Squadre permanenti, responsabili e nucleo principale
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Le squadre sono i reparti della Sua associazione — Registrazione, Musica, Marketing, Sponsor, Gestione sala, Cucina — che esistono da un evento all’altro. Una squadra ha dei responsabili, dei membri e un nucleo principale, ed è ciò che permette a un responsabile di gestire la propria parte di un evento senza intervenire sulle attività altrui. Le squadre si configurano in Crescita → Volontari → Squadre. Solo Lei, in qualità di organizzatore, può creare o modificare le squadre.
Cosa può fare qui
- Crei le squadre con cui organizza gli eventi e scelga a che cosa possono accedere i responsabili e i membri a un evento.
- Aggiunga persone dal Suo elenco a una squadra, come membri, come responsabili e come membri principali.
- Rinomini una squadra, modifichi i suoi accessi, rimuova delle persone dalla squadra oppure elimini la squadra.
Responsabile, membro principale e membro
- Membro — appartiene alla squadra. A un evento la persona viene inserita nella squadra quando Lei la invita oppure quando si iscrive tramite il link di una squadra.
- Responsabile — guida la squadra in ogni evento a cui partecipa. Un responsabile arruola persone nella squadra, le conferma, pianifica i turni e le attività della squadra e scrive alla squadra. Un responsabile vede l’intero elenco delle persone e l’elenco dei volontari, ma modifica solo le proprie squadre. Vedi Ruoli dei volontari e responsabili di squadra.
- Principale — è presente automaticamente in ogni evento e vede il quadro completo della squadra: in Il mio volontariato, sotto Le tue squadre, ogni attività della squadra negli eventi per cui è confermato, e una vista di sola lettura delle scorte della squadra e delle liste di carico. Un responsabile è sempre anche principale.
La stessa persona può far parte di più squadre. A un evento, la sua squadra principale è una squadra che guida, altrimenti la prima squadra in cui è principale.
Aggiungere una squadra
- Apra Squadre e clicchi su Aggiungi una squadra.
- Digiti il Nome della squadra. Ogni nome può essere usato una sola volta.
- Sotto I responsabili accedono a scelga che cosa può aprire un responsabile di questa squadra in ogni evento a cui partecipa, ad esempio Biglietteria per i responsabili della Registrazione. Niente in più lascia loro solo gli strumenti da volontario.
- Sotto I membri accedono a scelga la stessa cosa per i membri ordinari, ad esempio Ingresso / check-in. I membri ottengono l’accesso solo agli eventi in cui questa è la loro squadra.
- Clicchi su Crea squadra.
Le scelte sono i ruoli che può assegnare ai volontari in un evento — Coordinamento volontari, Biglietteria, Ingresso / check-in, Responsabile della sede, Marketing, Finanza — e qualsiasi ruolo personalizzato che abbia creato. Che cosa apre ciascuno è spiegato in Ruoli dei volontari e responsabili di squadra. L’accesso funziona solo negli eventi a cui la persona partecipa, e per 30 giorni dopo la loro conclusione.
Inserire persone in una squadra
Ogni squadra ha una propria scheda con le sue persone. I responsabili compaiono per primi. Nella riga di una persona, un distintivo Responsabile e un distintivo Principale ne indicano la posizione. Spunti Responsabile o Principale e clicchi su Salva per cambiarla, oppure clicchi sulla croce per rimuoverla dalla squadra. In cima alla scheda ci sono Aggiungi persone dall’elenco e Modifica, che rinomina la squadra e ne cambia gli accessi.
- Clicchi su Aggiungi persone dall’elenco per aprire l’elenco accanto alla pagina.
- Usi la casella di ricerca per trovare le persone per nome, e-mail o numero di volontario e le spunti.
- Spunti come responsabili se guidano la squadra, oppure come nucleo principale (a ogni evento) se devono essere presenti in ogni evento.
- Clicchi su Aggiungi alla squadra. Si possono aggiungere fino a 500 persone alla volta.
Il nucleo principale è presente in ogni evento
I membri principali e i responsabili vengono aggiunti a ogni Suo evento che non sia ancora concluso, così non deve invitare ogni volta le stesse cinquanta persone.
- Un responsabile viene aggiunto come confermato, perché guida la squadra. Può comunque ritirarsi.
- Ogni altro membro principale viene aggiunto come invitato e risponde Sì o No dalla propria e-mail.
- Nessuno riceve un’e-mail finché l’evento è una bozza. Gli inviti partono quando l’evento viene pubblicato la prima volta, così una bozza che elimina non raggiunge mai nessuno.
- Quando rende qualcuno membro principale o responsabile, questa persona viene aggiunta in una sola volta a tutti i Suoi eventi futuri.
- Chi è già presente in un evento con qualsiasi stato — rifiutato, rimosso — non viene mai aggiunto di nuovo. La sua risposta resta valida.
Che cosa può fare un membro principale
- Attività di squadra — ogni attività che Lei o un responsabile avete assegnato alla squadra, non solo le proprie: può farla avanzare (Apra, In corso, Bloccati, Fatto), spuntare la sua checklist e scrivere commenti. Non può aggiungere, eliminare o riassegnare un’attività; questo resta a Lei e ai responsabili della squadra.
- Inventario di squadra — gli articoli della squadra con quantità, condizione, chi ne è in possesso o dove sono conservati, l’avviso di scorta bassa e la lista di carico della squadra per i prossimi eventi. Non può modificare gli articoli, rifornire o registrare acquisti.
- Solo la propria squadra: un membro principale della Gestione sala non vede nulla delle attività o delle scorte della Registrazione. Un membro ordinario vede solo le attività assegnate a lui, il suo turno o l’intera squadra.
Da sapere
- Rimuovere una persona da una squadra, o lasciare il nucleo principale, non la toglie dagli eventi a cui ha già dato la propria adesione.
- Eliminare una squadra mantiene le sue persone nel Suo elenco e in ogni evento. Viene eliminata solo la squadra; i turni e le attività della squadra diventano “nessuna squadra”, e le sue persone non mostrano più una squadra principale negli eventi.
- Solo l’organizzatore definisce le squadre. L’accesso di una squadra vale per ogni evento, quindi un coordinatore di evento che ha accesso a un solo evento non può impostarlo.
- Le persone che hanno rinunciato alle Sue comunicazioni di invito vengono saltate quando viene aggiunto il nucleo principale.
- Ogni squadra può anche curare le proprie scorte tra un evento e l’altro; vedi Inventario di squadra.
Risoluzione dei problemi
- Un membro principale non è stato invitato al mio nuovo evento — l’evento è ancora una bozza (gli inviti partono alla pubblicazione), l’evento è annullato o concluso, oppure la persona ha rinunciato alle Sue comunicazioni di invito.
- Un responsabile non riesce ad aprire l’evento — un responsabile deve avere un posto confermato nell’evento, e un account con l’indirizzo e-mail presente nel suo elenco, con e-mail confermata.
- Il nome della squadra viene rifiutato — ha già una squadra con quel nome.