Volontari

I volontari sono le persone che aiutano ai suoi eventi gratuitamente. EventMann offre loro strumenti dedicati: un elenco che tiene aggiornato per tutti i suoi eventi, team fissi con i loro responsabili, un invito per ogni evento, un turno di lavoro, attività, messaggi e una vista in tempo reale per il giorno stesso dell’evento. È pensato per le associazioni il cui intero team di lavoro è composto da volontari, ma funziona altrettanto bene per un singolo aiutante a un singolo evento. Lo trova in due posti: Volontari nel gruppo Crescita della barra laterale, per tutto ciò che riguarda più eventi (elenco, team, importazione), e Volontari sotto Team e partner nel menu Gestisci di un evento, per tutto ciò che riguarda un singolo evento.

La voce Volontari della barra laterale apre l’elenco dei volontari. La sua barra delle schede porta a Team e Importa volontari.

Volontari, personale e membri sono tre cose diverse

I tre non si mescolano. Un volontario non finisce mai nel turno del personale, e un turno dei volontari non alimenta mai le buste paga. Se paga qualcuno, quella persona va sotto Personale dell’evento.

Cosa può fare qui

• Tenere un elenco di tutti coloro che hanno aiutato o che vuole invitare; aggiunga le persone a mano oppure importale da un foglio di calcolo — vedi L’elenco dei volontari e l’importazione CSV.
• Gestire team fissi come Accoglienza, Musica o Cucina, ognuno con responsabili e un team base presente in ogni evento — vedi Team fissi, responsabili e team base.
• Invitare persone a un evento, accettare le candidature e confermare in blocco — vedi Invitare i volontari a un evento, e Reclutare con link di adesione, iscrizione e configurazioni copiate.
• Assegnare ruoli per l’evento in modo che un volontario possa gestire l’ingresso, le finanze o gli altri volontari — vedi Ruoli dei volontari e responsabili di team.
• Pianificare il lavoro con i turni, le attività dei volontari e la bacheca delle attività dell’evento.
• Gestire la giornata con la scaletta e la vista in tempo reale e i messaggi ai volontari.
• Curare ore e privacy — chi vede che cosa, il prospetto delle ore e l’eliminazione di un volontario, vedi Ore dei volontari e privacy.
• Ringraziare con un biglietto gratuito o ridotto che solo i volontari possono acquistare — vedi Il biglietto di ringraziamento per i volontari.

Le pagine di un evento

Apra un evento, poi Team e partner → Volontari. In alto corre una barra di schede. Persone elenca chi è stato invitato e che cosa ha risposto. Turni e Attività sono il piano dei turni e l’elenco dei compiti, Scaletta li mette in ordine cronologico, Diretta mostra ciò che sta accadendo in questo momento, Messaggi scrive al team, Impostazioni contiene le opzioni dei volontari per l’evento e Elenco è lo stesso elenco del suo pannello organizzatore, per le persone che hanno solo questo evento.

Un percorso tipico

1. Crea il suo elenco una volta sola e imposti i suoi team. Indichi come base le persone che ci sono sempre: vengono aggiunte a ogni nuovo evento.
2. Nell’evento, apra Persone e inviti gli altri, oppure pubblichi un link di adesione nel suo gruppo WhatsApp.
3. Aggiunga Turni e Attività, oppure li copi da quelli dell’evento dell’anno scorso, poi assegni i turni alle persone confermate.
4. Prima della giornata, invii un Messaggio, stampi la Scaletta e controlli le dimensioni dei team in Persone.
5. Il giorno dell’evento, tenga aperta la Diretta. Dopo, le ore sono registrate nell’elenco e può scaricare un prospetto per ogni volontario.

Da sapere

• Essere nell’elenco non equivale a un invito. Importare una lista non invia alcuna e-mail: decide lei, evento per evento, chi invitare.
• Solo i volontari confermati possono essere messi nei turni, ricevere attività, avere un ruolo e acquistare il biglietto di ringraziamento.
• Rifiutare un invito non richiede un account. Rispondere sì invece sì: il volontario crea un account gratuito dalla pagina dell’invito, oppure accede, e solo allora viene confermato e lei ne viene informato. L’account serve al volontario per vedere i propri turni e le attività, fare il check-in e acquistare il biglietto di ringraziamento. Il suo lato è descritto in Fare volontariato a un evento.
• Le e-mail di invito, conferma e messaggio partono al suo limite orario di invio (Impostazioni → E-mail), così cento inviti vengono distribuiti nel tempo invece che inviati in un unico blocco.
• Ogni invito contiene un link per non ricevere più inviti di volontariato da lei. Le persone che hanno rinunciato vengono saltate ogni volta che le invita e compaiono come Non vogliono inviti nell’elenco.
• Un membro del team può lavorare con i volontari quando il suo ruolo ha il permesso Volontari; Responsabile di team (solo i propri team) lo limita ai team che guida. Il permesso Attività apre la bacheca delle attività. Entrambi si spuntano in Ruoli personalizzati.

Risoluzione dei problemi

• Le voci Volontari mancano dal menu — il suo ruolo non ha il permesso Volontari per quell’evento. Chieda all’organizzatore che ne è il titolare.
• Un volontario dice di non vedere i suoi turni — deve avere un account sull’indirizzo e-mail a cui è stato invitato, e l’indirizzo deve essere confermato. Se in Persone accanto al nome compare Ancora senza account, usi Invia link di registrazione.
• Qualcuno è stato saltato quando ha invitato — è già presente in questo evento con uno stato qualsiasi, oppure ha rinunciato ai suoi inviti.

Vedi anche

• L’elenco dei volontari e l’importazione CSV
• Team fissi, responsabili e team base
• Inventario del team
• Personale dell’evento
• Fare volontariato a un evento