Fornitori dell'evento
Guida per l'organizzatore
3 min di lettura
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Fornitori dell'evento tiene traccia di ogni fornitore esterno che lavora al Suo evento — catering, audio/video, sicurezza — dalla prima assegnazione fino alle attività, ai contratti, alle fatture e a una valutazione post-evento.
Cosa può fare qui
- Assegnare un fornitore — scegliere tra i fornitori con un profilo marketplace approvato, facoltativamente collegato a uno dei loro servizi elencati, con un compenso concordato.
- Confermare o rifiutare un fornitore invitato — i fornitori passano da Invited a Confirmed o Declined.
- Creare attività — titolo, descrizione e scadenza, tracciate come Pending, In Progress o Completed.
- Emettere un contratto — un titolo e un contenuto scritti da Lei, inviati immediatamente al fornitore per la firma.
- Approvare e pagare le fatture — le fatture inviate dal fornitore passano da Submitted ad Approved a Paid.
- Lasciare una recensione — una valutazione da 1 a 5 con un commento facoltativo una volta terminato il lavoro.
Come assegnare un fornitore
- Scelga un fornitore dall'elenco approvato — i fornitori ancora in attesa di revisione da parte dell'amministratore non sono selezionabili.
- Facoltativamente scelga uno dei servizi propri di quel fornitore e inserisca un compenso concordato.
- Salvi — il fornitore viene aggiunto con stato Invited finché non conferma dal proprio portale.
Le impostazioni in dettaglio
- Compenso concordato — solo a titolo informativo; non viene addebitato automaticamente, è una cifra di riferimento per Lei e per il fornitore.
- Servizio — deve essere uno che il fornitore assegnato offre realmente; non può collegare a questa assegnazione il servizio di un altro fornitore.
- Scadenza del contratto — facoltativa, deve essere una data futura; la lasci vuota per nessuna scadenza.
Da sapere
- Un fornitore può essere assegnato a un evento una sola volta — assegnarlo di nuovo viene bloccato.
- Un contratto firmato non può mai essere annullato da qui; possono esserlo solo un contratto Sent, Expired o già Cancelled.
- Una fattura deve essere Submitted prima di poter essere Approved, e Approved prima di poter essere contrassegnata Paid — non può saltare un passaggio.
- Una volta che un'attività è Completed non può tornare a Pending o In Progress.
Risoluzione dei problemi
- Un fornitore non compare nell'elenco di assegnazione — il suo profilo marketplace è ancora in attesa, oppure è stato sospeso da un amministratore.
- Il menu a tendina dei servizi è vuoto o manca un'opzione — vengono proposti solo i servizi che quel fornitore ha pubblicato autonomamente.
- Approva o Paga non fa nulla su una fattura — la fattura è nello stato sbagliato; verifichi se deve ancora essere inviata o approvata prima.
- L'annullamento di un contratto non riesce — il fornitore lo ha già firmato, oppure è già annullato.