Invitare i volontari a un evento

La scheda Persone dei volontari di un evento è dove decide chi aiuta a questo evento: inviti persone dal suo elenco, accetti chi si è candidato e vede chi ha detto sì. Apra l’evento, poi Team e partner → Volontari; Persone è la prima scheda. Una persona può essere nel suo elenco senza essere in un evento; essere nell’evento è ciò che le permette di avere turni, attività, ruoli e il biglietto di ringraziamento.

Cosa può fare qui

• Invitare persone dal suo elenco, una alla volta oppure tutti quelli che hanno aiutato a un evento precedente.
• Aggiungere qualcuno che non è ancora nel suo elenco e invitarlo in un solo passaggio.
• Accettare o rifiutare le persone che si sono candidate dalla pagina dell’evento o dal link di un team.
• Confermare, sollecitare, spostare in un team, assegnare un ruolo o rimuovere molte persone insieme.
• Vedere a colpo d’occhio quante persone ha ogni team rispetto a quante ne servono.

I cinque stati

Invitare persone dal suo elenco

1. Clicchi su Invita dal suo elenco in cima alla pagina.
2. Per invitare tutti quelli che hanno aiutato a un evento precedente, scelga quell’evento sotto Tutti coloro che hanno aiutato a, scelga un team se li vuole tutti in uno, e clicchi Invitali. Vengono invitate solo le persone che lì erano confermate.
3. Per invitare persone specifiche, cerchi nell’elenco e le spunti. Seleziona tutto quello mostrato spunta tutti quelli che la ricerca mostra in quel momento.
4. Scelga il Team. Un responsabile di team deve scegliere uno dei propri team; può anche lasciarlo vuoto.
5. Clicchi Invita i selezionati. Ogni persona riceve un’e-mail che chiede «Può aiutare?» con Sì e No. Un no richiede un clic. Un sì chiede di creare un account EventMann gratuito con quell’indirizzo, oppure di accedere a quello che ha già; diventano Confermati, e lei riceve l’avviso nella campanella, solo quando questo è fatto.

Se ha già chiesto lei stesso a qualcuno — al telefono, nel gruppo — spunti Già confermato (gliel’ho chiesto io) prima di invitare. Vengono quindi aggiunti come confermati e ricevono l’e-mail «È nel team» invece di una domanda. Chi non ha un account su quell’indirizzo viene invitato in quella e-mail a crearlo, con un pulsante Crea il mio account.

Aggiungere una persona nuova

Aggiungi qualcuno di nuovo, in cima alla pagina, aggiunge una persona al suo elenco e la invita a questo evento in un solo passaggio. Inserisca il Nome e l’E-mail, facoltativamente un numero di telefono e un team, e clicchi Aggiungi e invita. Se quella persona è già in questo evento o ha rinunciato ai suoi inviti, non viene inviato nulla e lei ne viene informato.

Leggere e lavorare sull’elenco

I chip in alto filtrano l’elenco per stato; Confermate mostra solo chi ha detto sì. Usi la casella di ricerca per un nome, un’e-mail, un numero di telefono o un numero di volontario, e il menu a tendina dei team per vederne uno solo. La barra sopra la tabella contiene le azioni in blocco. Ogni riga mostra lo stato della persona, il suo team (modificabile direttamente lì), i suoi ruoli, quanti turni e ore ha, e i pulsanti adatti al suo stato: Accetta e Rifiuta per una candidatura. Una persona confermata il cui indirizzo e-mail non ha un account EventMann porta l’etichetta arancione Ancora senza account e il pulsante Invia link di registrazione. Le candidature mostrano ciò che la persona ha scritto e quanto ha indicato alla voce «Quando può aiutare?» sulla sua pagina.

Volontari senza account

Un volontario che dice sì a un invito ha sempre un account — il sì viene registrato solo quando ha creato un account o ha effettuato l’accesso. Le persone che confermate voi stessi o un responsabile di team (Segna come confermato, Accetta, la spunta Già confermato, la Conferma in blocco) potrebbero non averne uno. Sono nel team, ma non possono vedere i propri turni, le attività o il team, fare il check-in o acquistare il biglietto di ringraziamento finché non lo fanno.

1. Cerchi l’etichetta Ancora senza account accanto al nome. Compare sulle persone confermate la cui voce nell’elenco non è collegata a un account.
2. Clicchi Invia link di registrazione sulla riga, oppure spunti più persone e scelga Invia link di registrazione nella barra delle azioni in blocco.
3. Ciascuna riceve un’e-mail «Crea il suo account per …». Il suo pulsante apre la pagina dell’invito con il modulo dell’account; l’account viene confermato subito, perché il link è arrivato al loro indirizzo. Se hanno già un account su quell’indirizzo, la pagina li invita ad accedere.
4. L’etichetta scompare quando hanno creato l’account o hanno effettuato l’accesso.

Il link va solo alle persone confermate senza account; chiunque altro nella selezione in blocco viene saltato e conteggiato come saltato. Ogni clic invia un’e-mail per persona.

Le persone a cui è stato chiesto e che non hanno ancora risposto si trovano sotto il chip Invitato. Segna come confermato le conferma senza attendere la loro risposta, Invia di nuovo rinvia l’invito una volta ancora, e la croce le rimuove.

Fare qualcosa per molte persone insieme

1. Spunti le persone, oppure spunti Seleziona tutti in questa pagina. Il contatore indica quante sono selezionate.
2. Scelga l’azione: Conferma, Invia di nuovo l’invito, Invia link di registrazione, Imposta team, Assegna ruolo, Togli ruolo, Rifiuta oppure Rimuovi dall’evento.
3. Per Imposta team scelga il team; per le azioni sui ruoli scelga il ruolo accanto.
4. Clicchi Applica alla selezione e confermi. Confermare e reinviare mandano un’e-mail a ciascuna persona.

Il risultato indica quante persone sono state elaborate e quante sono state saltate perché l’azione non le riguardava, per esempio una conferma per qualcuno già confermato. È possibile selezionare fino a 500 persone alla volta.

Da sapere

• Le candidature dalla pagina dell’evento e dal link di un team restano Candidatura inviata finché lei o il responsabile del team non le accetta. Accetta invia al volontario un’e-mail di conferma; Rifiuta gli invia una breve e-mail per dirgli che questa volta non è stato accettato. Rifiutare un invito a cui nessuno ha ancora risposto (per esempio con l’azione in blocco) non invia alcuna e-mail.
• Le e-mail di invito e conferma partono al suo limite orario di invio (Impostazioni → E-mail), così un invito numeroso viene distribuito nel corso delle ore invece di essere inviato in una volta sola.
• Riceve un avviso nella campanella quando qualcuno risponde a un invito o si candida. Per un sì, l’avviso arriva quando il volontario ha creato l’account o ha effettuato l’accesso, quindi una persona ancora occupata con il modulo dell’account resta Invitato nel suo elenco. I responsabili di un team vengono avvisati quando qualcuno si candida per entrare nel loro team.
• Una persona già presente in questo evento in qualsiasi stato viene saltata quando invita. Rimuovere qualcuno che non ha confermato ne cancella la riga, così può invitarlo di nuovo; una persona confermata che è stata rimossa non può essere invitata di nuovo a questo evento.
• Tirarsi indietro è un diritto anche del volontario: dal suo link d’invito può cambiare un sì in un no. Questo libera i suoi turni e restituisce le sue attività al team.
• I responsabili di team vedono l’elenco completo, ma agiscono solo sulle righe dei propri team. Possono anche assegnare a uno dei propri team una persona che non ha ancora un team.

Risoluzione dei problemi

• «N saltati» dopo l’invito — quelle persone sono già in questo evento, oppure hanno chiesto di non essere invitate.
• Invia di nuovo manca — esiste solo per le persone che non hanno risposto. Le persone rifiutate e confermate non hanno il reinvio; una persona confermata senza account ha invece Invia link di registrazione.
• Qualcuno le ha detto sì ma risulta ancora Invitato — non ha ancora finito di creare l’account o di accedere. Lo inviti a riaprire l’invito, oppure lo confermi lei stesso e invii il link di registrazione.
• Un volontario confermato non può essere scelto per un turno o un’attività — verifichi che sia Confermato, non Invitato o Candidatura inviata.
• L’invito non è arrivato — chieda di controllare la posta indesiderata, e usi Invia di nuovo. La posta parte al suo limite orario, quindi un invio numeroso può richiedere ore.

Vedi anche

• Volontari
• Reclutare con link di adesione, iscrizione e configurazioni copiate
• Ruoli dei volontari e responsabili di team
• Rispondere a un invito