L’elenco dei volontari e l’importazione CSV

L’elenco dei volontari è la lista di tutte le persone che hanno aiutato ai suoi eventi, o che vorrebbe invitare. Appartiene a Lei, non a un singolo evento: una persona viene aggiunta una sola volta, riceve un numero di volontario come V0001 e conserva la sua storia in tutti i suoi eventi. Lo apra da Crescita → Volontari nella barra laterale dell’organizzatore.

Cosa può fare qui

• Aggiungere le persone una alla volta, oppure importare l’elenco che già conserva come file CSV.
• Cercare e filtrare per nome, squadra, competenza, presenza o assenza di un account, aver già aiutato in precedenza oppure aver chiesto di non essere invitati.
• Modificare i dati di contatto, le competenze e le sue note personali.
• Vedere quanti eventi e quante ore ha alle spalle ogni persona, e scaricare un prospetto delle ore in PDF.
• Esportare l’intero elenco come file CSV, oppure eliminare una persona insieme con la sua storia.

Clicchi Aggiungi un volontario per aggiungere qualcuno, Importa volontari per caricare un file, oppure Esporta CSV per scaricare l’elenco. Le quattro schede sopra la tabella contano tutte le persone in elenco, quelle che hanno aiutato, quelle Con account e quelle che hanno chiesto di non ricevere inviti; ogni scheda è una scorciatoia verso quel filtro. Usi la casella di ricerca per un nome, un’e-mail, un numero di telefono o un numero di volontario, e i menu a tendina, come Tutti, per restringere ulteriormente l’elenco.

Aggiungere un volontario

1. Clicchi Aggiungi un volontario.
2. Inserisca il Nome e l’E-mail della persona. Questi due campi sono obbligatori; l’e-mail deve essere unica nel suo elenco, e le maiuscole non contano.
3. Aggiunga le Competenze separandole con il punto e virgola, per esempio Ingresso; Primo soccorso; Palcoscenico. Vengono conservate fino a 20 competenze, e diventano un filtro nell’elenco.
4. Facoltativamente scriva le Note; sono solo per Lei.
5. Clicchi Aggiungi all’elenco. Nessuno riceve un’e-mail.

Leggere la tabella

Ogni riga inizia con il numero di volontario della persona e le squadre a cui appartiene, con una stella per le squadre che guida. La colonna Eventi conta gli eventi in cui era confermata, Ore somma il tempo tra il check-in e il check-out di ogni turno concluso. Un distintivo verde Ha un account indica che un account EventMann confermato usa questo indirizzo e-mail, e Non vogliono inviti indica che la persona ha rinunciato ai suoi inviti. Modifica apre gli stessi campi della finestra di aggiunta. L’icona di download fornisce il prospetto delle ore della persona in PDF, e il cestino la elimina.

Importare un elenco da un foglio di calcolo

Sotto Importa volontari carica l’elenco che già conserva. L’importazione aggiunge persone solo al suo elenco. Non invia alcuna e-mail e non modifica mai chi è già presente.

1. Clicchi Scarica il modello per vedere i nomi esatti delle colonne, oppure salvi il suo foglio di calcolo come CSV.
2. La prima riga deve indicare i nomi delle colonne: name, email, phone, skills e notes. Solo name e email sono obbligatorie. Separi più competenze con il punto e virgola. I file salvati da Excel, incluso Excel in tedesco con il punto e virgola come separatore, vengono letti così come sono.
3. Scelga il file — fino a 5 MB e 5.000 righe — e clicchi Verifica il file.

Vede quindi un’anteprima con i conteggi Verrà aggiunto, Saltato (già presente) e Saltato (illeggibile). Le righe contrassegnate come Pronto verranno aggiunte. Una riga viene Saltata quando l’e-mail è già nel suo elenco oppure compare due volte nel file, e risulta Non leggibile quando il nome o l’e-mail mancano o non sono validi. Non è stato ancora scritto nulla. Clicchi Importa per aggiungere le righe pronte.

Le impostazioni in dettaglio

• Numero di volontario — assegnato automaticamente dalla sua sequenza (V0001, V0002 e così via) e mai riutilizzato.
• Competenze — testo libero, separato da punti e virgola. Il filtro delle competenze legge quelle effettivamente presenti nell’elenco.
• Note (solo Lei le vede) — non vengono mai mostrate al volontario né ai responsabili di squadra.
• Righe per pagina — 25, 50, 100 o 200; Ordina per nome, numero di volontario, più eventi o aggiunti più di recente.

Da sapere

• Se cambia l’indirizzo e-mail di una persona, il collegamento con il suo account viene interrotto. Viene ricollegato automaticamente quando qualcuno accede a un account confermato con il nuovo indirizzo.
• Una persona può rinunciare ai suoi inviti dal link presente in ogni e-mail di invito. Non può esserle inviato un invito finché non si iscrive di nuovo da sola.
• Rimuovi dall’elenco elimina la persona insieme con i suoi inviti, turni e ore su tutti i suoi eventi. L’operazione non può essere annullata; è ciò che richiede una richiesta di cancellazione.
• Il file Esporta CSV contiene i dati di contatto, le competenze, le sue note e le ore. Lo tratti come dato personale. Vedi Ore dei volontari e privacy.
• Un coordinatore dei volontari che gestisce un solo evento raggiunge lo stesso elenco nella scheda Elenco di quell’evento. Un responsabile di squadra lo vede in sola lettura, per reclutare.
• L’anteprima dell’importazione resta in attesa per 30 minuti. Trascorsi questi, scelga di nuovo il file.

Risoluzione dei problemi

• L’importazione segnala che manca una colonna — la prima riga deve indicare i nomi delle colonne, almeno name e email. Usi il modello per la grafia esatta.
• L’importazione segnala che il file non è più disponibile — il file verificato è stato conservato per 30 minuti. Lo scelga di nuovo e lo verifichi di nuovo.
• Una persona che ho aggiunto non viene proposta quando invito a un evento — è già presente in quell’evento con uno stato qualsiasi, oppure ha rinunciato agli inviti. Vedi Invitare volontari a un evento.
• L’e-mail viene rifiutata perché già usata — ogni indirizzo e-mail può comparire una sola volta nel suo elenco. Lo cerchi; la persona potrebbe essere già presente.

Vedi anche

• Volontari
• Squadre permanenti, responsabili e nucleo
• Invitare volontari a un evento