Reclutare con link di adesione, iscrizione e configurazioni copiate
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Questo articolo tratta i modi in cui le persone trovano la strada per un evento senza che lei le inviti una per una: un link di adesione per ogni team, un’iscrizione aperta nella pagina pubblica dell’evento e la possibilità di partire dalla configurazione dell’anno scorso. Spiega anche ogni opzione della scheda Impostazioni di un evento. Trova tutto questo sotto Team e partner → Volontari nel menu Gestisci dell’evento.
Cosa può fare qui
- Indicare quante persone servono a ogni team per questo evento e vedere il conteggio riempirsi.
- Dare a ogni team un link di adesione che il suo responsabile può pubblicare in un gruppo WhatsApp.
- Aprire l’iscrizione nella pagina pubblica dell’evento, con un testo suo.
- Permettere ai volontari confermati di scegliere i propri turni.
- Scrivere il messaggio di ringraziamento che i volontari leggono.
- Copiare le dimensioni dei team, i turni, le attività di team e le liste di carico da un altro evento.
Dimensioni dei team e link di adesione
Nella scheda Persone, il riquadro Squadre a questo evento ha una scheda per ogni team. Il nome del team apre l’elenco filtrato su quel team. La cifra confronta le persone confermate con quelle necessarie, per esempio 10 / 18; è arancione finché il team è corto e verde quando è completo, e senza un obiettivo mostra solo le persone confermate. Sotto, 10 confermati · 2 in attesa di risposta conta le persone a cui è stato chiesto ma che non hanno ancora risposto.
- Digiti il numero di persone necessarie nel campo Necessari e clicchi Salva. Lo lasci vuoto o a zero per nessun obiettivo.
- Clicchi Crea link di adesione. La scheda ora mostra il Link di adesione.
- Clicchi Copia per metterlo negli appunti, oppure Condividi su WhatsApp per aprire WhatsApp con un messaggio già pronto come «Le serve aiuto per Accoglienza al Diwali Gala 2026? Iscriviti qui:».
- Per far smettere di funzionare il link, clicchi Disattiva. Chi lo possiede ancora non può più aderire. Creare di nuovo un link ne genera uno nuovo.
Chi apre un link di adesione accede (o si registra), controlla i propri dati e aderisce. Entra come Candidatura inviata in quel team, e i responsabili del team e lei ricevono un avviso nella campanella. Nessuno diventa volontario senza il suo Accetta o quello del responsabile. Un link di adesione funziona anche quando l’iscrizione pubblica qui sotto è disattivata, e smette di funzionare quando l’evento è una bozza, annullato o concluso. I responsabili di team possono impostare obiettivi e link solo per i team che guidano; gli altri team non vengono mostrati loro.
Iscrizione aperta nella pagina dell’evento
Quando Iscrizione dei volontari nella pagina dell’evento è attiva e l’evento è in vendita, la pagina pubblica dell’evento mostra «Vuoi aiutare a questo evento? Aiutaci come volontario». I visitatori autenticati con un indirizzo e-mail confermato possono candidarsi.
Il banner porta a un breve modulo con un numero di telefono, competenze e un messaggio. Inizia con il testo che lei ha scritto.
Il visitatore aggiunge un numero di telefono, le competenze, tutto ciò che l’organizzatore dovrebbe sapere, e invia il modulo. Viene aggiunto al suo elenco se non c’era già, e compare in Persone come Candidatura inviata. Decide lei con Accetta o Rifiuta; nessuno viene confermato automaticamente, e il candidato riceve un’e-mail in entrambi i casi. Un visitatore già invitato che si candida viene confermato subito.
Le impostazioni in dettaglio
Apra la scheda Impostazioni.
- Iscrizione dei volontari nella pagina dell’evento — disattivata per impostazione predefinita. Attiva il banner e il modulo per i visitatori. Funziona solo mentre l’evento è in vendita.
- I volontari scelgono i propri turni — permette ai volontari confermati di prendere i turni liberi dalla propria pagina Il mio volontariato. Possono prendere turni del proprio team e turni senza team, mai uno che si sovrappone a un turno che hanno già, e mai uno già iniziato.
- I volontari possono restituire un turno fino a — ore prima dell’inizio del turno, da 0 a 720, 24 se non lo cambia. Dopo, devono parlare con il responsabile. Restituire un turno avvisa i responsabili del team e lei.
- Testo sulla pagina di iscrizione — fino a 1.000 caratteri: in cosa consiste l’aiuto, a che ora arrivare, a chi chiedere.
- Messaggio di ringraziamento — fino a 300 caratteri, mostrato ai volontari confermati nella pagina dell’evento, al checkout accanto al biglietto dei volontari e nella loro e-mail di conferma.
{name}viene sostituito con il nome del volontario. Se vuoto, viene usato un ringraziamento standard nella loro lingua. La riga verde mostra l’anteprima con un nome di esempio. - Clicchi Salva. Svuotare un campo di testo e salvare ne rimuove il contenuto.
Copiare la configurazione da un altro evento
Più in basso nella scheda Impostazioni, Copia la configurazione da un altro evento usa un evento precedente come modello.
- Scelga l’evento sotto Copia da. Elenca i suoi altri eventi, dal più recente.
- Spunti cosa copiare: Dimensioni delle squadre, Turni, Attività di squadra e Liste di carico.
- Clicchi Copia configurazione e confermi.
Gli orari si spostano con la data dell’evento: un turno che iniziava due ore prima dell’apertura dell’anno scorso inizia due ore prima dell’apertura di quest’anno. Niente di ciò che esiste già viene sostituito e nessuno riceve un’e-mail. Le persone non vengono copiate: il team base arriva da solo e tutti gli altri vengono invitati di nuovo. Le attività assegnate a una persona specifica, o legate a un turno, non vengono copiate, perché quella persona potrebbe non aiutare questa volta. Le righe della lista di carico vengono copiate solo nei limiti dello stock disponibile.
Da sapere
- Ogni percorso per diventare volontario di un evento finisce con un account: un link di adesione e l’iscrizione ne richiedono uno, e un sì a un invito ne crea uno o fa accedere a quello esistente. Solo le persone che conferma lei stesso possono essere confermate senza account — vedi Volontari senza account.
- I visitatori devono avere un account con un indirizzo e-mail confermato per iscriversi o aderire. Iscriversi crea una voce nell’elenco con la fonte «iscritto» e riporta a no l’opzione di rinuncia agli inviti.
- Il link di adesione è una credenziale: chiunque lo possieda può candidarsi. Pubblicarlo in un gruppo privato va bene; se si diffonde oltre, lo disattivi e ne crei un altro.
- L’obiettivo di un team è un traguardo per lei e per i responsabili. Non impedisce alle persone di aderire.
- La scheda Impostazioni richiede il permesso Volontari; un responsabile di team vede le altre schede ma non Impostazioni.
Risoluzione dei problemi
- Il banner non compare nella pagina dell’evento — l’impostazione dell’iscrizione è disattivata, oppure l’evento non è in vendita (un evento programmato non ha ancora il banner; un link di adesione funziona già).
- Un link di adesione dice che la pagina non si trova — il link è stato disattivato o sostituito, oppure l’evento è una bozza, annullato o concluso.
- Copia configurazione non viene proposta — non ha altri eventi da cui copiare.
- La copia non ha portato alcuna persona — è voluto. Le inviti da Persone.