Check-in e gestione degli ingressi
Guida per l'organizzatore
4 min di lettura
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Il check-in è la sezione in cui scansiona i biglietti all'ingresso. Funziona da qualsiasi browser di telefono o tablet ed è pensato per continuare a funzionare anche quando il Wi-Fi della sede non funziona.
Prima di tutto, lo installi sulla schermata Home
Lo scanner è un'app installabile (una PWA), separata dal segnalibro generale di EventMann, e si apre direttamente sulla schermata di scansione di questo evento — lo faccia prima dell'apertura delle porte, non all'ultimo momento:
- iOS Safari (16.4+) — su iPhone non compare alcun prompt di installazione; la pagina guida invece attraverso Condividi → Aggiungi a Home. La scansione tramite fotocamera all'interno di un'app installata richiede iOS 16.4 o successivo; la pagina la avvisa se la sua versione è precedente.
- Android / Chrome desktop — compare automaticamente un pulsante Installa a un tocco.
- Una volta installata, l'app è limitata alla sola schermata di scansione — se la sessione scade a metà turno, l'accesso successivo si apre nel browser normale, non all'interno dell'app installata. Si tratta di una scelta deliberata, così l'icona installata non può mai trasformarsi in un secondo pannello di amministrazione.
- Installandola per un secondo evento si crea un'icona separata sulla schermata Home; non sovrascrive la prima.
Scansione dei biglietti
- Tocchi Avvia fotocamera e la punti verso il codice QR del partecipante (a schermo o stampato).
- Un banner verde conferma un check-in valido con il nome del partecipante e il tipo di biglietto; un banner rosso indica che il biglietto non è stato trovato.
- Se un biglietto è già stato scansionato, riceve un banner ambra "già effettuato il check-in" con l'orario del check-in originale — non è un errore, solo un avviso.
Niente fotocamera, o schermo incrinato? Utilizzi invece Inserimento manuale — accetta il token del biglietto, il riferimento della prenotazione o un nome/email parziale, in quest'ordine, così può trovare qualcuno anche senza avere il biglietto in mano.
Annulla, suono e la scheda Partecipanti
- Annulla check-in è disponibile per 5 minuti dopo la scansione; trascorso questo tempo, il registro dei check-in non offre più il pulsante Annulla.
- Interruttore audio — le app installate su iOS non hanno un'API di vibrazione, quindi un bip udibile è l'unica conferma non visiva che una scansione sia andata a buon fine; la scelta on/off viene ricordata per ogni evento.
- La scheda Partecipanti (accanto a Scansione) è una vista tabellare ricercabile dello stesso ingresso: cerchi per nome/email/riferimento (2+ caratteri), selezioni più righe per un check-in in blocco, oppure segni qualcuno come no-show. Condivide gli stessi numeri in tempo reale di Totale / Check-in effettuati / Rimanenti, più un conteggio dei No-show.
Modalità offline
- Carichi la pagina di scansione una volta mentre è online — scarica un manifesto di tutti i biglietti validi, così le scansioni possono essere convalidate anche senza segnale.
- Le scansioni effettuate offline vengono messe in coda sul dispositivo e mostrano un conteggio in attesa di sincronizzazione; vengono caricate e riconciliate automaticamente non appena torna la connettività.
- Il server è sempre la fonte di verità per i duplicati — se lo stesso biglietto è stato registrato altrove mentre lei era offline, la sincronizzazione lo contrassegna come "già dentro" invece di conteggiarlo due volte.
Da sapere
- Vengono elaborate solo le prenotazioni confermate — il biglietto di un ordine annullato o rimborsato non verrà scansionato, anche se il partecipante possiede ancora il codice QR.
- Se la sede dell'evento ha una capienza impostata, la scansione si interrompe con un messaggio "sede al completo" una volta raggiunto quel numero di persone registrate — indipendentemente da quanti biglietti sono stati venduti in totale.
- I membri del team necessitano del sotto-ruolo box_office o staff (o di un permesso personalizzato equivalente) per poter aprire questa pagina — lo assegni al personale d'ingresso senza concedere la gestione completa dell'evento.
Risoluzione dei problemi
- "Non trovato" su un biglietto che sa essere valido — l'ordine potrebbe essere stato annullato o rimborsato dopo la prenotazione; verifichi il suo stato in Ordini.
- La scansione ha smesso di funzionare per tutti — verifichi se è stata raggiunta la capienza della sede; ogni ulteriore scansione viene bloccata finché non la aumenta o non effettua il check-out di alcune persone.
- Non riesce ad annullare un check-in errato — la finestra di 5 minuti è trascorsa; oltre quel limite non è possibile forzare l'operazione.
- La fotocamera non si apre in un'app installata su iPhone — verifichi che il dispositivo sia su iOS 16.4 o successivo; le versioni precedenti bloccano l'accesso alla fotocamera per le app web installate.