Turni e piano dei volontari
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In questa pagina
La scheda Turni è il piano dei volontari di un evento: che cosa va fatto, quando, dove e da quante persone, e chi è assegnato. È separata dal piano del personale sotto Gestisci personale, perché i volontari non sono retribuiti e non passano dalla busta paga. Apra l’evento, poi Team e partner → Volontari → Turni. Tutti gli orari sono nel fuso orario dell’evento, che la pagina indica in alto.
Cosa può fare qui
- Aggiunga i turni per cui servono persone, con un luogo e il numero di persone necessarie.
- Assegni volontari confermati a un turno, uno alla volta o più insieme.
- Registri ingressi e uscite dal piano, per chi non può farlo da sé.
- Lasci che i volontari scelgano e restituiscano da soli i turni.
- Veda a colpo d’occhio quali turni sono completi: 8 di 8 è verde, 2 di 3 è ambra.
Aggiungere un turno
- Clicchi Aggiungi un turno per aprire il modulo.
- Digiti in Cosa il nome, per esempio “Banco di registrazione”.
- Scelga il Team a cui appartiene. Un responsabile di team deve sceglierne uno dei propri; può lasciarlo vuoto, e il turno sarà aperto a chiunque.
- Imposti Inizio e Termina. Partono dall’inizio dell’evento e tre ore dopo; la fine deve essere successiva all’inizio.
- Facoltativamente aggiunga Dove e alcuni Dettagli. Imposti Persone necessarie, tra 1 e 500.
- Clicchi Aggiungi turno.
Leggere il piano
Ogni turno è una scheda con il titolo e l’etichetta del team, quanti posti sono occupati e una riga per volontario con il suo stato: Non registrato, Registrato 17:02, oppure l’orario di uscita con le ore lavorate. Registra ingresso lo segna presente; poi lo stesso link diventa Registra uscita, e una terza pressione mostra Riapri per la persona registrata in uscita per errore. Togli la rimuove dal turno. Modifica cambia il turno o lo elimina. Dove un turno ha ancora posti liberi, Assegna persone ne aggiunge altri.
Assegnare persone a un turno
Sotto l’elenco delle persone, Assegna persone (N posti rimasti) apre un selettore di volontari confermati. Compare solo finché il turno ha posti liberi.
- Clicchi Assegna persone — il pulsante indica quanti posti restano.
- Cerchi per nome, team o competenza e spunti le persone. Un responsabile vede solo le persone dei propri team.
- Clicchi Aggiungi al turno.
La pagina indica quante persone sono state aggiunte. Una persona viene saltata quando è già nel turno, quando è in un altro turno di questo evento in un orario che si sovrappone, o quando il turno nel frattempo è completo — due coordinatori che riempiono gli ultimi posti nello stesso momento non possono riuscirci entrambi. Ogni persona aggiunta riceve un’email e, circa un giorno prima dell’inizio del turno, un promemoria, una sola volta.
Le impostazioni in dettaglio
- Persone necessarie — non può essere impostato sotto il numero di persone già nel turno. Tolga prima qualcuno.
- Team — appare come etichetta, decide quale responsabile può modificare il turno e quali volontari possono prenderlo da soli.
- Elimina turno — nel pannello Modifica del turno. I volontari presenti vengono tolti dal turno.
- I volontari scelgono i propri turni e restituiscono un turno fino a — nella scheda Impostazioni, vedi Reclutamento con link di adesione, iscrizioni e configurazioni copiate.
Da sapere
- Solo i volontari confermati possono essere assegnati ai turni. Se il selettore dice che nessuno ha ancora confermato, confermi prima le persone sotto Persone.
- I volontari registrano da sé l’ingresso da Il mio volontariato. La registrazione si apre un’ora prima del turno e si chiude quando questo finisce: non c’è registrazione per un turno concluso, e la registrazione in uscita richiede prima un ingresso.
- Le ore si contano dalla registrazione d’ingresso a quella d’uscita. Un turno con ingresso ma senza uscita non conta nulla finché non lo chiude con Registra uscita qui.
- Inserire qualcuno nel piano gli invia un’email. Spostare o eliminare un turno non gli invia di nuovo un’email; lo informi con un messaggio.
- I turni e le attività con un team sono anche ciò che un responsabile di team vede nella propria scaletta e nella vista Live.
Risoluzione dei problemi
- “È già in un altro turno a quell’ora” — ogni persona può occupare un solo turno alla volta. Accorci un turno o scelga un’altra persona.
- Nessuno tra cui scegliere — tutti i confermati sono già nel turno, oppure (per un responsabile) nessuno dei suoi team è ancora confermato.
- Il numero non può essere abbassato — il turno ha già più persone; ne tolga prima alcune.
- Le ore sono sbagliate — controlli il turno per le uscite mancanti e usi Registra uscita o Riapri sulla riga.