Spese
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In questa pagina
Usa Denaro → Spese (la pagina è intitolata Spese e Entrate) come registro corrente del denaro in entrata e in uscita che non sia una vendita di biglietti: depositi per la location, stampa, attrezzature, sponsorizzazioni ricevute, donazioni. È la tua contabilità personale; i partecipanti non la vedono mai. Per il profitto e la perdita di un singolo evento usa la pagina dell’evento stesso — vedi Ricavi e spese dell’evento.
Cosa può fare qui
- Registrare entrate e spese, facoltativamente collegate a un evento, con un riferimento, note e una ricevuta.
- Vedere i totali di entrate, spese e saldo netto, mostrati separatamente per ogni valuta che usi.
- Filtrare l’elenco su Tutte le voci, Entrata o Spese.
Come aggiungere una voce
- Clicca Aggiungi entrata o Aggiungi spesa. Il tipo di voce è già scelto, e puoi cambiarlo nel modulo.
- Inserisci un titolo, una categoria, la data, l’importo e la valuta.
- Facoltativamente scegli l’evento a cui appartiene, aggiungi una descrizione, il tuo riferimento (un numero di fattura o di ricevuta) e note, e allega una ricevuta.
- Salva. La voce compare in cima all’elenco e i totali si aggiornano.
- Per modificare o rimuovere una voce in seguito, usa Modifica o Elimina sulla sua riga. Le schede Entrata e Spese filtrano l’elenco; la scheda Saldo netto è sempre il totale di tutto.
Nel modulo, Tipo di voce passa da entrata a spesa, Titolo la identifica, Categoria la classifica, Importo contiene la cifra, Evento collegato la lega a un evento e Allegato contiene la ricevuta.
Le impostazioni in dettaglio
- Categorie di entrata: Vendita biglietti, Sponsorizzazione, Merchandising, Donazioni, Sovvenzioni, Altro.
- Categorie di spesa: Location, Attrezzature, Marketing, Personale, Catering, Viaggi, Assicurazione, Logistica, Permessi, Allestimento, Tecnologia, Altro.
- Evento collegato — lascialo vuoto per i costi dell’intera organizzazione (hosting, marketing generale). Collegalo per qualsiasi cosa appartenga a un solo evento, così compare nel profitto e perdita di quell’evento.
- Allegato — PDF, JPG, PNG, WebP, Word o Excel, fino a 10 MB, conservati in modo privato. Solo tu puoi aprirlo, tramite il link Visualizza file sulla riga. Sostituire o rimuovere una ricevuta elimina subito il vecchio file.
- Riferimento — testo libero per il tuo numero di fattura o di ordine d’acquisto. EventMann non lo verifica.
Anche gli acquisti di materiale compaiono qui
Quando tu (o un responsabile di team dei volontari) registri l’acquisto di un articolo di inventario, ad esempio quattro tavoli pieghevoli, EventMann crea una spesa ordinaria: categoria Attrezzature (o Altro per i materiali di consumo), la quantità nel titolo, la ricevuta allegata e, se l’hai scelto, l’evento. Viene poi conteggiata nelle spese del tuo evento come ogni altro costo. Un acquisto che un volontario ha anticipato di tasca propria resta contrassegnato come in attesa di rimborso finché non lo segni come rimborsato in Inventario → Acquisti. L’inventario stesso è descritto in Volontari.
Da sapere
- Questo registro è completamente separato dalle vendite di biglietti. I totali dell’intera organizzazione contengono solo ciò che hai inserito a mano; le entrate da biglietti vengono aggiunte nella pagina Spese e Entrate di ogni evento.
- Se inserisci anche le tue vendite di biglietti come entrate, verranno contate due volte in quella pagina. Lascia le vendite di biglietti a EventMann.
- Ogni valuta ha la propria riga di totali, così un evento in euro e un evento in sterline non si mescolano mai.
- Solo l’account dell’organizzatore può usare questa pagina.
Risoluzione dei problemi
- Il Saldo netto sembra sbagliato. È sempre entrate meno spese su ogni voce, qualunque scheda tu stia guardando, ed esclude le vendite di biglietti.
- Caricamento rifiutato. Il limite è 10 MB e il file deve essere di uno dei tipi elencati. Salvalo di nuovo in un formato supportato.
- Una vecchia ricevuta è sparita. È stata sostituita oppure la sua voce è stata eliminata; non c’è modo di recuperarla.