Inventario del team: panoramica
Guida per l'organizzatore
4 min di lettura
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L’inventario è l’elenco di tutto ciò che la tua associazione possiede, prende in prestito o acquista per i suoi eventi: sedie, altoparlanti, un dhol, cordoncini per badge, riso, piatti. Si trova sotto Inventario nel gruppo Lavoro della barra laterale dell’organizzatore. Ogni articolo appartiene a un solo team di volontari che se ne occupa, oppure al Magazzino comune che gestite tu e i coordinatori dei volontari.
Cosa può fare qui
- Tenere un’unica lista per ogni team. Vedi tutti gli articoli. Ogni riga mostra il badge del team, se l’articolo è Attrezzatura o Materiale di consumo, la sua categoria, quanti ne sono disponibili sul totale, dove si trova e in che condizioni è.
- Vedere chi lo ha. Tra un evento e l’altro un articolo è in mano a una persona del tuo elenco di volontari, oppure è conservato in un luogo che indichi, come “magazzino Kulturhalle, stanza B”. Gli articoli in prestito indicano anche chi li ha prestati.
- Sapere cosa comprare. Gli articoli in esaurimento compaiono in rosso e nella Lista della spesa.
- Registrare gli acquisti con le ricevute e vedere chi deve ancora essere rimborsato — vedi Acquisti, ricevute e lista della spesa.
- Pianificare ogni evento con una lista di carico per team — vedi Liste di carico degli eventi.
- Stampare etichette QR da applicare agli articoli — vedi Etichette QR.
Leggere la pagina Inventario
- Le tre schede in alto mostrano Totale articoli (solo articoli attivi), Scorte basse e Valore totale, che è il costo unitario per la quantità totale. Clicca sulla scheda Scorte basse per aprire la lista della spesa.
- Le schede sotto il titolo aprono la Lista della spesa e gli Acquisti; i pulsanti accanto al titolo sono Etichette QR e Aggiungi articolo.
- Restringi l’elenco con i filtri: cerca per nome, SKU o codice a barre, Team (un team, oppure il Magazzino comune), Tipo (Attrezzatura o Materiale di consumo), Categoria, Solo scorte basse e Mostra articoli inattivi. Cancella li rimuove di nuovo.
- Ogni riga inizia con il badge del team. Clicca su Modifica su una riga per aprire l’articolo — vedi Articoli: aggiungerli, trovarli e curarli.
Con Solo scorte basse vedi ciò che è sceso al minimo. La quantità disponibile diventa rossa e indica “minimo 20”. Un articolo è in esaurimento quando ha un minimo superiore a zero e la quantità disponibile è pari o inferiore a quel minimo.
Team, magazzino comune e chi vede cosa
- Tu vedi e modifichi ogni articolo, compreso il Magazzino comune, e sei l’unico a gestire le categorie (il pulsante Gestisci categorie).
- Un responsabile di team vede e modifica solo gli articoli del team che guida, dalla propria pagina: Inventario del tuo team. Non vede mai le scorte di un altro team, e non può mettere un articolo nel Magazzino comune.
- Un coordinatore o un responsabile di evento lavora con le liste di carico di un evento da Gestione → Inventario evento. Il Magazzino comune non ha un responsabile, quindi se ne occupano tu e i coordinatori.
- Il prestito tra team non è una funzione della piattaforma: i team si chiedono le cose tra loro al di fuori del sistema.
Da sapere
- L’attrezzatura torna dopo un evento. Il materiale di consumo si esaurisce e va riacquistato; quando registri la restituzione di un evento indichi quanto è stato consumato.
- Un articolo assegnato a un evento non può essere eliminato finché non torna.
- Le quantità consumate o mancanti escono dalle scorte in modo definitivo. Gli articoli danneggiati restano nel totale ma non sono disponibili.
- Gli articoli che disattivi con la casella Attivo nella pagina dell’articolo scompaiono dall’elenco e dal selettore delle liste di carico. Seleziona Mostra articoli inattivi nei filtri per rivederli, contrassegnati Inattivo; aprine uno e seleziona Attivo per riportarlo.
- Le categorie (per esempio Audio e luci, Arredi, Catering) sono condivise da tutti i team. Aggiungine una da Gestisci categorie.
Risoluzione dei problemi
- Un articolo manca dall’elenco — controlla il filtro Team, e seleziona Mostra articoli inattivi nel caso l’articolo sia stato disattivato. La pagina di un responsabile elenca solo il suo team.
- La scheda Scorte basse mostra zero anche se qualcosa sta per finire — l’articolo non ha un minimo impostato. Aprilo e inserisci una Soglia scorte min.
- La quantità disponibile è inferiore a quella sullo scaffale — il resto è previsto nella lista di carico di un evento oppure è ancora fuori. Apri l’articolo: il pannello Prenotato agli eventi mostra dove.