Eventi virtuali e ibridi
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Un evento può svolgersi online, oppure in una sala con un pubblico anche online. Imposta l’evento come online in Dettagli e date, e prepara lo streaming o la riunione nella scheda Evento virtuale accanto (Gestione → Impostazione evento → Dettagli e date → Evento virtuale).
Online, ibrido e in presenza
- Solo online — in Dettagli e date attivi Evento online. I campi della sede vengono nascosti e serve un URL di streaming o di riunione. La pagina dell’evento mostra “Evento online” e “Link condiviso dopo la registrazione” al posto di un indirizzo.
- Ibrido — scelga il tipo di evento Ibrido nella procedura guidata. Chiede la sede fisica e un URL streaming / riunione, obbligatorio, e l’evento viene contrassegnato come online.
- In presenza — lasci disattivato Evento online. Un evento in presenza non ha un link di accesso; passando un evento da online a in presenza il vecchio link viene cancellato.
Passare da online a in presenza, o cambiare il link, è una modifica sostanziale: i possessori di biglietti vengono avvisati come per una nuova data. Vedi Dettagli e date.
Preparare lo streaming
- Apra la scheda Evento virtuale e scelga la Piattaforma: Zoom, Microsoft Teams, YouTube Live, Vimeo o Personalizzata / Altro.
- Compili ciò che serve: URL riunione / partecipazione, ID riunione, Password riunione, Chiave di streaming e URL di incorporamento. Nessuno è obbligatorio, ma i partecipanti hanno bisogno almeno di un URL di partecipazione o di incorporamento per entrare.
- Facoltativamente imposti Max partecipanti virtuali — un limite di spettatori contemporanei. Vuoto significa nessun limite.
- Clicchi Salva configurazione.
- Quando la sessione inizia, clicchi Vai in diretta in alto; clicchi Termina streaming quando è finita. La scheda mostra lo stato (Non avviato, In diretta, Terminato) con ora di inizio, ora di fine e durata.
- Dopo, aggiunga un URL della registrazione per offrire la replica.
Le impostazioni in dettaglio
- URL riunione / partecipazione — il link diretto, per esempio un link Zoom. Per YouTube e Vimeo viene usato quando non è impostato un URL di incorporamento.
- URL di incorporamento — un link al player incorporabile, mostrato direttamente nella pagina di visione (YouTube e Vimeo).
- ID / Password riunione — per le piattaforme che li richiedono. La Chiave di streaming serve al suo software di streaming e viene conservata nella configurazione.
- URL della registrazione — una volta impostato, i possessori di biglietti confermati possono rivedere la replica.
- Max partecipanti virtuali — quando sono collegate tante persone quante ne indica il limite, la successiva riceve l’avviso che il limite è stato raggiunto e può riprovare tra qualche minuto. Le persone che gestiscono l’evento non vengono mai respinte.
Cosa vedono i partecipanti
- La pagina di visione è riservata agli utenti connessi e aperta alle persone con un ordine confermato per l’evento e al suo team. Mostra il player (YouTube e Vimeo) oppure un pulsante per aprire la riunione (Zoom e Teams), e una nota che lo streaming non è iniziato finché lei non clicca Vai in diretta.
- Entrare e uscire viene registrato (con il tipo di dispositivo). Alimenta il contatore dei partecipanti in diretta sulla pagina di visione e il limite di partecipanti. Non esiste ancora una schermata con il report di presenza.
- Dopo l’evento, se ha impostato un URL della registrazione, viene offerta la replica.
L’indirizzo della pagina di visione è l’indirizzo dell’evento seguito da /virtual, usando il numero dell’evento: https://<il suo sito>/events/<numero>/virtual, dove il numero è quello presente negli indirizzi delle sue pagine di Gestione. EventMann non aggiunge da sola questo link ai biglietti o alle e-mail di promemoria, quindi lo invii lei ai suoi partecipanti, per esempio in un annuncio o in un promemoria personalizzato.
Da sapere
- Lo stato riflette ciò che lei ha cliccato, non ciò che accade su Zoom o YouTube. Se dimentica di premere Termina streaming, l’evento resta contrassegnato come In diretta.
- Il link alla riunione non viene pubblicato nel sorgente della pagina dell’evento né nei file del calendario; questi puntano alla pagina dell’evento.
- Configurare uno streaming non richiede un tipo di evento speciale, quindi anche un evento in presenza può avere un pubblico online.
Risoluzione dei problemi
- Un partecipante riceve “vietato” aprendo la pagina — non ha effettuato l’accesso, oppure il suo ordine non è ancora confermato (in attesa di pagamento o di approvazione).
- “Questo evento virtuale ha raggiunto il limite di partecipanti” — alzi o azzeri Max partecipanti virtuali, oppure chieda alla persona di riprovare tra poco.
- Il link alla registrazione dà un errore — non è stato salvato alcun URL della registrazione, oppure l’ordine non è confermato.