Il tabellone dei compiti dell’evento
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Il tabellone dei compiti è l’elenco di pianificazione dell’organizzatore per un evento: tutto ciò che va fatto prima, durante e dopo il giorno, con una priorità, una scadenza, un orario di inizio, un responsabile e, dove serve, un altro compito da cui dipende. Apra l’evento e scelga Gestione attività in fondo al menu Gestisci. È separato dalle attività dei volontari, che sono i compiti della squadra di volontari; il tabellone è dove pianifica, e può affidare un compito del tabellone a un membro del team o a un volontario confermato.
Cosa può fare qui
- Aggiungere compiti con un titolo, una categoria, una priorità, una scadenza e un orario di inizio.
- Applicare compiti già pronti dalla libreria dei modelli e lasciare che le scadenze si dispongano di conseguenza.
- Assegnare un compito a sé stesso, a un membro del team o a un volontario confermato.
- Far attendere un compito su un altro, e tenere una lista di controllo e commenti.
- Controllare i sei contatori — totale, in attesa, in corso, completati, bloccati e in ritardo — e la barra di avanzamento complessiva.
Aggiungere un compito
La riga in alto è un inserimento rapido: basta un titolo.
- Digiti il titolo, per esempio “Confermare l’ordine del catering”.
- Facoltativamente imposti Inizio — la data e l’ora in cui il lavoro comincia. Un compito con un orario di inizio appare nella Scaletta dei volontari, e un volontario a cui è assegnato riceve un promemoria circa due ore prima.
- Scelga la Categoria: Sede e logistica, Marketing e promozione, Produzione e tecnica, Gestione fornitori, Comunicazione, Finanze e budget, Gestione dei rischi o Dopo l’evento.
- Clicchi Altri dettagli per impostare una priorità (Alto, Medio, Basso), una data di scadenza e una descrizione.
- Clicchi Crea attività. Il compito parte come Pagamenti in Attesa, con priorità Medio se non ne sceglie un’altra.
Le schede in alto contano i compiti per stato; clicchi una di esse, come Bloccati, per vedere solo quei compiti, e i filtri sotto li limitano per categoria. La scheda Libreria di modelli apre i compiti già pronti e Aggiungi attività porta all’inserimento rapido.
Lavorare con una scheda attività
Ogni scheda mostra la sua priorità, la sua categoria, il suo orario di inizio, la sua scadenza e il suo stato. Il riquadro tondo la segna come completata. Un badge grigio Attende compare finché il compito da cui dipende non è completato. Un badge verde con il nome di un volontario indica a chi è affidata. Il primo menu a tendina la assegna, il secondo cambia lo stato tra Pagamenti in Attesa, In corso e Bloccati, e la matita apre il modulo di modifica. Una scadenza passata rende la scheda rossa e la segna come Scaduta.
Modificare un compito
- Clicchi la matita sulla scheda.
- Cambi il Titolo attività, la Categoria, la Priorità, la Data di Scadenza e Inizio.
- Sotto Attende scelga un altro compito di questo evento che deve essere completato prima. La scheda mostrerà quindi Attende quel compito finché non è fatto. Un compito non può attendere sé stesso, e due compiti non possono attendersi a vicenda.
- Sotto Lista di controllo scriva una voce per riga; le voci lasciate invariate mantengono la spunta.
- Aggiunga una descrizione e clicchi Salva.
Assegnare un compito
Il primo menu a tendina di ogni scheda ha due gruppi. Team elenca lei (Io (titolare)) e i membri del suo team di organizzazione. Volontari elenca i volontari confermati per questo evento.
- Un membro del team può prendere un compito solo se il suo ruolo lo copre: un responsabile della sede prende i compiti di Sede e di Gestione dei rischi, un responsabile finanze quelli di Finanze, il marketing quelli di Marketing e Comunicazione, e il ruolo generico di personale qualsiasi compito. Un compito dalla libreria dei modelli può indicare il proprio ruolo. Altrimenti le viene detto quale ruolo assegnare. Lei, come titolare, può prendere qualsiasi compito.
- Un membro del team a cui viene assegnato un compito riceve una notifica.
- Un volontario riceve la stessa email “Nuova attività per volontari” di un compito dei volontari e vede il compito in Il mio volontariato, dove può cambiarne lo stato, spuntare la lista di controllo e commentare. Un compito ha una sola persona alla volta: sceglierne un’altra sostituisce la prima.
- Scelga Non assegnata per svuotare il campo.
Usare la libreria dei modelli
- Clicchi Libreria di modelli.
- Spunti i compiti che desidera, uno alla volta oppure un’intera categoria alla volta con Seleziona tutto.
- Clicchi Applica i modelli selezionati. I compiti vengono creati per questo evento.
La libreria contiene compiti già pronti nelle otto categorie, ciascuno con una priorità e un tempo di anticipo tipico, come “30 giorni prima”. Le scadenze sono calcolate a partire dalla data dell’evento. Se il suo evento è più vicino del tempo di anticipo del modello, le scadenze vengono compresse in modo che nessuna cada nel passato, e mantengono il loro ordine. I compiti post-evento restano dopo l’evento. I modelli già applicati mostrano una spunta e non possono essere applicati due volte.
Da sapere
- Chi può usare il tabellone è deciso dal permesso Attività: lo hanno il titolare, i responsabili della sede e i coordinatori dei volontari, e può spuntarlo in un ruolo personalizzato. È un permesso separato da quello di modificare l’evento.
- Un compito completato mostra quando è stato fatto. Togliere la spunta lo riporta a Pagamenti in Attesa.
- Eliminare un compito chiede prima una conferma.
- I compiti del tabellone con un orario di inizio appaiono nella Scaletta, per le persone che hanno il permesso Attività.
- Se i volontari sono stati invitati ma nessuno ha confermato, la pagina lo dice e rimanda a Persone; nell’elenco compaiono solo i volontari confermati.
Risoluzione dei problemi
- “… non può prendere un compito di …” — il ruolo del membro del team non copre la categoria. Scelga un membro con il ruolo giusto, un membro del personale o un volontario.
- Il volontario non è nell’elenco — non è ancora confermato per questo evento.
- “Quel compito non può essere fatto attendere” — il compito appartiene a un altro evento, oppure sceglierlo farebbe attendere due compiti l’uno dell’altro.
- Le scadenze dei modelli applicati sembrano troppo ravvicinate — l’evento è vicino, quindi i tempi di anticipo sono stati compressi per rientrare.