Tracciamento spese
Guida per l'organizzatore
3 min di lettura
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In questa pagina
Utilizzi Finanza → Spese (indicata come Spese e Entrate nella pagina stessa) per tenere un registro continuo di entrate e uscite che non sono di per sé una vendita di biglietti — depositi per la sede, compensi dello staff, entrate da sponsorizzazioni, merchandising e qualsiasi altra voce che desideri riflettere nella Sua contabilità accanto al ricavo delle prenotazioni di EventMann.
Cosa può fare qui
- Aggiungi entrata / Aggiungi spesa — due pulsanti separati che preselezionano per Lei il tipo di voce.
- Categoria — le categorie di entrata sono Vendita biglietti, Sponsorizzazione, Merchandising, Donazioni, Sovvenzioni, Altro; le categorie di spesa sono Location, Attrezzatura, Marketing, Personale, Catering, Viaggio, Assicurazione, Logistica, Permessi e licenze, Decorazioni, Tecnologia, Altro.
- Allega una ricevuta — file PDF, immagine, Word o Excel fino a 10 MB, archiviato sul disco privato e restituito solo a Lei tramite un link firmato.
- Colleghi a un evento — facoltativo; lasci non impostato per le voci non legate a uno specifico evento.
- Filtri l'elenco per Tutte le voci, Entrata o Spese con le schede sopra di esso.
Come aggiungere una voce
- Clicchi su Aggiungi entrata o Aggiungi spesa.
- Scelga una categoria, un titolo, l'importo e la valuta.
- Scelga la data e, facoltativamente, colleghi un evento, aggiunga un riferimento, delle note e una ricevuta.
- Salvi — la voce compare in cima all'elenco e i totali si aggiornano immediatamente.
Le impostazioni in dettaglio
- Valuta — per impostazione predefinita è la valuta di pagamento del Suo account, ma può essere impostata per singola voce; i totali del KPI in cima sommano l'importo di ogni voce indipendentemente dalla sua valuta, quindi un mix di valute non quadrerà correttamente.
- Evento — lasci vuoto per i costi a livello di organizzazione (abbonamenti software, marketing generale); lo imposti quando un costo appartiene a uno specifico evento.
- Riferimento — un campo di testo libero per il Suo numero di fattura o ordine d'acquisto; EventMann non lo convalida né lo consulta in alcun modo.
Da sapere
- Queste voci sono completamente separate dal ricavo delle prenotazioni. Aggiungere qui una voce di entrata Vendita biglietti non crea né influisce su una prenotazione reale, ed eliminare una prenotazione non tocca nulla di registrato qui.
- Solo Lei può vedere le Sue spese ed entrate; nulla qui viene mostrato ai partecipanti o ai membri del team a meno che non lo esporti Lei stesso.
- Rimuovere un allegato, o sostituirlo con un nuovo file, elimina immediatamente il vecchio file dall'archiviazione — non esiste una cronologia delle versioni.
Risoluzione dei problemi
- Il Saldo netto sembra sbagliato — è Entrate totali meno Spese totali su ogni voce mai registrata, non filtrato in base alla scheda attualmente selezionata.
- Non trovo una vecchia ricevuta — se ha sostituito l'allegato o eliminato la voce, il file non c'è più; non è possibile recuperarlo.
- Caricamento rifiutato — il limite di 10 MB e la restrizione ai tipi pdf/jpg/png/webp/doc/docx/xls/xlsx sono applicati sul server; salvi di nuovo il file in un formato supportato e riprovi.