Fornitori dell'evento
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In questa pagina
Fornitori dell'evento tiene traccia dei fornitori esterni che lavorano al Suo evento — catering, audio e luci, fotografi — dalla prima assegnazione, passando per attività, contratti e fatture, fino a una valutazione dopo l'evento. Apra l'evento, poi Team e partner → Fornitori. I fornitori sono aziende indipendenti con un proprio account EventMann e un proprio portale fornitori: qui li assegna, e loro rispondono, firmano e fatturano dal loro lato.
Cosa può fare qui
- Assegni un fornitore tra quelli approvati da un amministratore, con un servizio facoltativo e un compenso concordato.
- Assegni al fornitore delle attività con una scadenza e ne segua il completamento.
- Emetta un contratto che il fornitore firma online, e legga la copia firmata.
- Approvi e paghi le fatture che il fornitore invia.
- Valuti il fornitore dopo l'evento.
- Rimuova un fornitore dall'evento.
Assegnare un fornitore
- Apra il riquadro Assegna fornitore in alto e scelga il Fornitore. L'elenco è ricercabile e mostra la ragione sociale con il nome del referente. Compaiono solo i fornitori il cui profilo è completo e approvato da un amministratore. Un fornitore che ha segnato nel proprio calendario un giorno di questo evento come non disponibile riporta «Non disponibile dal …» con le date; può comunque assegnarlo, per esempio quando le ha confermato che farà un'eccezione.
- Facoltativamente scelga un Servizio: l'elenco mostra i servizi attivi di ciascun fornitore approvato, raggruppati sotto la ragione sociale del fornitore. Scelga uno dei servizi del fornitore selezionato a sinistra; un servizio di un altro fornitore viene rifiutato. Lasci Nessun servizio specifico per un'assegnazione senza servizio.
- Facoltativamente inserisca il Compenso concordato nella valuta dell'evento. È un dato di riferimento per Lei e per il fornitore; non viene addebitato nulla.
- Clicchi su Assegna fornitore. Il fornitore viene informato e l'assegnazione resta in attesa come invito.
Ogni fornitore assegnato è una riga con la ragione sociale, lo stato, il compenso concordato e una piccola freccia che apre i dettagli. Un fornitore che non ha ancora risposto mostra In attesa di risposta accanto allo stato Invitato; accetta o rifiuta dal proprio portale, e lo stato diventa Confermate o Rifiutato. Un fornitore può essere assegnato a un evento una sola volta.
Gestire un fornitore
Clicchi sulla riga di un fornitore per aprirla. Compaiono tre colonne: Attività, Fatture e Contratti, con la Valutazione delle prestazioni sotto.
- Attività — scriva un titolo, facoltativamente una data, e clicchi su + Aggiungi attività. Sposti un'attività tra Pagamenti in Attesa, In corso e Completato con il suo menu. Un'attività completata non può essere riaperta e mostra solo il suo distintivo. Il cestino elimina un'attività.
- Fatture — il fornitore le invia dal proprio portale; Lei vede il numero, il totale e lo stato. Quando c'è una fattura, sotto compare il blocco Pagare a con le coordinate bancarie salvate dal fornitore (intestatario del conto, IBAN, BIC, banca) — le stesse stampate sul PDF della sua fattura. Approva porta una fattura Inviata allo stato Approvata; Segna come Pagato registra poi che l'ha pagata. Una fattura deve essere Inviata prima di poter essere approvata, e Approvata prima di poter essere segnata come pagata.
- Contratti — ogni contratto è una riga con il suo stato; Visualizza lo apre. Per emetterne uno nuovo, dia un titolo, scriva le condizioni complete e, facoltativamente, scelga una data di scadenza successiva a oggi, poi clicchi su Emetti contratto. Viene inviato subito al fornitore.
- Valutazione delle prestazioni — scelga una valutazione da 1 a 5 stelle, aggiunga un commento facoltativo e clicchi su Invia recensione. C'è una sola valutazione per fornitore e per evento; Modifica valutazione la cambia in seguito.
- Rimuovi fornitore in fondo toglie il fornitore dall'evento dopo una conferma.
Leggere un contratto
Visualizza apre la pagina del contratto: le condizioni come le ha scritte, la data di invio, la scadenza e — una volta che il fornitore ha firmato — la data, l'indirizzo da cui è arrivata la firma e la firma stessa. Un contratto che il fornitore non ha firmato mostra «In attesa della firma del fornitore» e offre Annulla contratto; il fornitore non può più firmarlo, e l'operazione non può essere annullata. Un contratto scaduto senza firma lo indica.
Le impostazioni in dettaglio
- Compenso concordato — solo informativo. Non viene addebitato né pagato da EventMann.
- Servizio — uno dei servizi attivi del fornitore scelto, facoltativo.
- Scadenza del contratto — facoltativa, deve essere successiva a oggi; se vuota, il contratto non scade.
- Stato del fornitore — Invitato, Confermate, Rifiutato o Annullato. Il fornitore lo cambia dal proprio portale.
- Non disponibile dal … — mostrato nell'elenco dei fornitori e sulla riga di un fornitore assegnato, quando il fornitore ha bloccato un giorno di questo evento nel proprio calendario. È un avviso del fornitore, non un blocco. Il profilo pubblico di un fornitore elenca anche i suoi periodi segnati e Le mostra quali dei suoi prossimi eventi si sovrappongono.
Da sapere
- EventMann non trasferisce denaro tra Lei e un fornitore. Segna come Pagato è la Sua registrazione del pagamento della fattura.
- Un contratto firmato non può mai essere annullato. Un contratto Inviato o scaduto può esserlo.
- Chi può fare cosa: assegnare fornitori, attività, valutazioni e rimozioni richiedono l'autorizzazione Fornitori; approvare e pagare fatture ed emettere o annullare contratti hanno autorizzazioni proprie, quindi un membro del team può vedere una fattura senza poterla approvare.
Risoluzione dei problemi
- Un fornitore manca nell'elenco — il suo profilo è ancora in attesa, è stato sospeso o è incompleto. Gli fornitori vengono approvati da un amministratore; Lei non può approvarli da sé.
- Il servizio viene rifiutato — appartiene a un fornitore diverso da quello scelto. Scelga uno elencato sotto la ragione sociale di quel fornitore, oppure nessuno.
- Il fornitore resta su In attesa di risposta — il fornitore non ha risposto nel proprio portale. Lo inviti a controllare le proprie notifiche, oppure lo rimuova e lo riassegni.
- Approva o Segna come Pagato non fa nulla — la fattura si trova nello stato sbagliato. Per approvarla deve essere Inviata, e per segnarla come pagata deve essere Approvata.
- Annulla contratto manca — il contratto è già firmato o annullato.