editar los detalles del evento, el recinto y el programa; también ve entradas, reservas e informes, y puede tramitar reembolsos.
Agente de taquilla	Registrar la entrada de las personas, ver reservas, vender en la puerta y responder a los mensajes de los asistentes.
Gestor de marketing	Descuentos y campañas, además de informes.
Gestor financiero	Informes y exportaciones, reservas, la cola de reembolsos y el desglose de pagos.
Personal / Voluntario	Solo registro de entrada.

La lista exacta de permisos de cada rol se muestra en la pestaña Permisos, y puede partir de cualquiera de ellos para crear un rol personalizado.

Cómo funcionan las invitaciones

El enlace de invitación es válido durante 7 días. Cualquiera puede seguirlo, pero solo puede aceptarse una vez.
Si la persona aún no tiene una cuenta de EventMann, al aceptar se crea una (una cuenta de asistente normal) y se le inicia sesión después de elegir una contraseña.
Si ya tiene una cuenta con esa dirección de correo, debe iniciar sesión como ella misma para aceptar. Un enlace reenviado no puede usarse para apropiarse de la cuenta de otra persona.
Los miembros de Taquilla y de Personal / Voluntario son enviados a la aplicación de escaneo tras aceptar, porque el registro de entrada y la venta en la puerta se hacen allí. Todos los demás llegan a su página de perfil.
Recibe una notificación cuando alguien acepta.

Conviene saber

Un rol se concede por organizador, no por evento: una invitación da a la persona el mismo rol en todos los eventos que organice, presentes y futuros.
Aceptar una invitación no cambia el rol de la persona en la plataforma. Un agente de taquilla sigue siendo una cuenta de asistente que además tiene acceso de equipo; su área de trabajo está disponible desde el menú de roles de la barra superior.
Invitar a alguien que ya es miembro activo se rechaza — cambie su rol en la lista. Escribir la dirección de un miembro existente en el formulario nunca le degrada.
Su plan puede limitar cuántos miembros del equipo puede tener. Las invitaciones pendientes cuentan para el límite, porque la plaza ya está prometida; el plan estándar no tiene límite.
Los voluntarios son otra cosa: colaboradores no remunerados que recluta para un único evento se gestionan en Gestionar → Voluntarios y no se invitan aquí. Consulte Voluntarios.

Solución de problemas

El correo de invitación nunca llegó — compruebe si la dirección tiene erratas y, después, use Reenviar en lugar de invitar de nuevo.
No hay botón Reenviar — la persona ya aceptó; no queda nada que reenviar.
«Esta invitación no es válida o ha caducado» — tras 7 días el enlace deja de funcionar. Reenvíelo.
Un miembro no puede hacer algo que su rol debería permitir — compruebe si tiene asignado un rol personalizado; este sustituye por completo al rol integrado.
Aparece el mensaje de límite de equipo — elimine a un miembro o una invitación pendiente, o contacte con nosotros sobre su plan.

Véase también

1.5 Roles personalizados

Los cinco roles integrados cubren la mayoría de los equipos, pero no siempre con exactitud. Un rol personalizado le permite marcar exactamente los permisos que necesita una persona. Abra Configuración → Equipos → Roles personalizados.

Qué puede hacer aquí

Crear un rol — un nombre y un conjunto de permisos; el nombre puede tener hasta 80 caracteres.
Partir de una plantilla — un clic rellena las casillas a partir de un rol integrado. El número junto a cada plantilla indica cuántos permisos incluye.
Editar o eliminar un rol en la lista Tus roles personalizados que aparece debajo del formulario (muestra cuántos miembros lo usan).
Asignarlo a un miembro desde el formulario de invitación o desde la fila del miembro en la pestaña Miembros del equipo.

Crear un rol

Escriba un Nombre del rol, por ejemplo «Supervisor de acceso» o «Anfitrión VIP».
Opcionalmente, haga clic en una plantilla como Agente de taquilla. Marca las casillas de ese rol una vez; después puede ajustarlas. Borrar todo vacía la matriz.
Marque casillas en la matriz. Una marca en la fila selecciona todas las acciones estándar de un módulo; una marca en la cabecera de una columna selecciona una acción (Ver, Crear, Editar, Eliminar, Exportar, Gestionar) en todos los módulos.
Algunos módulos añaden extras en la última columna — por ejemplo, Eventos añade Publicar y Duplicar, Reservas añade Cancelar y Reembolsar, Entradas añade Registro de entrada y Registro de entrada avanzado, Finanzas añade pagos, facturas y reembolsos, y Voluntarios añade un permiso de coordinador de equipo para el equipo que dirige una persona.
Haga clic en Crear rol. Se necesita al menos un permiso.
Asigne el rol: elíjalo en la lista Rol personalizado (opcional) al invitar, o después en la fila del miembro.

Conviene saber

Un rol personalizado es una lista plana y explícita. No sigue a la plantilla de origen: si un rol integrado cambia después, los roles que copió de él se quedan como estaban.
Un rol personalizado sustituye al rol integrado del miembro. El rol integrado sigue guardado y vuelve a ser el de respaldo en cuanto se quita el rol personalizado.
Eliminar un rol personalizado no quita a nadie de su equipo; esos miembros vuelven al rol integrado que se les asignó.
Los roles pertenecen a su cuenta de organizador, así que el mismo rol funciona en todos sus eventos, presentes y futuros.
Los miembros del equipo trabajan en el área de gestión de sus eventos. Su propio panel de organizador — configuración, facturación, su conexión con Stripe y esta lista de equipo — sigue siendo solo suyo.

Solución de problemas

El formulario no se guarda — se requieren un nombre y al menos un permiso marcado.
Un miembro perdió el acceso tras eliminar un rol — es lo esperado; vuelve a su rol integrado, que normalmente es más restringido. Vuelva a crear el rol o asígnele otro.
Cambié un rol, pero no cambió nada para el miembro — revise la pestaña Permisos de ese miembro y confirme que el rol personalizado está realmente asignado.

Véase también

1.6 Perfil público

Su perfil público es la página que muestra a los asistentes quién es usted: su nombre u organización, un logotipo, un lema, una biografía, enlaces y todos sus próximos eventos en un solo lugar. Edítelo en Configuración → Perfil público. El mismo nombre y logotipo aparecen como «Organizado por» en cada una de sus páginas de evento.

Qué puede hacer aquí

Suba un Logotipo / Avatar (JPG, PNG o WebP, de hasta 2 MB). Se reduce automáticamente, porque aparece en tamaño de avatar en todas las páginas.
Elija su URL de la página pública — el enlace corto a su página, por ejemplo eventmann.com/kulturverein-rhein-neckar. Use Copiar enlace en la parte superior para copiarlo y Vista previa para ver la página.
Introduzca su Nombre de la empresa / organizador. Es el nombre que ven los asistentes en los eventos, las entradas, los correos y las facturas. Si lo deja en blanco, se usa el nombre de su cuenta personal.
Revise la Forma jurídica. Una vez conectada una cuenta de Stripe, este campo muestra lo que Stripe verificó durante el alta (por ejemplo, «Asociación o entidad sin ánimo de lucro») y no se puede editar; antes de eso, puede declararlo usted mismo.
Opcionalmente, introduzca el Administrador o representante autorizado. Para una empresa o asociación, es un nombre declarado por usted que no verificamos.
Añada un Lema (hasta 160 caracteres) y un texto de Biografía / Acerca de con formato básico, después su Sitio web y sus enlaces a redes sociales (Facebook, X, Instagram).
Haga clic en Guardar perfil.

Los ajustes en detalle

URL de la página pública — puede escribirla como quiera; se guarda en minúsculas y solo con letras, números y guiones, de 3 a 50 caracteres, empezando y terminando con una letra o un número. Algunas palabras reservadas no se admiten, y cada identificador debe ser único en la plataforma. Déjelo en blanco si no quiere una URL personal.
Biografía — texto con formato; el HTML no seguro se elimina al guardar.
Formulario de contacto — su página ofrece un formulario de contacto en lugar de mostrar una dirección de correo; su compromiso de tiempo de respuesta y el interruptor de activación están en su página de Consultas (el enlace de esta pantalla le lleva allí). Consulte Consultas.

Conviene saber

Su dirección de correo nunca se muestra en una página pública. Los visitantes le escriben a través del formulario de contacto y usted responde desde Consultas.
Cambiar el identificador cambia el enlace que quizá ya haya compartido; el antiguo deja de funcionar.
Su nombre personal, teléfono, zona horaria y contraseña están en la página Cuenta, no aquí. Si ha activado Marca blanca, su propia marca también aparece en las páginas de sus eventos.

Solución de problemas

«El identificador ya está en uso» — elija otro; los identificadores son únicos entre todos los organizadores.
El identificador que escribí se ha cambiado — las mayúsculas, los espacios y los caracteres especiales se eliminan a propósito.
El logotipo no se sube — use JPG, PNG o WebP de menos de 2 MB; no se aceptan archivos SVG.
No puedo cambiar la forma jurídica — queda bloqueada con lo que Stripe verificó una vez conectada su cuenta.

Véase también

1.7 Cuadrícula de permisos

La cuadrícula de permisos responde a la pregunta «¿qué puede hacer cada persona de mi equipo?» en una sola tabla, en lugar de abrir cada miembro. Está en Configuración → Equipos → Permisos. Cada fila es un miembro activo del equipo; cada columna es algo que puede o no hacer.

Qué puede hacer aquí

Lea hacia abajo la fila de un miembro. La insignia bajo su nombre es el rol vigente: un rol integrado (por ejemplo, Gestor financiero) o, si le asignó uno, el nombre de su rol personalizado (Supervisor de acceso).
Lea hacia la derecha por grupo de columnas — Eventos (Ver, Editar, Publicar, Eliminar), Pedidos (Ver, Exportaciones, Cancelar, Reembolsos), Tipos de entrada (Ver, Editar, Escanear, Registro de entrada avanzado), Descuentos, Analítica y Gestionar personal. Un tic verde indica que el miembro tiene ese permiso; un punto indica que no lo tiene.
Para saber quién puede hacer una cosa concreta, elíjala en la lista Filtrar por permiso (por ejemplo, Pedidos · Reembolsos). La cuadrícula muestra entonces solo los miembros que lo tienen, y el pie dice «Mostrando 1 de 3 miembros».

Conviene saber

La cuadrícula muestra los permisos efectivos: un rol personalizado sustituye al rol integrado, exactamente igual que cuando su equipo trabaja en un evento.
Solo aparecen los miembros activos. Quien tiene una invitación pendiente todavía no tiene acceso y no figura en la lista.
Usted, como propietario, no aparece como fila: el propietario puede hacer todo en sus propios eventos.
La cuadrícula es de solo lectura. Cambie el rol de un miembro en la pestaña Miembros del equipo y la cuadrícula se actualiza.
El acceso se concede por organizador, así que una fila cubre todos sus eventos.

Solución de problemas

Falta un miembro — todavía no ha aceptado su invitación, o fue eliminado.
Todas las columnas muestran un punto para un miembro — su rol personalizado solo incluye permisos fuera de estas columnas, o ninguno de los mostrados. Abra Roles personalizados para comprobarlo.
La cuadrícula es más ancha que la pantalla — desplácela lateralmente; los nombres de los miembros permanecen visibles.

Véase también

1.8 Acuerdos

Los acuerdos son los contratos entre usted y la plataforma — por ejemplo, el acuerdo de organizador y las condiciones de tratamiento de datos que se aplican cuando los nombres y correos electrónicos de los asistentes llegan a usted. Los lee y acepta una vez por versión en Configuración → Acuerdos. Una nueva versión de un documento vuelve a ponerlo ante usted.

Qué puede hacer aquí

Abra Configuración → Acuerdos. Una línea en la parte superior le indica cuántos acuerdos esperan su aceptación.
Cada documento es una tarjeta con una insignia: Pendiente o Aceptado. Un documento pendiente se abre solo para que pueda leerlo; uno aceptado aparece contraído — use Leer para abrirlo de nuevo.
Lea el texto (el contrato se muestra en un solo idioma para todos, sea cual sea el idioma de su interfaz).
Marque la casilla de confirmación y haga clic en el botón de aceptar. Marcar la casilla es obligatorio: abrir la página no equivale a aceptar.

Cuando no hay nada vigente, la página lo indica («Ahora mismo no hay acuerdos vigentes») y no queda nada pendiente para usted. Ese es el estado de la imagen.

Por qué importa para publicar

Mientras un acuerdo esté pendiente, ninguno de sus eventos puede pasar a estar en directo. Pasar a directo, programar una hora de publicación y crear un evento como En directo desde el asistente se rechazan todos; la tarea de publicación programada mantiene el evento como Programado en lugar de publicarlo. El mensaje de rechazo le lleva a esta página. Consulte Estado del evento: publicar, pausar, cancelar.

Si trabaja en un equipo y no es el propietario, el mensaje le indica que el propietario del evento debe aceptar; solo la cuenta que es dueña de los eventos puede firmar.

Conviene saber

Su aceptación queda registrada con la fecha, la hora y la dirección IP, y la pantalla sigue disponible tras aceptar, para que siempre pueda releer lo que firmó y cuándo.
Aceptar no depende del idioma que use: cambiar el idioma de la interfaz no le pide firmar de nuevo.
Los eventos que ya están en directo siguen vendiendo mientras haya una nueva versión pendiente; el requisito se aplica a la publicación.

Solución de problemas

«Acepte el acuerdo de organizador y las condiciones de tratamiento de datos antes de publicar» — abra esta página, lea cada documento pendiente y acéptelo.
El botón de aceptar no hace nada — primero hay que marcar la casilla de confirmación.
No veo un acuerdo que menciona mi compañero — solo se listan los documentos vigentes en este momento.

Véase también

1.9 Cómo moverse por la plataforma: búsqueda, fijados y atajos

Cuando organiza varios eventos, tres herramientas le ahorran clics: la barra de búsqueda (Ctrl K), que le lleva a cualquier página; el selector de eventos, que cambia de un evento a otro; y los fijados, que mantienen sus eventos de trabajo arriba. Los atajos de teclado las conectan. Funcionan en el panel del organizador y en el área de gestión de un evento.

La barra de búsqueda (Ctrl K)

Pulse Ctrl K (⌘ K en un Mac), o / cuando ningún campo de texto tenga el foco, o haga clic en Buscar en el menú en la parte superior de la barra lateral.

Empiece a escribir. Los resultados se agrupan: Recientes (páginas que abrió), Acciones (por ejemplo, Añadir un pedido, Enviar mensaje a los asistentes, Ver vista previa de la página del evento), Páginas (cada fila y pestaña de la barra lateral, como Tipos de entrada o Reprogramar evento) y Registros (sus eventos y, si puede ver reservas, los pedidos realizados y los compradores).
Muévase con las flechas del teclado y pulse Intro para abrir; Esc cierra la barra.

La barra solo ofrece lugares que tiene permiso para abrir. Un miembro del equipo ve menos entradas que el propietario, porque la lista se filtra con los mismos permisos que la barra lateral. Los pedidos solo se pueden buscar si puede ver reservas, y solo aparecen pedidos reales y realizados.

El selector de eventos y los fijados

La cabecera de la barra lateral de Gestionar muestra el evento en el que trabaja. Haga clic en su nombre para abrir el selector; escriba para filtrar. Los eventos fijados encabezan la lista.

Haga clic en la estrella junto a Gestionar para fijar o quitar el evento. Una estrella rellena indica que está fijado.
Haga clic en el nombre del evento para abrir el selector, luego escriba en Buscar un evento… o elija un evento de la lista. Todos mis eventos, al final, abre Mis eventos.

Cuando cambia entre dos eventos del mismo organizador, aterriza en la misma página del otro evento (por ejemplo, Tipos de entrada sigue siendo Tipos de entrada), siempre que esa página solo necesite el evento. Si no, aterriza en su Resumen.
El selector muestra hasta 40 eventos distintos del actual.
Los fijados son personales: sus fijados no se muestran a su equipo. También puede fijar desde la estrella en la lista de Mis eventos, donde los eventos fijados aparecen primero.

Atajos de teclado

Pulse ? (cuando ningún campo de texto tenga el foco) para ver los atajos que se aplican a la página en la que está. Un atajo son dos teclas pulsadas una tras otra: g, y después una letra.

Teclas	Lleva a
g d	Panel del organizador
g e	Mis eventos
g n	Crear evento
g f	Finanzas
g v	Resumen del evento (dentro de un evento)
g o	Pedidos (dentro de un evento)
g c	Registro de entrada (dentro de un evento)
g t	Tipos de entrada (dentro de un evento)
g m	Mis entradas
g i	Mis mensajes

Los atajos de evento solo aparecen cuando está dentro de un evento y tiene permiso para abrir esa página. Los atajos nunca se activan mientras escribe en un campo o mantiene pulsado Ctrl, Alt o ⌘.

Conviene saber

«Recientes» se guarda solo en su navegador; no se comparte con su equipo y se pierde si borra los datos del sitio.
Cada fila de la barra lateral también es un enlace en la página, así que nada es accesible únicamente a través de la barra de búsqueda.
Algunas filas de la barra lateral son grupos con pestañas (por ejemplo, Fechas y detalles tiene Información, Programa del evento, Reprogramar evento, Evento virtual y Estado del evento). La barra de búsqueda enumera esas pestañas como páginas separadas.

Solución de problemas

Ctrl K no hace nada — algunos navegadores usan Ctrl K para su propia búsqueda; haga clic en Buscar en el menú en su lugar, o use /.
No aparece una página que esperaba — su rol no la incluye. Pida al propietario que revise su rol en la pestaña Permisos.
El selector está vacío — no tiene otro evento al que cambiar.
La lista de atajos es corta — los atajos de evento solo aparecen dentro de un evento.

Véase también

Capítulo 2

Configurar un evento

2.1 Mis eventos

Mis eventos muestra todos los eventos que ha creado, con enlaces rápidos a cada uno. Ábralo desde la barra lateral en Trabajo → Mis eventos, o pulse g y después e. También es la página a la que llega tras duplicar un evento.

Qué puede hacer aquí

Escriba en Buscar eventos… para encontrar un título, un recinto o una ciudad, y elija un estado del ciclo de vida en la lista (Borrador, Programado, En directo, Pausado, Cancelado, Completado). Pulse Filtrar para aplicar y Limpiar para restablecer.
Pulse la estrella junto a un título para fijar el evento. Los eventos fijados aparecen primero y encabezan también el selector de eventos en el área de Gestión. Vuelva a pulsarla para quitar la fijación.
Pulse Gestionar para abrir la Vista general del evento. Editar abre Detalles y fechas (la pestaña Información).
Pulse el icono de enlace para copiar la URL pública del evento al portapapeles. Solo aparece cuando el evento ya tiene una URL.
Abra el menú ••• y elija Duplicado para copiar el evento. El menú solo aparece si tiene el permiso de duplicar para ese evento.
Pulse + Crear evento para iniciar el asistente de eventos.

El menú de la fila contiene Duplicado; véase Duplicar un evento y guardar plantillas.

Cómo leer la tabla

Evento — el título, el tipo de evento (Un solo día, Varios días, Recurrente, Serie o Híbrido) y el recinto y la ciudad.
Fecha — fecha y hora de inicio en la zona horaria propia del evento.
Estado — la insignia del ciclo de vida. Un evento Programado muestra además su hora de publicación. Un evento que espera la revisión de la plataforma muestra el estado de revisión (pendiente, cambios solicitados o rechazado) debajo de la insignia.
Entradas — una línea por cada tipo de entrada: vendidas / aforo.
Reservas — el número de pedidos reales. Un pago abandonado, como una tarjeta rechazada, no es un pedido y no se cuenta.

El ciclo de vida del evento de un vistazo

Estado	Significado	Puede pasar a
Borrador	No visible para el público; todavía en preparación	Programado, En directo
Programado	Se publica automáticamente en la hora que eligió	En directo, Cancelado
En directo	Publicado y a la venta	Pausado, Cancelado, Completado
Pausado	Oculto en la búsqueda pública y sin reservas	En directo, Cancelado
Completado	El evento ha terminado; es definitivo	—
Cancelado	El evento no se celebrará; es definitivo	—

Los detalles de cada cambio — y qué bloquea la publicación — están en Estado del evento: publicar, pausar, cancelar.

Conviene saber

La lista muestra los eventos que usted posee, del más reciente al más antiguo (los fijados encima), 10 por página. Los eventos de otro organizador en los que colabora como miembro del equipo se encuentran desde su área de trabajo de Gestión, no desde esta lista.
Una serie recurrente muestra su primera fecha y cada fecha generada como eventos separados — véase Eventos recurrentes.
Su plan puede limitar el número de eventos; el límite se comprueba al pulsar Crear evento. El plan estándar no tiene límite.
Un evento que tiene pedidos, o que está En directo, no se puede eliminar — páuselo, o cancélelo para que los asistentes sean informados y reembolsados.

Solución de problemas

Duplicado no aparece en el menú — usted o su rol en el equipo no tiene el permiso de duplicar para ese evento.
Un evento que ayudo a dirigir no aparece en la lista — aquí solo aparecen los eventos que usted posee.
Crear evento le devuelve con un error — se ha alcanzado el número máximo de eventos de su plan.
La columna de entradas es muy larga — se muestra cada tipo de entrada; un evento con muchos tipos hace una fila alta.

Véase también

2.2 Crear evento

El asistente de eventos crea un evento nuevo en una sola página: los datos básicos, las fechas, la ubicación, las entradas, las normas de pago, las condiciones de cancelación y cómo se publica. Ábralo con Crear evento en la barra lateral, en el panel principal o en Mis eventos (atajo: g y después n). Todo lo de la página tiene un valor predeterminado razonable, así que puede rellenar solo lo importante y cambiar el resto más adelante en Gestionar.

Antes de empezar

Si su plan limita el número de eventos y ya lo ha alcanzado, se le envía de vuelta a Mis eventos con un mensaje en lugar del formulario. El plan estándar no tiene límite.
Si guardó un evento como plantilla, aparece en la parte superior una fila Empezar desde una plantilla: con un botón por plantilla. Al elegir una, el formulario se rellena con los datos de ese evento, sus tipos de entrada, campos personalizados y ajustes. Véase Duplicar un evento y guardar plantillas.

1. Datos básicos del evento

Elija el Tipo de evento: Un solo día, Varios días, Recurrente, Serie o Híbrido. El tipo cambia lo que pide el resto del formulario: Varios días le permite fijar una hora de inicio y de fin para cada día (Horarios por día), Recurrente añade un patrón de recurrencia y no ubicación, y Híbrido exige una URL de transmisión o de reunión.
Escriba el Título del evento y elija una Categoría.
Suba una Cover image — obligatoria (PNG, JPG o WebP, hasta 10 MB). El selector la recorta a 16:9, la forma que usan todas las tarjetas de listado y la página del evento. Una imagen que no sea 16:9 se rechaza.
Escriba la Descripción con el editor de texto enriquecido. Si las funciones de IA están activadas para usted, un botón Escribir con IA redacta una descripción a partir de unas notas.
Compruebe la Moneda del evento y la Zona horaria del evento. Por defecto son su moneda de cobro y la zona horaria de su cuenta, y pasan a ser las del evento durante toda su vida: todas sus fechas son horas de reloj en esa zona horaria.

2. Fecha, hora y ubicación

Introduzca el Inicio y el Fin. El inicio debe estar en el futuro y el fin después del inicio.
Opcionalmente, fije la Ventana de reserva: Apertura de Reservas y Cierre de Reservas. Déjelas en blanco para vender en cualquier momento. Las ventas anticipadas suelen abrir meses antes de la apertura de puertas y cerrar antes de ella.
Para un evento presencial, rellene Nombre del recinto, Dirección, Ciudad, Estado / Provincia y País.

Un evento Recurrente muestra un Patrón de Recurrencia en lugar de una ubicación:

Elija la Frecuencia (Semanal o Mensual).
Fije Cada N semanas / meses y, para el semanal, marque los días de la semana.
Termine la serie con una fecha de Termina el o con O después de N repeticiones (como máximo 52).

Véase Eventos recurrentes para saber qué se crea. Un evento Híbrido pide el recinto físico y una URL de transmisión / reunión, que es obligatoria.

3. Entradas

Dé al primer tipo de entrada un Nombre, un Precio (0 significa gratis) y un Aforo.
Pulse + Añadir tipo para añadir más tipos. Si su plan limita los tipos de entrada por evento, el botón desaparece al llegar al límite.
Abra Más opciones para una descripción, Máx. por pedido (por defecto 10), Máx. por persona, una fecha de inicio y de fin de venta para ese tipo, y No se puede reservar por sí sola para entradas de niños o acompañantes.
Debajo de los tipos, Máx. entradas por pedido limita toda la cesta entre todos los tipos. Sin este límite, 10 adultos más 10 niños es un pedido legal de 20 entradas.

Las tarifas para miembros, las entradas solo para miembros, las entradas de voluntario y el nivel de entrada se añaden más adelante en la página Tipos de entrada. Véase Tipos de entrada.

4. Configuración del evento

Las tarjetas bajo Configuración del evento son las mismas opciones que aparecen en Gestionar; se ofrecen aquí porque un primer evento no debería ponerse a la venta con los supuestos de la plataforma. Lo que deje sin tocar conserva el valor predeterminado de la plataforma, y un valor predeterminado cambiado más adelante también llega al evento.

Modo de reserva — Pagar ahora o Solicitud y aprobación. Véase Modos de reserva.
Requerir inicio de sesión para reservar, Solicitar número de teléfono, Solicitar dirección de envío, Datos del asistente por entrada, Mensajes de asistentes y un Mensaje de confirmación personalizado para la página de confirmación.
Absorber comisiones de reserva — incluir la comisión de reserva en el precio de la entrada que usted fija, en lugar de añadirla para el comprador. Véase Comprender las comisiones.
Tipo de impuesto (%) y Etiqueta del impuesto — 0 para no aplicar impuesto. Véase Tipos de impuesto.
Anulación de aforo y Habilitar lista de espera en Aforo y lista de espera. Una anulación de aforo es un techo para todos los tipos de entrada.

En Políticas para asistentes, fije una Restricción de edad (0 para ninguna) y active Cancelable, Editable, Transferible y Reembolsable. Un Límite de cancelación en horas impide cancelar poco antes del inicio.
Si alguna entrada es de pago, debe elegir las Condiciones de cancelación: elija un preajuste como Moderada o cree las suyas, opcionalmente con tramos del tipo «sin reembolso dentro de 2 días» bajo Cargo según lo tarde que sea. Estas condiciones se muestran a los compradores antes de pagar. Véase Condiciones de cancelación.
Acceso anticipado para miembros permite a los miembros de su organización reservar unas horas antes de que se abran las ventas a todo el público. Añada Preguntas de pago para pedir a los asistentes algo adicional.

5. Publicación

Guardar como Borrador — nada es visible para el público.
Publicar Ahora — el evento se crea En directo y abierto a reservas.
Programar — elija una Fecha y Hora de Activación; el evento pasa a estar En directo automáticamente a esa hora, que se lee en la zona horaria propia del evento.
Elija la Visibilidad: Pública (aparece en la exploración y la búsqueda) o Privada (oculta en la búsqueda; solo quien tenga el enlace puede verlo y reservar). La visibilidad es independiente del estado del ciclo de vida.
Compruebe la URL pública. Se genera a partir del título salvo que escriba la suya; manténgala estable una vez compartida.
Marque Buscamos personal solo si quiere que el evento aparezca públicamente para personas que buscan trabajo en eventos. Está desactivada por defecto.

La barra inferior muestra cuánto del formulario está rellenado. Guardar como Borrador mantiene el evento sin publicar, Guardar como Plantilla pide un nombre de plantilla y guarda también la configuración para uso futuro, y Crear evento lo crea tal como se ha elegido arriba. Campos personalizados (opcional) guardan datos extra de texto, número, URL o correo que se muestran en la página del evento.

Conviene saber

La publicación puede retenerse. Si elige Publicar Ahora o Programar pero su dirección de correo no está verificada, una entrada de pago necesita una conexión de Stripe Connect que no está terminada, o hay un acuerdo de plataforma pendiente, el evento se crea como Borrador y un mensaje le indica el motivo. No se pierde nada de lo que escribió.
Cuando la plataforma revisa los eventos antes de que pasen a estar En directo, o el evento queda marcado por la comprobación automática de riesgo, se crea como Borrador y se envía a revisión; lo publica una vez aprobado.
Un Borrador guardado le lleva a Detalles y fechas para que siga trabajando; un evento publicado o programado le lleva a su Vista general.
Empezar desde una plantilla copia sus datos, tipos de entrada y ajustes, y da al nuevo evento su propia copia de la imagen de portada, de modo que sustituirla más adelante nunca cambia la plantilla.
Todas las fechas son horas de reloj en la zona horaria que elija, no se convierten para cada espectador.

Solución de problemas

“La imagen debe tener una proporción de 16:9” — use el recortador del selector, o suba una imagen 16:9 como 1600×900.
“Las condiciones de cancelación son obligatorias” — una entrada de pago necesita condiciones; elija un preajuste, incluso “Reembolso completo”.
Publicar Ahora guardó un Borrador — lea el mensaje de la parte superior de la página siguiente: verifique su correo, termine Stripe o acepte el acuerdo pendiente.
No veo los campos de recurrencia — elija el Tipo de evento Recurrente.
La página perdió mi imagen de portada tras un error — un archivo conservado de un envío fallido sigue adjunto; una nueva selección lo sustituye.

Véase también

2.3 ¿Adónde fue Editar evento?

El formulario breve Editar evento (título, categoría, descripción, imagen de portada, fechas, dirección y una casilla Publicados) se ha retirado. Todo lo que cambiaba se edita ahora en Detalles y fechas, que es adonde lleva Editar en Mis eventos desde hace tiempo. Si abre un marcador antiguo de /organizer/events/<id>/edit, irá directamente a Detalles y fechas de ese evento.

Dónde está ahora cada campo

Título del Evento, Categoría, Descripción y la Cover image — la tarjeta Información del Evento de Detalles y fechas.
Inicio y Fin de fecha y hora — la tarjeta Fechas del Evento, junto con la zona horaria y la moneda.
Recinto, Dirección, Ciudad, Estado / Provincia y País — la tarjeta Ubicación, que además incluye el interruptor Evento en línea que el formulario antiguo nunca tuvo.
La casilla Publicados — sustituida por los botones del panel Estado del evento, a la derecha de Detalles y fechas y en la Vista general del evento: Emitir en directo, Programar y Pausar. Véase Estado del evento.

Conviene saber

Emitir en directo desde Detalles y fechas comprueba exactamente lo que siempre comprobaba: un correo verificado, Stripe para las entradas de pago, unas condiciones de cancelación elegidas por usted, los acuerdos pendientes y cualquier revisión.
Cambiar las fechas o el recinto envía a los titulares de entradas un correo con lo que ha cambiado, como antes. Una vez pagados los pedidos, ese correo no puede desactivarse y la fecha de inicio no puede pasar al pasado.
Si aún tenía abierto el formulario antiguo en una pestaña del navegador y pulsó su botón de guardar, no se guardó nada: llegará a Detalles y fechas con lo que escribió ya rellenado y un mensaje que lo indica. Revíselo, vuelva a añadir la imagen de portada si había elegido una, y pulse Guardar cambios.

Véase también

2.4 Vista general del evento

La Vista general del evento es la página a la que llega al pulsar Gestionar en un evento: los controles de estado, las cifras principales, las ventas de entradas y los pedidos recientes, y una comprobación de preparación. Todo lo demás del evento se alcanza desde la barra lateral de Gestionar, a la izquierda. Atajo: g y después v.

La cabecera

El enlace abre la Página pública mientras el evento está En directo. En cualquier otro estado dice Vista previa y abre una vista previa privada marcada como “Modo vista previa”, de modo que el enlace nunca termina en un “no encontrado”.
Junto a la insignia de estado están los cambios reversibles: Programar y Emitir en directo en un Borrador, Emitir en directo en un evento Pausado, y Pausar en uno En directo. Pausar pide confirmación.
El chip de Estado del evento abre la página de los cambios irreversibles, Cancelar y Marcar como completado. Solo aparece mientras uno de ellos está disponible. Véase Estado del evento: publicar, pausar, cancelar.

Los botones solo se muestran si tiene el permiso de publicar para el evento. Un borrador que todavía no puede publicarse muestra un aviso encima de las cifras que dice por qué, con un enlace a la pantalla que lo soluciona.

Acciones rápidas y cifras

La fila de acciones rápidas se filtra según lo que puede hacer: Copiar el enlace del evento, Escanear entradas, Añadir un pedido, Escribir a los asistentes y Exportar pedidos.
Las cinco tarjetas muestran Reservas confirmadas, Pagos pendientes (en gris cuando es cero), Ingresos totales, Entradas vendidas y Disponible. Las tres primeras enlazan a la vista o al informe de pedidos correspondiente.
Tipos de entrada muestra lo vendido frente al aforo por tipo, con un enlace Editar entradas.

Más abajo: Tendencias de Ventas (total vendido, aforo, días estimados para agotarse y ventas por día), Pedidos Recientes con un enlace a la lista completa y, desde 24 horas antes de la apertura de puertas hasta que termina el evento, un panel del día del evento que destaca la entrada: entradas admitidas y registradas, y botones para escanear y para el registro avanzado.

El panel de preparación

El panel de Inteligencia del evento es una lista de control con una puntuación. Es orientativo, no una predicción de ventas, y cada elemento sin marcar enlaza a la pantalla que lo corrige.

Abrir centro de mando abre la página completa de Inteligencia del evento con todas las comprobaciones y recomendaciones.
Las comprobaciones son Datos básicos del evento (título, descripción, portada, fechas), Recinto y dirección, Tipos de entrada, Preguntas de pago, Códigos promocionales o de descuento, Tareas de planificación y Publicado. Datos básicos, recinto y entradas son las críticas: hasta que estén hechas no aparece el botón Listo para publicar junto a la puntuación.
Las recomendaciones con plazo aparecen bajo la puntuación — por ejemplo, pedidos pendientes de pago, ventas lentas a medida que se acerca la fecha, o un tipo de entrada casi agotado — cada una con una acción de un clic.

Si las funciones de IA están activadas para usted, al final de la página se ofrece un asistente de IA.

La Vista general de un borrador

Programar publica a una hora que fije en la pestaña Información; Emitir en directo publica ahora.
Vista previa muestra la página del evento tal como la verán los asistentes, con las reservas desactivadas.

La barra lateral de Gestionar

La barra lateral muestra el nombre del evento, con una estrella para fijarlo y un selector para pasar a otro evento (véase Orientarse en la aplicación). Sus grupos son Preparación del evento (Detalles y fechas, Recinto y asientos, Traducciones), Entradas y precios, Asistentes, Operaciones del día, Marketing, Equipo y socios, Patrocinios, Finanzas, Análisis e informes y Gestión de tareas. Eliminar evento aparece solo cuando el evento se puede eliminar. Un punto rojo o un número en un grupo indica que algo dentro de él le espera.

Conviene saber

Los ingresos y las reservas cuentan solo los pedidos confirmados; los pendientes se muestran aparte.
Los recuentos de entradas coinciden con la página Tipos de entrada; las ventas de un tipo de entrada ya eliminado se muestran como una línea propia para que los totales sigan cuadrando.
Los miembros del equipo solo ven las acciones y las filas de menú que permite su rol.

Solución de problemas

Emitir en directo muestra un error en lugar de publicar — el mensaje indica la causa: correo sin verificar, una entrada de pago sin cuenta de Stripe conectada, condiciones de cancelación no elegidas para un evento de pago, o un acuerdo pendiente.
No hay botón de ciclo de vida, solo la insignia — su rol no incluye el permiso de publicar.
No aparece “Listo para publicar” — una de las tres comprobaciones críticas sigue abierta.

Véase también

2.5 Detalles y fechas

Detalles y fechas es donde edita todo lo relativo a un evento una vez creado: su descripción, fechas, ubicación, ventana de reserva, visibilidad, modo de reserva, normas de las entradas y condiciones de cancelación. Ábralo desde Gestionar → Configuración del evento → Detalles y fechas, o pulse Editar en Mis eventos. La página se abre en la pestaña Información; las demás pestañas son Programación del evento, Reprogramar evento, Evento virtual y Estado del evento.

Cómo está organizada la página

La barra de pestañas se mueve entre las cinco páginas de Detalles y fechas: Programación del evento, Reprogramar evento, Evento virtual y Estado del evento.
La columna izquierda es el evento en sí, en tarjetas que se guardan cada una por separado: Información del Evento, Normas del evento e información útil, Fechas del Evento, Ubicación, Ventana de Reserva y Visibilidad. Una barra que dice «Solo guarda esta sección» contiene Guardar cambios.
La columna derecha tiene el panel Estado del evento (las mismas acciones que la Vista general; Cancelar y Marcar como completado están detrás de su botón Estado del evento), una tarjeta De un vistazo (aforo, entradas vendidas, disponibles y porcentaje de venta) y la tarjeta Avanzado, que tiene su propio Guardar cambios.

Información del Evento

Cover image — haga clic para subirla; se usa tanto en la tarjeta del evento como en el banner principal (recomendado 1600×900, 16:9; JPG, PNG o WebP de hasta 10 MB). Déjela como está para mantener la actual.
Título del Evento y URL Pública — la URL es la dirección fija de la página del evento, eventmann.com/events/your-name. Cambiar el título no cambia la URL, porque es el campo que edita; cambiar la URL rompe todos los enlaces que ya haya compartido. Copiar enlace copia la URL guardada y Vista previa abre la vista previa privada.
Categoría y Descripción (texto enriquecido).
Normas del evento e información útil — normas de entrada, qué traer y qué no está permitido (hasta 10.000 caracteres). Se imprime en el correo de recordatorio automático que se envía a cada titular de entrada 24 horas antes del evento. Adjuntar las entradas al correo de recordatorio vuelve a enviar a cada asistente sus entradas, generadas de nuevo con su diseño de entradas y sus patrocinadores actuales.

Fechas del Evento y ubicación

Establezca la Fecha y Hora de Inicio (obligatoria) y la Fecha y Hora de Finalización (opcional). La línea debajo de cada una muestra cómo la leerán los asistentes, con la zona horaria.
Para un borrador que quiera publicar automáticamente, introduzca una Fecha y Hora de Activación, guarde y después use Programar en el panel Estado del evento; el botón permanece desactivado hasta que se guarde una hora de activación. Una vez programado el evento, la hora de activación no puede borrarse, solo modificarse. Véase Estado del evento.
Compruebe la Zona horaria del evento y la Moneda. Las horas son horas de reloj en esa zona horaria, las mismas para todos los visitantes; los precios se cobran en esa moneda.
Active Evento en línea en un evento sin recinto: los campos de dirección se ocultan y en su lugar es obligatoria una URL de transmisión o de reunión. En caso contrario, rellene Recinto, Dirección, Ciudad y País, todos obligatorios para un evento presencial, y Estado / Provincia si su dirección lo utiliza (opcional; se imprime en la página del evento y en la entrada).

Ventana de Reserva y Visibilidad

Apertura de Reservas y Cierre de Reservas (ambas opcionales) controlan cuándo se pueden comprar las entradas, de forma independiente a las fechas propias del evento. Los tipos de entrada individuales también pueden tener sus propias fechas de venta.
Máx. entradas por pedido limita la cesta completa entre todos los tipos de entrada; en blanco significa sin límite.
Visibilidad: los eventos Públicos aparecen en la exploración y en la búsqueda. Los eventos Privados no aparecen en la exploración ni en la búsqueda y solo se puede llegar a ellos con el enlace directo.

Avanzado

La tarjeta Avanzado contiene las normas sobre cómo se compran las entradas y qué pueden hacer los asistentes con ellas.

Modo de reserva — Pagar ahora o Solicitud y aprobación. Véase Modos de reserva.
Restricción de edad — una edad mínima en años; 0 para ninguna.
Anulación de aforo — un tope máximo fijo para todos los tipos de entrada. En blanco se usa la suma de los tipos de entrada. Cuando es inferior a esa suma, las cifras de esta página usan la anulación.
Restricciones de Entradas: Cancelable permite a los asistentes cancelar o pedir un reembolso (desactivado: ninguna de las dos cosas, y las condiciones de cancelación no se muestran; aun así puede reembolsar cualquier pedido usted mismo); Límite de cancelación impide cancelar un número de horas antes del inicio (en blanco para ninguno, 0 para cerrar cuando empieza el evento); Transferible, Editable (los asistentes pueden editar los datos de los asistentes) y Reembolsable (una cancelación por autoservicio se reembolsa automáticamente; los asistentes siempre pueden pedirlo, y esas solicitudes las decide usted a mano).
Condiciones de cancelación — lo que recibe de vuelta un comprador cuando cancela. Son obligatorias una vez que el evento tiene entradas de pago. Véase Condiciones de cancelación.

Acceso anticipado para miembros — horas antes de que la venta se abra a todo el mundo que sus miembros activos ya pueden reservar (0 = desactivado). Solo tiene efecto cuando hay una apertura de reservas establecida.
Evento solo para miembros — todas las entradas están reservadas para los miembros activos; el evento sigue listado para que los miembros puedan encontrarlo.
Transferible y los demás interruptores descritos arriba.

Habilitar lista de espera permite a los asistentes unirse a una lista cuando un tipo de entrada está agotado. Reservar automáticamente desde la lista de espera reserva a la persona que lleva más tiempo esperando en cuanto se libera una plaza; si está desactivado, usted admite a las personas de la lista manualmente. Véase Lista de espera.
Plazo de pago — horas (de 0,5 a 72) que tiene una persona admitida para pagar una entrada de pago. Una entrada gratuita se confirma de inmediato.
Límite de lista de espera — cuántas entradas pueden estar en cola por tipo de entrada; en blanco para sin límite.
Buscamos personal — publica el evento para personas que buscan trabajo en eventos (desactivado por defecto).

Cambiar fechas, recinto o formato notifica a sus asistentes

Las fechas, el recinto, la dirección, la ciudad, el país y si el evento es en línea o presencial son compromisos con todas las personas que tienen una entrada. Cuando guarda un cambio en cualquiera de ellos y hay pedidos confirmados, se envía un correo a los titulares de entradas indicando que los datos del evento han cambiado. El cambio queda registrado con el número de pedidos y el importe afectado. La página dedicada Reprogramar evento hace lo mismo para los cambios de fecha.

Las fechas se comparan al minuto, así que guardar el formulario sin tocarlas nunca envía un correo.
Una vez cobrado el dinero, el correo no puede desactivarse: un cambio sustancial da a los compradores derecho a un reembolso, y eso no es algo que deba retenerse.
La fecha de inicio no puede pasar al pasado una vez pagados los pedidos.
Si el mismo evento de pago cambia dos veces en 30 días, se informa al equipo de la plataforma, y su próximo evento de pago podría revisarse antes de poder emitirse en directo.

Conviene saber

Las condiciones de cancelación se registran en cada pedido en el momento de la compra: cambiarlas afecta a los pedidos futuros, mientras que los pedidos ya realizados conservan las condiciones con las que se vendieron.
Un evento de pago no puede emitirse en directo sin condiciones de cancelación elegidas por usted mismo — «Reembolso total» es una opción válida; dejarlas en blanco, no.
El límite de cancelación, la anulación de aforo y la restricción de edad se aplican a todos los tipos de entrada del evento.

Solución de problemas

Guardar falla con un error de recinto, dirección, ciudad o país — son obligatorios salvo que Evento en línea esté activado.
La URL de la transmisión no se guarda — es obligatoria una vez activado Evento en línea.
La ventana de reserva se rechaza — Cierre de Reservas debe ser igual o posterior a Apertura de Reservas.
«La fecha de inicio no puede pasar al pasado» — el evento tiene pedidos pagados. Use Reprogramar evento para una fecha futura o cancele el evento.
Mis cambios de la derecha no se guardaron — cada lado tiene su propio botón Guardar cambios; la tarjeta Avanzado se guarda por separado de las tarjetas de la izquierda.

Véase también

2.6 Recinto y asientos

Recinto y asientos vincula un evento a uno de sus recintos guardados y, en los eventos con asientos numerados, guarda su mapa de asientos. Ábralo desde Gestionar → Preparación del evento → Recinto y asientos. La página tiene dos pestañas: Recinto (este artículo) y Mapa de asientos (véase Mapa de asientos). Los recintos se crean por separado en Trabajo → Recintos; véase Recintos.

Qué puede hacer aquí

Muévase entre Recinto y Mapa de asientos con las pestañas.
Lea la tarjeta del recinto: su nombre, ciudad y país, su aforo y su propia zona horaria si está fijada, y un enlace a la página del recinto.
Para quitar el vínculo, pulse Quitar el recinto de este evento y confirme. El evento deja de estar vinculado a un recinto guardado; la dirección escrita en Detalles y fechas se mantiene tal cual.
Para asignar o cambiar el recinto, elíjalo en Seleccionar recinto y pulse Guardar.

Comprobación de disponibilidad

Al elegir un recinto, la página lo comprueba frente al inicio y el fin del evento. Verá El recinto está disponible para este evento o Otro evento o bloqueo se solapa con estas fechas. El aviso cubre sus otros eventos en ese recinto y los bloqueos que haya fijado el propietario. Es un aviso: puede guardar igualmente. Si las fechas son incorrectas, corríjalas primero en Detalles y fechas y vuelva aquí.

Qué recintos puede elegir

Los recintos que creó y que están activos.
Los recintos de otros propietarios que reservó mediante una solicitud de recinto y que el propietario aprobó. Aparecen en el grupo Recintos reservados, y la tarjeta indica que el recinto se reservó mediante una solicitud.
Si todavía no tiene ningún recinto, la página enlaza a Crear recinto.

Clonar la distribución del recinto en el mapa de asientos

Si el recinto asignado tiene zonas de asientos, aparece una acción Clonar distribución: copia el plano del recinto al mapa de asientos de este evento para que pueda ajustarlo sin tocar la distribución propia del recinto. Sustituye el mapa de asientos actual, así que se le pide confirmación, y se rechaza una vez vendidos asientos.

Conviene saber

Asignar un recinto no reescribe el recinto, ni la dirección ni la ciudad que se muestran a los asistentes; esos datos vienen de Detalles y fechas.
Los miembros del equipo con el rol de gestor de recintos pueden asignar recintos, aunque los recintos pertenezcan al organizador.
Quitar un recinto no elimina un mapa de asientos que ya creó.

Solución de problemas

La lista está vacía — todavía no tiene ningún recinto activo; use Crear recinto.
Veo un aviso de solapamiento justo después de asignar — otro evento suyo o un bloqueo del propietario del recinto se solapa con estas fechas. Cambie las fechas o el recinto.
No se ofrece Clonar distribución — el recinto no tiene zonas de asientos.
Al clonar la distribución dice que los asientos ya están vendidos — la distribución no se puede reemplazar mientras haya asientos vendidos.

Véase también

2.7 Programa del evento

El Programa del evento es la agenda de un evento — las sesiones, pausas y actuaciones en orden — que se muestra a los asistentes en la página pública del evento. Ábralo desde Gestionar → Preparación del evento → Detalles y fechas → Programa del evento.

Qué puede hacer aquí

Decida si los asistentes ven la agenda con el interruptor Mostrar el programa en la página del evento y pulse Guardar cambios. Está activado por defecto. Desactívelo mientras se redacta una agenda en un evento que ya está En directo.
Para añadir una sesión, rellene la fila de la parte inferior: el Día, la Hora de inicio, la Hora de fin y el Título de la sesión, y luego pulse Añadir.
Para eliminar una sesión, pulse Eliminar al final de su fila y confirme.

Campos

Día — un número que agrupa las sesiones bajo “Día 1”, “Día 2” y así sucesivamente. Es una secuencia, no una fecha del calendario, así que sigue funcionando si reprograma el evento.
Hora de inicio y Hora de fin — horas del día sin fecha, en la zona horaria del evento. La hora de fin debe ser posterior a la de inicio.
Título de la sesión — obligatorio, hasta 255 caracteres.

Conviene saber

Las sesiones se ordenan por día, luego por su posición y después por hora de inicio.
Cada sesión se guarda como una sesión sencilla. Los ponentes, lugares, descripciones y un tipo (sesión, pausa, keynote, taller, networking) existen en los datos, pero este formulario no los pide.
El programa es independiente del inicio y el fin del propio evento. Mover el evento en Reprogramar evento no mueve las sesiones, así que revíselas después.
La página pública muestra la agenda solo si el interruptor está activado y existe al menos una sesión.

Solución de problemas

Error en la hora de fin — la hora de fin debe ser posterior a la hora de inicio.
Las sesiones están en el orden incorrecto — compruebe primero el número de Día de cada sesión; el orden es por día.
La agenda no aparece en la página del evento — el interruptor está desactivado, o el programa está vacío.

Véase también

2.8 Estado del evento: publicar, pausar, cancelar

Cada evento tiene un estado que indica si se está preparando, a la venta, pausado, terminado o anulado. Este artículo explica cómo cambiar un evento de estado, qué puede impedirle publicarlo y qué ocurre cuando cancela, completa o elimina un evento. Las acciones irreversibles, Cancelar y Marcar como completado, están en la pestaña Estado del evento de Detalles y fechas.

Los estados

Estado	Qué significa	Puede pasar a
Borrador	En preparación; nadie más puede verlo	Programado, En directo
Programado	Pasa a en directo automáticamente en la hora de activación que haya fijado	En directo, Cancelado
En directo	Publicado y a la venta	Pausado, Cancelado, Completado
Pausado	Oculto en la exploración, la búsqueda y las reservas; las entradas existentes siguen siendo válidas	En directo, Cancelado
Completado	Terminado; sin más ventas; definitivo	—
Cancelado	Anulado, con reembolso a los compradores; definitivo	—

Completado y Cancelado son definitivos: no hay forma de volver desde ellos en el panel (solo un administrador de la plataforma puede revertir uno). Un borrador no puede cancelarse; un borrador que ya no quiera se elimina. No hay forma de devolver un evento en directo a borrador: en su lugar, púselo en pausa.

Dónde cambiar el estado

La cabecera de la Vista general del evento muestra las acciones reversibles — Programar, Emitir en directo y Pausar — y un distintivo Estado del evento que abre la pestaña de estado.
En Detalles y fechas → Información, la tarjeta Estado del evento enumera las acciones reversibles bajo Cambiar a:, con un botón Estado del evento para el resto.
En Detalles y fechas → Estado del evento cancela o completa un evento, con las explicaciones y confirmaciones que merecen.

Todas ellas requieren el permiso de publicación para el evento. Sin él verá el distintivo pero no los botones.

Emitir en directo, programar, pausar

Para publicar ahora, haga clic en Emitir en directo. El evento es público de inmediato (si su visibilidad es Pública, también aparece en la exploración y la búsqueda).
Para publicar más tarde, establezca primero una Fecha y Hora de Activación en Detalles y fechas y después haga clic en Programar. Una tarea que se ejecuta cada minuto pone el evento en directo cuando llega esa hora en la zona horaria propia del evento. Programar se rechaza hasta que se guarde una hora de activación, y la hora de activación de un evento programado puede cambiarse pero no borrarse.
Para detener las ventas durante un tiempo, haga clic en Pausar y confirme. Pausar oculta el evento de la exploración y las reservas, pero conserva todos los pedidos y entradas. Haga clic en Emitir en directo para reanudarlo.

Qué puede impedirle publicar

Emitir en directo, programar y la tarea programada comprueban las mismas condiciones. Si una falla, recibe un mensaje que la nombra y el evento permanece como estaba. Las comprobaciones, en orden:

Correo verificado. Verifique primero su dirección de correo; el enlace está en el mensaje que recibió al registrarse. Se aplica también a los eventos gratuitos, porque los registros recogen datos reales de personas.
Stripe, para eventos de pago. Una entrada de pago necesita una cuenta de Stripe conectada y verificada que pueda aceptar pagos con tarjeta. Consulte Configurar Stripe Connect.
Acuerdos. Cualquier acuerdo de la plataforma pendiente para usted debe aceptarse. Consulte Acuerdos.
Condiciones de cancelación, para eventos de pago. Elija las condiciones en Detalles y fechas (incluso “Reembolso total”). Consulte Condiciones de cancelación.
Revisión. Cuando la plataforma revisa los eventos antes de que se pongan en directo, o la comprobación automática de riesgo marca un evento de pago (precios de entrada muy altos, exposición total elevada, un primer evento de pago y similares), el evento se envía a revisión y se le informa con “Evento enviado a revisión — podrá publicarlo cuando sea aprobado.” La Vista general y Mis eventos muestran el estado de la revisión.

Un evento programado que no supere estas comprobaciones cuando llegue su hora se mantiene como Programado y se le notifica; no se pierde. Si más adelante añade entradas o sube los precios hasta el punto de que un evento aprobado parezca distinto, puede que se vuelva a revisar.

Marcar un evento como completado

Abra Detalles y fechas → Estado del evento y busque Marcar como finalizado.
El botón está disponible una vez que el evento ha terminado. Antes, la tarjeta explica que el evento aún no ha finalizado.
Haga clic en Marcar como Completado y confirme. Completar cierra el evento: deja de aparecer en los listados públicos y no se pueden vender más entradas.

Rara vez lo necesitará: un evento en directo se completa automáticamente aproximadamente un día después de terminar (la tarea se ejecuta cada noche a las 03:00).

Cancelar un evento

Cancelar anula el evento, reembolsa a todos los que pagaron y envía un correo a todos los que tienen una reserva. No puede deshacerse. Un evento que no se va a celebrar siempre puede cancelarse, incluso con pedidos.

Lea el recuadro en la parte superior de Cancelar este evento. Indica cuántos pedidos y cuánto dinero se reembolsará, y le recuerda que usted financia los reembolsos: el dinero de las entradas se ingresa en su propia cuenta de Stripe, así que los reembolsos salen de su saldo de Stripe, y cualquier déficit es responsabilidad suya. Si EventMann puede leer su saldo y este no cubre los reembolsos, la página lo indica; si no puede leerlo, no dice nada en lugar de adivinar.
Escriba ¿Por qué cancela? (de 10 a 500 caracteres). Es obligatorio siempre que haya dinero que devolver, y el equipo de la plataforma y sus asistentes pueden leerlo.
Escriba el nombre del evento en Escriba el nombre del evento para confirmar y haga clic en Cancelar evento.

Lo que ocurre después: el evento pasa a Cancelado y sale del sitio público; se notifica a los asistentes; una tarea en segundo plano reembolsa cada reserva confirmada; el equipo de la plataforma recibe aviso cuando hay pedidos de pago de por medio; y se envía un webhook event.cancelled si usa webhooks.

Eliminar un evento

Eliminar evento en la barra lateral de Gestionar elimina un evento de forma definitiva. Solo se ofrece cuando el evento no está en directo y no tiene pedidos. Un evento en directo debe pausarse primero. Un evento con pedidos no puede eliminarse, porque las personas que compraron entradas las tienen y pueden tener derecho a un reembolso — cancélelo en su lugar. La página de confirmación enumera lo que se eliminará y le pide que escriba el nombre del evento.

Conviene saber

Pausar no reembolsa a nadie y mantiene válidas las entradas. Úselo para una pausa en las ventas, no para un evento que no se va a celebrar.
Los eventos privados (ocultos en la búsqueda) siguen los mismos estados; la visibilidad y el estado son independientes.
Un evento en directo que ya ha terminado se cierra automáticamente; no necesita marcarlo como completado usted mismo.
Poner un evento en directo a través del asistente, la Vista general, la pestaña Información, el formulario de edición simple, la tarea programada y la casilla Publicados pasa siempre por las mismas comprobaciones.

Solución de problemas

“Verifique su dirección de correo antes de publicar un evento” — confirme su dirección desde el correo que le enviamos y vuelva a intentarlo.
“Conecte Stripe antes de publicar un evento de pago” — complete la conexión. Los eventos gratuitos no lo necesitan.
“Elija las condiciones de cancelación de este evento” — establézcalas en la tarjeta Avanzado de Detalles y fechas.
Programar dice “Establezca una Fecha y Hora de Activación en Detalles y fechas primero”, o mi evento programado no pasó a en directo — guarde una hora de activación en Detalles y fechas y después haga clic de nuevo en Programar; a esa hora el evento aún debe superar las comprobaciones anteriores, y un evento retenido muestra un aviso.
Marcar como completado dice que el evento no ha terminado — espere a que haya terminado.
El formulario de cancelación pide un motivo — hay dinero que devolver, así que se requiere un motivo de al menos 10 caracteres.
Eliminar evento no aparece en la barra lateral — el evento está en directo o tiene pedidos; páuselo o cancélelo.

Véase también

2.9 Reprogramar un evento

Reprogramar evento cambia la fecha y hora de un evento y, cuando las personas ya tienen entradas, se lo comunica. Ábrala desde Gestionar → Configuración del evento → Detalles & fechas → Reprogramar evento.

Qué puede hacer aquí

Compruebe la línea Actual: en la parte superior: la fecha y hora actuales del evento en su propia zona horaria.
Introduzca la Nueva fecha de inicio (obligatoria) y la Nueva fecha y hora de fin (opcional). Ambas se rellenan con los valores actuales, así que cambie lo que necesite; deje vacío el fin para mantener el fin actual. El nuevo fin debe ser posterior al nuevo inicio.
Decida si marca Notificar a los asistentes confirmados por correo y en la app. Márquelo para enviarles la nueva fecha.
Haga clic en Reprogramar evento. Volverá a la Vista general con una confirmación.

A quién se le informa, y cuándo la notificación no es opcional

El aviso se envía a las personas con pedidos confirmados. Indica que el evento se ha movido y recuerda que es posible que tengan derecho a un reembolso.
Si algún pedido del evento está pagado, el aviso se envía aunque deje la casilla sin marcar. Un cambio de fecha da a los compradores derecho a un reembolso según la legislación de consumo, y decidir si se les informa no es una elección del organizador.
En un evento gratuito sin pagos, se respeta la casilla: desmárquela para cambiar la fecha sin avisar.
Si nadie tiene un pedido confirmado, no hay a quién informar.

Salvaguardas

Si guarda sin cambiar nada, la página indica que no ha habido cambios y no se envía nada. Las fechas se comparan al minuto.
Una vez que un evento tiene pedidos pagados, su inicio no puede moverse a una fecha pasada; el formulario lo rechaza. Un evento que ya ha tenido lugar conserva su fecha.
Cada cambio se registra con el número de pedidos y el importe afectado. Un segundo cambio del mismo evento de pago en 30 días alerta al equipo de la plataforma, y su próximo evento de pago puede revisarse antes de poder publicarse.

Conviene saber

Cambiar las fechas en Detalles & fechas tiene el mismo efecto para los asistentes que esta página; esta página es la versión centrada en la fecha.
Las sesiones de la agenda, la ventana de reserva y cualquier hora de activación no se mueven. Compruébelas después de reprogramar.
Los asistentes pueden ver qué ha cambiado después de reservar, en su página de pedido.
Para cambiar el lugar o pasar de en línea a presencial, use Detalles & fechas; eso también notifica a los titulares de entradas.

Solución de problemas

Mensaje «Sin cambios» — el nuevo inicio y el nuevo fin son iguales a los actuales.
«La fecha de inicio no puede moverse al pasado» — el evento tiene pedidos pagados; elija una fecha futura o cancele el evento.
Los asistentes fueron notificados aunque desmarqué la casilla — el evento tiene pedidos pagados, así que el aviso es obligatorio.

Véase también

2.10 Duplicar un evento y guardar plantillas

Cuando vuelve a organizar el mismo tipo de evento, empiece desde el último en lugar de un formulario en blanco. Hay dos formas: Duplicar copia un evento existente con una nueva fecha, y una plantilla es una configuración que guardó en el asistente para empezar nuevos eventos a partir de ella.

Duplicar un evento

Abra Mis eventos, haga clic en el menú ••• del evento y elija Duplicado (o use la misma acción dentro del área de Gestionar del evento). Necesita el permiso de duplicar para el evento.

Edite el Nuevo título del evento. Empieza con el título antiguo seguido de “(Copia)”.
Introduzca la Fecha y Hora de Inicio (obligatoria) y, opcionalmente, la Fecha y Hora de Finalización. Si deja el fin en blanco, la copia conserva la duración del original.
Deje marcada la opción Copiar tipos de entrada para copiarlos con su aforo; los contadores de ventas empiezan en 0. Desmárquela para empezar sin entradas.
Haga clic en Duplicar evento. Llegará a la Vista general del nuevo evento.

Qué contiene la copia

La copia es un Borrador con una nueva URL pública. No es visible hasta que la publique, y se aplican las condiciones de publicación habituales.
Conserva la configuración y los detalles del evento: descripción, recinto, categoría, moneda y zona horaria, normas de reserva, condiciones de cancelación y el diseño de la entrada. Las fechas, las horas y los textos de recinto escritos en el diseño de la entrada se eliminan, porque describían el evento antiguo.
La imagen de portada se copia como un archivo independiente, así que sustituirla en un evento nunca cambia el otro.
Con Copiar tipos de entrada marcado, los tipos de entrada se copian con sus precios y normas. No se copian pedidos.
No se copian: pedidos, códigos de descuento, reglas de precio, ventas flash, paquetes, preguntas del formulario de pedido, elementos del horario ni el mapa de asientos. Vuelva a configurarlos en la copia, o use Más opciones de copia al final de la página Duplicar: también puede copiar el mapa de asientos, las preguntas del formulario, los recordatorios, las reglas de precio y las traducciones, desplazar todas las fechas un número de días, o crear varias copias a la vez a partir de una lista de fechas (una por línea, AAAA-MM-DD). Esas copias también son Borradores.

Guardar y usar una plantilla

Una plantilla es un evento que marcó como plantilla al crearlo.

En el asistente de creación de eventos, rellene el evento y haga clic en Guardar como Plantilla al final. Asigne un Nombre de la Plantilla, por ejemplo “Noche de conciertos”.
La próxima vez que abra el asistente, una fila Empezar desde una plantilla: enumera sus plantillas. Haga clic en una para rellenar el formulario con su título, descripción, fechas, ubicación, moneda, zona horaria, campos personalizados, ajustes y tipos de entrada.
Ajuste la fecha y lo demás que necesite, y cree el evento como de costumbre. El nuevo evento tendrá su propia copia de la imagen de portada.

Conviene saber

Una plantilla es un evento real: también aparece en Mis eventos y puede gestionarse o publicarse como cualquier otro. Elimínela allí cuando ya no la necesite, y desaparecerá de la fila de plantillas.
Las plantillas son suyas; los miembros del equipo no las ven.
Para muchas fechas del mismo evento, un evento recurrente las crea todas a partir de un patrón.

Solución de problemas

Duplicar no aparece en el menú — no tiene el permiso de duplicar para ese evento.
La copia no tiene entradas — se desmarcó Copiar tipos de entrada.
Mi plantilla no aparece en el asistente — se eliminó, o la guardó otra cuenta de organizador.
La copia no se puede publicar — siguen aplicándose las condiciones habituales: consulte Estado del evento.

Véase también

2.11 Eventos recurrentes

Un evento recurrente es uno que organiza una y otra vez según un patrón — una práctica semanal, un mercado mensual. Describe el patrón una vez en el asistente de creación de eventos y EventMann crea un evento independiente para cada fecha, de modo que cada fecha tiene sus propias entradas, ventas y pedidos.

Crear una serie

En el asistente, elija como Tipo de evento Recurrente. La tarjeta Ubicación se sustituye por una nota que indica que este tipo no necesita campos de ubicación, y aparece un Patrón de Recurrencia bajo Fecha y Hora.
Introduzca el Inicio y el Fin de la primera fecha. Cada fecha posterior tendrá la misma duración y hora del día.
Elija la Frecuencia — Semanal o Mensual — y Cada N semanas / meses (de 1 a 12).
En las series semanales, marque los días de la semana. Con varios días marcados, se crea cada día marcado en cada semana de repetición. Sin ninguno marcado, se repite el día de la semana de su fecha de inicio.
Decida cuándo termina la serie: una fecha de Termina el, O después de N repeticiones (como máximo 52), o ambas; se aplica el primer límite que se alcance. Si no establece ninguno, la serie termina en su máximo de 52 fechas, como indica la nota bajo los campos.
Añada al menos un tipo de entrada, elija cómo publicar y haga clic en Crear evento.

Qué se crea

El evento que rellenó es la primera fecha. Conserva el patrón de recurrencia.
Cada fecha siguiente es un evento de un solo día independiente, creado como Borrador, con el mismo título, descripción y ajustes, y una copia de la imagen de portada. Su URL pública es el título más su fecha.
Cada fecha recibe copias de los tipos de entrada (nombre, descripción, precio, aforo, máximo por pedido y si está activo). Las ventanas de venta, los precios para miembros y otras normas por entrada no se trasladan; las reglas de precio, las ventas flash y los descuentos son independientes para cada fecha.
Una tarea en segundo plano se ejecuta cada noche y crea las fechas que falten, de modo que una serie con un horizonte largo se completa con el tiempo y nunca repite una fecha que ya existe. Una fecha que elimine no se vuelve a crear.

Gestionar una serie

Encuentre las fechas en Mis eventos: busque el título de la serie para listarlas todas, una fila por fecha.
Abra una fecha con Gestionar. Cada fecha tiene su propia Vista general, pedidos, control de acceso e informes.
Publique cada fecha cuando esté lista: las fechas generadas son Borradores, y las condiciones de publicación habituales se aplican a cada una (consulte Estado del evento).
Para cambiar un dato de toda la serie, edite las fechas una a una, o edite la primera fecha y use Duplicar para nuevas fechas más adelante. Editar la primera fecha no actualiza las fechas ya generadas.

Series mensuales

Una serie mensual se repite el mismo día del calendario. En un mes que no tiene ese día, como el 31 de abril, la fecha cae en el último día del mes; el mes siguiente vuelve al día original.

Conviene saber

Cancelar una fecha no cancela las demás. Cada una es un evento independiente con sus propios reembolsos y avisos.
Las fechas, el recinto y el formato de cada fecha son compromisos con las personas que compraron una entrada para esa fecha; cambiarlos les notifica. Consulte Detalles y fechas.
Para una serie de eventos distintos unidos por un tema, elija el tipo de evento Serie; es una etiqueta para su propia organización y no crea fechas.
Un pase que cubre varias fechas vendido como una sola compra es un paquete — consulte Paquetes de entradas.

Solución de problemas

No veo los campos de recurrencia — elija primero el tipo de evento Recurrente.
Han aparecido demasiadas fechas — no se estableció fecha de fin ni número de repeticiones; en ese caso se crean hasta 52 fechas. Elimine las sobrantes en Gestionar → Eliminar evento (solo posible para eventos sin pedidos).
Las fechas no están a la venta — empiezan como Borradores; publique cada una.
Las fechas posteriores tienen menos ajustes de entrada que la primera — solo se copian los datos básicos de cada tipo de entrada; establezca el resto por fecha.

Véase también

Capítulo 3

Entradas y precios

3.1 Tipos de entrada

Los tipos de entrada son lo que compran los asistentes: General, Niño, Pase familiar, VIP, una inscripción gratuita, una plaza solo para miembros. Cada uno tiene su propio precio, aforo y reglas. Gestiónelos en Gestionar → Entradas y precios → Tipos de entrada (atajo: g y después t). También puede editarlos en la tarjeta Tipos de entrada al final de Detalles & fechas.

La lista

Las cuatro cifras de la parte superior muestran el Aforo total, las Entradas vendidas, las Disponibles y el Porcentaje vendido.
Cada tipo es una tarjeta: nombre, distintivo de nivel, descripción, precio, vendidas / aforo con una barra de progreso y el número restante. Un descuento de una regla de precios o de una oferta relámpago aparece junto al precio.
El botón verde Activo activa y desactiva un tipo. Un tipo inactivo no está a la venta, pero conserva sus pedidos. Editar abre el tipo en el mismo lugar.
Eliminar aparece solo en un tipo sin ventas. Un tipo que ya ha vendido no se puede eliminar; desactívelo en su lugar.
Abra Añadir tipo de entrada para crear uno nuevo.

Añadir o editar un tipo de entrada

Los primeros campos se aplican a todas las entradas:

Introduzca el Nombre de la entrada y el Precio (0 la hace gratuita). Una entrada de pago solo puede crearse, o pasar de gratuita a de pago, cuando su cuenta de Stripe esté conectada y verificada.
Opcionalmente, indique un Precio de miembro. Los miembros activos de su organización lo pagan en lugar del precio, pero nunca más que el mejor precio que podrían obtener de otro modo: si una oferta relámpago o una regla de precios ya baja el precio por debajo del precio de miembro, se aplica el más bajo. Nunca puede superar el precio normal.
Marque Solo miembros para reservar la entrada a los miembros activos. Los demás la ven como una fila bloqueada que explica cómo unirse.
Marque Solo voluntarios para una entrada de agradecimiento: se muestra a todos, pero solo pueden comprarla los voluntarios confirmados de este evento, una por persona salvo que indique un límite mayor por persona. Se deja fuera de los precios que se muestran en los listados, así que una entrada de agradecimiento gratuita nunca hace que un evento de pago parezca gratuito. Consulte Voluntarios.
Cuenta para el cupo de miembros permite a los miembros gastar en este tipo el cupo de entradas gratuitas de su plan de membresía. Consulte Membresías.
Indique el Aforo, el Máx. por pedido (por defecto 10) y el Máx. por persona. Máx. por persona cuenta en todos los pedidos que realiza un comprador, no solo en uno; en blanco significa sin límite.

Los campos restantes:

Entrada acompañante — «No se puede reservar por sí sola». Para entradas de niños o acompañantes que deben acompañar a otra entrada en el mismo pedido.
Nivel de entrada — Entrada general, VIP, Early Bird, Grupo, Estudiante o Pase de temporada. El nivel aparece como distintivo y determina la lista VIP en el control de acceso.
Posición de visualización — el número más bajo primero; los tipos con el mismo número mantienen el orden en que los creó.
Inicio de la venta y Fin de la venta — una ventana de venta solo para este tipo, en la zona horaria del evento, dentro de la ventana de reserva propia del evento.
Escriba una Descripción que vean los compradores, y deje marcado Activo (disponible para la venta) para ponerlo a la venta. En un evento con mapa de asientos verá también requiere un asiento; desmárquelo para un niño en brazos o cualquier entrada que no deba ocupar asiento.
Haga clic en Añadir tipo de entrada (o en Guardar al editar).

Conviene saber

El aforo no puede fijarse por debajo del número ya vendido. Para dejar de vender, desactive el tipo.
Dos límites se aplican a cada cesta: el Máx. por pedido del propio tipo y el Máx. de entradas por pedido de todo el evento en Detalles & fechas. Una entrada acompañante necesita además otra entrada en el pedido.
En un evento cuyas entradas están todas reservadas para miembros, use el interruptor Evento solo para miembros de Detalles & fechas en lugar de marcar cada tipo.
No hay un límite automático de entradas gratuitas por persona; si quiere uno, indique Máx. por persona.
El contador de vendidas de esta página refleja ventas reales y confirmadas; los pagos pendientes que no se han pagado no se cuentan hasta que lo están.

Solución de problemas

«Conecte su cuenta de Stripe antes de crear entradas de pago» — complete la incorporación a Stripe, o deje el precio en 0. Consulte Configurar Stripe Connect.
El precio de miembro se rechaza — no puede ser superior al precio.
«No se puede eliminar un tipo de entrada que tiene ventas» — desactívelo en su lugar.
El aforo no baja — no puede ser inferior a las entradas vendidas.
Los miembros no ven su precio — deben iniciar sesión con una membresía activa de su organización; una membresía caducada o revocada no cuenta.

Véase también

3.2 Paquetes de entradas

Un paquete es un porcentaje de descuento para las personas que asisten a más de uno de sus eventos — un pase de festival de dos días, un abono de temporada, «la gala y el taller». Lo construye con entradas de al menos dos de sus próximos eventos, y un comprador que adquiere entradas de todos los eventos de la oferta obtiene el descuento en una sola compra. Gestione los paquetes en Gestionar → Entradas y precios → Precios y ofertas → Paquetes.

Un paquete no está ligado a un solo evento. Se muestra en la página de cada evento que cubre, y puede abrirlo y editarlo desde cualquiera de esos eventos.

Crear un paquete

Dé al paquete un Nombre del paquete, por ejemplo «Pase de dos días». Añada una Descripción; los compradores la ven bajo el nombre de la oferta.
Introduzca el Descuento %. Se descuenta del precio de catálogo de toda la cesta y nunca se acumula con una oferta relámpago ni con un precio de miembro.
En Qué entradas cuentan, marque los tipos de entrada que cuentan, agrupados por evento. Elija entre al menos dos de sus próximos eventos, y como máximo cinco. Un evento que deje sin marcar no forma parte de la oferta, y un evento que ya ha terminado o ha sido cancelado no puede incluirse.
Un tipo de entrada como Adulto es válido cuando está marcado; el comprador decide cuántas de cada una toma al pagar.

Entradas mín. por evento — la cesta debe tener al menos esta cantidad de cada uno de los eventos de la oferta, o la oferta no se aplica. El mínimo es 1.
Entradas máx. por evento — un límite superior por evento; en blanco, sin límite.
Máx. entradas por pedido — el máximo de entradas que puede tomar un pedido con la oferta.
Cantidad total — cuántas entradas pueden venderse con la oferta en todos sus eventos; en blanco, sin límite.
Inicio de la venta y Fin de la venta limitan cuándo está disponible la oferta. Después haga clic en Crear paquete.

Cómo funciona la oferta para un comprador

El comprador debe tomar entradas de todos los eventos de la oferta. Las entradas de un solo evento no tienen descuento.
El porcentaje se aplica a la cesta completa de entradas válidas, calculado sobre los precios normales de las entradas, nunca sobre un precio ya rebajado. Una entrada gratuita no cuesta nada y no suma nada al descuento.
La oferta se pone a la venta cuando todos los eventos que incluye están En directo.
El comprador paga una sola vez. EventMann emite una reserva y una entrada independientes para cada evento, cada una con su propio código QR, para que el escáner de cada evento admita al titular en su fecha.

Sus paquetes

La lista debajo del formulario muestra cada paquete: el descuento, cuántos eventos abarca, las entradas válidas por evento, los límites y cuántos se han vendido. Editar vuelve a abrir el formulario; Eliminar elimina el paquete. Los pedidos existentes conservan lo que se vendió.

Un paquete puede mostrar un aviso Nunca se elegirá. Significa que otro de sus paquetes cubre las mismas entradas en condiciones al menos igual de buenas, así que los compradores siempre preferirán ese. También recibe este aviso al guardar. Es solo una advertencia; crear un paquete de sustitución antes de desactivar la oferta anterior es lo normal.
Los paquetes de precio fijo antiguos siguen vendiéndose exactamente igual y aparecen marcados como ofertas anteriores; cree un nuevo paquete de porcentaje si quiere cambiar el modelo.

Conviene saber

Las ventas de un paquete se cuentan como compras, no como reservas: una compra de dos días usa un lugar de la cantidad del paquete.
Las entradas de varias fechas de un evento recurrente pueden agruparse en un paquete de la misma forma.

Solución de problemas

«Elija entradas de al menos dos eventos» — un paquete de porcentaje es un descuento por asistir a más de un evento; marque entradas de un segundo evento.
«Un paquete puede incluir como máximo 5 eventos» — divídalo en dos ofertas.
«… ha terminado o ha sido cancelado, así que no puede formar parte de un paquete» — desmarque ese evento.
Los compradores no ven la oferta — uno de los eventos sigue siendo un borrador o está en pausa, o la ventana de venta aún no se ha abierto.
El descuento no se aplicó — la cesta no tenía entradas de uno de los eventos, o tenía menos que el mínimo por evento.

Véase también

3.3 Ofertas relámpago

Una oferta relámpago es un descuento porcentual por tiempo limitado sobre tipos de entrada elegidos: «20 % de descuento este sábado». Se activa y desactiva sola en las horas de inicio y fin que indique. Ábrala en Gestionar → Entradas y precios → Precios y ofertas → Ofertas relámpago.

Crear una oferta relámpago

Dé un Nombre de la oferta, por ejemplo «Oferta relámpago de fin de semana». El nombre es para usted.
Introduzca el Descuento % — de 1 a 90.
Elija Inicio y Fin. El fin debe ser posterior al inicio. Las horas están en la zona horaria del evento.
En Aplicar a tipos de entrada, marque cada tipo que debe tener descuento; se requiere al menos uno.
Haga clic en Crear oferta relámpago. Aparecerá en Ofertas relámpago con su descuento y fechas.

Gestionar sus ofertas relámpago

Editar cambia el nombre, el descuento, las horas y los tipos de entrada.
Desactivar apaga una oferta sin eliminarla, y Activar la vuelve a encender.
Eliminar la borra. Los pedidos ya realizados conservan el precio que pagaron.

Cómo se combina con otros precios

Una oferta relámpago se aplica después de una regla de precios: la regla fija el precio y, después, la oferta relámpago aplica su porcentaje sobre ese precio.
Juntas nunca pueden bajar una entrada por debajo del 10 % de su precio normal.
El precio de miembro se compara con el precio de la oferta relámpago, y se cobra el más bajo de los dos. Un miembro nunca paga más por culpa de una oferta.
El descuento de un paquete se calcula sobre los precios normales y no se acumula con una oferta relámpago.
Un código de descuento es un mecanismo aparte que el comprador introduce al pagar.

Conviene saber

Mientras una oferta está activa, los compradores ven el precio reducido en la página del evento y en el pago. La cifra que ven es la que pagan.
Solo se aplica una oferta relámpago a una entrada a la vez.
Las entradas gratuitas no tienen precio que descontar.
Los cambios se aplican a los nuevos pagos; una cesta que ya está en el proceso de pago conserva el precio cotizado cuando empezó ese proceso.

Solución de problemas

La oferta no se aplica — compruebe que está activa, que la hora actual está entre su inicio y su fin en la zona horaria del evento, y que el tipo de entrada está marcado.
La hora de fin se rechaza — debe ser posterior a la hora de inicio.
El descuento es menor de lo esperado — la reducción combinada se limita al 90 % del precio normal, y gana el mejor precio para un miembro.
El porcentaje se rechaza — use un valor de 1 a 90.

Véase también

3.4 Reglas de precios

Una regla de precios cambia automáticamente el precio de un tipo de entrada: un precio anticipado hasta una fecha, o un precio más alto cuando se venden la mayoría de las plazas. Ábrala en Gestionar → Entradas y precios → Precios y ofertas → Reglas de precios. La barra de pestañas también lleva a Ofertas relámpago, Paquetes y Descuentos.

Añadir una regla

Introduzca un Nombre de la regla, por ejemplo «Precio anticipado». Es para usted; los compradores no lo ven.
Elija el Tipo de entrada al que se aplica la regla. Una regla pertenece a un solo tipo de entrada.
Elija el Tipo:
- Basado en tiempo — el precio cambia dentro de una ventana de fechas. Indique Inicio y Fin; ambos son obligatorios, y el fin no puede ser anterior al inicio.
- Basado en demanda — el precio cambia cuando las ventas alcanzan un umbral. Indique el Umbral de demanda, el porcentaje del aforo del tipo de entrada que debe estar vendido (de 0 a 100).
Elija el efecto: un Nuevo precio fijo, o un Descuento % sobre el precio normal (de 0,01 a 90). Uno de los dos es obligatorio. Un precio fijo no puede estar por debajo del 10 % del precio normal.
Indique la Prioridad (por defecto 10). Cuando varias reglas están activas para la misma entrada, solo se aplica la de número más bajo.
Haga clic en Añadir regla. Aparecerá en Reglas activas.

Leer la lista

Cada regla muestra su tipo, su efecto y su ventana o umbral — por ejemplo, «Basado en tiempo · 20,00 € · 12 oct–21 oct» o «Basado en demanda · 30,00 € · ≥80,00 % vendido». Editar la cambia, Desactivar la apaga (y Activar la vuelve a encender) y Eliminar la borra.

Cómo se calcula el precio

El precio normal de la entrada es el punto de partida.
La regla activa con el número de prioridad más bajo fija el precio (un Nuevo precio lo sustituye, un Descuento % lo reduce). Las demás se ignoran.
Después, una oferta relámpago activa aplica su porcentaje sobre el resultado.
El resultado nunca baja del 10 % del precio normal.
Un precio de miembro, si el comprador lo tiene y es más bajo, gana.

La lista de entradas muestra el precio actual junto al precio normal, y la cifra de la página del evento es la que se cobra.

Conviene saber

Las fechas y horas están en la zona horaria del evento.
Una regla de demanda cuenta lo que realmente se ha vendido frente al aforo del tipo de entrada. No se aplica a un tipo sin aforo.
Cambiar una regla nunca modifica un pedido que ya está pagado.

Solución de problemas

«Introduzca un nuevo precio o un porcentaje de descuento» — rellene uno de los dos campos.
«Indique una fecha y hora de inicio para una regla basada en tiempo» — las reglas de tiempo necesitan los dos extremos de la ventana.
«Indique un porcentaje de umbral para una regla basada en demanda» — introduzca la proporción vendida a partir de la cual empieza la regla.
«El nuevo precio no puede ser inferior a … (10 % del precio normal)» — suba el precio o use un descuento menor.
La regla no parece aplicarse — puede estar inactiva, fuera de su ventana, por debajo de su umbral de demanda, o puede aplicarse otra regla con un número de prioridad más bajo.

Véase también

3.5 Mapa de asientos

El mapa de asientos convierte un evento en venta con asiento asignado: distribuye la sala en secciones de filas y asientos, vincula cada sección a un tipo de entrada, y los compradores eligen su propio asiento en el pago. Ábralo en Gestionar → Configuración del evento → Lugar y asientos → Mapa de asientos. Un evento sin mapa de asientos vende entradas sin elección de asiento.

Crear un mapa de asientos

Introduzca un Nombre del mapa (por ejemplo “Sala principal”) y haga clic en Guardar mapa. Las secciones solo se pueden añadir cuando el mapa tiene nombre.
En Añadir sección, introduzca un Nombre de la sección, como “Plateas delanteras”.
Elija el Tipo de entrada que vende la sección. Los compradores de ese tipo de entrada eligen asientos de esta sección.
Elija un Color, el número de Filas (hasta 30) y los Asientos / Fila (hasta 50), y luego haga clic en Generar cuadrícula. Las filas se etiquetan A, B, C… y los asientos se numeran desde 1; cada nueva sección se coloca debajo de la anterior.
Repita el proceso para cada sección. Los tipos de entrada proceden de la página Tipos de entrada, así que créelos antes.

Una sección sin tipo de entrada se marca como “Sin tipo de entrada — no vendible” y un aviso la lista: no se muestra ni se vende en el pago hasta que le asigne un tipo (Editar en la sección → Tipo de entrada).

Ajustar la distribución

El lienzo de asientos dibuja cada asiento con el color de su sección. Haga clic en los asientos, o arrastre un recuadro alrededor de varios, para seleccionarlos, y luego use la barra de acciones sobre él: Todas las secciones filtra por sección, Seleccionar todo / Deseleccionar todo, Alternar activo (saca asientos de la venta sin eliminarlos), Alternar acceso en silla de ruedas, Mover a sección… con Aplicar, y Eliminar seleccionados.
Arrastre los asientos para recolocarlos. Use deshacer y rehacer, y acercar, alejar y restablecer el zoom para trabajar en una sala grande.
Haga clic en Guardar cambios para conservar las ediciones del lienzo. Está desactivado hasta que cambie algo.
Debajo del lienzo, cada sección tiene una tarjeta con su tipo de entrada, número de asientos y asientos activos. Editar cambia su nombre, color, tipo de entrada y la marca de acceso en silla de ruedas; Eliminar borra la sección y sus asientos.

Vista previa, exportación e importación

Vista previa como asistente muestra el mapa tal como lo ve un comprador, con los asientos vendidos y reservados marcados.
Exportar diseño descarga las secciones y las posiciones de los asientos como archivo JSON; Importar diseño carga un archivo de ese tipo (hasta 2 MB) en este evento. Úselos para reutilizar la distribución de una sala en otro evento.
Cuando el evento tiene un lugar guardado con zonas de asientos, Clonar diseño en la pestaña Lugar copia el plano de ese lugar. Véase Lugar y asientos.

Cómo usan el mapa los compradores

En el pago, el comprador elige asientos de la sección que corresponde a cada tipo de entrada; el número de asientos debe coincidir con el de las entradas.
Un asiento elegido queda reservado mientras el comprador completa el pago (15 minutos) y después se libera.
Cada entrada lleva su asiento.
Un tipo de entrada que no debe ocupar asiento, como el de un bebé en brazos, puede desmarcarse con requiere asiento en la página Tipos de entrada; esta opción solo aparece en eventos con un mapa de asientos activo.

Conviene saber

Una sección vende tantos asientos como tenga; mantenga la capacidad del tipo de entrada vinculado en línea con los asientos que generó.
Eliminar un asiento o una sección que ya se ha vendido es un cambio importante: revise antes los Pedidos.
Los asientos pueden marcarse como accesibles en silla de ruedas; úselo para encontrarlos y reservarlos.
Sustituir el mapa por un diseño del lugar se rechaza una vez vendidos asientos.

Solución de problemas

“Guarde primero el nombre del mapa para empezar a añadir secciones” — guarde antes un Nombre del mapa.
Una sección no aparece en el pago — no tiene tipo de entrada, o todos sus asientos están desactivados.
La cuadrícula no se genera — las filas deben ser de 1 a 30 y los asientos por fila de 1 a 50.
La importación falla — el archivo debe ser un diseño exportado desde EventMann (JSON, hasta 2 MB).
Mis ediciones del lienzo han desaparecido — haga clic en Guardar cambios antes de salir de la página.

Véase también

3.6 Modos de reserva: pagar ahora o solicitar y aprobar

El modo de reserva decide si los asistentes pagan y reciben sus entradas de inmediato, o envían una solicitud que usted aprueba primero. Se define por evento, en Gestionar → Configuración del evento → Detalles y fechas → Información, en la tarjeta Avanzado, y también en el asistente de eventos al crearlo.

Pagar ahora

Es la opción predeterminada. El asistente elige entradas, paga y queda confirmado en el momento.

El asistente elige las entradas y pasa al pago. Los asientos quedan reservados mientras lo hace.
Paga a través de Stripe. El pedido no existe hasta que el pago se realiza o queda autorizado, así que un pago abandonado o rechazado no deja nada que limpiar.
El pedido se confirma y los correos con las entradas salen de inmediato.

Las entradas solo cuentan como vendidas cuando el pago se ha realizado, así que si dos compradores compiten por la última entrada, decide quien pague primero. Un pago que aún se está procesando, como un adeudo bancario, mantiene el pedido en espera; la entrada se emite cuando llega el dinero.

Solicitar y aprobar

El asistente pide una plaza y usted decide. Por defecto, su tarjeta se retiene, no se cobra, de modo que el dinero está disponible en el momento en que usted dice que sí.

Elija Solicitud y aprobación en la tarjeta Avanzado y haga clic en Guardar cambios.
El asistente elige las entradas e introduce una tarjeta como de costumbre. El importe queda autorizado — reservado en la tarjeta, no cobrado. Muchos bancos lo muestran como pendiente.
La solicitud aparece en su cola de aprobaciones (Asistentes → Aprobaciones en el menú de Gestionar, con un número en la fila) y en su panel, en Requiere atención. Las plazas se retiran de la venta pública de inmediato, así que cien solicitudes no pueden vender el evento de más.
Usted decide:
- Aprobar en un evento de pago — se cobra el importe retenido, el pedido se confirma y se envían las entradas. No hay enlace de pago ni espera para el asistente.
- Aprobar en un evento gratuito — el pedido se confirma.
- Rechazar — la retención se libera, el pedido se cancela y se informa al asistente. Puede añadir un motivo de hasta 500 caracteres; se incluye en su correo.

Decida con prontitud: si deja una solicitud demasiado tiempo, la autorización caduca en el lado del banco, el pedido expira y las plazas vuelven a la venta. Nadie paga nada antes de que usted haya revisado la solicitud.

Los ajustes en detalle

Modo de reserva — Pagar ahora o Solicitud y aprobación, por evento.
Retener la tarjeta durante la revisión — activado por defecto en Solicitud y aprobación. La tarjeta se autoriza en el pago y se cobra cuando usted aprueba. Si lo desactiva, no se cobra nada por adelantado: usted aprueba primero y al asistente se le envía después un correo con un enlace de pago y una cuenta atrás. El método anterior ofrece a los compradores todos los métodos de pago, pero las solicitudes aprobadas pueden no llegar a pagarse nunca.
Plazo de pago — solo se muestra cuando la retención está desactivada: cuánto tiene el asistente aprobado para pagar, de 0,5 a 72 horas (30 minutos por defecto).

Conviene saber

Ambos modos funcionan en eventos gratuitos; el paso de pago simplemente desaparece. Pagar ahora confirma de inmediato; Solicitud y aprobación confirma cuando usted aprueba.
Cambiar el modo afecta solo a los pedidos nuevos. Los pedidos ya confirmados, en espera o aprobados mantienen las reglas con las que empezaron.
Retener una tarjeta reduce los métodos de pago que se ofrecen al comprador, porque no todos los métodos pueden autorizarse ahora y cobrarse más tarde. Es una norma de Stripe, no un ajuste de aquí.
La lista de espera, si la usa, sigue el modo de reserva: con Solicitud y aprobación, una persona ascendida pasa a su cola de aprobaciones. Véase Lista de espera.

Solución de problemas

Un asistente aprobado dice que su reserva ha desaparecido — con la retención desactivada no pagó dentro del plazo y la reserva expiró. Tiene que volver a solicitarla.
Un asistente dice que le cobraron antes de que usted aprobara — no fue así; el importe retenido suele aparecer como una línea pendiente y se libera sola si usted rechaza.
Un comprador ve menos métodos de pago que en sus otros eventos — es lo esperado mientras la retención está activada.
No encuentro el ajuste — está en la tarjeta Avanzado de Detalles y fechas, arriba del todo.

Véase también

3.7 Eventos virtuales e híbridos

Un evento puede celebrarse en línea, o en una sala con público en línea. Cambia el evento a en línea en Detalles y fechas, y prepara la transmisión o la reunión en la pestaña Evento virtual, junto a ella (Gestionar → Configuración del evento → Detalles y fechas → Evento virtual).

En línea, híbrido y presencial

Solo en línea — en Detalles y fechas, active Evento en línea. Los campos del lugar se ocultan y es obligatorio un enlace de transmisión o de reunión. La página del evento muestra “Evento en línea” y “Enlace compartido tras el registro” en lugar de una dirección.
Híbrido — elija el tipo de evento Híbrido en el asistente. Pide el lugar físico y una URL de transmisión / reunión, que es obligatoria, y el evento queda marcado como en línea.
Presencial — deje Evento en línea desactivado. Un evento presencial no tiene enlace de acceso; si cambia un evento de en línea a presencial, se borra el enlace anterior.

Cambiar entre en línea y presencial, o cambiar el enlace, es un cambio importante: los titulares de entradas reciben aviso como si fuera una nueva fecha. Véase Detalles y fechas.

Configurar la transmisión

Abra la pestaña Evento virtual y elija la Plataforma: Zoom, Microsoft Teams, YouTube Live, Vimeo o Otra / personalizada.
Rellene lo que corresponda: URL de reunión / acceso, ID de reunión, Contraseña de la reunión, Clave de emisión y URL de inserción. Ninguno es obligatorio, pero los asistentes necesitan al menos una URL de acceso o una URL de inserción para entrar.
Opcionalmente, defina Máx. asistentes virtuales — un límite de espectadores al mismo tiempo. En blanco significa sin límite.
Haga clic en Guardar configuración.
Cuando empiece la sesión, haga clic en Emitir en directo arriba; haga clic en Terminar emisión cuando acabe. La tarjeta muestra el estado (No iniciado, En directo, Terminado) con la hora de inicio, la de fin y la duración.
Después, añada una URL de la grabación para ofrecer la reproducción.

Los ajustes en detalle

URL de reunión / acceso — el enlace directo, por ejemplo un enlace de Zoom. Para YouTube y Vimeo se usa cuando no hay URL de inserción.
URL de inserción — un enlace de reproductor insertable, que se muestra directamente en la página de visualización (YouTube y Vimeo).
ID / contraseña de la reunión — para las plataformas que las necesitan. La Clave de emisión es para su propio software de streaming y se guarda en la configuración.
URL de la grabación — una vez definida, los titulares de entradas confirmadas pueden ver la repetición.
Máx. asistentes virtuales — cuando hay tantas personas viéndolo, la siguiente recibe un aviso de que se ha alcanzado el límite y puede volver a intentarlo en unos minutos. Las personas que gestionan el evento nunca son rechazadas.

Lo que ven los asistentes

La página de visualización solo está disponible con la sesión iniciada y es accesible para las personas con un pedido confirmado para el evento y para su equipo. Muestra el reproductor (YouTube y Vimeo) o un botón para abrir la reunión (Zoom y Teams), y una nota que indica que la emisión no ha empezado hasta que usted haga clic en Emitir en directo.
Entrar y salir queda registrado (con el tipo de dispositivo). Esto alimenta el contador de espectadores en directo de la página de visualización y el límite de asistentes. Todavía no hay una pantalla de informe de asistencia.
Tras el evento, si ha definido una URL de la grabación, se ofrece una repetición.

La dirección de la página de visualización es la dirección del evento seguida de /virtual, usando el número del evento: https://<su sitio>/events/<número>/virtual, donde el número es el que aparece en las direcciones de sus propias páginas de Gestionar. EventMann no añade este enlace a las entradas ni a los correos de recordatorio por sí mismo, así que envíelo usted a sus asistentes, por ejemplo en un anuncio o en un recordatorio personalizado.

Conviene saber

El estado refleja lo que usted pulsó, no lo que ocurre en Zoom o YouTube. Si olvida Terminar emisión, el evento sigue marcado como En directo.
El enlace de la reunión no se publica en el código fuente de la página del evento ni en los archivos de calendario; estos apuntan a la página del evento.
Configurar una transmisión no requiere un tipo de evento especial, así que un evento presencial también puede tener público en línea.

Solución de problemas

Un asistente recibe “prohibido” al abrir la página — no ha iniciado sesión, o su pedido todavía no está confirmado (a la espera de pago o de aprobación).
“Este evento virtual ha alcanzado su límite de asistentes” — aumente o borre Máx. asistentes virtuales, o pida a la persona que lo intente de nuevo en unos minutos.
El enlace de la grabación da un error — no se ha guardado ninguna URL de la grabación, o el pedido no está confirmado.

Véase también

Capítulo 4

Pedidos y asistentes

4.1 Preguntas de pago

Las preguntas de pago son preguntas propias que se hacen una vez por pedido en el pago — requisitos dietéticos, el nombre de una empresa para la acreditación, qué taller quiere alguien. Van junto a los campos estándar y las respuestas viajan con el pedido. Las encontrará en Entradas y precios → Pago, en la pestaña Preguntas de pago (junto a Configuración de pago y Pagos).

La barra lleva a la Configuración de pago. Cada pregunta muestra su tipo y si es obligatoria, con Editar. El panel Respuestas cuenta las respuestas, con Descargar resumen (CSV) y Descargar respuestas (CSV). El formulario para añadir una pregunta está al final de la página.

Qué puede hacer aquí

Añadir una pregunta — rellene Tipo de Campo, Pregunta, un Marcador de Posición opcional, marque Campo obligatorio si hace falta y haga clic en Añadir pregunta. Los tipos de elección piden sus opciones.
Elegir el tipo — texto corto, correo electrónico, teléfono, texto largo, desplegable, botones de radio o casillas de verificación.
Editar o eliminar una pregunta, y reordenarlas.
Leer las respuestas — cuántas personas han respondido a cada pregunta y, en los tipos de elección, un recuento por cada opción.
Descargar las respuestas — un archivo con una fila por pedido, y otro con una fila por opción.

Los tipos de pregunta

Texto corto, Correo electrónico, Teléfono — una sola línea. El correo y el teléfono se comprueban para ver que tienen un formato plausible.
Texto largo — un cuadro para una o dos frases.
Desplegable — una elección de una lista, plegada hasta que se abre. Bueno para una lista larga.
Botones de radio — una elección con todas las opciones visibles a la vez. Bueno para dos a cinco opciones, cuando quiere que el comprador vea el conjunto completo.
Casillas de verificación — cualquier número de elecciones, incluida ninguna.

Cómo le llegan las respuestas

El comprador responde en el pago. Una pregunta obligatoria bloquea el pedido hasta que se responde.
Las respuestas se guardan con el pedido y se muestran en la página del pedido, en Preguntas de pago. Puede completar o corregir una respuesta allí con Editar pedido.
El panel Respuestas de esta página las cuenta: cuántas han respondido y, en una pregunta de elección, cuántas eligieron cada opción.
El CSV de respuestas da una fila por pedido y una columna por pregunta — el archivo para entregar a un catering o a un impresor de acreditaciones.
El CSV de resumen da una fila por pregunta y opción con su recuento — el archivo para un recuento de asistentes.

Conviene saber

Las preguntas se hacen una vez por pedido, no una vez por entrada. Si necesita algo de cada asistente por su nombre, active en su lugar los datos de asistente por entrada.
Una pregunta pertenece a un solo evento. Si repite una conferencia, tendrá que añadir las preguntas al nuevo evento.
Los recuentos y ambas descargas incluyen los pedidos confirmados y aprobados. Un pedido cancelado es alguien que ya no va a asistir, así que contar sus requisitos dietéticos enviaría el número equivocado a la cocina.
Cambiar el tipo de una pregunta borra sus opciones, porque las antiguas pueden no tener sentido para el nuevo tipo. Las respuestas ya dadas no se tocan.
Si elimina una opción que la gente ya había elegido, el resumen la sigue mostrando, marcada como ya no es una opción, para que el recuento histórico no se pierda en silencio.
Las descargas están sujetas al mismo permiso que la exportación de pedidos, porque las respuestas son datos personales de sus asistentes.

Solución de problemas

Una pregunta no aparece en el pago — una pregunta guardada con la etiqueta vacía se omite en lugar de bloquear el formulario. Ábrala y dele una etiqueta.
El número de respuestas es menor que el de pedidos — es lo esperado en una pregunta opcional, y también en cualquier pregunta añadida después de empezar la venta: los pedidos hechos antes de que existiera no tienen respuesta que dar.
“¿Puedo preguntar a cada asistente por separado?” — no con estas. Use los datos de asistente por entrada para todo lo que pertenece a una persona y no al pedido.

Véase también

4.2 Pedidos

Pedidos es la lista completa de reservas de un evento: quién compró qué, si ha pagado y qué puede hacer usted al respecto. Úselo para buscar a alguien en la puerta, reclamar una solicitud pendiente o sacar una lista para la taquilla. Lo encontrará en el menú Gestionar del evento, en Asistentes → Pedidos.

Qué puede hacer aquí

Pestañas de estado — Confirmados, Pendientes, Aprobados, Cancelados, Reembolsados y Todos, cada una con un recuento en vivo. Confirmados es la vista predeterminada.
Buscar y filtrar — por referencia, nombre, correo electrónico o teléfono; acote por tipo de entrada, por si se usó un descuento o por un intervalo de fechas; elija cuántas filas ver por página.
Ordenar — haga clic en Asistente, Referencia, Precio o Fecha; vuelva a hacer clic para invertir el sentido.
Entradas por fila — cada pedido muestra una fila por tipo de entrada (por ejemplo, «2 Adulto»). Haga clic para desplegar los asistentes con nombre, su asiento si el evento tiene mapa de asientos, y una insignia de registro de entrada para quien ya haya pasado el escaneo.
Exportar CSV — un menú con dos archivos: Pedidos (una fila por pedido) y Entradas (una fila por entrada, con el precio realmente pagado). Ambos siguen su pestaña y filtros actuales, no solo la página visible.
Columnas — elija qué columnas muestra la tabla.
Pedido manual — cree una reserva para un invitado. Véase Pedidos manuales.
Acciones masivas — marque filas para actuar sobre varios pedidos a la vez.
Mensaje — un enlace en cada fila abre un hilo directo con ese comprador. Solo aparece para compradores con cuenta.

Haga clic en una pestaña de estado para cambiar de lista, escriba en el cuadro de búsqueda para encontrar un pedido, use Exportar CSV para obtener un archivo, Columnas para ordenar la tabla y Pedido manual para crear una reserva usted mismo. Las tarjetas superiores (Pedidos, Entradas, Ingresos totales, Descuento total) siguen su filtro actual.

Exportar y columnas

Ocultar una columna solo cambia lo que ve: ambos archivos CSV incluyen siempre todas las columnas, así que nada de lo que oculte puede faltar en su contabilidad. Su elección se guarda por persona, de modo que un compañero de finanzas puede ver otras columnas del mismo evento. La columna Asistente no se puede ocultar. Las columnas opcionales incluyen Subtotal, Comisiones e Impuestos, que vienen desactivadas por defecto.

Haga clic en Exportar CSV.
Elija Pedidos: una fila por pedido para una lista de reservas, o Entradas: una fila por entrada para una lista de puerta o un informe de precios por entrada.

Actuar sobre varios pedidos a la vez

Marque las casillas a la izquierda de las filas. Aparece una barra que indica cuántos están seleccionados y las acciones que se aplican. Cada botón solo aparece si tiene el permiso correspondiente, de modo que un miembro de taquilla puede ver Registrar entrada pero no Cancelar pedidos.

Marque las filas que quiera. La casilla de la cabecera marca cada fila de la página que está viendo — nunca filas que no haya visto.
Reenviar entradas vuelve a enviar las entradas por correo a cada pedido seleccionado (pestaña Confirmados).
Registrar entrada admite todas las entradas de los pedidos seleccionados que todavía no estén dentro; Deshacer registro de entrada lo revierte. Es útil para hacer pasar a un grupo por la puerta de una vez. Cada entrada pasa por el mismo registro que un escaneo: se admite una sola vez, queda escrita en el registro de entradas con su nombre y el método Masivo, cuenta en las cifras de asistencia y se anuncia en su webhook ticket.checked_in. Las entradas que ya están dentro conservan su hora original de llegada.
Cancelar pedidos cancela los pedidos seleccionados. Cada pedido pagado en línea se reembolsa íntegramente; un pedido cuyo reembolso falla se deja sin cambios.
Exportar selección descarga solo las filas marcadas.

En la pestaña Pendientes, la barra ofrece Aprobar y Rechazar en su lugar. Una acción masiva omite las filas seleccionadas a las que no se puede aplicar y le indica cuántas ha omitido, en lugar de fallar en todo el lote.

Solicitudes de revisión que necesitan una decisión

Los eventos que usan Solicitud y aprobación reúnen los pedidos como Pendientes antes de cobrar nada en firme (véase Modos de reserva). Un banner amarillo — Pedidos pendientes de su revisión — aparece en todas las pestañas salvo Pendientes, para que ninguna solicitud pase desapercibida. La cola dedicada se describe en Aprobaciones de reservas.

La pestaña Aprobados es un registro histórico de cada pedido que alguna vez pasó por la aprobación, no solo de los que siguen esperando pago. Un pedido aprobado sigue listado allí después de pagarse, reembolsarse o cancelarse.
Aprobar un pedido en un evento con enlace de pago lo pasa a Aprobados, pero no lo marca como pagado. Use Copiar enlace de pago para entregar al comprador su enlace de compra, o abra el pedido y use Marcar como pagado para un pago fuera de línea.

Corregir un pedido equivocado

Haga clic en la referencia de un pedido para abrirlo. Todo lo que puede cambiar — datos de contacto, titulares de las entradas, entradas individuales, reembolsos — está en esa página y se describe en Detalle del pedido y cronología, Cancelar o añadir entradas a un pedido y Reembolsos del evento.

Cancelar cancela el pedido completo, libera sus entradas y cualquier asiento reservado, y envía un correo al comprador. Un pedido pagado se reembolsa como parte de la cancelación — el cuadro de diálogo muestra primero el importe.
Eliminar borra de forma permanente un pedido junto con sus artículos, pero solo se ofrece para pedidos que no cobraron nada (gratuitos o nunca pagados). Un pedido que se pagó se cancela o reembolsa en su lugar, para que su registro se conserve.

Conviene saber

Una entrada sin asistente con nombre sigue apareciendo como fila, marcada como sin nombre, de modo que la cantidad siempre cuadra con lo que se pagó.
Reenviar y las acciones masivas de registro de entrada solo se aplican a pedidos Confirmados — suponen una entrada pagada y válida.
El registro masivo sigue las reglas de la puerta: una entrada marcada como no presentada se omite (escanéela en la puerta o use Registro avanzado), y si el recinto tiene aforo, deja de admitir cuando hay tantas personas dentro. Un pedido en el que no se pudo admitir a nadie cuenta como omitido.
Los pedidos abandonados en el proceso de compra (una tarjeta rechazada, un paso 3-D Secure interrumpido) no son pedidos y nunca aparecen aquí.
Los miembros del equipo necesitan permiso para ver reservas para ver la lista, y un permiso aparte para exportarla.

Solución de problemas

La exportación tiene menos filas de las que esperaba — la exportación sigue su pestaña, búsqueda y filtros de fecha actuales. Bórrelos primero para obtenerlo todo.
No hay enlace de Mensaje en una fila — esa reserva no tiene cuenta vinculada (una compra de invitado), así que no hay nadie con quien abrir un hilo.
Un pedido aprobado sigue figurando como no pagado — la aprobación y el pago son pasos separados en los eventos con enlace de pago. Envíe el enlace o márquelo como pagado.
Falta Reenviar o Registrar entrada en la acción masiva — no está en la pestaña Confirmados, o su función no incluye ese permiso.
Registrar entrada indicó pedidos como omitidos — todas las entradas de esos pedidos ya estaban dentro, estaban marcadas como no presentadas, o el recinto había alcanzado su aforo.

Véase también

4.3 Registro de entrada y control de accesos

El registro de entrada es donde escanea las entradas en la puerta. Se abre como una pantalla de acceso a pantalla completa con tres pestañas — Escanear, Pedidos y Estadísticas — funciona desde cualquier navegador de teléfono o tableta, y sigue funcionando cuando la red Wi-Fi del recinto no. Ábralo desde Operaciones del día → Acceso (escanear entradas) en el menú Gestionar del evento. La página Acceso (/door) lista todos los eventos en los que puede registrar personas, con las entradas vendidas frente al aforo — el marcador más sencillo para un equipo la noche del evento.

Toque un evento para abrir su pantalla de acceso.

Instálela en la pantalla de inicio primero

El escáner es una aplicación instalable (una PWA), independiente de su marcador general de EventMann, y se abre directamente en la pantalla de acceso de este evento; los pasos de instalación están al final de su pestaña Estadísticas. Hágalo antes de que abran las puertas, no en el momento:

iOS Safari (16.4 o posterior) — en el iPhone no hay aviso de instalación; la página le guía por Compartir → Añadir a pantalla de inicio. El escaneo con cámara dentro de una aplicación instalada requiere iOS 16.4 o posterior; la página le avisa si su versión es anterior.
Android / Chrome de escritorio — aparece automáticamente un botón de Instalar de un solo toque.
Una vez instalada, la aplicación se limita a la pantalla de escaneo — si su sesión caduca durante el turno, al volver a iniciar sesión se abrirá en el navegador normal, no dentro de la aplicación instalada. Es una concesión deliberada para que el icono instalado nunca se convierta en un segundo panel de administración.
Instalarla para un segundo evento crea otro icono independiente en la pantalla de inicio; no sobrescribe el primero.

La pantalla de acceso

La barra morada de la parte superior muestra siempre cuántos invitados hay dentro (aquí 31 de 49 entradas) con una barra de progreso. El punto de color junto a ella es verde mientras está en línea y ámbar cuando está sin conexión, con un recuento de escaneos pendientes de sincronizar. Introducir código escribe un código en lugar de escanear, Iniciar cámara abre la cámara, y las pestañas de la parte inferior cambian entre Escanear, Pedidos y Estadísticas.

Escanear entradas

Toque Iniciar cámara y apúntela al código QR del asistente (en pantalla o impreso).
Un banner grande muestra el veredicto. Admitido aparece en verde cuando el pedido ya está completo y en violeta cuando otras entradas del mismo pedido siguen fuera (dice, por ejemplo, «1 de 2 en este pedido»). No válido aparece en rojo: la entrada no se encontró o no puede admitirse.
Si una entrada ya se había escaneado, verá un banner ámbar Ya ha entrado — no es un error, solo un aviso. Toque Registrar salida en él cuando un invitado se marche, para que el recuento de dentro siga siendo fiel; una salida muestra un banner azul En salida.

¿No hay cámara, o la pantalla está rota? Toque Introducir código en su lugar — acepta el propio token de la entrada, la referencia de la reserva, o un nombre o correo parcial, en ese orden, así que puede encontrar a alguien incluso sin su entrada a mano. La pestaña Pedidos lista los pedidos más recientes y busca cualquier pedido mientras escribe, con un botón de registro de entrada o de salida en cada entrada.

El veredicto aparece primero, en letra grande, y después quién es y por qué. El banner se borra solo tras unos segundos; un duplicado (Ya ha entrado) permanece más tiempo.

La pestaña Estadísticas

Estadísticas muestra cuántas personas han sido admitidas, la tasa de registro, cuántas están dentro ahora y cuántas faltan por llegar, cuántas entradas están en caché para uso sin conexión, y una lista en vivo de los registros de entrada recientes (se actualiza cada pocos segundos) con Deshacer registro de entrada y Registrar salida. Al final están los pasos de instalación y, en Android, un enlace a la aplicación nativa de escaneo, que tiene la misma cola sin conexión y una cámara más rápida.

La pestaña Pedidos

La pestaña Pedidos lista los pedidos más recientes y busca cualquier pedido mientras escribe en el cuadro de búsqueda (referencia, nombre o correo). Los tres chips filtran por estado — Registro completo, Registro parcial, Aún no ha llegado — con un recuento en cada uno. La barra de color y la cifra de cada fila (2/2, 1/2, 0/2) muestran cuántas entradas del pedido han llegado. Toque una fila para desplegar sus entradas y use Registrar entrada o Registrar salida en cada una.

Deshacer, sonido y la lista de asistentes

Deshacer registro de entrada está disponible durante 5 minutos después del escaneo; pasado ese plazo, el registro de entradas ya no ofrece el botón Deshacer.
Interruptor de sonido — las aplicaciones instaladas en iOS no tienen API de vibración, así que un pitido audible es la única confirmación no visual de que un escaneo ha funcionado; la elección de activar o desactivar se recuerda por evento.
El icono del portapapeles en la parte superior de la pantalla de acceso (para quienes pueden gestionar el registro de entrada) abre Registro avanzado: búsqueda por nombre, correo o referencia, registro masivo, no presentados y tasas en vivo.

Modo sin conexión

Cargue la página de escaneo una vez con conexión — descarga un manifiesto de cada entrada válida para que los escaneos puedan validarse sin señal.
Todo lo que necesita el escaneo con cámara, incluido el decodificador de QR, lo sirve el propio EventMann y se guarda en el dispositivo junto con la página, de modo que la cámara sigue leyendo códigos sin conexión.
Los escaneos hechos sin conexión se encolan en el dispositivo y muestran un recuento de pendientes de sincronizar; se suben y se reconcilian automáticamente cuando vuelve la conectividad.
El servidor es siempre la fuente de verdad para los duplicados — si la misma entrada se registró en otro lugar mientras estaba sin conexión, la sincronización la marca como «ya dentro» en lugar de contarla dos veces.

Conviene saber

Solo las reservas confirmadas se resuelven — la entrada de un pedido cancelado o reembolsado no se escaneará, aunque el asistente aún tenga el código QR.
Si el recinto del evento tiene un aforo establecido, el escaneo se detiene con un mensaje de «recinto completo» cuando hay tantas personas registradas — independientemente de cuántas entradas se vendieron en total.
Los miembros del equipo necesitan el subrol box_office o staff (o un permiso personalizado equivalente) para abrir esta página. Para colaboradores que no están en su equipo, cree un pase de acceso en su lugar: no requiere cuenta y solo da acceso a la puerta de este evento.

Solución de problemas

«No encontrado» en una entrada que sabe que es válida — es posible que el pedido se haya cancelado o reembolsado desde que se reservó; compruebe su estado en Pedidos.
El escaneo dejó de funcionar para todos — compruebe si el aforo del recinto se ha alcanzado; cada escaneo siguiente quedará bloqueado hasta que lo suba o registre salidas.
No se puede deshacer un registro equivocado — han pasado los 5 minutos; no hay forma de anularlo después de ese plazo.
La cámara no se abre en una aplicación de iPhone instalada — confirme que el dispositivo tiene iOS 16.4 o posterior; las versiones anteriores bloquean el acceso a la cámara de las aplicaciones web instaladas.

Véase también

4.4 Lista de espera

Cuando un tipo de entrada se agota, las personas pueden unirse a su lista de espera en lugar de marcharse. Esta pantalla es donde decide quién obtiene una plaza cuando se libera una. Usted las admite una a una, en lugar de que la plataforma reserve para quien lleva más tiempo esperando. Encuéntrela en Asistentes → Herramientas de asistentes, en la primera pestaña (Lista de espera, Transferencias, Importación de Grupos). La barra lateral muestra un distintivo con el número de personas en espera.

Qué puede hacer aquí

Ver a todas las personas en espera: su nombre, su correo electrónico, las entradas que desean — cada registro es una cesta como un pedido, por ejemplo 2× Adulto · 2× Niño — el total y el tiempo que llevan en cola.
Cada registro muestra un estado — En espera, Rechazada o Caducada — y, una vez admitido, qué ocurrió con el pedido que creó: Confirmadas (entradas gratuitas), Enlace de pago enviado con la hora límite de pago, Pagado, Pendiente de su aprobación, Plazo de pago vencido, Pedido cancelado o Reembolsada. El número de pedido que aparece debajo abre el pedido.
Admitir un registro para dar a esa persona todas las entradas de su cesta. Esto crea un único pedido real para toda la cesta en ese momento — todo o nada, nunca media familia.
Rechazar un registro. Se envía un correo electrónico a la persona y no puede volver a unirse a esta cola después.
Active la lista, limítela y elija cuánto tiempo tiene una persona admitida para pagar — todo ello en Configuración del evento → Detalles y fechas, en los ajustes de la lista de espera.

La pestaña Transferencias está justo al lado. El distintivo muestra, por cada tipo de entrada, cuántas entradas y cuántas personas están en espera — contado a partir de todas las cestas, de modo que una familia que espera un pase familiar y una entrada infantil se cuenta una vez en cada tipo. La columna Entradas muestra la cesta de cada registro. Los registros que siguen En espera tienen los botones Admitir y Rechazar.

Cómo funciona la admisión

Busque un registro En espera y haga clic en Admitir.
Si cada tipo de entrada del registro tiene suficientes plazas libres, el pedido se crea de inmediato. Si alguno no las tiene, EventMann le pregunta antes (véase más abajo).
Se crea un único pedido para toda la cesta, y las plazas salen de la venta pública de inmediato. Nadie más puede comprarlas mientras el pedido siga vigente.
Si la entrada es gratuita, el pedido se confirma de inmediato y sus entradas se envían por correo electrónico.
Si la entrada es de pago, se le envía un enlace de pago por correo electrónico. Conservan la plaza hasta que venza el plazo de pago que usted haya configurado.
Si el evento usa solicitud y aprobación, el pedido se incorpora a su cola de aprobaciones y usted toma la decisión habitual allí. En el caso de las entradas de pago, la persona recibe un enlace de pago cuando usted lo aprueba en esa cola, como en cualquier solicitud sin retención de tarjeta.
Si no pagan a tiempo, el pedido se cancela automáticamente, todas las plazas que contenía vuelven a la venta y el registro se marca como Caducado. No necesita ordenar nada.

Admitir por encima de la cantidad de entradas

A veces quiere dejar entrar a una familia aunque el tipo de entrada siga agotado — porque sabe que la sala tiene espacio o porque dos plazas no se van a usar. Admitir le permite hacerlo, igual que puede hacerlo un pedido manual, pero nunca lo hace sin preguntar.

Haga clic en Admitir en el registro. Cuando un tipo de entrada del registro tiene menos plazas libres de las que pide el registro, se abre una confirmación en lugar de crear el pedido.
Indica el déficit de cada tipo — por ejemplo Pase familiar: 0 libres, este registro necesita 1 — y cuánto superará el evento su cantidad.
Haga clic en Confirmar para admitirlos de todos modos, o en Cancelar para dejarlos en espera.

A partir de ahí, el pedido funciona exactamente como cualquier otra admisión: las entradas gratuitas se confirman y se envían por correo electrónico, las de pago reciben un enlace de pago con su Plazo de pago, y en un evento con aprobación la solicitud se incorpora a su cola de aprobaciones. El recuento de vendidas muestra el exceso de venta con transparencia (por ejemplo, 252 de 250), el tipo sigue agotado en la página del evento, y la cancelación o el vencimiento del plazo de pago devuelve el recuento a su valor anterior.

Los ajustes en detalle

Habilitar lista de espera — si las personas pueden o no hacer cola para un tipo de entrada agotado.
Reservar automáticamente desde la lista de espera — déjelo desactivado (valor predeterminado) para admitir personas usted mismo con Admitir. Si lo activa, la plataforma reserva a la persona que lleva más tiempo esperando en el momento en que se libera una plaza, sin pedirle confirmación. Los eventos creados antes de que existiera esta configuración seguirán reservando automáticamente hasta que usted la cambie.
Plazo de pago — cuánto tiempo tiene una persona que usted ha admitido para pagar una entrada de pago, de media hora a tres días (el valor predeterminado es 24 horas). Su plaza queda retenida hasta entonces, así que un plazo largo mantiene al resto de la cola esperando. Una entrada gratuita se confirma de inmediato e ignora este plazo.
Límite de lista de espera — el límite es por tipo de entrada, de modo que una cola llena en un tipo popular no impide que las personas entren en los demás. Cuenta entradas, no personas, en todas las cestas: una familia que espera 2 entradas de adulto y 2 infantiles usa dos plazas del límite de adultos y dos del límite infantil, y un límite de 50 significa la demanda de cincuenta plazas.

Conviene saber

Admitir sí reserva las plazas. Quedan retenidas para esa persona durante el plazo de pago, de modo que dos personas no pueden ser admitidas en la misma última plaza.
Admitir se rechaza, indicando el motivo, si el evento ya no vende — no está en directo, un tipo de entrada del registro está desactivado o fuera de su periodo de venta, la persona no puede comprar uno de los tipos, o la cesta incumple un límite por pedido. Esto se comprueba para cada tipo del registro en el momento en que hace clic, no cuando la persona se unió. La falta de plazas libres es el único motivo que puede anular, con la confirmación de arriba.
La nota encima de la lista indica cómo funciona el evento: el primero de la cola se reserva automáticamente, o todos esperan a que usted pulse Admitir. En cualquier caso, una entrada de pago tiene su Plazo de pago.
Los miembros tienen prioridad sobre los no miembros en la cola, si vende membresías y les ha concedido prioridad en la lista de espera.
Una entrada que no puede reservarse por sí sola — una entrada infantil o de acompañante — solo puede esperar junto a otra entrada del mismo registro, exactamente igual que en la compra. Una familia se une con 2× Adulto y 2× Niño en un único registro; una entrada infantil sola se rechaza al unirse.
La reserva automática (cuando la active) nunca supera la cantidad de entradas. Solo admite un registro cuando todos sus tipos tienen sitio, y en caso contrario lo mantiene en espera — los registros más pequeños situados más abajo pueden ir primero.
Se le avisa cuando se liberan plazas en un tipo que tiene personas en espera, así que no tiene que estar pendiente de esta pantalla.
Rechazar es definitivo desde el lado del asistente: ve el resultado en su propia página de reservas y no puede volver a hacer cola para ese tipo de entrada.

Solución de problemas

“¿Dónde está el botón Notificar?” — ya no existe. Notificar enviaba una invitación y no reservaba nada, de modo que dos personas podían ser invitadas a la misma plaza y la que se quedaba sin ella recibía un aviso de que ya no estaba disponible. Admitir asigna la plaza a la persona que usted elija y la retiene para ella.
Admitir se rechaza — el mensaje indica el motivo. Si dice que un tipo está agotado, las plazas se ocuparon entre la carga de la página y su clic: haga clic en Admitir de nuevo y la confirmación mostrará el déficit para que pueda admitirlos de todos modos, o aumentar la cantidad en Tipos de entrada. Los otros motivos que indica son: el evento no está en directo, un tipo de entrada está desactivado o fuera de sus fechas de venta, o la persona no puede comprar una de las entradas (un tipo solo para miembros o solo para voluntarios).
Un registro dice “Necesita otra entrada” — contiene solo entradas infantiles o de acompañante, de antes de que los registros pudieran incluir varios tipos. No puede admitirse por sí solo; recházelo y pida a la persona que se una de nuevo con una entrada de adulto en el mismo registro.
Un registro dice Enlace de pago enviado pero no ha llegado dinero — es una admisión de pago dentro de su plazo de pago; la fila muestra la hora límite. Se resuelve por sí sola: si pagan, la fila dice Pagado; si el plazo vence, se liberan las plazas y la fila dice Plazo de pago vencido.
No encuentro el pedido admitido en Pedidos — Pedidos se abre en la pestaña Confirmadas. Una admisión de pago que espera el pago está en la pestaña Aprobado, y una que espera su aprobación en Pagos pendientes; todas ellas aparecen en Todas y llevan un distintivo De la lista de espera. El número de pedido de la fila de la lista de espera le lleva directamente a él.
Una persona que rechazó pide volver a ser añadida — elimine su registro y pídale que se una de nuevo; el bloqueo está vinculado al registro rechazado.

Véase también

4.5 Transferencias de entradas

Cuando las transferencias de entradas están habilitadas para un evento, un asistente puede ceder su entrada a otra persona por correo electrónico. Esta pantalla es su cola de revisión para esas solicitudes. Encuéntrela en Asistentes → Herramientas para asistentes, en la pestaña Transferencias. Active las transferencias para el evento con el ajuste Transferible en Configuración del evento → Detalles y fechas.

Qué puede hacer aquí

Ver cada solicitud de transferencia del evento: quién la envió, el correo electrónico del destinatario, el tipo de entrada y su estado (Pendiente, Aceptada, Rechazada, Cancelada).
Aprobar o Rechazar cualquier solicitud que siga Pendiente.

Solo una fila Pendiente tiene botones: Aprobar y Rechazar.

Cómo encaja todo

Un asistente inicia una transferencia desde su propia entrada, dirigida a un correo electrónico concreto. El sistema envía a esa persona un enlace de aceptación de un solo uso, válido durante 7 días.
El destinatario puede aceptar directamente desde ese correo electrónico; no necesita que usted haga nada antes.
Aprobar una solicitud aquí tiene el mismo efecto que si el destinatario hiciera clic en su enlace: la entrada se marca como transferida de inmediato. Úselo cuando un destinatario tenga problemas con el enlace del correo electrónico, o si quiere sacar adelante una transferencia sin esperar.
Lo que ocurra primero — su aprobación o el propio clic del destinatario — finaliza la transferencia; la otra vía ya no tiene nada que hacer.

Conviene saber

Una entrada que ya ha sido registrada en el acceso no puede transferirse.
Una entrada que ya está en mitad de una transferencia bloquea una segunda solicitud que se solape hasta que la primera se resuelva o caduque.
Rechazar o dejar caducar una solicitud deja la entrada original del asistente exactamente como estaba — no se cancela ni se reembolsa nada.

Solución de problemas

Los botones Aprobar/Rechazar no aparecen en una fila — la transferencia ya no está Pendiente; algo ya la resolvió (el destinatario la aceptó, se rechazó antes o caducó).
El asistente dice que las transferencias no están disponibles en su entrada — las transferencias de entradas deben estar activadas primero para el evento; si el ajuste está desactivado, los asistentes nunca ven la opción de iniciar una.

Véase también

4.6 Reembolsos del evento

La página de Reembolsos es donde usted devuelve dinero a un asistente por su cuenta, a través de Stripe, sin esperar a que lo pida. También guarda el historial de cada reembolso del evento. Encuéntrela en Asistentes → Reembolsos, en la pestaña central de la franja (Solicitudes de reembolso, Reembolsos, Condiciones de cancelación).

Qué puede hacer aquí

Iniciar un reembolso sobre cualquier pedido pagado y confirmado — total, parcial, o registrar un cambio de entradas.
Consultar el historial de reembolsos — cada transacción de reembolso del evento con su método, importe, estado, motivo y fecha.
Marcar como procesado un reembolso que todavía está pendiente.

Las solicitudes que envían los asistentes tienen su propia cola: Solicitudes de reembolso. Cancelar un pedido desde su página también lo reembolsa; consulte Detalle del pedido y cronología.

Cómo emitir un reembolso

Elija la Reserva. Solo aparecen los pedidos pagados y confirmados que tienen algo pendiente de reembolsar.
Elija el Método de reembolso: Reembolso total, Reembolso parcial o Cambio de entradas.
Para un reembolso parcial, escriba el Importe del reembolso. Al seleccionar un pedido, el campo se rellena con lo que devuelven sus condiciones de cancelación para ese pedido; elija Reembolso total para devolverlo todo.
Añada un Motivo (por ejemplo, «Evento cancelado») y, si lo desea, Notas internas.
Haga clic en Iniciar reembolso. El reembolso se envía a Stripe de inmediato; no hay una segunda confirmación.

Los tres métodos

Reembolso total — devuelve todo lo que aún no se ha reembolsado al método de pago original del comprador. Cuando se completa, las entradas se cancelan y las plazas vuelven a la venta. Cualquier código de descuento usado en el pedido se devuelve, para que pueda volver a utilizarse.
Reembolso parcial — devuelve el importe que escriba. El pedido sigue Confirmado, las entradas siguen válidas y no se libera nada.
Cambio de entradas — no se mueve dinero. Es una nota de que resolvió el asunto cambiando las entradas a mano, guardada en el historial.

Conviene saber

Nunca puede reembolsar más que el total del pedido menos lo que ya se reembolsó. Solo puede haber un reembolso en curso por pedido a la vez.
Algunos métodos de pago tardan días en completarse. Las plazas se liberan cuando el reembolso se completa de verdad, no cuando hace clic.
Se envía un correo electrónico al comprador cuando un reembolso se completa, tanto si lo inició aquí como si aprobó su solicitud.
Un reembolso que falla en Stripe se registra como fallido, con el motivo en sus notas, en lugar de quedar pendiente. Inténtelo de nuevo después de corregir la causa.
El reembolso devuelve también la comisión de la plataforma sobre esa parte de la venta, de modo que una venta reembolsada no le cuesta ninguna comisión.
Marcar como procesado aparece en los reembolsos que siguen pendientes; no puede usarse en uno que fue rechazado.
Los pedidos en efectivo, de cortesía y otros pagados fuera de EventMann no aparecen aquí: no hay nada que devolver a través de Stripe. Cancélelos desde la página del pedido y devuelva el dinero usted mismo.
Necesita el permiso para gestionar reembolsos.

Solución de problemas

El pedido no está en la lista — es gratuito, no se pagó a través de Stripe, no está Confirmado o ya está reembolsado en su totalidad.
«Nada que reembolsar» — el pedido ya se ha reembolsado hasta su total, aquí, desde una solicitud o automáticamente.
La plaza sigue figurando como vendida tras un reembolso parcial — es lo esperado: solo un reembolso total libera las plazas.
El reembolso se rechaza por falta de saldo — los pedidos antiguos (pagados antes del 17 de septiembre de 2026) se reembolsan con su propio saldo de Stripe. Consulte el aviso en Detalle del pedido y cronología.

Véase también

4.7 Importar reserva de grupo

La importación de grupos crea reservas confirmadas en bloque a partir de una hoja de cálculo — resulta útil para un bloque corporativo, una lista de invitados o para quien le paga fuera del proceso de compra, cuando ya tiene la lista de asistentes en la mano. La encontrará en Asistentes → Herramientas de asistentes, en la pestaña Importación de Grupos. Necesita permiso para editar el evento.

Qué puede hacer aquí

Descargar una plantilla CSV.
Subir su archivo y revisarlo fila por fila antes de que se cree nada.
Elegir el tipo de entrada predeterminado y asignar sus columnas.
Importar: cada fila válida se convierte en su propia reserva confirmada.

Cómo importar

Haga clic en Descargar plantilla para obtener group-booking-template.csv, con las columnas name, email, phone y ticket_type. O use su propio archivo con una fila de encabezado.
Haga clic en el área de subida y elija su CSV (CSV o texto plano, hasta 5 MB).
Haga clic en Vista previa y validar. Todavía no se crea nada.
Revise la vista previa, defina el tipo de entrada y la asignación de columnas, y haga clic en Import.

La vista previa muestra cuántas filas son válidas y cuántas no, con un tic verde o una cruz roja en cada fila; una fila con una dirección de correo que no puede ser correcta (aquí not-an-email) se marca como no válida. Debajo, elija el Tipo de entrada que se aplica a cada fila que no tenga un tipo propio, revise la Asignación de columnas (se detecta a partir de los nombres de su encabezado, y puede corregir cada campo) y haga clic en el botón Import, que indica cuántos asistentes se crearán.

Detección automática de columnas

El importador reconoce las variantes habituales, así que su hoja de cálculo rara vez necesita cambiar de nombre: name también coincide con full_name, fullname, attendee_name o attendee; email también coincide con e-mail, email_address, attendee_email o mail; phone también coincide con telephone, phone_number, mobile, tel o attendee_phone; ticket_type también coincide con ticket, type o tier. Las columnas de nombre y correo son obligatorias.

Qué se convierte cada fila importada

Su propia reserva, con una referencia que empieza por GRP-, ya Confirmada al precio actual del tipo de entrada, con el método de pago indicado como importación de grupo. No hay paso de pago. Es un pedido de invitado a nombre del asistente, como un pedido manual: no queda vinculado a su cuenta ni a la de nadie más.
Si una fila tiene un valor en la columna de tipo de entrada, se asocia a uno de los tipos de entrada del evento por nombre. Una celda vacía usa el tipo de entrada que eligió en el desplegable. Un nombre que no coincide con ninguno hace fallar esa fila con «Tipo de entrada desconocido», para que una errata nunca acabe en el tipo equivocado sin avisar.
El aforo se respeta igual que en la compra. Si un tipo de entrada está agotado, la fila pasa a la lista de espera cuando el evento la tiene; si no, falla con un mensaje de agotado.
Al terminar recibe un resumen: creadas, en lista de espera y fallidas, con el error específico de cada fila fallida. El resto del archivo se importa igualmente.

Conviene saber

No se envía ningún correo. Las reservas importadas se crean en silencio. Abra Pedidos y use Reenviar entradas (un pedido, o marcados en bloque) para enviar las entradas por correo.
El nombre y el correo se comprueban en cada fila: un nombre que falta, o una dirección de correo no válida, rechaza esa fila.
Cada fila es una entrada. Para varias entradas para una misma persona, añada varias filas.
El archivo revisado se guarda para usted durante 30 minutos entre la vista previa y la importación, y nunca se guarda como archivo en ningún lugar. Si espera más, o si ya lo importó una vez, se le pide que lo suba de nuevo («El archivo CSV ha caducado»).

Solución de problemas

Los asistentes no recibieron sus entradas — la importación de grupo nunca envía correos. Reenvíelas desde Pedidos.
«Tipo de entrada desconocido» — el nombre de la celda ticket_type no coincide exactamente con ningún tipo de entrada (las mayúsculas no importan). Corrija la celda o déjela vacía para usar el predeterminado.
«Nombre o correo no válido» — esa fila se omitió. Corríjala en su hoja de cálculo e importe solo esas filas.
«Faltan columnas obligatorias» — la fila de encabezado no tiene una columna de nombre o de correo que el importador pueda reconocer.
«El archivo CSV ha caducado» — han pasado más de 30 minutos desde la vista previa, o el archivo ya se había importado. Súbalo de nuevo y haga una vista previa otra vez.

Véase también

4.8 Mensajes a asistentes

Un canal directo y privado entre usted y cada asistente — para preguntas previas al evento (accesos, necesidades alimentarias, desplazamientos) que no corresponden a una reseña pública ni a un ticket de soporte. Encuéntrelo en Marketing → Comunicación con asistentes, en la primera pestaña, Mensajes a asistentes; el distintivo de la barra lateral cuenta los mensajes que aún no ha leído.

Qué puede hacer aquí

Una bandeja de entrada de dos paneles: la lista de conversaciones a la izquierda y el hilo abierto a la derecha, de modo que nunca tenga que salir de la página para leer o responder.
Buscar conversaciones por nombre del asistente, correo electrónico, teléfono o referencia de reserva.
Nuevo mensaje a cualquier asistente confirmado o aprobado, tenga o no conversaciones previas con él.
Active o desactive todo el canal para el evento con un único interruptor (Mensajes activados / Mensajes desactivados).

Use Buscar asistentes para filtrar la lista, el interruptor Mensajes activados para abrir o cerrar el canal de este evento, Nuevo mensaje para escribir primero a alguien, y el cuadro de la parte inferior para responder (Intro envía, Mayús + Intro inicia una nueva línea). Un número morado marca los mensajes no leídos de una conversación.

Cuando el canal está abierto

La mensajería se abre 90 días antes del evento — una reserva hecha con un año de antelación no obtiene un canal activo durante once meses de silencio.
Se cierra en el momento en que termina el evento (o se marca como Completado/Cancelado), sin periodo de gracia posterior.
Una vez cerrado, todo el historial sigue visible para ambas partes — solo queda desactivado el envío. El hilo nunca desaparece.
Si usted mismo desactiva el canal, se cierra de inmediato, sin esperar a ninguna regla de fechas.

Límites de envío

Los asistentes están limitados a 10 mensajes por hora en un evento determinado, para evitar que el hilo de una persona llene su bandeja de entrada.
No hay un límite equivalente para sus respuestas como organizador.

Conviene saber

Las compras de invitados (sin cuenta) no tienen con quién abrir un hilo — se cuentan y se indican en el selector de asistentes en lugar de faltar en silencio.
Solo los miembros del equipo con el permiso Responder a mensajes (o acceso completo a la edición del evento) pueden abrir esta página — el personal de taquilla puede recibir permiso para mensajear sin poder cambiar el evento.
El selector muestra el nombre impreso en el pedido del asistente junto al nombre de su cuenta siempre que ambos sean distintos, ya que el nombre del pedido es probablemente el que usted reconoce.

Solución de problemas

No puede responder a un hilo — el evento ha terminado, se ha cancelado o el canal se ha desactivado; el aviso de solo lectura del hilo explica cuál de las causas es.
Falta un asistente en el selector — solo aparecen las reservas confirmadas o aprobadas con una cuenta vinculada; una compra de invitado o un pedido todavía pendiente no aparecerán.
El asistente dice que su mensaje no se envió — compruebe si ha alcanzado el límite de 10 mensajes por hora en este evento.

Véase también

4.9 Encuestas

Las encuestas y las votaciones le permiten hacer a sus asistentes preguntas estructuradas después del evento — una encuesta de opinión con una puntuación de recomendación, o una votación de una sola pregunta que puede compartir con un grupo de WhatsApp. Las encontrará en Analítica e informes → Opiniones, en la pestaña Encuestas (la otra pestaña, Reseñas, contiene lo que los asistentes escribieron por su cuenta; consulte Valoraciones y reseñas). Necesita permiso para editar el evento.

Qué puede hacer aquí

Ver todas las encuestas y votaciones del evento con su número de preguntas, respuestas, estado y modo de envío.
Crear encuesta con cualquier combinación de tipos de pregunta, o Crear encuesta para una sola pregunta con varias respuestas posibles.
Enviar ahora para invitar usted mismo a los titulares de entradas, o dejar que se envíe automáticamente después del evento.
Copiar el enlace compartible de una votación.
Abrir Resultados para ver las respuestas, el NPS y la tasa de respuesta, y exportarlos.

Empiece una votación con Crear encuesta o una encuesta completa con Crear encuesta. En cada fila, Enviar ahora invita a los titulares de entradas y Resultados abre las respuestas.

Cómo crear una encuesta

Haga clic en Crear encuesta y ponga un Título y una descripción opcional.
Marque Activo — las encuestas inactivas se guardan, pero no se muestran ni se envían.
Marque Envío automático para que se envíe por correo automáticamente después del evento, y defina Retraso de envío (horas tras el evento) (1–720). Déjelo desmarcado para enviarla a mano.
Opcionalmente, defina Cierra el. Pasada esa hora, la encuesta deja de aceptar respuestas y sus botones de correo dejan de ofrecerse. La hora está en la zona horaria del evento.
Opcionalmente, defina Recordar a quienes no respondieron tras (días) (1–30). Cada persona recibe como máximo un recordatorio, nunca más, y solo mientras la encuesta esté abierta.
Añada sus preguntas (véase más abajo) y haga clic en Guardar cambios.

Los tipos de pregunta

Valoración (1–5 estrellas), Escala emoji (5 caras) y Escala 1–10 — respuestas numéricas con una media en los resultados.
NPS (0–10) — la pregunta «¿con qué probabilidad nos recomendaría?»; alimenta su Net Promoter Score.
Opción múltiple — elija cualquier número de las opciones que indique.
Opción única (encuesta) — elija exactamente una opción.
Sí / No
Texto libre — una respuesta abierta.

Cualquier pregunta puede marcarse como Obligatorio. Las preguntas de elección requieren una lista de opciones (use Añadir opción). Al editar una encuesta se conservan las respuestas ya dadas a sus preguntas; eliminar una pregunta borra de forma permanente sus respuestas.

Quién recibe la invitación, y cuándo

Envío automático invita a cada titular de entrada con un pedido confirmado una vez terminado el evento más su retraso, comprobado cada hora.
Enviar ahora invita de inmediato a cada titular de entrada que aún no haya sido invitado (y le pide confirmación antes). Cada uno recibe un correo con un enlace personal y, si tiene cuenta, una notificación en la campana.
Los invitados que compraron sin cuenta también pueden responder: su correo incluye un enlace personal que no requiere inicio de sesión.
Una invitación a una encuesta se trata como un correo de marketing: se omite a quienes hayan rechazado el correo de marketing o se hayan dado de baja de usted.
Una encuesta cerrada o inactiva no envía nada.

Votaciones y enlace compartible

Una votación es una encuesta con una sola pregunta de elección. Dos ajustes la hacen funcionar para grupos:

Enlace compartible — cualquiera que tenga el enlace puede responder, con sesión iniciada o no. Péguelo en un grupo de WhatsApp o en una publicación en redes, o deje que lo use un correo de seguimiento. Cada navegador y cada cuenta puede responder una vez. Estas respuestas se guardan aparte y no cuentan para el NPS, porque el enlace puede llegar a cualquiera. Desactivar el enlace lo anula de inmediato; volver a activarlo crea uno nuevo.
Mostrar resultados después de responder — las personas ven el porcentaje de cada opción después de votar. Las respuestas de texto libre nunca se muestran.

En la lista de encuestas, una votación con enlace tiene un botón Copiar. Consulte Seguimientos después del evento para incluir una votación en un correo.

Leer los resultados

Exportar CSV y Exportar XLSX descargan las respuestas.
El Net Promoter Score es el porcentaje de promotores (9–10) menos detractores (0–6), con los tres grupos contados; los pasivos son 7–8. Cuenta solo a los titulares de entradas.
La Tasa de respuesta divide las respuestas entre las personas realmente invitadas. Si nadie fue invitado por correo (una votación compartida por enlace), lo indica en lugar de mostrar un porcentaje inventado.
Cada pregunta muestra sus respuestas: medias y barras para las valoraciones, porcentajes para las elecciones y las respuestas escritas para el texto libre, de la más reciente a la más antigua (las últimas 50 en la página; la exportación contiene todas).
Si la encuesta tiene respuestas del enlace compartible, la página ofrece las vistas Todas las respuestas, Titulares de las entradas y Enlace compartible.

Conviene saber

Solo las personas con entrada (una cuenta o el correo del pedido), los invitados y usted pueden responder a una encuesta a través de su página normal. El enlace compartido es la única excepción deliberada.
El número de respuestas en la lista aumenta a medida que llegan.
Para un envío automático deben estar activados los dos interruptores: Activo y Envío automático.

Solución de problemas

La encuesta nunca se envió — compruebe Activo y Envío automático, el retraso, y que el evento haya terminado. O use Enviar ahora.
Nadie fue invitado — es posible que todos los titulares de entradas ya hayan sido invitados, que hayan rechazado el correo de marketing, o que la encuesta esté cerrada.
La página de resultados está vacía — nadie ha respondido todavía.
Falta el NPS — la encuesta no tiene una pregunta de NPS, o las únicas respuestas procedían del enlace compartible.

Véase también

4.10 Valoraciones y reseñas

Las valoraciones con estrellas y las reseñas escritas que los asistentes dejan sobre su evento, junto con su puntuación media. Las encontrará en Análisis e informes → Opiniones, en la pestaña Reseñas (la pestaña Encuestas de al lado es lo que usted pregunta; esto es lo que dicen sin que se les pida). Cualquier persona con acceso de lectura al evento puede consultar la página.

Qué puede hacer aquí

Leer cada valoración y reseña del evento con sus estrellas y el tiempo transcurrido desde su publicación. El encabezado muestra cuántas hay y la valoración media.
Dos listas, porque los asistentes pueden dejar opiniones en dos lugares: Valoraciones de la página del evento (estrellas, con un comentario opcional, desde la página del evento) y Página de reseñas (una reseña con título desde Mis reservas, marcada como Asistente verificado).
Responder públicamente — su respuesta aparece justo debajo de la reseña, visible para cualquiera que pueda verla.
Ocultar o mostrar — la insignia Publicados / Oculta de cada reseña es un botón: haga clic para ocultarla de la vista pública o para volver a publicarla.

Los títulos de sección separan las dos fuentes. Haga clic en Responder bajo una reseña para contestarla, y en la insignia Publicados para ocultarla. La lista de la Página de reseñas funciona igual.

Cómo responder a una reseña

Haga clic en Responder bajo la reseña (dice Editar respuesta si ya contestó).
Escriba su respuesta («Escriba una respuesta pública a esta reseña…») y haga clic en Guardar respuesta. Una respuesta puede tener hasta 1.000 caracteres en una valoración y 2.000 en una reseña.
Su respuesta se muestra de inmediato bajo la reseña del asistente; editarla más tarde sobrescribe la misma respuesta en lugar de añadir una segunda.

Conviene saber

Ocultar una reseña la quita de la vista pública pero la conserva aquí para usted — ocultarla es reversible en cualquier momento.
Hasta que llega la primera reseña, la página dice «Todavía no hay reseñas».
Una reseña también puede ser retirada por el personal de la plataforma al moderar denuncias de abuso. Es un interruptor separado del suyo — tanto su interruptor como el de ellos tienen que decir «mostrar» para que una reseña sea pública, así que volver a publicarla aquí no devolverá una reseña que la plataforma ocultó, y aun así cuenta para «Reseñas» aquí. Una reseña así lleva una insignia roja Oculta por moderación.
Responder y ocultar requieren permiso para editar el evento; leer no.

Solución de problemas

La página no muestra ninguna reseña — o nadie ha valorado el evento todavía, o todas las reseñas están ocultas; las reseñas ocultas siguen contando para «Reseñas» aquí, aunque el público no pueda verlas.
Una reseña que publicó sigue sin aparecer en la página del evento — es posible que el personal de la plataforma la haya ocultado por motivos de moderación. Cambiarla aquí no lo anulará; contacte con soporte si cree que fue un error.

Véase también

4.11 Pedidos manuales

Los pedidos manuales le permiten crear una reserva en nombre de alguien, desde la propia pantalla de Pedidos del evento, para las situaciones que el proceso de compra público nunca estuvo pensado para cubrir — una reserva telefónica, una cortesía para un patrocinador, un cliente que necesita factura, o alguien que realmente no puede pagar en línea. Usted elige las entradas, indica el nombre del asistente y, o bien le envía un enlace para pagar, o bien, en un pedido gratuito, lo confirma en el acto.

Qué puede hacer aquí

Ábralo desde el botón Pedido manual en la cabecera de Pedidos (.../manage/orders/create). Solo aparece si tiene el permiso de gestión de pedidos para este evento.
Introduzca el nombre, el correo electrónico y el teléfono del comprador, y después elija uno o varios tipos de entrada y una cantidad para cada uno.
Cada tipo de entrada se cotiza a su precio efectivo — el precio actual tras aplicar cualquier regla de precio activa, venta flash o precio para miembros, exactamente lo que cobraría ahora mismo la página pública. La cifra que ve en pantalla es la que se le pide pagar al comprador.
Indique el nombre del asistente que tiene cada entrada si lo conoce; si deja alguna en blanco, en esa entrada se usa el nombre del propio comprador.
Aplique un código de descuento si el comprador tiene derecho a uno — se comprueba de la misma manera que lo hace el proceso de compra público, y no se acepta sin más porque lo haya escrito usted.
Establezca cuánto tiempo se retienen las entradas para el comprador antes de que el pedido se dé por impagado.

Rellene el Nombre y el Correo electrónico del comprador, establezca Mantener los boletos para (horas), añada un Código de descuento si tiene derecho a uno, elija cuántas entradas de cada tipo (cada tipo muestra su precio y cuántas quedan) y haga clic en Pedido manual.

La retención

Mantener los boletos para se mide en horas y tiene como valor predeterminado 168 — siete días. Ese valor predeterminado no ha cambiado; antes se mostraba como 10.080 minutos, una cifra que nadie podía leer de un vistazo, así que ahora el campo se expresa en horas.
Existe también un campo exacto de fecha y hora. Si lo rellena, prevalece sobre el campo de horas; úselo cuando la retención deba terminar en un momento concreto, como la noche anterior a la apertura de puertas, en lugar de un número redondo de horas contadas desde que creó el pedido.
Poner las horas a 0 significa que no hay caducidad: las entradas siguen retenidas hasta que usted cancele el pedido.
Mientras un pedido está retenido, las entradas quedan reservadas para ese comprador. Si la retención se agota sin que se pague nada, el pedido caduca y las plazas vuelven a la venta general.

Qué pasa después de enviarlo

Si no queda nada por pagar — un pedido totalmente de cortesía, o un descuento que deja el total en cero — el pedido se confirma de inmediato y al asistente se le envían sus entradas por correo electrónico en el acto, igual que en cualquier otra reserva gratuita.
En caso contrario, el pedido se crea como pedido aprobado y sin pagar, y al comprador se le envía por correo electrónico un enlace a una página de pago normal — el mismo proceso de compra que usan todos los demás, así que paga con los métodos que usted acepte allí, y los mismos correos de confirmación y de entradas llegan una vez que el pago se hace efectivo.
El pedido aparece en la pantalla de Pedidos en cuanto se crea, esté o no pagado.
Si un enlace de pago ha caducado antes de que el comprador llegara a él, abra el pedido y use Reenviar enlace de pago (véase Detalle del pedido y cronología). También puede usar allí Copiar enlace de pago y enviarlo usted mismo. Reenviar revive un pedido que la retención ya había caducado y le da una nueva ventana; no toca un pedido que se canceló o se reembolsó, y no hace nada una vez que el pedido ya está pagado.

Conviene saber

Este formulario omite deliberadamente sus propios límites de pedido — el máximo de entradas por pedido, por tipo de entrada o por comprador que se aplican en la página pública — y lo indica en pantalla. Existe para un invitado concreto que usted ha decidido sentar, no como una forma de saltarse sus propias normas a gran escala.
Tampoco le impide vender por encima de la capacidad. El número restante se muestra junto a cada tipo de entrada y se vuelve ámbar cuando se agota, pero el pedido puede crearse igualmente. Nada se descuenta del inventario hasta que el comprador paga, así que es posible crear más pedidos de los que tiene plazas, y gestionar eso depende de usted.
Un código de descuento que no puede canjearse se rechaza de forma explícita, no se descarta en silencio — recibe un error en pantalla en lugar de una reserva que cobró en silencio el precio completo después de decirle al comprador que tenía un descuento.
Crear un pedido manual requiere el mismo permiso que aprobar uno pendiente, así que un rol de taquilla puede recibir exactamente ese permiso sin entregarle además la gestión completa del evento.
El correo electrónico que introduce para el comprador es donde se envía el enlace de pago, o la confirmación gratuita, y aparece en su propia entrada. Un nombre escrito para otro asistente no lleva correo electrónico ni teléfono propios a menos que también escriba uno en esa fila.

Solución de problemas

Falta el botón de pedido manual — necesita el permiso de gestión de pedidos en este evento; pídale al propietario del evento que se lo conceda si tiene un rol secundario.
El comprador dice que el enlace de pago ha dejado de funcionar — lo más probable es que la retención se haya agotado. Abra el pedido y use Reenviar enlace de pago; en un pedido caducado, esto vuelve a poner el pedido ante el comprador con una nueva ventana, en lugar de enviarle un enlace a una página muerta.
El código de descuento fue rechazado — se aplican las mismas normas que en el proceso de compra: evento equivocado, caducado, con el límite de uso superado, o ya usado por este comprador.
Falta el nombre de un asistente en su entrada — esa fila se dejó en blanco al crear el pedido, así que se usó en su lugar el nombre del propio comprador; abra el pedido después para editar los titulares de las entradas.
Reenviar enlace de pago no hace nada — solo revive un pedido que realmente ha caducado y sigue sin pagar; un pedido pagado, cancelado o reembolsado se deja exactamente como está.

Véase también

4.12 Pases de entrada

Un pase de entrada permite que los asistentes se registren en uno de sus eventos desde su propio teléfono, sin una cuenta de EventMann. Usted crea un pase, muestra su código QR o envía su enlace a sus ayudantes de acceso, y cada ayudante escribe su nombre una sola vez. A partir de ese momento tiene la pantalla de acceso de ese evento y nada más: ni panel de organizador, ni otros eventos, ni dinero. Cada entrada que escanea muestra el nombre que indicó.

Qué puede hacer aquí

Crear un pase de entrada — dé un nombre, como Voluntarios de la entrada principal, y elija hasta cuándo funciona. Si deja la hora vacía, seguirá funcionando hasta seis horas después de que termine el evento.
Compartirlo — los ayudantes escanean el código QR con la cámara de su teléfono o abren el enlace. Los ayudantes con la aplicación EventMann Scanner pueden pulsar Unirse con un pase de entrada en su pantalla de inicio de sesión y escanear el mismo código.
Ver quién se ha unido — cada pase enumera a sus ayudantes con la hora en que se unieron, la última vez que estuvieron activos y cuántas entradas escanearon.
Quitar a un ayudante — su teléfono deja de poder escanear de inmediato; los demás del pase siguen como estaban. Quien todavía tenga el enlace puede volver a unirse, así que para excluir a alguien de forma definitiva, revoque el pase y dé uno nuevo al resto.
Revocar el pase — todos los ayudantes que lo usan se detienen de inmediato. Cree un pase nuevo si vuelve a necesitarlo.

Dé nombre al pase, elija cuándo termina y haga clic en Crear pase de entrada. Cada pase se muestra con su código QR y un botón Copiar enlace, y después una tabla de ayudantes con Registrado, Última actividad y Escaneos. Revocar termina todo el pase; Quitar termina solo a un ayudante.

Cómo configurar la entrada

Abra el evento y vaya a Operaciones del día → Pases de entrada. (La hora de fin predeterminada es seis horas después de que termine el evento, y nunca menos de 12 horas a partir de ahora.)
Escriba un nombre para el pase, compruebe la hora de fin y haga clic en Crear pase de entrada.
Muestre el código QR a sus ayudantes antes de abrir las puertas, o copie el enlace en el chat de su equipo.
Cada ayudante lo abre, escribe su nombre y pulsa Empezar a escanear. Ve la misma pantalla de acceso que su equipo: escanear, buscar los pedidos del evento, deshacer un registro de entrada y seguir escaneando sin conexión.

Un ayudante ve esta página. Escribe su nombre y pulsa Empezar a escanear. El organizador ve ese nombre junto a cada entrada que escanea.

Conviene saber

Un pase funciona para un solo evento. Los ayudantes no pueden abrir el panel de organizador, ver cifras de ventas ni cambiar nada del evento.
Los ayudantes pueden buscar los pedidos de este evento, así que ven los nombres de los asistentes. Comparta un pase solo con personas que haya elegido para la entrada.
Cada escaneo hecho con un pase lleva el nombre del ayudante, así que siempre puede ver quién dejó entrar a alguien.
Los miembros del equipo con el rol Taquilla o Personal no necesitan un pase; escanean con su propia cuenta. Un pase es para ayudantes que no forman parte de su equipo, como los voluntarios de la noche.

Solución de problemas

Un ayudante ve “Este pase de entrada ha terminado” — el pase caducó o fue revocado. Cree uno nuevo y compártalo.
Un ayudante ya no puede escanear — compruebe si lo quitaron del pase. Si fue un error, debe volver a abrir el enlace e introducir su nombre.
No veo Pases de entrada en el menú — crear pases requiere permiso para editar el evento.

Véase también

4.13 Condiciones de cancelación

Las condiciones de cancelación indican qué recupera el comprador cuando cancela un pedido pagado. También son su política de reembolsos: los compradores las ven en la página del evento y en el proceso de compra antes de pagar, y las condiciones mostradas en el momento de la compra quedan registradas en el pedido. Todo evento con entradas de pago necesita condiciones antes de poder ponerse a la venta. Las configura en Configuración del evento → Detalles & fechas (en la sección Condiciones de cancelación), o en el asistente del evento al crearlo. La pestaña Condiciones de cancelación de la franja de Reembolsos también le lleva directamente allí.

Qué puede hacer aquí

Partir de un ajuste predefinido — Reembolso completo, Flexible, Moderado, Estricto o Sin reembolsos, y después ajústelo.
Establecer condiciones estándar — un reembolso completo, un cargo por cancelación (un porcentaje del pedido de como máximo el 50%, o un importe fijo), o ningún reembolso.
Añadir tramos por fecha — por ejemplo, ningún reembolso dentro de los 2 días previos al evento y un 50% dentro de los 14 días. Se aplica el tramo más estricto que coincida.
Añadir notas para los compradores — se muestran junto a las condiciones en la página del evento, por ejemplo, cómo pedir un reembolso.

Opcionalmente, haga clic en un ajuste predefinido bajo Partir de (Reembolso completo, Flexible, Moderado, Estricto, Sin reembolsos).
Elija las Condiciones estándar: Reembolso completo (sin cargo), Porcentaje del pedido, Importe fijo o Sin reembolso. Se aplican siempre que una cancelación quede fuera de todos los tramos de abajo.
Bajo Cargo según lo tarde que sea, haga clic en Añadir tramo para cada periodo: “Cancelado dentro de (días antes del evento)”, el tipo de cargo y el importe. Hasta seis tramos; se aplica el más estricto que coincida.
Opcionalmente, escriba las Notas para los compradores y guarde la sección.

El ejemplo de la imagen dice: reembolso completo con más de 14 días de antelación, se retiene un 10% dentro de los 14 días y un 25% dentro de los 7 días.

Los ajustes en detalle

Límite de cancelación — horas antes del inicio a partir de las cuales los compradores ya no pueden cancelar por sí mismos. Déjelo en blanco para no tener límite, o introduzca 0 para cerrar cuando empiece el evento.
Cancelable (Detalles & fechas) — activado: los asistentes pueden cancelar o pedir un reembolso. Desactivado: el evento no puede cancelarse. Los compradores no pueden ni cancelar ni pedir un reembolso, y la página del evento y el proceso de compra no muestran condiciones de cancelación. Usted puede seguir reembolsando cualquier pedido personalmente.
Reembolsable (Detalles & fechas) — decide si una cancelación hecha por el propio comprador devuelve el dinero automáticamente o espera a que usted lo decida. Los asistentes siempre pueden pedir un reembolso mientras las condiciones devuelvan algo; esas solicitudes las decide usted a mano.

Qué significan las cifras

Un cargo porcentual tiene un tope del 50% del pedido. Para retener el pedido completo, elija Sin reembolso; esa opción no tiene tope.
Un tramo se mide en días completos antes del inicio del evento, en la zona horaria propia del evento.
Cuando cancela usted un pedido o entradas, elige el motivo: Lo cancelamos nosotros se reembolsa siempre por completo y nunca se cobra; El asistente solicitó la cancelación aplica estas condiciones.

Conviene saber

Cambiar las condiciones más adelante no altera los pedidos ya vendidos: cada pedido conserva las condiciones mostradas cuando se compró.
Las cancelaciones hechas por el propio comprador, las solicitudes de reembolso aprobadas y el reembolso sugerido al cancelar entradas de un pedido usan todas las mismas condiciones, así que el comprador obtiene la misma cifra sea cual sea el camino que tome.
Si cancela el evento completo, cada pedido pagado se reembolsa por completo, digan lo que digan las condiciones.

Solución de problemas

No puedo publicar un evento de pago — elija primero las condiciones. “Reembolso completo” es una opción válida; dejar la sección en blanco no lo es.
La página del evento no muestra condiciones — Cancelable está desactivado, así que no se muestran condiciones.
Un comprador recibió una cifra distinta de la que indican las condiciones — compró con las condiciones vigentes en el momento de la compra; los cambios posteriores nunca afectan a pedidos existentes.

Véase también

4.14 Detalle del pedido y cronología

La página del pedido es donde gestiona una reserva: para quién es, qué se compró, qué le ha pasado y qué puede seguir haciendo. Ábrala desde Asistentes → Pedidos haciendo clic en la referencia de un pedido (tiene este aspecto: KV-ABC123).

Qué puede hacer aquí

Ver las entradas, los datos de contacto del comprador, las respuestas a sus preguntas del proceso de compra, el desglose del precio y una cronología de todo lo ocurrido.
Reenviar las entradas, corregir nombres y datos de contacto, y añadir notas internas.
Cancelar el pedido, reembolsarlo o cancelar solo algunas de sus entradas.
Decidir una solicitud que espera su respuesta, copiar un enlace de pago o marcar un pedido como pagado.

Los botones de la cabecera — Reenviar entradas, Editar pedido, Reembolso y Cancelar + reembolso — cambian según el estado del pedido y sus permisos. Más abajo, la tarjeta Entradas tiene Cancelar entradas, las Notas internas son un registro privado para su equipo, y la Cronología muestra qué ocurrió y cuándo.

Qué botones ve

Botón	Cuándo aparece
Reenviar entradas	Pedidos confirmados con una dirección de correo. Cada entrada también tiene su propio enlace Reenviar, y Entradas en PDF las descarga.
Copiar enlace de pago	Pedidos que esperan pago (Pendientes, Aprobados o un pago fallido). Copia la propia página de pago del comprador, lista para pegarla en un chat.
Marcar como pagado	Pedidos Pendientes o Aprobados, para un pago que recibió fuera de EventMann. Requiere permiso para editar el evento.
Aprobar / Rechazar	Pedidos Pendientes (Rechazar también en los Aprobados). Requiere el permiso de la mesa de pedidos. Véase Aprobaciones de Reservas.
Editar pedido	Pedidos Confirmados, Pendientes y Aprobados.
Reembolso	Pedidos Confirmados que se pagaron. Abre una confirmación; véase Reembolsos del evento.
Cancelar + reembolso / Cancelar pedido	Pedidos Confirmados, Pendientes y Aprobados. La etiqueta dice “+ reembolso” solo cuando el dinero puede devolverse de verdad.
Eliminar	Solo pedidos que no movieron dinero. Un pedido pagado se cancela o se reembolsa para que su registro se conserve.
Factura	Pedidos pagados, cuando emite facturas. Véase Facturas.

Corrija para quién es un pedido

Los errores pasan: un correo mal escrito significa que el comprador nunca recibe sus entradas. Editar pedido corrige las personas, nunca el dinero — lo comprado y el pago siguen igual.

Haga clic en Editar pedido en la cabecera; el formulario se abre encima de las entradas.
Corrija los datos de contacto del comprador — nombre, correo, teléfono, ciudad, dirección y país.
Escriba el nombre impreso en cada entrada. Es quien aparece en la entrada y a quien controla la puerta.
Rellene o corrija las respuestas a sus preguntas del proceso de compra.
Marque Enviar las entradas por correo al comprador tras guardar si la dirección era incorrecta, y haga clic en Guardar.

Cancelar el pedido completo

Haga clic en Cancelar + reembolso (o en Cancelar pedido cuando no pueda devolverse dinero) para abrir el diálogo de cancelación. El comprador recibe un correo en todos los casos.

Elija ¿Por qué cancela?. Lo cancelamos nosotros reembolsa siempre por completo; El asistente solicitó la cancelación aplica las condiciones; No cumple los requisitos del evento no retiene ningún cargo salvo que marque la casilla.
Lea Condiciones de cancelación de este pedido — las condiciones que se mostraron al comprarlo, con el tramo que se aplica ahora marcado — y Reembolsable ahora / El comprador recupera.
Elija qué hacer: Mantener el pedido cierra el diálogo; Cancelar sin reembolso cancela y no devuelve nada; Cancelar + reembolso parcial reembolsa el Importe del reembolso que escribió; Cancelar + reembolsar cancela y reembolsa el importe completo mostrado.

Al cancelar se liberan las entradas y cualquier asiento retenido. Los pedidos anteriores al 17 de septiembre de 2026 pueden esperar a su saldo de Stripe (véase más abajo).

Notas internas

Escriba una nota bajo Notas internas y haga clic en Añadir. Las notas muestran quién las escribió y cuándo, son visibles solo para su equipo y nunca para el comprador. Las entradas del sistema aparecen marcadas como Sistema.

La cronología

La cronología enumera, en orden: Pedido creado, Pago recibido, Pedido aprobado, cada reembolso con su importe y resultado (reembolsado, pendiente o fallido), las entradas canceladas por separado, las entradas gratuitas añadidas más tarde, una cancelación, una restitución y, si el comprador impugnó el pago con su banco, el contracargo y cómo terminó. Un pedido puede cancelarse, restablecerse y volver a cancelarse; cada paso aparece en la lista para que la página nunca dé a entender que el primero no ocurrió.

Este pedido muestra la insignia y la cronología después de que una de sus entradas se cancelara por separado y se devolvieran diez euros.

Pedidos que creó a mano y pedidos a la espera de pago

Un pedido creado mediante Pedido manual lleva un aviso que indica quién lo creó y, si lo permitió, que superó la capacidad restante. Mientras espera el pago, puede entregar usted mismo el enlace.

Haga clic en Copiar enlace de pago y péguelo en WhatsApp o en un correo. Es la propia página de pago del comprador y funciona sin que tenga que iniciar sesión.
Si el comprador le pagó en efectivo o mediante transferencia bancaria, haga clic en Marcar como pagado.
Para volver a enviar el enlace a la dirección del pedido — lo que también reactiva un pedido cuya reserva ha caducado — haga clic en Reenviar enlace de pago.

Un reembolso a la espera de su saldo de Stripe

Algunos pedidos antiguos, pagados antes del 17 de septiembre de 2026, se cobraron de una forma que hace que Stripe tome el reembolso de su propio saldo de Stripe. Si ese saldo es insuficiente, aparece un aviso amarillo en el pedido.

EventMann lo vuelve a intentar cada hora, y de nuevo en cuanto Stripe informe de nuevos fondos disponibles. El aviso muestra el último saldo que vio.
Añadir fondos, o configurar sus pagos de Stripe como semanales o manuales, ayuda a que se complete antes.
¿Cambió de opinión? Haga clic en Retirar la cancelación (solo para un pedido cancelado; requiere permiso para cancelar).

Conviene saber

Cuando un comprador aceptó sus propias condiciones en el proceso de compra, el pedido muestra Condiciones del organizador con la fecha de aceptación y un enlace al texto que vio.
En los eventos con mapa de asientos, el asiento aparece junto a cada entrada.
Un pedido que tiene un reembolso en curso, o una disputa abierta, bloquea algunas acciones. La página indica el motivo en lugar de fallar en silencio.

Solución de problemas

No aparece el botón Editar pedido — el pedido está cancelado, reembolsado o caducado. Son registros cerrados.
Falta el reembolso — no se pagó nada (pedidos gratuitos, en efectivo o de cortesía), o el pedido no está Confirmado.
El comprador dice que nunca recibió sus entradas — compruebe la dirección de correo en Datos de contacto, corríjala con Editar pedido y marque la opción de correo.

Véase también

4.15 Cancelar o añadir entradas en un pedido

Un pedido no tiene por qué ser todo o nada. Desde la página del pedido puede cancelar algunas de sus entradas y conservar el resto, o añadir una entrada gratuita para un niño o un acompañante que se olvidó en la compra. Ambas opciones están en la tarjeta Entradas de Asistentes → Pedidos → (un pedido).

Qué puede hacer aquí

Cancelar entradas — cancele una o varias entradas de un pedido confirmado. Sus códigos QR dejan de funcionar de inmediato, las plazas vuelven a la venta y el comprador recibe un correo.
Añadir entrada gratuita — añada entradas gratuitas a un pedido confirmado existente sin cambiar lo que pagó el comprador.

Cancelar algunas entradas de un pedido

Utilícelo cuando parte de un grupo no pueda asistir. El reembolso sugerido es la parte de lo pagado que corresponde a esas entradas, calculada con las condiciones de cancelación con las que se compró el pedido.

En el pedido, haga clic en Cancelar entradas. El formulario se abre bajo la lista de entradas.
Marque las entradas que quiere cancelar.
En ¿Por qué cancela? elija el motivo:
- Lo cancelamos nosotros — cambió usted o el evento. Siempre se reembolsa por completo; no se puede retener ningún cargo.
- El asistente solicitó la cancelación — se aplican sus condiciones de cancelación y puede retenerse un cargo.
- No cumple los requisitos del evento — sin cargo, salvo que marque Retener el cargo por cancelación (solo aparece si su evento tiene un cargo configurado).
Opcionalmente, añada una nota para el registro.
Compruebe El comprador recupera. Si sus condiciones retienen un cargo, Cargo por cancelación retenido aparece encima. Para reembolsar un importe distinto, escríbalo bajo Importe de reembolso distinto — puede ser menor, nunca mayor que la parte de estas entradas.
Haga clic en Cancelar los tickets seleccionados y confirme.

Reglas y límites

El pedido debe estar Confirmado y tener al menos dos entradas que todavía puedan cancelarse. Si marca todas las entradas restantes, el formulario le avisa de que se cancelará todo el pedido.
Las entradas que ya están registradas en la puerta o en medio de una transferencia no pueden cancelarse una a una.
Los pedidos de un paquete o pase de varios eventos, y los pedidos con una disputa abierta, no pueden tener entradas canceladas por separado.
Necesita el permiso para cancelar reservas.
Cada cancelación queda escrita en la cronología del pedido (“2 entradas canceladas”) y su reembolso aparece junto a ella.

Una entrada cancelada puede restablecerse; véase Restablecer un pedido cancelado.

Añadir una entrada gratuita a un pedido

El caso típico: una familia compró dos entradas de adulto y olvidó al niño pequeño, que entra gratis. En lugar de pedirles un segundo pedido, añádala usted mismo.

En el pedido, haga clic en Añadir entrada gratuita.
Elija la Entrada. Solo aparecen los tipos de entrada gratuita a la venta, cada uno con cuántas quedan.
Indique Cantidad (de 1 a 10 cada vez).
Opcionalmente, escriba el Nombre en cada entrada.
Deje marcada la opción Enviar al comprador las entradas del pedido por correo para enviarle las entradas actualizadas, y haga clic en Añadir entradas.

Reglas y límites

Solo entradas gratuitas. El total del pedido y cualquier factura ya emitida no cambian. Para una entrada de pago, cree un nuevo pedido manual.
El pedido debe estar Confirmado y el evento no cancelado ni terminado. Necesita el permiso para crear reservas.
No se ofrecen los tipos de entrada con asiento — el asiento se elige en el mapa de asientos, que este formulario no tiene.
El stock, la capacidad total del evento, el límite de pedido y la regla de que una entrada infantil necesita una entrada de adulto se comprueban siempre sobre el pedido completo.
Cada entrada añadida es una entrada propia con su propio código QR, y queda registrada en la cronología.

Solución de problemas

No hay botón Cancelar entradas — revise las reglas de arriba: el pedido puede tener solo una entrada que quede, formar parte de un paquete, tener una disputa, o es posible que no tenga el permiso.
No hay botón Añadir entrada gratuita — el evento no tiene un tipo de entrada gratuita, sin asiento, activo y con stock disponible, o el pedido no está Confirmado.
“Solo quedan N” — ese tipo de entrada, o el evento en su conjunto, está casi completo.

Véase también

4.16 Restablecer un pedido cancelado

¿Canceló el pedido equivocado, o el comprador cambió de opinión y sí puede asistir? Restablecer devuelve a la vida un pedido cancelado — o entradas canceladas por separado. Es la única forma de deshacer una cancelación, y aparece en la página del pedido en Asistentes → Pedidos.

Qué puede hacer aquí

Volver a hacer válido un pedido cancelado o reembolsado completo.
Volver a hacer válidas las entradas que se cancelaron por separado (un enlace Restablecer aparece junto a cada entrada cancelada).
Cuando el comprador ya fue reembolsado, elija entre entregar las entradas sin cargo o enviar un enlace de pago para que pague de nuevo.

No reembolsado: un solo clic

Si no se devolvió dinero (un pedido gratuito, o un pedido cancelado sin reembolso), aparece un botón Restablecer pedido en el pedido cancelado.

Abra el pedido cancelado.
Haga clic en Restablecer pedido y confirme.

El pedido vuelve a estar Confirmado, las plazas se vuelven a contar y el comprador recibe sus entradas por correo. Los códigos QR originales vuelven a escanearse — cancelar nunca los cambió.

Reembolsado: usted elige

Un reembolso no puede deshacerse, así que cuando el comprador fue reembolsado, EventMann le pregunta qué quiere hacer en lugar de decidir por usted.

El panel de la parte superior del pedido ofrece dos opciones:

El comprador paga de nuevo — haga clic en Enviar enlace de pago. Se crea un pedido nuevo para las mismas entradas y nombres, a los precios de hoy, y se envía al comprador un enlace por correo para pagar. Las entradas serán válidas cuando paguen, con nuevos códigos QR. El pedido antiguo permanece como está, y los dos pedidos se enlazan entre sí.
Sin coste — haga clic en Restablecer sin coste. Las entradas vuelven a ser válidas de inmediato y el comprador conserva el reembolso. Los códigos QR originales vuelven a funcionar. El reembolso queda registrado en el pedido, así que sus cifras de ingresos siguen siendo verdaderas.

Nunca se cobra dinero por segunda vez en el pedido antiguo: su pago, reembolso y factura ya cuadran, y por eso pagar de nuevo siempre crea uno nuevo.

Reglas y límites

Tiene que haber sitio. Las plazas se liberaron al cancelar el pedido y pueden haberse vendido, o ofrecido a la lista de espera, desde entonces. EventMann lo comprueba de nuevo en el momento en que hace clic.
Se rechaza en los casos siguientes: un evento cancelado o ya terminado; pedidos de un paquete o pase de varios eventos (cree un pedido nuevo en su lugar); pedidos con una disputa abierta; pedidos cuyo reembolso todavía está en camino; pedidos que nunca se pagaron; y eventos con mapa de asientos, porque el asiento se liberó y puede ser de otra persona ahora.
Permisos. Deshacer una cancelación necesita el permiso para cancelar reservas. El restablecimiento sin coste de entradas reembolsadas necesita cancelar y crear. Enviar un enlace de pago necesita el permiso para crear reservas.
Cada cancelación y restablecimiento aparece en la cronología del pedido, así que un pedido que se canceló, se restableció y se volvió a cancelar se lee correctamente.

Solución de problemas

“El evento ha terminado” — solo se puede restablecer antes de que el evento haya terminado.
“Un reembolso sigue en camino” — espere a que el reembolso se complete y vuelva a intentarlo.
Los asientos ya no están — otra persona los compró. Libere sitio (aumente la cantidad del tipo de entrada o cancele otro pedido) o cree un pedido manual.
No hay botón Restablecer en un pedido reembolsado — revise las reglas de arriba, sobre todo los eventos con asientos y los paquetes.

Véase también

4.17 Aprobaciones de reservas

Cuando un evento usa Solicitud y aprobación, nadie queda reservado hasta que usted lo confirme. Aprobaciones de reservas es la cola de esas solicitudes, con los botones de aprobar y rechazar de un solo clic. La encontrará en Asistentes → Aprobaciones; la barra lateral muestra un número mientras hay solicitudes esperando. Activar este modo se explica en Modos de reserva.

Qué puede hacer aquí

Ver cada solicitud que aún espera una decisión: referencia, quién la pidió, las entradas, el total y hace cuánto la pidieron.
Aprobar una solicitud para confirmarla.
Rechazar una solicitud, con un motivo opcional.

Cada fila muestra la referencia del pedido junto al nombre y el correo del comprador. Use Aprobar o Rechazar al final de la fila. Las entradas se suman por tipo de entrada, así que un pedido de tres plazas para la cena muestra una línea: 3× Plaza para la cena.

Qué hace Aprobar

Lo que ocurre a continuación depende de cómo cobra el evento.

Evento de pago, tarjeta retenida para revisión (el valor predeterminado). La tarjeta del comprador se autorizó cuando la pidió, así que todavía no se ha cobrado nada. Aprobar cobra la retención (captura el importe) y confirma el pedido de inmediato; el comprador recibe sus entradas. No hay ninguna ventana de pago que pueda perderse, y las plazas ya se contaron cuando llegó la solicitud.
Evento gratuito. Aprobar confirma el pedido y envía las entradas por correo.
Eventos con enlace de pago (el ajuste Retener la tarjeta mientras revisa está desactivado). Aprobar pasa el pedido a Aprobado y envía al comprador un enlace para pagar por correo. Dispone de la Ventana de pago tras la aprobación que usted haya definido (30 minutos por defecto, hasta 72 horas) antes de que el pedido caduque y las plazas vuelvan a la venta.

Qué hace Rechazar

Haga clic en Rechazar en la fila.
Opcionalmente, escriba un Motivo del rechazo.
Haga clic en Rechazar en el cuadro de diálogo.

Escriba el motivo en el campo. Si la tarjeta está retenida, la autorización se libera para que el dinero quede disponible en el banco del comprador, y las plazas vuelven a la venta (y a la siguiente persona de la lista de espera). Al comprador se le envía un correo indicando que la solicitud fue rechazada.

Dónde más puede decidir

Puede aprobar o rechazar desde la página Pedidos (pestaña Pagos pendientes, una fila o en bloque) y desde la propia página del pedido. Todas hacen lo mismo. Una vez aprobado, el pedido permanece en la pestaña Aprobado de la página Pedidos como registro.

Use la pestaña Aprobado para todo lo que haya pasado alguna vez por la aprobación, y la pestaña Pagos pendientes para lo que todavía espera.

Conviene saber

Las retenciones de tarjeta no duran para siempre. Una autorización de tarjeta caduca tras unos 7 días, antes en algunas tarjetas de débito. Decida a tiempo: EventMann cancela una retención que está a punto de caducar y libera las plazas, y se avisa al comprador. Si una retención ya caducó cuando hace clic en Aprobar, verá «No se pudo realizar la retención del pago. Es posible que haya caducado: pida al asistente que vuelva a reservar».
Solo aparecen las solicitudes genuinas. Un comprador que abandonó la página de pago nunca creó un pedido y no aparece en la lista.
Una solicitud ya decidida en otra pestaña no puede decidirse dos veces: recibirá un mensaje en lugar de un segundo cambio.
Decidir requiere el permiso de mostrador de pedidos (crear reservas), el mismo que se usa para los pedidos manuales. Los miembros del equipo de taquilla pueden tenerlo sin acceso completo al evento.
Aprobar no salta el aforo: una solicitud retenida ya contó sus plazas, y una gratuita se compara con lo que queda.

Solución de problemas

La cola está vacía pero esperaba solicitudes — revise la página de Pedidos: es posible que el pedido ya esté decidido, o que el comprador no terminara el paso de pago.
Aprobar dice que está agotado — en un evento gratuito, las plazas fueron para otra persona mientras tanto. Añada aforo o rechace.
Aprobé pero el pedido aparece como no pagado — el evento usa el flujo de enlace de pago. El comprador tiene que pagar a través del enlace, o puede marcarlo como pagado en la página del pedido.

Véase también

4.18 Solicitudes de reembolso

Solicitudes de reembolso es la cola de reembolsos que sus asistentes pidieron desde su propia reserva. Ve el motivo que indicaron y lo que devolverían hoy sus condiciones de cancelación, y después aprueba o rechaza. Está en Asistentes → Reembolsos; es la primera pestaña de la franja de Reembolsos, y la barra lateral muestra una insignia numérica mientras haya solicitudes en espera.

Qué puede hacer aquí

Leer cada solicitud: la referencia del pedido, el comprador, el importe que pidió, el total del pedido y el motivo que escribió.
Ver lo que devuelven sus condiciones de cancelación para ese pedido hoy.
Aprobar y reembolsar o Rechazar, con una nota opcional para el comprador.

La franja de la parte superior alterna entre esta cola, la página manual de Reembolsos y sus Condiciones de cancelación. Debajo de cada solicitud, la línea Condiciones de cancelación hoy le indica qué tramo de sus condiciones se aplica ahora y lo que retiene. Aprobar y reembolsar devuelve el dinero a través de Stripe; Rechazar cierra la solicitud sin pagar.

Cómo gestionar una solicitud

Abra Asistentes → Reembolsos. Las solicitudes pendientes aparecen primero.
Lea el motivo y la línea de condiciones que aparece debajo.
Haga clic en Aprobar y reembolsar y confirme. El diálogo indica el importe que se reembolsará.
O haga clic en Rechazar y, si lo desea, escriba una nota. El comprador se entera en ambos casos.

Cuánto se reembolsa

El reembolso es el menor entre lo que pidió el comprador y lo que sus condiciones de cancelación devuelven hoy. No puede reembolsar más mediante una solicitud de lo que permiten las condiciones; use la página de Reembolsos para reembolsar usted mismo un importe distinto.
Si sus condiciones no devuelven nada para este pedido en este momento (por ejemplo, “sin reembolso dentro de las 48 horas”), Aprobar se rechaza y la página le sugiere rechazar.
Si el importe llega a todo lo que queda, es un reembolso completo: el pedido se cancela, sus plazas vuelven a la venta y se considera a la siguiente persona de la lista de espera. Cualquier importe menor es un reembolso parcial y las entradas siguen siendo válidas.
Una solicitud se decide una sola vez. Después de aprobarla o rechazarla, los botones desaparecen.

Reembolsos que todavía están en camino

Algunos métodos de pago se liquidan con lentitud. Mientras un reembolso está en curso, la solicitud muestra Reembolso en curso y el pedido todavía no se libera; las plazas se liberan cuando el reembolso se completa. Si su saldo de Stripe es insuficiente para financiar un reembolso de un pedido antiguo, véase el aviso descrito en Detalle del pedido y cronología.

Conviene saber

Los asistentes solo pueden pedir mientras el evento permita cancelar y sus condiciones devuelvan algo. Si la cancelación está desactivada para el evento, los compradores no pueden pedir nada, aunque usted puede seguir reembolsando cualquier pedido personalmente.
Si la cancelación del propio comprador se reembolsa automáticamente o espera a que usted lo decida, depende de la opción Reembolsable en Detalles & fechas. Las solicitudes siempre las decide usted.
Necesita el permiso para gestionar reembolsos.

Solución de problemas

No hay botón Aprobar — la solicitud ya fue decidida, o hay un reembolso en curso.
“No queda nada que reembolsar” — el pedido ya fue reembolsado hasta su total.
La cola está vacía — ningún comprador ha pedido nada, o el evento no permite cancelar.

Véase también

4.19 Registro de entrada avanzado

El Registro de entrada avanzado es la sala de control de la puerta: cifras en directo, una búsqueda entre todos los asistentes, registro de entrada en bloque, ausencias y una exportación de quién acudió. Complementa el escáner del teléfono descrito en Registro de entrada & gestión de acceso y está pensado para la persona que controla la entrada desde un portátil o una tableta. Está en Operaciones del día → Registro de entrada avanzado, o pulse el icono del portapapeles en la parte superior de la pantalla de acceso. Necesita el permiso para gestionar el registro de entrada.

Qué puede hacer aquí

Ver la puerta en directo: entradas totales, registradas, restantes, ausencias y la tasa de registro, actualizadas automáticamente.
Ver el ritmo: escaneos por minuto en los últimos diez minutos y la hora de mayor afluencia hasta ahora.
Desglosar el evento por pedido: registrado por completo, registrado parcialmente, sin llegar todavía.
Buscar a cada asistente por nombre, correo o referencia de reserva y registrar la entrada de una o varias personas a la vez.
Marcar a alguien como ausente.
Abrir la lista VIP y, en los eventos con mapa de asientos, la ocupación de cada zona.
Exportar los registros de entrada como archivo.

Las tarjetas de la parte superior son las cifras que la puerta consulta toda la noche. Pedidos por registro cuenta pedidos y no entradas: un pedido está registrado por completo cuando se ha admitido cada entrada, y sin llegar todavía hasta que entra la primera. Un invitado que salió un momento sigue contando como llegado. Haga clic en un grupo para listar sus pedidos. Use el cuadro de búsqueda para encontrar asistentes.

Cómo registrar entradas mediante búsqueda

Escriba al menos dos caracteres de un nombre, correo o referencia de reserva en el cuadro de búsqueda y haga clic en Buscar.
Cada coincidencia muestra a la persona con un estado: Pendiente (todavía no ha entrado), Registrado o Ausente.
Marque las personas que va a admitir — una o muchas; las que ya están dentro no pueden marcarse — y haga clic en el botón verde Registrar entrada que indica cuántas están seleccionadas. Se le indica cuántas se registraron y cuántas no pudieron.
Para anotar que alguien no ha acudido, use Ausente en su fila y confirme.

Exportaciones

Exportar todos los check-ins descarga todos los registros de entrada del evento.
El botón junto a él, Exportar: …, exporta solo el grupo que ha seleccionado (por ejemplo, los pedidos con registro parcial — las personas a las que hay que avisar).

Conviene saber

Las cifras se actualizan solas; Actualizar fuerza una actualización.
Solo se cuentan y pueden admitirse las reservas confirmadas. Un pedido cancelado o reembolsado nunca aparece.
Los escaneos hechos con el escáner del teléfono, con un pase de entrada o con la cuenta propia de un miembro del equipo llegan todos aquí, así que ve la puerta completa en un solo lugar.
Si el local tiene aforo, el registro se detiene con un mensaje “local al completo” cuando hay esa cantidad de personas dentro.
La ocupación por zona solo tiene datos en eventos con mapa de asientos; en los demás indica que todavía no hay datos de zonas.

Solución de problemas

La página no está en mi menú — necesita el permiso para gestionar el registro de entrada; pregunte al propietario del evento.
La búsqueda dice “Escriba al menos 2 caracteres” — escriba un poco más.
Algunas personas no pudieron registrarse — el mensaje tras un registro en bloque indica cuántas; las causas habituales son un pedido cancelado entretanto o un local que llegó al aforo.

Véase también

Capítulo 5

Marketing

5.1 Marketing

Marketing es el lugar donde llega a personas que ya le conocen: todas las que han comprado una entrada para uno de sus eventos, y sus miembros activos. Se encuentra en Crecimiento en la barra lateral del organizador (Crecimiento → Marketing), junto a Público, Membresía, Voluntarios, NPS & encuestas y Cuentas sociales. EventMann nunca le da acceso a los clientes de nadie más.

La página de Marketing se abre con una pestaña Vista general y otras cuatro pestañas: Vista general, Campañas, Páginas de destino y Notificaciones push.

Abra Crecimiento en la barra lateral y haga clic en Marketing.
Use las pestañas para moverse entre la vista general, sus campañas de correo electrónico, las páginas de destino y las notificaciones push.
Haga clic en + Nueva campaña para escribir un correo a sus clientes.
Campañas principales ordena sus campañas por clics y muestra la tasa de apertura de cada una.
Uso de códigos promocionales enumera sus códigos de descuento con el número de usos y el dinero de los pedidos confirmados que usó cada código.

Qué puede hacer aquí

Enviar campañas de correo electrónico a un segmento de sus clientes — consulte Campañas de correo electrónico y Envío, progreso y bajas.
Publicar una página de destino para un evento en /lp/su-pagina — consulte Páginas de destino.
Enviar una notificación push del navegador a los clientes que activaron las push — consulte Notificaciones push.
Ver quiénes son sus clientes en Público, la lista de contactos creada a partir de sus reservas.
Publicar en redes sociales desde el área de Promoción de un evento — consulte Integración de redes sociales.
Medir la opinión de los asistentes con NPS y encuestas.
Seguir las conversiones de sus anuncios con Píxeles de seguimiento (se encuentran en Integraciones).

Marketing para un solo evento

Dentro de un evento (Mis eventos → Gestionar), el grupo Marketing de la barra lateral del evento reúne las herramientas específicas de ese evento: Comunicaciones (mensajes, anuncios, recordatorios, seguimientos posteriores al evento, plantillas de correo), Promoción (ajustes de SEO, marketing en redes sociales y herramientas de IA) y Campañas. Los códigos de descuento están en Entradas y precios → Precios y ofertas → Descuentos — consulte Códigos de descuento.

Las cifras de esta página

Campañas enviadas cuenta las campañas cuyo estado es Enviada. Destinatarios suma los destinatarios de todas sus campañas.
Tasa media de apertura es el total de aperturas dividido entre el total de destinatarios de todas sus campañas. Una apertura se registra cuando se carga la imagen de seguimiento invisible del correo, o cuando la persona hace clic en un enlace. Una aplicación de correo que bloquea las imágenes registra menos aperturas de las reales.
Los botones CSV y Excel exportan la tabla de uso de códigos promocionales.
Aquí no se miden las conversiones por campaña. EventMann no puede saber qué pedido llegó desde qué correo, así que solo muestra aperturas, clics y bajas.

Conviene saber

El área de Marketing dentro de Crecimiento es para el titular de la cuenta. Un miembro del equipo con el rol de Marketing trabaja en un evento a la vez a través de Gestionar → Marketing → Campañas.
Cada campaña pasa por un filtro de contenido antes de guardarse. Si el asunto o el texto contienen un término bloqueado, el guardado falla con un error y no se almacena nada.
Las personas que desactivan el correo de marketing, y las que se dan de baja de uno de sus correos, se omiten automáticamente. Las entradas, las confirmaciones de reserva y otros mensajes que una persona espera no son marketing y nunca se retienen por esas decisiones.
Las respuestas a una campaña llegan a la dirección de correo de su cuenta de EventMann.

Solución de problemas

El número de destinatarios parece bajo — revise el segmento. “Clientes que no han desactivado el marketing” y los segmentos específicos de cada evento son más reducidos que “Todos los usuarios”. Consulte Campañas de correo electrónico para saber qué significa cada uno.
Las tasas de apertura están a cero — es posible que el seguimiento esté desactivado en Ajustes → SMTP y correo (Medir aperturas y clics). En ese caso, las aperturas y los clics se quedan a cero a propósito.
No puedo ver la página de Marketing — solo está disponible para el titular de la cuenta. Pídaselo al titular o use la página de Campañas del evento si tiene el rol de Marketing.

Véase también

5.2 Plantillas de correo del evento

Cada correo que recibe un asistente sobre una reserva parte de una plantilla predeterminada de la plataforma. Las Plantillas de correo le permiten reescribir ese correo solo para un evento, sin tocar la predeterminada ni la de ningún otro evento. Ábralas desde Gestionar → Marketing → Comunicaciones con asistentes y haga clic en la pestaña Plantillas de correo.

Los contadores superiores muestran cuántas plantillas existen y cuántas ha modificado.
Las plantillas están agrupadas: reservas y entradas, lista de espera, recordatorios y avisos del evento. Vista previa muestra el correo tal como lo vería un asistente.
Haga clic en Editar para cambiar una. Una plantilla modificada aparece como Personalizada en lugar de Predeterminada.

Las diez plantillas

Reserva confirmada, Pendiente, Aprobada, Rechazada y Cancelada; Reembolso procesado; Lista de espera: plaza asignada y Lista de espera: rechazada; Aviso de evento cancelado y Aviso de evento actualizado. Cada una sustituye un correo que realmente se envía; el asistente sigue recibiendo exactamente un correo por cada situación.

Editar una plantilla

Cambie la Línea de asunto.
Haga clic en una variable de Variables disponibles para copiarla y péguela en el asunto o en un bloque. Cada plantilla ofrece solo las variables que su correo puede rellenar; las variables varían según la plantilla.
Construya el cuerpo con bloques: use Añadir bloque para un encabezado, texto, botón, imagen, separador, espaciador, alerta o pie; haga clic en un bloque para editarlo en el panel de la derecha; use la lista de Capas para mover o eliminar bloques.
Haga clic en Vista previa para ver su borrador sin guardar, y en Enviar Correo de Prueba para recibirlo en su propio buzón.
Haga clic en Guardar preferencias. Esto crea o actualiza la personalización solo para este evento.

El botón Plantillas ofrece diseños listos para empezar; al elegir uno, sustituye su diseño actual una vez que lo confirma. Todos los diseños listos, y cada nuevo bloque de encabezado, empiezan con el nombre de su organizador y el logotipo de su perfil.

Conviene saber

Una variable que el correo no puede rellenar se rechaza al guardar, y el mensaje indica cuál es. Una sola variable no rellenable haría que se descartara todo el diseño, y el asistente recibiría el cuerpo estándar bajo su asunto.
Algunas líneas se añaden siempre, sea cual sea su diseño: el botón de pago en una aprobación de un evento de pago, la frase sobre el derecho a reembolso cuando cambia un evento, y su propia nota sobre un reembolso. Son obligaciones.
Restablecer a Predeterminada elimina su personalización. El evento usará entonces la predeterminada tal como está hoy, que puede ser más reciente que la que usted partió.
Una personalización se aplica a un solo evento. Repita la edición en otro evento para reutilizar el mismo texto.
Un logotipo en el encabezado es un enlace de imagen https público; muchas aplicaciones de correo ocultan las imágenes al principio, así que su nombre aparece mientras tanto en el color del encabezado.
Los correos se envían por su propio servidor de correo cuando ha conectado uno (Quién envía sus correos).

Solución de problemas

Mi cambio no llegó a los asistentes — compruebe que editó la plantilla correcta en el evento correcto. Si una plantilla aparece como no utilizada, contiene una variable que nada puede rellenar; ábrala y guárdela para ver cuál es.
Al guardar se rechaza por una variable — use las variables indicadas para esa plantilla.
¿Puedo enviar la prueba a un compañero? — no. Una prueba se envía solo a su propia dirección, así que no puede usarse para enviar correos a desconocidos en nombre de EventMann.
La prueba no llegó — revise primero su propio buzón y la carpeta de spam, y después la configuración de su servidor de correo.

Véase también

5.3 Códigos de descuento

Un código de descuento permite al comprador restar dinero de un pedido escribiendo un código al pagar. Cada código pertenece a un solo evento. Ábralo desde Gestionar → Entradas y precios → Precios y ofertas y haga clic en la pestaña Descuentos; las otras pestañas de esa página (Reglas de precio, Ventas flash, Paquetes) son otras formas de cambiar un precio.

Haga clic en la pestaña Descuentos.
Cada código muestra su tamaño, cuántas veces se ha usado y un estado: Activo, Desactivado, Expirado o Agotado.
Use el lápiz para editar un código.
Una papelera en gris significa que el código ya se ha usado y no puede eliminarse. Desactívelo en su lugar.

Crear un código

El formulario Crear código de descuento está debajo de la lista.

Escriba el Código promocional. Se convierte automáticamente en mayúsculas y la comparación no distingue entre mayúsculas y minúsculas, de modo que un comprador que escriba welcome10 también coincidirá. Con la IA activada, Generar con IA sugiere un nombre fácil de recordar.
Elija el Tipo: un porcentaje, o un importe fijo en la moneda del evento.
Introduzca el Valor del descuento. Un porcentaje puede llegar hasta 100.
Opcionalmente, indique Usos máximos — el total para todos.
Opcionalmente, indique Usos por persona — cuántas veces puede usarlo un mismo cliente.
Opcionalmente, indique una Fecha de inicio. Antes de ese día el código no hace nada.
Opcionalmente, indique una Fecha de vencimiento. En un código nuevo debe ser como mínimo mañana.
Haga clic en Crear código. El código queda activo de inmediato.

Los ajustes en detalle

Porcentaje o importe fijo. Un porcentaje resta esa parte del pedido. Un importe fijo resta una cantidad plana y nunca deja un pedido por debajo de cero. Un código de importe fijo recuerda la moneda del evento, así que un código en euros no puede descontar un pedido en otra moneda.
Usos máximos es el total. Cuando los usos llegan a ese número, el estado pasa a Agotado y el proceso de pago rechaza el código.
Usos por persona se cuenta por cuenta cuando el comprador ha iniciado sesión y por dirección de correo en caso contrario. Cuentan los pedidos confirmados, aprobados o aún en proceso de pago, de modo que un comprador no puede usar el código dos veces en paralelo.
Fecha de inicio y Fecha de vencimiento son días completos en la zona horaria del evento. Un código empieza al comienzo de su día de inicio y es válido durante todo su día de vencimiento.
Activo (pantalla de edición) activa y desactiva un código sin eliminarlo.

Editar un código

Haga clic en el lápiz junto a un código. El formulario es el mismo que para un código nuevo, con los valores actuales rellenados.
En Usos máximos, el formulario indica cuántas veces se ha usado el código.
La casilla Activo activa o desactiva el código. Un código desactivado aparece como Desactivado en la lista y el proceso de pago lo rechaza, pero no se pierde nada.
Haga clic en Guardar cambios. Puede cambiar el valor, los límites y las fechas en cualquier momento; los pedidos que ya usaron el código conservan lo que se les concedió.

Lo que ve el comprador

Los compradores introducen el código en el cuadro Código promocional de su carrito y pulsan Aplicar. Solo se aplica un código a la vez; si introducen otro, sustituye al anterior. Se les indica claramente cuándo un código aún no está activo (con la fecha), ha expirado o ya lo han usado ellos. Un código desactivado, agotado o escrito mal aparece como “Código promocional no válido o expirado”, así que revise la columna de estado antes de suponer que un código no funciona.

Conviene saber

El descuento también se aplica al precio propio de un paquete.
Si un pedido que usó un código se reembolsa por completo, el uso se devuelve y un código agotado puede volver a funcionar. Un reembolso parcial no lo devuelve.
Un código que ya se ha usado no puede eliminarse, porque el pedido es el único registro de por qué ese comprador pagó menos. Desactívelo con el ajuste Activo.
Un código no puede limitarse a un tipo de entrada; se aplica a lo que haya en el carrito.
Cada pedido que usó un código queda registrado. La tarjeta Uso de códigos promocionales de Marketing muestra los usos y los ingresos por código, y el informe Códigos de descuento de Informes muestra el descuento concedido.

Solución de problemas

Un comprador dice que el código no funciona — abra la lista y lea el estado. Desactivado, Agotado y un código desconocido se ven igual para el comprador.
El código no se acepta antes de su fecha de inicio — es la Fecha de inicio en funcionamiento; el comprador ve la fecha en que se activará.
El guardado fue rechazado — el código ya existe en este evento, o la fecha de vencimiento no está en el futuro.
El botón de eliminar está en gris — el código ya se ha usado. Edítelo y desactive Activo.

Véase también

5.4 Integración de redes sociales

El marketing en redes sociales le permite escribir, programar y publicar mensajes sobre un evento desde EventMann. Conecta sus cuentas una vez en Crecimiento → Cuentas sociales; los mensajes se escriben en Gestionar → Marketing → Promoción → Marketing en redes sociales dentro de cada evento. EventMann admite Facebook, Instagram y LinkedIn.

Conectar una cuenta

Abra Crecimiento → Cuentas sociales.
Haga clic en Conectar en una plataforma (el botón dice Añadir otra cuando ya hay una cuenta vinculada). Se le envía a la plataforma para iniciar sesión y aprobar el acceso, y después elige la página o la cuenta que quiere vincular. Nunca tiene que pegar una clave.
Junto a cada cuenta se muestra un estado: Activa, En pausa o token caducado. Cuando un token ha caducado, Volver a conectar vuelve a iniciar la aprobación.
El botón de pausa deja de enviar mensajes a esa cuenta sin desconectarla. Una cruz elimina la cuenta.

Facebook publica en una página que usted administra, no en un perfil personal.
Instagram debe ser una cuenta profesional o de creador conectada a una página de Facebook. Las publicaciones de Instagram siempre necesitan una imagen.
LinkedIn publica como usted, desde su propio perfil. EventMann no publica en una página de empresa de LinkedIn.

Ver las publicaciones de un evento

Haga clic en Crear publicación para escribir una nueva.
La fila de cuentas superior muestra cuáles están conectadas; Conectar cuenta le lleva a Cuentas sociales.
Las pestañas dividen la lista en Todas, Borradores, Programadas, Publicadas y Fallidas.
Una insignia Fallida significa que una plataforma rechazó la publicación; ábrala para leer el motivo.

Escribir una publicación

Haga clic en Generar con IA para describir la publicación en unas pocas palabras y elegir un tono; el asistente redacta una versión para cada plataforma seleccionada usando el nombre, la fecha, el lugar y el enlace de reserva reales del evento. Lea siempre el texto antes de publicarlo.
Haga clic en Plantillas para partir de una de siete publicaciones preparadas (anuncio, venta anticipada, último aviso, recordatorio del día, resumen, detrás de las cámaras, agotado).
Haga clic en Etiquetas para insertar un conjunto de etiquetas guardado, o guarde uno nuevo.
Escriba un texto distinto para cada plataforma en su propia pestaña, active las plataformas que quiera y vigile el contador de cada una: Facebook admite 63.206 caracteres, LinkedIn 3.000 e Instagram 2.200. Las fichas de inserción añaden el nombre del evento, la fecha, el enlace, etcétera.
Añada una imagen para cada plataforma mediante un enlace, subiendo una o con Imagen del evento.
Elija cómo se publica: active Programar para más tarde e indique una hora, Guardar como borrador o haga clic en Publicar ahora.

Conviene saber

Una publicación pertenece a un solo evento. No existe una publicación única para todos sus eventos.
Un proceso que se ejecuta cada cinco minutos recoge las publicaciones programadas, así que calcule unos minutos de margen alrededor de la hora elegida.
La publicación se realiza en segundo plano; la página consulta el estado por usted.
Una publicación aparece como Publicada en cuanto llega al menos a una plataforma. Si la envió a varias, abra la publicación y lea el estado de cada plataforma: es posible que otra haya fallado.
Una publicación que se está publicando o ya está publicada no puede editarse. Los borradores y las publicaciones programadas sí.
Necesita una cuenta activa y no caducada para cada plataforma que marque; de lo contrario, esa plataforma falla con un mensaje que lo indica.

Solución de problemas

No puedo conectar Instagram — la cuenta debe ser profesional o de creador y estar vinculada a una página de Facebook.
Una publicación falló en una plataforma — ábrala. Los motivos habituales son un token caducado (use Volver a conectar), una imagen que falta en Instagram o una plataforma que rechazó el texto.
La publicación no salió a la hora programada — es posible que la cuenta esté en pausa o caducada. Corríjalo y edite la publicación para programarla de nuevo.
X (Twitter) no aparece — EventMann publica solo en Facebook, Instagram y LinkedIn.

Véase también

5.5 Ajustes de SEO

Los ajustes de SEO controlan cómo aparece un evento en los resultados de búsqueda y cuándo se comparte en una aplicación de mensajería o en redes sociales. Ábralos desde Gestionar → Marketing → Promoción; Configuración SEO es la primera pestaña de esa página. Los miembros del equipo necesitan el permiso de SEO.

Abra Marketing → Promoción en la barra lateral del evento.
Escriba un Meta título — el título que los buscadores muestran para el evento.
Escriba una Meta descripción — el texto breve que aparece debajo.
Añada Meta palabras clave si lo desea (separadas por comas).
O haga clic en Generar con IA para redactar un título, una descripción, palabras clave y un tipo de esquema a partir del evento, y revíselos después. El botón solo aparece cuando la IA está activada para su cuenta (Herramientas de IA).

En Open Graph, pegue la dirección de una imagen en URL de imagen OG. Es la imagen que se muestra cuando se comparte el evento. Debe ser un enlace directo a una imagen que ya esté en línea; no es una subida de archivo.
Elija el Tipo de esquema que mejor encaje: Evento, Música, Deportes, Educación, Gastronomía, Negocios o Evento social.
Haga clic en Guardar.

Conviene saber

Si deja un campo en blanco, la página recurre a un valor razonable: el título al título del evento, la descripción al inicio de la descripción del evento, y la imagen para compartir a la imagen de portada del propio evento o a la portada generada para su categoría.
Los precios de las entradas, la disponibilidad y, cuando el evento tiene opiniones, una valoración en estrellas se añaden automáticamente a los datos estructurados de la página. Usted no los introduce aquí.
Los cambios se publican de inmediato. Los buscadores y las aplicaciones de mensajería conservan su propia copia durante un tiempo, así que un título o una imagen antiguos pueden seguir apareciendo.
Estos campos se aplican a la página del evento. Para todo lo que EventMann hace de forma automática, consulte Visibilidad en búsquedas de EventMann.

Solución de problemas

Google sigue mostrando mi título antiguo — los buscadores vuelven a leer las páginas según su propio calendario. El texto nuevo ya está publicado.
El enlace compartido muestra una imagen equivocada — la aplicación que lo comparte guardó en caché la vista previa. Use la herramienta de depuración de enlaces de esa aplicación o espere.
Falta el botón Generar con IA — la IA está desactivada para su cuenta. Los campos siguen funcionando a mano.
La imagen no se acepta — el campo admite una dirección web (https://...), no un archivo.

Véase también

5.6 Visibilidad en búsquedas de EventMann

Además del título, la descripción y la imagen que usted mismo define (Ajustes de SEO), EventMann hace automáticamente bastante trabajo de optimización para buscadores en cada evento publicado. Este artículo describe ese trabajo en segundo plano, para que sepa qué no tiene que hacer usted.

Lo que EventMann hace automáticamente

Datos estructurados. Cada página de evento incluye información del evento legible por máquinas: fechas, lugar o ubicación en línea, organizador, ofertas de entradas con precio y disponibilidad, y si el evento está programado, aplazado o cancelado. Cuando el evento tiene opiniones publicadas, se incluye una valoración media en estrellas.
Migas de pan. Se añade una ruta de navegación para que los buscadores puedan mostrar dónde se encuentra el evento en lugar de un enlace sin contexto.
Mapa del sitio. Cada evento publicado y público aparece en el mapa del sitio de EventMann, con alternativas de idioma para que quien busca reciba el idioma adecuado. Un evento solo se anuncia en los idiomas a los que está realmente traducido, para no ofrecer a los buscadores copias pobres.
Vistas previas para compartir. Las etiquetas Open Graph y Twitter Card que hacen que un enlace se vea bien en un chat o en un feed se generan a partir del mismo título, descripción e imagen que usted puede personalizar.
Páginas de lugares. Los eventos con un lugar en una ciudad pueden aparecer en las páginas de ciudades y países de EventMann (por ejemplo, “eventos en Mannheim”). Una página de lugar existe solo mientras tenga al menos un evento público.

Lo que usted controla por evento

Meta título, descripción y palabras clave.
La imagen para compartir.
El tipo de esquema (Evento, Música, Deportes, Educación, Gastronomía, Negocios o Social).

Todo esto está en la pestaña Promoción → Ajustes de SEO del evento. Lo que usted escribe sobre el propio evento también importa: una descripción completa, un lugar y una dirección claros y una imagen de portada alimentan los datos estructurados. La lista de comprobación de Event Intelligence señala los dos primeros.

Conviene saber

Un evento aparece solo mientras está publicado y es público. Los borradores, los eventos en pausa, los no listados y los privados se dejan fuera a propósito, para que los buscadores nunca reciban una página que la mayoría de los visitantes no puede reservar.
Los precios y el “agotado” de los datos estructurados siguen sus tipos de entrada activos. No hay nada que actualizar.
Si un buscador muestra resultados enriquecidos (estrellas, precios) es decisión suya. Unos datos correctos son una condición previa, no una garantía, y pueden tardar días tras la publicación.
La dirección del país del evento forma parte de los datos estructurados y es lo que indica a los buscadores a qué mercado va dirigido el evento.

Solución de problemas

Mi evento no aparece en la búsqueda — compruebe que está Activo y es público. Después dé tiempo: una página nueva la encuentran los buscadores según su propio calendario.
No se muestran las estrellas ni los precios — los datos están, pero los buscadores deciden si los muestran.
Mi evento falta en la página de la ciudad — la página solo enumera eventos activos, públicos y presenciales con un país válido, no los eventos en línea.

Véase también

5.7 Anuncios para asistentes

Un anuncio es un mensaje unidireccional para las personas que ya tienen una entrada: un cambio de lugar, una nueva hora de apertura, indicaciones para aparcar. Lo encontrará en Gestionar → Marketing → Comunicaciones con asistentes y haga clic en la pestaña Anuncios (las demás pestañas son Mensajes a asistentes, Recordatorios, Después del evento, Plantillas de correo y Archivos adjuntos de entradas).

Haga clic en Nuevo anuncio para redactar uno.
La lista muestra lo que ha pasado: Enviado, o Programado con la hora y el tiempo que falta para que salga. Una vez enviado, la columna Destinatarios muestra cuántas personas llegó.
Mientras un anuncio está programado, Editar hora cambia cuándo sale y Cancelar envío lo detiene para siempre.

Redactar y enviar uno

Escriba el Asunto.
Escriba el mensaje en el editor. Admite negrita, cursiva, títulos, listas, citas y enlaces. El texto se limpia de marcado no seguro al guardarlo y puede tener hasta 10.000 caracteres.
Elija el Público: Todos los asistentes, Por tipo de entrada (y luego elija el tipo), Con entrada validada o Sin entrada validada.
Elija el Canal: Correo electrónico, En la aplicación (la campana de notificaciones) o Ambos.
Para enviarlo más tarde, marque Programar para más tarde y defina una fecha y hora. La hora está en la zona horaria propia del evento, que el formulario indica.
Haga clic en Enviar Ahora. Un envío inmediato le pide confirmación antes. Cuando Programar para más tarde está marcado, el botón dice Programar en su lugar y guarda el anuncio para salir a esa hora.

Los ajustes en detalle

Todos los asistentes — todas las personas con una reserva confirmada en este evento.
Por tipo de entrada — los titulares de un tipo, para un cambio que afecte solo a una categoría. Si no se elige ningún tipo, no llega a nadie.
Con entrada validada / Sin entrada validada — se separan según si alguna de las entradas del pedido ha sido escaneada. Útil el día del evento: «la puerta 3 ya está abierta» para quienes aún no han entrado.
La hora programada debe ser futura. Un proceso recoge los anuncios pendientes cada cinco minutos, así que espere que salga en pocos minutos desde la hora que indicó.

Conviene saber

Los compradores invitados se contactan por correo. Un comprador que pagó sin cuenta recibe el correo en la dirección de su pedido; no tiene campana de notificaciones, así que un anuncio solo «En la aplicación» no le llega. Quien compró como invitado y también con una cuenta recibe una sola copia.
Un anuncio es un mensaje operativo, no de marketing, así que no tiene en cuenta las bajas de marketing. Las direcciones que rebotaron y los invitados que se dieron de baja de su correo se omiten.
Un anuncio inmediato no puede retirarse. Un anuncio enviado permanece en la lista como registro de lo que recibieron los asistentes, y no puede editarse ni eliminarse.
Un anuncio es una difusión. Para hablar con una sola persona, use Mensajes a asistentes.

Solución de problemas

Destinatarios muestra 0 o un número pequeño — el público es muy reducido (un tipo de entrada que nadie tiene, o Con entrada validada antes de la apertura), o el canal es solo En la aplicación y la mayoría de compradores son invitados sin cuenta.
Un anuncio programado salió con unos minutos de retraso — es lo esperado; el programador funciona cada cinco minutos.
Los asistentes dicen que no lo vieron — compruebe el canal. Un anuncio solo por correo no aparece en la campana, y uno solo en la aplicación no se envía por correo.
No puedo editarlo — un anuncio enviado es historial. Envíe uno nuevo.

Véase también

5.8 Herramientas con IA

Las herramientas de IA le ayudan a redactar textos, prever ventas y responder preguntas sobre su evento. Redactan texto para que usted lo lea, lo edite y lo use; nada se publica, envía ni cambia por sí solo. Active la IA una vez para su cuenta (Integraciones → IA) y luego use las herramientas de cada evento en Gestionar → Marketing → Promoción → Herramientas de IA.

Activar la IA

Abra Integraciones → IA en la barra lateral y active Funciones de IA. Viene desactivada por defecto; mientras está desactivada, no se envía nada sobre sus eventos a ningún proveedor de IA y no aparece ningún botón de IA.
Si su plan ya incluye IA, ya está listo. Si no, o si quiere que el uso se facture a su propia cuenta, active Usar mis propias credenciales de IA, elija el Proveedor de IA al que pertenece su clave y pegue su Clave API. La clave se guarda cifrada y nunca se vuelve a mostrar; deje el campo en blanco al guardar para conservar la que ya está registrada.
Haga clic en Guardar cambios.

Si el administrador de la plataforma ha desactivado la IA para todos, la página lo indica y su propia clave no podrá usarse hasta que la vuelvan a activar.

La página de herramientas de IA

Abra el evento, luego Marketing → Promoción y elija la pestaña Herramientas de IA. La pestaña solo aparece cuando la IA está disponible para usted.
Elija una herramienta desde las pestañas de un grupo, por ejemplo Campaña de correo electrónico o Código de descuento.
Rellene el breve encargo que pide la herramienta, haga clic en su botón (por ejemplo, Generar correo) y espere unos segundos. El resultado aparece en el mismo lugar con un botón para copiarlo.
Cópielo, edítelo y péguelo donde lo necesite.

Lo que hay en la página

Herramientas de redacción con IA — Campaña de correo electrónico (anuncio, confirmación, recordatorio, último aviso o posterior al evento, con el tono que elija), Código de descuento (un nombre para un código), Nombres de tipos de entrada, Generador de preguntas frecuentes, Briefing para el personal, Análisis de estadísticas y Propuesta a patrocinadores.
Inteligencia del panel — Previsión de ingresos (a partir de su ritmo de ventas, el porcentaje de ocupación y los días que quedan), Informe posterior al evento, Alertas de anomalías y Hacer una pregunta, un cuadro de texto libre sobre los datos de este evento.
Marketing y redes sociales — Variantes de anuncios para una plataforma y un objetivo, Contacto con influencers y Estrategia de etiquetas.
Operaciones y logística — Correo a proveedores, Guion del día del evento, Lista de control de riesgos y Resumen de contratos.
Soporte y moderación — Respuesta de soporte, Decisión sobre reembolsos (una evaluación, no una decisión) y Respuesta a reseñas.

La IA aparece también dentro de otras pantallas: Generar con IA en ajustes de SEO, en códigos de descuento y en el redactor de redes sociales; el briefing en Event Intelligence; y un botón flotante de asistente en la esquina inferior derecha de las páginas de gestión de eventos, que responde preguntas sobre el evento.

Conviene saber

Cada resultado es una sugerencia. Léala antes de publicar una publicación, enviar un correo o actuar según una previsión.
Las herramientas usan el nombre, la fecha, el lugar y el enlace reales del evento, pero solo conocen lo que hay en el evento. Una página de evento pobre produce un borrador más vago.
La puntuación de preparación de Event Intelligence y sus recomendaciones no son IA: son una lista de comprobación fija calculada a partir de sus datos. Solo el briefing escrito opcional usa IA.
Con su propia clave, el uso lo factura su proveedor, no EventMann.

Solución de problemas

No aparece la pestaña de herramientas de IA — las funciones de IA están desactivadas para su cuenta, no hay ninguna clave disponible o el administrador ha desactivado la IA. Revise Integraciones → IA.
Una herramienta devuelve un error — normalmente es un problema temporal al conectar con el servicio de IA, o una clave rechazada. Vuelva a intentarlo; si persiste, introduzca de nuevo su clave.
El texto de un anuncio es demasiado largo para una plataforma — los borradores intentan ajustarse al límite de cada plataforma, pero no pueden garantizarlo. Recórtelo antes de publicar.

Véase también

5.9 Marca blanca

La marca blanca aplica su propio aspecto a las páginas que usan sus compradores: su logotipo, su nombre y sus colores en lugar de los de EventMann. Se aplica a su cuenta, no a un evento concreto. Ábrala desde Ajustes → Marca blanca.

Abra Ajustes → Marca blanca.
Active Activación. Guardar por sí solo no hace nada hasta que esto esté activado.
En Imagen de marca, escriba su Nombre de marca y suba un logotipo y un favicon.
En Colores, defina los colores principal, secundario, de acento, de fondo y de texto como códigos hexadecimales.
Elija una Familia tipográfica más abajo en la página.
Haga clic en Guardar ajustes y, después, en Vista previa para abrir la página con su marca antes de que la vean los compradores.

La Vista previa en vivo de la derecha se actualiza mientras escribe.

Qué puede configurar

Nombre de marca y logotipo. Un logotipo (JPG, PNG o WebP, hasta 2 MB) y un favicon (hasta 512 KB). No se aceptan archivos SVG.
Colores — cinco valores hexadecimales.
Tipografía — Inter, Poppins, Roboto, Montserrat, Open Sans, Lato, Nunito o Playfair Display.
CSS personalizado — hasta 5.000 caracteres, limpiados antes de guardarse.
Marca de la plataforma — un interruptor para ocultar la marca de EventMann.
Enlaces sociales — Facebook, Twitter / X, Instagram y un sitio web, que se muestran en su pie de página con marca.
HTML personalizado — un encabezado y un pie de hasta 2.000 caracteres cada uno, limpiados de scripts y marcado no seguro.
Restablecer valores predeterminados — elimina sus ajustes y los archivos subidos. No se puede deshacer.

Dónde se muestra

La marca se aplica a las páginas de sus eventos y al proceso de compra que sigue: el carrito, el pago, la página de pendiente y la confirmación. No cambia su página pública de organizador, el PDF de la entrada ni los correos. La marca de los correos sigue su nombre y su logotipo de organizador, y el remitente que defina en Desde qué dirección se envían sus correos.

Conviene saber

El CSS y el HTML personalizados se muestran a sus propios compradores, así que se sanean: los scripts y el marcado no seguro se eliminan en lugar de guardarse.
La vista previa necesita ajustes guardados. Guarde una vez antes.
En la vista previa en vivo, el pie dice «Con tecnología de EventMann» hasta que active Marca de la plataforma; entonces se quita la marca de EventMann y se muestra el nombre de su marca.

Solución de problemas

Nada cambió en la página en vivo — la Activación está desactivada. Actívela y guarde.
Mi CSS o mi HTML parece eliminado — el sanitizador quitó algo no seguro. Simplifique el marcado.
El logotipo no se acepta — use JPG, PNG o WebP de menos de 2 MB (512 KB para el favicon).

Véase también

5.10 Desde qué dirección se envían sus correos

Salvo que indique lo contrario, cada correo sobre sus eventos lo envía EventMann desde su propia dirección. Conecte su propio servidor de correo en Ajustes → SMTP y correo y sus asistentes recibirán los mensajes de usted. Mientras no lo haga, su panel muestra un aviso, “Los asistentes todavía ven EventMann como su remitente”, con un botón Configurar correo de envío que lleva a este artículo.

Abra Ajustes → SMTP y correo.
Lea el recuadro. Indica qué se envía a través de su servidor y qué no.
Elija un proveedor en Seleccionar proveedor: SMTP personalizado, Mailchimp, SendGrid, Mailgun, Postmark, Amazon SES o Brevo. Cada opción muestra una guía breve para ese proveedor.
Complete la conexión: servidor, puerto y cifrado para SMTP personalizado, Mailgun y Amazon SES; un nombre de usuario y una contraseña o una clave API, según lo que pida el proveedor.
Indique su Nombre del remitente y su Correo del remitente.
Haga clic en Enviar Correo de Prueba. Envía un mensaje real a su propia bandeja de entrada, para que sepa que la conexión funciona. Después haga clic en Guardar ajustes.

Qué se envía a través de él

Enviado en su nombre, una vez configurado: confirmaciones de reserva y entradas, recordatorios del evento, avisos de cambio de fecha o de cancelación, ofertas de lista de espera, facturas, encuestas, anuncios, recordatorios de carrito y campañas de marketing.
Siempre enviado por EventMann: verificación del correo electrónico, restablecimiento de contraseñas y alertas de seguridad. Se refieren a su cuenta de EventMann, no a su evento.
Si no configura nada: todo sigue funcionando desde la dirección de EventMann. Las respuestas llegan a EventMann en lugar de a usted, y su propio dominio no genera reputación de envío.

Proveedores habituales

Proveedor	Servidor	Puerto	Cifrado
Gmail	`smtp.gmail.com`	587	TLS
Outlook / Microsoft 365	`smtp.office365.com`	587	TLS
Brevo	`smtp-relay.brevo.com`	587	TLS
SendGrid	`smtp.sendgrid.net`	587	TLS
Mailgun	`smtp.mailgun.org`	587	TLS
Postmark	`smtp.postmarkapp.com`	587	TLS
Amazon SES	`email-smtp.[region].amazonaws.com`	587	TLS

Conviene saber

Use una dirección de remitente del mismo dominio que la cuenta con la que inicia sesión. Enviar desde su propio dominio a través de un proveedor no relacionado hace que las comprobaciones (SPF y DKIM) no coincidan, y los proveedores de correo envían los mensajes a la carpeta de spam.
Gmail y Microsoft 365 necesitan una contraseña específica de aplicación, no su contraseña habitual. Mailgun, Brevo y Amazon SES le dan un secreto SMTP aparte, que no es su clave de cuenta.
Para más de unos cientos de correos al día, un proveedor especializado entrega mucho más fiablemente que un buzón.
Si vuelve a guardar sin escribir una contraseña o una clave API, se conserva la que ya estaba guardada. No necesita volver a introducir un secreto para cambiar el nombre del remitente.
Si su proveedor empieza a rechazar el inicio de sesión, use Usar EventMann en su lugar al final de la página. El correo de los asistentes vuelve a salir de EventMann de inmediato, las entradas y las confirmaciones siguen funcionando y sus ajustes se conservan. Al guardar el formulario se vuelve a activar su servidor.
En la misma página están Ritmo de envío de campañas y Ritmo de envío de recordatorios. Consulte Envíos, progreso y bajas.

Solución de problemas

La prueba falla con un error de credenciales — para Gmail o Google Workspace use una contraseña de aplicación; con otro proveedor, use su secreto SMTP específico, no una clave API general.
La prueba menciona SMTP AUTH — en Microsoft 365 un administrador debe activar SMTP AUTH para ese buzón.
La prueba no puede conectar — revise el servidor y el puerto. Use 587 con TLS o 465 con SSL; el puerto 25 está bloqueado por la mayoría de los proveedores de nube.
Conecta, pero el cifrado parece incorrecto — haga que coincidan: TLS con 587, SSL con 465.

Véase también

5.11 Campañas de correo

Una campaña de correo es un correo de marketing que escribe una vez y envía a un grupo de sus clientes. Puede escribir campañas en dos lugares: Crecer → Marketing → Campañas (para toda la cuenta, solo el propietario) y Gestionar → Marketing → Campañas dentro de un evento (para los clientes de ese evento, también disponible para los miembros del equipo con el rol de Marketing). Ambas usan el mismo motor, así que las reglas de entrega de Envío, progreso y bajas se aplican a las dos.

Abra Crecer → Marketing → Campañas. Haga clic en + Nueva campaña para redactar una.
Use los filtros (Todas, Borrador, Programada, Enviada, Pausada) para acotar la lista.
La etiqueta de estado indica en qué punto está una campaña: Borrador, Programada, Enviando, Enviada, Pausada o Cancelada.
Haga clic en Ver para abrir una campaña, enviarla, editarla o consultar sus cifras.

Escribir una campaña para toda la cuenta

El formulario tiene tres pestañas: Público, Contenido y Programación.

Ponga un Nombre de la campaña. Solo lo ve usted.
Elija un Tipo: Anuncio, Recordatorio, Promocional o Seguimiento. El tipo es una etiqueta para sus registros; no cambia la forma en que se envía el correo.
Opcionalmente, elija un Evento relacionado. Varios segmentos lo necesitan (véase más abajo).
Elija el Segmento de audiencia.
Si eligió Por tipo de entrada, aparece un selector de Tipo de entrada con los tipos de entrada del evento relacionado. Elija primero el evento, o la lista quedará vacía.
Opcionalmente, Adjunte una encuesta. El selector solo aparece cuando uno de sus eventos tiene una encuesta activa; véase «Añadir un botón de encuesta» más abajo.

Los segmentos de audiencia

Todas las opciones siguientes deben tener una reserva confirmada con usted (un proceso de compra abandonado o sin pagar no convierte a nadie en cliente). Los compradores que pagaron sin cuenta se incluyen, porque EventMann conserva la dirección de correo que le dieron. Quien desactivó el correo de marketing se elimina de todos los segmentos.

Segmento	Quién lo recibe
Todos los usuarios	Todas las personas con una reserva confirmada en cualquiera de sus eventos, más sus miembros activos. A pesar del nombre, son sus clientes, no todos los usuarios de EventMann.
Asistentes al evento	Clientes con una reserva confirmada en el Evento relacionado. Sin evento relacionado, llega a todos los clientes con una reserva confirmada.
Por tipo de entrada	Clientes que tienen el tipo de entrada elegido en el evento relacionado. Si no se elige ningún tipo, no llega a nadie.
Asistentes anteriores	Clientes con una reserva confirmada en cualquiera de sus eventos distinto del evento relacionado — por ejemplo, personas que fueron al evento del año pasado pero no han reservado este.
Clientes que no se dieron de baja del marketing	Clientes con cuenta que no han desactivado el correo de marketing. Los compradores invitados quedan fuera porque nunca se suscribieron a nada.
Miembros	Personas con una membresía activa suya, hayan comprado o no una entrada. Los miembros siempre tienen cuenta.

Redactar el correo

Abra la pestaña Contenido.

Escriba el Asunto.
Escriba el mensaje en Contenido del correo (HTML). Es un campo HTML sencillo, no un editor visual: use etiquetas simples como <p>, <strong> y <a href=...>. Los scripts y otro marcado no seguro se eliminan antes de crear el correo.

EventMann envuelve su texto en su diseño de correo con marca y añade un enlace de baja al final. Usted no añade ninguno de los dos.

Enviar ahora o programar

Abra la pestaña Programación.

Deje Enviar el vacío para guardar un borrador que enviará a mano, o elija una fecha y hora futuras para programarlo.
Haga clic en Guardar.

Una campaña programada la recoge un proceso que se ejecuta cada minuto y se envía en cuanto ha pasado su hora. La hora que elige se lee en la zona horaria de la plataforma (Europe/Berlin por defecto), no necesariamente en la suya. Si sus horas de envío están limitadas (Envío, progreso y bajas), el envío espera a la siguiente apertura.

Enviar un borrador

Abra la campaña y haga clic en Enviar Ahora. EventMann primero le pide confirmación y le indica exactamente cuántas personas intentará alcanzar el envío.

Lea el número. Es el mismo recuento que usa el envío, después de quitar las bajas y las desuscripciones.
Haga clic en Confirmar. El envío empieza en segundo plano; el estado cambia a Enviando.

Un mensaje enviado no se puede retirar. Puede detener un envío en curso, pero el correo que ya se entregó al servidor de correo permanece enviado.

Después del envío: las cifras

La página de la campaña muestra cómo funcionó el correo.

Tasa de apertura — aperturas divididas entre destinatarios.
Tasa de clics — personas que hicieron clic en un enlace divididas entre destinatarios. Un clic también cuenta como apertura, porque muchas aplicaciones de correo bloquean la imagen de seguimiento.
Tasa de bajas — personas que usaron el enlace de baja, divididas entre destinatarios.
Destinatarios — a cuántas personas se entregó el correo.

Debajo de las cifras, el Registro de envíos enumera a cada destinatario: Correo electrónico, cuándo se envió, Abierto, Clic realizado y Desuscrito. Un guion significa que todavía no ha ocurrido.

Escribir una campaña para un solo evento

Dentro de un evento, Gestionar → Marketing → Campañas enumera solo las campañas de ese evento. Los miembros del equipo necesitan los permisos de campaña de su rol (ver, crear, editar, eliminar) para verla y usarla.

Abra Marketing → Campañas en la barra lateral del evento.
Haga clic en Crear campaña.
Filtre la lista por estado, o Edite un borrador.

Este formulario es una sola página: Nombre de la campaña, Tipo, Segmento de audiencia, Asunto, Contenido y Programación. La campaña siempre está vinculada a este evento; el evento no puede cambiarse desde el formulario. Las opciones de público son los propios asistentes del evento, todos sus asistentes (todas las personas que reservaron en cualquiera de sus eventos) o sus miembros activos.

Compruébelo antes: enviar una prueba

En la página de una campaña de evento, Enviar una prueba le envía una copia a usted para que la lea en una bandeja de entrada real. No se cuenta en la campaña y ningún cliente la recibe; el asunto empieza por [TEST]. Una prueba solo puede enviarse a su propia dirección o a alguien de su equipo, para que no se use para enviar correos a desconocidos. La página de campaña para toda la cuenta no tiene botón de prueba; redacte la campaña desde un evento si necesita una.

Añadir un botón de encuesta

Elija una encuesta en Adjuntar una encuesta y el correo tendrá un botón «Responder la encuesta». Los clics en él cuentan en las cifras de clics de la campaña. Solo pueden adjuntarse encuestas activas, y una campaña vinculada a un evento solo puede usar las encuestas de ese evento. Si desactiva la encuesta antes de que salga el correo, los correos que aún no se han enviado omiten el botón. Los invitados sin cuenta también pueden responder: el botón lleva un enlace personal creado para su reserva confirmada. Consulte NPS y encuestas.

Conviene saber

Una campaña solo puede enviarse una vez. Cuando su estado es Enviada o Cancelada, los botones de envío desaparecen y un segundo intento se rechaza con un mensaje. Para volver a escribir a las mismas personas, cree una campaña nueva.
Cambie o quite la hora de envío al editar. Poner una hora de envío a un borrador y guardar lo programa; borrar la hora de una campaña programada la convierte de nuevo en borrador que envía a mano.
Las campañas programadas y pausadas también pueden enviarse antes. El botón entonces dice Reanudar envío.
El asunto y el texto se revisan en busca de términos bloqueados al guardar.
Una campaña es un solo correo, enviado una vez a su público. Para hacer un seguimiento, cree una campaña nueva.

Solución de problemas

El cuadro de confirmación dice 0 personas — el segmento está vacío para el evento que eligió (por ejemplo, Por tipo de entrada sin tipo de entrada, o Asistentes anteriores cuando nadie más reservó). Vuelva atrás y ajuste el público.
La campaña no se guarda — el asunto o el texto contiene un término bloqueado. Revíselo, cámbielo y guarde de nuevo.
Falta Enviar Ahora — la campaña ya fue enviada o cancelada. Copie el texto en una campaña nueva.
Un cliente dice que nunca lo recibió — búsquelo en el Registro de envíos. Un destinatario que había desactivado el correo de marketing, o que antes se había dado de baja, no aparece en la lista.

Véase también

5.12 Envío, progreso y bajas

Enviar una campaña es deliberadamente cuidadoso: se ejecuta en segundo plano en lotes pequeños, le muestra hasta dónde ha llegado, puede detenerse y reanudarse, respeta las horas que usted permite y omite a las personas que pidieron no recibir correos. Este artículo explica cada parte. La verá en la página de una campaña después de pulsar Enviar Ahora.

Seguir un envío: el panel de progreso

En la página de una campaña de un evento (Manage → Marketing → Campañas), el panel Progreso del envío se actualiza solo cada pocos segundos mientras la campaña está Enviándose o Programada.

El cuadro Enviar una prueba le permite enviarse una copia en cualquier momento.
El panel Progreso del envío muestra una barra y tres cifras.
Detener envío interrumpe el envío (véase más abajo).
Pagos pendientes son todas las personas que el envío pretendía alcanzar y que todavía no han recibido el correo.
Fallido cuenta los mensajes que no pudieron entregarse ni siquiera después de todos los reintentos.

La primera cifra, Enviado, es el número de mensajes entregados al servidor de correo. Eso no garantiza que el mensaje haya llegado a una bandeja de entrada. Un mensaje solo cuenta como fallido cuando se agota todo su calendario de reintentos (hasta seis horas), así que un fallo breve de su proveedor de correo no aparece como error. Cuando una campaña termina, los pendientes bajan a cero.

Elija cuándo pueden salir las campañas

Usted decide las horas y el ritmo en Ajustes → SMTP y correo, en la tarjeta Ritmo de envío de campañas.

Enviar desde y Enviar hasta — las horas en las que puede salir correo de campañas, en la zona horaria de su cuenta (la tarjeta la indica; puede cambiarla en Cuenta). Indique ambas o ninguna. La ventana puede cruzar la medianoche, por ejemplo de 20:00 a 06:00.
Correos por hora — un límite de cuántos correos de campaña salen en una hora. Un ritmo más lento y constante suele ser mejor aceptado por los proveedores de correo que una ráfaga grande. Déjelo vacío para no tener límite propio.
Medir aperturas y clics — desactívelo para enviar sin ninguna medición por persona. Las aperturas y los clics se quedarán entonces en cero, y el correo no incluirá la imagen de seguimiento ni el aviso.
Pulse Guardar.

Estos son sus propios frenos, no una promesa sobre la entrega. EventMann protege además su dirección de envío con un presupuesto de toda la plataforma que nada de lo que aquí se indica puede aumentar. Las horas y el límite se aplican solo al correo de marketing: las entradas, las confirmaciones de reserva, los restablecimientos de contraseña y cualquier otra cosa que sus asistentes esperan se envían de inmediato. Las horas de envío también se aplican a sus seguimientos Después del evento.

Cuando no se mueve nada: una campaña retenida

Si pulsa Enviar fuera de sus horas de envío, la campaña no se envía a las 3 de la madrugada. Vuelve a Programada con la siguiente apertura como hora, y el panel le indica el motivo.

La línea Esperando a tu ventana de envío indica sus horas. Todavía puede pulsar Detener envío. Un envío que ya está en marcha también se detiene a la hora de cierre y continúa en la siguiente apertura, por largo que sea el proceso.

Detener un envío y reanudarlo

Si detecta un error mientras un envío está en marcha, pulse Detener envío.

Lea la advertencia: no saldrá ningún correo más, y los mensajes ya enviados no pueden retirarse.
Pulse Confirmar.

El correo se detiene en un mensaje aproximadamente. La campaña queda guardada como En pausa. Si no hay ningún envío en marcha, EventMann se lo indica en lugar de fingir que ha detenido algo.

Una campaña en pausa muestra una insignia En pausa y un botón Reanudar envío. Al reanudar se continúa con las personas que el envío detenido no había alcanzado; nadie que ya recibió el correo lo recibe dos veces. Un envío que termina con lotes fallidos también queda en pausa, así que reanudarlo lo completa. El mismo botón desbloquea una campaña que se queda en Enviándose tras un reinicio del servidor.

Quién se omite y por qué

Las personas que desactivaron el correo de marketing en su cuenta de EventMann se eliminan de la audiencia antes de que confirme, y se comprueban de nuevo en cada mensaje, de modo que una baja que llegue durante el envío se respeta.
El enlace de baja incluido en cada campaña funciona con un solo clic. Para alguien con cuenta, desactiva el correo de marketing de toda su cuenta de EventMann. Para un comprador invitado, añade su dirección a una lista que bloquea solo sus campañas. En ambos casos, la persona sigue pudiendo recibir sus entradas y confirmaciones.
Las direcciones que ya no existen (una respuesta clara de “el buzón no existe”) se bloquean en todas las campañas. Los rechazos por política y los buzones llenos no se tratan así, porque no dicen nada sobre la dirección en sí.
Cada baja se cuenta en la campaña (Tasa de bajas) y se marca en su Registro de envíos.

Conviene saber

Todo el envío se divide en lotes de 100 destinatarios, así que una lista larga tarda minutos u horas según sus ajustes de ritmo.
Su propio servidor de correo se usa para las campañas cuando lo ha conectado (Desde dónde se envían tus correos); si no, las campañas salen del remitente de EventMann.
La página de campañas de todo el organizador no tiene panel de progreso en vivo; muestra los totales y el Registro de envíos. Abra la misma campaña desde el evento si quiere seguirla en directo.

Solución de problemas

La campaña lleva horas en Enviándose sin que avance nada — compruebe si sus horas de envío están cerradas o si su límite por hora es bajo. El panel explica una espera deliberada. Si ninguna de las dos cosas aplica, pulse Reanudar envío; continúa donde se quedó sin duplicar a nadie.
Fallido no es cero — pase el cursor sobre la cruz roja del Registro de envíos para ver el motivo, normalmente un buzón que no existe o que está lleno. Esas direcciones no se reintentarán.
Los pendientes muestran 0 pero el estado es En pausa — los pendientes solo se cuentan mientras un envío está en marcha. Reanude para llegar a las personas que faltan.
Las aperturas parecen demasiado bajas — muchas aplicaciones de correo ocultan la imagen de seguimiento hasta que el lector lo permite. Los clics son la señal más fiable.

Véase también

5.13 Público

Público (Crecer → Público) es una lista de solo lectura de todas las personas que han reservado uno de sus eventos: una fila por dirección de correo, con los eventos a los que asistieron, las entradas, lo que gastaron y cuándo reservaron por última vez. Se construye a partir de sus reservas. Nada en esta página envía nada.

Abra Crecer → Público.
Reconstruir recalcula la lista a partir de sus reservas en este momento. Es seguro pulsarlo dos veces.
Los tres contadores muestran Contactos (personas en la lista), Recurrentes (personas que vinieron a más de un evento) y Contactables.
La nota le recuerda que la página es de solo lectura.
La columna Base es la base legal registrada para el correo de marketing a esa persona: Consentimiento con la fecha en que lo dio, Desuscrito, o Ninguno.
Borrar elimina a una persona a petición suya.

Qué hay en la lista

Personas con un pedido confirmado o aprobado en cualquiera de sus eventos. Un proceso de compra abandonado, o un pedido cancelado o reembolsado, no añade a nadie.
Solo el comprador de un pedido. Los nombres impresos en entradas individuales no se añaden, porque a menudo son niños.
Una dirección de correo equivale a un contacto. Una familia que reserva con una sola dirección aparece como una fila, así que las cifras de entradas y gasto son por hogar, no por persona.
Busque por nombre, correo o ciudad con el cuadro encima de la tabla. La lista se ordena por la reserva más reciente y muestra 50 por página.

Cómo se mantiene actualizada

La primera vez que abre la página con una lista vacía y reservas detrás, la lista se construye por usted. Después, EventMann la reconstruye cada noche hacia las 04:10. Puede pulsar Reconstruir en cualquier momento para ver de inmediato las reservas de hoy.

Borrar a una persona

Si alguien le pide que elimine sus datos, haga clic en Borrar junto a su nombre y confirme. Su nombre, teléfono, ciudad, país e idioma se eliminan de forma definitiva, y una reconstrucción no la devolverá; solo se conserva la dirección que marca la fila como borrada, para que la misma persona no vuelva a crearse. Borrar un contacto no elimina sus reservas ni sus entradas.

De dónde viene el consentimiento

Cada proceso de compra para sus eventos, de pago o gratuito, como invitado o con sesión iniciada, muestra al comprador una casilla sin marcar: « Quiero recibir información sobre futuros eventos de el nombre de su organizador por correo electrónico. Puedo darme de baja en cualquier momento. ». El nombre es el de su empresa en Configuración → Perfil, o su propio nombre si no ha puesto ninguno. La casilla es opcional y nunca viene marcada de antemano, de modo que un comprador siempre puede pedir sin ella.

Cuando el comprador la marca, la fecha queda registrada en ese pedido. La siguiente reconstrucción lo muestra como Consentimiento en la columna Base con la fecha de su consentimiento más reciente, y lo cuenta en Contactables.
Un pedido posterior sin la casilla marcada no quita nada; el consentimiento se retira dándose de baja.
Una persona aparece como Desuscrito, y no es contactable, cuando usó el enlace de baja en una de sus campañas o correos posteriores al evento, o cuando su cuenta tiene desactivado el correo de marketing. Eso prevalece sobre cualquier casilla que haya marcado.
Comprar una entrada por sí sola no es consentimiento. Los compradores que nunca marcaron la casilla aparecen como Ninguno, y también todas las personas cuyos pedidos se hicieron antes de que existiera la casilla — nadie queda consentido de forma retroactiva.
Un buzón que rebotó no cuenta como baja; esa persona puede seguir apareciendo como Consentimiento.

El Público no es su lista de campañas

Esta página y sus campañas de correo son independientes. Una campaña elige a sus destinatarios directamente de sus reservas y membresías en el momento del envío (Campañas de correo), y excluye a quienes desactivaron el correo de marketing o se dieron de baja. No mira la columna Base: Contactables le dice cuántas personas han dado su consentimiento, pero no limita a quién llega una campaña.

Conviene saber

Solo el titular de la cuenta ve esta página.
No use esta lista como lista de correo fuera de EventMann. Una reserva no es consentimiento para marketing; solo Consentimiento lo registra, y una campaña enviada a través de EventMann respeta la baja de cada persona.

Solución de problemas

La lista está vacía — todavía no tiene reservas confirmadas. Pulse Reconstruir después de su primer pedido.
Falta un comprador reciente — la lista se actualiza por la noche. Pulse Reconstruir.
Contactables es más bajo de lo que esperaba — solo cuentan los compradores que marcaron la casilla «Quiero recibir información» en el proceso de compra, menos quienes se dieron de baja. El nuevo consentimiento de un comprador aparece tras la reconstrucción nocturna o cuando pulsa Reconstruir.
Recurrentes muestra una cifra pequeña — recurrente significa más de un evento con usted, comparado por la dirección de correo del comprador.

Véase también

5.14 Páginas de destino

Una página de destino es una página web independiente y sencilla para un solo evento, publicada en /lp/su-pagina en EventMann. Úsela cuando quiera una página propia para poner en un cartel, en un grupo de WhatsApp o en un anuncio: un titular, unas cuantas secciones de texto y un botón Comprar entradas que lleva al evento. Las encontrará en Crecer → Marketing → Páginas de destino.

Haga clic en + Nueva página de destino para empezar una.
La columna Slug es el final de la dirección de la página (/lp/gala-diwali-2026).
La columna Visitas cuenta cuántas veces se ha abierto la página publicada.
Ver en directo abre la página publicada en una pestaña nueva. Solo aparece en las páginas publicadas.

Construir una página

Haga clic en Editar junto a una página (o cree una nueva). El editor tiene dos partes: Configuración de la Página y Secciones.

Escriba un Título. Se convierte en el título de la pestaña del navegador y, en una página nueva, en el inicio de la dirección.
Elija el Evento que vende la página. Con un evento, la página tiene una barra superior con el nombre del evento y un botón Comprar entradas, y su titular va seguido de la fecha y la ciudad.
Marque Publicar Página cuando esté lista. Hasta entonces, la página es un borrador que solo usted puede abrir con Vista previa.
En Secciones, construya la página de arriba abajo. Haga clic en + Añadir sección, elija un tipo, añada un encabezado y texto, y use × para quitar una sección.
Haga clic en Guardar.

Tipos de sección

Tipo	Qué escribe	Cómo se ve
Cabecera	Un encabezado y un texto breve	Un anuncio grande y centrado.
Texto	Un encabezado y párrafos	Texto sencillo; se mantienen sus saltos de línea.
Ponentes	Uno por línea: `Nombre — Cargo`	Una tarjeta para cada persona.
Programa	Uno por línea: `Hora — Qué`	Un horario con las horas a la izquierda.
Preguntas frecuentes	Uno por línea: `Pregunta \| Respuesta`	Preguntas que se despliegan para mostrar la respuesta.
Llamada a la acción	Un encabezado y un texto breve	Un recuadro destacado con un botón Comprar entradas (cuando hay un evento elegido).

Conviene saber

La dirección se crea una sola vez, a partir del título más unos caracteres aleatorios para que sea única. No se puede cambiar después, así que decida el título antes de imprimir el enlace.
Las páginas solo contienen texto: no hay subida de imágenes ni ajuste de color o tema.
EventMann no muestra las páginas de destino en ningún lugar del sitio. Una página solo se encuentra a través del enlace que usted comparte.
Desmarcar Publicar Página la retira de inmediato; el enlace muestra entonces una página de no encontrado.
La página del evento sigue siendo el lugar donde se venden las entradas. La página de destino solo lleva a ella.

Solución de problemas

El enlace muestra “no encontrado” — la página no está publicada. Marque Publicar Página y guarde.
No hay botón Comprar entradas — no hay ningún evento elegido. Elija uno en Configuración de la Página.
Una sección de lista no se ve bien — cada línea debe seguir el formato que se muestra bajo la sección: Hora — Qué, Nombre — Cargo o Pregunta | Respuesta.
Las visitas parecen muchas — cuenta cada carga de la página publicada, incluidas sus propias visitas al enlace en directo. La vista previa no cuenta.

Véase también

5.15 Notificaciones push

Una notificación push es un mensaje breve que aparece en el teléfono o el ordenador de un cliente, incluso cuando EventMann está cerrado. Úsela para noticias urgentes: se abren las puertas, se acaban las últimas entradas, cambia el lugar. La encontrará en Crecer → Marketing → Notificaciones push.

El Número de suscriptores es la cantidad de dispositivos a los que puede llegar. Haga clic en Ver suscriptores junto a él para ver a quién pertenecen.
Elija la Audiencia objetivo.
Escriba un título y un mensaje, y haga clic en Crear Borrador. Todavía no se envía nada.
En el historial de abajo, haga clic en Enviar Ahora en un borrador para enviarlo. EventMann le pide confirmación e indica el número de dispositivos.

Quién puede recibir una notificación push

Solo las personas que le compraron a usted. EventMann no le da suscriptores de toda la plataforma.
Cada persona elige recibir push en su propio dispositivo: en la configuración de notificaciones de su cuenta de EventMann pulsa Activar en este dispositivo y permite que el navegador muestre notificaciones. Una persona puede tener varios dispositivos; el recuento muestra dispositivos y la lista de suscriptores muestra personas.
La persona puede desactivar el push de marketing. Quienes lo hicieron se omiten.

El enlace Ver suscriptores abre la lista de personas detrás de ese recuento.

Cada fila es una persona. Dispositivos es cuántos de sus dispositivos recibirán su notificación, y Suscrito el es cuándo activó el push.

Los ajustes en detalle

Audiencia objetivo — Asistentes confirmados: clientes con una reserva confirmada en cualquiera de sus eventos.
Audiencia objetivo — Todos los que han reservado: cualquier persona que alguna vez inició una reserva con usted, incluidos los pedidos cancelados después o nunca pagados.
Título y Mensaje son obligatorios; manténgalos breves, porque los teléfonos cortan los textos largos.
URL de acción es opcional: la dirección que se abre cuando la persona toca la notificación, por ejemplo la página de su evento.

Estados

Borrador — guardada, no enviada. Puede enviarla o eliminarla.
Enviado — entregada a al menos un dispositivo. La columna Entregado muestra cuántos dispositivos.
Fallido — no llegó a nadie. Se vuelve a ofrecer Enviar Ahora para reintentarlo, o puede eliminarla.

Conviene saber

Una notificación enviada no se puede volver a enviar ni retirar. Enviar Ahora solo se ofrece en borradores y en las fallidas.
El envío se ejecuta en segundo plano, en lotes de 100 dispositivos.
Esta página no tiene programación ni público por evento: envía cuando pulsa Enviar Ahora, al público que eligió en todos sus eventos.
Entregado cuenta los dispositivos que aceptó el servicio push. No indica si la persona la ha visto.

Solución de problemas

El número de suscriptores es 0 — nadie que le haya comprado ha activado todavía el push en un dispositivo. Pida a las personas que lo activen en los ajustes de notificaciones de EventMann.
Un borrador muestra Enviado pero Entregado es 0 — la audiencia no contenía a nadie al que llegar en ese momento. No se envió nada.
Estado Fallido — todos los dispositivos lo rechazaron o el servicio push no estaba disponible. Inténtelo más tarde con Enviar Ahora.

Véase también

5.16 Su página pública de organizador y sus seguidores

Cada organizador tiene una página pública que enumera sus próximos eventos, una breve presentación y enlaces. La gente la encuentra desde las páginas de sus eventos, desde el directorio de organizadores y desde su enlace corto propio. Lo que dice se edita en Ajustes → Perfil público.

El contador de seguidores muestra cuántas personas le siguen.
La insignia Pagos verificados aparece cuando ha terminado Stripe Connect y puede recibir pagos. No la puede establecer a mano.
La línea de eventos organizados cuenta sus eventos públicos en vivo y terminados. Los borradores nunca se cuentan.

Debajo de la presentación, la página muestra sus Próximos eventos (públicos, en vivo y que aún no han terminado, nueve por página) y después hasta seis Eventos pasados, para que el visitante vea que sus eventos realmente se celebran. Si vende membresías y puede cobrar pagos, sus planes también aparecen. Los eventos privados o no listados nunca aparecen en esta página.

Editar su perfil público

Abra Ajustes → Perfil público.
Indique el Nombre de la Empresa / Organizador. Es el nombre que ven los compradores en las entradas, las facturas y su página pública. Sin él, se muestra el nombre de su cuenta personal.
Elija una URL de la página pública (su identificador): de 3 a 50 letras, cifras y guiones, sin empezar ni terminar con un guion. Su página será entonces eventmann.com/su-identificador. Un identificador ya usado, o una palabra reservada, se rechaza.
Escriba un breve Lema (hasta 160 caracteres).
Escriba su Biografía / Acerca de (texto con formato, hasta 5.000 caracteres).
Añada su sitio web y sus direcciones de Facebook, X o Instagram, y suba un Logotipo / Avatar (JPG, PNG o WebP, de hasta 2 MB; puede recortarlo al subirlo).
Haga clic en Guardar Perfil.

Seguidores

Las personas que han iniciado sesión ven un botón Seguir en su página (y en sus eventos). Seguir requiere un solo clic y se puede deshacer con Siguiendo.

Qué hace exactamente seguir:

Añade a la persona al contador público de seguidores.
Le añade a usted a la lista Siguiendo de la cuenta de asistente de esa persona.
No le envía correos ni notificaciones sobre sus eventos, y EventMann no le muestra una lista de sus seguidores. Para llegar a las personas, use las campañas de correo a sus clientes, o comparta el enlace de su página.
No puede seguirse a sí mismo.

Conviene saber

Su dirección de página /organizers/<número> siempre funciona, con o sin identificador. El identificador es la alternativa más amigable.
Con marca blanca activada, su propia marca se aplica a las páginas de sus eventos y al proceso de reserva; la página de organizador es el perfil estándar de EventMann.
Su correo personal nunca se muestra en sus páginas públicas. Quienes quieran preguntarle algo usan el formulario de contacto de las páginas de sus eventos, y usted responde desde Consultas.

Solución de problemas

Mi identificador se rechaza — ya está en uso, es una palabra reservada, o tiene caracteres distintos de letras, cifras y guiones.
Falta la insignia — termine Stripe Connect en Dinero → Stripe Connect.
Un evento no aparece — solo aparecen los eventos en vivo, públicos y próximos. Compruebe su estado y su visibilidad en Información del evento.
El contador de seguidores bajó — alguien pulsó Siguiendo para dejar de seguirle.

Véase también

Capítulo 6

Dinero y pagos

6.1 Resumen financiero

El Resumen financiero es la página de dinero de toda su organización: ventas, reembolsos, comisiones y costes de Stripe en todos los eventos que organiza. Ábrala desde Dinero → Finanzas en la barra lateral. Las demás páginas de dinero están en la franja de pestañas de la parte superior — Vista general, Pagos, Tipos impositivos, Repartos de ingresos y Exportaciones — mientras que Facturas, Gastos y Stripe Connect son filas propias dentro de Dinero. Solo la cuenta de organizador (y los administradores de la plataforma) puede abrir estas páginas; los miembros del equipo ven una versión por evento, descrita en Lo que puede ver un miembro del equipo financiero.

Qué puede hacer aquí

Ver lo que ha vendido, lo que se ha reembolsado, lo que se ha quedado EventMann y lo que ha cobrado Stripe, en cinco tarjetas.
Comparar todos los eventos lado a lado en la tabla de Conciliación.
Ver los gráficos mensuales de ingresos y de tasa de reembolso.
Descargar la conciliación en CSV o Excel.

Lea las tarjetas

Use la franja de pestañas para moverse entre las páginas de dinero. Los pagos con tarjeta los abona Stripe, así que busque en Pagos lo que ha llegado a su banco.
Ingresos totales — lo que los compradores pagaron en pedidos confirmados y reembolsados, menos el dinero devuelto.
Tarifas de la plataforma — la comisión (y cualquier tasa de servicio) que se quedó EventMann. Cuando un pedido se reembolsa, se devuelve la comisión correspondiente, así que una venta reembolsada no suma nada aquí.
Comisión de Stripe — lo que Stripe cobró a su propia cuenta de Stripe por procesar estos pagos, según lo informó Stripe.
Ingresos netos — Ingresos totales menos Tarifas de la plataforma menos la Comisión de Stripe. Esto es lo que le queda a usted.
Pago pendiente — el total de los pagos que EventMann registró para usted y que no ha marcado como pagados. No es su saldo de Stripe: los pagos de Stripe aparecen en Pagos, y EventMann no registra ningún pago propio por las ventas con tarjeta, así que esta tarjeta suele marcar €0.
Pulse CSV (o Excel junto a él) para descargar la conciliación por evento que aparece más abajo en la página.

Debajo de las tarjetas, una segunda fila muestra Valor Medio del Pedido, Tasa de reembolso y Pagos completados. Después vienen el gráfico Ingresos mensuales (ingresos según el mes en que se pagó un pedido, para los últimos doce meses), el gráfico de Tasa de reembolso (la proporción de pedidos pagados que se reembolsaron, total o parcialmente) y, cuando EventMann haya registrado pagos para usted, un gráfico de Estado del pago.

La tabla de conciliación

Bruto es todo lo que los compradores pagaron por ese evento.
Reembolsos es lo que usted devolvió, incluidos los reembolsos parciales.
Tarifas de la plataforma es la comisión que EventMann se quedó después de los reembolsos.
Neto es Bruto menos Reembolsos menos Tarifas de la plataforma menos la Comisión de Stripe. Cada fila se suma de la misma manera, así que la tabla se puede cotejar con sus cuentas.

El último panel, Actividad reciente, enumera sus diez pedidos confirmados más recientes, del más nuevo al más antiguo, con la referencia del pedido, el evento, el importe, la tarifa de la plataforma, la comisión de Stripe, el neto y la fecha. Un pedido gratuito no tiene fecha de pago, así que se sitúa por el día en que se reservó. Un guion en la columna de comisión de Stripe significa que Stripe todavía no ha informado de la comisión de ese pedido, o que el pedido no se pagó con tarjeta.

Conviene saber

No se cuentan los pedidos que nunca se pagaron, ni los cancelados antes del pago. Un pedido reembolsado parcialmente sigue confirmado, y su reembolso se resta de los totales, así que no hace falta ajustar nada a mano.
Si vende en más de una moneda, las tarjetas suman los importes tal cual en la moneda de su cuenta. Trate los totales de varias monedas como una guía aproximada.
Solo son ventas de entradas. El dinero que registra a mano (costes de local, patrocinio) está en Gastos, y la cuenta de pérdidas y ganancias de cada evento está en Ingresos y gastos del evento.
Las reglas que hay detrás de las comisiones están en Comprender comisiones y precios.

Solución de problemas

Todo marca cero aunque tengo ventas. Es probable que sus pedidos sigan pendientes (a la espera de pago o de aprobación), o que el evento sea gratuito. Compruebe Pedidos del evento.
El Pago pendiente es €0 pero Stripe me va a pagar. Esa tarjeta solo cuenta los pagos que EventMann registró. Abra Pagos para ver lo que Stripe ha enviado o programado.
Las filas de Actividad reciente no cuadran con las tarjetas. Las filas muestran cada pedido tal como se pagó; las tarjetas restan los reembolsos y devuelven la comisión de los pedidos reembolsados. La tabla de conciliación y los ingresos de cada evento usan las mismas cifras que las tarjetas.

Véase también

6.2 Configurar Stripe Connect

Stripe Connect es la vía por la que el dinero de las entradas llega a usted. Conecta su propia cuenta de Stripe, los compradores pagan en ella y Stripe paga a su banco. Lo necesita para las entradas de pago y las membresías; las organizaciones que solo celebran eventos gratuitos pueden omitirlo. Ábralo desde Dinero → Stripe Connect en la barra lateral.

Por qué funciona así

Cada pago es un cargo directo en su propia cuenta de Stripe. Usted es el vendedor en el extracto del comprador, Stripe factura su comisión de procesamiento a usted, y los reembolsos y contracargos salen de su saldo de Stripe.
EventMann cobra solo su comisión, que Stripe recauda en el momento del cargo como comisión de aplicación. EventMann nunca retiene el dinero de sus entradas y no puede retrasar, programar ni liberar sus pagos — véase Pagos.
Stripe recoge y comprueba su identidad y sus documentos de empresa. EventMann nunca los ve y nunca almacena números de tarjeta.

Cómo conectar

Abra Dinero → Stripe Connect.
Elija el país en el que su empresa está registrada legalmente. Stripe lo fija al crear la cuenta, así que elíjalo con cuidado.
Haga clic en Conectar con Stripe. EventMann crea una cuenta de Stripe para usted y le envía a las propias páginas de alta de Stripe.
En las páginas de Stripe, indique el tipo de su empresa, el nombre legal y la dirección, los datos fiscales y la cuenta bancaria a la que se realizarán los pagos. Stripe puede pedirle un documento de identidad.
Al terminar vuelve a EventMann. Si Stripe todavía necesita algo, la página dice Alta incompleta y enumera lo que falta.

Leer la página de su cuenta

La insignia Activo y el número de su cuenta de Stripe indican que la cuenta puede aceptar pagos. Hasta entonces verá Alta incompleta con una lista bajo «Necesario antes de poder aceptar cargos», y un botón Continuar la configuración de Stripe que retoma donde lo dejó.
Abrir el panel de Stripe le lleva a su propio panel de Stripe. Ahí es donde están su saldo, cada pago, el calendario de pagos y las disputas.
Las cuatro tarjetas — Cobros activados, Transferencias activadas, Datos enviados y Pagos con tarjeta — deberían estar todas en verde. Pagos con tarjeta es lo que permite a EventMann cobrar en su cuenta.
Lo que Stripe le cobra por venta enumera la tarifa de Stripe para cada método de pago que acepta su cuenta. Las tarifas dependen del método y del país, así que son estimaciones; una fila marcada como medida se ajustó a partir de cargos que Stripe realmente hizo sobre sus ventas.
Desconectar la cuenta de Stripe elimina el vínculo tras una confirmación (véase más abajo).

Conviene saber

Los eventos de pago necesitan una cuenta activa. Un evento de pago no puede pasar a Publicado (ni programarse) hasta que la cuenta pueda aceptar cargos, y el proceso de compra rechaza el pago con tarjeta en caso contrario. Las entradas gratuitas no necesitan Stripe.
Desconectar pausa sus eventos de pago publicados, para que dejen de anunciar un proceso de compra que fallaría. Recibe un correo de inmediato con la hora y la dirección IP. Volver a conectar reanuda su cuenta de Stripe existente siempre que Stripe lo permita.
Si un aviso indica que su cuenta se configuró con un modelo de comisiones anterior, o que le falta la capacidad de pagos con tarjeta, use su botón Volver a conectar Stripe. El pago con tarjeta en el proceso de compra seguirá desactivado hasta que lo haga; su cuenta de Stripe antigua sigue siendo suya.
Si Stripe ha pausado los pagos a su banco, un aviso lo indica. La venta continúa y el dinero permanece en su saldo de Stripe — resuelva los requisitos pendientes en su panel de Stripe (Resolver en Stripe los abre).
Las páginas de evento muestran el mismo estado en Proceso de compra → Pagos; el enlace Gestionar de allí le trae de vuelta aquí.

Solución de problemas

«Alta incompleta» no desaparece. Haga clic de nuevo en Continuar la configuración de Stripe. Los enlaces de Stripe caducan rápido, y este botón solicita uno nuevo.
La verificación parece bloqueada. Stripe le avisa directamente por correo sobre documentos ilegibles o que no coinciden; EventMann no los ve.
No puedo publicar un evento de pago. La comprobación de publicación indica el motivo; normalmente la cuenta todavía no está activa o se desconectó.
La página ofrece «Conecte su cuenta de Stripe» pero ya conecté antes. La cuenta se desconectó. Pulse Conectar con Stripe de nuevo.

Véase también

6.3 Comisiones y precios explicados

En un pedido de pago pueden añadirse tres cosas sobre el precio de la entrada: la comisión de la plataforma EventMann, una comisión de servicio opcional, e impuestos. Por separado, Stripe le cobra su propia comisión de procesamiento. Este artículo explica de dónde sale cada una, quién la paga y cómo configurarla para un evento. Los ajustes del evento están en la pestaña Proceso de compra → Pagos del evento.

Configurarlo para un evento

Abra su evento y vaya a Proceso de compra → Pagos.
Active o desactive Absorber comisiones de reserva.
Introduzca el Tipo de impuesto (%) y la Etiqueta del impuesto que verán los compradores, por ejemplo IVA.
Haga clic en Guardar cambios.
La tarjeta Stripe Connect muestra si su cuenta puede aceptar pagos y enlaza con la página de ingresos del evento.

Comisión de la plataforma

La fija su plan de precios como un porcentaje del subtotal de entradas — el precio de la entrada después de cualquier código de descuento o precio de paquete, antes de impuestos. Algunos planes fijan además un mínimo y un máximo por entrada, y un plan puede empezar a cobrar solo desde una fecha determinada.
Los pedidos gratuitos nunca llevan comisión, y un reembolso devuelve la comisión sobre la parte reembolsada.
Su tarifa figura en Ajustes → Facturación, bajo Tu Plan.

Absorber comisiones de reserva

Activado (por defecto) — el comprador paga exactamente el precio de su entrada más los impuestos. La comisión se descuenta de lo que le llega a usted, y no aparece ninguna línea de comisión en el proceso de compra.
Desactivado — la comisión (y una comisión de servicio, si su plan la tiene) se añade sobre el precio de la entrada como líneas separadas en el proceso de compra. Entonces usted se queda con el precio completo de la entrada.

Comisión de servicio

Un plan puede incluir una comisión de servicio formada por un porcentaje más un importe fijo por entrada. Se cobra al comprador solo cuando Absorber comisiones de reserva está desactivado, y se queda EventMann. Si su plan no tiene ninguna, no se añade nada.

La comisión de procesamiento de Stripe

Stripe cobra su comisión a su cuenta de Stripe en cada pago, porque usted es el vendedor. Depende del método de pago y del país, así que usted no la configura — pero sí puede verla: Dinero → Stripe Connect enumera la tarifa de Stripe por método, y el Resumen financiero y la página de ingresos de cada evento muestran el importe realmente cobrado.

Ejemplo práctico (tarifas ilustrativas)

Una entrada de €40,00, una comisión de plataforma del 1% (€0,40) y una comisión de Stripe por tarjeta del 1,5% + €0,25. Compruebe sus propias tarifas antes de fiarse de estas cifras.

Absorber comisiones de reserva	El comprador paga	Comisión de la plataforma	Comisión de Stripe	Usted recibe
Activado	€40,00	€0,40	€0,85	€38,75
Desactivado	€40,40	€0,40	€0,86	€39,14

Con el interruptor desactivado el comprador paga la comisión, pero la comisión de Stripe se calcula sobre el importe mayor cobrado, así que sigue descontándose de su lado.

Impuestos

El impuesto se calcula sobre el subtotal de entradas con descuento y se añade encima como línea propia. EventMann no ofrece precios de entradas con impuestos incluidos.
Si tiene tipos impositivos configurados, se usa el tipo que coincide con el país de facturación del comprador, y se muestra con su nombre y su porcentaje («IVA 19%»). Si no, el proceso de compra recurre al Tipo de impuesto y a la Etiqueta del impuesto de esta pestaña.

Conviene saber

Los eventos gratuitos no llevan comisión, comisión de servicio ni comisión de Stripe.
Un código de descuento o un paquete reduce primero el subtotal; la comisión y el impuesto se calculan sobre el importe reducido.
Los reembolsos siguen las condiciones de cancelación del evento; el enlace bajo los campos de impuestos le lleva a ellas.

Solución de problemas

Los compradores preguntan por una comisión extra en el proceso de compra. Absorber comisiones de reserva está desactivado en ese evento. Actívelo y la línea de comisión desaparece (la comisión sigue aplicándose, pero de su lado).
Mi neto no es el precio de la entrada menos la comisión. La comisión de procesamiento de Stripe también se descuenta. Tiene su propia columna en el Resumen financiero y su propia tarjeta en la página de ingresos del evento.
No aparece ningún impuesto en un pedido. Ningún tipo impositivo coincidió con el país del comprador, no hay ninguno por defecto, y el Tipo de impuesto del evento es 0.

Véase también

6.4 Gastos

Use Dinero → Gastos (la página se titula Gastos e ingresos) como un libro de movimientos de dinero que entra y sale y que no es una venta de entradas: depósitos de local, impresión, equipamiento, patrocinios que le han pagado, donativos. Es su propia contabilidad; los asistentes nunca la ven. Para la cuenta de resultados de un evento, use la página propia del evento — véase Ingresos y gastos del evento.

Qué puede hacer aquí

Registrar ingresos y gastos, opcionalmente vinculados a un evento, con una referencia, notas y un justificante.
Ver los totales de ingresos, gastos y saldo neto, mostrados por separado para cada moneda que use.
Filtrar la lista a Todas las entradas, Ingreso o Gastos.

Cómo añadir una entrada

Haga clic en Añadir ingreso o en Añadir gasto. El tipo de entrada ya está elegido, y puede cambiarlo en el formulario.
Indique un título, una categoría, la fecha, el importe y la moneda.
Opcionalmente, elija el evento al que pertenece, añada una descripción, su propia referencia (un número de factura o de recibo) y notas, y adjunte un justificante.
Guarde. La entrada aparece al principio de la lista y los totales se actualizan.
Para cambiar o eliminar una entrada más tarde, use Editar o Eliminar en su fila. Las pestañas Ingreso y Gastos filtran la lista; la tarjeta Saldo neto siempre es el total de todo.

En el formulario, Tipo de entrada cambia entre ingreso y gasto, Título le pone nombre, Categoría la clasifica, Monto recoge la cifra, Evento vinculado la asocia a un evento y Adjunto guarda el justificante.

Los ajustes en detalle

Categorías de ingresos: Venta de entradas, Patrocinio, Mercancía, Donativos, Subvenciones, Otros.
Categorías de gastos: Local, Equipamiento, Marketing, Personal, Catering, Viajes, Seguros, Logística, Permisos, Decoración, Tecnología, Otros.
Evento vinculado — déjelo vacío para costes de toda la organización (alojamiento, marketing general). Vincúlelo para cualquier cosa que pertenezca a un solo evento, de modo que aparezca en la cuenta de resultados de ese evento.
Adjunto — PDF, JPG, PNG, WebP, Word o Excel, de hasta 10 MB, almacenado de forma privada. Solo usted puede abrirlo, mediante el enlace Ver archivo de la fila. Sustituir o quitar un justificante elimina el archivo anterior de inmediato.
Referencia — texto libre para su propio número de factura o de pedido. EventMann no lo comprueba.

Las compras de existencias aparecen aquí también

Cuando usted (o un responsable de equipo de voluntarios) registra la compra de un artículo de inventario, por ejemplo cuatro mesas plegables, EventMann crea un gasto normal para ello: categoría Equipamiento (o Otros para consumibles), la cantidad en el título, el justificante adjunto y, si lo eligió, el evento. Después cuenta en los gastos de su evento como cualquier otro coste. Una compra que un voluntario pagó de su bolsillo permanece marcada como pendiente de reembolso hasta que la marque como reembolsada en Inventario → Compras. El inventario en sí se describe en Voluntarios.

Conviene saber

Este libro es totalmente independiente de las ventas de entradas. Los totales de toda la organización aquí contienen solo lo que usted introdujo a mano; los ingresos por entradas se añaden en la página Gastos e ingresos de cada evento.
Si también introduce sus ventas de entradas como ingreso, se contarán dos veces en esa página. Deje las ventas de entradas a EventMann.
Cada moneda tiene su propia fila de totales, así que un evento en euros y uno en libras nunca se mezclan.
Solo la cuenta de la organización puede usar esta página.

Solución de problemas

El Saldo neto parece incorrecto. Siempre es ingresos menos gastos de todas las entradas, esté en la pestaña que esté, y excluye las ventas de entradas.
Subida rechazada. El límite es de 10 MB y el archivo debe ser de uno de los tipos indicados. Guárdelo de nuevo en un formato compatible.
Un justificante antiguo ha desaparecido. Se sustituyó o se eliminó su entrada; no hay forma de recuperarlo.

Véase también

6.5 Facturas

Dinero → Facturas enumera todas las facturas emitidas a su nombre: los recibos que EventMann crea por los pedidos pagados y las compras de membresías, y las facturas que usted mismo escribe para patrocinadores, socios o cualquier otra persona que le deba dinero. Las facturas son sus documentos — usted es el vendedor — así que llevan sus datos, su número de identificación fiscal y su propia numeración. Su aspecto se configura en Diseño de factura.

Los tres tipos de factura

Reserva — se crea automáticamente cuando se confirma un pedido pagado, si Emitir facturas automáticamente está activado en el Diseño de factura. Enumera las entradas, cualquier descuento, comisiones e impuestos, aparece marcada como Pagado y se adjunta al correo de confirmación del comprador. El comprador también puede descargarla desde sus reservas, y usted desde la página del pedido. Los pedidos gratuitos no tienen factura.
Membresía — se crea para cada membresía pagada, tanto si la facturación de entradas está activada como si no. El precio incluye el IVA y la factura lo muestra por separado.
Personalizada — facturas que crea aquí a mano. No tienen línea de impuestos: incluya cualquier impuesto en las líneas de la factura o en la nota fiscal.

La lista muestra el número de cada factura, el destinatario, el Tipo, el Estado y el total. Pulse + Crear factura para redactar una, Diseño de factura para cambiar el aspecto de las facturas, o Ver para abrir una.

Cómo crear una factura personalizada

Pulse + Crear factura.
Introduzca el Nombre y el Correo electrónico del destinatario; la dirección es opcional.
Indique la Fecha de emisión y, si lo desea, una Fecha de vencimiento posterior o igual a ella.
Rellene la primera línea — descripción, cantidad y precio unitario — y use + Añadir línea para añadir más. El total se calcula automáticamente, en la moneda de cobro de su cuenta.
Opcionalmente añada notas y pulse Guardar. Se abre la factura, que empieza como Borrador.

Enviar, descargar, editar

Abra una factura con Ver en la lista.
Descargar PDF le da el documento.
Enviar factura envía el PDF al destinatario y la marca como Enviado. Si configuró su propio servidor de correo en SMTP y correo, el envío sale desde allí.
Editar cambia el destinatario, las fechas y las notas, pero no los importes. Para cambiar un importe, elimine la factura y cree una nueva. Eliminar borra una factura para siempre; su número no se vuelve a asignar.

Los ajustes en detalle

Número de factura — se asigna automáticamente, en una única secuencia corrida para su cuenta (INV-00001, INV-00002, …), compartida por los tres tipos. No puede escribir ni cambiar un número.
Estado — Borrador, Enviado, Vencida o Pagado. Al enviar, un borrador pasa a Enviado. Durante la noche, una factura Enviada cuya fecha de vencimiento ya ha pasado pasa a Vencida. Los recibos de pedidos y de membresías están como Pagados desde el principio. No hay botón de “marcar como pagada” para las facturas personalizadas, así que lleve usted el control de esos pagos.
Moneda — una factura personalizada está en la moneda de cobro de su cuenta.
Las etiquetas del destinatario (“Factura”, “Total”, …) siguen el idioma del comprador en las facturas de pedidos; el texto que usted escribe se mantiene tal cual.

Conviene saber

Las cifras de una factura de pedido se fijan en el momento de emitirla. Cambiar el diseño más adelante cambia el estilo del PDF, pero nunca modifica una factura que ya se envió.
Las facturas se guardan de forma privada y solo son accesibles mediante su propio enlace firmado.
Desactivar Emitir facturas automáticamente detiene solo las facturas nuevas de pedidos. Las existentes conservan su número y siguen disponibles.

Solución de problemas

No hay factura para un pedido. Era un registro gratuito, o las facturas automáticas estaban desactivadas cuando se pagó.
El destinatario no la recibió. Compruebe la dirección de correo de la factura; volver a enviarla repite el mismo envío y no puede confirmar la entrega.
No puedo editar los importes. Editar solo cambia el destinatario, las fechas y las notas. Cree una nueva factura en su lugar.
No veo las facturas en el menú. Solo la cuenta de organizador tiene acceso a esta página; los miembros del equipo no.

Véase también

6.6 Pagos

EventMann no le paga el dinero de sus entradas, y no puede retenerlo, retrasarlo ni liberarlo. Cada pago con tarjeta se hace a su cuenta de Stripe, y Stripe transfiere ese saldo a su banco según su propio calendario. Dinero → Finanzas → Pagos le muestra lo que Stripe ya ha pagado o está a punto de pagar, para que no tenga que salir de EventMann para comprobarlo.

Qué puede hacer aquí

Leer su Historial de pagos de Stripe: cada pago que Stripe ha informado para su cuenta, en todos los eventos.
Ver el total que todavía está en camino (Pago pendiente).
Comprobar si EventMann retiene algo para usted (normalmente no lo hace).

Leer el historial de pagos de Stripe

El panel Historial de pagos de Stripe enumera cada pago con su ID de Stripe, importe, fecha de llegada, estado y descripción.
La píldora Pago pendiente suma los pagos que están pendientes o en tránsito.
La Fecha de llegada es el día en que Stripe espera que el dinero esté en su banco. Los estados son PENDIENTE, EN TRÁNSITO, PAGADO, FALLIDO o CANCELADO; un pago fallido muestra el motivo que dio Stripe.
La tarjeta de la parte inferior explica el segundo libro: No tenemos nada que pagarle significa que EventMann no retiene dinero para usted. Las ventas con tarjeta van de Stripe a su banco, y las ventas en taquilla, en efectivo y de cortesía son dinero que usted cobró directamente.

¿Cuándo llega el dinero?

Cuando lo decide Stripe. El calendario de pagos, el período de espera del primer pago y cualquier retención los fija Stripe para su cuenta, y usted los gestiona en su panel de Stripe (Dinero → Stripe Connect → Abrir el panel de Stripe). EventMann no tiene control sobre ello — por eso la página de Pagos dice «Stripe paga según su propio calendario para su cuenta. Nosotros no podemos configurarlo ni cambiarlo.» cuando la lista todavía está vacía.

Conviene saber

El historial se completa a medida que Stripe informa de los pagos a EventMann. Los pagos anteriores a esa conexión pueden faltar; su panel de Stripe siempre tiene la lista completa.
Una venta le llega como el precio de la entrada menos la comisión de EventMann y la comisión de Stripe. Para ver lo que ganó un evento, abra su página de Ingresos del evento.
Un formulario Crear pago aparece aquí solo si EventMann alguna vez retiene dinero por cuenta suya. Hoy ninguna forma de venta lo hace, así que el formulario normalmente está oculto. Si existe un pago, aparece en Historial de pagos con su período, reservas, importe y estado (Pendiente, En proceso, Pagado, Fallido o Rechazado), y su página de detalle enumera las reservas incluidas.
Si Stripe pausa los pagos a su banco, la página de Stripe Connect muestra un aviso. La venta continúa; el dinero espera en su saldo de Stripe hasta que resuelva el requisito en Stripe.

Solución de problemas

«Todavía no hay pagos registrados» aunque he vendido entradas. Stripe todavía no ha pagado, o no lo ha informado. Compruebe su panel de Stripe: Stripe puede retener el primer pago de una cuenta nueva durante un tiempo.
Un pago aparece como FALLIDO. Stripe no pudo depositarlo, normalmente por los datos bancarios. El motivo aparece en la fila; corríjalo en su panel de Stripe.
El importe en mi banco es menor de lo que esperaba. Un pago es un lote de su saldo de Stripe después de comisiones, reembolsos y disputas, de varios días de ventas. Concilie en Stripe, o compare eventos en el Resumen financiero.

Véase también

6.7 Diseño de factura

El diseño de factura decide cómo se ven las facturas a su nombre, y activa o desactiva la facturación automática. Abra Dinero → Facturas y elija la pestaña Diseño de factura. Los importes de una factura siempre proceden del propio pedido; esta página solo controla la presentación y el texto legal que los rodea.

Qué puede hacer aquí

Activar o desactivar Emitir facturas automáticamente.
Elegir el color de acento, si se imprime su logotipo o su nombre, y el encabezado.
Añadir las líneas legales que espera su oficina tributaria: una nota fiscal, condiciones de pago, datos bancarios y un pie de página.
Previsualizar el resultado en una factura real.

Cómo configurarlo

Marque Emitir facturas automáticamente para que cada pedido pagado reciba una factura numerada a su nombre. Desmárquelo para dejar de emitir nuevas facturas; las ya emitidas conservan su número y siguen disponibles para los compradores. Los pedidos gratuitos nunca reciben una.
Elija el Color de acento que se usa para el encabezado y las líneas.
En Logotipo, elija entre Imprimir mi logotipo (el logotipo que subió a su perfil público) y el nombre de su organización como texto simple. La casilla Imprimir mi logotipo desactiva el logotipo por completo.
Escriba un Encabezado para sustituir la palabra «Factura» en la parte superior, o déjelo vacío.
Escriba una Nota fiscal — por ejemplo una declaración de autoliquidación o de pequeña empresa — que se imprime bajo los totales.
Rellene las Condiciones de pago, los Datos bancarios y un Pie de página si quiere que se impriman.
Marque Imprimir mi NIF para mostrar su número fiscal (solo se imprime si lo introdujo) y pulse Guardar.

Vista previa

Junto a Guardar hay un enlace llamado Vista previa — INV-… que abre su factura más reciente como PDF dibujado con el diseño tal como está ahora. Hasta que haya emitido al menos una factura no hay nada que previsualizar. Guarde primero y después previsualice.

De dónde salen los demás datos

Su nombre o el de su empresa, la dirección, el país y el NIF se toman de Ajustes → Facturación (Datos de facturación). Rellénelos allí.
Todo lo que escriba aquí se imprime exactamente como lo escribió; EventMann no añade ni traduce texto legal por usted. Qué líneas debe incluir una factura varía según el país, así que consulte con su asesor fiscal.

Conviene saber

Un cambio en el diseño reestiliza cómo se dibuja una factura, pero nunca cambia sus cifras ni su número. Las facturas ya enviadas por correo no se reenvían.
Las facturas de membresías se emiten con este interruptor activado o desactivado, y usan el mismo diseño. Cuando el plan tiene un tipo de IVA, la factura muestra el IVA incluido en el precio; use la Nota fiscal para cualquier declaración que su oficina tributaria espere sobre las cuotas de membresía.
Los colores deben ser un color hexadecimal válido; el selector de color siempre lo proporciona.

Solución de problemas

Los compradores no reciben factura. Emitir facturas automáticamente está desactivado, o el pedido era gratuito.
Mi logotipo no se imprime. La opción del logotipo debe ser Imprimir mi logotipo con la casilla marcada, y debe haber un logotipo subido en su perfil público.
Falta mi NIF. Añádalo en Ajustes → Facturación y mantenga marcada la opción Imprimir mi NIF.

Véase también

6.8 Ingresos y gastos del evento

Cada evento tiene su propia pequeña sección de finanzas en Finanzas, en el menú Manage del evento, con dos pestañas: Gastos e ingresos, la cuenta de pérdidas y ganancias del evento, e Ingresos del evento, donde fue a parar el dinero de las ventas. Úselas para ver si un evento se pagó a sí mismo. Para toda la organización, consulte el Resumen financiero.

Gastos e ingresos: la cuenta de pérdidas y ganancias del evento

Abra el evento y elija Finanzas → Gastos e ingresos.
Ingresos por entradas es lo que el evento ganó realmente con las ventas de entradas: neto de reembolsos, la tarifa de la plataforma y la comisión de Stripe. Se añade automáticamente; usted no lo escribe.
Saldo neto es los ingresos por entradas más los ingresos que usted introdujo, menos todos los gastos.
Las barras de Desglose de gastos muestran en qué se gastó el dinero, por categoría.
Pulse Añadir entrada para registrar un coste o un ingreso de este evento. Una ventana le pide el tipo, la categoría, el título, el importe, la moneda, la fecha y, opcionalmente, la referencia, la descripción, las notas y el recibo.
Cada fila tiene Editar y Eliminar. El material comprado para el evento aparece como una fila normal, como “4 × Mesas plegables”.

Ingresos del evento: a dónde fue el dinero de las ventas

Elija Finanzas → Ingresos del evento.
Ingresos brutos es lo que los compradores pagaron por pedidos confirmados y reembolsados.
Tarifas de la plataforma es la parte de EventMann; la Comisión de Stripe es el coste de Stripe para usted.
Tú Recibes es el total del evento después de reembolsos y de ambas comisiones.
La tabla Reparto de Ingresos de Reservas enumera cada pedido con su comprador, el importe bruto, la tarifa de la plataforma, la comisión de Stripe, lo que usted recibe, la pasarela, la fecha de pago y su estado. Los pedidos reembolsados se incluyen para que la lista explique los totales.

Conviene saber

Ambas páginas leen las mismas cifras, así que los ingresos por entradas de la pestaña Gastos e ingresos son iguales a Tú Recibes aquí.
La tabla muestra cada pedido tal como se pagó: su tarifa de la plataforma, la comisión de Stripe tal como la informó Stripe (un guion mientras Stripe no la haya informado, o para un pedido no pagado con tarjeta) y lo que queda. Los cuatro totales de arriba también restan los reembolsos y devuelven la comisión de los pedidos reembolsados, así que con reembolsos las filas suman más que Tú Recibes.
Las filas en una moneda distinta de la del evento aparecen en una nota ámbar en lugar de sumarse a los totales.
Los pagos no se muestran por evento. Stripe paga a su cuenta, no a un evento; consulte Pagos para ver el historial.
Los costes que no pertenecen a ningún evento concreto están en Gastos; si les asigna un evento vinculado, aparecen también aquí.
Quién puede abrir estas pestañas: Gastos e ingresos necesita el permiso para editar el evento; Ingresos del evento necesita el permiso de pagos, que tiene el rol financiero integrado (véase Lo que puede ver un miembro del equipo financiero).

Solución de problemas

Los ingresos parecen duplicados. Introdujo las ventas de entradas como ingreso a mano. Elimine esa entrada; los ingresos por entradas ya están incluidos.
Los ingresos por entradas son menores de lo que esperaba. Son netos de reembolsos, de la tarifa de EventMann y de la comisión de Stripe. Compárelos con la tarjeta Ingresos brutos en Ingresos del evento.
La comisión de Stripe muestra un guion en algunos pedidos. Stripe todavía no ha informado de la comisión de ese pedido, o el pedido no se pagó con tarjeta, por ejemplo en efectivo o con una entrada gratuita.

Véase también

6.9 Lo que puede ver un miembro del equipo financiero

Puede invitar a alguien a vigilar el dinero sin entregarle su cuenta: añádalo a su equipo con el rol Gestor financiero en Ajustes → Equipos. Este artículo muestra lo que abre ese rol y lo que deliberadamente mantiene cerrado, para que sepa qué esperar antes de invitar a su tesorero. Cómo invitar y gestionar a los miembros del equipo está en Equipos.

Lo que puede abrir un Gestor financiero

Los miembros del equipo trabajan dentro de los eventos a los que los añade. Desde Mi trabajo abren un evento al que los añadió y ven un menú Gestionar breve: Vista general, Event Intelligence, Asistentes, Finanzas y Análisis e Informes.

En Finanzas ven Ingresos del evento: ingresos brutos, tarifas de la plataforma, comisión de Stripe y lo que recibe el evento, junto con el reparto pedido a pedido más abajo.
En Asistentes pueden leer la lista de pedidos y trabajar la cola de Reembolsos. El rol incluye exportar reservas, así que el botón Exportar CSV de la lista de pedidos también está disponible para ellos; véase Exportar datos de asistentes.
En Análisis e Informes pueden leer los informes y las estadísticas del evento.
El historial de pagos no aparece en las páginas del evento: Stripe paga a la cuenta del organizador, no a un evento, así que solo la cuenta de organizador ve la tarjeta ¿Busca sus pagos? y su enlace Ver pagos. Esa información la tienen el panel de Stripe o el organizador.

Lo que permanece cerrado

Las páginas de Dinero de toda la organización — Resumen financiero, Pagos, Tipos impositivos, Repartos de ingresos, Exportaciones, Facturas, Gastos y Stripe Connect — son solo para la cuenta de organizador. Un miembro del equipo que las abra ve una página de «Esta área está fuera de su alcance».
La pestaña Gastos e ingresos de cada evento necesita el permiso para editar el evento, que el rol de Gestor financiero no incluye. Lo mismo ocurre con Compra → Pagos, donde están los ajustes de comisiones.
No pueden cambiar entradas, precios, descuentos ni el evento en sí.

Conviene saber

Si alguien necesita también Gastos e ingresos, cree un rol personalizado que combine los permisos que quiera. Revise antes lo que permite cada permiso — el permiso para editar un evento también permite a la persona modificarlo.
El acceso es por evento: un Gestor financiero solo ve los eventos a los que se le añadió.

Solución de problemas

Mi tesorero recibe «fuera de su alcance» en Finanzas. Esa es la página de toda la organización. Indíquele la pestaña Finanzas → Ingresos del evento del propio evento.
No pueden ver un evento. Añádalos al equipo de ese evento.
Necesitan editar gastos. Use un rol personalizado, o introduzca los gastos usted mismo.

Véase también

Capítulo 7

Informes financieros

7.1 Repartos de ingresos

Los repartos de ingresos son una nota para usted mismo sobre cómo se debe dividir el dinero de un evento — con un lugar, un proveedor de catering, un coorganizador. Ábralos desde Dinero → Finanzas → Repartos de ingresos. Lea esto primero: aquí no se mueve ningún dinero. EventMann no retiene estos importes de lo que usted recibe, no paga a los destinatarios y no los utiliza en ningún informe. Son una lista para su propia planificación; usted liquida con la otra parte por su cuenta, fuera de EventMann.

Qué puede hacer aquí

Elija un evento y añada un reparto.
Lea los repartos que ha anotado para ese evento, en el orden en que los añadió.
Elimine un reparto.

Cómo añadir un reparto

Abra Dinero → Finanzas → Repartos de ingresos. El aviso amarillo recuerda que los importes son para su propia planificación.
Elija el evento en Seleccionar evento. Los repartos pertenecen a un solo evento; la lista cambia cuando elige otro.
Escriba un Nombre del reparto, por ejemplo «Reparto del alquiler del lugar», y elija un Tipo de destinatario (Organizador, Lugar, Proveedor o Usuario).
Elija el Tipo de reparto — % o Importe fijo — e introduzca el Valor.
Haga clic en Añadir reparto. Aparece en la lista de abajo, como porcentaje o como importe fijo.

Los ajustes en detalle

Nombre del reparto — texto libre para usted; los asistentes nunca lo ven.
Tipo de destinatario — solo una etiqueta. El formulario no vincula el reparto a una cuenta real.
Tipo de reparto y Valor — un porcentaje o un importe fijo. Nada impide que sus repartos sumen más del 100 %, así que compruebe usted mismo el total.

Conviene saber

Todos sus ingresos llegan a su propia cuenta de Stripe (menos la comisión de EventMann y la de Stripe). Para pagar a un socio, transfiere usted el dinero, y puede registrarlo en Gastos para que aparezca en la cuenta de pérdidas y ganancias del evento.
No hay botón de editar. Para cambiar un reparto, elimínelo y vuelva a añadirlo.
Los repartos no se copian al duplicar un evento.
Solo aparecen los eventos que usted posee. Solo la cuenta del organizador puede abrir esta página.

Solución de problemas

Mi coorganizador dice que no le han pagado. Es lo esperado: esta página registra un acuerdo y no paga a nadie.
El evento que necesito no está en la lista. Solo aparecen los eventos que usted posee.
He eliminado un reparto por error. No hay forma de deshacerlo; vuelva a añadirlo.

Véase también

7.2 Tipos impositivos

Los tipos impositivos indican a EventMann cuánto IVA o impuesto sobre ventas añadir a un pedido de entradas, según el lugar en que el comprador diga que vive. Ábralos desde Dinero → Finanzas → Tipos impositivos. Pertenecen a su cuenta de organizador, así que se aplican a todos los eventos para los que vende entradas.

Qué puede hacer aquí

Añadir un tipo para un país, o para una región dentro de él.
Marcar un tipo como predeterminado para los compradores cuyo país no tiene un tipo propio.
Editar un tipo en la misma fila, desactivarlo sin borrarlo, o eliminarlo.

Cómo añadir un tipo

Abra Dinero → Finanzas → Tipos impositivos.
Introduzca un Nombre del impuesto, como IVA o GST, y la Tasa (%) de 0 a 100.
Elija el País de la lista. Su propio país viene preseleccionado.
Opcionalmente, escriba una Región (un estado o provincia) para que el tipo se aplique solo a esa región.
Marque Establecer como predeterminado si este es el tipo de reserva. Solo puede haber un tipo predeterminado; al marcarlo se quita la marca a los demás.
Haga clic en Añadir tasa. Más tarde, use Editar en una fila para cambiar cualquier cosa, incluido el interruptor Activo.

Editar un tipo

Haga clic en Editar en la fila. Se abre una ventana con los mismos campos.
Cambie la Tasa (%), marque o desmarque Establecer como predeterminado y Activo, y haga clic en Guardar cambios.

Cómo se elige el tipo en la compra

EventMann aplica exactamente un tipo a cada pedido — nunca la suma de varios — sobre el subtotal de entradas (después de los descuentos), no por tipo de entrada. El tipo se busca según el país de facturación (y la región, si se indicó) que introduce el comprador:

Un tipo activo para ese país y región exactos.
Si no, un tipo activo para ese país sin región.
Si no, su tipo activo marcado como Predeterminado.
Si no existe ninguno de estos pero tiene exactamente un tipo activo en total, se usa ese.

El impuesto se añade siempre encima del precio, como línea propia con el nombre del tipo («IVA 19 %»). Si no se resuelve ningún tipo, la compra recurre al Tipo impositivo y la Etiqueta de impuesto de la pestaña Compra → Pagos del evento, o a ningún impuesto si ese valor es 0.

Los ajustes en detalle

Nombre del impuesto — se muestra al comprador junto a la línea del impuesto.
Tasa (%) — de 0 a 100, con dos decimales.
País — obligatorio. Un tipo solo coincide con compradores que indican ese país de facturación.
Región — texto libre opcional. Debe coincidir con lo que introduce el comprador; déjelo vacío para un tipo válido en todo el país.
Predeterminado y Activo — un tipo inactivo se ignora en todas partes.

Conviene saber

La página de compra muestra una vista previa del tipo para el país que ya conoce; el tipo realmente cobrado se vuelve a calcular a partir de lo que envía el comprador.
Un tipo se aplica a todo el pedido, así que no puede dar tipos distintos a distintos tipos de entrada.
Las membresías funcionan de otra manera: el precio de un plan ya incluye el IVA al tipo que fije en el plan. Consulte Planes de membresía.
Un cambio de tipo afecta solo a los pedidos nuevos.

Solución de problemas

No se añadió impuesto a un pedido. Ningún tipo activo coincidió con el país, no hay un predeterminado, tiene más de un tipo activo, y el Tipo impositivo del propio evento es 0.
Se cobró un tipo equivocado. Un tipo solo de país puede estar coincidiendo donde esperaba uno regional (el texto de la región debe coincidir), o su predeterminado es más amplio de lo previsto.
Necesito tipos distintos por tipo de entrada. No es compatible.

Véase también

7.3 Exportaciones financieras

Las exportaciones le dan sus ventas y comisiones en una hoja de cálculo para su contable. Hay dos: la página Exportaciones contables, en Dinero → Finanzas → Exportaciones, que escribe una fila por pedido pagado para un periodo que usted elige, y los botones CSV y Excel de la parte superior del Resumen financiero, que descargan la conciliación por evento. Las listas de pedidos de un solo evento se describen en Exportar datos de asistentes.

Qué puede hacer aquí

Exportar cada pedido confirmado o reembolsado pagado en un intervalo de fechas como archivo CSV.
Conservar un historial de las exportaciones realizadas, con el periodo, el número de pedidos y el estado.
Si su EventMann tiene activada la conexión con Xero, aparece un botón Conectar Xero / Sincronizar con Xero junto a Exportar CSV. Si no lo ve, Xero no está disponible para usted.

Cómo ejecutar una exportación

Abra Dinero → Finanzas → Exportaciones.
Indique las fechas Desde y Hasta. Empiezan en el mes anterior.
Pulse Exportar CSV. El archivo se genera al momento.
Aparece una nueva fila en el Historial de exportaciones con el periodo, el número de pedidos y el estado Completado (o Fallido si algo salió mal).

Qué contiene el CSV

Columna	Contenido
Referencia, Evento	La referencia del pedido y el título del evento
Fecha, Estado	El día en que se pagó el pedido, y su estado (confirmado o reembolsado)
Moneda	La moneda del evento
Bruto	Lo que pagó el comprador
Reembolsos	Lo que se devolvió, incluidos los reembolsos parciales
Tarifa de la plataforma	La comisión y las tasas que se quedó EventMann, después de los reembolsos
Comisión de Stripe	El coste de procesamiento de Stripe, según lo informó Stripe
Neto	Bruto menos Reembolsos menos Tarifa de la plataforma menos Comisión de Stripe
Pasarela	Por dónde se procesó el pago, o manual para los pedidos sin pasarela

Los pedidos se seleccionan por la fecha en que se pagaron; los pedidos pendientes, cancelados y nunca pagados se excluyen. Cada pedido es una fila propia, en su propia moneda; el archivo no suma monedas entre sí.

La descarga del Resumen financiero

Los botones CSV y Excel del Resumen financiero descargan una fila por evento: Evento, Bruto, Reembolsos, Tarifas de la plataforma, Comisiones de Stripe y Neto, sobre todo lo que ha vendido. Reproducen exactamente la tabla de esa página.

Conviene saber

Ambas exportaciones contienen cifras de dinero y referencias de compradores. Mantenga los archivos en privado.
Sus cifras no coincidirán fila por fila con su extracto bancario: Stripe abona en lotes según su propio calendario, mientras que la exportación se hace por fecha de pedido. Consulte Pagos.
Solo la cuenta de organizador puede usar la página de Exportaciones.

Solución de problemas

Volver a descargar un archivo más tarde. Pulse la flecha ↓ de su fila en el Historial de exportaciones. Cada fila conserva su propio archivo, y solo su cuenta de organizador puede descargarlo.
La exportación tiene 0 pedidos. No se pagó ningún pedido en ese periodo. Revise las fechas.
La fila dice Fallido. Vuelva a ejecutar la exportación; si sigue fallando, póngase en contacto con el soporte.
No aparece el botón de Xero. La conexión con Xero no está activada para su EventMann.

Véase también

7.4 Cómo promocionar su evento

Todas las herramientas de promoción de EventMann ya están incluidas en su cuenta. No hay impulso de pago ni posicionamiento comprable; la página de inicio y las recomendaciones las selecciona el propio equipo de EventMann, y no se pueden comprar ni activar para un evento. Este artículo es un mapa de dónde está cada herramienta, con un enlace al artículo que la explica.

Herramientas para toda la organización

Están en Crecimiento en la barra lateral del organizador.

Marketing — la vista general, además de Campañas (correo a su público), Páginas de destino (una página para una campaña o un socio) y Notificaciones push. Consulte Marketing.
Público — las personas que han reservado con usted.
Membresía — venda pases, dé acceso anticipado y precios de socio a sus miembros. Consulte Membresías.
Cuentas sociales — conecte una vez su página de Facebook, su cuenta profesional o de creador de Instagram y LinkedIn, para poder publicar desde EventMann.

Herramientas para un evento

Abra el evento y busque Marketing y Entradas y Precios en su menú de gestión.

Precios y ofertas — las pestañas Reglas de precios, Ventas flash, Paquetes y Descuentos. Los descuentos son los códigos que puede repartir, con un porcentaje o un importe fijo de descuento, un límite de uso y una fecha de caducidad. Consulte Códigos de descuento.
Promoción — Configuración SEO (título, descripción e imagen para compartir en buscadores y redes, consulte Configuración SEO) y Marketing en redes sociales, donde crea, programa y sigue publicaciones para sus cuentas conectadas (consulte Integración con redes sociales). Herramientas de IA también aparece aquí cuando la IA está disponible.
Campañas — campañas de correo para el público de este evento.
Comunicaciones a asistentes — anuncios, recordatorios, seguimientos posteriores al evento y plantillas de correo para las personas que ya reservaron. Consulte Anuncios y Plantillas de correo.

Un orden de trabajo sencillo

Complete la página del evento y la configuración SEO para que los enlaces se vean bien al compartirlos.
Conecte sus cuentas sociales y programe algunas publicaciones antes del evento.
Cree un código de descuento para una campaña de venta anticipada y envíe la campaña que lo anuncia.
Mantenga informados a los titulares de entradas con recordatorios y anuncios, y haga un seguimiento después del evento.

Conviene saber

Los asistentes de IA (para publicaciones en redes, textos SEO y códigos de descuento) funcionan solo cuando hay una clave de IA disponible para su cuenta; puede añadir la suya en Integraciones → IA.

Solución de problemas

Mi evento no aparece destacado en la página de inicio. Los destacados los elige EventMann; no es un ajuste de su evento.
No encuentro dónde publicar en redes sociales. Conecte primero sus cuentas en Crecimiento → Cuentas sociales. Sin una cuenta conectada puede seguir escribiendo borradores.
No veo Herramientas de IA. Todavía no hay una clave de IA disponible para su cuenta.

Véase también

7.5 Exportar datos de asistentes

Puede descargar las personas que reservaron un evento como archivo CSV, para abrirlo en Excel o en cualquier hoja de cálculo. La exportación está en la página Asistentes → Pedidos del evento y siempre respeta los filtros que haya aplicado allí. Está disponible para la cuenta de organizador. Que un miembro del equipo vea el botón depende de su rol; los roles de taquilla y de personal no lo tienen.

Cómo exportar

Abra el evento y vaya a Asistentes → Pedidos.
Elija la pestaña (Confirmadas está seleccionada por defecto) y los filtros que quiera — búsqueda, tipo de entrada, descuento, fechas. La exportación contiene exactamente los pedidos que ha filtrado.
Pulse Exportar CSV y elija un archivo.
Pedidos: una fila por pedido es la lista de reservas, con nombres, datos de contacto e importes.
Entradas: una fila por entrada, con el precio realmente pagado enumera cada entrada, con el nombre del titular y lo que realmente costó tras los descuentos.

El archivo se descarga de inmediato; no hay que esperar nada.

Qué contienen los archivos

Archivo	Columnas
Pedidos	Referencia, Nombre, Correo electrónico, Teléfono, Entradas (por ejemplo “2x Adulto”), Subtotal, Código de descuento, Descuento, Comisiones, Impuestos, Total, Estado, Fecha, Método de pago, y después una columna por cada pregunta de compra que haya configurado, con las respuestas del comprador
Entradas	Referencia, Asistente, Correo electrónico, Tipo de entrada, Titular de la entrada, Precio de lista, Descuento, Precio pagado, Código de descuento, Estado, Fecha

Subtotal menos Descuento más Comisiones más Impuestos es igual al Total, así que puede cuadrar un pedido en una hoja de cálculo. Las entradas canceladas se omiten de la columna y del archivo de Entradas. Las fechas están en la zona horaria del propio evento.

Exportar solo algunos pedidos

Marque las casillas delante de pedidos concretos y use Exportar selección en la barra que aparece. Ese archivo es más corto: Referencia, Nombre, Correo electrónico, Teléfono, Entradas, Total, Estado, Fecha, Método de pago y las columnas de preguntas de compra.

Su responsabilidad una vez descargado

Los archivos contienen datos personales — nombres, correos electrónicos, números de teléfono y las respuestas a sus preguntas de compra. Una vez que el archivo está en su ordenador, usted es responsable de guardarlo, compartirlo y eliminarlo conforme al RGPD o a la ley de protección de datos que se aplique a sus asistentes.
EventMann elimina por su cuenta los registros antiguos de asistentes según su propio calendario de conservación, pero eso no alcanza a las copias que usted ha exportado. Si alguien le pide que borre sus datos, bórrelos también de sus exportaciones.
Exporte solo lo que necesite y conserve el menor número posible de copias.

Conviene saber

No puede añadir ni quitar columnas. Ocultar columnas en la tabla (el botón Columnas) cambia solo lo que ve en pantalla; las dos exportaciones contienen siempre todas las columnas.
Las celdas que empiezan por un carácter que una hoja de cálculo trataría como fórmula se neutralizan, de modo que una respuesta maliciosa no pueda ejecutar código al abrir el archivo.
Los resúmenes financieros de varios eventos son aparte: véase Exportaciones financieras.

Solución de problemas

Falta un asistente. Revise la pestaña y los filtros de la página de Pedidos. La exportación incluye solo lo que está viendo.
Una columna de preguntas de compra está vacía en algunas filas. El pedido se realizó antes de que existiera la pregunta, o la pregunta era opcional.
No veo Exportar CSV. Ha entrado como miembro del equipo cuyo rol no incluye exportar reservas (taquilla y personal no lo incluyen; el rol de Gestor financiero sí). Pida al organizador que exporte, o que le asigne un rol que lo incluya.
Necesito formato Excel. Abra el CSV en Excel; Excel lo lee directamente.

Véase también

Capítulo 8

Analítica

8.1 Analítica del organizador

Este artículo es el mapa de las cifras que EventMann le da sobre todos sus eventos. Están repartidas en varias páginas, cada una para una pregunta distinta: el Panel de control para el estado del negocio, Informes para tablas exactas que puede descargar, Marketing para los resultados de las campañas y NPS y encuestas para saber cómo se sintieron los invitados. Para las cifras de un solo evento consulte Análisis del evento, Estadísticas del Evento y Event Intelligence.

El panel de control

Su Panel de control (Trabajo → Panel de control) se abre con cuatro tarjetas.

Ingresos totales — la suma de sus pedidos confirmados. Si sus eventos usan más de una moneda, la tarjeta muestra cada moneda por separado en lugar de sumarlas.
Entradas vendidas — entradas de pedidos confirmados.
Valor medio del pedido — el pedido confirmado medio. Con varias monedas muestra un guion, porque una media entre monedas no es un precio.
Tasa de reembolso — la proporción de pedidos pagados que tuvieron algún reembolso, total o parcial. Es un recuento de pedidos, no un importe.
Mis eventos — cada evento con su fecha, su estado y su número de pedidos reales, y un botón Gestionar.

Debajo, Eventos principales por ingresos clasifica hasta cinco eventos. Flujo de eventos muestra cuántos eventos están en Borrador, Activos, Completados, etc. Cada gráfico se puede descargar como SVG, PNG o CSV. Cuando algo espera por usted en todos sus eventos (aprobaciones, solicitudes de reembolso, etc.) aparece una tarjeta de Requiere atención con una fila por evento y cola; su total es la insignia de la entrada Panel de control en la barra lateral.

Dónde encontrar el resto

Dinero → Informes — nueve tablas descargables de todos sus eventos: ventas, pedidos, reembolsos, impuestos, descuentos, asistencia y más. Consulte Informes.
Dinero → Finanzas — la vista del dinero: bruto, reembolsos, comisiones y neto. Consulte Resumen financiero.
Crecimiento → Marketing — resultados de campañas y uso de códigos promocionales. Consulte Marketing.
Crecimiento → NPS y encuestas — su puntuación neta de recomendación (NPS) en todos los eventos. Consulte NPS y encuestas.
Integraciones → Píxeles de seguimiento — envíe las visitas a su página y las compras a sus propias herramientas de analítica y publicidad. Consulte Píxeles de seguimiento.

Cómo se cuentan las cifras

Los ingresos y las entradas cuentan los pedidos confirmados por su importe total. Un pedido reembolsado en parte se sigue contando por completo aquí, porque su estado sigue siendo confirmado; Informes y Finanzas restan el reembolso. Los pedidos pendientes, cancelados y abandonados nunca cuentan.
La mayoría de las cifras del panel se conservan hasta diez minutos, así que un pago recién liquidado puede tardar unos minutos en aparecer.
EventMann no mide las visitas a páginas ni cuántas personas han mirado una entrada, así que ninguna pantalla muestra una tasa de conversión de visita a venta. La tasa de conversión en Análisis del evento compara los pedidos confirmados con todos los pedidos iniciados.

Conviene saber

Estas páginas son para el titular de la cuenta. Los miembros del equipo ven las páginas a nivel de evento que permite su rol.
Para una cifra exacta de un periodo o de un evento, use Informes: su tabla y su descarga son los mismos datos.

Solución de problemas

Los ingresos parecen más bajos de lo esperado — compruebe si está comparando con un total que incluye pedidos pendientes o reembolsados. Aquí solo cuentan los pedidos confirmados.
Falta una venta de hace un minuto — las cifras se actualizan en unos diez minutos.
El panel y los Informes no coinciden — el panel muestra los totales confirmados antes de los reembolsos parciales; Informes muestra bruto, reembolsos y neto por separado.

Véase también

8.2 Análisis del evento

La analítica es la vista de ventas y de registro de entrada de un evento. Abra el evento y elija Análisis e Informes → Analítica en la barra lateral del evento. La página tiene tres pestañas: Vista general (esta página), Estadísticas del Evento e Informes. Necesita el permiso de analítica para ver la Vista general; los roles de equipo que solo tienen informes o estadísticas ven las demás pestañas.

Abra Analítica en Análisis e Informes.
Entradas vendidas y las demás tarjetas muestran las cifras principales solo de este evento.
Tasa de registro es la proporción de entradas confirmadas que se han escaneado en la puerta.
Tasa de conversión es los pedidos confirmados divididos entre todos los pedidos iniciados alguna vez para el evento.
Entradas vendidas (últimos 30 días) es un gráfico de entradas por día.

Qué significa cada cifra

Entradas vendidas — cantidades de entradas de pedidos confirmados.
Ingresos totales — la suma de los totales de pedidos confirmados, en la moneda del evento. Los reembolsos no se restan aquí; use Informes o Finanzas para el dinero después de los reembolsos.
Valor medio del pedido — el pedido confirmado medio.
Tasa de registro — entradas escaneadas divididas entre entradas confirmadas. Es la cifra que vigila el día del evento, así que se actualiza cada dos minutos.
Utilización de capacidad — entradas vendidas divididas entre la cantidad total de todos los tipos de entrada. Puede superar el 100 % si se vendió de más un tipo.
Tasa de conversión — pedidos confirmados divididos entre todos los pedidos iniciados, incluidos los abandonados antes del pago. No se basa en visitas a páginas, que EventMann no mide.
El gráfico de 30 días — agrupado por la fecha en que se pagó el pedido, con los días vacíos mostrados como cero para que el gráfico siempre abarque 30 días.

Ingresos por tipo de entrada, ciudades y exportación

Ingresos por tipo de entrada enumera lo que ganó cada tipo de entrada y cuántas se vendieron.
Demografía de Asistentes (por ciudad) muestra las diez ciudades de las que proceden sus compradores, por número de pedidos.
Los botones CSV, Excel y PDF descargan la tabla de tipos de entrada.

Conviene saber

Todas las cifras excluyen los pedidos pendientes, cancelados y reembolsados; solo cuentan los confirmados.
Las cifras se conservan hasta diez minutos (dos para la tasa de registro), así que una venta recién liquidada puede tardar un momento.
Para toda la cuenta consulte Analítica del organizador.

Solución de problemas

La tasa de registro es 0 % — todavía nadie se ha escaneado, o no se han abierto las puertas.
La conversión parece baja — cuenta cada intento abandonado, no solo los carritos completados.
Capacidad por encima del 100 % — se vendieron más entradas de las que tienen los tipos, por ejemplo tras reducir una cantidad.
Falta la pestaña Vista general — su rol no incluye el permiso de analítica. Pregunte al organizador.

Véase también

8.3 Estadísticas del Evento

Las Estadísticas del Evento responden a «¿quién compra, cuándo y con qué rapidez?» para un evento. Abra el evento, luego Análisis e Informes → Analítica y haga clic en la pestaña Estadísticas del Evento. Necesita el permiso para ver el evento. (La lista de comprobación y de tareas del evento es una página aparte: Event Intelligence.)

Haga clic en la pestaña Estadísticas del Evento.
Total de asistentes cuenta las entradas de pedidos confirmados.
Nuevos Asistentes cuenta los compradores que no tienen una reserva confirmada para ningún otro evento.
Velocidad de Ventas enumera las entradas vendidas hora a hora, desde el primer pedido.

De dónde vienen sus compradores y qué compran

Mapa de Asistentes enumera los principales países y ciudades por número de pedidos.
Sensibilidad al Precio muestra cada tipo de entrada con su precio y cuántas entradas se compraron. EventMann no mide cuántas personas han mirado una entrada, así que no se muestra ninguna tasa de conversión.
Demografía divide a los compradores en nuevos y recurrentes, los pedidos en individuales y de grupo, y las entradas por categoría.

Qué tan rápido se vende

Tendencias de Ventas muestra el total vendido, la capacidad y los Días para Agotar proyectados, y después las entradas por día. La proyección usa los últimos siete días naturales (los días flojos cuentan como cero), así que un pico de un día de lanzamiento no hace que parezca más sano de lo que es. Si no se vendió nada en esos siete días, recurre al ritmo medio desde la primera venta. Muestra N/A cuando no hay nada que proyectar, por ejemplo, todavía no hay ventas.
Conciencia de la competencia enumera los eventos públicos y activos de otros organizadores en la misma categoría o ciudad, dentro de cuatro semanas antes y después del suyo (hasta 20), con fecha, ciudad y lugar.

Definiciones

Recurrente significa que el comprador (por cuenta, o por dirección de correo para un invitado) tiene una reserva confirmada para otro evento de EventMann. Nuevos más recurrentes es igual al número de compradores distintos.
Reservas de grupo cuenta los pedidos con una línea de entrada que cubre más de una plaza; los pedidos normales con varias entradas desde la compra cuentan como individuales.
Los pedidos se cuentan en el momento en que se realizaron.

Conviene saber

Un evento recién creado muestra sobre todo estados vacíos hasta que la gente compre.
Estas cifras cubren solo los pedidos confirmados.
La conciencia de la competencia nunca enumera sus propios eventos y solo enumera eventos públicos.

Solución de problemas

Una sección está vacía — todavía no hay datos detrás, por ejemplo, no hay pedidos con ciudad, o no hay eventos competidores cerca.
Días para Agotar muestra N/A — todavía no hay ventas, o el evento no tiene entradas que vender.
Las ciudades no suman mis pedidos — solo aparecen en el mapa los pedidos que tienen un país.

Véase también

8.4 NPS y encuestas

La puntuación neta de recomendación (NPS) es una sola pregunta: «¿Qué probabilidad hay de que recomiende nuestro servicio a un amigo, del 0 al 10?». La página NPS y encuestas (Crecimiento → NPS y encuestas) muestra su puntuación para cada evento que ha recogido respuestas, para que vea si los invitados están más satisfechos con el tiempo. Las encuestas en sí se crean y se leen por evento; consulte Encuestas.

Abra Crecimiento → NPS y encuestas.
NPS actual es la puntuación de su evento más reciente con respuestas. Verde significa 50 o más, ámbar de 0 a 49, rojo por debajo de 0.
Promotores (media) (y Detractores (media) junto a él) es la media de la proporción de cada evento. Respuestas totales cuenta cada respuesta.
El gráfico de Tendencia del NPS traza un punto por evento, en el orden en que se celebraron los eventos.

Debajo del gráfico, NPS por evento enumera el NPS de cada evento, su número de respuestas y las proporciones de Promotores, Pasivos y Detractores.

Cómo se calcula la puntuación

Cada respuesta va de 0 a 10. 9 o 10 es un promotor, 7 u 8 es un pasivo, y de 0 a 6 es un detractor.
NPS = (promotores − detractores) ÷ todas las respuestas × 100, redondeado a un decimal. Siempre está entre −100 y +100.
Solo las preguntas de tipo NPS (0–10) alimentan la puntuación. Una encuesta sin ninguna no produce nunca un NPS.

Qué cuenta

Un punto por encuesta que tenga al menos una respuesta NPS. Un evento con varias encuestas aparece una vez por encuesta.
Solo cuentan las respuestas de personas que realmente tuvieron una entrada (o una invitación). Las respuestas del enlace abierto para compartir de una encuesta pueden venir de cualquiera que lo haya recibido, así que quedan fuera del NPS y de las cifras de respuesta, aunque puede leerlas en la propia página de resultados de la encuesta.

Cómo llega la encuesta a los invitados

Una encuesta se puede enviar automáticamente después del evento (usted elige el retraso tras el fin del evento) a cada reserva confirmada. Cada reserva se invita una sola vez, y los invitados sin cuenta pueden responder mediante un enlace personal en el correo.
También puede adjuntar una encuesta a una campaña de correo como botón «Haga la encuesta», o ponerla en un seguimiento Después del evento.
El correo de encuestas es publicidad según la legislación alemana, así que solo se envía a personas que no han rechazado el correo de marketing y que no están en su lista de supresión.

Conviene saber

Una encuesta desactivada o posterior a su hora de cierre ya no recoge respuestas, y no se envían nuevas invitaciones ni recordatorios para ella.
Con muy pocas respuestas, la puntuación oscila mucho. Trate una puntuación de menos de 20 o 30 respuestas como una indicación orientativa.

Solución de problemas

La página dice que todavía no hay datos — ninguna de sus encuestas tiene una respuesta NPS. Añada una pregunta NPS y espere respuestas.
Una encuesta no muestra puntuación NPS — no tiene ninguna pregunta de tipo NPS (0–10).
El envío automático nunca salió — solo se ejecuta cuando termina el evento más su retraso, y solo para reservas confirmadas de personas que no han rechazado el correo de marketing.

Véase también

8.5 Webhooks

Un webhook avisa a su propio sistema en el momento en que ocurre algo en EventMann, para que no tenga que preguntar continuamente. EventMann envía una solicitud HTTPS a una dirección que usted elige cada vez que se produce un evento suscrito: se confirma una reserva, se reembolsa un pedido o un evento se publica. Los webhooks están en la pestaña Webhooks de Integraciones en la barra lateral.

Abra Integraciones y haga clic en la pestaña Webhooks.
Haga clic en Añadir Webhook para crear un endpoint.
La columna Estado muestra Activo o Desactivado, con el código HTTP del último intento.
Un endpoint desactivado ofrece Volver a activar.

Añadir un endpoint

Asigne un Nombre, para su propio uso.
Introduzca la URL del Endpoint, una dirección web pública que acepte un POST.
Marque los eventos que desee en Suscribirse a Eventos. Se requiere al menos uno.
Haga clic en Añadir Webhook. Se crea para usted una clave secreta de firma de 64 caracteres.

Eventos que puede elegir

El formulario muestra quince eventos, y se envía cada uno de ellos:

Evento	Se envía cuando
`booking.created`	Se crea un pedido: en el checkout para los pedidos gratuitos y las solicitudes de aprobación, y en el paso de pago para los de pago.
`booking.confirmed`	Se confirma un pedido: pagado, gratuito o introducido a mano.
`payment.received`	Se liquida un pago. Se envía junto con booking.confirmed, también en los pedidos gratuitos.
`booking.cancelled`	Se cancela un pedido: por el comprador, por usted o su equipo, o por el soporte de EventMann. `cancelled_by` indica quién (`attendee`, `organizer` o `admin`).
`booking.refunded`	Se reembolsa un pedido por completo.
`payment.refunded`	Se liquida un reembolso, incluidos los parciales. Uno por reembolso, con su importe.
`event.created`	Se crea un evento, sea cual sea la forma en que se creó (asistente, copia o serie recurrente).
`event.updated`	Cambian los datos de un evento: título, descripción, imagen, fechas, lugar o dirección, enlace en línea, ventana de venta o visibilidad. `changed` enumera los campos. Un cambio de estado no es una actualización; tiene sus propios eventos.
`event.published`	Un evento se publica.
`event.cancelled`	Usted cancela un evento.
`ticket.checked_in`	Una entrada se admite en la puerta: escaneada, introducida a mano, registrada en bloque, sincronizada desde un escáner sin conexión o vendida y admitida en taquilla. Registrar la salida de una entrada o marcar una ausencia no lo envía, como tampoco la acción masiva Registrar entrada de la lista de Pedidos, que marca pedidos completos como llegados sin escaneo en la puerta.
`staff.assigned`	Alguien pasa a ser personal de un evento: usted aprueba su solicitud o acepta una invitación para ese evento.
`staff.checked_in`	Un miembro del personal registra su entrada en un turno.
`vendor.assigned`	Usted asigna un proveedor a un evento.
`vendor.invoice_submitted`	Un proveedor envía una factura de una asignación.

No hay eventos de pago. Stripe abona sus ventas de entradas directamente en su propia cuenta, y EventMann no crea ni ve esos pagos.

Cómo es una entrega

Cada entrega es un POST con un cuerpo JSON de esta forma: event (el nombre), data (los detalles), timestamp y delivery_id. Los datos de booking.confirmed incluyen el id del pedido, la referencia, el estado, el total, el nombre y el correo electrónico del asistente, el id del evento y la hora de confirmación. booking.created añade el título del evento y, en su lugar, incluye la hora de creación. payment.received incluye el id de la reserva, el importe, la pasarela, el id de la transacción y la hora.

La solicitud lleva tres cabeceras: X-Webhook-Event, X-Webhook-Delivery-Id y X-Webhook-Signature. La firma es un HMAC-SHA256 del cuerpo bruto de la solicitud en hexadecimal, con la clave secreta de firma de su endpoint. Recalcúlela en su lado a partir del cuerpo bruto y compárela antes de confiar en un contenido.

Comprobar un endpoint

Haga clic en Enviar Prueba para enviar un ping de muestra a su dirección y ver el resultado al instante.
Eventos suscritos muestra lo que recibe el endpoint. Use Editar para cambiar el nombre, la dirección o los eventos.
La Clave Secreta de Firma está oculta; haga clic en Mostrar para verla.
Entregas Recientes muestra los últimos intentos con el evento, el estado, el código HTTP, la duración y la hora. Ver todo muestra más.

Reintentos, fallos y desactivación automática

Solo una respuesta 2xx cuenta como entregada. Una redirección o cualquier otra respuesta es un fallo; las redirecciones no se siguen.
Una entrega fallida se intenta hasta cinco veces, esperando 10, 30 y después 60 segundos entre intentos.
Cuando fallan todos los intentos de un evento, el contador de fallos del endpoint sube en uno. Diez fallos en una hora pausan las entregas a ese endpoint durante cinco minutos; las entregas esperan a que termine la pausa.
Si se activa la pausa, o el contador de fallos supera diez, el endpoint se desactiva y usted recibe una notificación con su nombre.
Una dirección que apunta a una red privada o interna se rechaza al intentar una entrega. La prueba muestra «Bloqueado», y una entrega real desactiva el endpoint.
El historial de entregas se conserva durante 30 días.

Un endpoint desactivado muestra Este endpoint está desactivado con el motivo.
Corrija lo que fallaba en su receptor y haga clic en Volver a activar. El contador de fallos se borra; la dirección y la clave secreta siguen igual. Editar el nombre o la dirección no lo reactiva.
Reintentar en una entrega fallida envía ese evento de nuevo, como una entrega nueva, a sus endpoints activos actuales que lo suscriben. Esto incluye sus otros endpoints, así que pueden recibirlo dos veces.

Conviene saber

El envío de webhooks funciona en su propia cola, de modo que un receptor lento no ralentiza las reservas ni los correos de entradas.
Desmarcar un evento lo deja de enviar en silencio. No recibe ningún aviso de que ha dejado de recibirlo.
Si conecta una herramienta como Zapier con un token de API de EventMann, las suscripciones que cree aparecen aquí también, con el nombre del evento.
Los webhooks envían el nombre y el correo electrónico del asistente de cada pedido a su servidor. Asegúrese de que la dirección es suya y de que está autorizado a tratar esos datos.

Solución de problemas

Las entregas se detuvieron y no veo ningún error — abra el endpoint. Si está desactivado, corrija el receptor y haga clic en Volver a activar.
La firma nunca coincide — calcule el hash del cuerpo bruto exacto, no de una copia recodificada, con la clave secreta de la página del endpoint, y compare el texto hexadecimal.
La prueba funciona, pero los eventos reales no llegan — compruebe que el evento está marcado en este endpoint y que lo ocurrido coincide con la columna «Se envía cuando» de la tabla.
Recibo el mismo evento dos veces — pulsó Reintentar, o tiene dos endpoints suscritos a él. Use el id de la entrega para ignorar las repeticiones.

Véase también

8.6 Integraciones

Integraciones en la barra lateral tiene tres pestañas: Apps conectadas (este artículo), Webhooks y Píxeles de seguimiento. Apps conectadas muestra los servicios externos con los que EventMann puede trabajar e indica cuáles tiene configurados para usted.

Abra Integraciones y permanezca en Apps conectadas.
Busque por nombre o filtre por categoría.
Una insignia Conectado marca lo que ya está configurado.
Haga clic en Conectar, o en Gestionar en una tarjeta conectada.

Qué está disponible

Tarjeta	Qué hace	Dónde se configura
Google Calendar	Añade sus próximos eventos a un calendario de Google.	Inicie sesión con Google en la tarjeta.
Google Analytics	Mide las visitas y las compras en sus páginas de evento.	La tarjeta lleva a Píxeles de seguimiento, donde introduce su ID de medición GA4. Muestra Conectado cuando ese ID está guardado.
Stripe	Cobra las entradas.	La tarjeta lleva a Dinero → Stripe Connect. Muestra Conectado cuando su cuenta puede aceptar pagos con tarjeta.

Las tarjetas de Google Analytics y de Stripe son solo indicaciones: las configura en la página a la que llevan, y la tarjeta muestra el resultado. Otras herramientas, por ejemplo Zapier o Make, se conectan mediante webhooks y un token de API de EventMann, no mediante una tarjeta aquí.

Conectar Google Calendar

En la tarjeta de Google Calendar haga clic en Conectar. Se le enviará a Google para iniciar sesión y permitir el acceso.
De vuelta en EventMann, la tarjeta muestra Conectado. Haga clic en Gestionar.
Haga clic en Sincronizar Ahora para enviar sus eventos. Verá un mensaje de éxito o el error exacto al momento.
Configuración muestra cuándo se conectó y cuándo se sincronizó por última vez.
Desconectar elimina la conexión guardada. Para volver a usar el calendario, conéctese de nuevo desde el principio.

Una sincronización envía hasta 100 de sus próximos eventos publicados y programados al calendario que conectó, y actualiza los que envió antes en lugar de duplicarlos. Va en un solo sentido, de EventMann a Google, y solo se ejecuta cuando pulsa Sincronizar Ahora: EventMann no mantiene el calendario actualizado por sí mismo, así que sincronice de nuevo después de cambiar un evento.

Conviene saber

Google Calendar necesita que la plataforma tenga configurado su inicio de sesión de Google. Si no lo tiene, la tarjeta lo indica y no puede conectarse.
Las credenciales que guarda una conexión se almacenan cifradas y nunca se le muestran.
La tarjeta de Stripe aquí no es una cuenta aparte: es la misma conexión de Stripe Connect que usa para cobrar.

Solución de problemas

La sincronización falló — el mensaje indica el motivo, a menudo un inicio de sesión de Google caducado. Desconéctese y vuelva a conectar.
No puedo conectar Google Calendar — el inicio de sesión de Google de la plataforma no está configurado. Consulte con el soporte de EventMann.
El calendario no tiene un evento modificado — pulse Sincronizar Ahora de nuevo.
La tarjeta de Stripe o de Analytics muestra Conectar, no Gestionar — la configuración no está terminada en su propia página.

Véase también

8.7 Event Intelligence

Event Intelligence es una lista de comprobación y una lista de tareas pendientes para un evento. Convierte el estado real del evento en una puntuación de preparación, le indica lo que todavía falta y le avisa de las cosas que necesitan atención mientras el evento vende. Está fijado justo debajo de Vista general en la barra lateral del evento, y una versión más breve aparece en la página Vista general del evento.

Abra el evento y haga clic en Event Intelligence en la barra lateral.
El anillo de la parte superior es la puntuación de preparación. Bajo De un vistazo verá las entradas vendidas frente al aforo, el porcentaje del aforo ocupado, los ingresos confirmados (después de reembolsos) y el tiempo que falta hasta la apertura de puertas.
Qué hacer a continuación enumera las cosas que conviene atender, de la más urgente a la menos, cada una con un botón que le lleva a la página correcta.
El Informe de IA es un resumen escrito breve y opcional de las cifras anteriores. Haga clic en Escribir informe para crearlo.

La lista de configuración

La Lista de configuración incluye siete comprobaciones. Una marca significa que está hecho.
Datos básicos del evento requiere un título, una descripción de al menos 50 caracteres y una imagen de portada. Está marcado como crítico.
Cada elemento pendiente tiene un botón, por ejemplo Editar detalles, que abre la página donde lo corrige.

Comprobación	Cuenta como	Crítico
Datos básicos del evento (título, descripción, imagen de portada)	3	Sí
Lugar y dirección, o el enlace de transmisión para un evento online	2	Sí
Al menos un tipo de entrada activo	3	Sí
Preguntas de compra	1	No
Códigos promocionales o de descuento	1	No
Tareas de planificación	1	No
Publicado (el evento está activo)	2	No

La puntuación es la proporción del peso que está hecho. Cuando las tres comprobaciones críticas se superan y el evento todavía no está activo, aparece una recomendación de Publicar.

Qué son las recomendaciones

Añadir entradas (crítica) — no hay ningún tipo de entrada activo.
Publicar (alta) — el evento está listo y sigue sin publicar.
Cerca del aforo (alta) — un evento activo tiene vendido el 85 % o más.
Ventas lentas (alta) — un evento activo tiene menos del 40 % vendido con 14 días o menos por delante; le indica los códigos de descuento.
Pagos pendientes (media) — hay pedidos reales esperando el pago. Los pagos abandonados no se cuentan.
Tareas atrasadas (media) — tareas de planificación con la fecha límite vencida.

El informe de IA

El informe se escribe a partir exactamente de las cifras y la lista de comprobación que usted ve. Nunca inventa números. Se crea cuando lo pide, en su idioma, y se conserva seis horas para cada combinación exacta de puntuación, lista de comprobación y ventas, para no regenerarlo sin necesidad; Regenerar crea uno nuevo. Solo aparece cuando la IA está activada (Herramientas con IA); si el servicio de IA no está disponible, el resto de la página sigue funcionando.

Conviene saber

La puntuación y las recomendaciones son reglas fijas sobre sus datos reales, y se recalculan cada vez que abre la página. No son IA. Solo el informe lo es.
Publicar cuenta como 2 de 13 puntos, así que un evento activo puede mostrar menos del 100 % mientras haya elementos opcionales abiertos.
La publicación también está sujeta a otras comprobaciones: una dirección de correo electrónico verificada, una cuenta de pago conectada para los eventos de pago y las condiciones de la plataforma aceptadas. Si falla la recomendación de Publicar, el mensaje le indica cuál.

Solución de problemas

La puntuación no cambió después de corregir algo — recargue la página; se recalcula al cargarla.
Una recomendación no desaparece — los datos en los que se basa todavía no han cambiado; por ejemplo, las tareas atrasadas siguen abiertas.
No hay botón Escribir informe — la IA está desactivada para su cuenta, o no hay ninguna clave disponible. Todo lo demás sigue funcionando.
El informe dice que el servicio falló — inténtelo de nuevo en un momento.

Véase también

8.8 Informes

Los informes son tablas exactas de sus ventas, pedidos, reembolsos, impuestos, descuentos y asistencia, que puede filtrar y descargar. Hay dos puntos de entrada con las mismas tablas: Dinero → Informes abarca todos sus eventos (propietario de la cuenta), y Análisis e Informes → Informes dentro de un evento abarca ese evento, con informes adicionales solo de evento.

Abra Dinero → Informes.
Elija un informe en la fila de pestañas. La primera es Ventas por evento.
Limítelo a un Evento si lo desea.
Establezca un período con Desde y Hasta, y después haga clic en Aplicar. Restablecer borra los filtros.
Descargue el informe que está viendo con ↓ CSV, ↓ Excel o ↓ PDF.

Los informes

Informe	Qué muestra
Ventas por evento	Lo que ingresó cada evento, lo que se devolvió y lo que le queda después de las comisiones.
Ventas por día	Pedidos e importes por día, según la fecha en que se pagó el pedido.
Tipos de entrada	Cuánto se vendió de cada tipo de entrada frente a su aforo.
Pedidos	Cada pedido, una fila por cada uno, con el desglose completo del dinero.
Reembolsos	Cada pedido reembolsado por completo o en parte, con importe y motivo.
Resumen de impuestos	Impuestos cobrados por evento, la cifra que necesita su declaración de impuestos.
Códigos de descuento	Qué códigos se usaron, cuánto costaron y los ingresos que generaron.
Asistencia	Entradas emitidas y escaneadas, por tipo de entrada.
Métodos de pago	Pedidos e importes según el método que eligió el comprador.

Cada informe tiene un encabezado con una descripción de una línea y una fila de totales al final. Los totales abarcan todo el período, aunque en pantalla solo se muestren las primeras filas.

Informes de un evento

Dentro de un evento se ofrecen los mismos nueve informes, además de otros nueve que solo tienen sentido para un evento.

Abra Análisis e Informes en la barra lateral del evento y haga clic en la pestaña Informes.
Lista de asistentes — cada entrada que da acceso, una fila cada una, con titular, asiento y registro de entrada: la lista de la puerta.
Resumen del evento — el informe de cierre en una página: ventas, asistencia, dinero, reembolsos y opiniones.
También disponibles: Cronología de registros (escaneos cada 15 minutos y por acceso, con un recuento acumulado de quién está dentro), Ritmo de ventas (entradas y dinero por día, contados hacia atrás desde la fecha del evento), Ocupación de asientos (vacío sin un mapa de asientos), Lista de espera, Respuestas de la compra, Transferencias de entradas y Solicitudes de reembolso.
Descargue con ↓ Excel, CSV o PDF. Los botones de descarga solo se muestran a quienes pueden descargar.

La lista de asistentes (Registrados) también es útil después del evento: muestra quién llegó realmente.

Cómo se calculan las cifras

Las columnas de dinero usan la misma aritmética que Finanzas: neto = bruto − reembolsos − comisión de la plataforma − comisión de Stripe. Un pedido reembolsado por completo permanece en la tabla para que su reembolso cuente.
El período filtra por la fecha del pedido: el día en que se pagó, o en que se realizó si no hubo paso de pago (pedidos gratuitos, de cortesía o de taquilla). Ambas fechas son inclusivas: «hasta el 30 de septiembre» incluye todo el día 30.
Cada fila lleva su propia moneda; EventMann nunca suma importes en monedas distintas.

Conviene saber

La pantalla muestra como máximo las primeras 200 filas y lo indica. La descarga contiene todas las filas.
La dirección de la página es el informe. Cópiela de la barra de direcciones para enviar a su contable la misma vista filtrada.
Un archivo descargado lleva el nombre del informe, del evento y del período, de modo que varias descargas no se sobrescriben.
La página de la cuenta completa es para el propietario. Los miembros del equipo usan la pestaña Informes del evento: ver requiere el permiso de informes, descargar requiere el permiso de exportación (normalmente el rol de finanzas).

Solución de problemas

«No hay nada que informar para esta selección» — ningún pedido cae en ese evento y período. Restablezca los filtros.
Los totales difieren del panel — el panel cuenta los totales confirmados antes de los reembolsos parciales; Informes descuenta los reembolsos y las comisiones.
No veo botones de descarga — su rol puede permitirle ver los informes pero no exportarlos.
La ocupación de asientos está vacía — el evento no tiene un mapa de asientos.

Véase también

8.9 Píxeles de seguimiento

Los píxeles de seguimiento conectan sus páginas de evento con sus propias cuentas de analítica y publicidad, para que pueda ver de dónde llegan los visitantes y qué anuncios generan ventas. Pega un ID de cada servicio; EventMann hace el resto. Los encontrará en Integraciones → Píxeles de seguimiento.

Abra Integraciones y haga clic en la pestaña Píxeles de seguimiento.
Pegue su ID de Píxel de Facebook (un número largo).
Pegue su ID de conversión de Google Ads (empieza por AW-).
Pegue su ID de medición GA4 (empieza por G-).
Pegue su ID de Píxel de TikTok.
Haga clic en Guardar Píxeles. Deje vacío el campo de un servicio que no use.

Dónde se ejecutan los píxeles y qué informan

En sus páginas de evento: la visita. Para Facebook es una vista de contenido; GA4 y Google Ads registran la página.
En la página de confirmación de la reserva, después de una compra correcta: la venta en sí, con su valor, moneda y referencia del pedido. GA4 recibe una compra, Google Ads una conversión, Facebook un Purchase y TikTok un CompletePayment.
Nada se ejecuta en la vista previa del evento.

No se ejecutan en otras páginas de EventMann, como el carrito o la página de pago.

Primero el consentimiento de cookies

Estas herramientas establecen cookies, así que solo se cargan después de que el visitante haya aceptado en el aviso de cookies. GA4 espera a la opción de analítica; Google Ads, Facebook y TikTok esperan a la opción de marketing. Si un visitante acepta más tarde, el píxel se activa en ese momento. Un visitante que lo rechaza no se mide, así que sus cifras siempre serán inferiores al tráfico real.

Conviene saber

Solo introduce IDs. No pega fragmentos de código, y no puede hacerlo.
Los mismos IDs se aplican a todos sus eventos.
El valor de la compra es el total del pedido. EventMann no indica a los servicios de qué campaña procede un pedido; la plataforma publicitaria vincula la visita con la venta en sí.
La tarjeta de Google Analytics en Apps conectadas lleva aquí y muestra Conectado cuando hay un ID GA4 guardado.

Solución de problemas

No veo visitas en mi cuenta publicitaria — solo se cuentan los visitantes que aceptaron la opción de cookies correspondiente, y la cuenta puede tardar algunas horas en mostrarlas.
La compra no aparece — la página de confirmación debe haberse abierto después del consentimiento. Un comprador que rechaza las cookies de marketing no se informa a Facebook, Google Ads ni TikTok.
No pasa nada en una vista previa — los píxeles están desactivados en las vistas previas a propósito.

Véase también

Capítulo 9

Su equipo y sus socios

9.1 Personal del evento

El personal del evento es donde se organiza el equipo de día de pago para un evento: invitar a personas, revisar solicitudes, planificar turnos, registrar entradas, asignar tareas y escribirles. Abra el evento y luego Equipo y Socios → Gestionar personal. Es independiente de la Gestión de equipos, que controla quién puede usar su cuenta de organizador, y de los Voluntarios, el módulo de ayudantes no remunerados con su propio censo y calendario. El personal aquí puede cobrar por hora y pasar por la Nómina del personal.

Qué puede hacer aquí

Publicar el evento para quienes buscan empleo para que las personas puedan presentarse.
Invitar a personas por correo electrónico con un enlace que caduca a los 7 días.
Revisar solicitudes y aprobarlas o rechazarlas, fijando una tarifa por hora al aprobar.
Planificar turnos con fecha, horas, aforo y lugar, y asignar al personal aprobado.
Registrar la entrada del personal desde la tarjeta del turno cuando llegan.
Asignar tareas a un miembro del personal y hacer seguimiento hasta que estén terminadas.
Escribir al personal uno a uno o a todos a la vez, y leer sus respuestas.
Aprobar intercambios de turno que el personal solicite.

Las pestañas de esta página

Una franja de cuatro pestañas recorre la parte superior. Miembros es esta página, con la contratación, los turnos, las invitaciones, las solicitudes y su personal aprobado. Intercambios de turno muestra las solicitudes de intercambio e indica cuántas están en espera. Mensajes del personal es la bandeja de entrada. Nómina abre los períodos de pago. Debajo de las pestañas, el cuadro Buscamos personal tiene una casilla, y Gestionar turnos empieza con un formulario que termina en Crear turno.

Permitir que quienes buscan empleo encuentren el evento

Marque Mostrar este evento a quienes buscan empleo y haga clic en Guardar cambios para publicar el evento de forma pública para quienes buscan trabajo en eventos, en la lista «Eventos que buscan personal» de la página de personal. Está desactivado por defecto, y no se muestra nada hasta que lo active. Las personas que se presentan aparecen en Solicitudes pendientes.

Invitar personal

Haga clic en + Invitar personal para abrir el formulario.
Escriba el Nombre y el Correo electrónico de la persona. Ambos son obligatorios.
Opcionalmente añada un Rol, como «Seguridad» o «Catering». Es solo una etiqueta; no concede ningún acceso.
Haga clic en Enviar invitación. La persona recibe un correo electrónico con un enlace que funciona durante 7 días.

Las invitaciones que siguen abiertas aparecen en Invitaciones pendientes con su fecha de caducidad. Reenviar envía un enlace nuevo y empieza otros 7 días; Cancelar anula la invitación. No puede enviar una segunda invitación abierta a la misma dirección para el mismo evento. Cuando la persona acepta, queda aprobada para este evento de inmediato, con su etiqueta de rol, y aparece en Personal aprobado. Todavía no tiene tarifa hasta que usted la fije.

Revisar solicitudes

Las personas que se presentaron desde las páginas de personal esperan en Solicitudes pendientes. Ve su nombre y correo electrónico, su nota, una breve biografía, sus habilidades y certificados, los días en que están disponibles y cuándo se presentaron. Escriba una tarifa por hora en Tarifa/h si les va a pagar, y después haga clic en Aprobar, o en Rechazar. Sus habilidades le ayudan a decidir. En cualquier caso, el solicitante recibe la respuesta.

Planificar turnos

En Gestionar turnos, complete el Título del turno, la Fecha, el Aforo y la Hora de inicio y la Hora de fin. La fecha debe ser hoy o posterior, el fin debe ser posterior al inicio y el aforo es de 1 a 255.
Opcionalmente añada una Ubicación, como «Entrada principal».
Haga clic en Crear turno.

Cada turno se convierte en una tarjeta que muestra su título, fecha, horas, lugar y Plazas disponibles. Editar lo modifica. El menú de estado establece Abrir, Cerrado o Cancelado: un turno cerrado o cancelado no admite más personas, pero conserva sus asignaciones y su historial de entradas, algo que sí haría perder eliminarlo (la cruz). Para asignar personal al turno, elija una persona en la lista —solo ofrece personal aprobado— y haga clic en Asignar. Bajo el turno, cada persona asignada tiene Entrada y una cruz que la quita del turno.

Registrar la entrada del personal

Haga clic en Entrada junto a la persona cuando llegue; su hora de llegada aparecerá entonces como una marca. Puede registrar a alguien desde dos horas antes del inicio del turno hasta cuatro horas después de su fin, y solo mientras esté aprobada para el evento. La salida la hace el propio miembro del personal desde sus páginas de personal, lo que registra las horas. La nómina solo puede pagar un turno cuando existen ambas horas.

Personal aprobado, tarifas, tareas y mensajes

En Personal aprobado, cada persona es una fila con su tarifa y su estado; haga clic en ella para abrir los detalles. Allí puede fijar su Tarifa por hora (déjela vacía para un ayudante no remunerado, que aparece como Voluntario), asignarle Tareas y escribirle. Añada una tarea con un título y una fecha límite opcional; la persona recibe una notificación, y usted la mueve entre Pendiente y En Progreso con el menú. Cuando una tarea está Completada, muestra solo su insignia. Use Añadir tarea para la siguiente. Enviar mensaje escribe a esta persona; Eliminar del evento la quita del equipo. Al final, Difusión envía un mensaje a todo el personal aprobado del evento.

Mensajes

La pestaña Mensajes del personal es su bandeja de entrada para este evento. Las conversaciones que usted inició y las respuestas a ellas aparecen arriba, las más recientes primero, con una marca cuando hay algo sin leer. Bajo Mensajes enviados ve cada mensaje que envió y cuántos destinatarios lo han leído. Abra una conversación para leerla y responder.

Intercambios de turno

Cuando un miembro del personal pide ceder un turno a un compañero, la solicitud aparece en la pestaña Intercambios de turno con el turno, quién lo pide, quién lo tomaría y su motivo. Aprobar traslada la asignación al compañero, salvo que ya trabaje en un turno que se solape; Rechazar mantiene las cosas como están. Ambas personas reciben aviso. La insignia de estado muestra lo que sigue pendiente.

Los ajustes en detalle

Aforo — cuántas personas caben en un turno. La asignación se detiene cuando está completo, y el turno aparece como completo.
Tarifa por hora — vacío significa sin pago. La nómina incluye solo a quienes tienen tarifa.
Rol (en la invitación) — una etiqueta de texto libre que se muestra en la invitación y en la ficha del equipo. No concede permisos.
Ubicación — texto libre en la tarjeta del turno, útil para varios puntos de entrada.
Estado del turno — Abrir, Cerrado o Cancelado. Completo se establece automáticamente cuando se ocupa la última plaza.

Conviene saber

El personal de aquí no es lo mismo que los voluntarios. Las personas sin tarifa aparecen como Voluntario en esta página, pero siguen siendo cuentas de personal; el módulo de Voluntarios tiene su propio censo, invitaciones y calendario.
No hay botón de suspender aquí. Eliminar del evento quita a la persona solo de este evento, libera los turnos que aún no ha empezado y se lo comunica. Las horas ya trabajadas se conservan y todavía se pueden pagar.
Una persona no puede asignarse a dos turnos que se solapen, y un miembro del personal suspendido por un administrador no puede asignarse en absoluto.
Una invitación de personal que nadie acepta simplemente caduca a los 7 días. Cancélela y envíe una nueva, o use Reenviar.
Ver y trabajar en esta página requiere el permiso de Personal; las acciones de turnos requieren el permiso de Turnos; la nómina requiere permiso para editar el evento. Un miembro del equipo sin uno de ellos recibe un 403 para esa acción.

Solución de problemas

Falta una persona en la lista de asignación — solo se ofrece personal aprobado. Revise Solicitudes pendientes.
«Este turno no está abierto» — vuelva a poner el turno en Abrir con su menú de estado.
Entrada muestra un mensaje sobre la hora — la entrada se abre dos horas antes del turno y se cierra cuatro horas después de su fin.
Las horas de alguien no aparecen en la nómina — nunca registró la salida, o no tiene tarifa. Pídale que registre la salida desde su propia página.
El enlace de la invitación dice que no es válido — caducó o fue cancelado. Use Reenviar.

Véase también

9.2 Proveedores del evento

Proveedores del evento le permite seguir a los proveedores externos que trabajan en su evento — servicios de catering, sonido e iluminación, fotógrafos — desde la primera asignación, pasando por las tareas, los contratos y las facturas, hasta una evaluación después del evento. Abra el evento y, después, Equipo y Socios → Proveedores. Los proveedores son empresas independientes con su propia cuenta de EventMann y su portal de proveedores: usted los asigna aquí, y ellos responden, firman y facturan desde su lado.

Qué puede hacer aquí

Asignar un proveedor de entre los proveedores que un administrador ha aprobado, con un servicio opcional y una tarifa acordada.
Asignar tareas a un proveedor con una fecha límite y hacer un seguimiento hasta que se completen.
Emitir un contrato que el proveedor firma en línea, y leer la copia firmada.
Aprobar y pagar las facturas que envía el proveedor.
Evaluar al proveedor después del evento.
Quitar a un proveedor del evento.

Asignar un proveedor

Abra el cuadro Asignar proveedor en la parte superior y elija el Proveedor. La lista se puede buscar y muestra el nombre de la empresa junto con el de la persona de contacto. Solo aparecen los proveedores cuyo perfil está completo y aprobado por un administrador. Un proveedor que ha marcado un día de este evento como no disponible en su calendario aparece con «No disponible el …» y las fechas; aun así puede asignarlo, por ejemplo cuando le ha dicho que hará una excepción.
Opcionalmente, elija un Servicio: la lista muestra los servicios activos de cada proveedor aprobado, agrupados bajo el nombre de su empresa. Elija uno del proveedor que ha seleccionado a la izquierda; un servicio de otro proveedor se rechaza. Deje Ningún servicio concreto para una asignación sin servicio.
Opcionalmente, introduzca la Tarifa acordada en la moneda del evento. Es una cifra de referencia para usted y para el proveedor; no se cobra nada.
Haga clic en Asignar proveedor. Se avisa al proveedor, y la asignación queda pendiente como una invitación.

Cada proveedor asignado aparece como una fila con el nombre de su empresa, su estado, la tarifa acordada y una pequeña flecha que abre los detalles. Un proveedor que aún no ha respondido muestra Esperando respuesta junto al estado Invitado; acepta o rechaza desde su propio portal, y el estado pasa a Confirmado o Rechazado. Un proveedor solo puede asignarse una vez a un mismo evento.

Trabajar con un proveedor

Haga clic en la fila de un proveedor para abrirla. Aparecen tres columnas: Tareas, Facturas y Contratos, con la Evaluación de desempeño debajo.

Tareas — escriba un título, opcionalmente una fecha, y haga clic en + Añadir tarea. Mueva una tarea entre Pendiente, En Progreso y Completado con su menú. Una tarea completada no se puede reabrir y solo muestra su insignia. El icono de la papelera elimina una tarea.
Facturas — el proveedor las envía desde su portal; usted ve el número, el total y el estado. Cuando hay una factura, un bloque Pagar a debajo muestra los datos bancarios que el proveedor ha guardado (titular de la cuenta, IBAN, BIC, banco) — los mismos que aparecen impresos en el PDF de su factura. Aprobar cambia una factura Enviada a Aprobada; Marcar como pagado registra después que usted la ha pagado. Una factura debe estar Enviada antes de poder aprobarla, y Aprobada antes de poder marcarla como pagada.
Contratos — cada contrato es una fila con su estado; Ver lo abre. Para emitir uno nuevo, ponga un título, escriba las condiciones completas y, opcionalmente, elija una fecha de vencimiento posterior a hoy, y después haga clic en Emitir contrato. Se envía al proveedor de inmediato.
Evaluación de desempeño — elija una valoración de 1 a 5 estrellas, añada un comentario opcional y haga clic en Enviar reseña. Hay una sola evaluación por proveedor y evento; Editar evaluación la modifica más adelante.
Eliminar proveedor al final quita al proveedor del evento, previa confirmación.

Leer un contrato

Ver abre la página del contrato: las condiciones tal como usted las escribió, cuándo se envió, cuándo vence y — una vez que el proveedor ha firmado — la fecha, la dirección desde la que se realizó la firma y la propia firma. Un contrato que el proveedor no ha firmado muestra «Esperando la firma del proveedor» y ofrece Cancelar contrato; a partir de entonces el proveedor ya no puede firmarlo, y esta acción no se puede deshacer. Un contrato que ha vencido sin firmar lo indica.

Los ajustes en detalle

Tarifa acordada — solo es informativa. No se cobra ni la paga EventMann.
Servicio — uno de los servicios activos del proveedor elegido; es opcional.
Vencimiento del contrato — opcional; debe ser posterior a hoy. Si está vacío, el contrato no vence.
Estado del proveedor — Invitado, Confirmado, Rechazado o Cancelado. El proveedor lo cambia desde su portal.
No disponible el … — se muestra en la lista de proveedores y en la fila de un proveedor asignado cuando el proveedor ha bloqueado un día de este evento en su propio calendario. Es una advertencia del proveedor, no un bloqueo. El perfil público de un proveedor también muestra sus periodos marcados, e indica cuáles de sus próximos eventos coinciden con ellos.

Conviene saber

EventMann no mueve dinero entre usted y un proveedor. Marcar como pagado es su registro de que ha pagado la factura.
Un contrato firmado nunca se puede cancelar. Un contrato Enviado o vencido sí se puede cancelar.
Quién puede hacer qué: asignar proveedores, tareas, evaluaciones y quitarlos requiere el permiso de Proveedores; aprobar y pagar facturas, y emitir o cancelar contratos, tienen permisos propios, de modo que un miembro del equipo puede ver una factura y, aun así, no poder aprobarla.

Solución de problemas

Falta un proveedor en la lista — su perfil sigue pendiente, ha sido suspendido o está incompleto. Un administrador aprueba a los proveedores; usted no puede aprobarlos por su cuenta.
Se rechaza el servicio — pertenece a otro proveedor distinto del que ha elegido. Elija uno de los que aparecen bajo el nombre de ese proveedor, o ninguno.
El proveedor sigue en Esperando respuesta — el proveedor no ha respondido en su portal. Pídale que revise sus notificaciones, o quítelo y vuelva a asignarlo.
Aprobar o Marcar como pagado no hace nada — la factura está en un estado incorrecto. Para aprobarla debe estar Enviada, y para marcarla como pagada debe estar Aprobada.
Falta Cancelar contrato — el contrato ya está firmado o cancelado.

Véase también

9.3 Patrocinadores del evento

Los patrocinios tienen dos páginas bajo Patrocinios en el menú Gestionar del evento. Paquetes de patrocinio es donde define lo que un patrocinador puede comprar; Gestionar patrocinadores es donde llegan las solicitudes, se aprueban, se pagan, se siguen a través de los entregables y se completan. EventMann no cobra comisión por los patrocinios — el acuerdo y el dinero son entre usted y su patrocinador.

Qué puede hacer aquí

Crear paquetes de patrocinio con un nivel, un precio, un límite de patrocinadores que pueden comprarlo y una lista de lo que recibe el patrocinador.
Mostrar los paquetes en la página del evento para que los visitantes vean lo que cuesta patrocinar.
Registrar un patrocinador que ya tiene, uno que llegó a un acuerdo con usted fuera de línea y no tiene cuenta en EventMann.
Aprobar o rechazar solicitudes de patrocinadores que han encontrado su evento.
Cobrar mediante una factura de pago, o registrar un pago que usted mismo ha recibido.
Seguir los entregables, como el logotipo y el acuerdo firmado, y enviar mensajes al patrocinador.
Completar un patrocinio cuando todo lo requerido está hecho.

Paquetes de patrocinio

La página Paquetes de patrocinio muestra sus paquetes como tarjetas, ordenados Platino, Oro, Plata, Bronce y después los personalizados. Cada tarjeta muestra su precio, cuántos patrocinadores tiene frente a su máximo («1 patrocinadores / 1 máx.»), las ventajas que ha indicado y las etiquetas de ventajas que ha marcado. La casilla de la parte superior controla si los paquetes aparecen en la página pública del evento: cuando está activada, los visitantes ven lo que cuesta patrocinar el evento y cómo solicitarlo. Si no hay ningún paquete activo asociado al evento, la página indica que todavía no se mostrará nada. Crear paquete inicia uno nuevo, Editar lo modifica y Desactivar lo retira de la venta — los patrocinadores ya no pueden verlo ni solicitarlo, y nada de lo ya acordado se ve afectado; Activar lo vuelve a poner en venta. Un paquete que ya tiene patrocinadores no se puede eliminar; en su lugar, desactívelo.

Crear un paquete

Haga clic en Crear paquete.
Escriba el Nombre del paquete (hasta 120 caracteres).
Elija el Nivel: Bronce, Plata, Oro, Platino o Personalizado.
Escriba una Descripción en el editor.
Introduzca el Precio y elija la Moneda.
Establezca el Máximo de patrocinadores, o déjelo vacío para no tener límite. Cuando se alcanza el máximo, el paquete deja de ofrecerse.
En Qué obtiene el patrocinador, marque cada ventaja que incluye el paquete. La lista es la misma en todos los eventos de EventMann, lo que permite a los patrocinadores comparar los niveles uno al lado del otro. Está agrupada en visibilidad de marca, presencia en el lugar, acceso y hospitalidad, programa y más.
Use Cualquier otra cosa para los elementos que la lista no cubre. Los patrocinadores los ven, pero no pueden compararlos.
Revise la Vista previa del paquete a la derecha y haga clic en Crear paquete.

La lista de patrocinadores

Las etiquetas de estado en la parte superior filtran la lista y muestran un recuento: Todo, Pagos pendientes, Aprobado, Active, Completado, Rechazado, Expirado y Cancelado. Cada fila muestra el patrocinador, el paquete y su nivel, el importe con su estado de pago, una barra de progreso de los entregables y la fecha. Los botones cambian según el estado:

Pendiente — Aprobar y Rechazar.
Aprobado (a la espera de pago) — un campo de importe con Marcar como pagado.
Active — Completar.
Las filas Aprobadas y Activas muestran también Entregables y dos casillas, En la página del evento y En las entradas, que deciden dónde aparecen el nombre y el logotipo del patrocinador. Todas las filas excepto las rechazadas tienen Mensaje, con un número rojo cuando hay mensajes sin leer.
Rechazado — el motivo que usted indicó, entre comillas.

Aprobar una solicitud y cobrar

Abra la etiqueta Pagos pendientes y lea la solicitud. Para declinarla, haga clic en Rechazar, escriba opcionalmente un motivo (se muestra al patrocinador) y confirme.
Haga clic en Aprobar. El patrocinio pasa a Aprobado y el patrocinador tiene 14 días para pagar. Se crean tres entregables obligatorios: el logotipo, el acuerdo firmado y el pago. Si la solicitud llegó con un logotipo, el entregable del logotipo se marca de inmediato, a nombre del patrocinador. El patrocinador recibe un aviso en la aplicación y, si sus ajustes de notificación lo permiten, también un correo electrónico.
Si su cuenta de Stripe está conectada y el patrocinador tiene una dirección de correo electrónico, EventMann también le envía una factura de Stripe desde su cuenta, con vencimiento a 14 días. Cuando la paga, el patrocinio pasa a Active automáticamente y su entregable Pago se marca. Sin una cuenta conectada, se crea en su lugar un registro de pago manual.
Si el patrocinador le paga por otro medio, introduzca el importe en el campo junto a Marcar como pagado — empieza con el importe acordado — y haga clic en el botón. El patrocinio pasa a Active y su entregable Pago se marca a su nombre.
Trabaje con los Entregables (véase más abajo) y haga clic en Completar cuando todos los obligatorios estén terminados.

Registrar un patrocinador que ya tiene

Un banco local, una asociación vecinal o una tienda que llegó a un acuerdo con usted en persona no tiene cuenta. Haga clic en Registrar un patrocinador encima de la lista.

Introduzca la Empresa u organización y, opcionalmente, el Sitio web.
Introduzca el Importe acordado y, opcionalmente, elija el Paquete al que pertenece.
Suba el Logo del patrocinador (JPG, PNG o WebP, hasta 2 MB). Sin logotipo, el patrocinador aparece solo como texto.
Marque Ya pagado si ya tiene el dinero. Elija dónde aparece: En la página del evento (activado por defecto) y En las entradas.
Añada notas internas si lo desea y haga clic en Guardar patrocinador.

No se crea ninguna cuenta y no se envía ningún correo. El patrocinio empieza como Aprobado sin fecha límite de pago, porque no hay ninguna solicitud que esperar, y con sus tres entregables; si marcó Ya pagado o subió un logotipo, los entregables correspondientes se marcan por usted, y un patrocinador que ya ha pagado pasa a Active de inmediato.

Entregables

Entregables abre la lista de comprobación de un patrocinio, con una barra de progreso. Cada línea tiene un tipo, una fecha límite, un estado y los botones Marcar como completado y Eliminar. Las líneas obligatorias llevan una insignia roja Obligatorio. Para añadir uno, introduzca el Título, elija el Tipo, opcionalmente una fecha límite y una descripción, marque Obligatorio si el patrocinio no puede completarse sin él, y haga clic en Añadir entregable.

Dos tipos se marcan solos, para que no tenga que perseguir trabajos que EventMann ya ha visto terminados:

Subida de logotipo — cuando el patrocinador sube o reemplaza su logotipo en Mis patrocinios (o lo envió con la solicitud), la línea muestra Completado por con el nombre del patrocinador.
Pago — cuando Stripe informa de que la factura del patrocinio está pagada, la línea muestra Completado automáticamente; cuando usted hace clic en Marcar como pagado, muestra su nombre.

Todos los demás tipos — un banner, el acuerdo firmado, una publicación en redes sociales, una mención en el escenario — siguen siendo responsabilidad suya, porque ocurren fuera de EventMann. Una marca automática nunca desmarca nada ni sobrescribe una línea que usted ya completó.

Mensajes

Mensaje abre una conversación con el patrocinador. Ambas partes la ven, los mensajes nuevos aparecen sin recargar la página y el patrocinador recibe un aviso cuando usted escribe. Escriba en el cuadro y haga clic en Enviar.

Los ajustes en detalle

Registrar un patrocinador usted mismo — el patrocinio se crea ya aprobado, sin fecha límite de pago y sin solicitud. Sus entregables se marcan donde la información que introdujo ya los cubre.
Máximo de patrocinadores — déjelo vacío para ilimitado; una vez alcanzado, el paquete ya no se ofrece.
Ventajas — un registro de lo que prometió al patrocinador. EventMann no coloca por usted automáticamente un banner ni una mención en el escenario.
En la página del evento / En las entradas — dónde aparece el patrocinador. Los logotipos en las entradas también requieren que Mostrar logotipos de patrocinadores en las entradas esté activado en el Diseño de entradas.

Conviene saber

Un patrocinio aprobado que llegó como solicitud y no se paga dentro de sus 14 días caduca: una comprobación por hora lo pasa a Expirado. Un patrocinador que registró usted mismo no tiene fecha límite y nunca caduca.
Solo puede completar un patrocinio Active, y únicamente cuando todos los entregables obligatorios están terminados. De lo contrario, la página indica que los entregables lo bloquean.
Marcar como pagado acepta un importe de hasta el doble del acordado, como protección contra errores de escritura.
Los logotipos de los patrocinadores aparecen en las entradas de los patrocinios que están Activos o Aprobados y tienen marcada la opción En las entradas, como máximo cinco.
Permisos: ver requiere el permiso de Vista de patrocinios; editar (aprobar, registrar, cobrar, entregables) requiere el permiso de edición; crear y eliminar paquetes tienen sus propios permisos, y escribir mensajes requiere el permiso de mensajes.

Solución de problemas

Completar muestra un error — un entregable obligatorio, normalmente el acuerdo firmado o el logotipo, sigue abierto.
El patrocinador subió un logotipo, pero la línea sigue abierta — solo un entregable de tipo Subida de logotipo se marca solo. Una solicitud de logotipo añadida como Otro o Subida de banner necesita que usted la marque.
Un patrocinio desapareció de Aprobado — caducó tras 14 días sin pagar. Búsquelo en Expirado.
Falta Marcar como pagado — el patrocinio no está Aprobado. Una solicitud pendiente debe aprobarse primero; un patrocinio Active ya está pagado.
El patrocinador no aparece en la página del evento — En la página del evento no está marcada, o el patrocinio todavía no está aprobado.
No se puede eliminar un paquete — tiene patrocinadores. Desactívelo.

Véase también

9.4 Nómina del personal

La nómina del personal convierte las horas que trabajó su personal en el pago que le debe: recopila los turnos finalizados de un intervalo de fechas en un periodo de pago, añade las horas extra, le permite añadir bonificaciones y deducciones, y lleva el periodo por una revisión fija antes de exportarlo. Abra el evento y, después, Equipo y Socios → Gestionar personal → la pestaña Nómina. Solo abarca al Personal del evento; los voluntarios no cobran y nunca aparecen aquí. EventMann prepara las cifras y la exportación; no transfiere dinero.

Qué puede hacer aquí

Generar un periodo de nómina para un intervalo de fechas a partir de los turnos trabajados.
Añadir una bonificación o una deducción a una línea mientras el periodo siga abierto.
Bloquear, aprobar y marcar como pagado para registrar su revisión.
Exportar el periodo como archivo CSV.
Eliminar un periodo que siga abierto o bloqueado.

Los periodos de pago

La pestaña Nómina muestra los periodos del evento, del más reciente al más antiguo, cada uno con sus fechas, su número de líneas, su estado y su pago total y horas totales. Generar nómina inicia uno nuevo. Un periodo que sigue Abierto se puede editar y eliminar; uno Pagado queda cerrado definitivamente.

Generar un periodo

Haga clic en Generar nómina.
Elija Período desde y Período hasta. El final puede ser el mismo día. El intervalo no puede solaparse con otro periodo del evento.
Indique Horas extra a partir de (horas por turno) — 8 si no lo cambia — y el Multiplicador de horas extra — 1,5 si no lo cambia (entre 1 y 5).
Haga clic en Generar nómina.

EventMann toma todos los turnos de este evento dentro del intervalo en los que el miembro del personal registró su salida y tiene horas anotadas. Si nadie cumple los requisitos, no se crea ningún periodo y se le indica el motivo. Si algunas personas se han quedado fuera por no tener tarifa por hora, el nuevo periodo se abre con un aviso que las nombra.

Cómo se calcula el pago

Solo cuentan los turnos completados. Un turno del que nunca se registró la salida se omite, no se paga como cero.
Las personas sin tarifa por hora también se omiten. Si quiere pagarlas, primero asígneles una tarifa en su ficha de Gestionar personal.
Dentro de un mismo turno, las horas hasta el umbral de horas extra se pagan a la tarifa por hora acordada, y las que lo superan, a la tarifa multiplicada por el multiplicador.
El pago base y el pago de horas extra suman el total de la línea. Una bonificación que añada se suma y una deducción se resta. El total del periodo es la suma de sus líneas.

Las horas de una línea son las que el miembro del personal registró al salir, limitadas a la duración del turno más un margen de dos horas, de modo que una salida olvidada no pueda generar días de pago. Los importes usan la moneda del evento.

Revisar un periodo

La página del periodo muestra cuatro cifras — las líneas, el total de horas, el pago total y el número de personas del personal — y una tabla con una línea por turno trabajado: las horas, la tarifa, el pago base, las horas extra, la bonificación, la deducción y el total. Los periodos abiertos ofrecen Bloquear nómina, y todos los periodos ofrecen Exportar CSV. La columna Horas extra muestra las horas que superan el umbral, su tarifa y el pago, y la columna Bonificación muestra lo que ha añadido. Editar en una línea modifica sus bonificaciones y deducciones.

Añadir una bonificación o una deducción

En un periodo abierto, haga clic en Editar en la línea.
Introduzca una Bonificación o unas Deducciones como número positivo.
Añada una breve nota que explique el motivo.
Guarde. La línea y el periodo se recalculan.

Bloquear, aprobar y pagar

Un periodo solo avanza en una dirección: Abierto → Bloqueado → Aprobado → Pagado.

Bloquear nómina recalcula los totales una última vez y detiene las ediciones posteriores.
Aprobar nómina (solo en un periodo bloqueado) registra quién lo aprobó y cuándo.
Marcar como pagado (solo en un periodo aprobado) registra la fecha. Es un registro para su contabilidad: EventMann no paga a nadie, así que haga usted las transferencias antes.
Exportar CSV descarga las líneas con el nombre, el evento, el turno, la fecha, las horas, la tarifa, el pago base, las horas extra, el pago de horas extra, la bonificación, la deducción y el pago total.

Los ajustes en detalle

Período desde / Período hasta — las fechas de los turnos que se incluyen. Se rechaza un intervalo que se solape con un periodo existente de este evento.
Horas extra a partir de (horas por turno) y Multiplicador de horas extra — por cada ejecución. Los valores que introduzca se guardan en las líneas, de modo que cambiarlos después no afecta a un periodo existente.
Bonificación / Deducciones — por línea, editable solo mientras el periodo está Abierto.

Conviene saber

Eliminar solo es posible mientras un periodo esté Abierto o Bloqueado, y elimina todas sus líneas; un periodo Aprobado o Pagado no se puede eliminar.
Los turnos trabajados antes de que alguien saliera del evento siguen siendo pagaderos.
La nómina requiere el permiso para editar el evento. Un miembro del equipo que no lo tenga no puede ver esta pestaña.

Solución de problemas

Falta un miembro del personal en el periodo — nunca registró su salida del turno, la salida no anotó horas o no tiene tarifa por hora. El aviso que aparece tras generar el periodo nombra a las personas omitidas por falta de tarifa.
“No se han encontrado turnos completados en este intervalo de fechas” — ningún turno del intervalo tiene todavía la salida registrada. Elija otro intervalo o pida al personal que registre su salida.
“Nada que pagar: todos los turnos completados de este intervalo los trabajó un miembro del equipo sin tarifa por hora” — asigne sus tarifas en la página Gestionar personal y vuelva a generar.
“Ya existe un periodo de nómina para este intervalo de fechas” — otro periodo de este evento ya cubre parte del intervalo.
Falta Editar en una línea — el periodo ya no está Abierto.
Aprobar no hace nada — un periodo debe estar Bloqueado primero, y Aprobado antes de poder marcarse como Pagado.

Véase también

9.5 Mis recintos

Mis recintos es su cartera de espacios físicos, separada de cualquier evento concreto. Cree un recinto una vez, describa sus zonas, servicios y paquetes, y reutilícelo en sus eventos; una vez que un administrador lo haya aprobado, otros organizadores pueden encontrarlo y solicitar reservarlo. La misma área le permite explorar los recintos de otros organizadores y enviar solicitudes de reserva. Ábrala en Trabajo → Recintos en la barra lateral de organizador. Sus dos pestañas son Mis recintos y Solicitudes de recinto (las solicitudes que ha enviado).

Qué puede hacer aquí

Crear un recinto con dirección, aforo, zona horaria, fotos, servicios y un número de registro.
Dibujar las zonas y los asientos en el diseñador de recintos.
Bloquear fechas cuando el recinto no esté disponible.
Ofrecer servicios y paquetes que otros organizadores puedan solicitar.
Explorar otros recintos y enviar una solicitud de reserva.
Responder a las solicitudes de su propio recinto y seguir las que ha enviado.

Sus recintos

La lista muestra cada recinto con su ubicación, la fecha de creación, su aforo y una insignia de estado. Crear recinto añade uno. Explorar recintos cambia a los recintos de otros organizadores. La insignia le indica lo que otras personas pueden hacer con el recinto: Publicado y aceptando reservas, Pendiente de revisión, aún no publicado, Inactivo, oculto por ti o Rechazado, no publicado. Ver abre la página del recinto, Editar lo modifica y Eliminar lo borra. Las solicitudes que ha enviado están en la pestaña Solicitudes de recinto.

Añadir un recinto

Haga clic en Crear recinto.
Introduzca el Nombre del recinto (obligatorio) y una descripción.
Complete la dirección, la ciudad y el país, la Zona horaria (obligatoria) y el Aforo. Añada el sitio web si tiene uno.
Introduzca el Registro de empresa / recinto: una prueba de que usted explota el recinto o está autorizado a publicarlo. Un administrador lo revisa antes de que el recinto se haga público, y no se muestra públicamente.
Añada los Servicios uno a uno: escriba una etiqueta como «Escenario» y haga clic en Añadir. Los primeros aparecen en la tarjeta del recinto.
Añada hasta doce Fotos (JPG, PNG o WebP, 5 MB cada una).
Deje Activo marcado para que aparezca publicado una vez aprobado, o desmárquelo para ocultar el recinto por ahora. Haga clic en Crear recinto.

Un recinto nuevo empieza en Pendiente de revisión. Los administradores son avisados, y a usted se le notifica su decisión. Si un recinto se rechaza, la nota del revisor aparece en su página. Primero se comprueba si está rechazado, después si está pendiente, y por último su propio interruptor Activo: la decisión de un administrador siempre prevalece.

La página del recinto

La página del recinto muestra los datos, los servicios, las zonas y un calendario de disponibilidad, que colorea en rojo los días bloqueados y en violeta los días con un evento en el recinto (incluidos el primer y el último día, de modo que un evento de un solo día también aparece). Los botones de la parte superior abren el diseñador, los servicios y los paquetes del recinto, además de Editar. Gestionar zonas lleva al diseñador. Si el recinto no está publicado, un aviso en la parte superior indica el motivo.

Para bloquear fechas, elija Bloqueado desde y Bloqueado hasta (fecha y hora), opcionalmente escriba un motivo y haga clic en Bloquear fechas. En Periodos bloqueados cada bloqueo tiene un botón Quitar. Un bloqueo no cancela nada ya programado. Impide que una solicitud de reserva para esas fechas sea aprobada, y aparece al consultar la disponibilidad del recinto para un evento.

Diseñar las zonas y los asientos

El diseñador sirve para eventos con asientos asignados. En Añadir zona, dé a la zona un Nombre, un Tipo — Zona de pie, Sección con asientos, Escenario, Backstage, Área VIP o Entrada general — un color y, opcionalmente, una capacidad, y haga clic en Añadir zona. Cada zona es una tarjeta a la izquierda. Ábrala para cambiarle el nombre, para Generar una cuadrícula de filas y asientos por fila (las filas se nombran con letras, A, B, C, y los asientos se numeran; volver a generar sustituye los asientos existentes, previa advertencia, y se rechaza si la cuadrícula es mayor que la capacidad de la zona), o para eliminar la zona. Arrastre un asiento para moverlo; cada movimiento se guarda al instante.

Servicios y paquetes

Los servicios son lo que se puede añadir a una reserva. Añadir servicio pide un nombre, una de ocho categorías (Catering, AV / Técnica, Decoración, Personal, Mobiliario, Aparcamiento, Fotografía, Otros), un tipo de precio (Tarifa plana, Por persona, Por hora o Personalizado / Presupuesto), un precio base (en la moneda de su cuenta, que indica el formulario) y, opcionalmente, una capacidad máxima. Un interruptor activar/desactivar en cada tarjeta oculta un servicio sin borrarlo.

Un paquete agrupa servicios por un solo precio. Añadir paquete se ofrece cuando el recinto tiene al menos un servicio activo. Elija los servicios y las cantidades, vea el total de las partes y fije el precio del paquete; si es más bajo, la tarjeta muestra el ahorro. La lista de paquetes tiene Servicios como acceso directo de vuelta.

Explorar recintos y solicitar uno

En Explorar recintos, busque por nombre, ciudad o país y haga clic en Buscar. Solo aparecen los recintos activos y aprobados, nunca los suyos. Una tarjeta muestra la foto, el aforo, la ubicación, el propietario, los servicios y dos enlaces: Ver y Reservar recinto.

Haga clic en Reservar recinto.
Elija Desde fecha y Hasta fecha (hoy o posterior; el final después del inicio).
Opcionalmente vincule uno de sus próximos eventos e indique los Invitados esperados.
Opcionalmente elija uno de los paquetes del recinto, o marque servicios concretos.
Escriba un Mensaje al local y haga clic en Enviar solicitud de reserva.

Si las fechas ya chocan con algo en el recinto, se le avisa, pero puede enviarla igualmente; el propietario debe resolver el conflicto antes de aprobarla. No puede solicitar su propio recinto.

Seguir sus solicitudes

La pestaña Solicitudes de recinto enumera las solicitudes que envió, con sus fechas, estado, precio y la respuesta del recinto. Haga clic en Explorar recintos para enviar otra. Una solicitud pendiente o aprobada tiene Cancelar; cancelar avisa al propietario del recinto y, si la solicitud había asignado el recinto a su evento, lo retira. Cuando una solicitud está Completada, puede dejar una valoración con estrellas y un comentario con Enviar reseña. La reseña se publica al instante y no se puede editar.

Solicitudes para su recinto

Cuando otro organizador pide reservar su recinto publicado, se le notifica y la solicitud aparece en la página de Solicitudes de reserva del recinto (el botón ámbar Solicitudes de reserva en la página del recinto, visible para su propietario), con contadores de solicitudes pendientes, aprobadas y totales, y un filtro por estado. Aprobar solicitud le lleva a los detalles, donde confirma el precio total, un depósito opcional y un mensaje; la aprobación se rechaza si las fechas chocan con un periodo bloqueado, otra solicitud aprobada o un evento en el recinto. Rechazar solicitud abre la página de la solicitud directamente en su formulario de rechazo, donde escribe el motivo que se incluye en el correo de decisión al solicitante, Marcar como completado cierra una aprobada tras el evento, y Ver detalles muestra la solicitud, sus servicios y los precios. Cuando se establece un depósito, Marcar depósito como recibido lo registra. Aprobar una solicitud que indica un evento que todavía no tiene recinto asigna este recinto a ese evento. Las páginas del propietario de un recinto en EventMann cubren las mismas pantallas con más detalle; consulte Solicitudes de reserva.

Los ajustes en detalle

Registro de empresa / recinto — texto opcional que respalda la aprobación del administrador. Solo lo ven los administradores.
Activo — su propio interruptor. Un recinto se publica a otros organizadores solo cuando está activo y aprobado a la vez.
Bloqueo de disponibilidad — un intervalo de fecha y hora con un motivo opcional. No cancela reservas; impide aprobaciones y aparece en las consultas de disponibilidad.
Servicios — etiquetas de texto libre. Los tres primeros aparecen en las tarjetas de la lista de exploración.

Conviene saber

Elegir un recinto para uno de sus propios eventos se hace en la página Recinto y escenario de ese evento, en Gestionar. Ofrece los recintos activos que usted posee, y los recintos que tiene a través de una solicitud de reserva aprobada o completada.
Eliminar un recinto lo desvincula de sus eventos, que conservan sus datos, y borra sus zonas, servicios, paquetes, disponibilidad, solicitudes y reseñas.
Necesita el permiso de Recintos para ver la lista, y su permiso de creación para añadir un recinto.

Solución de problemas

Mi recinto no aparece para otros organizadores — está pendiente de revisión, fue rechazado o lo tiene desactivado. La insignia de la lista indica cuál es el caso.
No puedo solicitar mi propio recinto — es lo esperado. Asígnelo desde la página Recinto y escenario del evento.
Falta Añadir paquete — el recinto necesita primero al menos un servicio activo.
Se rechaza generar una cuadrícula de asientos — filas por asientos superan la capacidad de la zona. Aumente la capacidad o use una cuadrícula más pequeña.
Se rechaza aprobar una solicitud — las fechas chocan con un periodo bloqueado, un evento u otra solicitud aprobada. Recházela o resuelva antes el conflicto.

Véase también

9.6 Recordatorios del evento

Recordatorios del evento envía un correo electrónico programado y/o una notificación en la aplicación a los asistentes, al personal o a ambos, con un momento determinado respecto al inicio o al final de su evento — útil para la logística de última hora o para un breve agradecimiento. Lo encontrará en Marketing → Comunicaciones con asistentes, en la pestaña Recordatorios. Para un seguimiento completo y diseñado, con fotos y una encuesta, use Seguimientos posteriores al evento. Cualquiera que pueda ver el evento puede ver la lista; crear y modificar recordatorios requiere el permiso para editarlo.

Qué puede hacer aquí

Crear un recordatorio — elija cuándo se envía, quién lo recibe y por qué canal.
Editar un recordatorio existente en línea, o enviarse una copia de prueba.
Activar o desactivar un recordatorio sin borrarlo.
Eliminar un recordatorio.
Ver a quién llegó — tras su ejecución, un resumen muestra los recuentos de correo electrónico y de la aplicación, y una muestra de las direcciones de los destinatarios.

Cómo programar un recordatorio

Elija un Disparador: Horas antes, Días antes, El mismo día del evento u Horas después.
Introduzca el valor, p. ej. 24 para «24 horas antes» — se ignora en «el mismo día».
Elija el Público — Asistentes, Personal o Todos.
Elija el Canal — Correo electrónico, En la aplicación o Ambos.
Escriba el Asunto del Correo y el Mensaje en el editor. Active Adjuntar las entradas de cada asistente si quiere que se incluyan las entradas.
Haga clic en Guardar Recordatorio. En Recordatorios Programados, Envíame una prueba envía primero una copia a su propia dirección.

Los ajustes en detalle

Valor del disparador — acepta de 1 a 720 (hasta 30 días); es obligatorio para todos los tipos de disparador excepto «el mismo día».
Público: Asistentes — todas las personas con una reserva confirmada, respetando la preferencia de correo de recordatorios de cada titular de cuenta; las reservas de invitados sin cuenta siempre lo reciben, ya que no hay preferencia que puedan rechazar.
Público: Personal — todos los miembros activos del equipo de este evento, más usted como organizador.
Canal: Ambos — envía el correo electrónico y además genera una notificación en la aplicación con el contador de la campana de notificaciones.
Adjuntar las entradas de cada asistente — cada pedido recibe sus propias entradas con el correo, generadas de nuevo con su diseño de entradas y patrocinadores actuales. El personal y otros destinatarios sin pedido reciben el correo sin entradas.

Conviene saber

Los asistentes reciben automáticamente un recordatorio 24 horas antes del evento. Si añade su propio recordatorio para el correo de asistentes entre 12 y 36 horas (o 1 día) antes, el suyo sustituye al automático, de modo que nadie reciba dos.
Un recordatorio se envía una sola vez. Una vez enviado, volver a activarlo no lo enviará de nuevo; cree un recordatorio nuevo si necesita otra ronda.
Los correos de recordatorio salen a un ritmo constante en lugar de todos a la vez: por defecto, 200 por hora, que puede cambiar en Ajustes → SMTP y correo → Ritmo de envío de recordatorios. Siempre terminan antes de que empiece el evento, enviando más rápido si es necesario.
EventMann también puede enviar su propio recordatorio automático 24 horas antes del evento. Está desactivado salvo que lo active en Detalles y fechas, y un recordatorio suyo para aproximadamente el mismo momento lo sustituye. Incluye sus entradas (puede desactivarlo en Detalles y fechas) y las normas de su evento, que escribe una sola vez en Detalles y fechas → Normas del evento y qué saber.
El personal y otros destinatarios sin reserva reciben un correo de recordatorio independiente, en lugar del diseño con tabla de entradas que ven los asistentes con reserva.

Solución de problemas

El resumen de envío muestra 0 destinatarios — para los asistentes, puede que aún no haya reservas confirmadas, o que todos hayan rechazado los correos de recordatorio; para el personal, compruebe si algún miembro del equipo está marcado como activo.
Un recordatorio nunca se envió — o bien la hora de inicio o de fin del evento ya ha pasado la ventana del disparador, o bien ya se ejecutó una vez antes (véase más arriba).
Edité un recordatorio pero se envió el mensaje antiguo — las modificaciones solo afectan a las ejecuciones que aún no se han producido; un recordatorio que ya se ejecutó no se vuelve a enviar con el texto nuevo.

Véase también

9.7 Traducciones del evento

Las traducciones añaden el contenido de su evento en más idiomas, para que los visitantes que navegan por EventMann en alemán, francés u otro idioma lean el título, la descripción, los nombres de las entradas y las preguntas del pago en ese idioma, en lugar de su texto original. Abra el evento y luego Configuración del evento → Traducciones. Su texto original es lo que ven los visitantes en inglés y en cada idioma que no haya traducido, así que esta página solo añade los demás idiomas.

Qué puede hacer aquí

Traducir el evento: el título, la descripción y el mensaje de confirmación que se muestra tras la reserva.
Traducir cada tipo de entrada: su nombre y su descripción.
Traducir cada pregunta del pago: su etiqueta y su marcador de posición.
Redactar una traducción con IA, y después revisarla y guardarla, cuando las funciones de IA estén disponibles para usted.
Eliminar una traducción de un idioma.

Añadir una traducción

Elija la pestaña del idioma, por ejemplo Deutsch. Un punto verde junto a un idioma indica que ya hay una traducción guardada para él. Las pestañas ofrecen los idiomas en los que EventMann está publicado distintos del inglés, que es su texto original — Deutsch, Français, Español, Italiano, Nederlands, Português, Polski, Čeština, Dansk y Svenska — y puede desplazar la barra lateralmente para llegar a los últimos.
Opcionalmente haga clic en Traducir a Deutsch en la barra morada para que Claude AI redacte los campos a partir del texto del evento. Esto solo rellena el formulario: no se guarda nada hasta que haga clic en Guardar traducción, y sobrescribe lo que hubiera escrito en los campos que traduce. La barra no aparece cuando las funciones de IA no están disponibles para usted.
Rellene el Título. Es obligatorio.
Escriba la Descripción en el editor y el Mensaje de confirmación que se muestra a los asistentes tras una reserva correcta.
Traduzca los Tipos de entrada y las Preguntas en el pago, más abajo.
Haga clic en Guardar traducción. La pestaña recibe su punto verde y la línea debajo del botón indica «Traducción al alemán guardada».

Los campos

El Título (hasta 255 caracteres) es obligatorio. La Descripción es un editor de texto enriquecido; si la deja vacía, los visitantes de ese idioma verán su descripción original. El Mensaje de confirmación (hasta 5.000 caracteres) sustituye el texto de confirmación de sus ajustes de pago para ese idioma. Cada tipo de entrada muestra su nombre y precio originales; escriba el Nombre traducido (obligatorio) y la Descripción.

Más abajo, cada pregunta del pago tiene una Etiqueta y un Marcador de posición. Haga clic en Guardar traducción cuando termine. Eliminar traducción en Deutsch borra la traducción de ese idioma tras una confirmación: se van con ella el texto del evento, los textos de todos sus tipos de entrada y los textos de todas sus preguntas en ese idioma, y no se puede deshacer.

Los ajustes en detalle

Título — el único campo obligatorio del propio evento.
Nombre del tipo de entrada y etiqueta de la pregunta — también obligatorios, pero vienen rellenados con su texto original, de modo que solo cambia lo que quiere traducir. Un elemento que deja tal cual se guarda como copia del original.
Descripciones, marcadores de posición y el mensaje de confirmación — opcionales. Si los deja vacíos, el visitante ve su texto original en ese campo.
Opciones de las preguntas de elección — no se pueden traducir aquí; se mantienen con su redacción original.

Dónde ven los visitantes una traducción

En la página pública del evento: el título y la descripción.
En el pago: los nombres y descripciones de las entradas, y las etiquetas de las preguntas.
Tras la reserva: el mensaje de confirmación.
En el selector de idioma y en los enlaces de idioma para buscadores de la página del evento: el evento se ofrece en su idioma original y en cada idioma publicado para el que haya guardado una traducción, y en ningún otro.

No todo sigue aún el idioma del visitante: las tarjetas de eventos en listados y búsquedas, el título de la pestaña del navegador, la lista de entradas de la propia página del evento (usa los nombres originales de las entradas; las traducciones se muestran en el pago), los marcadores de posición de las preguntas del pago, los correos electrónicos y la entrada en PDF conservan su texto original.

Conviene saber

Cualquiera con el permiso de vista de Configuración puede abrir la página; guardar y eliminar requieren el permiso para editar el evento. Un miembro del equipo que no lo tenga recibe un error al guardar.
Los idiomas que EventMann no ha publicado (japonés, turco y chino) no se ofrecen y no se pueden guardar. Las traducciones guardadas antes en esos idiomas permanecen ocultas.
La traducción con IA usa el texto guardado de su evento como origen y envía el título, la descripción, el mensaje de confirmación, los tipos de entrada y las preguntas en una sola solicitud. Revise cada campo antes de guardar. Un evento muy largo puede seguir siendo demasiado para una sola solicitud; en ese caso la barra muestra un error y no se rellena nada. La barra de IA solo aparece cuando la IA está activada para la plataforma y para su cuenta, y hay una clave disponible.
Copiar un evento copia sus traducciones con él.

Solución de problemas

Guardar no hace nada — hay un campo obligatorio vacío: el título, el nombre de una entrada o la etiqueta de una pregunta. Complételo y guarde de nuevo.
Los visitantes siguen viendo mi texto original — no hay ninguna traducción guardada para su idioma, o están en un lugar que no usa traducciones (véase arriba).
Falta el botón Traducir — las funciones de IA no están activadas para su cuenta, o la plataforma no tiene clave.
Falta un idioma en las pestañas — no está publicado en EventMann.

Véase también

9.8 Diseño de entradas

El diseño de entradas controla cómo se ven sus entradas: el estilo, la disposición, los colores y la tipografía, qué datos se imprimen, su logotipo y sus patrocinadores. Un único generador produce tanto el PDF que descarga el asistente como el PDF adjunto al correo de confirmación, así que lo que muestra la vista previa en directo es lo que se entrega. Abra el evento y después Entradas y Precios → Diseño de entradas. Necesita el permiso para editar el evento.

Qué puede hacer aquí

Elija un estilo y una disposición, o parta de uno de los seis temas rápidos.
Defina los colores y la tipografía y el idioma de las etiquetas de la entrada.
Muestre u oculte la fecha, el recinto, el tipo de entrada, la categoría, el precio, el nombre del asistente, la referencia de la reserva y el ID de la entrada.
Añada su logotipo, una imagen de fondo y la marca de su organización.
Añada patrocinadores y socios con sus logotipos y una posición.
Dé a un tipo de entrada su propio diseño.
Previsualice en directo y descargue un PDF de muestra.

La página

Los ajustes están en paneles plegables a la izquierda; la vista previa en directo de una entrada permanece a la derecha y se redibuja un momento después de cada cambio. Diseño para, arriba, elige lo que está editando: Todos los tipos de entrada o un tipo de entrada. El panel Estilo y diseño aparece abierto al principio. Los Temas rápidos, como Medianoche, definen estilo, colores, disposición y tipografía con un solo clic. Elija un Estilo — Moderno, Minimalista, Oscuro o Degradado — y una Disposición — Estándar, Compacta, Insignia o Móvil (una entrada por pantalla de teléfono con un código QR grande centrado). Guardar diseño permanece al pie de la página. La vista previa usa datos de ejemplo, así que no necesita una reserva real.

Colores, tipografía e idioma

Abra Colores y tipografía. Elija Principal y Acento con los selectores de color; Fondo aparece solo para los estilos Moderno y Minimalista, porque Oscuro y Degradado tienen los suyos. Aparece una advertencia amarilla cuando el contraste hace que la entrada sea difícil de leer. La Tipografía ofrece Sans-serif, Serif y Monoespaciado. El Idioma del boleto define el idioma de las etiquetas impresas en cada entrada, tanto en el correo como en la descarga; no sigue el idioma del navegador del comprador, así que todas las copias de una entrada se leen igual. Si nunca lo define, se usa el idioma del titular del evento.

Abra Contenido de la entrada para activar o desactivar datos: Mostrar fecha, Mostrar recinto, Mostrar tipo de entrada, Mostrar insignia de categoría, Mostrar precio (que también oculta la línea del código de descuento), Mostrar nombre del asistente (imprime el correo debajo del nombre), Mostrar referencia de reserva y Mostrar ID de entrada. Debajo de los interruptores de fecha y recinto, Texto de ubicación, Texto de fecha y Texto de hora le permiten imprimir sus propias palabras en lugar de los datos del evento; déjelos vacíos para usar los del evento. Editar copia los valores reales en los campos, y Usar los datos del evento los borra de nuevo.

Logotipo, fondo y marca del organizador

En Logo del evento, Mostrar imagen del evento imprime la foto del banner en la parte superior de la entrada (su imagen del evento, o la ilustración de la categoría cuando no tiene ninguna; nunca en un evento solo online). Subir logo acepta un JPG, PNG o WebP de hasta 2 MB, y ofrece dos colores tomados de él para aplicar. Subir fondo cubre toda la entrada con una imagen (también de hasta 2 MB); el Velo de legibilidad pone una capa blanca sobre ella, de 0 (desactivado) a 100 por ciento, 35 por defecto, para que el texto siga siendo legible.

En Marca del organizador, elija un Modo de visualización — Solo logotipo, Logotipo + texto, Solo texto u Oculto — y un Nombre para mostrar de hasta 100 caracteres. Si lo deja vacío, el nombre es el de su empresa en su perfil; si no existe, el nombre de su cuenta. Añada un Logo del organizador y elija su Posición: encima o debajo de la información del evento en el encabezado, o encima o debajo del texto del pie.

Patrocinadores y socios

El panel Patrocinadores tiene el interruptor Mostrar logos de patrocinadores en las entradas, un Modo de visualización (Solo logotipo, Logotipo + texto, Solo texto) y una Posición del logo: las cuatro posiciones del encabezado y el pie, o Barra lateral junto al código QR. Patrocinado por enumera automáticamente a los patrocinadores que cumplen los requisitos: aquellos cuyo patrocinio está Activo o Aprobado y tiene marcada la opción En las entradas en Patrocinadores del evento, como máximo cinco. Añadir patrocinador, en Patrocinadores adicionales, añade uno que no está en EventMann: un nombre y un logotipo de hasta 1 MB (JPG, PNG o WebP), uno por guardado. El panel Socios funciona igual para coorganizadores, socios de medios o recintos, con un campo adicional de sitio web; viene desactivado por defecto.

Pie de página, código QR y tamaño

En Pie de página y QR puede escribir un pie personalizado de hasta 200 caracteres; el año se añade después. Mostrar etiqueta QR imprime «Escanear en la entrada» debajo del código, y Tamaño del código QR es Pequeño, Mediano o Grande. Tamaño de la entrada ofrece una hoja A4, una entrada A6 apaisada y un pase de 7 × 3 pulgadas, con o sin sangrado para imprentas, y el Espaciado es Compacto, Estándar o Amplio. El código QR siempre se imprime, y el pie siempre le nombra a usted, el organizador, como emisor, junto al pequeño distintivo de EventMann de la plataforma por la que se vendió la entrada.

Dé a un tipo de entrada su propio diseño

Elija el tipo de entrada en Diseño para. La página se recarga para ese tipo.
Cambie el estilo, la disposición y lo demás.
Haga clic en Guardar diseño. El tipo de entrada tiene ahora un diseño completo propio y muestra Diseño personalizado en la lista.

Un tipo de entrada sin diseño propio sigue el diseño del evento. Al guardar el diseño predeterminado del evento, un aviso enumera los tipos que tienen diseño propio y no se modifican. Una vez que un tipo tiene su propio diseño, los cambios posteriores en el diseño del evento no llegan a él, y no hay ningún botón que lo devuelva al predeterminado.

Los ajustes en detalle

Diseño para — el predeterminado del evento, o un tipo de entrada con diseño propio.
Nombre para mostrar — reemplaza el nombre del organizador impreso en la entrada.
Mostrar logos de patrocinadores en las entradas / Mostrar socios en las entradas — cuando está desactivado, esa sección no se dibuja en absoluto.
Archivos de logotipo — JPG, PNG o WebP. El logotipo, el logotipo del organizador y el fondo pueden pesar hasta 2 MB; los logotipos de patrocinadores y socios, hasta 1 MB. No se acepta SVG.
Idioma del boleto — uno de los once idiomas en los que EventMann está publicado.

Conviene saber

La descarga y el adjunto del correo usan el mismo diseño, y un pedido de varias entradas llega como un único PDF con una página por cada una.
Solo la disposición Estándar respeta todas las posiciones de la marca del organizador, de los patrocinadores y de los socios. Compacta, Insignia y Móvil los colocan en un lugar fijo.
Al hacer clic en la tarjeta de estilo Moderno, Minimalista u Oscuro también se restablece el color de fondo al propio de ese estilo.
Descargar ejemplo genera un PDF del último diseño guardado; solo la vista previa en directo muestra los cambios que aún no ha guardado.
Duplicar un evento, o guardarlo como plantilla, conserva el diseño pero descarta los textos de fecha, hora y recinto que escribió.
El texto en chino, japonés, coreano, tailandés, latino, cirílico y griego se imprime correctamente. Los alfabetos árabe, hebreo e indio se imprimen con los glifos correctos; con el generador sencillo, la unión de letras y la posición de los signos diacríticos pueden verse algo desajustados.

Solución de problemas

Mi logotipo es rechazado — el archivo no es un JPG, PNG o WebP, o pesa demasiado. El formulario muestra un error en lugar de omitir la imagen.
Un patrocinador no aparece en las entradas — su patrocinio debe estar Activo o Aprobado con En las entradas marcado, y Mostrar logos de patrocinadores en las entradas debe estar activado aquí. Solo se imprimen cinco.
El PDF de muestra no muestra mi cambio — guarde primero el diseño; la muestra usa el diseño guardado.
Un tipo de entrada se ve distinto a los demás — tiene su propio diseño. Elíjalo en Diseño para editarlo.
Falta la imagen del evento — Mostrar imagen del evento está desactivado, o el evento es solo online.

Véase también

Capítulo 10

Membresías

10.1 Membresías

Una membresía es un pase de pago que vende a su propio público por un periodo fijo, separado de las entradas de eventos: un abono de temporada, un nivel de apoyo, una tarjeta familiar. Los miembros pueden obtener reserva anticipada, precios de miembro, entradas solo para miembros y entradas gratuitas. Todo se gestiona en un solo lugar, Crecer → Membresía en la barra lateral del organizador, y las personas compran desde la sección Membresía de su página pública de organizador.

Qué puede hacer aquí

Crear planes con un precio, un periodo y beneficios — véase Planes de membresía.
Ver y gestionar sus miembros, asignar ID de miembro e importar una lista existente — véanse Miembros e ID de miembro e Importar una lista existente.
Ofrecer cupones de descuento — véase Cupones de membresía.
Decidir qué obtienen los miembros en sus eventos — véase Beneficios para miembros en sus eventos.

Recorrido por la página

La etiqueta de estado Vendiendo membresías indica que sus planes son visibles y se pueden comprar. Si falta, un recuadro ámbar indica el motivo y enlaza con la solución (véase más abajo).
La franja de cifras se calcula cada vez que abre la página: Miembros activos (personas, no filas), Nuevos este mes, Caducan en 30 días, Renovaciones (compras de alguien que ya tenía una membresía con usted), Recaudado (lo que pagaron los miembros, sin contar las membresías que reembolsó y finalizó) y Cupones usados.
Las pestañas Planes, Miembros, Cupones y Configuración contienen las cuatro áreas de trabajo; el número junto a cada pestaña es un recuento.
Cada plan es una tarjeta con su precio, sus beneficios, sus miembros y sus plazas. Use Nuevo plan en la parte superior para añadir otro, y Página pública para ver su escaparate.

Lo que ven los miembros

En su página pública de organizador, la sección Membresía muestra una tarjeta por cada plan que se puede comprar — con su precio, sus beneficios y un botón de Hacerse miembro — y, para un plan con límite de miembros, cuántas plazas quedan.
Si activó Número de miembros público, la página muestra también cuántos miembros tiene.

Cómo funciona la facturación

Una membresía dura un periodo fijo — un mes, un año o una temporada que usted define — y después finaliza. No hay renovación automática: no se vuelve a cobrar nada, y no es una suscripción. El miembro renueva comprando de nuevo; una renovación anticipada empieza cuando termina el periodo actual, así que no se pierden días.
Los miembros reciben un correo de renovación 14 días y, de nuevo, 7 días antes de que termine el periodo (cada uno se envía una sola vez, y no a quien ya haya renovado), y un correo después de que haya caducado. Una membresía sigue activa 7 días después de su fecha de fin.
El precio es lo que paga el comprador, con IVA incluido. Usted define el tipo de IVA de su plan, y la factura muestra el impuesto dentro de ese precio en lugar de sumarlo.
Cada membresía pagada recibe una factura en su secuencia de facturas, tenga o no activada la facturación de entradas (Facturas).

Stripe, reembolsos y desistimiento

Vender membresías usa la misma configuración de Stripe que las entradas de pago: una cuenta conectada activa que pueda aceptar pagos con tarjeta (Configuración de Stripe Connect). Usted es el vendedor, el cargo se hace en su cuenta, y un reembolso sale de su saldo de Stripe.
El miembro puede cancelar en un plazo de 14 días desde la compra y recupera el precio completo, tenga o no utilizados los beneficios. Esto se indica en la página de pago antes de pagar.
Usted puede finalizar cualquier membresía con Reembolsar y finalizar en la pestaña Miembros; el miembro recibe el reembolso íntegro.

Conviene saber

Una membresía se puede comprar como regalo. Queda en la cuenta del comprador hasta que el destinatario la reclama con un enlace, y el periodo empieza al reclamarla.
Cuando un plan tiene límite de miembros y está completo, las personas pueden unirse a una lista de espera y reciben un correo cuando se libera una plaza.
Cada membresía tiene un enlace público de tarjeta de miembro que muestra si es válida en este momento — útil en la entrada de un evento solo para miembros.
Su audiencia Miembros en las campañas de correo incluye a todas las personas con una membresía activa, incluso quienes nunca compraron una entrada suya.
Los miembros gestionan su parte en Mis membresías; véase el artículo para asistentes.

Solución de problemas

La página dice que las membresías no están en venta. El recuadro ámbar indica uno de cinco motivos: Stripe no está conectado; su cuenta todavía no puede aceptar cargos; le falta la capacidad de pagos con tarjeta; se creó con un modelo de comisiones anterior y debe reconectarse; o los pagos con tarjeta están desactivados en toda la plataforma. Los planes permanecen ocultos en su página pública hasta que se solucione.
Un miembro dice que el precio de miembro no se aplicó. Un precio de miembro solo puede rebajar el precio de una entrada. Si una oferta relámpago o un descuento ya era más barato, ese precio prevalece.
Quiero que se renueve automáticamente. Las membresías tienen un periodo fijo por diseño, así que el miembro renueva por sí mismo tras los recordatorios de 14 y 7 días.

Véase también

10.2 Planes de membresía

Un plan es lo que un miembro compra realmente: un precio, un periodo y una lista de beneficios. Cree y edite los planes en Crecer → Membresía, en la pestaña Planes. Puede tener varios a la vez, por ejemplo un pase de apoyo económico y un pase familiar.

Qué puede hacer aquí

Definir el nombre, el periodo (mensual o anual), el precio y el IVA incluido en él.
Enumerar beneficios, añadir un precio de bienvenida, dar entradas gratuitas, limitar el número de miembros y abrir la lista de espera.
Vender solo durante un periodo, o vender una temporada fija que todos comparten.
Desactivar un plan sin perder a sus miembros.

Cómo crear un plan

En la pestaña Planes, haga clic en Nuevo plan. Se abre un formulario.
Escriba el Nombre del plan, elija la Duración (Mes o Año) e introduzca el Precio en su moneda de cobro. El precio mínimo es de €0,50.
Si el IVA está incluido en el precio, introduzca el tipo en IVA % (incluido) (de 0 a 50). El comprador paga el precio que escribió; la factura muestra el impuesto dentro de él.
Opcionalmente, defina el Límite de miembros y un Límite de lista de espera.
Opcionalmente, defina el Inicio de ventas y el Fin de ventas, un Precio de bienvenida (primer periodo), Entradas gratis por periodo, y una temporada con Comienzo del periodo y Fin del periodo.
Escriba los Beneficios, uno por línea; aparecen como viñetas en su página pública y en el pago. La Descripción es texto libre.
Haga clic en Crear plan. El plan está en venta en cuanto esté activo y su cuenta de Stripe pueda aceptar pagos.

Los ajustes en detalle

Posición de visualización — el orden de sus tarjetas de plan en la página pública; los números bajos aparecen primero. No es una cantidad.
Límite de miembros — cuántas personas pueden tener el plan a la vez. Una membresía caducada libera su plaza, y un titular actual que renueva nunca necesita una plaza libre. El límite se comprueba cuando alguien empieza a pagar. No puede fijarlo por debajo del número de titulares actuales; si lo iguala a ese número, significa “no más miembros nuevos hasta que alguien caduque”.
Periodo de venta — antes de que se abra, el plan muestra “En venta desde” y no se puede comprar; una vez cerrado, ya no se ofrece, las renovaciones incluidas. Las horas están en su propia zona horaria, que el formulario indica. El fin de ventas debe ser posterior al inicio.
Precio de bienvenida — un precio más bajo solo para el primer periodo de un miembro, que debe ser inferior al precio normal. Quien haya tenido o recibido el plan paga después el precio normal, y un regalo siempre es al precio normal.
Entradas gratis por periodo — cuántas entradas puede tomar gratis un miembro en cada periodo, en los tipos de entrada que marque como computables para la asignación. Véase Beneficios para miembros en sus eventos.
Temporada (Comienzo del periodo / Fin del periodo) — todos los que compran el plan lo tienen para las mismas fechas, cuando se unan, en lugar de un periodo que empiece el día de la compra. Defina ambas fechas o ninguna; el fin debe ser posterior al inicio. A quien se une a mitad de temporada no se le retrotrae el periodo, una temporada que ya ha terminado no se puede vender, y la misma persona no puede comprar dos veces la misma temporada.
Límite de lista de espera — cuántas personas pueden esperar cuando el plan está completo. Cuando se libera una plaza, a las personas que llevan más tiempo esperando se les envía una invitación por correo. No se reserva nada para ellas, así que la plaza va a quien complete antes la compra.

Leer una tarjeta de plan

La cifra Plazas muestra los miembros actuales frente al límite (“5 / 12”), con una barra debajo.
En espera aparece cuando hay personas en la lista de espera.
Editar abre el mismo formulario que para un plan nuevo.
Desactivar retira el plan de la venta y lo oculta de su página pública. Los miembros conservan sus beneficios; Activar lo vuelve a poner en marcha.
Mientras alguien tenga el plan, eliminar está bloqueado (“Eliminación bloqueada mientras hay miembros”); desactívelo en su lugar.

Cambiar un plan que tiene miembros

Cuando alguien tiene un plan, su duración (mensual o anual) no se puede cambiar. Cree un plan nuevo en su lugar.
Puede cambiar el precio en cualquier momento. Quienes ya pagaron conservan el precio con el que compraron; el nuevo precio se aplica a los nuevos miembros y a las renovaciones.
Las etiquetas de estado de una tarjeta — Agotado, Abre …, Ventas cerradas, Cierra … — muestran por qué un plan se puede comprar o no en este momento.

Conviene saber

El límite de miembros, el periodo de venta, la temporada y el precio de bienvenida son todos opcionales. Un plan sin ninguno de ellos se vende simplemente a su precio, con un periodo que empieza el día de la compra, hasta que lo desactive.
Cada cifra con la que compró un miembro se guarda con su membresía, así que editar o eliminar un plan nunca cambia lo que alguien ya pagó.

Solución de problemas

Mi plan no aparece en mi página pública. Compruebe, en este orden: si está activo; si se ha abierto su periodo de venta; si se ha cerrado; si está completo; si ha terminado su temporada. Revise también la etiqueta de estado de la parte superior de la página por si hay problemas con Stripe.
Mi límite de miembros fue rechazado. Era inferior al número de miembros actuales. Fíjelo a ese número o a uno superior.
Al guardar dice que el precio de bienvenida debe ser inferior. El precio de bienvenida tiene que estar por debajo del precio normal.
Un miembro ve un precio distinto. Cambió el precio del plan. El miembro conserva lo que pagó; el nuevo precio es para las renovaciones.

Véase también

10.3 Miembros y números de miembro

La pestaña Miembros, en Crecer → Membresía, es su lista: todas las personas que tienen o han tenido una membresía con usted, con su plan, su estado y lo que pagaron. Úsela para buscar a alguien, finalizar una membresía o exportar la lista. Los números de miembro y la importación de una lista existente se configuran en la pestaña Configuración.

Qué puede hacer aquí

Consultar la lista: nombre y correo electrónico, ID de miembro, plan y referencia, estado, fecha de vencimiento y lo que se pagó (con el cupón, si se usó uno).
Importar personas que ya tiene con Importar una lista.
Descargar la lista con Exportar CSV.
Finalizar una membresía y reembolsarla con Reembolsar y finalizar.

Lea la lista

El ID de miembro es el número de su propia secuencia, por ejemplo KV0015. Una etiqueta pequeña importado marca a las personas que cargó desde una lista.
Activo significa que la membresía está pagada, no finalizada y dentro de su periodo. Sigue activa durante 7 días después de su fecha de fin; después aparece como Expirado.
Reembolsada marca una membresía que finalizó con un reembolso.
La lista muestra 25 personas por página, las más recientes primero.

Finalice y reembolse una membresía

Busque la fila y haga clic en Reembolsar y finalizar.
Confirme. Se reembolsa toda la compra desde su saldo de Stripe al miembro, los beneficios terminan de inmediato y la plaza en un plan limitado se ofrece a la lista de espera.
Una membresía sin pago de por medio (importada o regalada gratis) simplemente termina sin reembolso.

Si el reembolso no se puede realizar, la página lo indica y la membresía sigue como estaba; revise su saldo de Stripe e inténtelo de nuevo. Esto no se puede deshacer.

Números de miembro

Abra la pestaña Configuración.
En ID de miembro, defina un Prefijo (de hasta 12 caracteres), el número de Dígitos y el Siguiente número. El cuadro Siguiente ID muestra el resultado, por ejemplo KV0022.
Haga clic en Guardar. Cada membresía que emita a partir de ahora toma el siguiente número.
Importar una lista abre la página de importación, y el interruptor Número de miembros público muestra su número de miembros en su página pública.

Conviene saber

Cambiar el prefijo o el ancho afecta solo a los ID emitidos a partir de ahora. Puede mover el siguiente número hacia adelante — para continuar una lista que ya llegó a 400 — pero no hacia atrás, sobre ID ya emitidos.
Las membresías vendidas antes de configurar la secuencia conservan un ID en blanco; nunca se renumeran, porque un número que alguien ya tiene no debe cambiar.
El CSV exportado tiene Nombre, Correo electrónico, Plan, Estado (active, expired, revoked o gift_pending), Inicio, Vencimiento, Precio, Moneda y Referencia. No tiene columna de ID de miembro.
Los miembros también pueden finalizar su propia membresía en un plazo de 14 días desde la compra, con reembolso completo.
Un regalo comprado pero aún no reclamado aparece bajo el nombre del comprador con el estado Aún no reclamado y la dirección del destinatario. Aún no tiene fecha de vencimiento, porque el periodo empieza cuando el destinatario lo reclama, y no cuenta como membresía activa hasta entonces. En el CSV su estado es gift_pending y sus fechas están vacías.
Los correos de renovación se envían 14 y 7 días antes del vencimiento, una vez cada uno, y nunca a quien ya ha renovado.

Solución de problemas

Un miembro no tiene ID. Se unió antes de configurar la secuencia. No hay renumeración por diseño.
El siguiente número fue rechazado. Es menor que un número ya emitido. Elija el número sugerido o uno mayor.
Alguien renovó antes de tiempo y dice que perdió días. No es así: una renovación anticipada empieza cuando termina el periodo actual.
El reembolso falló. Stripe devuelve los reembolsos desde su saldo; recárguelo o espere a que se liquiden las ventas, y luego inténtelo de nuevo.

Véase también

10.4 Cupones de membresía

Un cupón es un código que los miembros introducen en la compra de la membresía para obtener un descuento. Créelos en la pestaña Cupones, en Crecer → Membresía. Se aplican solo a membresías; los códigos de descuento para entradas son otra cosa (véase Códigos de descuento).

Qué puede hacer aquí

Crear un código que descuente un porcentaje o un importe fijo, para un plan o para todos.
Limitar cuántas veces se puede usar en total y por miembro, y fijar una fecha de fin.
Editar, desactivar o eliminar un cupón, y ver cuántas veces se ha usado.

La lista de cupones

Nuevo cupón abre el formulario.
La columna Valor muestra el descuento, por ejemplo 10% o €5.00, y la columna siguiente indica para qué plan es (Cualquier plan o uno concreto).
Usos cuenta los canjes frente al límite («6 / 50»), con el límite por miembro debajo.
Desactivar deja de aceptar el cupón sin borrarlo; puede volver a activarlo. Editar y Eliminar están junto a él.

Cómo crear un cupón

Haga clic en Nuevo cupón.
Escriba el Código — letras, dígitos, guiones y guiones bajos, de hasta 40 caracteres. Los códigos no distinguen mayúsculas y se guardan en mayúsculas.
Elija el Descuento — Porcentaje de descuento o Importe de descuento — e introduzca el Valor. Un porcentaje no puede superar 100.
Elija el Plan: Cualquier plan o un plan concreto.
Opcionalmente, defina Usos máx. (en total) y Máx. por miembro.
Opcionalmente, defina Expira y luego haga clic en Nuevo cupón para guardar.

Cómo se comporta un cupón al pagar

El miembro introduce el código en la página de compra de la membresía y pulsa Aplicar. El precio que se muestra después del descuento es exactamente lo que se cobra.
Un cupón nunca puede bajar el precio de €0.50. Un código que lo haría (un 100%, por ejemplo) se rechaza, y no se crean membresías gratuitas de esta forma.
Un código se rechaza si está desactivado, caducado o agotado, si ese miembro ya lo ha usado tantas veces como se permite, o si es para otro plan.
Un cupón se cuenta como usado solo cuando la compra se completa. Quien aplica un código y abandona el pago no lo consume.
La factura del miembro muestra el precio de lista y el descuento como líneas separadas, y la pestaña Miembros muestra el código y el importe ahorrado.

Conviene saber

Puede editar todo excepto el código, así que un código impreso en un folleto sigue siendo ese código. Para cambiarlo, cree un cupón nuevo y desactive el anterior.
La fecha de caducidad es un día y abarca todo ese día: un código que caduca el 31 de octubre se puede usar el 31 de octubre y deja de funcionar desde el 1 de noviembre.
Eliminar un cupón lo deja de funcionar de inmediato. Las membresías ya compradas con él conservan su precio y el código registrado.
La cifra Cupones usados de la parte superior de la página suma los canjes de todos los cupones.

Solución de problemas

«Ya tiene un cupón…». Los códigos son únicos por organizador, sin distinguir mayúsculas.
Un miembro dice que el código no es válido. Revise si está activo, caducado o agotado, si está limitado a otro plan o si ese miembro ya lo ha usado.
«El precio quedaría por debajo del cargo mínimo». El descuento lleva el plan por debajo de €0.50. Reduzca el valor.

Véase también

10.5 Importar una lista existente

Si ya gestiona su asociación desde una hoja de cálculo, puede cargar esa lista en lugar de pedir a todos que vuelvan a comprar. Abra Crecimiento → Membresía, elija la pestaña Miembros y haga clic en Importar una lista (también está en la pestaña Configuración). Primero verá exactamente lo que ocurriría; no se escribe nada hasta que confirme.

Prepare el archivo

Un archivo CSV con estas columnas: name, email, plan, starts_at, expires_at, member_id. Solo name y email son obligatorios.
plan debe coincidir exactamente con el nombre de uno de sus planes (las mayúsculas no importan). Déjelo vacío para usar el plan que elija en la página.
starts_at y expires_at son fechas como 2026-01-01. Si no indica ninguna, el miembro recibe la temporada del plan si la tiene; si no, un periodo desde hoy. Con solo una fecha de inicio, el periodo corre desde ella; con solo una fecha de fin, el periodo empieza ahora. La fecha de fin debe ser posterior a la de inicio.
member_id es opcional. Las celdas vacías toman el siguiente número de su secuencia; un número que usted indique no debe estar ya en uso.
Como máximo 5.000 filas. Use Descargar la plantilla para empezar con un archivo correcto.

Cómo importar

Abra la página de importación y haga clic en Descargar la plantilla si la necesita. Cree primero al menos un plan: un miembro importado tiene que tener algo contratado.
Elija el Plan que se usará en cada fila que no indique uno.
Elija su Archivo CSV.
Haga clic en Verificar el archivo.

Revisar antes de escribir nada

La página muestra ahora cada fila con el número de línea, el miembro, el plan, la fecha de fin y un estado. Los tres contadores sobre la lista indican cuántas filas se añadirán, cuántas se omitirán como duplicadas y cuántas se omitirán como no válidas.

Si quiere corregir el archivo, elija otra vez un archivo y verifíquelo de nuevo.
Será agregado cuenta las filas marcadas como Lista.
Una fila Duplicada se omite: la misma dirección dos veces en el archivo, alguien que ya es miembro activo o un número de miembro que ya está ocupado. El motivo aparece junto a ella.
Una fila No válida se omite: sin nombre o sin un correo válido, un nombre de plan desconocido o una fecha que no se puede leer.
Cuando todo esté bien, haga clic en Importar 2 miembros (el botón muestra el número real).

Qué ocurre al confirmar

Los miembros quedan activos de inmediato, así que la lista, el recuento público y los beneficios son correctos desde el primer momento. Se marcan como importados, no cambia ningún dinero y no se crea ninguna factura.
Cada miembro importado recibe un correo electrónico. A quien no tiene cuenta se le crea una, junto con un enlace para elegir una contraseña. A quien ya tiene cuenta se le indica que inicie sesión; no se envía ningún enlace de contraseña para una cuenta existente.
El resultado indica cuántos miembros se importaron y a cuántos se envió un correo.
El archivo subido se elimina en cuanto se ha usado, porque una lista de miembros son datos personales.

Conviene saber

Si sale de la página entre la verificación y la importación, es posible que el archivo verificado ya no esté disponible. Súbalo de nuevo.
La importación nunca envía correos durante la verificación; solo la confirmación final envía correos.
La misma persona no puede importarse dos veces mientras su membresía esté activa.

Solución de problemas

“El archivo no tiene una columna ‘email’.” La fila de encabezado debe contener name y email. Vuelva a exportar su hoja de cálculo como CSV.
“No se pudo leer el archivo.” Guárdelo como CSV (UTF-8) e inténtelo de nuevo.
Todos son duplicados. Ya tienen una membresía activa con usted.
Un miembro importado no puede iniciar sesión. Ya tenía una cuenta, así que se le indicó que iniciara sesión con su contraseña existente. Puede restablecerla en la página de inicio de sesión.

Véase también

10.6 Beneficios para miembros en sus eventos

Un plan por sí solo es únicamente un pase. Lo que los miembros reciben realmente se decide en sus eventos: un precio de entrada más bajo, entradas que solo pueden comprar los miembros, reserva anticipada, entradas gratis. Este artículo enumera cada beneficio, dónde se activa y cómo funciona, para que pueda ajustar sus planes a sus eventos.

Por tipo de entrada

Abra el evento, vaya a Entradas y precios → Tipos de entrada y haga clic en Editar en un tipo de entrada. Tres campos afectan a los miembros. (Los mismos campos también aparecen en la lista de entradas de Configuración del evento → Detalles y fechas.)

Precio de miembro — lo que pagan los miembros activos en su lugar. Déjelo vacío si no hay precio de miembro. Solo puede bajar el precio: si una venta relámpago o un descuento ya es más barato, ese precio más bajo es el que obtiene el comprador.
Solo miembros — solo los miembros activos pueden comprar este tipo de entrada. Los demás lo ven como una fila bloqueada con un enlace para hacerse miembro; no se oculta.
Cuenta para el cupo de miembros — los miembros pueden usar sus entradas gratuitas (las Entradas gratis por periodo del plan) en este tipo.

Por evento

Están en Configuración del evento → Detalles y fechas, en el panel Avanzado.

Acceso anticipado para miembros — los miembros pueden reservar esta cantidad de horas antes de que se abra la venta pública (0 lo desactiva). Solo tiene efecto cuando el evento tiene una fecha de Apertura de Reservas.
Evento solo para miembros — solo los miembros activos pueden comprar cualquier entrada. El evento sigue listado, con un aviso y un enlace para unirse, para que los miembros puedan encontrarlo.

Beneficios que no requieren ningún ajuste en el evento

Prioridad en la lista de espera — un miembro que se une a la lista de espera de un evento queda por delante de los no miembros.
Entradas gratis por periodo — se configuran en el plan. En el pago, el cupo se aplica a las entradas elegibles más caras del miembro, primero, nunca dentro de un paquete. Al cancelar un pedido que usó el cupo, las entradas gratis se devuelven.
Tarjeta de miembro — cada membresía tiene una página pública de tarjeta que muestra si es válida hoy, para presentarla en la entrada.
Audiencia de miembros — en las campañas de correo puede escribir a todos los que tienen una membresía activa.

Quién cuenta como miembro

Una persona cuya membresía con usted está pagada, no finalizada y dentro de su periodo — más un periodo de gracia de 7 días tras la fecha de fin. Un regalo aún no reclamado no cuenta.
Los beneficios se comprueban cuando alguien compra, así que una membresía que caduca entre elegir las entradas y pagar mantiene el precio que se presupuestó.
Los miembros deben iniciar sesión para obtener cualquier beneficio.

Conviene saber

Los beneficios nunca se aplican de forma automática: ninguno se aplica a un evento hasta que los active para el evento o sus tipos de entrada.
Las reglas de Stripe y de pago de las propias membresías están en Membresías.
Los miembros ven los beneficios en su página pública y en el pago, a partir de la lista que escribió en el plan.

Solución de problemas

Un miembro no obtuvo el precio de miembro. Su membresía puede haber caducado hace más de 7 días, no había iniciado sesión o ya había otro precio más bajo.
Los miembros no pueden reservar antes. El evento no tiene una fecha de Apertura de Reservas, o el acceso anticipado es 0.
No se ofreció la entrada gratis. El tipo de entrada no está marcado para contar en el cupo, el plan no tiene entradas gratis por periodo o el cupo ya se agotó.

Véase también

Capítulo 11

Comunicación con los asistentes

11.1 Adjuntos de entradas

Los adjuntos de entradas le permiten enviar sus propios PDF junto con el correo de confirmación de la entrada — normas de la casa, instrucciones de viaje o de llegada, un programa, sus propios términos y condiciones, o cualquier otra cosa que los asistentes deban tener antes de llegar. Búsquelos en Marketing → Comunicaciones con asistentes, en la pestaña Adjuntos. Ver requiere acceso al evento; subir y cambiar requiere permiso para editarlo.

Qué puede hacer aquí

Subir un PDF — asígnele un nombre y, opcionalmente, un idioma.
Añadir a este evento o Quitar de este evento cualquier documento que haya subido.
Previsualizar un documento directamente desde la lista antes de añadirlo.
Eliminar un documento que ya no necesite, desde cualquier lugar donde se use.

Asigne al PDF un Nombre, elija opcionalmente un Idioma (Todos por defecto), seleccione el Archivo PDF y haga clic en Subir. En Tus documentos, un documento marcado como Se envía con las entradas tiene Quitar de este evento; los demás tienen Añadir a este evento.

Cómo encajan las piezas

Subir un PDF lo guarda en su biblioteca y lo añade de inmediato a este evento.
En otro evento, abra esta página y haga clic en Añadir a este evento en un documento de su biblioteca. No se envía nada hasta que un documento se añade al evento.
A partir de ese momento, cada correo de confirmación de entrada de este evento incluye ese PDF, usando el nombre que le dio como nombre de archivo que ve el asistente.
Haga clic en Quitar de este evento para dejar de enviarlo en este evento; el documento permanece en su biblioteca para otros eventos.

Biblioteca frente a evento

Un documento le pertenece a usted, no a un evento: suba sus normas de la casa una vez y añádalas a cualquier evento que organice.
Quitar un documento de un evento lo deja en su biblioteca, sin tocar, listo para añadirlo en otro lugar.
Eliminar lo quita de todos los eventos que lo envían y borra el archivo en sí. No hay forma de deshacerlo.

Nombre e idioma

El nombre que le dé a un documento se convierte en el nombre de archivo que ve el asistente cuando llega a su bandeja de entrada — use uno real (“Normas de la casa”) en lugar del nombre que su escáner o cámara le dio al archivo.
Deje el campo de idioma en blanco para enviar un documento a todos los compradores, sin importar en qué idioma lean el sitio.
Marque un documento con un idioma para enviarlo solo a los compradores que leen en ese idioma — así puede tener las normas de la casa en alemán e inglés sin enviarlas a todos.

Conviene saber

Solo PDF — no se acepta nada más, ni al subir ni en esta función.
Los adjuntos viajan solo en el correo de confirmación. Una entrada que se reenvía más tarde — desde el botón Reenviar de un pedido, un reenvío masivo o un reenvío de administrador — sale sin ellos.
Esto se aplica a todo el evento, no a tipos de entrada individuales — no hay forma de adjuntar un documento a un solo tipo.
Los eventos gratuitos también reciben adjuntos; nada de esto depende de una entrada de pago.
Cada archivo tiene un límite de 5 MB, y todo lo adjunto a un mismo evento junto tiene un límite de 10 MB — ese es el máximo de todo el correo, incluida la entrada en PDF. Los proveedores de correo rechazan un mensaje que supere ese tamaño, y una confirmación rechazada deja al cliente sin entrada, así que si sus documentos adjuntos juntos superan el límite, se omiten los que hacen que se supere y la entrada se envía igualmente. La pantalla muestra un total acumulado y le avisa cuando se supera.
Si el archivo de un documento ha desaparecido del almacenamiento, se omite de la misma manera — la entrada se envía igualmente, y la pantalla marca el documento para que lo sepa antes que un comprador.

Solución de problemas

Lo subí pero nadie lo recibió — solo viaja en los correos de confirmación nuevos. Compruebe que dice Se envía con las entradas para este evento; y si el comprador que está revisando recibió su entrada mediante un reenvío y no con la confirmación original, ese reenvío nunca llevó adjuntos.
Un comprador no recibió la versión en alemán — es probable que el documento esté marcado para un idioma y su cuenta use otro. Déjelo sin marcar si quiere que todos lo reciban independientemente del idioma.
Mi archivo fue rechazado — o supera los 5 MB o no es un PDF; ambos casos se rechazan al subirlo.
Aparece el aviso de total — tres archivos pueden estar cada uno por debajo del límite de 5 MB y aun así sumar más de los 10 MB del límite del correo. Quite uno, o reparta su contenido en menos documentos más pequeños.

Véase también

11.2 Consultas

Consultas es su bandeja de entrada para las personas que le escriben a través de EventMann — un formulario en sus páginas públicas de evento, no su propia dirección de correo. Su dirección nunca aparece en el HTML público, porque una dirección así acaba recopilada y en listas de spam; el formulario es lo que la sustituyó. Búsquela como Consultas en su barra lateral de organizador, bajo Trabajo (un distintivo cuenta las nuevas); abarca todos sus eventos, no uno solo.

Qué puede hacer aquí

Ver cada consulta enviada a usted: el nombre y el correo del remitente, su mensaje, cuándo llegó y el evento al que se refiere (cuando se refiere a uno).
El encabezado muestra cuántas están Nueva, Atendida y el total; filtre la lista por Todas, Nuevas o Atendidas.
Marcar como manejado o Marcar como nueva en cualquier consulta — un estado que usted mismo define, para ver de un vistazo cuáles siguen necesitando respuesta.
Responder abre un correo dirigido directamente al remitente.
Un panel de Formulario de contacto contiene su línea de tiempo de respuesta (Qué esperar) y el interruptor Permitir que las personas me contacten a través de EventMann (véase más abajo).
Ver formulario público abre su formulario de contacto público en una pestaña nueva, tal como lo ve un visitante.

Filtre con las pestañas (Todas, Nueva, Atendida). Cada consulta tiene Marcar como manejado y Responder.

Cómo le llega una consulta

Un visitante rellena el formulario de una de sus páginas de evento, o su formulario de contacto general si tiene uno.
La recibe por dos vías a la vez: como correo electrónico y como fila en esta página. La fila es lo que sobrevive si borra el correo.
La dirección de respuesta del correo es la del remitente, así que responder desde su bandeja de entrada va directamente a esa persona; no necesita copiar su dirección en ningún sitio.
El formulario está protegido frente a envíos automatizados, así que lo que llega aquí procede de un visitante real.

La línea de tiempo de respuesta y el interruptor del formulario

Puede escribir una línea que indique qué pueden esperar las personas — por ejemplo, “Respondemos en dos días laborables”. Se muestra encima de su formulario de contacto público, antes de que alguien escriba.
Es texto libre con sus propias palabras. La plataforma no pone ningún valor por defecto ni lo exige — el tiempo de respuesta es su compromiso, no el nuestro. Déjelo vacío para no mostrar nada.
Tanto la línea de tiempo de respuesta como el interruptor que activa o desactiva el formulario se editan aquí, junto a los mensajes que regulan.
Desactivar el formulario significa que nadie puede escribirle a través de EventMann; la página indica claramente que está desactivado.

Conviene saber

El formulario de contacto de la plataforma es independiente del suyo. Una consulta que se le envía nunca es visible para los administradores de EventMann, y los mensajes propios de la plataforma nunca aparecen en su lista.
La dirección de correo del remitente aparece en la fila. Esta página está detrás de su inicio de sesión y responder es precisamente la finalidad.
“Atendida” es su propia marca para su propia bandeja de entrada — el remitente nunca la ve y no cambia nada de la consulta en sí.

Solución de problemas

No recibo ninguna consulta — compruebe que el formulario está activado en el panel de configuración de aquí y, a continuación, use Ver formulario público para ver lo que realmente ve un visitante.
Alguien dice que no encontró cómo contactarle — el botón de contacto está en su página de evento y abre el formulario, no una dirección de correo; no hay nada más a lo que remitir a las personas.
Respondí y no recibí nada — una respuesta sale de la plataforma como un correo normal a la dirección del remitente; aquí no hay un hilo donde comprobar si hubo respuesta.

Véase también

11.3 Seguimientos posteriores al evento

Los seguimientos posteriores al evento son correos que usted escribe una vez y que EventMann envía automáticamente después de que el evento termina: un agradecimiento, un enlace a las fotos, una encuesta rápida o un vistazo a sus próximos eventos. Búsquelos en Marketing → Comunicaciones con asistentes, en la pestaña Después del evento — la contrapartida de los Recordatorios, que salen antes del evento. Cualquiera que pueda ver el evento puede leer la página; crear, editar y enviar requiere permiso para editarlo.

Qué puede hacer aquí

Escribir un seguimiento en un editor de página completa con vista previa en vivo, guardado como borrador hasta que usted decida.
Elegir quién lo recibe: todos los que tienen entrada, solo los que asistieron o solo los que no llegaron.
Añadir una encuesta o sondeo de opinión, enlaces a fotos y redes sociales, y sus próximos eventos.
Programarlo, seguir la entrega en vivo, detener y reanudar el envío, y compartir una versión web pública.
Guardar los enlaces de fotos y vídeos del evento en un solo lugar.

Haga clic en Nuevo correo de seguimiento para empezar. Cada fila muestra su estado (Borrador, Programado, Enviando, Detenido o Enviado), a quién va dirigido y cuándo vence — por ejemplo, “24 horas después del evento (lun 9 nov, 23:30)”. Un borrador tiene Programar; uno programado tiene Volver al borrador. El panel Fotos y vídeos contiene sus enlaces compartidos (véase más abajo).

Cómo escribir y programar uno

Haga clic en Nuevo correo de seguimiento. El editor tiene siete secciones numeradas, y los mismos números aparecen en la vista previa en vivo junto a la parte del correo que cada una modifica.
Quién y cuándo — elija Enviar a y las Horas después de que termina el evento (1–720). Un recuadro debajo muestra la hora exacta de envío, cuántas personas alcanza y cuánto tardará el envío con su límite horario (Cambiar el límite abre ese ajuste).
Asunto y banner — el Asunto, un tema de color (Violeta, Festivo, Océano, Bosque o Medianoche y oro), y un emoji, título y subtítulo opcionales para el banner. Un interruptor muestra la imagen de su evento encima del banner.
Su mensaje — el texto bajo el banner.
Fotos y redes — botones para su carpeta compartida de fotos y sus perfiles en redes sociales.
Comentarios — elija una encuesta o sondeo (véase más abajo).
Sus próximos eventos — hasta tres de sus próximos eventos públicos. Si no tiene ninguno, el bloque se omite.
Cierre y pie de página — su despedida y la franja del final.
Revise la vista previa. Cambie entre Escritorio / Teléfono y Claro / Oscuro para ver cómo se ve. Haga clic en Envíame una prueba para recibir una copia real en su propia bandeja de entrada.
Haga clic en Guardar borrador para seguir trabajando, o en Programar y confirme. Nada se envía a sus invitados hasta que presione Programar.

A quién va dirigido

Todos con una entrada — cada pedido confirmado.
Asistió — pedidos en los que al menos una entrada se escaneó en la puerta.
Aún no ha llegado — pedidos en los que no se escaneó ninguna entrada.

Cada opción muestra cuántos pedidos abarca. Si nadie ha sido escaneado en la puerta, EventMann no tiene datos de asistencia: entonces Asistió va dirigido a todos y Aún no ha llegado no va dirigido a nadie, y el editor se lo advierte.

Envío, ritmo y consentimiento

Sale al final del evento más sus horas, comprobado cada cinco minutos. Si ese momento ya ha pasado cuando lo programa, sale en unos cinco minutos.
El correo se envía a su límite horario de envío de organizador (200 por hora por defecto; cámbielo en Configuración → SMTP y correo). Si ha definido una ventana de envío, el correo que vence fuera de ella espera a la siguiente apertura.
Un seguimiento se trata como marketing. Las personas que han rechazado el correo de marketing, o que se han dado de baja de usted, no lo reciben, y cada copia incluye un enlace para darse de baja.

Bloques de comentarios: encuestas, estrellas y cuestionarios

Elija una encuesta o sondeo (creado en Encuestas) y el correo muestra su primera pregunta de opción como opciones para tocar, su primera pregunta de valoración como estrellas, y un botón Dar comentarios para el resto. Tres interruptores le permiten desactivar cada uno. Al tocar, la respuesta se preselecciona en la página de la encuesta; la persona sigue pulsando Enviar, así que un escáner de correo nunca puede votar por nadie.

Seguir la entrega, detener y reanudar

Abra un seguimiento enviado con Ver. El panel Entrega muestra Entregado, En espera, Retenido (detenido), Fallido y Omitido (desuscrito), y cuándo sale el último correo.
Haga clic en Detener envío para retener los correos que aún no se han enviado. No se pierde nada: esperan.
Haga clic en Reanudar envío para enviar de nuevo exactamente los retenidos, a su ritmo. Nadie recibe el correo dos veces.
El panel Respuestas muestra los resultados de la encuesta o sondeo a medida que llegan.
Bajo Enlace público, haga clic en Crear enlace público para obtener una versión web del correo que puede publicar en un grupo de WhatsApp (Compartir en WhatsApp, Copiar, Abrir). No muestra nada personal; cualquiera que lo tenga puede abrirlo y votar en la encuesta. Dejar de compartir lo desactiva de inmediato.

La página termina con la lista de destinatarios. Las direcciones que se han dado de baja están marcadas. Un correo que aún falló tras varios intentos cuenta en Fallido.

Enlaces de fotos y vídeos

EventMann no almacena fotos ni vídeos. En la pestaña Después del evento puede añadir hasta diez enlaces a una carpeta compartida en la que las personas pueden subir archivos (Cargar y compartir), un álbum o un vídeo resumen (Ver álbum / video), o su perfil en redes sociales (Perfil social), cada uno con el texto del botón y una nota opcional. Aparecen en sus seguimientos y, una vez que el evento ha comenzado, en la página del evento. Asegúrese de que la carpeta permita las subidas y de que tiene derecho a compartir lo que las personas le envíen.

Conviene saber

Un seguimiento que ya se ha enviado no se puede editar ni enviar de nuevo; escriba uno nuevo. Un seguimiento se puede eliminar desde la lista con el icono de papelera.
“Enviado” significa entregado, no simplemente en cola: la página cuenta las entregas reales para que pueda distinguir lo que está en cola de lo que ya está hecho.
Una copia de prueba tiene los mismos bloques que el envío real pero sin enlaces personales, y no cuenta como destinatario.

Solución de problemas

No salió — es posible que siga siendo un borrador (pulse Programar), o que el evento no tenga fecha. Las insignias Programado y Enviado le indican el estado.
Menos personas de las esperadas — los invitados que se han dado de baja se omiten, y varias entradas en una misma dirección equivalen a un solo correo.
Algunos aparecen como Fallido — la dirección rechazó el correo tras varios intentos. Aparecen en la página.
Lo detuve por error — haga clic en Reanudar envío.

Véase también

Capítulo 12

Voluntarios

12.1 Voluntarios

Los voluntarios son las personas que ayudan en sus eventos sin cobrar. EventMann les ofrece herramientas propias: una lista de voluntarios que mantiene a lo largo de todos sus eventos, equipos permanentes con responsables, una invitación por evento, un plan de turnos, tareas, mensajes y una vista en directo para el día del evento. Está pensado para asociaciones cuyo equipo de evento está formado íntegramente por voluntarios, y funciona igual de bien para un único colaborador en un solo evento. Lo encontrará en dos sitios: Voluntarios en el grupo Crecimiento de su barra lateral para todo lo que abarca varios eventos (lista, equipos, importación), y Voluntarios bajo Equipo & Socios en el menú Gestionar de un evento para todo lo que pertenece a ese evento.

La entrada Voluntarios de la barra lateral abre la lista de voluntarios. Su franja de pestañas lleva a Equipos e Importar voluntarios.

Voluntarios, personal y miembros son tres cosas distintas

	Voluntarios	Personal	Miembros
Quiénes	Personas que ayudan gratis, a menudo una y otra vez	Ayudantes remunerados para un evento	Personas que compraron una membresía a usted
Dónde	Lista, Equipos y Gestionar → Voluntarios	Gestionar → Gestionar personal, el portal de personal	Ajustes → Membresía
Turnos	Turnos de voluntarios	Turnos de personal, con cambios y nómina	Ninguno
Dinero	Ninguno. Solo se registran las horas	Tarifas por hora y nómina	Precio del plan, pagado por el miembro

Los tres no se mezclan. Un voluntario nunca se incluye en el plan de turnos del personal, y un plan de turnos de voluntarios nunca alimenta la nómina. Si paga a alguien, esa persona debe figurar en Personal del evento.

Qué puede hacer aquí

Mantener una lista de todas las personas que han ayudado o a las que quiere pedir ayuda; añada personas a mano o impórtelas desde una hoja de cálculo — consulte La lista de voluntarios e importación CSV.
Gestionar equipos permanentes, como Recepción, Música o Cocina, cada uno con responsables y un equipo básico que está en todos los eventos — consulte Equipos permanentes, responsables y equipo básico.
Invitar a personas a un evento, aceptar solicitudes y confirmar en bloque — consulte Invitar voluntarios a un evento, y Captación con enlaces de inscripción, inscripción abierta y configuraciones copiadas.
Asignar roles de evento para que un voluntario pueda encargarse de la entrada, las finanzas o de otros voluntarios — consulte Roles de voluntario y responsables de equipo.
Planificar el trabajo con turnos, tareas de voluntarios y el tablero de tareas del evento.
Dirigir el día con el plan del día y la vista En vivo y los mensajes a sus voluntarios.
Cuidar las horas y la privacidad — quién ve qué, el certificado de horas y la eliminación de un voluntario; consulte Horas de voluntarios y privacidad.
Dar las gracias con una entrada gratuita o reducida que solo pueden comprar sus voluntarios — consulte La entrada de agradecimiento para voluntarios.

Las páginas de un evento

Abra un evento y luego Equipo & Socios → Voluntarios. Una franja de pestañas recorre la parte superior. Personas muestra quién fue invitado y qué respondió. Turnos y Tareas son el plan de turnos y la lista de trabajos; Plan del día los pone en orden cronológico; En vivo muestra lo que está ocurriendo en este momento; Mensajes escribe al equipo; Configuración contiene las opciones de voluntarios del evento, y Lista es la misma lista que en su panel de organizador, para personas que solo participan en este evento.

Un recorrido habitual

Cree su lista una sola vez y configure sus equipos. Marque como básicos a quienes siempre están: se añaden a cada nuevo evento.
En el evento, abra Personas e invite al resto, o publique un enlace de inscripción en su grupo de WhatsApp.
Añada Turnos y Tareas, o cópielos del evento del año pasado, y después asigne a los confirmados a los turnos.
Antes del día, envíe un Mensaje, imprima el Plan del día y revise los tamaños de los equipos en Personas.
El día del evento, mantenga abierto En vivo. Después, las horas figuran en la lista y puede descargar un certificado para cada voluntario.

Conviene saber

Figurar en la lista no es una invitación. Importar una lista no envía ningún correo; usted decide, evento por evento, a quién pedir ayuda.
Solo los voluntarios confirmados pueden asignarse a turnos, recibir tareas, tener un rol y comprar la entrada de agradecimiento.
Decir que no a una invitación no requiere cuenta. Decir sí sí la requiere: el voluntario crea una cuenta gratuita desde la página de la invitación, o inicia sesión, y solo entonces queda confirmado y usted recibe el aviso. La cuenta es lo que le permite ver sus turnos y tareas, registrar su entrada y comprar la entrada de agradecimiento. Su parte se describe en Voluntariado en un evento.
Las invitaciones, confirmaciones y mensajes salen al ritmo de su propio límite de envío por hora (Ajustes → Correo), de modo que cien invitaciones se reparten a lo largo del tiempo en lugar de enviarse en una sola ráfaga.
Cada invitación incluye un enlace para darse de baja de las invitaciones de voluntariado. Las personas que se dieron de baja se omiten siempre que las invita, y aparecen como No quieren invitaciones en la lista.
Un miembro del equipo puede trabajar con voluntarios cuando su rol tiene el permiso Voluntarios; Responsable de equipo (solo sus equipos) lo limita a los equipos que dirige. El permiso Tareas abre el tablero de tareas. Ambos se marcan en Roles personalizados.

Solución de problemas

Faltan las entradas de Voluntarios en el menú — su rol no tiene el permiso Voluntarios para ese evento. Pregunte al organizador que lo gestiona.
Un voluntario dice que no puede ver sus turnos — necesita una cuenta con la dirección a la que se envió la invitación, y esa dirección debe estar confirmada. Si Personas muestra Aún sin cuenta junto a su nombre, use Enviar enlace de registro.
Alguien fue omitido al invitar — ya figura en este evento en algún estado, o se dio de baja de sus invitaciones.

Véase también

12.2 La lista de voluntarios y la importación en CSV

La lista de voluntarios es su registro de todas las personas que han ayudado en sus eventos, o a las que le gustaría pedir ayuda. Pertenece a usted, no a un solo evento: una persona se añade una vez, recibe un número de voluntario como V0001 y conserva su historial en todos sus eventos. Ábrala en Crecimiento → Voluntarios en la barra lateral de su organizador.

Qué puede hacer aquí

Añadir personas una a una, o importar la lista que ya tiene como archivo CSV.
Buscar y filtrar por nombre, equipo, habilidad, si tienen cuenta, si ya han ayudado antes o si han pedido no recibir invitaciones.
Editar los datos de contacto, las habilidades y sus propias notas.
Ver cuántos eventos y horas acumula cada persona, y descargar un certificado de horas en PDF.
Exportar toda la lista como archivo CSV, o eliminar a una persona junto con su historial.

Haga clic en Añadir un voluntario para añadir a alguien, en Importar voluntarios para cargar un archivo, o en Exportar CSV para descargar la lista. Las cuatro tarjetas situadas encima de la tabla cuentan a todas las personas de la lista, a quienes han ayudado, a quienes Tiene una cuenta y a quienes han pedido no recibir invitaciones; cada tarjeta es un atajo a ese filtro. Use el cuadro de búsqueda para buscar un nombre, un correo electrónico, un número de teléfono o un número de voluntario, y los desplegables, como Todos, para acotar más la lista.

Añadir un voluntario

Haga clic en Añadir un voluntario.
Escriba el Nombre y el Correo electrónico de la persona. Estos dos campos son obligatorios; el correo debe ser único en su lista, y no importan las mayúsculas.
Añada las Habilidades separadas por punto y coma, por ejemplo Entrada; Primeros auxilios; Equipo de escenario. Se guardan hasta 20 habilidades, y se convierten en un filtro de la lista.
Opcionalmente, escriba Notas; son solo para usted.
Haga clic en Añadir al equipo. No se envía ningún correo a nadie.

Leer la tabla

Cada fila empieza con el número de voluntario de la persona y los equipos a los que pertenece, con una estrella para los equipos que dirige. La columna Eventos cuenta los eventos en los que estaba confirmada, y Horas suma el tiempo entre el registro de entrada y el de salida de cada turno cerrado. Una insignia verde Tiene una cuenta indica que una cuenta de EventMann confirmada utiliza esta dirección de correo, y No quieren invitaciones indica que la persona ha renunciado a sus invitaciones. Editar abre los mismos campos que el diálogo de añadir. El icono de descarga entrega el certificado de horas de la persona en PDF, y la papelera la elimina.

Importar una lista desde una hoja de cálculo

En Importar voluntarios carga la lista que ya tiene. Importar solo añade personas a su lista. No envía ningún correo y nunca modifica a nadie que ya esté en ella.

Haga clic en Descargar la plantilla para ver los nombres exactos de las columnas, o guarde su hoja de cálculo como CSV.
La primera fila debe indicar los nombres de las columnas: name, email, phone, skills y notes. Solo name y email son obligatorias. Separe varias habilidades con punto y coma. Los archivos guardados por Excel, incluido el Excel en alemán con punto y coma como separador, se leen tal cual.
Elija el archivo — de hasta 5 MB y 5.000 filas — y haga clic en Verificar el archivo.

A continuación verá una vista previa con los recuentos Será agregado, Omitidos (ya existe) y Omitidos (ilegible). Las filas marcadas como Listo se añadirán. Una fila se Omite cuando el correo ya está en su lista o aparece dos veces en el archivo, y aparece como No legible cuando falta el nombre o el correo, o cuando el correo no es válido. Todavía no se ha escrito nada. Haga clic en Importar para añadir las filas listas.

Los ajustes en detalle

Número de voluntario — se asigna automáticamente desde su propia secuencia (V0001, V0002 y así sucesivamente) y nunca se reutiliza.
Habilidades — texto libre, separado por punto y coma. El filtro de habilidades lee las habilidades que realmente figuran en la lista.
Notas (solo las ve usted) — nunca se muestran al voluntario ni a los jefes de equipo.
Filas por página — 25, 50, 100 o 200; Ordenar por nombre, número de voluntario, más eventos o añadidos más recientemente.

Conviene saber

Si cambia la dirección de correo de una persona, se corta el enlace con su cuenta. Se vuelve a vincular automáticamente cuando alguien inicia sesión en una cuenta confirmada con la nueva dirección.
Una persona puede dejar de recibir sus invitaciones desde el enlace de cualquier correo de invitación. No podrá enviarle una invitación hasta que vuelva a registrarse por su cuenta.
Eliminar del equipo quita a la persona junto con sus invitaciones, turnos y horas en todos sus eventos. No se puede deshacer; esto es lo que pide una solicitud de supresión de datos.
El archivo de Exportar CSV contiene los datos de contacto, las habilidades, sus notas y las horas. Trátelo como dato personal. Consulte Horas de voluntarios y privacidad.
Un coordinador de voluntarios que solo tenga un evento accede a la misma lista desde la pestaña Lista de ese evento. Un jefe de equipo la ve en modo de solo lectura, para reclutar.
La vista previa de la importación le espera durante 30 minutos. Después, vuelva a elegir el archivo.

Solución de problemas

La importación indica que falta una columna — la primera fila debe indicar los nombres de las columnas, como mínimo name y email. Use la plantilla para ver la ortografía exacta.
La importación indica que el archivo ya no está disponible — el archivo verificado se conservó durante 30 minutos. Vuelva a elegirlo y verifíquelo de nuevo.
Una persona que añadí no aparece al invitar a un evento — ya está en ese evento con algún estado, o ha renunciado a las invitaciones. Consulte Invitar voluntarios a un evento.
El correo se rechaza porque ya está en uso — cada dirección de correo puede aparecer una sola vez en su lista. Búsquela; es posible que la persona ya esté allí.

Véase también

12.3 Equipos fijos, jefes y el equipo base

Los equipos son los departamentos de su asociación — Inscripción, Música, Marketing, Patrocinadores, Gestión de salas, Cocina — que existen de un evento a otro. Un equipo tiene jefes, miembros y un núcleo, y es lo que permite a un jefe dirigir su parte de un evento sin tocar la de nadie más. Los configura en Crecimiento → Voluntarios → Equipos. Solo usted, como organizador, puede crear o modificar equipos.

Qué puede hacer aquí

Crear los equipos con los que organiza eventos y elegir a qué pueden acceder sus jefes y miembros en un evento.
Añadir personas de su lista a un equipo, como miembros, como jefes y como miembros del equipo base.
Cambiar el nombre de un equipo, modificar sus accesos, sacar a personas del equipo o eliminar el equipo.

Jefe, equipo base y miembro

Miembro — pertenece al equipo. En un evento, la persona se coloca en un equipo cuando usted la invita o cuando se une a través del enlace de un equipo.
Jefe — dirige el equipo en todos los eventos en los que colabora. Un jefe recluta personas para el equipo, las confirma, planifica los turnos y las tareas del equipo y escribe al equipo. Un jefe ve la lista completa de personas y la lista de voluntarios, pero solo modifica sus propios equipos. Véase Roles de voluntarios y jefes de equipo.
Equipo base — está en cada evento de forma automática y ve el panorama completo del equipo: en Mi voluntariado, bajo Tus equipos, todas las tareas del equipo en los eventos para los que está confirmado, y una vista de solo lectura del inventario y de las listas de equipaje del equipo. Un jefe siempre forma parte del equipo base.

Una misma persona puede estar en varios equipos. En un evento, su equipo principal es un equipo que dirige, o, si no dirige ninguno, el primer equipo en el que forma parte del núcleo.

Añadir un equipo

Abra Equipos y haga clic en Añadir un equipo.
Escriba el Nombre del equipo. Cada nombre solo puede usarse una vez.
En Los jefes acceden a, elija lo que puede abrir un jefe de este equipo en cada evento en el que colabore, por ejemplo Taquilla para los jefes de Inscripción. Nada adicional les deja solo con sus herramientas de voluntario.
En Los miembros acceden a, elija lo mismo para los miembros normales, por ejemplo Entrada / control. Los miembros lo tienen solo en los eventos en los que este sea su equipo.
Haga clic en Crear equipo.

Las opciones son los roles que puede asignar a los voluntarios en un evento — Coordinación de voluntarios, Taquilla, Entrada / control, Responsable del recinto, Marketing, Finanzas — y cualquier rol personalizado que haya creado. Lo que abre cada uno se explica en Roles de voluntarios y jefes de equipo. El acceso funciona solo en los eventos en los que colabora la persona, y durante 30 días después de que terminen.

Poner personas en un equipo

Cada equipo tiene su propia tarjeta con sus personas. Los jefes aparecen primero. En la fila de cada persona, una insignia Jefe y una insignia Principal indican su posición. Marque Jefe o Principal y haga clic en Guardar para cambiarlo, o haga clic en la cruz para sacarla del equipo. En la parte superior de la tarjeta están Añadir personas de la lista y Editar, que cambia el nombre del equipo y sus accesos.

Haga clic en Añadir personas de la lista para abrir la lista junto a la página.
Use el cuadro de búsqueda para encontrar personas por nombre, correo electrónico o número de voluntario y márquelas.
Marque como jefes si dirigen el equipo, o como equipo base (en cada evento) si deben estar en todos los eventos.
Haga clic en Añadir al equipo. Se pueden añadir hasta 500 personas a la vez.

El equipo base está en cada evento

Los miembros del equipo base y los jefes se añaden a todos sus eventos que no hayan terminado, así no tiene que invitar a los mismos cincuenta de siempre cada vez.

Un jefe se añade como confirmado, porque dirige el equipo. Aun así, puede dar un paso atrás.
Cualquier otro miembro del equipo base se añade como invitado y responde Sí o No desde su correo electrónico.
Nadie recibe correo mientras el evento es un borrador. Las invitaciones se envían cuando el evento se publica por primera vez, así que un borrador que elimine nunca llega a nadie.
Cuando hace miembro del equipo base o jefe a alguien, se le añade a todos sus eventos próximos de una vez.
Alguien que ya está en un evento en cualquier estado — rechazado, eliminado — nunca vuelve a añadirse. Su respuesta se mantiene.

Lo que puede hacer un miembro del equipo base

Tareas del equipo — todas las tareas que usted o un jefe asignaron al equipo, no solo las suyas: puede avanzar una tarea (Abrir, En curso, Bloqueados, Listo), marcar su lista de verificación y escribir comentarios. No puede añadir, eliminar ni reasignar una tarea; eso sigue en sus manos y en las de los jefes del equipo.
Inventario del equipo — los artículos del equipo con cantidad, estado, quién tiene cada uno o dónde está almacenado, el aviso de existencias bajas y la lista de equipaje del equipo para sus próximos eventos. No puede editar artículos, reponer existencias ni registrar compras.
Solo su propio equipo: un miembro del equipo base de Gestión de salas no ve nada de las tareas ni del inventario de Inscripción. Un miembro normal solo ve las tareas que se le asignan, su turno o el equipo completo.

Conviene saber

Sacar a una persona de un equipo, o dejar el equipo base, no la elimina de los eventos a los que ya se comprometió.
Eliminar un equipo mantiene a sus personas en su lista y en cada evento. Solo desaparece el equipo; los turnos y tareas del equipo pasan a «sin equipo», y sus personas no muestran equipo principal en los eventos.
Solo el organizador define los equipos. El acceso de un equipo llega a todos los eventos, así que un coordinador de un evento no puede configurarlo.
Las personas que han dejado de recibir sus invitaciones se omiten al añadir el equipo base.
Cada equipo también puede cuidar su propio inventario entre eventos; véase Inventario del equipo.

Solución de problemas

Un miembro del equipo base no fue invitado a mi nuevo evento — el evento sigue siendo un borrador (se les invita cuando usted publica), el evento está cancelado o ya terminó, o la persona ha dejado de recibir sus invitaciones.
Un jefe no puede abrir el evento — un jefe necesita una plaza confirmada en el evento, y una cuenta con la dirección de correo de su lista con el correo electrónico confirmado.
El nombre del equipo no se acepta — ya tiene un equipo con ese nombre.

Véase también

12.4 Invitar voluntarios a un evento

La pestaña Personas de los voluntarios de un evento es donde decide quién ayuda en este evento: invite a personas de su lista, acepte a quienes se inscribieron y vea quién dijo que sí. Abra el evento y luego Equipo & Socios → Voluntarios; Personas es la primera pestaña. Una persona puede estar en su lista sin estar en un evento; estar en el evento es lo que le permite tener turnos, tareas, roles y la entrada de agradecimiento.

Qué puede hacer aquí

Invitar a personas de su lista, una a una o a todas las que ayudaron en un evento anterior.
Añadir a alguien que todavía no está en su lista e invitarlo en un solo paso.
Aceptar o rechazar a las personas que se inscribieron desde la página del evento o desde el enlace de un equipo.
Confirmar, recordar, cambiar de equipo, asignar un rol o quitar a muchas personas a la vez.
Ver de un vistazo cuántas personas tiene cada equipo frente a las que necesita.

Los cinco estados

Estado	Qué significa
Solicitado	La persona se inscribió desde la página del evento o desde el enlace de un equipo. Usted decide.
Invitado	Usted la invitó, y todavía no ha respondido.
Confirmado	Ayuda en este evento. Solo las personas confirmadas pueden asignarse a turnos, recibir tareas o roles, y comprar la entrada de agradecimiento.
Rechazado	Dijo que no, o usted rechazó su solicitud. Quien rechazó una invitación todavía puede decir que sí más adelante desde el mismo enlace.
Retirado	Usted quitó a una persona confirmada del evento. Sus plazas en los turnos quedan libres y sus tareas vuelven al equipo.

Invitar a personas de su lista

Haga clic en Invitar de tu equipo en la parte superior de la página.
Para invitar a todas las personas que ayudaron en un evento anterior, elija ese evento en Todos los que ayudaron en, elija un equipo si quiere que vayan todas al mismo, y haga clic en Invítales. Solo se pide ayuda a quienes estuvieron confirmados allí.
Para invitar a personas concretas, busque en la lista y márquelas. Seleccionar todos los mostrados marca a todas las personas que muestra en ese momento la búsqueda.
Elija el Equipo. Un responsable de equipo debe elegir uno de sus propios equipos; puede dejarlo vacío.
Haga clic en Invitar a los seleccionados. Cada persona recibe un correo con la pregunta «¿Puede ayudar?» y las opciones Sí y No. Un no se responde con un solo clic. Un sí le pide crear una cuenta gratuita de EventMann con esa dirección, o iniciar sesión con la que ya tiene; pasa a Confirmado, y usted recibe el aviso en la campana solo cuando eso ocurre.

Si ya ha preguntado a alguien usted mismo — por teléfono, en el grupo — marque Ya confirmado (se lo pregunté yo) antes de invitar. Entonces se añade como confirmado y recibe el correo «Ya está en el equipo» en lugar de una pregunta. Quien no tenga cuenta con esa dirección recibe en ese correo una invitación a crearla, con un botón Crear mi cuenta.

Añadir a alguien nuevo

Añadir a alguien nuevo, en la parte superior de la página, añade a una persona a su lista y la invita a este evento de una sola vez. Escriba el Nombre y el Correo electrónico, opcionalmente un teléfono y un equipo, y haga clic en Añadir e invitar. Si esa persona ya está en este evento o se dio de baja de sus invitaciones, no se envía nada y se le informa.

Leer y trabajar la lista

Las fichas de la parte superior filtran la lista por estado; Confirmadas muestra solo a quienes dijeron que sí. Use el cuadro de búsqueda para buscar por nombre, correo, teléfono o número de voluntario, y el desplegable de equipo para ver uno solo. La barra sobre la tabla contiene las acciones en bloque. Cada fila muestra el estado de la persona, su equipo (que se puede cambiar allí mismo), sus roles, cuántos turnos y horas tiene, y los botones que corresponden a su estado: Aceptar y Rechazar para una solicitud. Una persona confirmada cuya dirección de correo no tiene cuenta de EventMann lleva la insignia amarilla Aún sin cuenta y el botón Enviar enlace de registro. Las solicitudes muestran lo que escribió la persona, y lo que puso en «¿Cuándo puede ayudar?» en su propia página.

Voluntarios sin cuenta

Un voluntario que dice que sí a una invitación siempre tiene cuenta: el sí solo se registra cuando la ha creado o ha iniciado sesión. Las personas que confirma usted mismo o un responsable de equipo (Marcar como confirmado, Aceptar, la casilla Ya confirmado, la Confirmar en bloque) pueden no tener cuenta. Están en el equipo, pero no pueden ver sus turnos, tareas ni equipo, registrar su entrada ni comprar la entrada de agradecimiento hasta que la tengan.

Busque la insignia Aún sin cuenta junto al nombre. Aparece en las personas confirmadas cuya ficha de la lista no está vinculada a una cuenta.
Haga clic en Enviar enlace de registro en la fila, o marque varias personas y elija Enviar enlace de registro en la barra de acciones en bloque.
Cada una recibe un correo «Configure su cuenta para …». Su botón abre su página de invitación en el formulario de cuenta; la cuenta queda confirmada de inmediato porque el enlace llegó a su dirección. Si ya tiene una cuenta con esa dirección, la página le pide que inicie sesión.
La insignia desaparece cuando la persona ha configurado la cuenta o ha iniciado sesión.

El enlace solo se envía a personas confirmadas sin cuenta; cualquier otra persona en una selección en bloque se omite y se cuenta como omitida. Cada clic envía un correo por persona.

Las personas a las que ha invitado y que no han respondido están bajo la ficha Invitado. Marcar como confirmado las confirma sin esperar su respuesta, Enviar de nuevo reenvía la invitación una vez más, y la cruz las quita.

Hacer algo con muchas personas a la vez

Marque las personas, o marque Seleccionar todo en esta página. El contador indica cuántas están seleccionadas.
Elija la acción: Confirmar, Reenviar invitación, Enviar enlace de registro, Asignar equipo, Asignar rol, Quitar rol, Rechazar o Quitar del evento.
Para Asignar equipo, elija el equipo; para las acciones de rol, elija el rol junto a ellas.
Haga clic en Aplicar a la selección y confirme. Confirmar y reenviar envían un correo a cada persona.

El resultado le indica cuántas se hicieron y cuántas se omitieron porque la acción no les correspondía, por ejemplo confirmar a alguien que ya estaba confirmado. Se pueden seleccionar hasta 500 personas a la vez.

Conviene saber

Las solicitudes desde la página del evento y desde el enlace de un equipo siguen en Solicitado hasta que usted o el responsable del equipo las acepten. Aceptar envía al voluntario un correo de confirmación; Rechazar le envía un breve correo para informarle de que esta vez no ha sido seleccionado. Rechazar una invitación que nadie ha contestado todavía (por ejemplo, con la acción en bloque) no envía ningún correo.
Las invitaciones y los correos de confirmación salen al ritmo de su límite de envío por hora (Ajustes → Correo), de modo que una invitación grande se reparte a lo largo de las horas en lugar de enviarse de golpe.
Recibe un aviso en la campana cuando alguien responde a una invitación o se inscribe. Para un sí, el aviso llega cuando el voluntario ha creado su cuenta o ha iniciado sesión, así que una persona que todavía está en el formulario de cuenta sigue como Invitado en su lista. Los responsables de un equipo reciben aviso cuando alguien se inscribe para unirse a su equipo.
Una persona que ya está en este evento en cualquier estado se omite al invitar. Quitar a alguien que no ha confirmado elimina su fila, de modo que puede volver a invitarlo; una persona confirmada que fue retirada no puede volver a ser invitada a este evento.
Dar marcha atrás también es un derecho del voluntario: desde su enlace de invitación puede cambiar un sí por un no. Eso libera sus turnos y devuelve sus tareas al equipo.
Los responsables de equipo ven la lista completa, pero solo actúan sobre las filas de sus propios equipos. También pueden incorporar a alguien que todavía no tiene equipo en uno de los suyos.

Solución de problemas

«N omitidos» después de invitar — esas personas ya están en este evento, o pidieron no ser invitadas.
Falta Enviar de nuevo — solo existe para las personas que no han respondido. Las personas rechazadas y confirmadas no tienen reenvío; una persona confirmada sin cuenta tiene Enviar enlace de registro en su lugar.
Alguien le dijo que sí pero sigue como Invitado — no ha terminado de crear su cuenta o de iniciar sesión. Pídale que vuelva a abrir la invitación, o confírmela usted mismo y envíe el enlace de registro.
Un voluntario confirmado no aparece para un turno o una tarea — compruebe que está Confirmado, y no Invitado o Solicitado.
La invitación nunca llegó — pídale que revise la carpeta de spam, y use Enviar de nuevo. El correo sale al ritmo de su límite por hora, de modo que un lote grande puede tardar horas.

Véase también

12.5 Captación con enlaces de inscripción, inscripción abierta y configuraciones copiadas

Este artículo trata de las formas en que las personas llegan a un evento sin que usted las invite una por una: un enlace de inscripción para cada equipo, una inscripción abierta en la página pública del evento y la opción de partir de la configuración del año pasado. También explica cada opción de la pestaña Configuración de un evento. Encontrará todo ello en Equipo & Socios → Voluntarios en el menú Gestionar del evento.

Qué puede hacer aquí

Indicar cuántas personas necesita cada equipo en este evento y ver cómo se completa la cifra.
Dar a cada equipo un enlace de inscripción que su responsable puede publicar en un grupo de WhatsApp.
Abrir la inscripción en la página pública del evento, con su propio texto.
Permitir que los voluntarios confirmados elijan sus propios turnos.
Escribir el mensaje de agradecimiento que leen los voluntarios.
Copiar tamaños de equipo, turnos, tareas de equipo y listas de equipaje desde otro evento.

Tamaños de equipo y enlaces de inscripción

En la pestaña Personas, el recuadro Equipos en este evento tiene una tarjeta por equipo. El nombre del equipo abre la lista filtrada por ese equipo. La cifra compara las personas confirmadas con lo que necesita el equipo, por ejemplo 10 / 18; es ámbar mientras el equipo está incompleto y verde cuando está completo, y sin objetivo muestra solo las personas confirmadas. Debajo, 10 confirmadas · 2 esperando respuesta cuenta las personas a las que se ha invitado y que aún no han respondido.

Escriba el número que necesita el equipo en Necesita y haga clic en Guardar. Déjelo vacío o en cero si no hay objetivo.
Haga clic en Crear enlace de inscripción. La tarjeta muestra ahora el Enlace de inscripción.
Haga clic en Copiar para ponerlo en el portapapeles, o en Compartir en WhatsApp para abrir WhatsApp con un mensaje preparado, como «¿Ayudas con Recepción en la Gala de Diwali 2026? Inscríbete aquí:».
Para dejar de admitir inscripciones con el enlace, haga clic en Desactivar. Quien aún lo tenga ya no podrá inscribirse. Crear un enlace nuevo da una dirección nueva.

Quien abre un enlace de inscripción inicia sesión (o se registra), revisa sus datos y se une. Queda como Solicitado en ese equipo, y los responsables del equipo y usted reciben un aviso en la campana. Nadie pasa a ser voluntario sin que usted o el responsable lo Acepte. Un enlace de inscripción funciona aunque la inscripción pública de abajo esté desactivada, y deja de funcionar cuando el evento es un borrador, está cancelado o ya terminó. Los responsables de equipo pueden fijar objetivos y enlaces para los equipos que dirigen; los demás equipos no se les muestran.

Inscripción abierta en la página del evento

Cuando Inscripción de voluntarios en la página del evento está activada y el evento está en directo, la página pública del evento muestra «¿Le gustaría ayudar en este evento? Ser voluntario». Los visitantes que han iniciado sesión y tienen un correo confirmado pueden solicitar participar.

El aviso enlaza con un formulario breve con un teléfono, habilidades y un mensaje. Empieza con el texto que usted escribió.

El visitante añade un teléfono, habilidades, cualquier cosa que el organizador deba saber, y envía el formulario. Se le añade a su lista si no estaba, y aparece en Personas como Solicitado. Usted decide con Aceptar o Rechazar; nadie se confirma automáticamente, y la persona solicitante recibe un correo en cualquier caso. Un visitante que ya había sido invitado y se inscribe queda confirmado de inmediato.

Los ajustes en detalle

Abra la pestaña Configuración.

Inscripción de voluntarios en la página del evento — desactivada por defecto. Activa el aviso y el formulario para los visitantes. Solo funciona mientras el evento está en directo.
Los voluntarios eligen sus propios turnos — permite que los voluntarios confirmados tomen turnos libres en su propia página Mi voluntariado. Pueden tomar turnos de su propio equipo y turnos sin equipo, nunca uno que se solape con un turno que ya tengan, y nunca uno que ya haya empezado.
Los voluntarios pueden devolver un turno hasta — horas antes del inicio del turno, de 0 a 720; 24 si no lo cambia. Después tienen que hablar con su responsable. Devolver un turno avisa a los responsables del equipo y a usted.
Texto de la página de inscripción — hasta 1.000 caracteres: en qué consiste ayudar, a qué hora llegar, a quién preguntar.
Mensaje de agradecimiento — hasta 300 caracteres, que se muestra a los voluntarios confirmados en la página del evento, en la compra junto a la entrada de voluntario y en su correo de confirmación. {name} se sustituye por el nombre del voluntario. Si lo deja vacío, se usa un agradecimiento estándar en su idioma. La línea verde muestra una vista previa con un nombre de ejemplo.
Haga clic en Guardar. Borrar un campo de texto y guardar elimina el texto.

Copiar la configuración de otro evento

Más abajo en la pestaña Configuración, Copiar configuración de otro evento usa un evento anterior como plantilla.

Elija el evento en Copiar de. Aparecen sus otros eventos, del más reciente al más antiguo.
Marque lo que quiere copiar: Tamaños de equipo, Turnos, Tareas de equipo y Listas de equipaje.
Haga clic en Copiar configuración y confirme.

Las horas se desplazan con la fecha del evento: un turno que empezaba dos horas antes de las puertas del año pasado empieza dos horas antes de las de este año. No se reemplaza nada de lo que ya existe y no se envía ningún correo. Las personas no se copian: el equipo básico llega solo y el resto se invita de nuevo. Tampoco se copian las tareas asignadas a una persona concreta, ni las vinculadas a un turno, porque esa persona puede no ayudar esta vez. Las líneas de equipaje se copian solo en la medida en que lo permite el inventario.

Conviene saber

Cada vía de entrada a un evento como voluntario termina en una cuenta: un enlace de inscripción y la inscripción abierta la requieren, y un sí a una invitación crea una o inicia sesión. Solo las personas que usted confirma directamente pueden confirmarse sin cuenta — consulte Voluntarios sin cuenta.
Los visitantes necesitan una cuenta con correo confirmado para inscribirse o unirse. Inscribirse crea una ficha en la lista con el origen «se inscribió» y devuelve la baja de invitaciones a desactivada.
El enlace de inscripción es una credencial: quien lo tenga puede solicitar participar. Publicarlo en un grupo privado no tiene problema; si se extiende más, desactívelo y cree uno nuevo.
El objetivo de un equipo es una meta para usted y los responsables. No impide que la gente se una.
La pestaña Configuración requiere el permiso Voluntarios; un responsable de equipo ve las demás pestañas, pero no Configuración.

Solución de problemas

El aviso no aparece en la página del evento — el ajuste de inscripción está desactivado, o el evento no está en directo (un evento programado todavía no tiene aviso; un enlace de inscripción ya funciona).
Un enlace de inscripción dice que la página no se encuentra — el enlace se desactivó o se reemplazó, o el evento es un borrador, está cancelado o ya terminó.
No se ofrece copiar la configuración — no tiene otro evento del que copiar.
La copia no trajo ninguna persona — es intencionado. Invítelas desde Personas.

Véase también

12.6 Roles de voluntarios y jefes de equipo

A un voluntario se le puede dar un rol para un evento: el derecho a dirigir una parte del mismo — la entrada, las finanzas, los demás voluntarios — sin llegar a ser nunca miembro de su equipo de organización. Un rol pertenece a un solo evento, empieza en el momento en que lo asigna y termina 30 días después del evento. Los roles son lo que permite que una asociación cuyo equipo de evento son íntegramente voluntarios reparta el trabajo. Los asigna en la pestaña Personas dentro de Equipo y Socios → Voluntarios, o para un equipo completo en la página Equipos.

Qué puede hacer aquí

Dar a un voluntario confirmado uno o varios roles para este evento, y quitárselos de nuevo.
Dar un rol a muchas personas a la vez con la barra de acciones en lote.
Hacer que cada jefe o miembro de un equipo tenga automáticamente un rol (se configura en la página Equipos).

Los roles y lo que abren

Rol	Qué puede hacer la persona en este evento
Coordinación de voluntarios	Abrir el resumen del evento, trabajar con todos los voluntarios (Personas, Turnos, Tareas, Hoja de ruta, En directo, Mensajes, Lista) y dirigir el tablero de tareas del evento. No puede editar el evento en sí, ver el dinero ni cambiar otros ajustes que no sean los de voluntarios.
Taquilla	Escanear y registrar la entrada de las entradas, ver y crear pedidos, responder a los mensajes de los asistentes.
Entrada / control	Escanear entradas y ver la lista de pedidos.
Responsable del recinto	Editar los detalles y las fechas del evento, trabajar con el recinto, dirigir el tablero de tareas, ver informes y cifras de registro en directo, y tramitar reembolsos.
Marketing	Descuentos, campañas de correo electrónico e informes.
Finanzas	Pedidos y su exportación, informes, el desglose de pagos y reembolsos.
Jefe de equipo	No se asigna a mano: se obtiene al dirigir un equipo permanente. Las páginas de voluntarios, limitadas a los equipos que dirige. Véase más abajo.
Sus propios roles personalizados	Lo que haya marcado en Roles personalizados.

Son los mismos conjuntos de permisos que los roles de su equipo de organización, así que la persona ve las mismas páginas que vería un agente de taquilla o un responsable de finanzas, solo para este evento.

Dar un rol a un voluntario

Abra la pestaña Personas y busque al voluntario confirmado. La columna Roles muestra lo que tiene — por ejemplo Coordinación de voluntarios — o Voluntario si no tiene ninguno.
Haga clic en Cambiar roles debajo.
Marque los roles que quiera. Un rol que no puede asignar aparece atenuado; véase «Quién puede dar qué» más abajo.
Haga clic en Guardar. El voluntario recibe un correo «Ya puedes ayudar a dirigir …» que indica el rol y le dice qué hacer a continuación.

Para muchas personas a la vez, márquelas en la lista de Personas, elija Asignar rol o Quitar rol en la barra de acciones en lote, elija el rol junto a ella y haga clic en Aplicar a la selección. Véase Invitar voluntarios a un evento.

Roles de un equipo

En la página Equipos, Los jefes acceden a y Los miembros acceden a asignan un rol a todas las personas de un equipo, sin tocar a cada una. Un jefe tiene el rol de jefe del equipo en cada evento en el que colabora; un miembro tiene el rol de miembro en los eventos en los que este es su equipo. También conservan lo que usted les dio a mano para ese evento.

Jefes de equipo

Dirigir un equipo permanente concede automáticamente el rol de Jefe de equipo. Un jefe:

ve la lista completa de Personas y la Lista de voluntarios, en modo de solo lectura, para reclutar;
confirma, rechaza, mueve y quita solo a las personas de sus propios equipos, y puede reclamar a alguien sin equipo para incluirlo en uno de los suyos;
elige, al reclutar, si una persona recibe una invitación por correo o ya queda confirmada;
planifica los turnos y tareas de sus equipos, y escribe mensajes solo a sus propios equipos y a los turnos de esos equipos;
ve la hoja de ruta y la vista En directo de sus propios equipos;
fija el objetivo y el enlace de inscripción de sus propios equipos;
puede dar a las personas de sus propios equipos cualquier rol que él mismo tenga — véase «Quién puede dar qué».

Para un jefe, la página Personas se reduce a sus propios equipos. Aquí, el jefe de Registro solo ve la tarjeta de Registro bajo Equipos en este evento, puede cambiar la lista a Mis equipos, cambiar el equipo de las filas que son suyas y quitar personas de su propio equipo.

Un jefe no ve Configuración, no puede escribir a todo el mundo y no puede definir equipos. La página desde el punto de vista del jefe se describe en la Guía para jefes de equipo.

Quién puede dar qué

Nadie puede dar un rol que no tenga plenamente él mismo. Como organizador puede dar todos los roles. Un Coordinador de voluntarios puede nombrar a otro coordinador, pero no puede dar Finanzas, porque no lo tiene. Un jefe de Registro cuyo equipo tiene Taquilla puede dar Taquilla y Entrada / control a su equipo, y nada más. Los roles que una persona no puede tocar aparecen atenuados con una nota, y cuando guarda los roles de alguien, cualquier rol que no pudo cambiar se mantiene como estaba.

Lo que necesita el voluntario

Debe estar Confirmado en este evento. Si quita a alguien del evento, o si da un paso atrás, se le quitan sus roles.
Necesita una cuenta con la misma dirección de correo que en su lista, con la dirección confirmada. Hasta que la tenga, la fila muestra «Necesita una cuenta con esta dirección de correo para usar estos roles» y el correo ofrece un botón para configurarla.
Cuando la tenga, encuentra el evento en Mi trabajo en su cuenta, con el sombrero que lleva y la acción para la que sirve. Véase Roles de voluntarios y Mi trabajo.

Conviene saber

Un rol termina 30 días después del evento, para que el trabajo de finanzas, como los últimos reembolsos, pueda terminarse. Nada permanece activo después.
Los roles se guardan por fila de evento. Un voluntario que coordina la gala no es coordinador de su concierto a menos que se lo dé también allí (o lo haga su equipo).
Use un rol personalizado para repartir una combinación precisa, por ejemplo voluntarios que pueden ver pedidos y nada más.

Solución de problemas

Falta el enlace Cambiar roles — la persona no está confirmada, o usted no tiene ningún rol que pueda dar.
Un voluntario tiene un rol pero no puede abrir el evento — no tiene cuenta con la dirección de correo de la lista, la dirección no está confirmada, o el evento terminó hace más de 30 días.
Un rol desapareció después de que la persona diera un paso atrás — los roles se quitan cuando un voluntario da un paso atrás o se le retira del evento. Vuelva a asignarlo cuando esté confirmado.

Véase también

12.7 Turnos y el calendario de voluntarios

La pestaña Turnos es el calendario de voluntarios de un evento: qué hay que hacer, cuándo, dónde y cuántas personas hacen falta, y quién está asignado. Está separada del calendario de personal de Gestionar personal, porque los voluntarios no cobran y nunca pasan por nómina. Abra el evento y luego Equipo y Socios → Voluntarios → Turnos. Todas las horas están en la zona horaria propia del evento, que la página indica arriba.

Qué puede hacer aquí

Añadir los huecos para los que necesita personas, con un lugar y el número de personas necesarias.
Asignar a voluntarios confirmados a un turno, de uno en uno o varios a la vez.
Registrar entradas y salidas desde el calendario, para quienes no pueden hacerlo por sí mismos.
Dejar que los voluntarios elijan y devuelvan turnos por sí mismos.
Ver de un vistazo qué turnos están completos: 8 de 8 aparece en verde, 2 de 3 en ámbar.

Añadir un turno

Haga clic en Añadir un turno para abrir el formulario.
Escriba Qué es, por ejemplo “Mesa de registro”.
Elija el Equipo al que pertenece. Un responsable de equipo debe elegir uno de sus propios equipos; puede dejarlo vacío, lo que convierte el turno en uno para cualquiera.
Indique Inicio y Termina. Por defecto son el inicio del evento y tres horas después; el final debe ser posterior al inicio.
Opcionalmente añada Dónde y algunos Detalles. Indique Gente necesaria, entre 1 y 500.
Haga clic en Añadir turno.

Leer el calendario

Cada turno es una tarjeta con su título y la insignia del equipo, cuántas plazas están ocupadas y una línea por voluntario con su estado: Sin registrar, Registrado 17:02, o la hora de salida con las horas trabajadas. Registrar entrada marca a la persona como presente; después el mismo enlace dice Registrar salida, y una tercera pulsación dice Reabrir para la persona a la que se registró la salida por error. Quitar la retira del turno. Editar cambia el turno o lo elimina. Cuando un turno aún tiene plazas libres, Asignar personas añade más personas.

Asignar personas a un turno

Bajo la lista de personas, Asignar personas (quedan N plazas) abre un selector de voluntarios confirmados. Solo aparece mientras el turno tenga plazas libres.

Haga clic en Asignar personas; el botón muestra cuántas plazas quedan.
Busque por nombre, equipo o habilidad y marque a las personas. Un responsable solo ve las personas de sus propios equipos.
Haga clic en Añadir al turno.

La página le dice cuántas se han añadido. Se omite a alguien cuando ya está en el turno, cuando está en otro turno de este evento con un horario solapado, o cuando el turno ya está completo en ese momento; dos coordinadores que cubren las últimas plazas a la vez nunca pueden tener éxito los dos. A cada persona añadida se le envía un correo, y unas veinticuatro horas antes del inicio del turno recibe un recordatorio, una sola vez.

Los ajustes en detalle

Gente necesaria — no se puede fijar por debajo del número de personas que ya están en el turno. Retire antes a alguien.
Equipo — aparece como insignia, decide qué responsable puede cambiar el turno y qué voluntarios pueden tomarlo por sí mismos.
Eliminar turno — en el panel Editar del turno. Los voluntarios que estén en él quedan retirados.
Los voluntarios eligen sus propios turnos y pueden devolver un turno hasta — en la pestaña Configuración; véase Captación con enlaces de inscripción, inscripción y configuraciones copiadas.

Conviene saber

Solo se pueden asignar a turnos los voluntarios confirmados. Si el selector dice que nadie ha confirmado todavía, confirme primero a personas en Personas.
Los voluntarios registran su entrada por sí mismos desde Mi voluntariado. El registro se abre una hora antes del turno y se cierra cuando termina, así que no hay registro para un turno ya terminado, y registrar una salida requiere antes una entrada.
Las horas se cuentan desde la entrada hasta la salida. Un turno con entrada pero sin salida no cuenta nada hasta que lo cierre con Registrar salida aquí.
Asignar a alguien al calendario le envía un correo. Mover o eliminar un turno no vuelve a enviar correos; infórmeles con un mensaje.
Los turnos con equipo y las tareas con equipo son también lo que un responsable de equipo ve en su plan del día y en la vista En vivo.

Solución de problemas

“Ya está en otro turno a esa hora” — cada persona puede tener un turno a la vez. Acorte uno de los turnos o elija a otra persona.
No hay a quién elegir — todas las personas confirmadas ya están en el turno, o (para un responsable) nadie de sus equipos está confirmado todavía.
El número no se puede reducir — el turno ya tiene más personas; retire antes a algunas.
Las horas son incorrectas — revise el turno por si faltan salidas registradas; use Registrar salida o Reabrir en la línea.

Véase también

12.8 Tareas de voluntarios

La pestaña Tareas es la lista de trabajos de su equipo de voluntarios para un evento: cosas que tienen que ocurrir, quién las hace y para cuándo. Una tarea puede ser para una persona, para varias personas nombradas, para quienes trabajan en un turno determinado, para todo un equipo o abierta a cualquiera. Los voluntarios cambian el estado de sus tareas por sí mismos. La encontrará en Equipo y Socios → Voluntarios → Tareas. Para el tablero de planificación del organizador — plazos, prioridades, dependencias — véase El tablero de tareas del evento.

Qué puede hacer aquí

Anotar lo que tiene que pasar y asignarle una hora de inicio y una hora de vencimiento.
Dar una tarea a uno o varios voluntarios confirmados, a un turno, a un equipo o a todos.
Seguir la tarea a través de cuatro estados: Abrir, En curso, Bloqueados y Listo.
Dividir una tarea en una lista de comprobación y debatirla en comentarios.

Añadir una tarea

Escriba lo que hay que hacer en el campo de título, por ejemplo “Recoger los faroles en la imprenta”.
En Para elija un voluntario confirmado, o deje Todo el equipo. Las personas que solo han sido invitadas no aparecen en la lista; la página indica cuántas siguen esperando.
Elija el Equipo al que pertenece la tarea. Un responsable de equipo debe elegir uno de sus equipos.
Indique Inicio si la tarea tiene hora.
Haga clic en Más detalles para elegir un Turno (todos los de ese turno reciben la tarea), una hora de Vencimiento y una descripción.
Haga clic en Añadir tarea.

Quién recibe una tarea se decide en este orden: las personas nombradas si las hay, si no las personas del turno, si no el equipo, si no todos. Las personas nombradas reciben un correo “Nueva tarea de voluntario en …” cuando se les añade. Una tarea que tiene hora de inicio y está destinada a personas nombradas, a un turno o a un equipo envía además un único recordatorio unas dos horas antes de empezar; una tarea para todos no tiene recordatorio.

Trabajar con la lista

Primero aparecen las tareas abiertas, luego las terminadas, cada grupo en orden de tiempo. La línea bajo un título indica para quién es, su inicio y su vencimiento, y cuándo se completó, quién la marcó — el voluntario, o “Marcada como lista por el organizador”. La casilla redonda marca una tarea como lista o no lista. El menú de estado fija Abrir, En curso, Bloqueados o Listo; use Bloqueados para una tarea que espera algo. Una lista de comprobación muestra cuántos elementos están hechos y permite marcarlos. Los comentarios conservan la conversación de la tarea. Editar cambia todo lo demás.

Editar una tarea

Haga clic en Editar junto al título de la tarea.
En Personas marque a todas las personas a las que va dirigida. Si no marca a nadie, se aplica el turno, el equipo o todos.
Cambie el Turno, las horas de Inicio y Vencimiento y los detalles.
En Lista de comprobación escriba un elemento por línea. Los elementos que mantenga como estaban conservan su marca, así que reformular el tercero no desmarca el primero ni el segundo.
Haga clic en Guardar. Eliminar tarea la borra.

Conviene saber

Las horas son las horas de reloj propias del evento, igual que en los turnos.
Los voluntarios ven sus tareas en Mi voluntariado. Pueden cambiar el estado, marcar elementos de la lista de comprobación y añadir comentarios por sí mismos; el organizador y el responsable del equipo lo ven aquí al instante.
No se admite dar una tarea a una persona que no está confirmada. Si alguien se retira o es retirado del evento, sus tareas vuelven al equipo.
Las tareas con hora de inicio o de vencimiento aparecen en el Plan del día; las Bloqueadas y las vencidas aparecen en En vivo.
Un responsable de equipo ve y cambia solo las tareas de sus propios equipos.
Marcar una tarea como lista la pone en Listo; marcarla como no lista la devuelve a Abrir.

Solución de problemas

La persona que quiero no está en la lista — solo se pueden dar tareas a voluntarios confirmados. Confírmelos en Personas.
“Ese voluntario ya no está confirmado para este evento” — la persona fue retirada o se retiró después de que abriera el formulario. Elija a otra.
Nadie recibió el correo de mi tarea — los correos van a las personas nombradas, en el momento en que se les añade. Una tarea para un turno o un equipo no se envía por correo al crearse; aparece en su página Mi voluntariado, y el recordatorio antes de su hora de inicio les llega.

Véase también

12.9 El tablero de tareas del evento

El tablero de tareas es la lista de planificación del organizador para un evento: todo lo que hay que hacer antes, durante y después del día, con una prioridad, un plazo, una hora de inicio, un responsable y, cuando importa, otra tarea de la que depende. Abra el evento y elija Gestión de tareas al final del menú de Gestionar. Es independiente de las tareas de voluntarios, que son los trabajos del equipo de voluntarios; el tablero es donde usted planifica, y puede pasar una tarea del tablero a un miembro del equipo o a un voluntario confirmado.

Qué puede hacer aquí

Añadir tareas con un título, una categoría, una prioridad, una fecha de vencimiento y una hora de inicio.
Aplicar tareas ya preparadas de la biblioteca de plantillas y dejar que los plazos se ajusten solos.
Asignar una tarea a usted mismo, a un miembro del equipo o a un voluntario confirmado.
Hacer que una tarea espere a otra, y mantener una lista de comprobación y comentarios en ella.
Seguir los seis contadores — total, pendientes, en curso, completadas, bloqueadas y vencidas — y la barra de progreso general.

Añadir una tarea

La fila cerca de la parte superior es un añadido rápido: basta con un título.

Escriba el título, por ejemplo “Confirmar el pedido de catering”.
Opcionalmente indique Inicio — la fecha y hora en que empieza el trabajo. Una tarea con hora de inicio aparece en el Plan del día de los voluntarios, y a un voluntario asignado le llega un recordatorio unas dos horas antes.
Elija la Categoría: Sede y logística, Marketing y promoción, Producción y técnica, Gestión de proveedores, Comunicación, Finanzas y presupuesto, Gestión de riesgos o Posterior al evento.
Haga clic en Más detalles para fijar una prioridad (Alta, Mediana, Baja), una fecha de vencimiento y una descripción.
Haga clic en Crear tarea. La tarea empieza como Pendiente, con prioridad Mediana salvo que haya elegido otra.

Las tarjetas de arriba cuentan las tareas por estado; haga clic en una, como Bloqueados, para ver solo esas tareas, y las etiquetas bajo ellas filtran por categoría. La pestaña Biblioteca de plantillas abre las tareas preparadas y Añadir tarea lleva al añadido rápido.

Trabajar con una tarjeta de tarea

Cada tarjeta muestra su prioridad, su categoría, su hora de inicio, su fecha de vencimiento y su estado. La casilla redonda la marca como completada. Aparece una insignia gris Espera a mientras la tarea de la que depende no está completada. Una insignia verde con el nombre de un voluntario indica a quién está asignada. El primer desplegable la asigna, el segundo cambia su estado entre Pendiente, En Progreso y Bloqueados, y el lápiz abre el formulario de edición. Una fecha de vencimiento pasada vuelve la tarjeta roja y la marca como Vencida.

Editar una tarea

Haga clic en el lápiz de la tarjeta.
Cambie el Título de la tarea, la Categoría, la Prioridad, la Fecha de vencimiento y el Inicio.
En Espera a elija otra tarea de este evento que deba completarse antes. La tarjeta mostrará entonces Espera a esa tarea hasta que esté hecha. Una tarea no puede esperar a sí misma, y dos tareas no pueden esperarse mutuamente.
En Lista de comprobación escriba un elemento por línea; los elementos que deje sin cambios conservan su marca.
Añada una descripción y haga clic en Guardar.

Asignar una tarea

El primer desplegable de cada tarjeta tiene dos grupos. Equipo enumera a usted (Yo (titular)) y a los miembros de su equipo de organización. Voluntarios enumera a los voluntarios que están confirmados en este evento.

Un miembro del equipo solo puede tomar una tarea si su rol la cubre: un responsable de sede toma las tareas de Sede y de Riesgos, un responsable de finanzas las de Finanzas, marketing las de Marketing y Comunicación, y el rol general de personal cualquiera. Una tarea de la biblioteca de plantillas puede indicar su propio rol. En caso contrario se le indica qué rol asignar en su lugar. Usted, como titular, puede tomar cualquiera.
Un miembro del equipo al que se le asigna una tarea recibe una notificación.
Un voluntario recibe el mismo correo “Nueva tarea de voluntario” que para una tarea de voluntario y ve la tarea en Mi voluntariado, donde puede cambiar su estado, marcar la lista de comprobación y comentar. Una tarea tiene una persona a la vez; elegir a otra sustituye a la primera.
Elija Sin asignar para quitar la asignación.

Usar la biblioteca de plantillas

Haga clic en Biblioteca de plantillas.
Marque las tareas que quiera, una a una o una categoría entera con Seleccionar todo.
Haga clic en Aplicar plantillas seleccionadas. Las tareas se crean para este evento.

La biblioteca contiene tareas preparadas en las ocho categorías, cada una con una prioridad y un plazo habitual como “30 días antes”. Las fechas de vencimiento se calculan a partir de la fecha del evento. Si su evento está más cerca que el plazo propio de la plantilla, los vencimientos se comprimen para que ninguno caiga en el pasado, y mantienen su orden. Las tareas posteriores al evento quedan después del evento. Las plantillas que ya aplicó muestran una marca y no se pueden aplicar dos veces.

Conviene saber

Quién puede usar el tablero lo decide el permiso Tareas: lo tienen el organizador, los responsables de sede y los coordinadores de voluntarios, y puede marcarlo en un rol personalizado. Es un permiso distinto al de editar el evento.
Una tarea completada muestra cuándo se hizo. Desmarcarla la devuelve a Pendiente.
Eliminar una tarea pide confirmación antes.
Las tareas del tablero con hora de inicio aparecen en el Plan del día, para las personas que tienen el permiso Tareas.
Si hay voluntarios invitados pero nadie ha confirmado, la página lo indica y enlaza a Personas; solo los voluntarios confirmados aparecen en la lista.

Solución de problemas

“… no puede tomar una tarea de …” — el rol del miembro del equipo no cubre la categoría. Elija a un miembro con el rol adecuado, a un miembro del personal o a un voluntario.
El voluntario no está en la lista — todavía no está confirmado para este evento.
“Esa tarea no puede usarse como espera” — la tarea es de otro evento, o elegirla haría que dos tareas se esperaran mutuamente.
Los plazos de las plantillas aplicadas parecen demasiado juntos — el evento está cerca, así que los plazos se comprimieron para encajar.

Véase también

12.10 El plan del día y la vista En vivo

Dos pestañas de los voluntarios de un evento están pensadas para los días alrededor del evento. Plan del día reúne en una sola lista, en orden, cada turno y cada tarea con hora, para que todos trabajen con el mismo plan, en papel si lo prefiere. En vivo muestra lo que está pasando ahora mismo: quién está de turno, quién no ha llegado y qué va retrasado. Abra el evento, luego Equipo y Socios → Voluntarios, y elija la pestaña. Ambas están abiertas al organizador, a los coordinadores de voluntarios y — para sus propios equipos — a los responsables de equipo.

Qué puede hacer aquí

Ver todo el evento como una sola línea de tiempo, por día, con quién hace qué y dónde.
Imprimir el plan del día, o abrirlo en un teléfono en la puerta.
Reducir el plan a un solo equipo.
El día del evento, ver cuántos voluntarios han registrado su entrada, llamar o escribir a los que faltan, y registrarlos usted mismo.
Detectar tareas bloqueadas o vencidas antes de que le cuesten la tarde.

El plan del día

El plan del día tiene un bloque por día, cada uno encabezado por la fecha. Cada línea muestra la hora, una etiqueta de color para lo que es y el título, y debajo quién lo hace y dónde. Hay tres tipos de línea:

Turno — los turnos de voluntarios con su franja horaria, sus personas (o “Nadie todavía (3 necesarios)”), su equipo y su lugar.
Tarea — tareas de voluntarios que tienen hora de inicio o de vencimiento, para sus personas nombradas o para “Todo el equipo”. Las tareas terminadas aparecen en gris y tachadas.
Tablero de tareas — tareas del tablero de tareas del evento que tienen hora de inicio, con su responsable. Solo las ven las personas que tienen el permiso Tareas.

El desplegable reduce la lista a un solo equipo. Imprimir abre una versión limpia en una pestaña nueva, sin menús; haga clic en su botón Imprimir, o use el comando de impresión de su navegador. Las horas son las horas de reloj propias del evento.

La vista En vivo

La pestaña En vivo se actualiza sola cada minuto, y Actualizar lo hace bajo demanda. Las tarjetas de arriba cuentan los turnos en curso, las personas con entrada registrada, las personas Sin registrar, las tareas vencidas o bloqueadas, y los elementos que faltan en las listas de material de sus equipos. Debajo:

Turno iniciado, sin registro enumera a las personas cuyo turno empezó hace más de 15 minutos y que no han registrado su entrada. Cada línea tiene Llamar (abre el marcador del teléfono), Compartir en WhatsApp cuando el número está en formato internacional (empieza por + o 00), y Registrar entrada para marcarlas como presentes.
Dos listas de turnos: los que están en curso ahora y los que empiezan en las tres horas siguientes, cada uno con cuántos han registrado entrada frente a cuántos están asignados y cuántos necesita. El ámbar significa que el turno no está completo.
Tareas que requieren atención enumera las tareas Bloqueadas, o cuya hora de vencimiento ha pasado sin completarse, con sus personas.

Conviene saber

La vista En vivo es para el momento. Antes del evento muestra “Nada en este momento” hasta que empiece el primer turno; use el Plan del día para planificar.
Registrar la entrada desde aquí es lo mismo que Registrar entrada en la pestaña Turnos. Las horas se cuentan desde ese momento.
Un responsable de equipo ve los turnos y tareas de sus propios equipos, y los que no tienen equipo. Solo puede registrar la entrada de las personas de sus propios equipos.
La página solo pide datos actualizados al servidor en segundo plano. No le mantiene conectado: una pantalla desatendida se cierra sola al terminar su tiempo de inactividad.
Los elementos que faltan provienen de las listas de material de los equipos; véase Inventario del equipo.

Solución de problemas

Una persona no aparece en el plan del día — los turnos siempre aparecen; las tareas solo si tienen hora de inicio o de vencimiento.
Falta Compartir en WhatsApp — el número de teléfono no tiene prefijo internacional. Edite el número en el censo, por ejemplo +49 …, y aparecerá.
Todos aparecen como sin registrar — los voluntarios registran su entrada desde Mi voluntariado hasta una hora antes de su turno. Regístrelos aquí si no pueden hacerlo.
El plan del día está vacío — añada primero turnos y tareas con horas.

Véase también

12.11 Mensajes a sus voluntarios

La pestaña Mensajes escribe a las personas que ayudan en un evento: todos los confirmados, un equipo, las personas de un turno o las que todavía no han respondido. Las mismas palabras se pueden copiar para su grupo de WhatsApp. Abra el evento, luego Equipo y Socios → Voluntarios → Mensajes.

Qué puede hacer aquí

Enviar un correo a un grupo elegido de voluntarios, con un asunto y un mensaje.
Copiar el mismo texto, listo para pegar en WhatsApp.
Leer lo que se envió antes, a quién y por quién.

Enviar un mensaje

En Para elija quién lo recibe:
- Todos los confirmados — cada voluntario confirmado de este evento. Solo el organizador y los coordinadores de voluntarios pueden elegir esta opción.
- Un equipo — las personas confirmadas del equipo que elija a continuación.
- Un turno — las personas confirmadas del turno que elija a continuación.
- Personas que aún no han respondido — todas las que fueron invitadas o se inscribieron y siguen esperando.
Escriba un Asunto de hasta 200 caracteres.
Escriba el Mensaje, de hasta 5.000 caracteres. Lo mejor es texto sin formato con saltos de línea.
Haga clic en Enviar y confirme que el mensaje va a todos del grupo elegido. La página le indica a cuántas personas se envió.

Para publicar las mismas palabras en un grupo de WhatsApp, haga clic en Copiar para WhatsApp antes o después de enviar. Copia el asunto en negrita seguido del mensaje, listo para pegar.

Leer lo enviado

Bajo Mensajes enviados aparecen los mensajes más recientes con su asunto, a quién se enviaron, cuántas personas, cuándo y por quién. Haga clic en una línea para leer el mensaje.

Conviene saber

Los correos se envían al límite horario de envío propio de usted (Configuración → Correo), el mismo límite que las invitaciones y los recordatorios, y se reparten para que el último salga antes de que termine el evento. Un mensaje grande puede tardar varias horas en llegar a todos.
Si nadie está en el grupo elegido — un equipo sin personas confirmadas, un turno vacío — no se envía nada, y se le avisa.
Un responsable de equipo solo puede escribir a sus propios equipos y a los turnos de esos equipos, y a las personas de sus equipos que no han respondido. No ve Todos los confirmados, y su historial muestra solo sus propios mensajes y los enviados a sus equipos.
Los mensajes van a la dirección del censo. Tratan de ayudar en el evento; para entradas y pedidos use Mensajes a asistentes y Anuncios a asistentes en su lugar.
El mensaje no se puede retirar una vez enviado. Léalo completo antes de confirmar.

Solución de problemas

“Todavía no hay nadie en ese grupo” — el grupo está vacío. Confirme personas en Personas o elija otro grupo.
“Solo puede escribir a sus propios equipos” — es responsable de equipo y eligió un grupo fuera de sus equipos.
Alguien dice que no le llegó nada — el correo puede seguir esperando su límite horario, o estar en spam. Envíele la copia para WhatsApp.
No puedo elegir Todos los confirmados — solo quienes gestionan a todos los voluntarios (organizador, coordinador de voluntarios) pueden escribir a todos.

Véase también

12.12 Horas de voluntarios y privacidad

El registro de un voluntario contiene lo que necesita para trabajar con él: nombre, dirección de correo, número de teléfono, habilidades, sus propias notas y las horas que ha trabajado en sus turnos. Este artículo explica quién ve qué, cómo funciona la declaración de horas y cómo eliminar los datos de un voluntario. Encontrará el censo en Crecimiento → Voluntarios.

Qué puede hacer aquí

Comprobar quién de su equipo ve qué datos.
Descargar la declaración de horas de un voluntario como PDF.
Eliminar un voluntario y todo lo registrado sobre él.

Quién ve qué

Usted y los coordinadores de voluntarios ven los datos de contacto de cada persona en la pestaña Personas, y todo el censo.
Un responsable de equipo ve el censo para captar personas, pero no las notas.
La Exportación CSV del censo contiene los datos de contacto, las habilidades, las notas y las horas. Guarde ese archivo con cuidado y elimínelo cuando termine.

Horas y declaración

Las horas son el tiempo entre la entrada y la salida en un turno. Solo cuentan los turnos con salida registrada, y solo en eventos en los que la persona estaba confirmada. En el censo, la columna Horas las suma. El icono de descarga en la fila de una persona da un PDF de Declaración de horas de voluntariado para un colegio, un empleador o una solicitud de beca. Enumera cada evento con su fecha, el número de turnos y las horas, un total, y la fecha de emisión, y dice que se basa en los registros de entrada que usted ha anotado. No es una instantánea: refleja el registro vigente el día en que se imprime.

Conviene saber

Un voluntario puede pedir no ser invitado de nuevo con el enlace de cualquier invitación. Entonces aparece como No quieren invitaciones, y usted no puede invitarlo.
Eliminar del equipo borra a la persona y, con ella, sus invitaciones, turnos y horas en cada uno de sus eventos. Es lo que pide una solicitud de eliminación de sus datos, así que no se suaviza y no se puede deshacer.
Cuando alguien se inscribe desde la página del evento se le indica que su nombre, correo, teléfono y habilidades se comparten con usted para organizar el equipo de voluntarios.

Solución de problemas

La declaración de horas está vacía — ningún turno de la persona tiene salida registrada todavía, o no está confirmada en ningún evento.
La declaración muestra menos horas de las esperadas — un turno con entrada pero sin salida no cuenta nada. Ciérrelo con Registrar salida en la pestaña Turnos y descargue la declaración de nuevo.

Véase también

12.13 La entrada de agradecimiento para voluntarios

Una entrada de agradecimiento permite a sus voluntarios asistir al evento en el que ayudan, gratis o a precio reducido. Es un tipo de entrada normal con Solo voluntarios activado. Todos pueden verla en la página del evento, pero solo las personas que están confirmadas como voluntarios de ese evento pueden comprarla. La crea en Entradas y Precios → Tipos de entrada en el menú Gestionar del evento; la pestaña Configuración de voluntarios le indica si el evento tiene una.

Qué puede hacer aquí

Ofrecer a sus voluntarios una entrada sin coste, o a un precio que usted elija.
Limitarla a una por voluntario, o permitir un acompañante.
Mostrar a los voluntarios su propio mensaje de agradecimiento donde la compran.

Crear la entrada

Abra Entradas y Precios → Tipos de entrada y haga clic en Añadir tipo de entrada, o en Editar en uno existente.
Póngale un nombre como “Agradecimiento a voluntarios” y fije el Precio. Cero la hace gratuita.
Fije el Aforo en aproximadamente el número de voluntarios que tiene.
Marque Solo voluntarios: “Se muestra a todos; solo los voluntarios confirmados de este evento pueden comprarla (una cada uno)”.
En Máx. por persona deje el campo vacío para una entrada por voluntario, o indique un número mayor para permitir un acompañante.
Haga clic en Guardar cambios, o añada el tipo de entrada.

Lo que ven los visitantes y los voluntarios

En la página pública del evento la entrada aparece en la lista con una etiqueta verde Solo voluntarios, igual que se muestran las entradas solo para socios. Un visitante que no ha iniciado sesión lee “Para los voluntarios de este evento — inicie sesión para obtenerla”; una persona con sesión iniciada que no es voluntaria confirmada lee “Para los voluntarios confirmados de este evento”, con un enlace a voluntariado si ha activado la inscripción. Un voluntario confirmado ve la entrada desbloqueada, con su mensaje de agradecimiento encima de la lista.

El voluntario la compra como cualquier otra entrada, con la sesión iniciada, a través del proceso de compra normal. Para una entrada gratuita no se cobra ningún pago. Su mensaje de agradecimiento también aparece junto a la entrada en el pago y en el correo de confirmación.

Los ajustes en detalle

Precio — cero para una entrada gratuita, o cualquier precio para una reducida.
Máx. por persona — se cuenta en todos sus pedidos. Vacío significa una por voluntario.
Mensaje de agradecimiento — se fija en la pestaña Configuración de voluntarios, de hasta 300 caracteres, con {name} para el nombre del voluntario. Véase Captación con enlaces de inscripción, inscripción y configuraciones copiadas.

Conviene saber

La entrada no cambia el precio que anuncia su evento. Se deja fuera de los listados, los resultados de búsqueda, los rangos de precios y los feeds, así que una entrada gratuita de voluntario no puede hacer que un evento de pago parezca gratuito.
Solo los voluntarios confirmados pueden comprarla. Quien solo fue invitado, o quien se retiró, no puede. El voluntario debe tener la sesión iniciada con la dirección de correo de su censo; el correo de invitación le permite crear esa cuenta.
Después la entrada es igual que cualquier otra: tiene un código QR y se escanea en la puerta.
Los voluntarios también encuentran un botón Obtener mi entrada en su página Mi voluntariado cuando usted tiene una para ellos.
La entrada cuenta contra el aforo del evento como cualquier otra.

Solución de problemas

Un voluntario no puede ver ni comprar la entrada — debe estar Confirmado en este evento y con la sesión iniciada con la dirección que usted invitó. Las cuentas solo se vinculan a registros del censo con una dirección de correo confirmada.
La pestaña Configuración dice que no hay entrada de voluntario — ningún tipo de entrada de este evento tiene marcado Solo voluntarios. Use Ir a tickets para crear una.
Un voluntario necesita dos entradas — suba Máx. por persona en el tipo de entrada.

Véase también

12.14 Inventario del equipo: resumen

El inventario es la lista de todo lo que su asociación posee, pide prestado o compra para sus eventos: sillas, altavoces, un dhol, acreditaciones, arroz, platos. Está en Inventario, en el grupo Trabajo de la barra lateral del organizador. Cada artículo pertenece a un equipo de voluntarios que lo cuida, o al Fondo común que usted y sus coordinadores de voluntarios gestionan.

Qué puede hacer aquí

Tenga una sola lista para cada equipo. Ve todos los artículos. Cada fila muestra la insignia del equipo, si el artículo es Equipo o Consumible, su categoría, cuántos están disponibles sobre el total, dónde está y su estado.
Vea quién lo tiene. Entre eventos, un artículo lo tiene una persona de su lista de voluntarios o se guarda en un lugar que usted indica, como «almacén B de Kulturhalle». Los artículos prestados también indican quién los prestó.
Sepa qué comprar. Los artículos que escasean aparecen en rojo y en la Lista de compra.
Registre las compras con sus recibos y vea a quién todavía hay que devolverle dinero — véase Compras, recibos y lista de compra.
Planifique cada evento con una lista de equipaje por equipo — véase Listas de equipaje de eventos.
Imprima etiquetas QR para pegarlas en los artículos — véase Etiquetas QR.

Lea la página de Inventario

Los tres recuadros superiores muestran Total de articulos (solo artículos activos), Stock bajo y Valor total, que es el coste unitario por la cantidad total. Haga clic en el recuadro Stock bajo para abrir la lista de compra.
Las pestañas bajo el título abren la Lista de compra y las Compras; los botones junto al título son Etiquetas QR y Agregar articulo.
Reduzca la lista con los filtros: busque por nombre, SKU o código de barras, Equipo (un equipo, o Fondo común), Tipo (Equipo o Consumible), Categoría, Solo stock bajo y Mostrar artículos inactivos. Limpiar los quita de nuevo.
Cada fila empieza con la insignia del equipo. Haga clic en Editar en una fila para abrir el artículo — véase Artículos: añadirlos, encontrarlos y cuidarlos.

En Solo stock bajo ve lo que ha bajado a su mínimo. La cifra disponible se vuelve roja y dice «mínimo 20». Un artículo está en stock bajo cuando tiene un mínimo superior a cero y el número disponible es igual o inferior a él.

Equipos, fondo común y quién ve qué

Usted ve y cambia todos los artículos, incluido el Fondo común, y es el único que gestiona las categorías (el botón Gestionar categorias).
Un responsable de equipo ve y cambia solo los artículos del equipo que dirige, desde su propia página: El inventario de su equipo. Nunca ve el stock de otro equipo, y no puede poner un artículo en el Fondo común.
Un coordinador o gestor de eventos trabaja con las listas de equipaje de un evento desde Gestionar → Inventario del evento. El Fondo común no tiene responsable, así que lo cuidan usted y los coordinadores.
Prestarse artículos entre equipos no es una función de la plataforma: los equipos se lo piden entre ellos fuera del sistema.

Conviene saber

Equipo regresa tras un evento. Los consumibles se gastan y se vuelven a comprar; al registrar la devolución de un evento, indique cuántos se gastaron.
Un artículo que está asignado a un evento no se puede eliminar hasta que vuelva.
Las cantidades usadas o perdidas salen del stock para siempre. Los artículos dañados siguen contando en el total pero no están disponibles.
Los artículos que desactive con la casilla Activo de su página desaparecen de la lista y del selector de listas de equipaje. Marque Mostrar artículos inactivos en los filtros para volver a listarlos, marcados como Inactivo; ábralo y marque Activo para reactivarlo.
Las categorías (por ejemplo Sonido e iluminación, Mobiliario, Catering) las comparten todos los equipos. Añada una en Gestionar categorias.

Solución de problemas

Falta un artículo en la lista — revise el filtro de Equipo, y marque Mostrar artículos inactivos por si el artículo se desactivó. La página de un responsable solo lista su equipo.
El recuadro Stock bajo muestra cero aunque algo esté casi agotado — el artículo no tiene mínimo. Ábralo e introduzca un Umbral de stock min..
La cifra disponible es menor que lo que hay en el estante — el resto está previsto en la lista de equipaje de un evento o todavía fuera. Abra el artículo: el panel Reservado en eventos indica dónde.

Véase también

12.15 Artículos: añadirlos, encontrarlos y cuidarlos

Un artículo es un tipo de cosa que guarda, con una cantidad: “Sillas plegables, 420”. Este artículo explica cómo añadir un artículo, indicar dónde está, los artículos prestados y las demás acciones en la página de un artículo. Abra Inventario en el grupo Trabajo y haga clic en Agregar articulo, o en Editar en una fila existente.

Añadir un artículo

Haga clic en Agregar articulo en la página de Inventario y escriba el Nombre del articulo. Es el único texto obligatorio, junto con la cantidad, la condición y la propiedad.
Elija el Equipo que se encarga de él. Déjelo en Fondo común si nadie en particular se encarga. Un responsable de equipo que añade un artículo desde su propia página no puede elegir: siempre será de su equipo.
Elija el Tipo: el Equipo vuelve después de un evento, un Consumible se gasta y se vuelve a comprar.
Introduzca la Cantidad total y, si lo desea, una Unidad como uds., kg o rollos. Ponga un Umbral de stock min. en todo lo que vuelva a comprar; cuando el stock baje a ese número, el artículo aparecerá en la lista de compra.
Indique dónde está en Quién lo tiene (una persona de su lista de voluntarios) o en Ubicación de almacenamiento.
Elija la Condición (Nuevo, Bueno, Regular, Malo, Dañado, Retirado) y la Propiedad. Para los artículos Prestado aparece un campo Prestado por: escriba de quién es, por ejemplo la familia Patel. Los artículos alquilados y propios no tienen ese campo.
Opcionalmente añada una categoría, SKU, descripción, código de barras, imagen y el Costo unitario (que se usa para el valor total), y luego haga clic en Crear articulo.

Los ajustes en detalle

SKU — su propio código. Debe ser único entre sus artículos.
Umbral de stock min. — cero significa “no me avise”. Por encima de cero, el artículo tiene poco stock cuando la cantidad disponible es igual o inferior a ese número.
Activo (en un artículo existente) — desactívelo para algo que ya no guarda. Sale de la lista, de la lista de compra, de las etiquetas y del selector de la lista de material. Mostrar artículos inactivos en la página de Inventario lo vuelve a encontrar.
Imagen — JPG, PNG o WebP, hasta 2 MB.

¿Dónde está?

Abra un artículo con Editar. El panel Dónde está le indica en una frase: “Con Ravi Patel”, “En Oficina de la asociación”, o que nadie ha anotado dónde está, junto con quién lo prestó. Cámbielo con la lista de personas y el campo de lugar, y luego haga clic en Guardar. Puede usar ambos: una persona y un lugar.

Junto a él, Registrar una compra añade stock junto con el recibo; vea Compras, recibos y la lista de compra.

Más en la página del artículo

Reservado en eventos — aparece cuando el artículo está en la lista de material de un evento actual o próximo. Tiene botones rápidos para Retirado y Todo devuelto; vea Etiquetas QR.
Reabastecimiento — añade una cantidad con una nota opcional, sin compra. Úselo para el stock que se encontró, se donó o se volvió a contar.
Mantenimiento — registre un Servicio, Reparación o Inspección con una fecha, un costo y la fecha del próximo servicio.
Historial de movimientos — los últimos movimientos: llevado a un evento, devuelto, gastado, reabastecido.
Eliminar — pide confirmación. Se rechaza mientras alguna cantidad siga entregada a un evento.

Conviene saber

Cambiar el equipo de un artículo lo traslada a la lista de ese equipo, y su responsable puede gestionarlo entonces.
Las cantidades son números enteros. La cifra disponible es el total menos lo que está planificado o fuera en las listas de material de los eventos, menos los artículos dañados, gastados y perdidos.
El costo por unidad solo sirve para la tarjeta Valor total. El dinero que realmente gasta se registra como compras.

Solución de problemas

El SKU se rechaza — otro de sus artículos ya lo usa.
No aparece Prestado por — elija primero Prestado en Propiedad.
No puedo elegir una persona en Quién lo tiene — la lista muestra su lista de voluntarios. Añada primero a la persona en Voluntarios.

Véase también

12.16 Compras, recibos y lista de compra

Cuando un equipo compra algo para el inventario, lo registra como una compra: la cantidad entra en el stock, el recibo se guarda y el dinero aparece entre los gastos del evento. Si un voluntario pagó de su propio bolsillo, la compra queda abierta hasta que la marque como reembolsada. Encontrará la lista en Inventario → Compras, y lo que hay que comprar en Inventario → Lista de compra.

Registrar una compra

Abra el artículo que compró en la página de Inventario (Editar).
En Registrar una compra, introduzca la Cantidad comprada, el Importe pagado y la Fecha.
En Pagado por, elija La asociación o el voluntario que pagó. La compra de un voluntario aparece como Por devolver hasta que la salde.
Opcionalmente, elija Para el evento y adjunte el Recibo (PDF, JPG, PNG o WebP, de hasta 10 MB).
Haga clic en Registrar una compra. La cantidad se suma al stock del artículo de inmediato.

La página de Compras

Aparecen todas las compras de todos los equipos, de la más reciente a la más antigua, con su fecha, el artículo, el equipo, quién pagó y el importe. Un líder de equipo ve solo las compras de su propio equipo.

El aviso amarillo indica el total que aún se debe devolver a los voluntarios. Haga clic en Mostrar para listar solo las abiertas.
La columna Pagado por muestra el voluntario y Por devolver o Devuelto. Las compras pagadas por la asociación no llevan insignia.
Haga clic en Recibo para abrir el archivo que adjuntó. Los recibos son privados: solo usted y el líder del equipo pueden abrirlos.
Cuando haya pagado al voluntario, haga clic en Marcar como devuelto. Marcar como no devuelto lo deshace. Solo usted, el organizador, puede hacerlo; un líder ve el estado pero no tiene botón.

La lista de compra

La lista de compra muestra cada artículo activo que está igual o por debajo de su stock mínimo, agrupado por equipo. Los equipos sin artículos no aparecen, y el Fondo común es un grupo más.

Cada grupo de equipo enumera sus artículos; la línea de la derecha indica cuántos quedan y el mínimo.
El recuadro Compartir la lista contiene la misma lista en texto plano, con el nombre del equipo en negrita para WhatsApp.
Haga clic en Copiar y péguelo en el grupo de su equipo.

Conviene saber

Una compra es un gasto ordinario. Aparece en los gastos del evento y en su estado de pérdidas y ganancias; el título dice «40 × Arroz basmati». El equipo se archiva bajo la categoría equipo, y los consumibles bajo otros. La moneda es la del artículo, o el euro si no tiene una.
Si no elige ningún evento, la compra pertenece a su organización y no a un evento concreto.
El dinero solo se registra. La plataforma no reembolsa a nadie; usted lo hace por su cuenta y luego lo marca.
Use Reabastecimiento en la página del artículo en lugar de una compra cuando no se compró nada.

Solución de problemas

El artículo no está en la lista de compra — no tiene un mínimo definido, o su cantidad disponible sigue por encima de él. Las cantidades planificadas para un evento cuentan como no disponibles.
Un enlace de recibo dice que no se encuentra — la compra se registró sin archivo.
Falta el voluntario en Pagado por — solo se ofrecen las personas de su lista de voluntarios.

Véase también

12.17 Listas de material del evento

Una lista de material indica qué artículos lleva cada equipo a un evento, cuántos y cuántos regresaron. Cada evento tiene sus propias listas, una por equipo más el Fondo común. Abra el evento y elija Gestionar → Operaciones del Día → Inventario del evento. Los editores del evento y los gestores de voluntarios ven las listas de todos los equipos; un líder de equipo ve solo las listas de los equipos que dirige.

Planificar lo que va al evento

Haga clic en Asignar articulo en la parte superior de la página y elija el Artículo. La lista está agrupada por equipo y muestra cuántos hay disponibles. Los artículos que ya están en la lista de este evento, o que no tienen ninguno disponible, no se ofrecen.
Introduzca la Cantidad y, si lo desea, una nota, y luego haga clic en Asignar. No puede planificar más de lo disponible.
La línea aparece en el recuadro de su equipo con el estado Asignado: «Planificado 420 · llevados 0 · de vuelta 0», y un botón Llevado al evento para el día.

El día: llevados, luego de vuelta

Cuando los artículos salen del almacén, introduzca el número en la línea y haga clic en Llevado al evento. El estado pasa a En salida.
Cuando regresan, rellene el formulario de devolución en la misma línea: Devuelto, Dañado (equipo) o Gastado (consumibles), Falta y una nota. Haga clic en Guardar. Las cifras juntas no pueden superar lo que todavía está fuera.
Cuando todo está contabilizado, la línea dice Devuelto.

Las cantidades gastadas o perdidas salen del stock para siempre. Un artículo perdido que aparezca más tarde puede volver a agregarse con Reabastecimiento en su página.

Lo que aún falta

Una vez registrado, todo lo que falta — y, cuando el evento ha terminado, todo lo que sigue fuera — se recoge en un recuadro amarillo Aún no devuelto. Muestra el equipo y los artículos. Haga clic en Crear una tarea para el equipo para agregar una tarea para ese equipo, «Buscar artículos perdidos», con vencimiento en siete días y con cada línea enumerada. Aparece en la página Mi voluntariado de los miembros y con su líder.

Los formularios de devolución aparecen en cada línea que todavía tiene artículos fuera. Las líneas del Fondo común no tienen botón de tarea, porque el Fondo común no tiene equipo al que asignársela.

Conviene saber

Asignar no mueve nada: la cifra disponible del artículo baja para que nadie más planifique las mismas sillas, y se recupera cuando se devuelven.
Puede quitar una línea (Quitar de la lista) solo mientras nada se haya llevado, o cuando todo haya vuelto.
En la página de un artículo, el panel Reservado en eventos muestra la misma línea con botones de un toque, Llevados y Todos de vuelta, pensados para usar después de escanear una etiqueta. Todos de vuelta cuenta todo como devuelto, no como gastado.
Copiar la configuración de un evento anterior (Gestionar → Voluntarios) puede trasladar listas de material cuando hay suficiente stock disponible.

Solución de problemas

Solo hay X unidades disponibles — el resto está planificado para otro evento o todavía fuera. Reduzca la cantidad o devuelva primero los artículos del otro evento.
El artículo no está en la lista — ya está en la lista de este evento (cambie la línea en su lugar), está inactivo o no tiene nada disponible.
Un líder ve una página vacía — solo ve los equipos que dirige.

Véase también

12.18 Etiquetas QR

Una etiqueta QR en un artículo permite abrirlo con un teléfono: al escanearla se abre la página del artículo, con su ubicación, su lugar en la lista de material y los botones para marcarlo como llevado o devuelto. Imprima las etiquetas desde Inventario → Etiquetas QR.

Imprimir etiquetas

En la página de Inventario, opcionalmente filtre por Equipo; el botón Etiquetas QR conserva su filtro, así que imprime las etiquetas de un equipo a la vez.
Haga clic en Etiquetas QR. Se abre una hoja sencilla con una etiqueta por cada artículo activo: el código QR, el nombre, el equipo (o Fondo común) y el SKU.
Haga clic en Imprimir. El botón y el encabezado no se imprimen, solo las etiquetas.
Corte por las líneas discontinuas y pegue cada etiqueta en su artículo o caja.

Cada etiqueta muestra el nombre del artículo debajo del código.

Escanear una etiqueta

Apunte la cámara del teléfono al código y abra el enlace. Necesita haber iniciado sesión.
Si es el organizador, el artículo se abre en su página de Inventario. Si dirige el equipo al que pertenece el artículo, se abre en la página de inventario de su propio equipo.
Si el artículo está en la lista de material de un evento actual o próximo, el panel superior Reservado en eventos muestra las cifras y dos botones: Llevados marca todo lo que todavía falta por llevar, Todos de vuelta marca como devuelto todo lo que está fuera. Use la lista de material completa para los artículos gastados, dañados o perdidos.

El encabezado del panel presenta los eventos; Llevados registra toda la cantidad planificada como llevada, y Lista de equipaje abre la lista del evento. Los eventos que terminaron hace más de siete días ya no se muestran.

Conviene saber

El código contiene un token aleatorio, nunca un id, y nada sobre el artículo en sí. Cualquiera que encuentre una etiqueta sin permiso es rechazado y no ve nada sobre el artículo ni sobre quién lo tiene.
Los artículos del Fondo común se abren solo para el organizador, porque no tienen líder de equipo.
La etiqueta de un artículo que desactive ya no se imprime. Volver a imprimir nunca cambia un código existente, así que las etiquetas antiguas siguen funcionando.

Solución de problemas

El escaneo dice acceso denegado — ha iniciado sesión con una cuenta que no es propietaria del inventario ni dirige ese equipo.
El escaneo me pide iniciar sesión — es lo esperado; inicie sesión y abra la etiqueta de nuevo.
La hoja está vacía — el equipo elegido no tiene artículos activos.

Véase también

Capítulo 13

Usar EventMann

13.1 Primeros pasos en EventMann

EventMann es una plataforma para encontrar y reservar entradas de eventos, y para los organizadores, proveedores, patrocinadores, personal y recintos que hacen posibles esos eventos. Esta página es el mapa: léala primero y luego siga el enlace que encaje con lo que quiera hacer. Si solo quiere ver eventos, no necesita ninguna cuenta.

Crear una cuenta

Abra Registrarse arriba a la derecha.
Pulse Google, Facebook o LinkedIn para registrarse con esa cuenta, lo que evita elegir una contraseña. O rellene el formulario: Nombre, Correo electrónico, Contraseña y Confirmar contraseña.
Pulse Crear cuenta.

La página de registro habitual crea una cuenta de asistente, la que sirve para explorar y comprar entradas. Las cuentas de organizador, proveedor, patrocinador y recinto se crean desde sus propias páginas de alta, enlazadas desde el pie de página.
Entra en sesión de inmediato. Le enviamos un correo con un enlace para verificar su dirección; es válido durante 72 horas. Algunas cosas, como comprar una membresía, publicar como organizador o aceptar una transferencia de entrada, requieren una dirección verificada.
Una contraseña necesita al menos 8 caracteres, con una letra mayúscula, una minúscula, un número y un carácter especial.

Iniciar sesión

Abra Iniciar sesión e introduzca su correo y contraseña, o use uno de los botones de redes sociales con los que se registró.
Marque Recordarme si quiere seguir con la sesión iniciada en este dispositivo.
Si activó la autenticación de dos factores, introduzca el código de 6 dígitos de su aplicación de autenticación (o un código de recuperación).

¿Olvidó su contraseña? Pulse ¿Olvidaste tu contraseña? y siga el enlace que le enviamos por correo, válido durante 60 minutos. Una cuenta que no usa se cierra tras un periodo de inactividad.

Oriéntese en la página

La barra superior — el cuadro de búsqueda, la bandera del idioma, un interruptor de tema claro/oscuro, el botón ? que abre la ayuda de la página en la que está, un icono de mensajes, la campana de notificaciones y su avatar. Debajo: Categorías, Ubicaciones, Organizadores, Proveedores, Recintos, Patrocinadores, Personal / Voluntarios y Todos los eventos.
Su menú de avatar — Mi perfil, Preferencias de notificación, Mis entradas, Mis membresías, Mis mensajes, su Panel de control y Cerrar sesión. Si su cuenta tiene más de un rol, aquí aparece un selector de rol.
La barra lateral de su cuenta — los mismos lugares y más, visibles en todas las páginas de asistente, con un cuadro Buscar en el menú (pulse Ctrl+K) que lo lleva a cualquier página de su cuenta.

Elija su camino

Quiere…	Empiece aquí
Asistir a eventos	Mi panel de control y Cómo comprar entradas
Organizar eventos	Primeros pasos como organizador
Ofrecer servicios a organizadores	Primeros pasos como proveedor
Patrocinar eventos	Primeros pasos como patrocinador
Trabajar en turnos en eventos	Primeros pasos como personal
Gestionar un recinto	Primeros pasos como propietario de recinto

Conviene saber

Una cuenta, varios roles. Puede pedir otro rol sin una segunda cuenta. El rol de organizador se concede de inmediato con un correo verificado; las solicitudes de proveedor, patrocinador y recinto se revisan antes. Un organizador añade a los miembros del personal. Cambie entre los roles que tiene desde el menú de su avatar.
Puede explorar y buscar sin cuenta. El pago le pide iniciar sesión solo si el organizador de ese evento lo requiere.
EventMann lo opera ChetsApp UG en Fellbach, Alemania, y está disponible en varios idiomas: elija uno con la bandera de la barra superior o en su perfil.
Todo lo relativo a sus datos está en Privacidad y datos.

Solución de problemas

Me registré pero no veo mi panel — revise su correo para el mensaje de verificación, incluida la carpeta de spam. El enlace Panel de control abre el panel de su rol actual.
Quiero ser organizador, proveedor, patrocinador o propietario de recinto — use los enlaces del tipo Convertirse en organizador o Conviértete en proveedor del pie de página mientras tiene la sesión iniciada; no necesita una cuenta nueva.
Me contrataron para ayudar en un evento — el organizador le añade a su equipo; el correo de invitación le da acceso a ese evento.
No puedo iniciar sesión — use ¿Olvidaste tu contraseña?; si se registró con Google, Facebook o LinkedIn, use ese botón.

Véase también

13.2 Explorar eventos

La página de Eventos enumera todo lo que está a la venta en este momento, por orden de fecha más próxima. Úsela cuando quiera mirar una categoría o un periodo de tiempo en lugar de buscar algo concreto. Ábrala con Todos los eventos al extremo derecho de la barra superior, o desde el pie de página. No necesita una cuenta.

Qué puede hacer aquí

Filtrar por categoría — la lista Categoría contiene las categorías que tienen al menos un evento próximo.
Filtrar por fecha — Hoy, Este fin de semana, Esta semana o Este mes reduce la lista a los eventos que empiezan en ese periodo.
Buscar dentro de la lista — el cuadro de búsqueda coincide con el nombre del evento, la ciudad y el nombre del recinto, no con la descripción. Para una búsqueda más completa con precios y fechas, use Buscar.
Combínelos — la categoría, la fecha y las palabras funcionan juntas. Cuando hay algún filtro activo, un enlace junto a la barra de búsqueda lo borra.
Abra un evento — pulse una tarjeta o Comprar entradas. Cada tarjeta muestra la fecha, el recinto, el organizador y el precio de entrada más bajo.

Cómo se ordenan los resultados

Primero la fecha de inicio más próxima.
Doce eventos por página, con enlaces de página debajo de la lista.

Qué eventos aparecen

Solo los eventos que están En vivo y son públicos y aún no han empezado. Un borrador, un evento en pausa o un evento configurado como privado no aparece. Un evento privado sigue abriéndose para quien tenga su enlace.
La lista se reduce al país en el que aparece su conexión, porque los eventos de otros lugares rara vez son útiles para una compra. Si no hay eventos en su país, verá todos. Esto también se aplica a la página de inicio, a Ubicaciones y a los directorios de organizadores y proveedores. No se aplica a Buscar, y cualquier enlace a un evento se abre desde cualquier lugar.
Si un organizador pausa un evento en vivo, desaparece de la lista de inmediato, pero el enlace directo sigue funcionando para quien lo tenga.

Conviene saber

Explorar nunca requiere una cuenta. Al iniciar sesión aparece Guardar en las páginas de eventos para que pueda llevar una lista de favoritos (vea Eventos guardados).
El enlace Ubicaciones de la barra superior abre un mapa con ciudades y países populares, y una página para cada lugar que tiene eventos.

Solución de problemas

Falta un evento que esperaba — puede que aún no esté en vivo, que esté en pausa o privado, o que su fecha quede fuera del periodo que eligió. Primero borre todos los filtros. Pruebe también Buscar, que no se limita a su país.
Falta una categoría que conozco — las categorías sin eventos públicos próximos se omiten de la lista.
No hay resultados — amplíe el periodo de fechas o quite la categoría. La página vacía ofrece un enlace de vuelta a la lista completa.

Véase también

13.3 Buscar

La búsqueda es el buscador que conviene usar cuando sabe más o menos lo que quiere: una palabra, una ciudad, un intervalo de fechas o un presupuesto. Se encuentra en /search: ábrala con Búsqueda avanzada, junto al número de resultados de la página de Eventos, que conserva las palabras que ya haya escrito. Reúne todos los filtros en un solo lugar. No necesita una cuenta. El cuadro de búsqueda de la barra superior es una herramienta más sencilla: abre la página de Eventos filtrada por sus palabras, que solo coinciden con el nombre del evento, la ciudad y el lugar.

Qué puede filtrar

Palabra clave — coincide con el título del evento, la descripción, el lugar y la ciudad.
Categorías y Ciudad — dos listas que solo ofrecen valores con eventos próximos, con el número de eventos junto a cada categoría.
Gratis y En línea — casillas de verificación. Gratis conserva los eventos que tienen al menos un tipo de entrada gratuita a la venta; En línea conserva los eventos en línea.
Más filtros — una fecha Desde y Hasta, y un Precio mín. y un Precio máx.. El intervalo de precios conserva los eventos que tengan al menos un tipo de entrada a la venta dentro de él.
Ordenar — Más próximos, Más lejanos, Título A–Z, Precio: de menor a mayor y Precio: de mayor a menor. La ordenación por precio se basa en la entrada más barata a la venta de cada evento.

Cómo buscar

Escriba una palabra clave en el cuadro y pulse Buscar, o deje el cuadro vacío y use solo los filtros.
Establezca los filtros que quiera. Pulse + Más filtros para las fechas y los precios.
La página indica cuántos eventos se han encontrado, doce por página. Use Borrar filtros para empezar de nuevo.

Conviene saber

Solo se encuentran los eventos que están activos, son públicos y todavía no han empezado. Un evento privado (solo con enlace directo), un borrador o un evento en pausa nunca aparece.
La búsqueda no se limita a su país, a diferencia de la página de Eventos. Véase Explorar eventos.
Los filtros se guardan en la dirección de la página, así que puede añadir una búsqueda a sus marcadores o enviarla a alguien.
Cuando una búsqueda no encuentra nada, la página muestra una breve lista de eventos que han recibido muchas reservas en los últimos siete días, para que no se quede con una página en blanco.
Las entradas solo para socios y solo para voluntarios no influyen en el precio mostrado ni en los filtros de precio, de modo que un evento nunca aparece como gratuito solo por una entrada de agradecimiento para voluntarios.

Solución de problemas

No obtengo resultados para una palabra que sé que existe — es posible que siga activo un filtro de una búsqueda anterior (precio, fechas, Gratis, En línea). Pulse Borrar filtros.
El filtro de precios parece extraño en un evento con varias tarifas — un evento coincide cuando cualquier tipo de entrada a la venta cae dentro de su intervalo; la tarjeta muestra entonces su precio más bajo.
Falta un evento al que puede acceder directamente — es privado, no está activo o ya ha empezado.
La lista de categorías no incluye una categoría — las categorías sin eventos públicos próximos se omiten.

Véase también

13.4 Detalles del evento

La página del evento es donde un anuncio se convierte en una decisión: tiene todo lo que necesita saber sobre el evento, las normas del organizador y cada tipo de entrada disponible. Llega a ella desde cualquier lista, un resultado de búsqueda, un enlace compartido o la página del organizador.

Qué hay en la página

Cabecera — la imagen de portada (una imagen generada para la categoría cuando el organizador no subió ninguna), la categoría, una etiqueta Destacado, una etiqueta de edad cuando hay una edad mínima, el título, la fecha y hora y la dirección del recinto. Las horas se muestran en la zona horaria propia del evento, con la zona indicada junto a ellas. Un evento en línea indica que el enlace se comparte después de reservar.
Guardar y compartir — Guardar añade el evento a Mis eventos guardados (solo con sesión iniciada). Los botones redondos lo comparten por Facebook, X, LinkedIn, WhatsApp, correo o copian su enlace.
Acerca de este evento — la descripción del organizador y, cuando la añadió, una agenda por días.
Ubicación — el recinto y un mapa con Abrir en Mapas para indicaciones.
Organizado por — el nombre y logotipo del organizador, cuántos seguidores tiene, Seguir o Siguiendo y Contacto. La dirección de correo del organizador nunca se muestra; Contacto abre un formulario (vea Cómo contactar con el organizador). Una insignia Pagos verificados indica que completaron la configuración de pagos.
Condiciones de la entrada — lo que puede hacer con una entrada después de comprarla: cancelarla, lo que le devuelven (las condiciones de cancelación), cambiar los datos del asistente y transferirla. Léalas antes de comprar; vea Cómo obtener un reembolso.
Patrocinadores — los patrocinadores que el organizador decidió mostrar.
Reseñas — la puntuación media, cuántas personas dieron cada número de estrellas y las reseñas escritas con la respuesta del organizador debajo. Solo los asistentes confirmados pueden dejar una reseña después del evento.
El panel de entradas — Tipos de entrada con un selector de cantidad, descrito más abajo.
Más eventos como este — otros eventos de la misma categoría. Reportar este evento, al final, abre la página de contacto con el evento ya rellenado.

El panel de entradas

El panel enumera cada tipo de entrada que puede ver, con su precio y un estado: Disponible, Se venden rápido, Se está llenando, ¡Solo quedan 3! o Agotado. Un precio tachado con otro más pequeño al lado indica un descuento que se aplica ahora, por ejemplo una venta por tiempo limitado, y el precio mostrado es el que paga.

Elija una cantidad con + y −. Cuando elige algo, aparece el total del pedido; las tasas solo se indican cuando el organizador se las traslada a usted.
El botón bajo el panel dice Seleccionar entradas hasta que elija algo, y luego Reservar ahora con el total. Le lleva al pago con sus cantidades (vea Proceso de compra).
Algunas filas están bloqueadas para usted: entradas Solo miembros y entradas de agradecimiento Solo voluntarios. Vea Ventajas de ser miembro.
Si los miembros pueden reservar antes que los demás, el panel indica cuándo puede empezar.
En un evento con asientos, elige los asientos en la página de pago, no aquí.
Cuando el evento tiene lista de espera y un tipo está agotado, puede unirse en la página de pago.

Escribir una reseña

Una vez que el evento ha empezado, abra Reseñas desde la página del evento, o Dejar una reseña desde su pedido o su panel de control.

Elija las estrellas bajo Escribir una reseña.
Añada un Título y un Comentario si quiere (ambos opcionales) y pulse Enviar reseña.

Puede escribir una reseña por evento, y solo si tiene una reserva confirmada para él. Las reseñas se pueden ordenar por Más recientes, Mejor valoradas, Peor valoradas y Más útiles, y el organizador puede responder a la suya.

Conviene saber

Si el botón de entradas está en gris o no aparece, las ventas aún no han empezado o ya han cerrado, o todo está agotado. La página le indica cuál es el caso.
Los precios ya incluyen los descuentos activos. Una entrada gratuita para voluntarios no hace que un evento parezca gratuito en las listas o en la búsqueda.
Puede seguir al organizador y escribirle sin comprar nada.
Puede escribir una reseña cuando el evento ha empezado y tiene una reserva confirmada. Puede escribir una reseña por evento, con una valoración en estrellas y un título y comentario opcionales, en Reseñas o desde su pedido en Mis entradas.

Solución de problemas

Todos los tipos de entrada dicen Agotado — el botón de reserva sigue desactivado. Compruebe si el organizador ofrece lista de espera.
El precio cambió desde mi última visita — los precios siguen las normas del organizador y las ventas por tiempo limitado, y el panel siempre muestra el precio actual.
No encuentro dónde reseñar — el formulario solo aparece después de que el evento haya empezado y solo para personas con una reserva confirmada.
Quiero informar de un problema con el anuncio — use Reportar este evento.

Véase también

13.5 Mercado de proveedores

El mercado de proveedores es el lugar donde los organizadores encuentran las empresas que ayudan a organizar un evento — catering, fotografía, sonido e iluminación, decoración, entretenimiento, alquileres, seguridad y marketing — y donde esas empresas se dan a conocer. No es un lugar para comprar o vender entradas: las entradas las venden los organizadores en las páginas de sus propios eventos. Se accede al mercado con Proveedores en la barra superior, que abre la página de proveedores; el mercado es la sección Explora nuestro mercado de proveedores, más abajo.

Para quién es

Los proveedores crean un perfil público una sola vez: servicios con precios, especialidades y una biografía. Los organizadores los encuentran mediante la búsqueda y los filtros, en lugar de que el proveedor tenga que presentarse a cada organizador.
Los organizadores (y los administradores) examinan los perfiles y envían una solicitud de presupuesto desde la página de un proveedor.
Cualquiera puede consultarlo. Los visitantes de otros roles ven el mismo listado, pero no el botón de presupuesto.

Qué puede hacer aquí

Ver los proveedores destacados — hasta seis proveedores destacados por EventMann aparecen en la parte superior mientras no haya ningún filtro activo.
Buscar y filtrar — por palabra clave, Categoría, la etiqueta Especializaciones, el intervalo de precios y la valoración mínima en estrellas (la primera entrada de la lista de valoraciones, Cualquiera, es la opción sin filtrar).
Ordenar — Más recientes, Mejor calificado, Nombre A-Z, Precio: de menor a mayor o Precio: de mayor a menor. Pulse Aplicar filtros para ejecutarlo, o Limpiar filtros para restablecerlo.
Cambiar la vista — el selector encima de los resultados muestra los proveedores en cuadrícula o en lista.
Comparar — marque la casilla de hasta tres proveedores y abra Comparar seleccionados para verlos uno al lado del otro: valoración, número de reseñas e intervalo de precios.
Abrir un perfil con Ver perfil.

Un perfil de proveedor

El nombre de la empresa, una insignia Destacado cuando corresponda, la valoración media y el número de reseñas, la biografía y las especializaciones.
Servicios — cada uno con su precio y la forma en que se cobra: precio fijo, por hora, por día o según solicitud. «Desde» en la tarjeta de un proveedor es el precio de servicio activo más bajo, no un presupuesto.
Reseñas — valoraciones de los organizadores para los que ha trabajado el proveedor, con comentarios.
Solicitar presupuesto — para organizadores y administradores que han iniciado sesión. Escriba lo que necesita (hasta 2.000 caracteres), opcionalmente indique uno de sus eventos, y envíelo. El proveedor recibe una notificación con su mensaje. El precio, el alcance y la reserva se acuerdan después directamente entre ambos; en esta página no existe ningún flujo de presupuesto ni de contrato.

Conviene saber

Solo se muestran los proveedores aprobados. Un perfil nuevo aparece cuando se ha revisado.
Como en las listas de eventos, el mercado muestra los proveedores de su país cuando los hay; una página de proveedor se abre desde cualquier enlace.
Sin sesión iniciada, la sección de presupuesto le pide que inicie sesión. Un asistente que ha iniciado sesión no recibe botón de presupuesto, porque los presupuestos son para los organizadores.
Si usted es proveedor, su perfil y sus servicios se gestionan en el portal de proveedores, no aquí (véase Primeros pasos como proveedor).

Solución de problemas

No veo Solicitar presupuesto — no ha iniciado sesión o no ha entrado como organizador o administrador.
Falta un proveedor que conozco — es posible que su perfil todavía esté pendiente de aprobación, que esté en otro país, o que sus filtros (precio, valoración, especialización) lo excluyan.
La casilla de comparar está desactivada — tres proveedores es el límite; desmarque antes uno de ellos.

Véase también

Capítulo 14

Cuenta y seguridad

14.1 Mi perfil

Cada cuenta de EventMann, con independencia de los roles que tenga, guarda los mismos datos básicos en una sola página: Mi perfil. Ábrala desde el menú de su avatar, en la esquina superior derecha, o desde Mi perfil en la barra lateral de su portal. Este artículo explica lo que se encuentra allí para todos. Los datos específicos de los asistentes están en Ajustes de la cuenta y contraseña.

Qué puede hacer aquí

Foto de perfil — suba un JPG o PNG de hasta 2 MB, o elimine su foto para volver a su inicial. El archivo anterior se borra al sustituirlo o eliminarlo; no hay forma de deshacerlo más allá de volver a subirlo.
Nombre completo — obligatorio. Aparece en sus reservas y, en el caso de los organizadores, puede aparecer junto a los eventos que publican.
Dirección de correo electrónico — obligatoria. Si la cambia, su dirección queda sin verificar hasta que confirme la nueva mediante el enlace que se le envía por correo (válido durante 72 horas); los mensajes y las funciones que requieren una dirección verificada se pausan hasta entonces.
Número de teléfono y Biografía — opcionales. En las cuentas de organizador, la biografía puede mostrarse públicamente.
Zona horaria preferida — la zona en la que se le muestran las horas de los eventos. Nunca cambia el horario real de un evento, que siempre se rige por la hora local de la sede.
Idioma — el idioma del sitio, de los correos y notificaciones que le enviamos y de sus PDF de entradas. La bandera de la barra superior cambia el idioma de la página en la que se encuentra sin guardar nada.
Guardar cambios almacena el formulario. El interruptor de modo claro/oscuro (el icono de luna en la barra superior) es independiente: se guarda al momento.

Debajo del formulario

Cambiar contraseña, Configurar autenticación de dos factores y la Zona de peligro (eliminar la cuenta). Véase Seguridad de la cuenta y autenticación de dos factores y Privacidad y datos.
Lo que muestra además la página depende de su rol: un asistente ve el número de entradas, el total gastado y las entradas recientes; un organizador ve los totales de sus eventos; un administrador ve las cifras de la plataforma.
Una tarjeta invita a los asistentes a convertirse en organizadores. Su botón Empezar a organizar eventos convierte su cuenta en una cuenta de organizador de inmediato, sin aprobación, en cuanto se verifique su dirección de correo (véase Primeros pasos).

Otros lugares que pertenecen a su cuenta

Preferencias de notificación — en el menú de su avatar. Véase Preferencias de notificación.
Sesiones activas — los navegadores con sesión iniciada en su cuenta; se enlazan desde la tarjeta Inicio de sesión y acceso de su página de perfil. Véase Seguridad de la cuenta.
Tokens de API — tokens personales para scripts o la aplicación del escáner, en la misma tarjeta. Un token se muestra una sola vez, al crearlo; cópielo entonces.
Ajustes de accesibilidad — contraste, tamaño del texto y movimiento, también en esa tarjeta. Véase Accesibilidad.
Selector de roles — si tiene más de un rol, cambie desde el menú de su avatar.

Conviene saber

Su cuenta tiene un nombre y un correo para todos los roles.
Las cuentas con inicio de sesión social (Google, Facebook, LinkedIn) tienen la misma página de perfil. Su formulario de contraseña no pide la contraseña actual.

Solución de problemas

Cambié mi correo y dejé de recibir algunos mensajes — confirme la nueva dirección con el correo de verificación.
Cambiar mi zona horaria no movió un evento — es lo previsto: solo cambia la forma en que se le muestran las horas.
La foto no se sube — use un JPG o PNG de menos de 2 MB.
No encuentro las sesiones activas ni los tokens de API — no están en los menús; abra las direcciones indicadas más arriba.

Véase también

14.2 Seguridad de la cuenta y autenticación de dos factores

Su contraseña protege su cuenta, y los ajustes de este artículo añaden capas adicionales. Explica cada uno: qué hace, dónde se encuentra y qué ocurre si pierde el acceso. La mayor parte está en Mi perfil, al que se llega desde el menú de su avatar.

Contraseña

Cámbiela en Cambiar contraseña, en su perfil. Introduce la contraseña actual y la nueva dos veces; la nueva debe tener al menos 8 caracteres, con una letra mayúscula, una minúscula, un número y un carácter especial. Si se registró con Google, Facebook o LinkedIn, nunca eligió una contraseña, así que el formulario no le pide la actual.

Si no puede acceder, pulse ¿Olvidaste tu contraseña? en la página de inicio de sesión. El enlace de restablecimiento que se le envía por correo es válido durante 60 minutos; solicite uno nuevo si ha caducado.

Verificación del correo electrónico

Las cuentas nuevas empiezan sin verificar. Haga clic en el enlace del correo de verificación, válido durante 72 horas, para confirmar su dirección. Funciona en cualquier dispositivo, porque no necesita que haya iniciado sesión en él. Algunas funciones requieren una dirección verificada, por ejemplo comprar una membresía, aceptar la transferencia de una entrada o publicar un evento. Si el enlace caducó o nunca llegó, solicite otro desde el aviso del sitio o desde su perfil. Si cambia su dirección de correo, volverá a quedar sin verificar.

Autenticación de dos factores (2FA)

La 2FA añade un segundo paso al iniciar sesión: tras su contraseña, introduce un código de 6 dígitos de una aplicación de autenticación, como Google Authenticator o Authy.

En su perfil pulse Activar doble factor. Se abre la página de configuración con un código QR.
Escanee el código con su aplicación. Si no puede escanearlo, escriba en la aplicación el secreto que aparece bajo ¿No puede escanear? Introduzca este secreto manualmente.
Introduzca en el campo Código de verificación el código de 6 dígitos que muestra ahora su aplicación y pulse Verificar.
Se le entregan 8 códigos de recuperación, que se muestran una sola vez. Guárdelos en un lugar distinto del teléfono con su aplicación de autenticación, como un gestor de contraseñas o una copia impresa.

A partir de entonces, cada inicio de sesión pide un código, tras la contraseña. En esa pantalla, Usar código de recuperación le permite introducir un código de recuperación en su lugar. Cada código de recuperación funciona una sola vez y después se elimina.
Tras 5 códigos incorrectos seguidos, el inicio de sesión con 2FA se bloquea durante 15 minutos.
Para desactivar la 2FA, use la misma sección de su perfil y confirme con su contraseña actual. Se borran el secreto y los códigos de recuperación restantes.
Si pierde a la vez su aplicación de autenticación y sus códigos de recuperación, no hay forma de volver a entrar por sus propios medios: para eso existe un segundo factor. Póngase en contacto con Soporte y esté preparado para demostrar su identidad de otra manera.

Sesiones activas

Abra Sesiones activas desde la tarjeta Inicio de sesión y acceso de su página de perfil (o vaya a /profile/sessions) para ver cada navegador o dispositivo con sesión iniciada en su cuenta, con su dirección IP, su navegador y el tiempo transcurrido desde su última actividad. La sesión actual aparece marcada como Actual. Use el icono de cierre de sesión de una fila para terminar esa sesión, o Cerrar las demás para terminar todas las sesiones excepto la que está usando. Una cuenta puede tener como máximo 5 sesiones; si inicia sesión en un sexto dispositivo, se cierra la sesión menos usada recientemente.

Alertas de dispositivo nuevo

El primer dispositivo con el que inicia sesión se considera de confianza automáticamente. Cuando más adelante inicie sesión desde un dispositivo que no hayamos visto, le enviaremos un correo con el asunto Nuevo inicio de sesión en tu cuenta de EventMann, con el dispositivo y, cuando está disponible, la ubicación. Pulse Sí, fui yo para confirmarlo. Si no fue usted, use el enlace del correo para proteger su cuenta y cambie la contraseña de inmediato.

Cierre automático de sesión

Una sesión que ha estado inactiva durante 30 minutos (el valor predeterminado) se cierra, para que un navegador desatendido no siga con la sesión iniciada. La actividad en segundo plano, como el icono de notificaciones, no cuenta como actividad.

Restricciones que puede aplicar un administrador

Lista blanca de IP — un administrador puede limitar una cuenta a determinadas direcciones IP. Desde otra dirección recibirá un mensaje de acceso denegado en lugar de la pantalla de inicio de sesión. Pregunte a quien gestiona la cuenta.
Suspensión — una cuenta suspendida se cierra la próxima vez que realiza una solicitud y no puede iniciar sesión hasta que se levante la suspensión. Póngase en contacto con Soporte si cree que es un error.

Conviene saber

La 2FA y su contraseña son independientes: cambiar la contraseña no desactiva la 2FA, y la 2FA no modifica las reglas de la contraseña.
Su secreto de 2FA y sus códigos de recuperación solo pueden cambiarse mediante los pasos de activar, confirmar y desactivar descritos arriba.
Eliminar su cuenta (Zona de peligro) exige su contraseña y no se puede deshacer; véase Privacidad y datos.

Solución de problemas

Mi código de la aplicación de autenticación se rechaza — los códigos dependen del tiempo. Configure la hora de su teléfono en automático y use el siguiente código.
Perdí mi teléfono — inicie sesión con un código de recuperación guardado y, después, vuelva a configurar la 2FA en el nuevo teléfono.
Usé todos mis códigos de recuperación y perdí mi aplicación — póngase en contacto con Soporte.
No recibo el correo de verificación ni el de restablecimiento — revise la carpeta de spam y la dirección de su cuenta, y luego solicite un nuevo enlace; los anteriores caducan.
Se cerró mi sesión en un dispositivo después de iniciarla en otro — ha alcanzado el límite de 5 sesiones.

Véase también

14.3 Accesibilidad

EventMann tiene cuatro ajustes que puede modificar para usted, y un conjunto de funciones de accesibilidad integradas en las páginas. Este artículo explica qué hay hoy y cómo informar de algo que no le funciona. La página de ajustes se enlaza como Ajustes de accesibilidad desde la tarjeta Inicio de sesión y acceso de su página de perfil, y también está en /accessibility/settings, a la que se puede acceder sin iniciar sesión.

Los ajustes

Modo de alto contraste — aumenta el contraste entre el texto y el fondo.
Reducir animaciones — minimiza los efectos de movimiento y las transiciones. Nada deja de funcionar; solo se elimina el movimiento alrededor.
Optimizado para lectores de pantalla — muestra contornos de foco más claros y mantiene visibles los enlaces de salto cuando reciben el foco del teclado.
Tamaño del texto — un control deslizante desde Pequeño hasta Muy grande (el valor predeterminado es Medio) que cambia el tamaño del texto en toda la plataforma.

Abra Ajustes de accesibilidad desde su página de perfil, o vaya a /accessibility/settings.
Active lo que necesite y mueva el control deslizante.
Pulse Guardar ajustes. La página confirma el cambio y el ajuste se aplica en todas las páginas.

Cuando ha iniciado sesión, sus opciones se guardan en su cuenta y le acompañan a otros dispositivos. Cuando no ha iniciado sesión, se conservan solo para la sesión actual de su navegador. Son independientes del tema claro y oscuro, así que puede combinar ambos.

Integrado en la plataforma

Uso con teclado — los elementos interactivos se pueden alcanzar y usar sin ratón, y el foco es visible.
Estructura — estructura semántica de la página y puntos de referencia para que los lectores de pantalla puedan recorrerla.
Formularios — los campos tienen etiquetas, y los errores se describen con texto junto al campo, no solo con el color.
Asientos accesibles — los organizadores pueden marcar asientos y secciones enteras como accesibles en silla de ruedas. Esos asientos llevan un símbolo de silla de ruedas en el mapa de asientos y en la lista de asientos, y puede filtrar para mostrar solo los asientos accesibles. Es el organizador quien introduce esta información, así que pregúntele si es importante para su reserva.
Elección de asiento con teclado — cada mapa de asientos tiene una lista de asientos formada por botones reales que anuncian la sección, la fila, el precio, la accesibilidad y la disponibilidad. La imagen del mapa solo funciona con el puntero; la lista es el equivalente completo.

Limitaciones conocidas

Las imágenes y descripciones añadidas por los organizadores pueden carecer de texto alternativo o de estructura; esto depende del organizador.
Las entradas en PDF contienen texto, pero no están optimizadas para todos los lectores de pantalla. La página de la entrada en el navegador muestra la misma información.
El contenido de otros proveedores, como los mapas y los formularios de pago, está fuera de nuestro control directo.

Nuestro objetivo es cumplir las Pautas de Accesibilidad para el Contenido Web (WCAG) 2.1 en el nivel AA. La página Declaración de accesibilidad, enlazada desde la página de ajustes, describe nuestro enfoque y estos límites.

Informar de un problema

Si encuentra una barrera, como un control al que no puede llegar con el teclado, un texto que no cambia de tamaño o algo que un lector de pantalla no gestiona bien, abra un ticket de soporte o use los datos de contacto de la Declaración de accesibilidad. Indique la página y describa lo que ocurrió. Los informes de accesibilidad se tratan como fallos, no como solicitudes de funciones.

Conviene saber

La página de ajustes funciona también sin sesión iniciada, así que puede adaptar el sitio antes de crear una cuenta.
El zoom propio de su navegador funciona como de costumbre; los ajustes de aquí se suman a él.

Solución de problemas

No encuentro el menú de accesibilidad — no está en el menú superior; ábralo desde la tarjeta Inicio de sesión y acceso de su página de perfil, o vaya directamente a /accessibility/settings.
Mi tamaño de texto no se mantuvo — pulse Guardar ajustes. Sin sesión iniciada, la elección dura solo lo que dure la sesión del navegador.
No puedo usar el mapa de asientos con el teclado — use la lista de asientos que aparece junto a él.

Véase también

14.4 Navegadores y dispositivos compatibles

EventMann es una aplicación web diseñada para navegadores actuales, así que su funcionamiento depende sobre todo de lo actualizado que esté su navegador. Este artículo explica qué esperar, qué debe estar activado y un límite que importa si registra a las personas en la entrada con un iPhone.

Navegadores recomendados

Chrome, Firefox, Safari y Edge — se recomienda la última versión de cada uno.

El sitio usa funciones web modernas, y las partes interactivas (cantidades de entradas, menús, el formulario de pago) dependen de JavaScript, que debe estar activado. Un navegador antiguo causa muchos más problemas que un número de versión concreto. Actualizar es la solución más fiable para los problemas de diseño o de botones.

Dispositivos

El sitio se adapta a pantallas de escritorio, tableta y teléfono. No hay una app de EventMann para asistentes: compra las entradas, las muestra y gestiona su cuenta en un navegador, en cualquier dispositivo. Sus entradas son páginas web y PDF, así que un teléfono con navegador basta en la entrada. Existen una app de escaneo independiente y una página web instalable de escaneo para las personas que controlan las entradas (véase más abajo).

Lo que debe estar activado

JavaScript — sin él, la mayoría de las páginas no pueden funcionar.
Cookies — el inicio de sesión y la compra usan las cookies propias del sitio. El aviso de cookies le permite elegir qué más se permite; rechazar las cookies opcionales no le impide comprar.
Acceso al formulario de pago de Stripe — el formulario de tarjeta y de pago se carga desde nuestro proveedor de pagos. Si un bloqueador de anuncios o una red restrictiva lo impide, la página muestra No se pudo cargar el formulario de pago. Desactive cualquier bloqueador de anuncios para esta página o recárguela.
Ubicación (opcional) — solo si pide eventos cercanos en la página Para ti.
Notificaciones (opcional) — solo si activa las notificaciones push del navegador en Preferencias de notificación.

Escáner de entradas en iPhone

Los organizadores y el personal de la entrada pueden instalar la página de control de entradas como aplicación web en la pantalla de inicio, desde la propia página de control. No hay ficha en la App Store, porque iOS no ofrece un aviso de instalación para las aplicaciones web. En Safari, pulse el botón Compartir y elija Añadir a la pantalla de inicio. Esto requiere iOS 16.4 o posterior: en versiones anteriores, la aplicación instalada no puede usar la cámara, así que escanee desde la pestaña de Safari. Android y Chrome de escritorio muestran un botón de instalación normal.

El escáner instalado contiene solo el escáner. Si su sesión terminó y vuelve a iniciarla, el inicio de sesión se abre en su navegador habitual.
También se ofrece una app de escaneo para Android como descarga directa, enlazada como App de escaneo en el pie de página del sitio.

Conviene saber

Los asistentes no necesitan instalar nada para mostrar una entrada: abra la página de la entrada o el PDF.
El aspecto claro y oscuro sigue al interruptor de la barra superior; el tamaño del texto y el contraste están en los ajustes de accesibilidad.

Solución de problemas

El escáner no puede usar la cámara después de instalarlo en mi iPhone — compruebe que iOS sea 16.4 o posterior. Si no, use la versión en la pestaña de Safari.
Un botón no hace nada o el diseño parece roto — actualice su navegador y después recargue. Pruebe también sin extensiones que bloqueen scripts.
Ninguna página muestra contenido interactivo — compruebe que JavaScript esté activado.
El formulario de pago no aparece — desactive el bloqueador de anuncios para la página o pruebe con otra red.

Véase también

14.5 Soporte

Use Soporte para cualquier cuestión sobre la plataforma: su cuenta, un pago, un error técnico o un problema que el organizador no puede resolver. Las preguntas sobre un evento concreto, como la ruta, el programa o lo que incluye, se resuelven más rápido si las hace al organizador (consulte Cómo contactar con el organizador). Abra Tickets de soporte en la barra lateral de su cuenta. Necesita haber iniciado sesión; los invitados pueden usar la página Ayuda y contacto.

Abrir un ticket

Abra Tickets de soporte y pulse Nueva solicitud.

Escriba un Asunto breve.
Elija una Categoría: Facturación, Técnico, Evento, Reembolso o General.
Elija una Prioridad: Baja (sin prisa), Media (en unos pocos días), Alta (requiere atención) o Urgente (incidencia que bloquea). Elija con honestidad: ayuda a que se atienda primero lo que más importa.
Describa el problema en la Descripción (hasta 5.000 caracteres). Los consejos junto al formulario sugieren qué incluir: su referencia de reserva, los pasos para reproducir el problema y su navegador y dispositivo.
Pulse Enviar solicitud.

Indique siempre la referencia de la reserva (empieza por BK-) para cualquier cuestión sobre una compra: es la forma en que localizamos su pedido. La encontrará en el correo de confirmación y en el pedido de Mis entradas.

Seguir un ticket

La lista muestra el número, asunto, estado, prioridad y última respuesta de cada ticket. Filtre con Todo, Abrir, En curso, En espera, Resuelta o Cerrado.
Abra un ticket para leer la conversación. Escriba bajo Añadir respuesta y pulse Enviar respuesta. Las nuevas respuestas aparecen en el hilo sin recargar la página.
Cerrar ticket termina la conversación cuando ya no necesita ayuda.
Recibe un aviso cuando hay una respuesta y cuando un ticket se marca como resuelto, en el icono de notificaciones y por correo, según sus Preferencias de notificación (Respuesta de soporte y Ticket resuelto).

Qué significan los estados

Estado	Significado
Abrir	Su ticket está en la cola y todavía no ha recibido respuesta.
En curso	El equipo de soporte ha respondido y está trabajando en ello.
En espera	En pausa mientras el ticket espera más información.
Resuelta	El equipo considera que la incidencia está resuelta. Si responde, el ticket se reabre automáticamente.
Cerrado	Terminado; no se esperan más respuestas.

Conviene saber

Solo usted, la persona que gestiona el ticket y los administradores pueden ver un ticket. No es público.
Responder a un ticket resuelto lo reabre; no necesita abrir uno nuevo.
No hay un tiempo de respuesta fijo. Una prioridad correcta y una descripción clara aceleran la atención.
Soporte no puede decidir un reembolso de un evento de un organizador: lo decide el organizador, según sus condiciones de cancelación. Consulte Cómo obtener un reembolso.

Solución de problemas

Mi ticket lleva un tiempo en Abrir — pasa a En curso cuando alguien responde. Hasta entonces está esperando en la cola.
Me olvidé de algo — abra el ticket y añada una respuesta con la información que falta.
Dice Resuelta pero no lo está — responda en el mismo ticket y se reabrirá.
No puedo acceder al formulario de soporte — inicie sesión primero. Si no puede iniciar sesión, use la página de contacto.