Guida per il responsabile di squadra

Un responsabile di squadra guida una squadra permanente di un’associazione, come Registrazione o Gestione delle sale, a ogni evento. Come responsabile Lei recluta persone nella Sua squadra, le conferma, pianifica i turni e le attività della squadra, scrive alle Sue persone e si occupa del materiale della squadra. Lo fa dal Suo account, non da un pannello organizzatore proprio. Questa guida è la panoramica; ogni parte rimanda ai suoi dettagli.

Cosa può fare qui

• Recluti dall’elenco dell’organizzatore, con un link di adesione o aggiungendo una persona nuova.
• Confermi i candidati e decida se una persona che invita è confermata subito.
• Pianifichi turni e attività per la Sua squadra e assegni le Sue persone.
• Segua la giornata dalla scaletta e dalla pagina dal vivo, e scriva alla Sua squadra.
• Si occupi del materiale della Sua squadra: articoli, lista della spesa, acquisti e ricevute. Vedi Il materiale della Sua squadra.

Apra i Suoi eventi

1. Apra il menu del Suo avatar. Sotto Lavoro sull’evento scelga il Suo ruolo oppure apra Il mio lavoro.
2. Clicchi il pulsante dell’evento: Volontari, oppure un altro pulsante se la Sua squadra ha anche un ruolo, come Biglietteria.
3. Nella barra laterale scelga Volontari. Un responsabile vede le schede Persone, Turni, Attività, Scaletta, Dal vivo, Messaggi ed Elenco. Non c’è una scheda Impostazioni: le impostazioni generali dell’evento restano all’organizzatore.

Recluti persone

In Persone, il blocco Squadre a questo evento mostra ogni squadra che Lei guida: quante persone sono confermate rispetto a quante ne servono alla squadra, e quante non hanno ancora risposto.

1. Imposti in Necessari quante persone servono alla Sua squadra e prema Salva.
2. Sotto Link di adesione crei un link e usi Copia o Condividi su WhatsApp. Chi lo apre accede e si candida alla Sua squadra; Lei accetta le candidature. Disattiva interrompe il link; un nuovo link sostituisce quello vecchio. Vedi Iscriversi o aderire a una squadra.
3. Clicchi su Invita dal tuo elenco in alto nella pagina per invitare persone che l’organizzatore già conosce.

Invitare dall’elenco: invita o conferma subito

1. Scelga le persone nell’elenco (ricerca, Seleziona tutto quello mostrato), oppure — nella prima parte — tutti coloro che hanno aiutato a uno degli eventi precedenti dell’organizzatore.
2. Nella Squadra compaiono solo le Sue squadre. Deve sceglierne una.
3. Lasci Già confermato (gliel’ho chiesto io) disattivato per inviare il normale invito «Può aiutarci?»; la persona risponde Sì o No, e un sì le chiede di creare un account gratuito o di accedere prima che conti. Lo attivi quando qualcuno ha già accettato con Lei: viene confermato subito e riceve «Fa parte della squadra» invece di un invito. Se non ha ancora un account, quell’email contiene un pulsante Crea il mio account, e in Persone risultano Ancora senza account con un pulsante Invia link di registrazione finché non ne ha uno.
4. Clicchi Invitali o Invita i selezionati. Una riga di esito indica quante persone sono state invitate e quante saltate (già nell’evento o che hanno chiesto di non essere invitate).

La stessa scelta si trova in Aggiungi qualcuno di nuovo, che aggiunge una persona all’elenco e la invita in un solo passaggio. Gli inviti partono al ritmo orario di invio dell’organizzatore, quindi un gruppo numeroso riceve la mail nel tempo.

Turni e attività

In Turni vede tutti i turni, ma può aggiungere, modificare o riempire solo quelli delle Sue squadre. Un nuovo turno o una nuova attività deve essere assegnato a una delle Sue squadre.

1. Apra Aggiungi un turno e compili cosa, quando, dove e quante persone servono.
2. Aggiunga al turno i membri confermati della Sua squadra. Una persona già in un altro turno in quell’orario viene saltata.
3. Su un turno della Sua squadra può registrare l’ingresso o l’uscita delle persone, oppure Togli qualcuno.

In Attività aggiunga un’attività con Aggiungi compito, per una persona, un turno o l’intera squadra, con un orario di inizio, una scadenza e una lista di controllo. Le attività mostrano stato, lista di controllo e commenti, che le Sue persone scrivono da Il mio volontariato.

Sola lettura e modifica

• Vede tutto, modifica la Sua squadra. Vede l’intero elenco Persone e l’elenco dei volontari — da lì recluta — ma può confermare, rifiutare, rinviare, rimuovere, assegnare una squadra e scrivere solo alle persone delle Sue squadre. Può inserire nella Sua squadra le persone che non ne hanno ancora una, con l’azione multipla Imposta team.
• I messaggi possono essere inviati solo alle Sue squadre e ai loro turni.
• I ruoli che può assegnare sono limitati a quelli che possiede Lei stesso.
• Copiare la configurazione di un evento precedente, e le impostazioni dell’evento (iscrizione, testo di ringraziamento, turni autonomi), restano all’organizzatore o a un coordinatore.
• Nelle pagine proprie dell’organizzatore non può cambiare le categorie, spostare un articolo in un’altra squadra o segnare gli acquisti come rimborsati.

Da sapere

• I responsabili fanno parte della squadra centrale del loro gruppo: a ogni evento un responsabile viene aggiunto automaticamente come confermato, mentre gli inviti agli altri membri della squadra centrale partono una volta pubblicato l’evento.
• Quando una delle Sue persone rinuncia a un turno, Lei e l’organizzatore ricevete una notifica.
• Se l’organizzatore ha assegnato un ruolo alla Sua squadra (il ruolo di responsabile), lo detiene a ogni evento a cui lavora, per esempio Biglietteria.

Risoluzione dei problemi

• Non vedo nessun link di adesione — lo crei sotto Squadre a questo evento; finché non lo fa, non ce n’è nessuno.
• Una persona è in grigio o saltata — è già nell’evento in qualche stato, oppure ha chiesto all’organizzatore di non invitarla.
• Un’azione viene rifiutata — la persona o il turno appartengono a un’altra squadra.

Vedi anche

• Il materiale della Sua squadra
• Ruoli di volontariato e Il mio lavoro
• Volontari (per gli organizzatori)