Promemoria dell'evento
Guida per l'organizzatore
4 min di lettura
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I promemoria dell'evento inviano un'email programmata e/o una notifica nell'app a partecipanti, personale o entrambi, con tempi relativi all'inizio o alla fine dell'evento — utili per la logistica dell'ultimo momento o per un breve ringraziamento. Lo trova in Marketing → Comunicazioni con i partecipanti, nella scheda Promemoria. Per un seguito completo e progettato, con foto e un sondaggio, usi invece i Seguiti dopo l'evento. Chiunque può vedere l'evento può vedere l'elenco; creare e modificare i promemoria richiede l'autorizzazione a modificare l'evento.
Cosa può fare qui
- Crei un promemoria — scelga quando parte, chi lo riceve e come.
- Modifichi un promemoria esistente direttamente nell'elenco, oppure invii a sé stesso una copia di prova.
- Attivi o disattivi un promemoria senza eliminarlo.
- Elimini un promemoria.
- Veda a chi è arrivato — dopo l'invio, un riepilogo mostra i conteggi di email e notifiche nell'app e un campione di indirizzi dei destinatari.
Come programmare un promemoria
- Scelga un Momento: Ore prima, Giorni prima, Giorno dell'evento o Ore dopo.
- Inserisca il valore, ad esempio 24 per «24 ore prima» — ignorato per «giorno dell'evento».
- Scelga il Pubblico — Partecipanti, Personale o Tutti.
- Scelga il Canale — Email, In-App o Entrambi.
- Scriva l'Oggetto dell'email e il Messaggio nell'editor. Attivi Allega i biglietti di ogni partecipante se vuole che i biglietti siano inclusi.
- Clicchi su Salva promemoria. Sotto Promemoria pianificati, Inviami una prova invia prima una copia al Suo indirizzo.
Le impostazioni in dettaglio
- Valore del momento — accetta da 1 a 720 (fino a 30 giorni); obbligatorio per ogni tipo di momento tranne «giorno dell'evento».
- Pubblico: Partecipanti — tutti con una prenotazione confermata, nel rispetto della preferenza email di ogni titolare dell'account; le prenotazioni ospite senza account ricevono sempre il promemoria, perché non c'è alcuna preferenza da cui disiscriversi.
- Pubblico: Personale — ogni membro attivo del team per questo evento, più Lei come organizzatore.
- Canale: Entrambi — invia l'email e genera anche una notifica nell'app con il contatore della campanella delle notifiche.
- Allega i biglietti di ogni partecipante — ogni ordine riceve i propri biglietti con l'email, generati di nuovo con il Suo design dei biglietti attuale e gli sponsor. Il personale e gli altri destinatari senza ordine ricevono l'email senza biglietti.
Da sapere
- I partecipanti ricevono automaticamente un promemoria 24 ore prima dell'evento. Se aggiunge un promemoria personale per 12-36 ore (o 1 giorno) prima, il Suo sostituisce quello automatico, così nessuno ne riceve due.
- Un promemoria parte una sola volta. Dopo l'invio, riattivarlo non lo rimanda — crei un nuovo promemoria se ne servono altri.
- Le email dei promemoria partono a un ritmo costante anziché tutte insieme: per impostazione predefinita 200 all'ora, che può cambiare in Impostazioni → SMTP e posta → Ritmo di invio dei promemoria. Finiscono sempre prima dell'inizio dell'evento, inviando più velocemente se necessario.
- EventMann può inviare anche un proprio promemoria automatico 24 ore prima dell’evento. È disattivato finché non lo attiva in Dettagli e date, e un Suo promemoria per circa lo stesso momento lo sostituisce. Contiene i loro biglietti (disattivabile in Dettagli e date) e le regole del Suo evento, che scrive una volta sola in Dettagli e date → Regole dell'evento e cosa sapere.
- Il personale e gli altri destinatari senza prenotazione ricevono un promemoria autonomo anziché il layout con la tabella dei biglietti che vedono i partecipanti con una prenotazione.
Risoluzione dei problemi
- Il riepilogo di invio mostra 0 destinatari — per i Partecipanti, potrebbero non esserci ancora prenotazioni confermate, oppure tutti hanno rinunciato ai promemoria via email; per il Personale, controlli se qualche membro del team è contrassegnato come attivo.
- Un promemoria non è mai partito — l'inizio o la fine dell'evento ha già superato la finestra del momento, oppure è già partito una volta (vedi sopra).
- Ho modificato un promemoria ma è partito il vecchio messaggio — le modifiche valgono solo per gli invii non ancora avvenuti; un promemoria già inviato non viene reinviato con il nuovo testo.